PDF data containers
周e development of PDF (Portable Docu-
ment Format), which Adobe Systems has 
been promoting since 1993, has signifi-
cantly simplified data management and 
exchange for a great number of users from 
completely different fields. PDF allows 
obstacles that can arise during the trans-
mission or storage of files to be neatly 
avoided.
■■PDF files can be opened on all estab-
lished operating systems. Free PDF readers 
are available for all of the important plat-
forms including Windows, Apple, Linux, 
and mobile devices.
■■With this format, the document layout 
is true to the original. Since PDF can incor-
porate different types of content such as 
text (and the relevant fonts), images, and 
graphics, nasty surprises relating to miss-
ing illustrations or incorrect fonts – like 
those that occur when Word documents 
are opened on another computer – are not 
usually a problem. 
■■PDF is an open format. 周is means that 
companies other than Adobe Systems (who 
invented PDF) can develop so晴ware for 
creating or displaying PDF. 周e ‘release’ of 
PDF by Adobe has brought independence 
for both users and developers and, as a re-
sult, there is a high probability that there 
will still be programs for generating and 
displaying PDFs in decades to come. 
So, can users who want to keep docu-
ments such as contracts or invoices for long 
periods of time trust in PDF to make sure 
that their documents will work just as well 
in ten, fi晴een, or one hundred years time as 
they do today? It might well be the case that 
PDF files created today will still work with-
out any significant problems in 2017. How-
PDF specifications:
Since it was introduced at the start of the 1990s, the PDF 
file format has been in a state of constant development. 
The current PDF specification is version 1.7, which was 
introduced with Acrobat 8. Today, it is extremely rare to 
come across PDF files with a version number lower than 
1.3, and modern PDF generation programs only have 
backward compatibility to version 1.3 at the most. 
With each PDF version, Adobe Systems publishes a refer-
ence that describes the features and functions of the ver-
sion in detail. The specification history contains ‘mile-
stones’ – important features that were introduced with 
the new version. Some of these milestones are listed be-
low.
Acrobat 1 (1993, PDF 1.0): PDF 1.0 incorporates most 
of the functions offered by the page description language 
PostScript Level 2. All basic functions for text, vector 
graphics, and raster graphics are available.
Acrobat 2 (1994, PDF 1.1): This version supports the 
Lab color space and CalRGB. It also supports TrueType 
fonts. 
Acrobat 3 (1996, PDF 1.2): This version enables 
color separation and supports Unicode and CID fonts 
(Chinese, Japanese, and Korean). It also supports ZIP 
compression. 
Acrobat 4 (1999, PDF 1.3): PDF 1.3 contains the com-
plete PostScript Level 3 graphics model. It enables multi-
channel color spaces (DeviceN) and supports ICC profiles 
for the reliable reproduction of colors. It introduces 
smooth shades and page geometry boxes, which are use-
ful for prepress processes (TrimBox, CropBox, and Bleed-
Box).
Acrobat 5 (2001, PDF 1.4): From this version, PDF 
files can contain transparency. This version also intro-
duces ‘tagged PDF’ (= structured PDF), which enables 
content accessibility. The security options are enhanced 
with this version. In addition, the image compression 
type JBIG2 is supported.
Acrobat 6 (2003, PDF 1.5): With this version, PDF 
documents can contain layers (also called ‘optional con-
tent’). JPEG2000 image compression is supported. 
Acrobat 7 (2004, PDF 1.6): This version supports 
OpenType fonts. With this version, 3D content can be in-
serted. Users can create virtual page sizes with edges of 
up to 381 km in length.
Acrobat 8 (2006, PDF 1.7): Unicode path specifica-
tions simplify the correct specification of links, even 
across international language systems. The new Acrobat 
‘PDF packages’ function allows several independent PDF 
documents to be forwarded in a single file. The recipient 
requires Acrobat or Reader 8.
