Excel 2010: Creating External References  
Topics came directly from Microsoft Excel 2010 Help. 
ICT Training, Maxwell School of Syracuse University  
Page 1 
Creating External References in  
Microsoft Excel 2010 
Table of Contents 
LINKING TO CELL REFERENCES ............................................................................................................................ 2
C
REATE A CELL REFERENCE ON THE SAME WORKSHEET
................................................................................................... 2
C
REATE A CELL REFERENCE TO ANOTHER WORKSHEET
.................................................................................................... 3
C
REATE A CELL REFERENCE BY USING THE 
L
INK 
C
ELLS COMMAND
................................................................................. 3
C
HANGE A CELL REFERENCE TO ANOTHER CELL REFERENCE
............................................................................................ 4
CREATE LINKS TO OTHER WORKBOOKS ............................................................................................................ 4
C
REATE A LINK BETWEEN CELLS IN DIFFERENT WORKBOOKS
........................................................................................... 4
MANAGE LINKS ............................................................................................................................................................. 5
C
ONTROL WHEN EXTERNAL REFERENCES 
(
LINKS
)
ARE UPDATED
..................................................................................... 5
Control the startup prompt for updating all of the links .............................................................................................. 5
Decide whether to update links when prompted at startup .......................................................................................... 6
Manually update links to other workbooks ................................................................................................................. 6
Change the source of a link ......................................................................................................................................... 7
Break a link to an external reference ........................................................................................................................... 7
OVERVIEW OF CONNECTING TO (IMPORTING) DATA .................................................................................... 7
CONNECT TO ACCESS DATA FROM EXCEL ......................................................................................................... 8
M
ANAGE CONNECTIONS BY USING THE 
W
ORKBOOK 
C
ONNECTIONS DIALOG BOX
............................................................ 9
Identify a connection ................................................................................................................................................... 9
Add a connection ......................................................................................................................................................... 9
Remove one or more connections ............................................................................................................................... 9
Display connection information ................................................................................................................................ 10
Refresh the external data ........................................................................................................................................... 10
Display the locations of one or more connections in the workbook ......................................................................... 10
C
ONNECTION PROPERTIES
.............................................................................................................................................. 11
Connection name and Description boxes .................................................................................................................. 11
Usage tab options ...................................................................................................................................................... 11
Definition tab options ................................................................................................................................................ 12
ADD, REMOVE, OR MODIFY A TRUSTED LOCATION FOR YOUR FILES ................................................... 14
A
DD A TRUSTED LOCATION
............................................................................................................................................ 14
R
EMOVE A TRUSTED LOCATION
...................................................................................................................................... 14
M
ODIFY A TRUSTED LOCATION
....................................................................................................................................... 15
W
HEN SHOULD 
I
USE A TRUSTED LOCATION
? ................................................................................................................. 15
W
HICH TRUSTED LOCATIONS ARE BETTER
? .................................................................................................................... 15
V
IEW MY OPTIONS AND SETTINGS IN THE 
T
RUST 
C
ENTER
............................................................................................... 15
.Pdf printing in thumbnail size - Library control API:C# PDF Thumbnail Create SDK: Draw thumbnail images for PDF in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Support Thumbnail Generation with Various Options for Quick PDF Navigation
www.rasteredge.com
.Pdf printing in thumbnail size - Library control API:VB.NET PDF Thumbnail Create SDK: Draw thumbnail images for PDF in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Support Thumbnail Generation with Various Options for Quick PDF Navigation
www.rasteredge.com
Excel 2010: Creating External References  
Topics came directly from Microsoft Excel 2010 Help. 
ICT Training, Maxwell School of Syracuse University  
Page 2 
Linking to Cell References 
A cell reference refers to a cell or a range of cells on a worksheet. The cell reference can be used in a formula 
so that Microsoft Office Excel can find the values or data that you want that formula to calculate. 
In one or several formulas, you can use a cell reference to refer to: 
Data from one cell on the worksheet. 
