c# adobe pdf reader control : Add and delete pages in pdf SDK software service wpf winforms azure dnn SCOct20140-part1792

Southern Communicator is a joint publication of:
Australian 
Society for 
Technical 
Communication (NSW) Inc
Issue 33 
ISSN 1832-0120
October 2014 
The Australian and New Zealand Journal of Technical Communication 
Future Trends in Technical 
Communication 
Does Length Matter? 
Ditching MS Windows for Ubuntu 
Writing Enterprise Documents 
with an Upstream 
From Paper to Online Using 
Freeware Tools 
Dr JoAnn Hackos in Sydney 
Add and delete pages in pdf - insert pages into PDF file in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Guide C# Users to Insert (Empty) PDF Page or Pages from a Supported File Format
add page numbers to pdf document; adding pages to a pdf document in preview
Add and delete pages in pdf - VB.NET PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Easy to Use VB.NET APIs to Add a New Blank Page to PDF Document
add pages to pdf; add page number to pdf document
VB.NET PDF Page Delete Library: remove PDF pages in vb.net, ASP.
In order to run the sample code, the following steps would be necessary. Add necessary references: How to VB.NET: Delete Consecutive Pages from PDF.
add page to pdf; add page numbers pdf
C# PDF Page Delete Library: remove PDF pages in C#.net, ASP.NET
XDoc.PDF enables you to delete PDF page(s) with customized options, including a single page, a series of pages, and random pages to be Add necessary references
add pages to pdf preview; adding a page to a pdf in reader
Southern Communicator 
Issue 33, October 2014 
Contents 
From the Editor’s Desk 
Sue Woolley gives us an outline of what we are to expect in this issue of Southern Communicator.  
Foreword 
Graham Jones gives an overview of a study showing that poor grammar and language online can be 
linked to perceived incompetence. 
How to Write a Perfect Listicle 
Thomas Murrell explains how he believes that writing listicles (articles that are based on tips or lists) is 
one of the fastest and most effective public relations writing tools around.  
Trends in Technical Communication: The Landscape Changes ... Again 
Neil Perlin discusses the latest trends in technical communication. 
Does Length Matter? 
Geoffrey Marnell explores the word-count myth. 
11 
Ditching MS Windows or Mac OS for Ubuntu: A Win-Win or Lose-Lose Decision? 
Alexander Timanyuk has recently moved from Windows to the Linux-based Ubuntu operating system and 
describes his experience. 
13 
From Paper to Online using Freeware Tools 
Swapnil Ogale describes a how he used freeware tools to publish content online. 
15 
Writing Enterprise Documents with an Upstream: A Life Lesson in Giving Back 
Lana Brindley explores the challenges of being a good citizen in the open source community whilst still 
earning a living in the “real” world. 
18 
Southern Communicator Reader Survey 
Sue Woolley summarises the results of the recent Southern Communicator reader survey.  
20 Dr 
JoAnn Hackos in Sydney 
Tim Hildred shares his reflections on a day with JoAnn Hackos. 
23 
Going National in Australia: The Long and Winding Road 
Sue Woolley reflects on the history of the nationalisation of the technical communication societies in 
Australia.  
Editorial team: 
Sue Woolley, Janet Taylor, Howard Silcock,  
Ana Young, Samantha Jones and Jeff Sneddon. 
Final proof 
reader: 
Steve Moss. 
Copyright:  
Articles remain the copyright of the author. 
Cover design: 
Mike Moore. 
Disclaimer:  
The views expressed in articles in this journal are not 
necessarily those of the editors. 
Contact:  
Send any contributions, letters, subscription or 
advertising queries to 
southerncommunicator@tcanz.org.nz
C# PDF File & Page Process Library SDK for C#.net, ASP.NET, MVC
C# Page: Insert PDF pages; C# Page: Delete PDF pages; C# Read: PDF Text Extract; C# Read: PDF Image Extract; C# Write: Insert text into PDF; C# Write: Add Image
add page numbers to pdf preview; adding a page to a pdf in preview
C# PDF insert image Library: insert images into PDF in C#.net, ASP
C#.NET PDF SDK - Add Image to PDF Page in C#.NET. How to Insert & Add Image, Picture or Logo on PDF Page Using C#.NET. Add Image to PDF Page Using C#.NET.
add blank page to pdf; add page numbers to a pdf in preview
From the Editor’s Desk 
Issue 33, October 2014 
Southern Communicator 
From the Editor’s Desk 
Sue Woolley gives us an outline of what we are to expect in this issue of Southern 
Communicator. 