One of the reasons for the 
global success of PDF must be 
considered to be the free 
availability of the Adobe 
Reader. This PDF viewer is 
available for download from 
Adobe Systems’ Web site in 
many language versions for 
numerous commonly used 
platforms: 
www.adobe.com/products/ 
acrobat/readstep2.html
10
PDF/A 
in a Nutshell
Durable documents with the PDF/A standard
How to view pdf thumbnails in - Draw thumbnail images for PDF in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Support Thumbnail Generation with Various Options for Quick PDF Navigation
create thumbnail jpeg from pdf; pdf files thumbnails
How to view pdf thumbnails in - VB.NET PDF Thumbnail Create SDK: Draw thumbnail images for PDF in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Support Thumbnail Generation with Various Options for Quick PDF Navigation
view pdf thumbnails in; pdf thumbnail
ever, only the new PDF/A standard can 
guarantee that users will be able to view ex-
actly the same content as when their docu-
ments were created. 周is format brings the 
kind of legal certainty that can be decisive 
in many business and administrative con-
texts.
Why PDF/A and not PDF?
Why has a special PDF standard now been 
defined for archiving documents? Are tra-
ditional PDF documents not ‘good enough’ 
for long-term archiving? PDF has some 
excellent characteristics that lend them-
selves to the creation of archive docu-
ments. Like a container, a PDF can incor-
porate completely different elements such 
as text, images, and fonts. In addition, it 
reproduces layouts that are true to the 
original and is cross-platform capable. 
However, certain requirements must be 
met in order to enable the exact reproduc-
tion of content. 
■■Required: One ‘must’ is that users re-
quire full access to all elements belong-
ing to a document. For example, fonts 
must be embedded – a link to the font in 
question is not sufficient. This means 
that if, in 10 years time, a user who tries 
to open a document does not have a re-
quired font on his or her computer, spe-
cial characters or symbols will not be dis-
played correctly.
■■Prohibited: In addition, some PDF fea-
tures must be avoided. Such elements are 
prohibited because they would undermine 
the required document durability, and in-
clude interactive elements and PDF layers. 
周ese features inhibit the unambiguity that 
is required from an effective PDF/A file. 
For example, in the case of a PDF docu-
ment with layers, users printing it out in 50 
years time might well ask themselves which 
layers are valid and which are not. 周is 
kind of decision needs to be made now – 
when the PDF is created.
A PDF/A document is basically a tradi-
tional PDF document that fulfills precisely 
defined specifications. In order to prevent 
users from repeatedly having to test and 
discuss the best appearance of a well-
functioning archive PDF, industry experts 
decided in 2002 to work together to de-
velop the PDF/A standard.
The introduction of the PDF/A standard
周e PDF/A standard for long-term ar-
chiving was adopted by ISO (International 
Organization for Standardization) in au-
tumn 2005. 周e PDF/A standard was pub-
lished with the number ‘ISO 19005-1:2005’ 
and is based on PDF specification 1.4. An 
additional part, PDF/A-2, is currently be-
ing prepared. 周is part shall refer to PDF 
Version 1.7. 
周e PDF/A standard aims to enable the 
creation of PDF documents whose visual 
appearance will remain the same over the 
course of time. 周ese files should be so晴-
ware-independent and unrestricted by the 
systems used to create, store, and repro-
duce them. As far as PDF/A is concerned, 
practice soon caught up with theory. 
While Acrobat Professional 7 contained 
only ‘dra晴’ PDF/A functions, Acrobat 8, 
which has been available since the end of 
2006, now offers creation and verification 
features that comply with the adopted 
standard. 
Many new PDF/A tools and solutions 
for creating and verifying files have en-
tered the market since the introduction of 
the standard – from ‘small’ tools for indi-
vidual users who want to create PDF/A 
documents every now and again to exten-
sive server solutions that can create a hun-
dred thousand archive documents from 
databases in just a few hours time.  
ISO is an international organization for 
standardization, active primarily in tech-
nical and electronic fields. The PDF/A stan-
dard was developed by industry and de-
velopment experts.
PDF/A has two levels of compliance:
PDF/A-1a (Level A) applies to semantic correctness 
and structure. Each character must have a Unicode 
equivalent. The structure is expressed by tags.
PDF/A-1b (Level B) applies to visual integrity.
Any file that meets the requirements for PDF/A-1a will 
also comply with PDF/A-1b, which is less strict.
PDF/A
Competence Center
International companies and experts from 
the field of PDF technology have joined 
forces to form the PDF/A Competence Cen-
ter. It aims to promote the exchange of in-
formation and experiences relating to 
long-term archiving. Users can visit 
www.pdfa.org for up-to-date advice and 
background information as well as a dis-
cussion forum on PDF/A.