Data that is contained in different areas of a worksheet. 
Data in cells on other worksheets in the same workbook. 
For example: 
This formula: 
Refers to: 
And Returns:  
=C2 
Cell C2 
The value in cell C2. 
=Asset-
Liability 
The cells named Asset and 
Liability 
The value in the cell named Liability subtracted from the value 
in the cell named Asset. 
=Sheet2!B2 
Cell B2 on Sheet2 
The value in cell B2 on Sheet2. 
Create a cell reference on the same worksheet 
1)  Click the cell in which you want to enter the formula. 
2)  In the formula bar 
, type = (equal sign). 
3)  Do one of the following:  
a)  Select the cell reference. 
Cell reference: To create a reference, select a cell or range of cells on the same worksheet.  
(1) Cell references and the borders around the corresponding cells are color-coded to make it easier 
to work with them. 
The first cell reference is B3, the color is blue, 
and the cell range has a blue border with square 
corners. 
The second cell reference is C3, the color is 
green, and the cell range has a green border 
with square corners. 
b)  Type the defined name. 
Defined name: To create a reference to a defined name, do one of the following: 
(1) Type the name. 
(2) Press F3, select the name in the Paste name box, and then click OK
Note: If there is no square corner on a color-coded border, the reference is to a named range. 
4)  Press ENTER. 
Library control API:Create Thumbnail Winforms | Online Tutorials
For information about saving & printing images in Create Thumbnail; Generate Barcodes on Your Documents; Read Processing; RasterEdge OCR Engine; PDF Reading; Encode
www.rasteredge.com
Library control API:VB.NET Image: Visual Basic .NET Guide to Draw Text on Image in .
can adjust the text font, font size, font type System.IO Imports System.Drawing.Printing Imports RasterEdge & profession imaging controls, PDF document, image
www.rasteredge.com
Excel 2010: Creating External References  
Topics came directly from Microsoft Excel 2010 Help. 
ICT Training, Maxwell School of Syracuse University  
Page 3 
Create a cell reference to another worksheet 
You can refer to cells that are on other worksheets by appending the name of the worksheet followed by an 
exclamation point (!) to the start of the cell reference. In the following example, the worksheet function named 
AVERAGE calculates the average value for the range B1:B10 on the worksheet named Marketing in the 
same workbook. 
Refers to the worksheet named Marketing 
Refers to the range of cells between B1 and B10, inclusively 
Separates the worksheet reference from the cell range reference 
1)  Click the cell in which you want to enter the formula. 
2)  In the formula bar, type = (equal sign). 
3)  Click the tab for the worksheet to be referenced. 
4)  Select the cell or range of cells to be referenced. 
Note: If the name of the other worksheet contains nonalphabetical characters, you must enclose the name 
(or the path) within single quotation marks ('). 
Create a cell reference by using the Link Cells command 
Alternatively, you can copy and paste a cell reference and then use the Link Cells command to create a cell 
reference. You can use this command to: 
Easily display important information in a more prominent position. Let's say that you have a workbook 
that contains many worksheets, and on each worksheet is a cell that displays summary information about 
the other cells on that worksheet. To make these summary cells more prominent, you can create a cell 
reference to them on the first worksheet of the workbook, which enables you to see summary information 
about the whole workbook on the first worksheet. 
Make it easier to create cell references between worksheets and workbooks. The Link Cells command 
automatically pastes the correct syntax for you. 
1)  Click the cell that contains the data you want to link to. 
2)  On the Home tab, in the Clipboard group, click Copy  . 
3)  Click the cell that you want to link from. 
4)  On the Home tab, in the Clipboard group, click Paste  .  
a)  By default, the Paste Options 
button appears when you paste copied data. 
b)  Click the Paste Options button, and then click Paste Link 
c) Alternatively, you can right-click the cell and choose Paste Link 
from the menu. 
