To set the language: 
1. Access the properties menu (see above). 
2. Choose “Advance Properties.” 
a. Choose the “Custom” tab.  
b. You will notice a blank to the right of Name.  Select “Language” from the list.  
c. Type is “Text”.  
d. Value - type in “English”.   
e. Click “Add” and then “OK”
Figure 35 - Set Language Window 
Create accessible templates 
Areas of a PowerPoint - Default View  
1. The major elements of a normal default view include:  
2. Slide and Outline area on the left.  
3. Content stage area in the center and right.  
4. Notes pane area below the content stage area.  
5. View button below Notes pane for Normal, Slide Sorter, or Slide Show view.  
60 
Pdf compression settings - Compress reduce PDF size in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
C# Code & .NET API to Compress & Decompress PDF Document
adjust pdf size; pdf change font size in textbox
Pdf compression settings - VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
VB.NET PDF Document Compression and Decompression Control SDK
pdf compression settings; can a pdf be compressed
Figure 36 - Fields of a PowerPoint screen 
All slide text must be viewable in the Outline view UPDATED.  
It is critical that you learn to create slides via the Master Slide group. DO NOT use text boxes 
from the ribbon bar or drop graphics on a slide without using placeholders. 
A PowerPoint document will not be accessible if you place images, graphics, or text on a slide 
without using PowerPoint’s content placeholders. Content placeholders can only be added via 
the Master Slide window. All text must appear in the outline view of a presentation. 
•  Click the Outline tab in the Slide and Outline area to display the outline pane. Only text 
displayed on the outline pane will be read by a text-to-speech reader.  
o Ensure each slide has a slide title. The slide title serves as the structure in 
navigating and understanding the logical flow of the slide presentation. 
• The Outline is viewable when you are in Normal view. 
• 
To switch between slide view and outline view, click the tabs at the top left navigation 
window.
• NOTE:  Text added to the Notes Pane of a slide will not appear in the outline and will not 
be accessible by assistive technology. 
Slide layouts  
PowerPoint is designed to encourage the use of slide layouts, especially in newer versions. 
Using these templates correctly will ensure that your files have correctly-structured headings and 
lists, proper reading order, etc. The correct use of slide layouts is probably the most significant 
thing you can do to ensure that your content is accessible. 
For each slide you create, select a layout with as many placeholders as you will need for that 
slide. If the template doesn’t have an option with enough placeholders, create an additional 
layout option that does (View/Slide master, Insert layout, Insert placeholder).   
61 
C# PDF Convert to Tiff SDK: Convert PDF to tiff images in C#.net
The magnification of the original PDF page size. compression, The target compression of the output tiff file to DOCX/TIFF with specified settings through options
best pdf compression; pdf paper size
C# Create PDF from Tiff Library to convert tif images to PDF in C#
compression, The target compression of the output tiff file, it is invalid for pdf Description: Convert to PDF/TIFF with specified settings through options
pdf compression; change paper size in pdf document
Plan ahead to your most complex slide.  Extra placeholders can easily be moved, resized, 
removed, or ignored, slide by slide, but if you don’t have enough you’ll need to create another 
new slide master layout option.
Select Home > New Slide, or select the New Slide button, and a menu of slide types will 
appear. 
Figure 37 - New Slide drop down menu 
Adding New Layouts and Placeholders UPDATED: 
1. Select Slide Master from the view menu. 
2. Select Insert Layout
3. Click on Insert Placeholder to select type (repeat as needed). Don’t be shy – you can 
drag them off the page and out of the way until you need them, or delete them later. 
4. Close Slide Master by going to the View tab and selecting Normal
5. From the Home tab use the New Slide button to create a new slide using one of the 
master templates found there. 
Use Built-In Layout and Styling Features 
PowerPoint 2010 does not offer “True Headings” or “Named Styles” as does Word 2010. 
Use Built-In Slide Layouts 
Instead of creating each slide in your presentation by starting from a blank slide, check whether 
there is a suitable built-in layout.  
Note: The built-in layouts can be more accessible to users of assistive technologies 
because they technologies sometimes read the floating items on the slide in the order 
that they were placed on the slide. The built-in layouts have usually taken this into 
account (e.g., “Title” first followed by other items, left to right and from top to bottom). If 
62 
C# Create PDF from PowerPoint Library to convert pptx, ppt to PDF
compression, The target compression of the output tiff file, it is invalid for pdf Description: Convert to PDF/TIFF with specified settings through options
can pdf files be compressed; change font size in fillable pdf
C# Create PDF from Excel Library to convert xlsx, xls to PDF in C#
compression, The target compression of the output tiff file, it is invalid for pdf Description: Convert to PDF/TIFF with specified settings through options
pdf page size dimensions; change page size of pdf document
you create slide layouts from scratch, it is sometimes difficult to keep track of the order 
elements were placed. 
