CSU:  Accessible Technology Initiative 
PDF Accessibility: Creating Accessible PDF Documents  6 
To use PDFMaker, 
step 1.
Open the document in the application that was used to create it.  If you make any 
changes to the document, make sure that you re-save before continuing. 
step 2.
Go to the Acrobat tab, then click Create PDF (Office 2007).  If using Office 2003, 
click the PDFMaker toolbar icon located in the toolbar [      ] or click the Convert to 
Adobe PDF option located on the Adobe PDF menu. 
step 3.
Verify the Save in location for the resulting PDF (From the Save PDF File As dialog 
box), and provide a name for the new file. 
step 4.
Click Save. 
step 5.
Start Acrobat and open the file from there to verify that the PDF appears correct (if 
the new PDF document does not open right away in Acrobat). 
TIP : 
If using Microsoft Office 2007 applications, you will need to use Acrobat 
8.1 in order to have access to PDFMaker.  If using Adobe Acrobat 8, install the 
update to 8.1 from the Help menu in Acrobat. 
Converting to PDF Using “Convert to PDF” in Acrobat 
This method of creating a PDF, like PDFMaker, does create a “tagged PDF” from Microsoft 
Office documents.  Unfortunately, Office documents cannot be converted to PDF using this 
method on the Macintosh platform.   
To use “Convert to PDF”, 
step 1.
Open Acrobat. 
step 2.
Click File > Create PDF > From File. 
a.
This method is also employed by simply opening your document in Acrobat from 
the File menu in Acrobat OR by dragging your document to the Acrobat icon on 
your computer.  
step 3.
Save the resultant PDF. 
Create pdf thumbnail image - Draw thumbnail images for PDF in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Support Thumbnail Generation with Various Options for Quick PDF Navigation
pdf file thumbnail preview; pdf no thumbnail
Create pdf thumbnail image - VB.NET PDF Thumbnail Create SDK: Draw thumbnail images for PDF in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Support Thumbnail Generation with Various Options for Quick PDF Navigation
generate pdf thumbnail c#; no pdf thumbnails in
CSU:  Accessible Technology Initiative 
PDF Accessibility: Creating Accessible PDF Documents  7 
STAGE 1 - REVIEW:  CHECKING A PDF FOR ACCESSIBILITY 
Before making your PDF available to others, it is recommended that you check for accessibility 
problems using Acrobat. 
Check for tags  
If a PDF is, at minimum, able to be read by screen reader software intelligently, it 
will contain structural “tags”.  These tags define the structure (layout and contents) 
of a document for assistive devices such as screen readers.  
A PDF that contains 
these structural tags may not, however, fulfill all requirements for 
accessibility, as explained in the first page of this handout.
A PDF can be 
checked for structural “tags” by using Adobe Reader (free PDF viewer) or by using Adobe 
Acrobat Standard or Professional.  Further tests for accessibility (“full checks”) can be 
performed using the full version of Adobe Acrobat (Adobe Acrobat 6 Professional and higher 
only). 
Once you check for tags by following the steps indicated in the next section and determine that 
the document is not “Tagged”, before adding tags in Adobe Acrobat you can attempt to retrieve 
the source document (Word, PPT etc), add the structural elements necessary for the document 
to be accessible and correctly convert the document into PDF so that it will contain tags once 
you open it in Adobe Acrobat. 
TIP : 
Note that Acrobat products (versions 8+) may or may not temporarily tag 
an “untagged” PDF based on the application user settings for accessibility.  This 
does not apply, however, to image-only files (e.g. printed documents scanned 
incorrectly into Adobe).  Refer the section in this document called “Working with 
Scanned Documents” for additional information on scanned document. 
Adding Tags to a PDF using Acrobat
If using Adobe Reader, Adobe Acrobat Standard, or Professional 
software: 
step 1.
Open the PDF file in Adobe Reader or Adobe Acrobat. 
step 2.
Click the File menu, and then choose Properties. If on a 
PC you can use the shortcut CTRL + D to access the 
Properties window. 
step 3.
Click the Description tab at the top from the Properties 
window, (see screenshot at right). 
If the document is “tagged” (contains structural tags), the section 
labeled Tagged PDF at the bottom of the Properties window will 
read Yes. 