Library control API:XImage.Raster for .NET, Comprehensive .NET RasterImage SDK
resolution printing; More about Image Saving & Printing Create thumbnail directly in image. provide powerful & profession imaging controls, PDF document, image
www.rasteredge.com
Library control API:VB.NET Image: How to Create Visual Basic .NET Windows Image Viewer
image, rotating and flipping an image, printing & saving including png, jpeg, gif, tiff, bmp, PDF, and Word You can accurately define the size and location of
www.rasteredge.com
Excel 2010: Creating External References  
Topics came directly from Microsoft Excel 2010 Help. 
ICT Training, Maxwell School of Syracuse University  
Page 4 
Change a cell reference to another cell reference 
1)  Double-click the cell that contains the formula that you want to change.  
a)  Excel highlights each cell or range of cells with a different color. 
2)  Do one of the following:  
a)  To move a cell or range reference to a different cell or range, drag the color-coded border of the cell or 
range to the new cell or range. 
b)  To include more or fewer cells in a reference, drag a corner of the border. 
c)  In the formula bar, select the reference in the formula, and then type a new reference. 
d)  Press F3, select the name in the Paste name box, and then click OK
3)  Press ENTER. 
Create links to other workbooks 
A link is a formula that gets data from a cell in another workbook. When you open a workbook that contains 
links (called the destination workbook), Microsoft Excel reads in the latest data from the source workbook or 
workbooks. Use links when you want to maintain information in a single workbook, but also use the 
information in other workbooks.  
When you create a link, Excel creates a formula that includes the name of the source workbook in brackets [ ], 
followed by the worksheet name, an exclamation point, and the cell reference. 
Create a link between cells in different workbooks 
1)  Open both the workbook that will contain the link, and the workbook that contains the data you want to 
link to. 
2)  Do one of the following: 
a)  Use Paste Link: 
In the source workbook, select the cells you want to link to and click the Copy button.  
Switch to the destination workbook and click the upper left cell of the range where you want the 
links. 
Right-click in the cell, and then choose click Paste Link. 
b)  Enter a formula: 
Select the cell that will contain the link, and do one of the following: 
(1) If you are creating a new formula, type = (an equal sign).  
(2) If you are entering the link elsewhere in the formula, type the operator or function that you want 
to precede the link. 
Activate of the source workbook, and then click the worksheet that contains the cell(s) you want to 
link to. 
Select the cell(s) you want to link to. 
When you finish entering the formula, press ENTER. 
3)  You can copy and autofill linking formulas as you do other Excel formulas. 
FYI, when you click a cell containing a link and the source workbook is closed, you'll see the full path to the 
source workbook. 
Library control API:VB.NET Image: How to Draw Annotation on Doc Images with Image SDK
and bmp) or documents (like multi-page TIFF, Microsoft Office Word and PDF file You can freely control the annotation shapes, the outline size (width and height
www.rasteredge.com
Library control API:VB.NET Image: VB.NET Code to Create Watermark on Images in .NET
font type "Times New Roman", size "16", and style System.IO Imports System.Drawing. Printing Imports RasterEdge & profession imaging controls, PDF document, tiff
www.rasteredge.com
Excel 2010: Creating External References  
Topics came directly from Microsoft Excel 2010 Help. 
ICT Training, Maxwell School of Syracuse University  
Page 5 
Manage Links 
You can use the Edit Links dialog box to manage your links. 
When you open the Edit Links dialog box (Data / 
Connections / Edit Links), you are able to manage 
your sources. 
When you click Update Values, your destination 
file is updated with the most current data from a 
source file  
Click the 
Change Source…
button if the source 
file name or location has changed. 
When you click Open Source, whatever sources 
you have selected in the list will open. 
Click Break Link to break the link between the source file and the destination file. 
Click the Check Status button to make sure there are no problems with your source file. 
o
OK
” indicates that the source file is found, and working normally.
o
If a source file is opened on your computer, you will see “
Source is open
”.
o
If your values in the destination file are not 
up to date, you will see “
Warning: Values not 
updated
”.
o
If a source file cannot be found, you will see “
Error: Source not found
”.
