Adobe Acrobat X
Project 9 guide
© 2012 Adobe Systems Incorporated
How to prepare and organize files for a PDF Portfolio
1
How to prepare and organize files for a PDF Portfolio  
There is a difference between a PDF Portfolio and a PDF document. A PDF Portfolio is a container for documents, 
but it isn’t a document itself. Each of the following enhancements must be made in individual documents contained in 
a PDF Portfolio.
With a PDF document, you can:
Attach sticky notes to the document
Create links from one part of the document to another
Create links to external websites
Add bookmarks to the document
Add video, audio, and Flash movies to the document
Manage reader rights for viewers with Acrobat Reader
Although you can also make many more enhancements, we will cover these main ones that will help you prepare 
documents for PDF Portfolios. For other enhancements, see Acrobat Help or visit the Acrobat in Education blog at 
http://blogs.adobe.com/acrobatineducation/.
Converting web pages to PDF format
You can include web-based materials in a PDF Portfolio. You can use Acrobat to link to web pages or capture them 
and convert them into a PDF for viewing offline. When you convert a web page to PDF, the HTML file and all 
associated file—such as JPEG images, SWF files, cascading style sheets, text files, image maps, and forms—are 
included in the conversion process.
The resulting PDF behaves much like the original web page. For example, the images, links, image maps, and most 
media files appear and function normally within the PDF. (Animated GIF files, however, appear as still images, 
showing the last frame of the animation.)
In preparing to convert web pages to PDF, consider the following factors, which affect how you approach the 
conversion process:
How much do you want to convert? If you want to convert several levels or all of a multipage website to 
PDF, do the conversion within Acrobat.
Do you want to create a new PDF from the web pages or to append the converted pages to an existing PDF? 
You can do both in either Acrobat or by using One Click Conversion in Internet Explorer and Firefox 
browsers.
How complicated is the web page? Some web pages display differently in different browsers, and a web 
page that uses unconventional code or media may not convert the way you expect it to. If you have difficulty 
converting a particular web page to PDF, consider linking to the web page instead.
Here’s how to use Acrobat to convert one or more pages from a website into a PDF.
To create a PDF document from a Web page: 
1. In Acrobat, do one of the following:
Choose File > Create  > PDF  From Web Page.
In the toolbar, click the Create button, and click PDF 
From Web Page.
The Create PDF From Web Page dialog box appears 
(Figure 1).
Figure 1 Create PDF From Web Page dialog box
Pdf no thumbnail - Draw thumbnail images for PDF in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Support Thumbnail Generation with Various Options for Quick PDF Navigation
can't view pdf thumbnails; pdf thumbnails
Pdf no thumbnail - VB.NET PDF Thumbnail Create SDK: Draw thumbnail images for PDF in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Support Thumbnail Generation with Various Options for Quick PDF Navigation
pdf reader thumbnails; how to view pdf thumbnails in
Project 9 guide
Adobe Acrobat X
2
How to prepare and organize files for a PDF Portfolio
© 2012 Adobe Systems Incorporated
2. Enter the complete path to the web page or click Browse 
and locate an HTML file.
3. To capture multiple levels of a site (that is, the depth of 
links Acrobat should follow), click the plus sign beside 
Capture Multiple Levels.
The dialog box expands to show settings for capturing 
multiple levels in the same site (Figure 2).
4. Enter the number of levels to include, or select Get Entire 
Site to include all levels from the website.
Note: Some websites have hundreds or even thousands 
of pages. Converting a large website can make your 
system slow and unresponsive and can even use up 
available hard-drive space and memory, causing a system 
crash. A good idea is to begin by downloading one level 
of pages and then go through them to find particular links 
to download. 
5. If Get Only N Level(s) is selected, select one or both of 
the following options:
Stay On Same Path: Downloads only web pages 
subordinate to the specified URL. Select this option 
if you want to capture only a particular section of a 
website.
Stay On Same Server: Downloads only web pages 
stored on the same server. Select this option if you 
want to avoid capturing web pages from other 
websites. 
6. Click Settings, change the selected options in the Web 
Page Conversion Settings dialog box as needed (typically 
you can use the default settings), and click OK.
7. Click Create.
The Download Status dialog box shows the progress of 
the download (Figure 3). 
When the page or site is captured, the dialog box closes 
and the new PDF document appears (Figure 4).