Our profession is constantly changing, 
and the skills and knowledge that we 
need to stay current and employable 
are also shifting rapidly. Neil Perlin has 
identified seven major trends that will 
affect all of us. 
When writing technical documentation, 
one of the many techniques I use to aid 
readability is using short sentences and 
paragraphs to help my readers 
understand the content on their first 
reading. Geoffrey Marnell explores the 
commonly accepted guidelines for 
sentence length and has come up with 
a very surprising conclusion. This 
article is a must read! 
I have to admit that I have had very 
little exposure to open source tools and 
technologies, so I was very interested 
to read the three articles focussing on 
different aspects of the open source 
world. 
Alexander Timanyuk has recently 
moved from using Microsoft Windows 
to the Linux-based Ubuntu operating 
system. He shares his experience and 
outlines why he thinks that we should 
all consider following his lead. 
Swapnil Ogale recounts a project he 
worked on where he felt that supplying 
the content in an online format as well 
as in Microsoft Word would benefit the 
end users enormously. Unfortunately 
there was no budget for a help 
authoring tool, so he researched 
freeware alternatives which he then 
used to produce online content to add 
value to the original project. 
Lana Brindley is an avid contributor to 
the open source community and 
describes how she manages to stay 
sane while also working in a “real” job. 
On a completely different topic, 
Thomas Murrell explains how to write 
a listicle.  Never heard of it? Neither 
had I! Read Thomas’s article to find out 
more.  
In June, the ASTC (NSW) and the STC 
Australia organised a one-day 
conference with Dr JoAnn Hackos as 
the main presenter, to explore the issue 
of “Technical Communication in the 21
st
Century”. Tim Hildred attended the 
event and shares some of the 
conference highlights with us. 
For those of us in Australia, there are 
big changes happening. The ASTC 
(Vic) and ASTC (NSW) are finally 
merging to form a national Australian 
society. This was originally proposed 
ten years ago, and I share some of the 
background to this major event. 
As you are aware, Southern 
Communicator has recently entered its 
10
th
year. The editors wanted to know 
what you thought of the journal and 
whether you felt that it was still a 
valuable and relevant publication. To 
this end, we sent out a survey to all 
members of ASTC (Vic), ASTC (NSW) 
and TCANZ in May. I am delighted to 
say that we had an overwhelmingly 
positive response to the journal, and a 
summary of the results is published in 
this issue. For those of us who work 
behind the scenes to produce the 
journal every four months, your positive 
comments have been very encouraging 
and motivating. 
Happy reading! 
Housekeeping 
Submission guidelines 
We welcome articles on all aspects of 
technical communication. 
Please submit articles following the 
‘Contributor’s Guidelines’, obtained from 
southerncommunicator@tcanz.org.nz 
Contributors are responsible for obtaining 
permission to reproduce any third-party 
copyright material used in their articles.  
Articles may be edited for space 
considerations or to meet other 
publication requirements. 
When submitting an article, please 
include a short biography and photograph 
of yourself. 
Articles 
The author’s biography is printed at 
the beginning of the article so that 
you can easily see whether the 
author is affiliated with the product 
or service they are writing about. 
You can then make your own 
decision about whether the 
information in the article is of 
interest to you. 
Distribution 
Southern Communicator is 
published three times a year. 
If you are a member of 
ASTC (Vic), TCANZ,  
or ASTC (NSW), you 
receive this journal as one 
of the benefits of membership.
Advertising 
Advertising rates:  
Full page: AU$200, Half page: AU$100 
Quarter page: AU$50 
Business card size: AU$25. 
Advertisements will be clearly marked. 
The author of the advertisement will be 
responsible for the accuracy of the 
content. Direct advertising enquiries to: 
southerncommunicator@tcanz.org.nz 
Next issues and deadlines 
February 2015  
Deadline January 6. 
June 2015 
Deadline May 4. 
October 2015 
Deadline September 5. 