Click Startup Prompt to view or edit whether a destination file should be automatically updated upon 
opening the file, should not be automatically updated upon opening the file, or whether a prompt should 
alert the user that there are links and then let the user decide to update or not update. 
Control when external references (links) are updated 
If the workbook that you have opened (called a destination file) contains links to other workbooks or files 
(called source files), and the source files have changed, the links in the workbook that you are opening may 
display information that is out of date. When you create external references, you can control whether the 
external references stay up to date, and when they are updated. If another user has changed a value in a cell, 
Microsoft Excel does not look for the new value unless you tell it to. When the source workbook and the 
destination workbook are open on the same computer, links are updated automatically.  
Control the startup prompt for updating all of the links 
Don't ask to update links for this workbook, and let me control whether links are updated 
Warning: This option affects all users of the workbook. If you choose not to update links, and not to prompt, 
users of the workbook will not know that the data is out of date. 
1)  On the Data tab, in the Connections group, click Edit 
Links. 
2)  Click Startup Prompt. 
3)  Select the option that you want. 
NoteEven if you specify that Excel should not ask whether to 
update links, you will still be notified if there are any broken 
links. 
Library control API:C# Image: How to Draw Text on Images within Rasteredge .NET Image
such as adjusting text font size, color, style and System.IO; using System.Drawing. Printing; using RasterEdge & profession imaging controls, PDF document, tiff
www.rasteredge.com
Library control API:VB.NET Image: How to Create New Images Using VB.NET Codes in .NET
the complete VB.NET sample codes for printing a high settings like image color and size according to powerful & profession imaging controls, PDF document, tiff
www.rasteredge.com
Excel 2010: Creating External References  
Topics came directly from Microsoft Excel 2010 Help. 
ICT Training, Maxwell School of Syracuse University  
Page 6 
Don't ask whether to update links when I open any workbook, and update links automatically 
This option is for the current user only, and affects every workbook opened. Other users are not affected. This 
option also affects links to other programs. 
1)  Click the File tab, click Options, and then click the Advanced category. 
2)  Under When calculating this workbook, clear the Update links to other documents check box. If this 
check box is clear, the links are automatically updated, and no prompt is displayed. 
Decide whether to update links when prompted at startup 
There are a number of decisions you can make in the Startup Prompt dialog box. 
If you know you are not connected to the source 
Click Don't Update. Excel cannot update from a source that is not connected. For example, the source 
may be on a network, and you may not be connected to that network. 
If you want the data as it already exists, and don't want it replaced with new data 
Click Don't Update. 
If you tried to update last time, and it took too long 
Click Don't Update. If the data does not need to be the most current, you can save time by not updating all 
of the links. After opening the workbook, on the Data tab, in the Connections group, click Edit Links, 
and then update the links only from the sources that you need. 
If someone else created the workbook, and you don't know why you are seeing this prompt 
Click 
Don’t Update
. Contact the owner of the workbook. You can also investigate what links are in the 
workbook. On the Data tab, in the Connections group, click Edit Links
Don't prompt for all workbooks I open, and update the links automatically 
This option is for the current user only, and affects every workbook opened. Other users of the workbook are 
not affected. 
1)  Click the File tab, click Options, and then click the Advanced category. 
2)  Under General, clear the Ask to update automatic links check box. If this check box is cleared, the links 
are automatically updated, and no alert is displayed. 
If you know the workbook Excel is trying to connect to is available 
Click Update. This ensures that you have the latest data. 
Manually update links to other workbooks 
1)  Open the workbook that contains the links. 
2)  On the Data tab, in the Connections group, click Edit Links
3)  In the Source list, click the linked object that you want to update.  
a)  To select multiple links, hold down CTRL and click each linked object. 
b)  To select all links, press CTRL+A. 
4)  Click Update Values. 