Figure 2 Settings used to capture multiple levels
Figure 3 Download status dialog box
Figure 4 PDF document from a Web page
Adding media to a PDF document
Inserting a media file into a PDF document has different results than adding media files directly to a PDF Portfolio.
The advantage to placing a video or audio file in a PDF document is that Acrobat converts the file to a format that can 
be played by Reader. This conversion process greatly reduces the file size of the PDF Portfolio that includes this 
document compared to adding the file in its original format, and anyone with Reader can view and/or hear the media 
without additional software.
VB.NET Image: Program for Creating Thumbnail from Documents and
as PDF, TIFF, GIF, BMP, etc. It is easy to use this VB.NET thumbnail creation control to create thumbnail through simple VB.NET programming and no additional
show pdf thumbnails; pdf thumbnail generator
C# Raster - Image Save Options in C#.NET
Tiff Edit. Image Thumbnail. Image Save. Advanced Save Options. Save VB.NET How-to, VB.NET PDF, VB.NET standard ColorProfile to images if there's no ColorProfile in
create thumbnail jpg from pdf; show pdf thumbnail in
Adobe Acrobat X
Project 9 guide
© 2012 Adobe Systems Incorporated
How to prepare and organize files for a PDF Portfolio
3
However, when such files are placed directly into a PDF Portfolio, they are not converted. To view the files, viewers 
must have whatever application was used to create them; choose this option if you want viewers to have access to the 
original file format. The original files retain their individual identities but are still part of the one PDF Portfolio file. 
Viewers can open, read, edit, and format each component file independent of the other component files in the PDF 
Portfolio (provided they have the native applications that created those files).
PDFs can include Flash, QuickTime, MP3, MPEG, and Windows Media files, among others. You can play these files 
directly from the page or activate them from a link or a bookmark. Each multimedia file includes a play area from 
which you can activate the media. The play area typically appears on the PDF page as an image or a rectangle but can 
also be invisible.
Any computer that has Adobe Reader 9 or later can play these files:
Media files created in Flash (FLV format)
Media files that comply with the H.264 standard for video compressions
Media files in other formats require the necessary hardware and software to play.
When you add a media file to a PDF document, Acrobat Pro Extended automatically converts video to FLV files. 
This format ensures both high-quality viewing and compatibility across computer platforms. FLV files are also 
compact, so converting multimedia to this format helps reduce the size of multimedia PDFs. Acrobat converts the 
following file formats to FLV format: ASF, ASX, AVI, 3GPP, MOV, MP4, MPEG, MPG, QT, and WMV files. MP3 
audio files can also be added to a PDF for playback on any platform.
Note: All multimedia developed in Adobe Flash and any multimedia that is H.264-compliant can be played back in 
Adobe Reader 9 and later. (H.264, also known as MPEG-4 part 10, is a video compression standard that provides 
high-quality video without substantially increasing file size.) Video files of varying formats and filename extensions 
can be H.264 compliant.
To add video to a PDF document:
1. Start Acrobat and open the PDF document.
If the document is in a PDF Portfolio, right-click 
(Windows) or Control-click (Mac OS) the document and 
choose Open. Double-clicking a document in a PDF 
Portfolio allows you to preview (rather than open) the 
document. You will not be able to proceed with this 
activity in a previewed document.
2. Open the Tools pane and expand the Content panel 
(Figure 5). 
The lower section in the Content panel includes options 
for adding and editing interactive objects.
Figure 5 Content panel
C# Raster - Image Compression in C#.NET
Undefined. The value is 0. It is not support compression. No. The value is 1. It represents no compression. Image Compression In C#.NET.
pdf files thumbnails; thumbnail pdf preview
C# Image: Create Web Image Viewer in C#.NET Application
installed on Windows compatible server, no additional add document file navigation with thumbnail preview support; High fidelity viewing of TIFF, PDF, Word, Excel
cannot view pdf thumbnails in; no pdf thumbnails in
Project 9 guide
Adobe Acrobat X
4
How to prepare and organize files for a PDF Portfolio
© 2012 Adobe Systems Incorporated
3. Click Multimedia to open the pop-up menu (Figure 6). 
You can add video, sound, Flash animation, and 3D 
objects to the PDF.