VB.NET PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password
passwordSetting.IsAssemble = True ' Add password to PDF file. These two demos will help you to delete password for an encrypted PDF file.
adding page numbers in pdf file; adding page numbers to pdf in preview
C# PDF Sticky Note Library: add, delete, update PDF note in C#.net
C#.NET PDF SDK - Add Sticky Note to PDF Page in C#.NET. Able to add notes to PDF using C# source code in Visual Studio .NET framework.
add page to a pdf; add contents page to pdf
Southern Communicator 
Issue 33, October 2014 
Foreword 
Graham Jones gives an overview of a study showing that poor grammar and language online 
can be linked to perceived incompetence. 
Online you can find a variety of 
linguistic approaches from the formal, 
academic approach right through to 
slang and “text speak”. On social 
networks, in particular, there is a trend 
for people to use short forms, 
abbreviations and “online speak” 
instead of what you might call 
“everyday” language. Indeed, many 
people resort to abbreviated speech 
on Twitter, for instance, because of the 
limitation of the space available. 
Online you must write 
proper, like, you-know-
what-I-mean, init? 
However, the way we say things online 
appears to influence what people think 
about us. Even if we think that 
“everyone knows” that we are using 
“text speak” for convenience and that 
none of us really speak like that, it 
turns out that using such language 
does impact on our reputations. 
In a study at the University of the West 
of Scotland researchers found that 
non-grammatical speech used on 
Facebook reduced perceptions of the 
individual. The research demonstrated 
that when people did not spell 
correctly, when they used “text speak” 
and when they were otherwise 
grammatically incorrect in Facebook 
postings their perceived employability 
went down. Furthermore, the people 
were seen as less competent and less 
intelligent than those who did use 
“correct English”. 
In order to check that the participants 
were not basing their judgements on 
some other aspect of the Facebook 
user, the study also checked for 
perceived attractiveness. There was 
no relationship between the low-level 
language and the attractiveness 
ratings of the people, indicating that it 
is the words alone that seem to have a 
special meaning about how we 
perceive someone online. 
What does this all mean 
for businesses online? 
It suggests that you need to “write 
proper”. Allowing your staff to blog 
using poor language, however 
“modern”, appears to have 
consequences. The use of improper 
language on social media also has an 
impact. Staff members using colloquial 
language online could well have an 
effect on how they – and your 
business – are perceived. 
It all implies that each business should 
have a “style guide” on the language to 
use and the way to write online. Many 
firms have social media policies – but 
these cover things like security and 
issues surrounding what is acceptable 
generally. Few businesses seem to 
have guidance on “how” to write online 
– it seems that it is assumed people 
can write. Yet, many people cannot. 
Online communication is focused on 
the written word and it is these written 
words which are central to the 
impression conveyed about your 
company. Yet, how much training has 
there been in your business in terms of 
writing skills? 
Writing is the number one thing people 
do online – but writing is rarely 
taught beyond school. Businesses 
assume their staff can write. Is that 
a fair assumption? 
References 
Scott, Graham G., Sinclair, Jason, 
Short, Emma, and Bruce, Gillian. 
Cyberpsychology, Behavior, and 
Social Networking. August 2014, 
17(8): 562-566. 
doi:10.1089/cyber.2013.0584.  
http://online.liebertpub.com/doi/ab
s/10.1089/cyber.2013.0584 
Graham’s career in communications 
began during his teens when he 
started writing for local publications 
and then became a contributor to BBC 
Radio Medway. 
After a degree in Human Biology, he 
spent time as a journalist, press officer 
for a record company and editor of two 
weekly medical news magazines. 
Graham then set up his own business 
providing editorial services to the 
media and industry.  
When the web came along, Graham 
extended his interest in communication 
to the world of the Internet and since 
the late 1990s has been working as a 
psychologist specialising in the way 
people use the Internet. 
Graham is the author of 29 books, is a 
Fellow of The Professional Speaking 
Association as well as a member of 
both the British Psychological Society 
and the Society of Authors. 
http://grahamjones.co.uk/ 
VB.NET PDF insert image library: insert images into PDF in vb.net
with this sample VB.NET code to add an image to textMgr.SelectChar(page, cursor) ' Delete a selected As String = Program.RootPath + "\\" output.pdf" doc.Save
adding page numbers pdf; add page numbers pdf file
C# PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password in C#
passwordSetting.IsAssemble = true; // Add password to PDF file. These C# demos will help you to delete password for an encrypted PDF file.
add or remove pages from pdf; add page number pdf
Issue 33 October, 2014 
Southern Communicator 
How to Write a Perfect Listicle 
Thomas Murrell explains how he believes that writing listicles (articles that are based on tips 
or lists) is one of the fastest and most effective public relations writing tools around. 