VB.NET Image: Program for Creating Thumbnail from Documents and
language. It empowers VB developers to create thumbnail from multiple document and image formats, such as PDF, TIFF, GIF, BMP, etc. It
pdf thumbnail generator online; enable thumbnail preview for pdf files
How to C#: Generate Thumbnail for Raster
VB.NET How-to, VB.NET PDF, VB.NET Word, VB.NET Excel, VB.NET And generating thumbnail for Raster Image is an easy work. How to Create Thumbnail for Raster in C#.
disable pdf thumbnails; create thumbnail from pdf
CSU:  Accessible Technology Initiative 
PDF Accessibility: Creating Accessible PDF Documents  8 
If the document does not contain tags, (Tagged PDF: 
No) then you can attempt to retrieve the source 
document by locating it on your computer and editing 
the document so that it contains all structural elements 
required to make it accessible and converting it into a 
PDF correctly. If the source document is not available 
you can attempt to use Adobe Acrobat Standard or 
Professional to save the PDF into its original format. 
Please note that this conversion process may not 
maintain the look and feel of the PDF and will involve 
heavy editing on your behalf but it is another option if 
you want to work from the source document. 
Another option if the document does not contain tags, (Tagged PDF: No) is to add tags to your 
document within Adobe Acrobat:   
step 1.
Click the Advanced menu. 
step 2.
Click Accessibility 
step 3.
Select the Add Tags to Document option from menu. Adobe will add tags to the 
document using the structural elements that were carried over from the conversion 
process from Word to PDF. 
You can also check for tags in the document by using the Tags panel (specify how to access tags 
panel here). If the tags panel indicates 
No tags Available
then you need to add tags to the 
document. 
Check for document Language:   
One of the other important things to check for in your PDF document is the document 
language. The document language tells the user in what language the document is supposed to 
be read. This enables the user to set screen readers or other assistive technology to the correct 
language settings in order to access the document. In order to set the language for an entire 
PDF document in Acrobat Professional and Acrobat Standard do the following: 
step 1.
Go to the File menu. 
step 2.
Select the Properties option. The Document Properties window appears. 
step 3.
Select the Advanced tab. 
step 4.
Navigate to the Reading Options area  
step 5.
Select English US from the language menu. If your document language is not English, 
select the appropriate language from the drop down list. 
How to C#: Set Image Thumbnail in C#.NET
VB.NET How-to, VB.NET PDF, VB.NET Word, VB.NET Excel How to C#: Set Image Thumbnail in C#.NET. With XImage.Raster SDK library, you can create an image viewer and
show pdf thumbnail in; show pdf thumbnails
How to C#: Generate Thumbnail for Word
Images. Convert Word to ODT. Convert PDF to Word. File: Create, Load a Word File. File: Merge Text Search. Insert Image. Thumbnail Create. Thumbnail Create. |. Home
pdf preview thumbnail; print pdf thumbnails
CSU:  Accessible Technology Initiative 
PDF Accessibility: Creating Accessible PDF Documents  9 
Assess Reading Order  
Another important check is reading order. Reading order is the order in which an assistive 
technology like a Screen Reader  (Job Access With Speech JAWS) will read aloud the document 
to the user. When you convert a document from Word or PowerPoint over to Adobe PDF 
format, you are carrying over the tags (labels) that identify each component of that document 
into PDF. The reading order depends on these tags (labels) that are carried over into the Adobe 
PDF document. Tags indicate to the user what items make up the document (headings, links, 
tables, images, text) and the order in which they will be read to the user of assistive technology. 
A PDF document may visually seem organized and easy to follow for a sighted user, but if the 
native documents were not created with accessibility in mind before converting these over into 
PDF, JAWS and any other screen reading software will unveil a jumble of incomprehensible 
words to a blind/low vision user trying to access the document. Fortunately, there are a few 
things you can do in Adobe Acrobat to check for reading order of your PDF. 