Durable documents with the PDF/A standard
PDF/A 
in a Nutshell 
11
C# HTML5 PDF Viewer SDK to view PDF document online in C#.NET
Ability to show PDF page thumbnails for quick navigation. Easy to search PDF text in whole PDF document. C# HTML5 PDF Viewer: View PDF Online.
pdf files thumbnail preview; how to create a thumbnail of a pdf document
VB.NET PDF- View PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
Ability to show PDF page thumbnails for quick navigation. Easy to search PDF text in whole PDF document. VB.NET HTML5 PDF Viewer: View PDF Online.
pdf first page thumbnail; pdf thumbnail preview
How to create archive 
PDFs
周ere are many different conditions that 
might be encountered when creating PDF/A 
files. 周e process differs depending on 
whether existing PDF documents are al-
ready available or whether they need to be 
generated from working files such as Word 
or PowerPoint files.
■■PDF/A files from files or data: 周is field 
relates to newly created PDF files from ap-
plications including word processing, im-
age editing, and layout programs. 周e pro-
cess can be realized by means of a PDF ex-
port from the source program, Acrobat 
Professional, Distiller, or other PDF con-
verters. For the mass conversion of content 
to PDF/A, there are program modules that 
can convert database content or print data 
streams to the PDF/A format.
■■Converting scanned paper docu-
ments to PDF/A: O晴en, documents that 
exist only on paper, such as contracts, in-
voices, and books, need to be digitalized 
using a scanner. Over the past years, the re-
sults of the scanning process have usually 
been stored as Bitmap TIFFs. However, 
PDF is increasingly being used for scanned 
documents, and before long the majority of 
scanned files will probably be stored di-
rectly as PDF/A files. For example, users 
can scan paper documents using Acrobat 8 
Professional and save them as PDF/A files. 
It is o晴en possible to make the text in a 
PDF/A file searchable using the text recog-
nition function (OCR). Images and histori-
Converting paper documents to PDF/A: 
Scanned documents can be automatically 
given searchable text following digitaliza-
tion. Text recognition software is used for 
this.
Converting PDF to PDF/A: Acrobat 8 Pro-
fessional provides an export function for 
PDF/A in addition to other formats.
Dirk Herold – photocase.com/de
12
PDF/A 
in a Nutshell
Durable documents with the PDF/A standard
VB.NET PDF - View PDF with WPF PDF Viewer for VB.NET
Easy to search PDF text in whole PDF document in VB.NET WPF program. PDF thumbnails for navigation in .NET project. VB.NET WPF PDF Viewer: View PDF Document.
enable pdf thumbnails; enable pdf thumbnails in
C# WPF PDF Viewer SDK to view PDF document in C#.NET
Users can view any page by using view page button. Easy to search PDF text in whole PDF document. PDF thumbnails for navigation in .NET WPF Console application.
create thumbnail jpg from pdf; enable pdf thumbnail preview
cal documents can also be scanned for con-
version to PDF/A. Solutions and services 
for mass processing are available for users 
who wish to scan a large number of pages 
or documents.
■■Creating PDF/A from PDF: Many users 
already have PDF documents that are not 
PDF/A-compliant. It is o晴en not possible to 
recreate such documents from the source 
program because, for example, they were 
not created locally but were sent to the user 
in question by e-mail. 周ere are several 
methods for converting PDFs to PDF/As. 
Acrobat 8 Professional is one of the appli-
cations that can be used. However, Adobe 
is not the only company to market so晴ware 
for this particular task. 周ere are many dif-
ferent products on the market, ranging 
from single-user solutions to systems for 
high throughput.
■■Is this really a PDF/A file? When work-
ing with PDF/A on a daily basis, file verifi-
cation is also important. Is it sensible to 
believe the sender of a PDF document when 
he or she says that it’s a PDF/A file? Before 
received files are saved in an archive, they 
must be checked to make sure that they are 
PDF/A-compliant. 周ere are various tools 
that enable file verification: In addition to 
Acrobat 8 Professional, there are other ap-
plications including Berlin-based callas 
so晴ware’s pdfaPilot, which enables the veri-
fication and creation of PDF/A files as well 
as providing some additional functions. 
Who stands to benefit from PDF/A?
