MS Word Procedures for Producing Section 508 Accessible 
PDF Documents For NRTR, NRR, and NRDS Report 
Series: and the NPS Inventory & Monitoring Program
The examples and procedures outlined in this document work best with MS Office 2010 or later and 
Adobe Acrobat Pro 10 or later. Earlier versions of these software programs are not recommended. 
This document provides guidance and procedures for generating accessible Adobe Acrobat (PDF) 
documents per Section 508 of the Rehabilitation Act (Section 508). It was written as an informal 
training and reference manual for NPS publication policy specialists working in the national NPS 
Inventory & Monitoring Division office.  Other NPS and Inventory & Monitoring Program offices 
may also use these procedures to generate accessible PDF documents. 
The procedures outlined in this document show the user how to use existing tools that are built into 
MS Word and Adobe Acrobat Pro to automatically add website markup tags into documents 
exported to PDF format. These PDF markup tags allow screen readers to correctly read the document 
aloud to the visually and cognitively impaired (per Section 508 policy). PDF markup tags do not 
change how pages print or look on the computer screen for sighted users. 
This document is a work in progress. Please contact Fagan Johnson if you have any questions or see 
something that needs to be changed. 
Outline of the Suggested Procedures 
1) MS Word documents should be formatted using the basic techniques outlined in this document. 
Working examples of these procedures are also found in our document templates.  
a) NPS Inventory & Monitoring Program briefs and small documents. Available for download 
NPS-wide Natural Resource Technical Report (NRTR), Natural Resource Report (NRR) and 
Natural Resource Data Series (NRDS) report series. Available for download at: 
2) Use the PDF export techniques outlined in this document, and in our document templates, to help 
make sure that the required website accessibility tags are automatically exported into the final 
PDF version of the document. 
3) Open the PDF document in Adobe Acrobat Pro and use the guidance document I&M Adobe 
Acrobat Pro Guidance for Making PDF Documents Section 508 Accessible to make sure that 
each page in the final PDF is Section 508 accessible. 
Pdf page size dimensions - Compress reduce PDF size in, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
C# Code & .NET API to Compress & Decompress PDF Document
pdf paper size; batch reduce pdf file size
Pdf page size dimensions - VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
VB.NET PDF Document Compression and Decompression Control SDK
change font size pdf text box; change paper size in pdf
Introduction ............................................ 1
Outline of the Suggested Procedures 1
MS Word Procedures 3
Use Font Styles for All Text Elements 3
To See and/or Edit the Font Settings for an Individual Font Style  (changes are 
document-wide) 4
To Choose or Change the Font Style Attributed to a Line or Paragraph ................................... 5 
To Change Font Settings for a Single Line or Paragraph without Altering the Font 
Settings for Text in Other Parts of the Document that Are Attributed to that Same 
Font Style .................................. 7
About Font Styles Used for Headings 7
About the Font Styles Used for Default Paragraph Text ........................................................... 9 
About the Font Styles Used for Template Captions ................................................................ 10 
Guidelines for Graphic Elements (photographs, maps, charts, etc.) ............................................ 11 
Maintaining Graphic Quality on Multiple Computers ............................................................ 11 
Adding Alternate Text to Graphic Elements (mandatory for all graphic elements:  
photographs, maps, charts, etc.) 12
Wrapping Page Text around a Graphic and its Caption .......................................................... 14 
Choosing Colors to Convey Information 16
Formatting Tables in MS Word for Section 508 Accessibility Compliance ................................ 16 
Basic Table Design for Section 508 Accessibility .................................................................. 17 
Formatting Tables that Span Multiple Pages 19
Wrapping Text around a Table 24
Exporting the Final MS Word Document to Adobe Acrobat Format (.pdf) ................................ 25 
Option 1. Export to PDF Format Using the Adobe PDF Maker Add-in (preferred) ........ 25 
Option 2. Export to PDF Format Using the Default MS Word and Adobe Acrobat 
Save As Option 32
References ............................................ 36
Create Thumbnail in Web Image Viewer | Online Tutorials
Height" to set your thumbnail size; Type "BackColor Barcodes from Your Documents. Multi-page Tiff Processing; RasterEdge OCR Engine; PDF Reading; Encode & Decode
.pdf printing in thumbnail size; change font size in pdf file
C# Imaging - C# Code 11 Generator
REImage image = new REImage(barcode.ToImage()); page.AddImage(image JPEG, PNG, GIF images and PDF, TIFF, Word barcode data // Code 11 barcode size related barcode
pdf reduce file size; reader pdf reduce file size
MS Word Procedures 
Working examples and additional guidance for most of the procedures outlined in this chapter are 
also provided in the latest MS Word templates for: 
• NPS Inventory & Monitoring Program briefs and small documents. Available for download at:
• NPS-wide Natural Resource Technical Report (NRTR), Natural Resource Report (NRR) and 
Natural Resource Data Series (NRDS) report series. Available for download at: 
When using MS Word 2010 or later (earlier versions are not recommended), making the final PDF 
file accessible for reports generated in MS Word is relatively easy.  Just make sure to: 
1) Use MS Word font Styles that are set to export to PDF format using accessibility tags (see 
subchapter: MS Word Procedures / Use Font Styles for All Text Elements). 