In Adobe Acrobat, reading order can be checked by assessing the Order Panel and the Tags 
Panel. Both panels should display the same order so that the content can be read in the same 
order whether it stays as a PDF or is exported into a Text (Accessible) version. The exported 
Text (Accessible) version of the PDF displays content in the order specified by the Tags Panel 
of the PDF. The Read Out Loud Feature in Adobe Acrobat and screen reading software such as 
Job Access With Speech (JAWS) also reads content in the order indicated by the Tags Panel. Edit 
the tags and order panels appropriately so that they match by following the steps indicated in the 
sections below. Since most of your edits to the PDF will be done using the Order Panel and the 
TouchUp Reading Order Tool, once you are done doing edits in the Order Panel, go to the Tags 
panel and make sure the tags read in the correct order as shown in the Order Panel. Just because 
the reading order is correct in the Order Panel does not mean it is correct on the tags panel. 
Remember, assistive technology reads PDF content based on the reading order indicated in the 
Tags Panel so be sure it is correct! 
Using the Tags Panel 
As mentioned earlier the tags panel displays all the structural elements contained in your 
document such as paragraphs, headings, links, lists, images etc. The order in which these items 
are displayed is the order in which they will be read out loud to a user of assistive technology, 
thus, it is important to ensure that the tag order is correct and that tags are not missing. Begin by 
opening the tags panel: 
step 1.
If the tags panel is not showing on the navigation bar, go to the View menu > 
Navigation Panels > select Tags. This will open the Content, Order and Tags panels 
in a small window. You can dock each panel on the left navigation bar by clicking on 
the tab name for each panel and dragging and dropping into the navigation panel. 
Click on the tags panel to view the tags panel (see Tools of the Trade section to 
learn how to dock these panels).  
step 2.
In the tags panel you will see an icon labeled tags which has a (+) expand button 
next to it. Click the expand (+) button to expand the list of tags. The expanded tags 
list may still contain collapsed items so you will need to make sure to click on all of 
How to C#: Generate Thumbnail for PowerPoint
Conversion. Convert PowerPoint to PDF. Convert PowerPoint File: Create, Load a PowerPoint File. File Annotate PowerPoint. Text Search. Insert Image. Thumbnail Create
pdf thumbnail; enable pdf thumbnails in
VB.NET PDF Library SDK to view, edit, convert, process PDF file
In addition, you can easily create, modify, and delete PDF NET guide to learn how to use RasterEdge PDF SDK for You may easily generate thumbnail image from PDF
create pdf thumbnail image; how to view pdf thumbnails in
CSU:  Accessible Technology Initiative 
PDF Accessibility: Creating Accessible PDF Documents  10 
the (+) expand buttons to see all tags contained in document. Take note of the tag 
order. 
step 3.
To highlight content on your PDF as you click through tag items, click on the 
Options drop down menu > select Highlight Content.  
step 4.
Move tags around by clicking on a tag so that it is highlighted and dragging and 
dropping it to the correct location. 
In this example (at right), the Tags Panel shows 
reading order beginning with an empty 
paragraph and a figure. The Read Out Loud 
Feature in Acrobat and screen reading software 
like JAWS will read the PDF by announcing the 
figure information since it goes by what is 
delineated in the tags panel. 
Using the Order Panel
When you open your PDF document in Adobe Acrobat the first thing you will notice are a 
series of menus at the top and left side of the window. The Order Panel is located on the Left 
side of the window (Navigation Panel) and allows you to view, re-order and re-tag structured 
PDF information. To view the Order Panel do the following: 
step 1.
Click the Order button located on the navigation panel on the left side of the window. 
If the Order button is not docked on the left side of the window: 
a.
Go to the View Menu, select Navigation Panels, and select Order. The Order 
button will now be available for you to select from the Navigation Panel on the left. 
How to C#: Overview of Using XImage.Raster
Create Thumbnail. See this C# guide to learn how to use RasterEdge XImage SDK for .NET to perform quick file navigation. You may easily generate thumbnail image
create thumbnail jpeg from pdf; how to make a thumbnail of a pdf
C# PDF Library SDK to view, edit, convert, process PDF file for C#
You may easily generate thumbnail image from PDF. and added to a specific location on PDF file page. In addition, you can easily create, modify, and delete PDF
pdf files thumbnails; thumbnail pdf preview
CSU:  Accessible Technology Initiative 
PDF Accessibility: Creating Accessible PDF Documents  11 
step 2.
The Order Panel will display. In the Order Panel you will see the outline of all the 
pages and components that make up your document. If this outline is not already 
expanded, you can select the maximize button (+) next to the name of the document in 
the Order Panel to expand it. 