Many sectors and professions have been 
waiting for a PDF standard for archiving. It 
is useful not only for archives, administra-
tive departments, industry, and commerce 
but also for research and teaching. Many 
different types of content can be saved as 
PDF/A files. Below are a few randomly se-
lected examples from various fields.
■■Saving e-mails as PDF/A: Today, more 
and more correspondence, some of it of a 
contractual nature, is being sent by e-mail. 
Anyone who has switched from one e-mail 
program to another knows the difficulties 
involved in transferring old 
mail to the new system. Since 
PDF/A is a safe format, it 
makes sense to save e-mail ar-
chives on back-up media in 
the form of PDF/A at regular 
intervals.
■■Saving brochures, manu-
als, and information sheets 
as PDF/A: Many companies 
and public authorities already 
make a large quantity of in-
formation available in the 
form of PDF downloads. Why 
not create these documents in 
the future-proof PDF/A for-
mat straight away and distrib-
ute them as PDF/As? 
PDF/A validation with Preflight: The Preflight validation and correction tool is part of Ac-
robat 8 Professional. It generates PDF/A files and checks existing PDF/A documents to 
make sure that they comply with the standard.
Durable documents with the PDF/A standard
PDF/A 
in a Nutshell 
13
C# PDF Convert to Jpeg SDK: Convert PDF to JPEG images in C#.net
Support of converting from any single one PDF page and multiple pages. Thumbnails can be created from PDF pages. Support for customizing image size.
show pdf thumbnails; pdf thumbnail creator
VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.
Reduce image resources: Since images are usually or large size, images size reducing can help to reduce PDF file size effectively. Embedded page thumbnails.
pdf file thumbnail preview; view pdf thumbnails
■■Plans, maps, and design drawings: 
Digital maps, architectural drawings, and 
construction plans can also be used by fu-
ture generations if their creator uses 
PDF/A. 周e law stipulates that certain en-
gineering plans, such as construction 
plans for bridges, must be kept for several 
decades. 
■■Signed digital contracts: An increas-
ing amount of business correspondence is 
sent electronically. PDF/A documents can 
be digitally signed to enable legally effec-
tive contracts to be concluded using only 
digital means. 
■■Correct colors in image documents: 
PDF/A also enables the accurate display of 
colors, an important advantage when 
working with digital image data. For ex-
ample, if a museum or gallery already has 
digital images of exhibits, they can be 
converted to PDF/A files and benefit from 
the advantages of the archiving format. 
Digital imaging procedures are becoming 
increasingly important in medical diag-
nostics, meaning that PDF/A could be 
useful in this field, too. 
■■Accessible PDF files: In America, ac-
cessibility in the digital world has been an 
issue for a long time – especially for the In-
ternet. Enabling the accessibility of infor-
mation to visually impaired members of 
society is now also on the agenda in Eu-
rope. Since PDF/A specifically supports 
structured content in PDF documents, it is 
ideal for processing accessible PDF docu-
ments that can be read out by screen read-
ers.
■■Storing print documents as PDF/A: 
Printers and prepress companies will be 
relieved to hear that the PDF/X standard 
that is widespread in their industry sec-
tors is completely compatible with the new 
PDF/A standard. A PDF document can be 
simultaneously PDF/X and PDF/A-com-
pliant.
Although the PDF/A standard was in-
tended for long-term archiving, it also has 
advantages that can be appreciated imme-
diately. Anyone who passes information 
and documents on to customers, readers, 
or partners can benefit from PDF/A. 
PDF/A guarantees data consistency. 
周is rules out problems such as non-em-
bedded fonts, which can result in gobble-
degook. Color management functions 
mend images that are too pale or too 
bright. In addition, PDF/A prevents many 
processing problems that can occur with 
password-protected PDF documents or 
when printing files.
Consequently, people who use PDF/A are 
not only doing themselves a favor – they 
are also helping file recipients, since PDF/A 
eliminates many of the problems that can 
otherwise be encountered right from the 
start. 
Design drawings: Historical, hand-drawn 
plans can survive for centuries. A standard 
such as PDF/A is required to make sure 
that digital plans are also viable in the 
long term.
Font problems caused by non-embedded fonts: PDF/A prevents 
problems with fonts such as the inconsistent tracking illustrated in 
the second line above.