Customize Using Master Slides 
If a layout must be customized, it is recommended that Master Slides be used. 
Every slide layout in a presentation is defined by its master slide.  A master slide determines the 
formatting style for various elements of the slide layout.  This includes font styles, character 
formatting, and the positioning of elements.  Essentially, each master slide acts as a design 
template for the slide layout. 
If you edit any aspect of the slide layout in the master slide, the change will affect all slides that 
were created based on it.  For this reason, it is good practice to edit the master slide and use the 
slide layouts before building individual slides.  It is essential that you create and use master 
slides that meet the accessibility requirements. 
Columns of Text 
If you put two or more columns of text on a page, use a standard layout that has two side-by-side 
text box placeholders. Never use the Tab key to separate lists of text into columns within a single 
text box. By using text box placeholders, a screen reader will read the entire first text box, and 
then move to the next text box in the slide's reading order. This will make much more sense to 
the listener. 
Figure 38 - Using Columns for text 
To create or customize a master slide: 
1. Go to menu item: View. 
2. In the Master Views section, select the Slide Master icon. 
3. The current slide master with its associate layouts appears. 
63 
C# Create PDF from Word Library to convert docx, doc to PDF in C#.
compression, The target compression of the output tiff file, it is invalid for pdf Description: Convert to PDF/TIFF with specified settings through options
best online pdf compressor; batch pdf compression
C# PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in C#.net
The magnification of the original PDF page size. compression, The target compression of the output tiff file to DOCX/TIFF with specified settings through options
adjust size of pdf file; adjust pdf page size
7. Note: If you have the Normal view open, the slide master is the larger slide image 
in the slide thumbnail pane.  The associated layouts are positioned beneath the 
slide master. 
4. Customize the existing master slide and its associated layouts to suit your needs (e.g., 
apply a design, theme-based colors, fonts, effects, backgrounds) ensuring that your 
changes meet accessibility requirements. 
5. Go to menu item: File > Save As. 
6. In the File name box, type a file name. 
7. In the Save as type list, select PowerPoint template. 
8. Select Save 
Slide Design  
Use the built-in designs offered in PowerPoint; however please know that not all of these design 
options have ‘accessible’ color contrast or other design elements. Please ensure that whatever 
design is chosen meets all the design considerations discussed in this section.  
To access these design choices, go to the Design tab, and scroll through the options. The 
number of choices may be expanded by using the drop down menu highlighted below. From the 
Design tab menu, color selection and font choices can also be controlled. 
Figure 39 - Slide Design Tab 
Fonts and Font Size  
Because they are the easiest to read, only use Sans Serif fonts, such as Arial and Verdana.  
Since a PowerPoint presentation will most likely be projected onto a large screen consider how 
far the audience will be from the screen and choose a font size accordingly. The minimum font 
size for a PowerPoint presentation is 24 points. 
Use of Color and Contrast  
Make sure your text color provides enough contrast with the background color that people can 
easily read it.
• Always put text on a plain, solid-colored background. Text placed on top of an image or 
patterned background is harder to see.  
• Be sure to provide enough contrast between the text color and the background color. 
64 
C# Create PDF from CSV to convert csv files to PDF in C#.net, ASP.
compression, The target compression of the output tiff file, it is invalid for pdf Description: Convert to PDF/TIFF with specified settings through options
can a pdf file be compressed; apple compress pdf
C# Create PDF from OpenOffice to convert odt, odp files to PDF in
compression, The target compression of the output tiff file, it is invalid for pdf Description: Convert to PDF/TIFF with specified settings through options
reader compress pdf; change font size pdf comment box
Figure 40 - View of blank PowerPoint Master screen 
On the 
Slide Master
tab, in the 
Close
section, select 
Close Master View.
Set a Logical Tab Order 
Many presentation applications create content composed almost exclusively of "floating" objects. 
This means that they avoid the transitions between in-line content and secondary "floating" 
objects (text boxes, images, etc.) that can cause accessibility issues in word processors.  
However, when you are working with "floating" objects, it is important to remember that the way 
objects are positioned in two dimensions on the screen may be completely different from how the 
objects will be read by a screen reader or navigated using a keyboard. The order that content is 
navigated sequentially is called the "Tab Order" because often the "Tab" key is used to navigate 
from one "floating" object to the next. 
Tips for setting a logical “tab order” for "floating" objects 
• The tab order of floating objects is usually from the “lowest” object on the slide to the 
“highest”.  
• Because objects automatically appear “on top” when they are inserted, the default tab 
order is from the first object inserted to the last. However, this will change if you use 
features such as “bring to front” and “send to back”.  
• The slide’s main heading should be first in the tab order. 
• Headings should be placed in the tab order immediately before the items (text, diagrams, 
etc.) for which they are acting as a heading. 