The Order panel 
When you select the Order Panel, a series of numbered gray boxes will highlight the different 
components that make up your PDF document indicating numerically the reading order of each 
component and section on each page. The numbers match up with the numbered items you see 
in the Order Panel. Notice that when you select an item from the order panel, the gray boxes on 
the document will become highlighted in light blue. The gray numbered boxes start at number 1 
on each page of the PDF document. Take note of any items in the document that are labeled 
numerically in the wrong order. This will affect in the order the items are read to a user using a 
screen reader and in the order the information appears in a text version of the PDF document.  
Notice that the reading order for the PDF document shown above begins with “New Workshop 
for Faculty” in the Order Panel. This does not match the reading order in the Tags Panel which 
begins with information about figures in the PDF as seen in our example in the Using the Tags 
Panel section of this document. You will need to correct the reading order in the Order Panel 
to match that of the Tags Panel, or if you want the PDF to be read in the order the Order Panel 
displays, you will need to go back into the tags panel and re-arrange the tags accordingly.  
To correct the reading order of a PDF document do the following: 
step 1.
From the Order Panel, navigate to the page of the document that has the incorrect 
reading order. 
step 2.
Expand the outline of items for that page by clicking the expand (+) button. 
step 3.
You will see a series of small tan box icons next to each component on that page. 
Noting the number of the items on the page, place your cursor on the tan box for the 
component you want to re-order, and drag and drop the box above or below items in 
the outline. The selected item will be re-numbered according to the location where it 
CSU:  Accessible Technology Initiative 
PDF Accessibility: Creating Accessible PDF Documents  12 
was dragged and dropped. Verify between the document view and the order panel that 
the items are numbered correctly. 
step 4.
After editing the reading order go back to the Tags Panel and make sure the tags panel 
matches the order panel. If it does not, then begin re-ordering tags as appropriate. 
Exporting a Text (Accessible) version of PDF
After you have finished editing the reading order so that it matches both in the Order Panel and 
in the Tags panel you should save as or export the document as a Text (Accessible) file. Doing 
so will generate a text version of the PDF and allow you to see how the document is organized 
and would be read by a screen reader. Remember, the Text (Accessible) file is generated based 
on the reading order established in the Tags Panel! 
To Save the file as a Text (Accessible) file: 
step 1.
Go to the File Menu and select Save As. 
step 2.
The Save As window appears. From the Save As Type drop down menu, select Text 
(Accessible) (.txt) option. 
step 3.
Click the Save button to save the file. 
To Export the file as a Text (Accessible) file; 
step 1.
Go to the File Menu and select Export > Text > Text (Accessible) 
step 2.
The Save As window appears. Click the Save button to save the file. 
Once you have saved or exported the PDF 
file as a Text (Accessible) version, open the 
text file and review the text to make sure 
that it is displayed in the correct order. You 
can use the text file along with the PDF 
document to compare reading order in the 
Tags panel and re-order items as necessary. 
Make sure to go back to the Order Panel 
and make sure you make the same reading 
order changes there too. In our example of 
the Text (Accessible) version of the PDF 
(see screenshot at right), notice that the text 
starts with “Sacramento State University” 
which is Alt Text for figure information so 
we see that the text (accessible) content is based on the reading order in the Tags Panel. 
Once you make all necessary checks and corrections to the PDF document to make it accessible, 
save the file with all the changes, and export or save the PDF as a Text (Accessible) file to 
provide students with an accessible alternate format of the document. Refer to the Alternate 
Formats section of this document for more information on alternate formats.  
CSU:  Accessible Technology Initiative 
PDF Accessibility: Creating Accessible PDF Documents  13 
Using Assistive Technology to Check Reading Order
Now that you have visually assessed the reading order of the document, the next step is to use 
assistive technology software such as JAWS and the built in screen reading feature in Adobe 
Acrobat, Read Out Loud, to aurally assess reading order. 
Assessing Reading Order with JAWS 
If JAWS (Job Access With Speech) is installed on your computer, double click on the JAWS 
shortcut icon on your desktop or go to your start menu to locate the program. When JAWS 
opens, it will say “JAWS for Windows is Ready” and announce the title of the PDF document. 