Today, content marketing is one of the 
hottest marketing trends around. It is 
the process of communicating with 
customers without selling.  
How do you do this?  
By delivering information that 
educates your customers, positions 
you or your brand as the market 
leaders and makes buyers more 
intelligent.  
It is about uniquely tailored content 
that adds value, and ultimately builds 
trust with your customers.  
This will lead to increased sales and 
greater brand loyalty.  
It positions you or your company as 
the recognised authority, trusted 
advisor and go-to guru.  
Writing articles for online newsletters, 
social media and websites can be a 
low cost, effective and powerful way of 
marketing yourself to new clients.  
Writing listicles – articles that are 
based on tips or lists – is one of the 
fastest and most effective public 
relations writing tools around.  
I love writing listicles and have done 
so for nearly 15 years.  
They have generated a ton of work for 
me and when published in my 
newsletter have easily been my most 
effective form of marketing.  
Here are my Top 10 Tips for writing 
the perfect listicle.  
1. Keep it short  
Remember people don't read 
computer screens, they scan them. 
Keep your writing style simple and 
active.  
Keep it to less than 600 words.  
2. Keep it visual  
These days of shared media and 
social media means everything has to 
be visual. A well composed 
photograph, great graphics or video 
helps.  
Infographics are graphic visual 
representations of data and are 
brilliant if well designed.  
3. Keep to one theme  
Just focus on one idea or theme.  
If you have multiple ideas – write 
multiple listicles and turn them into a 
white paper, research paper or  
e-book.  
4. Killer headline or title  
This all starts with the subject line or 
headline.  
When a recipient or scanner sees your 
subject line, you will have their 
attention for about two seconds. Make 
every second count.  
Keep it to five words or less.  
5. Use odd numbers  
This makes it more memorable, sticky 
or unusual. Although I also love  
Top 10.  
6. Leverage your authority 
status with great content  
Take your unique experiences and 
ideas as an expert in your field and 
turn them into at least ten tips.  
Brainstorm ten different topics you 
could confidently speak or write about 
based on your hard-won knowledge.  
These topics may not be related but 
will give you a better idea on areas 
you are confident on writing on.  
7. Sharable  
Make sure you share it on social 
media. I love, in order of priority for 
me, LinkedIn, Twitter, G+, blogging 
and a distant last Facebook. I could 
also turn my content into a YouTube 
video or audio podcast.  
Thomas Murrell MBA is an award 
winning broadcaster, international 
business speaker and media 
consultant.  
His company, 8M Media & 
Communications, provides solutions to 
media and communication issues for 
Top 500 companies, Government 
agencies and leading Universities. 
BRW Magazine described him as 
"committed to using creativity as a 
competitive edge". 
Thomas Murrell 
© 2014 8M Media & Communications 
http://www.8mmedia.com 
8. Write friendly  
If you want it to work via social media 
you have to make it sociable and 
friendly.  
9. Provide solid, practical 
advice  
Avoid waffle and useless, irrelevant 
information. Focus on practical tips 
and ideas. Use bullets and numbering. 
Make your article as easy to read as 
possible.  
10. Use concrete examples  
Nothing builds credibility better than 
concrete examples.  
Just look at this as an example.  
Southern Communicator 
Issue 33 October, 2014 
Trends in Technical Communication: 
The Landscape Changes … Again 
Neil Perlin discusses the latest trends in technical communication.  
Technical trends often run in 
separate silos, or channels, like a 
meandering river. But occasionally 
those channels come together to 
form a torrent that changes the 
landscape through which it flows.  
That happened first in the early 
1980s, when word processing 
software and the explosion of PCs 
changed the face of technical 
communication and relegated the 
typewriter to the status of an antique.  
It happened again in the late 1990s, 
when the web, browsers, and 
Microsoft’s shifting of online help 
from RTF to HTML format created 
today’s browser-based technical 
communication landscape. 
It’s happening again today as the 
explosion of mobile devices, 
standards like HTML5, environments 
like the cloud, and other trending new 
technologies and methodologies are 
again starting to change that 
technical communication landscape. 