4. Click Video.
5. Drag or double-click to select the area on the page where 
you want the video to appear.
The Insert Video dialog box appears (Figure 7).
If you double-click the page, Acrobat places the upper 
left corner of the video where you clicked. If you drag an 
area on the page, the media is placed within the area. 
6. Add a URL in the File field, or click Browse (Windows) 
or Choose (Mac OS) to find the video file.
For URLs, use the full file address, including the video 
filename extension, such as .flv, .f4v, or .mp4.
7. (Optional) To specify which playback controls will be 
displayed for the video, select Show Advanced Options. 
Then select the Controls tab. In the Skin menu, select 
which set of controls to use.
8. Make sure that Snap To Content Proportions is selected 
in the Insert Video dialog box.  
This will size the object to match the proportions of the 
source video.
9. Click OK to add the video.
The video may take a few seconds to process before it 
appears in the location you specified.
10. Click in the video to activate it.
The video plays. 
11. To position the video in the PDF, click Select Object in 
the Content panel, and drag the video object. 
Figure 6 Multimedia pop-up menu
Figure 7 Insert Video dialog box
To add Adobe Flash (SWF) content to a PDF document:
1.  Start Acrobat and open the PDF document.
If the document is in a PDF Portfolio, right-click 
(Windows) or Control-click (Mac OS) the document and 
choose Open. Double-clicking a document in a PDF 
Portfolio allows you to preview (rather than open) the 
document. You will not be able to proceed with this 
activity in a previewed document.
2. Open the Tools pane and expand the Content panel.
The lower section in the Content panel includes options 
for adding and editing interactive objects.
VB.NET Image: Image and Doc Windows, Web & Mobile Viewers of
for users to do image displaying, thumbnail creation and viewer, image Windows viewer needs no irrelevant application JPEG, PNG, BMP, GIF, TIFF, PDF, Word and
generate pdf thumbnail c#; enable pdf thumbnails
C# TIFF: C#.NET Code to Create Online TIFF Document Viewer
We still demonstrate how to create more web viewers on PDF and Word documents There's no need to add other dependencies to your web project, because they will
pdf thumbnail preview; .pdf printing in thumbnail size
Adobe Acrobat X
Project 9 guide
© 2012 Adobe Systems Incorporated
How to prepare and organize files for a PDF Portfolio
5
3. Click Multimedia to open the pop-up menu.
You can add video, sound, animation, and 3D objects to 
the PDF.
4. Click SWF.
5. Drag or double-click to select the area on the page where 
you want the video to appear.
The Insert SWF dialog box appears (Figure 8).
If you double-click the page, Acrobat places the upper 
left corner of the SWF where you clicked. If you drag an 
area on the page, the media is placed within the area. If 
you have Snap To Content Proportions selected in the 
Insert Flash dialog box, the SWF is sized to match the 
area that you draw.  
6. Add a URL in the Name field, or click Browse 
(Windows) or Choose (Mac OS) to find the Flash movie 
file, and then click Open.
For URLs, use the full file address, including the 
filename extension.
7. Make sure that Snap To Content Proportions is selected 
to automatically size the multimedia object to fit your 
SWF content.
8. (Optional) To specify advanced options (such as whether 
to display a border around the movie or make the movie's 
background transparent), select Show Advanced Options.
9. Click OK.
The SWF content appears in the PDF document.
10. Click in the SWF content to activate it.
The SWF movie plays. 
11. To position the SWF movie in the PDF, click Select 
Object in the Content panel, and drag the object.
Figure 8 Insert SWF dialog box
To add sound to a PDF document:
1.  Start Acrobat and open the PDF document.
If the document is in a PDF Portfolio, right-click 
(Windows) or Control-click (Mac OS) the document and 
choose Open. Double-clicking a document in a PDF 
Portfolio allows you to preview (rather than open) the 
document. You will not be able to proceed with this 
activity in a previewed document.
VB.NET Image: RasterEdge JBIG2 Codec Image Control for VB.NET
Even when you are using lossy image compression solution, no significant information will lose. "Do you have any add-on i can use to print PDF files with JBIG2
create thumbnails from pdf files; pdf first page thumbnail
C# Image: Create C#.NET Windows Document Image Viewer | Online
C# Windows Document Image Viewer Features. No need for and viewing multiple document & image formats (PDF, MS Word If you right-click on the thumbnail, there is
create pdf thumbnail; enable pdf thumbnails in
Project 9 guide
Adobe Acrobat X
6
How to prepare and organize files for a PDF Portfolio
© 2012 Adobe Systems Incorporated
2. Open the Tools pane and expand the Content panel.
The lower section in the Content panel includes options 
for adding and editing interactive objects.