Library control API:VB.NET Image: Web Image and Document Viewer Creation & Design
document pages with zero footprint and thumbnail preview support Basic project is capable of printing current image toolkit to print bitonal images, PDF, and so
www.rasteredge.com
Library control API:VB.NET Image: Compress & Decompress Document Image; RasterEdge .
System.IO Imports System.Drawing.Printing Imports RasterEdge decompressing: reduce Word document size according to Scanned PDF encoding and decoding: compress a
www.rasteredge.com
Excel 2010: Creating External References  
Topics came directly from Microsoft Excel 2010 Help. 
ICT Training, Maxwell School of Syracuse University  
Page 7 
Change the source of a link 
Change the source workbook for all links that use the source 
1)  Open the workbook that contains the link. 
2)  On the Edit menu, click Links
3)  In the Source box, click the name of the link whose source you would like to change. 
4)  Click Change Source. 
5)  In the Change Source dialog box, click the source workbook you want to refer to. 
Change the source of one link without affecting other links that use the source 
1)  Select the cell with the link. 
2)  In the formula bar 
, look for a reference to another workbook, such as C:\Reports\[Budget.xls], 
and change it to the name of the new workbook. 
Break a link to an external reference 
Important: When you break a link to the source workbook of an external reference, all formulas that that use 
the value in the source workbook are converted to their current values. For example, if you break the link to 
the external reference =SUM([Budget.xls]Annual!C10:C25), it is converted to =45. Because this action 
cannot be undone, you may want to save a version of the destination workbook. 
1)  On the Data tab, in the Connections group, click Edit Links.  
Note: The Edit Links command is unavailable if your file does not contain linked information. 
2)  In the Source list, click the link that you want to break. 
a)  To select multiple linked objects, hold down CTRL, and then click each linked object. 
b)  To select all links, press CTRL+A. 
3)  Click Break Link. 
4)  If the link used a defined name, the name is not automatically removed. You may want to delete the name 
as well.  
a)  How to delete a name: 
On the Formulas tab, in the Defined Names group, click Name Manager
In the Name Manager dialog box, click the name that you want to change. 
Click the name to select it. 
Click Delete / click OK to confirm the deletion 
Overview of connecting to (importing) data 
Data in an Excel workbook can come from two different locations. The data may be stored directly in the 
workbook, or it may be stored in an external data source, such as a text file, a database, or an Online 
Analytical Processing (OLAP) cube. This external data source is connected to the workbook through a data 
connection, which is a set of information that describes how to locate, log in to, and access the external data 
source. 
When you are connected to an external data source, you can also perform a refresh operation to retrieve the 
updated data. Each time that you refresh data, you see the most recent version of the data, including any 
changes that were made to the data since it was last refreshed. 
Excel 2010: Creating External References  
Topics came directly from Microsoft Excel 2010 Help. 
ICT Training, Maxwell School of Syracuse University  
Page 8 
To bring external data into Excel, you need access to the data. If the external data source that you want to 
access is not on your local computer, you may need to contact the administrator of the database for a 
password, user permissions, or other connection information. If the data source is a database, make sure that 
the database is not opened in exclusive mode. If the data source is a text file or a spreadsheet, make sure that 
another user does not have it open for exclusive access. 
Connect to Access data from Excel 
To bring Access data that can be refreshed into Excel, you can create a connection to the Access database and 
then retrieve all of the data from a table or query. The main benefit of connecting to Access data instead of 
importing it is that you can periodically analyze this data in Excel without repeatedly copying or exporting the 
data from Access. After you connect to the data, you can also automatically refresh (or update) your Excel 
workbooks from the original Access database whenever the database is updated with new information.  
1)  Click the cell where you want to put the data from the Access database. 
2)  On the Data tab, in the Get External Data group, click From Access
3)  Locate and double-click the Access database that you want to import. 
4)  In the Select Table dialog box, 
click the table or query that you 
want to import, and then click 
OK 
5)  In the Import Data dialog box, do the following: 
a)  Under Select how you want to view this data in your 
workbook, do one of the following: 
To view the data as a table, select Table
To view the data as a PivotTable report, select 
PivotTable report. 