To begin reading the PDF document select the following keystrokes and listen for the order in 
which the document is read. These are some of the most common keyboard shortcuts used to 
read the entire document and list items such as links, headings, frames and form fields. To learn 
about more Keyboard Shortcuts for JAWS visit WebAIM’s Keyboard Shortcut for JAWS 
webpage (http://www.webaim.org/resources/shortcuts/jaws.php), and Freedom Scientifics’ 
JAWS Keystrokes webpage (http://www.freedomscientific.com/training/training-JAWS-
keystrokes.htm) 
Insert + down arrow = Say All, reads until the end of the page from where the 
cursor is located 
CTRL = Interrupt Speech 
Insert + Up Arrow = Say Line, Reads the line at the active cursor 
Insert + Left Arrow = Say prior word 
Insert + Right Arrow = Say next word 
Insert + F6 = List of Headings 
Insert + F7 = List of Links 
Insert + F9 = List of Frames 
Insert + F5 = List of Form fields 
Using Adobe Acrobat Read Out Loud Feature 
You can also assess the reading order of your PDF document by using the built in screen reader 
for Adobe PDF, Read Out Loud (available in Acrobat Reader as well). To access Read Out 
Loud: 
step 1.
Go to the View menu and select Read Out Loud 
step 2.
Select Activate Read Out Loud.  
step 3.
Go back to the View Menu and select Read Out Loud 
step 4.
You will see three options:  Deactivate Read Out Loud, Read this Page Only or 
Read to End of Document. Select the appropriate option to read the document. 
CSU:  Accessible Technology Initiative 
PDF Accessibility: Creating Accessible PDF Documents  14 
Setting Page Properties for Reading Order 
step 1.
Go to the View menu > Navigation Panels > select Pages (see screenshot below). 
step 2.
The Pages Panel will display to the left of the screen.  
step 3.
Click the first page displayed in the Pages Panel Pane so that it is highlighted (below).  
step 4.
Click Options drop down menu 
button and select Page Properties… 
(screenshot at right) 
step 5.
The Page Properties dialog box 
displays. Under the “Tab Order” tab, 
select the Use Document Structure 
option and click the OK button. 
After going through these steps to assess 
reading order of your document, you will have 
an idea of how the document is read to a 
screen reader user. Performing the Full Check 
for Accessibility will pinpoint exactly where 
corrections need to be made in the document 
to make it accessible. 
CSU:  Accessible Technology Initiative 
PDF Accessibility: Creating Accessible PDF Documents  15 
Performing a Full Check for Accessibility (Acrobat Professional Only) 
A PDF that contains structural tags may not fulfill all requirements for accessibility, as explained 
on the previous page.  A full check for accessibility checks for the presence of tags as well as, 
but not limited to: 
A specified document language 
Alternate text for images 
Descriptions for form fields 
A logical tab order for form field elements. 
The standards for accessibility that must be met for electronic material at Sac State contain 
additional requirements, but those listed above are often identified as problem areas in a PDF. 
Acrobat offers standards to check against when performing a full check.  When performing a 
full check in Acrobat, check against this standard:  Section 508 Web-based intranet and 
internet information... The ability to check against standards is only available when using Adobe Acrobat 
8 Professional or later.
To perform a full check for accessibility: 
step 1.
Open the PDF file in Adobe Acrobat Professional. 
step 2.
Click the Advanced menu, choose Accessibility, then Full Check. 
step 3.
Make sure Create 
Accessibility Report is 
checked (under 
Report and 
Comments Options
).  Note 
the location the report will be 
saved to. 
step 4.
Choose Section 508 Web-
based intranet and 
internet… from the Name 
drop-down menu (under 
Checking Options
). 
step 5.
Click the Start Checking 
button at the bottom. 
a.
When finished, Acrobat 
will display an Accessibility 
Report in the navigation panel at the left.  A copy of this report will also be saved 
on your computer at the location you noted in step 3 above.   
step 6.
View the report that was created.  You can view it in Acrobat after it is created, or open 
up the saved report from the location you noted in step 3 above. 
Check Create 
Accessibility 
Choose a standard 
to check against. 
It is often easier to locate problem areas in a PDF by using the accessibility report that is 
displayed in Acrobat immediately after running a full check.  You may want to explore this 
option before viewing a report from the saved file (from step 3 above). 
Documents you may be interested
Documents you may be interested