In this article, I’ll discuss seven of 
these trends, briefly describing them 
and their possible effect on technical 
communication in the next few years. 
Some of these developments have 
been around for years but are still 
new to many in technical 
communication. Others are truly new, 
emerging in the last few years. 
Adoption and integration of these 
technologies will be a slow process 
but it is under way now, and now is a 
good time to get familiar with them. 
Here are the trends we’ll look at: 
1. HTML5 
2. Responsive design 
3. The cloud 
4. Topic-based authoring 
5. Structured authoring 
6. Analytics 
7. Doing “it” right. 
1. HTML5 
HTML5 is a markup language (the 
fifth major revision of the HTML 
standard of 1990) and, in technical 
communication, an output format 
generated by HATs (help authoring 
tools) like RoboHelp and Flare. In 
brief, HTML5 arose out of industry 
dissatisfaction over the speed with 
which HTML was being upgraded 
and the complexity of XML. For a 
good, quick overview of HTML5, go 
to http://en.wikipedia.org/wiki/HTML5
You may even get most of what you 
need in just the first three 
paragraphs. 
How is HTML5 likely to 
affect technical 
communication?  
Two possibilities: 
• HTML5 may displace the 
WebHelp format often used for 
browser-based outputs from 
HATs like Flare and RoboHelp. 
WebHelp met our needs for 
years but has a problem that 
didn’t manifest itself until web 
search spiders came into use. 
The frameset technology that 
controls the layout of WebHelp 
output blocks web spiders from 
going beyond the home screen 
in browser-based help systems. 
The result is that the online help 
that you write and distribute as 
WebHelp won’t be found by a 
spider and won’t appear in the 
list of hits from a Google search. 
In other words, users can’t find 
your content through Google. 
This may not matter if the 
content is behind a firewall or 
login and only available to 
customers. But if your company 
is adopting a more public-facing 
strategy, this can be a strategic 
limitation. HTML5 fixes that 
limitation. 
Neil Perlin is president of Hyper/Word 
Services (www.hyperword.com) of 
Tewksbury, MA. He has 35 years of 
experience in technical 
communication, with 29 in training, 
consulting, and developing for online 
formats and tools including WinHelp, 
HTML Help, JavaHelp, CE Help, 
XML, RoboHelp, Flare, and others 
now almost unknown. Neil is Adobe-
certified for RoboHelp, MadCap-
certified in Flare and Mimic, and 
ViziApps-certified for the ViziApps 
Studio mobile app development 
platform. He is an STC Fellow and 
the founder and manager of the 
Beyond the Bleeding Edge stem at 
the STC summit.  You can reach him 
at nperlin@nperlin.cnc.net
Trends in Technical Communication: The Landscape Changes … Again 
Issue 33 October, 2014 
Southern Communicator 
• A new type of mobile application (app), the “hybrid 
app,” is based partly on HTML5. Although no HAT I 
know of that outputs HTML5 also outputs hybrid 
apps, much of the code needed to create hybrid 
apps is already in the HTML5 output. In other words, 
HTML5 output is a step toward hybrid app output. 
2. Responsive design 
Back in the PC era, we were able to design our outputs 
for a small number of display devices with well-defined 
resolutions. For example, we might develop for users 
with 1024 x 768 displays and some with old 640 x 480 
displays. But that was about the extent of the variation. 
Today, however, the growth of “mobile” makes it hard to 
design outputs to display well when we can’t be sure 
what resolutions to support. Even if we do know what 
resolutions to support today and design for them, 
tomorrow’s new devices might use different resolutions 
for which we’d have to modify our designs. We could do 
it, but eventually there will be too many different devices 
to support. We could design for large PC screens and let 
users of mobile devices drag, pinch, and zoom, but that 
approach is dated and doesn’t take advantage of what 
the new display devices can do. 
Better yet is to create content that automatically 
reformats itself for the device on which it’s displayed. The 
term “reformat” means more than just changing the line 
length. It actually changes what’s on the screen. For 
example, the image below, from Adobe RoboHelp 11, 
shows the same content reformatting itself depending on 
whether it’s on a PC screen-sized display, a tablet, or a 
smartphone. Notice how the icons move around or 
disappear depending on the display. These three “views” 
are all from one output that’s reformatting itself 
automatically to the display – responsive design. 