2) Format your graphic elements to meet Section 508 standards  (see subchapter: MS Word 
Procedures / Graphic Elements).  
3) Design tables to be accessible in the final PDF (see subchapter: MS Word Procedures / 
Formatting Tables in MS Word for Section 508 Accessibility Compliance). 
4) Export the final MS Word document to PDF format in a way that ensures that accessibility tags 
are exported to PDF correctly (see subchapter: MS Word Procedures / Exporting the Final MS 
Word Document to PDF Format). 
This document is a work in progress. Please contact Fagan Johnson if you have any questions or see 
something that needs to be changed. 
Use Font Styles for All Text Elements 
All text elements should be assigned to MS Word font Styles. 
• Using font Styles is the simplest way to make sure that you use NPS-approved font faces (Times 
New Roman and Arial fonts for MS Word report documents; or NPS Rawlinson and Adobe 
Frutiger for resource briefs, brochures, etc.), and consistently apply text attributes throughout MS 
Word documents. 
• The only instances where other fonts are allowed in documents that were generated using MS 
Word are for: 
o Text found inside figures and/or images (especially dynamic images controlled in an external 
computer program like MS Excel, SigmaPlot, etc.). 
o Complicated mathematic formulas (suggest you use the Insert / Symbol or the 
Insert / Equation tools). 
o Raw computer program output and/or emphasizing procedural steps (use Courier New font). 
• Please avoid adding lines of text with no font Style assigned to them, because they will 
occasionally export to Adobe Acrobat format as Calibri and/or Cambria fonts (the default fonts 
VB.NET Image: Compress & Decompress Document Image; RasterEdge .
Multi-page TIFF compression and decompression: lossy and decompressing: reduce Word document size according to Scanned PDF encoding and decoding: compress a
change file size of pdf document; change paper size in pdf document
VB Imaging - VB Codabar Generator
PointF(100F, 100F)) docx.Save("C:\\Sample_Barcode.pdf"). New REImage(barcode.ToImage()) page.AddImage(image barcode data // Codabar barcode size related barcode
adjust pdf page size; pdf compression settings
packaged with Windows 7-8 and MS Office 2010-2013). Calibri and Cambria fonts do not meet 
NPS Graphic Identity policy standards. 
To See and/or Edit the Font Settings for an Individual Font Style  
(changes are document-wide) 
1) Select the line of text that you want to investigate, and on the Home tab, click the small icon 
located in the bottom right-hand corner of the Styles section. 
This should open the main Styles menu. The font Style assigned to the selected text now will 
be highlighted. 
Note: Depending on your local settings, this window will either span the entire right-hand side of 
the MS Word window (as shown above), or appear as a pop-up type box (if so, we suggest that 
you drag and dock it along the right-hand side of the MS Word window). 
2) In the main Styles menu, right-click on the highlighted font Style, and select the Modify 
C# Imaging - C# Codabar Generator
100F, 100F)); docx.Save(outputDirectory + "Sample_Barcode.pdf"); }. REImage(barcode. ToImage()); page.AddImage(image data // Codabar barcode size related barcode
change font size in fillable pdf form; change font size in pdf
3) The next screen shows the main font setting tools. 
4) Click the Format button to see the other format options for that font Style (paragraph indents 
and spacing rules, borders, tabs, etc.). 
As long as you use NPS proprietary fonts, and assign that text to a font Style, you may edit and 
update the font and related text effects as desired. 
To Choose or Change the Font Style Attributed to a Line or Paragraph 
1) With the Styles window already open (see sub-chapter: Introduction / About the Fonts & Font 
Styles Used in this Template / To See and/or Edit the Font Settings for an Individual Font Style
Select the text that you want to change. 
2) At the bottom of the Styles menu, click the Options menu item. 
3) On the next pop-up screen, choose the All Styles option in the Select styles to 
show list, the Alphabetical option from the Select how list is sorted list
and click the OK button (this shows all font Styles – not just the ones currently being used - the 
default MS Word setting for Styles). 
4) Back on the main Styles menu click the font Style in the list that you desire. The example 
below shows an example for changing a line already using font Style nrps Heading 2 to font 
Style nrps Normal.  