• Labels should be in the reading order placed immediately before the objects that they 
label. 
• For simple slide layouts, it may be possible to simply insert objects in a logical tab order. 
• For more complex layouts, it may be easier to simply to create the slide as usual and 
then set the tab order (see below). 
To set the tab order using the ‘Selection Pane’: 
1. Go to menu item: Home. 
2. In the Drawing section, select Arrange > Selection Pane… 
65 
C# Create PDF from RTF to convert csv files to PDF in C#.net, ASP.
compression, The target compression of the output tiff file, it is invalid for pdf Description: Convert to PDF/TIFF with specified settings through options
change font size on pdf text box; change font size in pdf text box
3. In the Selection and Visibility pane, all the elements on the slide are listed in reverse 
chronological order under Shapes on this Slide.  
4. Elements can be re-ordered using the Re-order buttons located at the bottom of the 
Selection and Visibility pane. 
8. Note:  The tab order of elements begins at the bottom of the list and tabs 
upwards. 
Use Slide Notes 
A useful aspect of presentation applications is the facility to add notes to slides, which can then 
be read by assistive technologies.  You can use these slide notes to explain and expand on the 
contents of your slides in text format.  Slide notes can be created as you build your presentation. 
Figure 41 - View of Slide Notes page 
To add notes to your slides: 
1. Go to menu item: View. 
2. In the Presentation Views section, select Normal to ensure that the notes panel is in 
view. 
3. Note: You can then select menu item Home, to access text formatting options. 
4. The Notes Pane can be found at the bottom of the window, below the slide. 
5. Type and format your notes within the Notes Pane below each slide. 
Add alternative text to images and objects 
Alternative text appears when you move your pointer over a picture or object, and helps people 
using screen readers understand the content of images in your presentation. Alt text should be 
included for any of the following objects in your presentation: 
• Pictures. 
• Clip Art. 
• Charts. 
• Tables. 
• Shapes (that don’t contain text and are not in groups). 
66 
• SmartArt graphics. 
• Groups (all objects in this list, with the exception of shapes, should also have alt text 
when in groups). 
• Embedded objects. 
• Video and audio files. 
To add alternative text to an image, Right click on picture choose Format Picture. 
Figure 42 - Format Pictures 
67 
With the Format Picture menu open, select the option for Alt Text in the sidebar. Two fields will 
appear one labeled Title and one labeled Description. Type out the Title of your picture or 
object and then add descriptive text to the Description field.
Figure 43 - Description Field 
How to Group Small Graphics/Images 
• Select one of the images. 
• Hold down the “Shift” key and select the other images that are to be part of the group. 
• Right-click the image. 
• Scroll to “Grouping” and then mouse over to click “Group.” 
• Alternative Method 
o Open the “Drawing” toolbar by going to View>>Toolbar>>Drawing. 
o Click and drag to select all elements you would like to group. 
o Right-click the image, scroll to “Grouping” and select “Group.” 
**Note: images and shapes will not group together in MS Word. You can 
copy and paste into PowerPoint, group and copy back to Word. However, 
grouped items will lose their Alt text description and you will need to 
reapply. 
Tables 
Header Rows on Tables  
Each table created must have the header row (first row in the table) clearly defined so that 
screen reader software will read the table in a manner that is understandable to the end user. 
Create the table as you would normally and select the table by clicking it. The best way to select 
a table is to click the four way cursor in the top left-hand corner of the table.  
If tables must be used, they should be constructed with header rows, and may not contain 
merged cells. Also make sure reading order is left to right, top to bottom. 
68 
A header row is the first row or column in the table. The table should also include a title and if 
applicable a short description if the table is too complex. 
Specify column header information in tables 
In addition to adding alt text that describes the table, having clear column headings can help 
provide context and assist navigation of the table’s contents. 
Designating Table Headers: 
1. Click on the first row in the table and highlight the row. 
2. Go to the Table Tools. 
3. Click on Design. 
4. Check the Header Row check box for the First Column and/or First Row. 
5. Type (or retype) your column headings. 
6. Press the Enter key. 
Figure 44 - Designating Table Headers 
Use simple table structure 
By not using nested tables, or merged or split cells inside of data tables, the data is predictable 
and easy to navigate. 
To test and simplify the table structure, do the following: 
1. Select the first cell of the table. 
2. Press the Tab key repeatedly to make sure that the focus moves across the row and then 
down to the first cell of the next row. 
Add alt text for Tables: 
1. Right click on the Table, and then click Format. 
a. Click Format Shape
2. Click Alt Text
3. Enter descriptive text of the Table into the Title and Description text boxes. 
a. Tip Use clear, but concise descriptions. For example, “a red Ferrari” tells the 
reader more about the image than “a car.” 
4. Click Close
69 
Documents you may be interested
Documents you may be interested