3. Click Multimedia to open the pop-up menu.
You can add video, sound, animation, and 3D objects to 
the PDF.
4. Click Sound.
5. Drag or double-click to select the area on the page where 
you want to place the sound object.
The Insert Sound dialog box appears (Figure 9).
If you double-click the page, Acrobat places the upper 
left corner of the sound object where you clicked. If you 
drag an area on the page, the object is placed within the 
area. 
6. Add a URL in the Name field, or click Browse to find the 
media file, and then click Open.
For URLs, use the full file address, including the 
filename extension.
Note: Only MP3 and MP4 audio files are supported in 
PDFs created using Adobe Acrobat.
7. Click OK.
A sound object appears in the PDF document. You can 
change the size of the object or drag it to position it.
8. Click the Sound object to activate it.
The playback controls appear and the sound plays.
9. To position the object in the PDF, click Select Object in 
the Content panel, and drag the object.
Figure 9 Insert Sound dialog box
Converted media require Adobe Reader X or later or Acrobat X or later for playback. Viewers who attempt to play 
converted media in earlier versions of Adobe Reader or Acrobat are prompted to upgrade their version of Adobe 
Reader. If you want to delete media you have inserted, choose the Select Object tool in the Content panel, click to 
select the object, and press Delete. 
Managing reader rights
You may wish to create a PDF Portfolio that allows viewers to comment and respond to its contents. If you enable 
commenting rights in a PDF, peers can offer feedback even if they do not have Adobe Acrobat. Enabling these rights 
allows viewers using Adobe Reader 9 or later to participate in reviews of that PDF. When a PDF with commenting 
rights opens in Reader, it includes a document message bar and commenting tools that are otherwise unavailable.
To enable commenting rights, open the PDF and choose File > Save As > Reader Enabled PDF > Enable Commenting 
In Adobe Reader (Windows) or File > Save As > Reader Extended PDF > Enable Commenting and Measuring. In the 
Save As dialog box, select a location for the file, enter a file name, and click Save.
Note: If you enable commenting for Reader in a digitally signed document, the signature is invalidated.
C# Image: Tutorial for Document Viewing & Displaying in ASP.NET
in the viewer with a click on a thumbnail. Add No-Postback Navigation Controls to Viewer. Add two powerful & profession imaging controls, PDF document, tiff
html display pdf thumbnail; pdf no thumbnail
VB.NET Image: VB.NET DLL for Image Basic Transforming in .NET
NET imaging toolkit is extremely easy to use with no special configuration are dedicated to provide powerful & profession imaging controls, PDF document, tiff
thumbnail view in for pdf files; pdf thumbnails in
Adobe Acrobat X
Project 9 guide
© 2012 Adobe Systems Incorporated
How to prepare and organize files for a PDF Portfolio
7
Adding bookmarks to a document
In Acrobat, you can use bookmarks (Figure 10) to mark places in the PDF that you want viewers to find easily (or to 
which you want to return). You can use a bookmark to jump to a destination in the PDF, another document, or a web 
page. A bookmark is a link with representative text in the Bookmarks panel in the navigation pane. Each bookmark 
goes to a different view or page in the document. When you create PDFs of documents created by most desktop 
publishing programs, Acrobat automatically generates bookmarks from the table-of-contents entries.
Figure 10 Bookmarks in a document
Initially, a bookmark displays the page that was in view when the bookmark was created, which is the bookmark's 
destination. In Acrobat, you can set a bookmark destination as you create each bookmark. However, it is sometimes 
easier to create a group of bookmarks and then set the destinations later.
To create a bookmark:
1. In a PDF document, open the page you want the 
bookmark to link to, and adjust the view settings (that is, 
use the Select & Zoom tools to adjust the magnification 
you want viewers to see when the bookmark opens the 
page).