14
PDF/A 
in a Nutshell
Durable documents with the PDF/A standard
C# PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in C#.net
by large enterprises and organizations to distribute and view documents. size, images size reducing can help to reduce PDF file size Embedded page thumbnails.
pdf thumbnail generator online; pdf reader thumbnails
C# PDF Convert to Images SDK: Convert PDF to png, gif images in C#
Converter control easy to create thumbnails from PDF pages. Selection for compressing to multiple image formats. Cut and paste any areas in PDF pages to images.
create pdf thumbnail image; pdf thumbnail generator
ISO has split the PDF/A standard into two 
levels of conformity. PDF/A-1a (Level A) 
requires documents to be capable of being 
reproduced without visual ambiguity, de-
mands that text can be depicted in Uni-
code, and stipulates that the content struc-
ture must be correct. PDF/A-1b-compli-
ance (Level B) only requires the reproduc-
tion of documents without visual ambigu-
ity.
Table: Comparison between PDF/A-1a and PDF/A-1b 
ISO 19005-1:2005: PDF/A-
1a (Level A)
ISO 19005-1:2005: PDF/A-
1b (Level B)
Conformance
Complete PDF/A conformance
Restricted PDF/A conformance
Aim
To produce archive PDFs with 
full access to all content
To produce archive PDFs that 
only guarantee visual reproduc-
ibility
PDF version
PDF 1.4
PDF/A identification
Users are obliged to state the PDF/A identifier and the level of 
compliance
Metadata
Specifications such as author, document title, creation data, and 
source program must be XMP-compliant
Logical structure
Structure and accessibility must 
be realized using tags and alter-
nate image descriptions and by 
stating the language used
There are no explicit logical 
structure requirements
Encryption
Security settings are prohibited. It must be possible to open/pro-
cess the PDF file in question without requiring a password.
Colors
All colors must be identified. Device-dependent color spaces must 
be identified by output intent. 
Transparency
Not permitted
PDF layers
Not permitted
Compression
LZW compression not permitted
JPEG2000 compression not permitted
Fonts
All fonts must (at least as subsets) be available (embedded) direct-
ly in the PDF document in question
Mapping of character codes to glyphs must be unambiguous
Each letter must have a Unicode 
equivalent
Annotations
Comments that take the form of sound or movies are not permit-
ted.  
Traditional text/label-style annotations are permitted.
Referenced content
Referenced (non-embedded) images or page content are not per-
mitted
Alternate images
Alternate images (for lower-resolution screen display) are not per-
mitted
Programming  
languages
Embedded JavaScript is not permitted
Actions
Certain actions, such as opening movies or sound files or sending 
or resetting forms, are not permitted
Forms
Permitted, but with restrictions
Durable documents with the PDF/A standard
PDF/A 
in a Nutshell 
15
PDF/A
XPS
TIFF-G4
JPEG
DOC (Word)
96 KB
112 KB
56 KB
88 KB
120 KB
Overview: Which file formats are suitable for 
archiving?
How are documents normally archived in 
private home offices, company offices, pub-
lic authorities, and organizations? 
Many users simply store the original 
documents (for example, Word, Excel, or 
PowerPoint files). 周is can lead to nasty 
surprises with regard to reliable display-
ability and the future usability of the files. 
周is method of archiving is therefore not 
recommended.
TIFF-G4 has been the de facto standard 
for numerous companies and administra-
tive departments for many years. TIFF-G4 
files are monochrome, black and white 
TIFFs (bitmaps) that can be archived in a 
way that saves space thanks to compression 
features based on fax technology. 周e JPEG 
image format is commonly used for color 
documents. 周is format produces relatively 
small file sizes in spite of the colors. 周e 
PDF/A standard and XPS (XML Paper 
Specification), which was developed at the 
end of 2006 by Microso晴, are relatively new 
formats. Both of these formats offer fac-
simile quality as well as supporting struc-
tured content, thereby allowing the the re-
liable and complete indexing of text. PDF/A 
is already standardized, but XPS still has to 
stand the test of time.
周e table below gives an overview of the 
long-term archiving features offered by 
both these formats.