Responsive design sounds like it focuses on mobile, but 
it’s broader than that. Here’s a nice definition of 
responsive design from the book Implementing 
Responsive Design by Tim Kadlec (New Riders, 2013) – 
“…use of media queries, fluid grids, and scalable images 
to create sites that display … well … at multiple 
resolutions.” In other words, the content is device 
agnostic; it probably will include mobile but doesn’t have 
to. (Kadlec’s book is an excellent introduction to the 
concepts and coding required for responsive design.) 
How is responsive design likely to affect 
technical communicators? 
If you create output exclusively for PCs, responsive 
design won’t affect you. However, more and more 
companies are talking about “going mobile” – porting 
their application to mobile devices. If so, the online help 
or documentation is likely to go mobile as well. In other 
words, anyone in technical communication whose 
company is discussing going mobile needs to become 
familiar with responsive design. HAT vendors seem to 
agree; Adobe and MadCap are both including responsive 
design features in the latest releases of RoboHelp and 
Flare. 
3. The cloud 
“The cloud” is hard to define but it’s basically a huge 
number of servers on which to store content or run 
programs without knowing or caring where those servers 
are located. (Consider your electricity service. When you 
plug your coffee maker into an outlet, you get electricity 
without knowing or caring where it was generated. It’s the 
same basic idea.) It also means that, with the right 
permissions, any content or programs in the cloud can be 
accessed from any computing device, anywhere.  
Southern Communicator 
Issue 33 October, 2014 
How is the cloud likely to affect technical 
communication?  
Two possibilities: 
• Our outputs will start to be based in the cloud. In 
2012, for example, I did a help project in which I 
removed the graphic files from the output, moved 
them into the cloud, and replaced the paths in the 
<img> tags with the URLs to the graphics. This 
reduced the size of the distributable output from 4 
Mb to 1 Mb, reducing the amount of space needed 
on the client’s server.  
Or consider an app called Snapguide 
(www.snapguide.com) that’s like a light version of 
Adobe Captivate or TechSmith Camtasia. 
Snapguide lets you create training “movies” by using 
your smartphone’s camera and notes features and 
automatically stores those movies in the cloud under 
a URL. This means the movies are available to 
anyone with a browser. So working in the cloud can 
change how we distribute our outputs. 
• Our authoring tools will start to be cloud based. If 
you have used Google Docs (renamed Google 
Drive), you were working in the cloud. I started 
working in 2010 with a mobile app development tool 
called ViziApps Studio (www.viziapps.com) that’s 
totally cloud-based. Microsoft Office 365 is cloud-
based. The benefit of working with cloud-based tools 
is that you can access them from any computer that 
has a browser and an internet connection, without 
worrying about system configuration. So working in 
the cloud changes the very basis of how we work by 
unhooking us from the office. We can work from 
anywhere. (Not always a good thing …) 
4. Topic-based authoring 
Topic-based writing has been around for years. If you 
use a HAT, you’re familiar with the concept. If you use 
document-centric tools like Word or FrameMaker, 
however, you’re doing document-based writing. So what 
is a topic? 
A topic is a chunk of content that describes a single 
subject and tries to answer a single question, such as 
“how do I add a user to the chart of accounts?” or “what 
is degaussing?” or “what are the options for the account 
code field?”. Each topic should be as self-contained as 
possible, with links to related topics. There is no formal 
length for a topic aside from “as long as necessary and 
as short as possible”. 
How is topic-based authoring likely to 
affect technical communication?  
It’s been happening for years. 
Topic-based writing is being driven in large part by the 
growth of single sourcing. In a document-based 
approach, you might create one 500-page document that 
covers the British and Canadian users. But what do you 
do when told to find and publish only those pages that 
apply to British users and then, separately, the pages 
that apply to Canadian users? That’s hard to do because 
the content you want is intertwined with content that you 
don’t want. 
In a topic-based approach, you don’t create one 500-
page document. Instead, you might create 500 one-page 
documents that you could string together to produce any 
custom output that you need. (Think about arts and crafts 
period in summer camp. You got a box of beads and a 
plastic lanyard and made a necklace for your mother by 
stringing together the beads you wanted in the order you 
wanted. In single sourcing, the topics are the beads and 
the extraction control file is the lanyard.) So writing topics 
rather than documents provides tremendous flexibility by 
letting you create a repository of topics and then 
extracting whatever topics are needed for a given 
audience. 