Bookmarks button
Navigation pane
Project 9 guide
Adobe Acrobat X
8
How to prepare and organize files for a PDF Portfolio
© 2012 Adobe Systems Incorporated
2. Use the Selection tool in the toolbar (Figure 11) to select 
the text or part of the page to which you want the 
bookmark to open when it is clicked:
To bookmark selected text, drag to select the text. 
The selected text becomes the label of the new 
bookmark. You can edit the label in the Bookmarks 
panel.
To bookmark a single image, click the image or drag 
a rectangle around the image.
To bookmark a portion of an image, drag a rectangle 
around the portion.
3. In the Bookmarks panel, click the New Bookmark button 
(Figure 12).
4. Type or edit the name of the new bookmark.
To rename a bookmark you've already created, Right-
click (Windows) or Control-click (Mac OS) the 
bookmark in the Bookmarks panel, choose Rename, and 
type the new bookmark name.
5. To change the order of bookmarks in the Bookmarks 
panel, drag the bookmark you want to move to its new 
location in the list of bookmarks.
6. To delete one or more bookmarks, select the bookmark or 
range of bookmarks and select Delete Bookmark(s) from 
the options menu or press Delete.
Note: To select multiple book marks, hold down Control 
(Windows) or Command (Mac OS).
Deleting a bookmark deletes all child bookmarks but 
does not delete any destination text or images.
Figure 11 Acrobat Toolbar
Figure 12  Bookmarks panel
Selection tool
Bookmarks button
New Bookmark button
Adobe Acrobat X
Project 9 guide
© 2012 Adobe Systems Incorporated
How to prepare and organize files for a PDF Portfolio
9
To change a bookmark’s destination:
1. In the Bookmarks panel of the navigation pane, select the 
bookmark for which you want to change the destination.
2. Using the Select tool, select the new bookmark location 
in the document.
3. With the new text selected in the document, select Set 
Bookmark Destination from the options menu in the 
Bookmarks panel (Figure 13).
4. Click Yes when the message appears asking you to 
confirm the change.
Figure 13 Options menu
Adjusting the appearance of a bookmark
You can change the size, color, and style of a bookmark and wrap the text of long bookmarks in the navigation pane.
To change the text size of all bookmarks:
1. Display the Bookmarks panel in the navigation pane.
2. Select Text Size from the options menu and select a text 
size for the bookmarks (Figure 14).
Figure 14 Options menu
Project 9 guide
Adobe Acrobat X
10
How to prepare and organize files for a PDF Portfolio
© 2012 Adobe Systems Incorporated
To change the text style and color of selected bookmarks:
1. Display the Bookmarks panel in the navigation pane.
2. Select a bookmark or range of bookmarks and select 
Properties from the options menu.
The Bookmark Properties dialog box appears 
(Figure 15).
3. Click the Appearance tab.
4. Select a style and color for the bookmark text.
5. Click OK.
Figure 15 Bookmark Properties dialog box
Organizing the structure of bookmarks
You can easily move bookmarks around in the Bookmark panel by dragging and realeasing. An arrow and dotted line 
indicate the destination of the bookmark. Organizing bookmarks is useful in the case of nested bookmarks which can 
be used to create a logical topic structure that helps readers navigate a document. Nesting creates a parent/child 
relationship that can also be expanded and collapsed to show more or less of the hierarchical structure.
To nest one or more bookmarks under another bookmark:
1. Select the bookmark or range of bookmarks you want to 
nest.
2. Drag the bookmark icon(s) below and to the right of the 
parent bookmark icon.
A line appears to show where the bookmark(s) will go 
(Figure 16).
3. Release the mouse button to nest the bookmark(s) at the 
new location.
4. If you find it difficult to nest bookmarks by dragging: 
Select the bookmark or bookmarks you want to nest 
and select Cut from the options menu.
Click the bookmark you want to make the parent of 
the cut bookmark(s), and select Paste Under Selected 
Bookmark from the options menu.
Figure 16 Bookmarks panel
Creating links in a PDF document
Links in a PDF document can be visible or invisible and can have one or more actions associated with them. They can 
be linked to initiate an action such as playing multimedia, accessing the web, reading articles, showing and hiding 
comments, and performing menu commands.
You can link from one part of a PDF document to another part of the same document. You can also use the same 
method to link one PDF document to another PDF document in the same PDF Portfolio.
Line icon
Drag bookmark here
Documents you may be interested
Documents you may be interested