16
PDF/A 
in a Nutshell
Durable documents with the PDF/A standard
PDF/A
XPS
TIFF-G4
JPEG
DOC (Word)
ISO standard for 
archiving
  Yes
  No
  De facto stan-
dard, but not an 
official standard
  No
  No
Facsimile quality   Yes
  Yes
  Yes
  Yes
  No
Font security
  Yes  
Maximum level 
of security 
thanks to strictly 
defined specifi-
cations in the 
PDF/A standard
  Yes  
Fonts are embed-
ded
  No fonts exist, 
since the files are 
pixel images.
  No fonts exist, 
since the files are 
pixel images.
  No 
The display of 
fonts can vary on 
different com-
puters. Users are 
not told about 
missing fonts. 
Users are not told 
about replaced 
fonts.
Searchable text    Yes  
Enabled by 
means of OCR, 
even for text on 
scanned pages
  Yes
  Possible if 
searchable text is 
generated using 
OCR. There is no 
standard proce-
dure for storing 
the text in the 
TIFF-G4 file.
  No
  Yes
Consistent colors    Yes  
Consistent colors 
are required by 
the standard
  Possible
  No  
Produces black 
and white bit-
maps
  Possible
  No
Images and 
graphics are 
fixed document 
parts
  Yes
  Yes
  Yes  
They are incorpo-
rated into the 
pixel image 
  Yes  
They are incorpo-
rated into the 
pixel image 
  No  
Cannot always be 
handled safely
Structured data
  Yes – with PDF/A-
1a with tagged 
PDF
  Yes  
With XML
  No
  No
  Possible
Cross-platform 
capable
  Yes
  No
  Yes
  Yes
  Only with restric-
tions (font prob-
lems)
Free viewer
  Yes  
PDF/A is always 
displayed in ex-
actly the same 
way
  Yes  
(currently only 
for Windows)
  Yes  
(but not widely 
used) 
  Yes  
Most Internet 
browsers can dis-
play JPEGs
  Yes  
There are free 
alternatives to 
Office but docu-
ments may be 
displayed differ-
ently
What’s to be done with JPEG and TIFF-G4 archives?
周ere are basically two options for convert-
ing large document archives that currently 
use TIFF-G4 or JPEG to PDF/A along with 
their existing inventory: Permanently or 
temporarily. 
If the number of documents handled is 
not too high and regular access to the data 
is required, converting the image files to 
PDF/A is worthwhile. 周is involves using 
mass conversion solutions that package 
pixel information into PDF and can enable 
text searching using text recognition. 
However, if users only need to call up 
data from an archive every now and then, 
‘on the fly’ solutions can be used to gener-
ate a PDF/A file from a particular original 
image file. 
Durable documents with the PDF/A standard
PDF/A 
in a Nutshell 
17
Is XPS an alternative to 
PDF/A?
Since the end of 2006 and especially in 
Microso晴 circles, it has been argued that 
XPS might be a future alternative to both 
PDF and PDF/A. However, it is still neces-
sary to clarify whether or not XPS can of-
fer at least the same level of technical ex-
pertise as PDF/A. If it can do so, its special 
features must also be defined.
For the moment, let’s put aside the fact 
that PDF has existed since 1993 and that 
PDF/A was adopted as an ISO standard in 
autumn 2005, whereas XPS has been avail-
able since the end of 2006/start of 2007 as 
a part of Microso晴’s Vista operating sys-
tem. Instead, let’s look at the nature of 
PDF / PDF/A and XPS. XPS can be de-
scribed as a format that statically depicts 
the content that a monitor would or should 
display or a print device would or should 
print out. In this respect, it could be called 
an up-to-date ‘spool’ format, comparable 
with PCL, AFP, or PostScript but more 
modern. On Microso晴 Vista at least, users 
can display a document in XPS spool for-
mat in Internet Explorer. 
PDF can also be used as a ‘spool’ for-
mat. 周e Californian company Apple has 
been using it as such for years for its Mac 
OS X operating system. However, for a 
long time PDF has not been used just as 
the final stop for static digital documents 
– instead, it has become the basis of docu-
ment-based process flows. 
周e best-known usage of PDF in this 
context is for electronic forms; recently, 
PDF has increasingly been used for col-
lecting information with sophisticated 
comment functions that can be used by 
multiple users for PDF documents with 
ensured traceability. 周e many established 
possibilities offered by digital signing 
round off the use of PDF in various docu-
ment workflows, even including certified 
and qualified digital signatures (cf. the 
section on digital signatures on page 61). 