To view the data as a PivotChart and PivotTable 
report, select PivotChart and PivotTable report. 
Optionally, click Properties to set refresh, formatting, 
and layout options for the imported data, and then 
click OK
b)  Under Where do you want to put the data? do one of 
the following:  
To return the data to the location that you selected, click Existing worksheet. 
To return the data to the upper-left corner of the new worksheet, click New worksheet
c)  Click OK. 
6)  Excel puts the external data range in the location that you specify. 
Excel 2010: Creating External References  
Topics came directly from Microsoft Excel 2010 Help. 
ICT Training, Maxwell School of Syracuse University  
Page 9 
Manage connections by using the Workbook Connections dialog box 
You can use Microsoft Excel to create and edit connections to external data sources that are stored in a 
workbook or in a connection file. By using the Workbook Connections dialog box, you can easily manage 
these connections, including creating, editing, and deleting them. 
Security: Connections to external data may be currently disabled on your computer. To connect to data when 
you open a workbook, you must enable data connections by using the Trust Center bar, or by putting the 
workbook in a trusted location. For instructions on how to use the Trust Center, see page 14. 
The Workbook Connections dialog box helps you 
manage one or more connections to external data 
sources in your workbook. You can use this dialog 
box to do the following: 
Create, edit, refresh, and delete connections that 
are in use in the workbook. 
Verify where external data is coming from, 
because, for example, the connection was defined 
by another user. 
Show where each connection is used in the 
current workbook. 
Diagnose an error message about connections to 
external data. 
Redirect a connection to a different server or data source, or replace the connection file for an existing 
connection. 
Display the Existing Connections dialog box to create new connections.  
Display the Connection Properties dialog box to modify data connection properties, edit queries, and 
change parameters.  
Make it easy to create and share connection files with users. 
Identify a connection 
In the top portion of the dialog box, all connections in the workbook are displayed automatically with the 
following information:  
Name: The name of the connection, defined in the Connection Properties dialog box. 
Description: An optional description of the connection, defined in the Connection Properties dialog box. 
Last refreshed: The date and time that the connection was last successfully refreshed. If blank, then the 
connection has never been refreshed. 
Add a connection 
1)  Click Add to display the Existing Connections dialog box.  
Remove one or more connections 
1)  Select one or more connections to be removed from the workbook, and then click Remove.  
Excel 2010: Creating External References  
Topics came directly from Microsoft Excel 2010 Help. 
ICT Training, Maxwell School of Syracuse University  
Page 10 
Notes: 
This button is disabled when the workbook is protected or an object, such as a PivotTable report, that uses 
the connection is protected.  
Removing a connection only removes the connection and does not remove any object or data from the 
workbook.  
Important: Removing a connection breaks the connection to the data source and may cause unintended 
consequences, such as different formula results and possible problems with other Excel features. 
Display connection information 
1)  Select a connection, and then click Properties to display the Connection Properties dialog box.  
Refresh the external data 
1)  Click the arrow next to Refresh, and then do one of the following: 
a)  To refresh specific connections, select one or more connections, and then click Refresh. 
b)  To refresh all connections in the workbook, clear all connections, and then click Refresh All. 
c)  To get status information about a refresh operation, select one or more connections, and then click 
Refresh Status
d)  To stop the current refresh operation, click Cancel Refresh
Display the locations of one or more connections in the workbook 
1)  Select one or more connections, and then under Locations where connections are used in this workbook, 
click the link Click here to see where the selected connections are used 
a)  The following information is displayed.  
Sheet: The worksheet where the connection is used. 
Name: The Excel query name. 
Location: The reference to a cell, range, or object. 
Value: The value of a cell, or blank for a range of cells. 
Formula: The formula of a cell, or for a range of cells. 
2)  Selecting another connection at the top of the dialog box clears the display of the current information. 
Documents you may be interested
Documents you may be interested