To Change Font Settings for a Single Line or Paragraph without Altering the Font 
Settings for Text in Other Parts of the Document that Are Attributed to that Same Font 
1) With the Styles window already open (see sub-chapter: Introduction / About the Fonts & Font 
Styles Used in this Template / To See and/or Edit the Font Settings for an Individual Font Style
Select the text that you want to change. 
2) Make sure that the text was assigned to an existing font Style (required for clean export to PDF 
format and Section 508). 
3) If it does not have a font Style, pick one from the list. 
4) Use the Home / Font tools to change the font settings, the Home / Paragraph tools to 
change the paragraph indents and spacing settings, etc.  
This will just change the text attributes for the selected text (will not impact other parts of the 
document using that font Style). 
About Font Styles Used for Headings  
Section headings in NRTR, NRR, and NRDS report templates, and in I&M brief and brochure 
templates, use custom font Styles that are based on (attached to) the default MS Word font Styles 
Heading 1-5. This arrangement helps to ensure that, in the final PDF, the report headings are 
tagged to be read as headings by software for the visually-impaired (Section 508).  
Note: using the default MS Word font Styles Heading 1-5 themselves is not recommended, 
because they occasionally export to Adobe Acrobat format as Calibri font (the default 
heading font packaged with Windows 7-8 and MS Office 2010-2013). Calibri font does not 
meet NPS Graphic Identity policy standards. 
As long as you use NPS proprietary fonts, and assign that text to a heading font Style, you may edit 
and update the heading font and related text effects as desired.  
If you decide to your own custom font Styles for headings, make sure that they are also based on 
(attached to) the default MS Word font Styles Heading 1-5 (Section 508). The basic steps for 
attaching a custom font Style for a chapter heading (nrps Heading 2) to the corresponding 
default MS Word font Style for a chapter heading (Heading 2) is shown below.  
1) With the Style menu open, select/highlight the line attributed to the custom heading font Style. 
2) In the Style menu, right-click on the highlighted font Style and choose the Modify option.  
3) On the next pop-up screen, select the appropriate default MS Word heading font Style 
(Heading 1-5) from the Style Based on: drop-down menu. 
4) Click the OK button to save your changes. 
About the Font Styles Used for Default Paragraph Text 
Default paragraph text in NRTR, NRR, and NRDS report templates, and in I&M brief and brochure 
templates, use a custom font Style that is based on (attached to) the default MS Word font Style 
Normal. This arrangement helps to ensure that, in the final PDF, the report headings are tagged to 
be read as paragraph text by software for the visually-impaired (Section 508). 
Note: using the default MS Word font Style Normal itself is not recommended, because it 
occasionally exports to Adobe Acrobat format as Cambria font (the default paragraph font 
packaged with Windows 7-8 and MS Office 2010-2013). Cambria font does not meet NPS 
Graphic Identity policy standards. 
As long as you use NPS proprietary fonts, and assign that text to a paragraph font Style, you may edit 
and update the paragraph font and related text effects as desired.  
If you decide to use your own custom font Style for default paragraph text, make sure that it is also 
based on (attached to) the default MS Word font Style Normal (Section 508). The basic steps for 
attaching a custom default paragraph font Style (nrps Normal) to the default MS Word font Style 
paragraph text (Normal) is shown below.  
1) With the Style menu open, select/highlight a line/paragraph attributed to the custom font Style. 
2) In the Style menu, right-click on the highlighted font Style and choose the Modify option.  
Continued on Next Page 
3) On the next pop-up screen, select font Style Normal from the Style Based on: drop-down 
4) Click the OK button to save your changes. 
About the Font Styles Used for Template Captions 
Figure and table captions in NRTR, NRR, and NRDS report templates, and in I&M brief and 
brochure templates, use custom font Styles that are based on (attached to) the default MS Word font 
Style Normal (just like the default MS Word font Style Caption). This arrangement helps to 
ensure that, in the final PDF, the caption text is tagged to be read correctly by screen readers for the 
visually-impaired (Section 508).  
Note: using the default MS Word font Styles Normal or Caption is not recommended, 
because they occasionally export to Adobe Acrobat format as Cambria or Calibri fonts 
(the default paragraph and caption fonts packaged with Windows 7-8 and MS Office 2010-2013). 
Cambria and Calibri fonts do not meet NPS Graphic Identity policy standards. 
As long as you use NPS proprietary fonts, and assign that text to a caption font Style, you may edit 
and update the caption font and related text effects as desired.  
If you decide to use other custom font Styles for captions, make sure that they are also based on 
(attached to) the default MS Word font Style Normal (Section 508).  
If you decide to use your own custom font Styles for figure or table captions, make sure that those 
font Styles are also based on (attached to) the default MS Word font Style Normal (Section 508). 
The basic steps for attaching a custom caption font Style (nrps Figure caption) to the default 
MS Word font Style paragraph text (Normal) is shown below.  
Documents you may be interested
Documents you may be interested