All in all, PDF builds a bridge between 
the different electronic document formats 
(even if no PDF export function is avail-
able, anything that can be printed out can 
also be ‘printed’ to a PDF) while also be-
ing a document format in its own right 
with its own, separate fields of applica-
tion.
As far as forms, comments, and signa-
tures in PDF documents are concerned, 
files containing such elements can be ad-
equately archived as PDF/A. In this re-
spect, both PDF and the PDF/A ISO 
19005-1 go far beyond the conceptual and 
actual features of XPS.
Comparison of XPS and PDF/A
Even in the subarea where PDF/A and XPS 
can be directly compared with each other, 
weaknesses and restrictions for XPS 
quickly emerge, making it unlikely that 
XPS will ever complete usurp the position 
of PDF/A. Some examples are presented 
below.
One of the first things to point out is 
that the graphics models of PDF and XPS 
are very similar. However, since XPS 
lacks certain constructs it can be difficult 
or even impossible to convert PDF docu-
ments to XPS without losing data (con-
version from XPS to PDF is always pos-
sible, thanks to the greater scope of func-
Documents can be ‘published as PDF or 
XPS’ from Office programs.
The current version of Internet Explorer 
also serves as an XPS viewer (as yet, only 
on Windows).
18
PDF/A 
in a Nutshell
Is XPS an alternative to PDF/A?
tions offered by PDF). Below is a detailed 
list of XPS properties in comparison to 
PDF/A:
■■It does not support an overprinting 
function.
■■User-defined, colorable image masks 
are not permitted. 
■■周e JBIG2 compression procedure, 
which is an extremely powerful procedure 
for scanned documents, is not supported.
■■Multi-channel color spaces with more 
than eight components are not permitted. 
■■JPEG2000 (to be supported from 
PDF/A-2) is also missing from XPS’s range 
of features.
■■XPS only has one transparency blend-
ing mode – PDF has 16 (but note that trans-
parency is only permitted in PDF/A docu-
ments from PDF/A-2).
■■Finally, XPS lacks the bookmarks, notes, 
and comments that have now become im-
portant for so many users.
■■On the other hand, PDF/A does not sup-
port Windows Media Photo format or the 
corresponding image compression proce-
dure, but this is not surprising since it was 
only released by Microso晴 in the third 
quarter of 2006. In any case, XPS Specifica-
tion 1.0 of October 18th 2006 still talks 
about Windows Media Photo even though 
Microso晴 has now renamed the format as 
HD Photo. 周is indicates that the format is 
still not entirely consolidated.
From Microso晴’s point of view, this fact 
is probably considered to be a plus rather 
than a disadvantage. At the end of the day, 
Microso晴 applications can make do with 
what XPS can display. 
However, even in this respect Microso晴 
could be accused of not putting all of its ef-
forts into XPS: Although Publisher 2007 
permits the use of CMYK and spot colors, 
it saves them in XPS format as RGB, which 
unfortunately casts doubt upon the appli-
cations claim to be a serious publishing 
tool. Users do not even see a warning, 
which, considering the ‘high-quality print-
ing’ XPS export style, must be considered 
as misguiding at the very least. Microso晴’s 
own PDF export process suffers from the 
same restriction. 
It’s no secret that the performance of 
XPS, however impressive, can only be guar-
anteed if the program from which a file is 
being saved in XPS format expressly sup-
ports XPS (or the Windows Presentation 
Foundation architecture). 
Over the course of time, many applica-
tions are certain to implement such sup-
port, since otherwise they will eventually 
be unable to claim that they support Vista. 
However, it will take years for the required 
updates to find their way onto Windows 
computers, and there will probably be a 
whole range of applications that will either 
not support XPS at all or will only intro-
duce XPS support later on. If a program 
does not expressly support XPS, it is still 
possible to create an XPS document on Vis-
ta using the XPS printer driver. 周is in-
volves a transformation of the original GDI 
protocol into XPS notation. 
The Print function can be used to generate 
XPS files from any application (including 
Photoshop or CorelDraw), but the quality 
is less than perfect.
Is XPS an alternative to PDF/A?
PDF/A 
in a Nutshell 
19
Documents you may be interested
Documents you may be interested