5. Structured authoring 
There’s debate over what “structured authoring” is and 
whether it requires structured FrameMaker or DITA. I 
consider the most useful definition to be that “structured 
authoring is authoring with structure”. In other words, 
define what structure means before deciding on DITA, 
structured FrameMaker, or topic-type templates and a 
CSS. Selecting the methodology or tool first runs the risk 
of trapping you within the features and limits of your 
selection, which may not meet your needs. 
No matter how you apply structure to your content, the 
benefits are significant and quick. Authoring is simplified 
Neil’s seven trends in technical communication: 
1. HTML5 
2. Responsive design 
3. The cloud 
4. Topic-based authoring 
5. Structured authoring 
6. Analytics 
7. 
Doing “it” right
Trends in Technical Communication: The Landscape Changes … Again 
Issue 33 October, 2014 
Southern Communicator 
because you’re essentially writing to a template that 
makes many structural decisions for you. (No more trying 
to remember the sequence in which to write subheads in 
a topic.) Reading is simplified because all topics of the 
same type follow the same structure; once readers learn 
the structure of a task topic, for example, they 
understand the structure of all task topics. 
How is structured authoring likely to affect 
technical communication?  
Again, it’s been happening for years. 
Structured authoring is also being driven in part by the 
growth of single sourcing. But structured authoring is also 
being driven by the increasing automation of technical 
communication. Today’s authoring tools offer conversion 
tools that can convert XHTML source files to an app, a 
PDF, an HTML5 file, and more. But there has to be a 
minimum level of consistency to the source files in order 
for this conversion to work effectively. Structured 
authoring helps provide that consistency and reduce or 
eliminate the inconsistencies that can stop a conversion 
or produce bad results. 
6. Analytics 
Technical communication has suffered from a long-
standing problem – not knowing what the users are doing 
with our content. Are they using it at all? Do they 
consistently enter certain search terms, which might 
indicate a problem with the application? Do users 
consistently enter certain search terms for which they 
don’t find results, which might indicate a problem with the 
online help itself? When does usage peak and does this 
indicate the need for mirror servers? And more … 
Technical communication has tried to address this 
problem for years. In some cases, we’ve been able to 
use whatever generic web analytics tools were used by 
our IT departments, such as Google Analytics. Some 
vendors offer analytics support, such as Adobe with its 
RoboHelp add-on and MadCap with the recently added 
Pulse product. This field will change as new tools and 
vendors appear. You can find an overview of the state of 
analytics for technical communication as of early 2014 in 
the April 2014 issue of Intercom, the magazine of the 
Society for Technical Communication (www.stc.org). 
How is analytics likely to affect technical 
communication? 
This one seems simple … 
Analytics will help technical communicators determine 
what content is being used, how often, and when. With 
this information and more, we’ll be able to do a better job 
of tailoring our work to the actual needs of our users 
rather than to the needs that we perceive (or guess) that 
they have. 
7. Doing “it” right 
No matter how powerful these technologies and 
methodologies, they won’t work well or at all without a 
solid technical foundation made up of proper writing and 
authoring tool use. Adding this level of rigour is both a 
trend and a challenge in technical communication as we 
correct bad legacy projects and correct our bad habits. 
Summary 
As I noted at the beginning, the separate channels are 
coming together to change the landscape of technical 
communication. In doing so, they’ll open significant new 
opportunities if we accept the challenge. Among the 
opportunities: 
• Collaborative work with SMEs and other writers 
through the cloud. 
• Acceleration of the release cycle as more and more 
projects move into the cloud. 
• HTML5’s improved searchability letting technical 
communicators create content that can compete with 
Google and other search engines. 
• Responsive design enabling technical 
communicators to move into new markets like 
mobile and even newer ones like wearables, such as 
Google Glass. 
• And, at the bottom of it all, topic-based and 
structured authoring coupled with good coding and 
consistent content to support rapid conversion and 
output of our material. 
The result of all this? Significant and fun new 
opportunities and a way for technical communication to 
get out of the technical writing trap and offer strategic 
support to our companies. 
This article was first published in the Spring 2014 edition 
of Communicator, the quarterly journal of the ISTC, 
ISSN 0953-3699. 
... working in the cloud changes the very 
basis of how we work by unhooking us 
from the office. We can work from 
anywhere (not always a good thing …) 
Documents you may be interested
Documents you may be interested