150 
Chapter 5 Creating Text-Based Publications
The Font Scheme list, both in the Getting Started window and in the Format Publication 
task pane, displays three pieces of information for each font scheme: the scheme name, 
the primary font, and the secondary font. The primary font is used for headings and 
titles, and the secondary font for body text. The names of the primary and secondary 
fonts are displayed in those fonts, providing a means by which you can gauge the effect 
each scheme will have on the length of your publication. 
Scheme name
Primary font
Secondary font
Tip 
You cannot make changes to the font schemes that come with Publisher, but you can 
create a custom font scheme, either from scratch or based on an existing scheme. You can 
change, rename, and delete custom font schemes. 
In this exercise, you will trace the continuation of a story; move, insert, and delete pages; 
insert and remove Continued notices; format text in columns; and connect and discon-
nect text boxes. 
Add and remove pages from a pdf - insert pages into PDF file in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Guide C# Users to Insert (Empty) PDF Page or Pages from a Supported File Format
add page numbers to a pdf; add page numbers pdf files
Add and remove pages from a pdf - VB.NET PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Easy to Use VB.NET APIs to Add a New Blank Page to PDF Document
adding page numbers to a pdf in preview; adding page numbers to pdf
USE 
the ADatumNews publication. This practice fi le is located in the Documents\Microsoft 
Press\SBS_Publisher2007\TextPublications folder.
OPEN 
the ADatumNews publication, and close the Format Publication task pane.
1. 
If you have a printer available, print the publication (double-sided, if possible) to 
make it easier to follow along with the exercise. 
2. 
On the View menu, select Two-Page Spread if it is not already selected. Then on 
the page sorter, click the Page 2 button to display pages 2 and 3. 
The publication contains fi ve stories: Two start on page 1 and continue later in the 
publication, two start on page 2 and continue later in the publication, and one 
complete story appears on page 3. 
3. 
On the page sorter, do the following: 
O
Click the Page 4 button to display pages 4 and 5. 
The fi rst story beginning on page 2 continues on page 4 and ends halfway 
through page 5; the other half of the two-column text box on page 5 is 
empty. 
USE
the  
ADatumNews
ADatumNews
publication. This practice fi le is located in the 
publication. This practice fi le is located in the 
Documents\Microsoft 
Documents\Microsoft 
Press\SBS_Publisher2007\TextPublications
Press\SBS_Publisher2007\TextPublications
folder.
folder.
OPEN
the  
ADatumNews
ADatumNews
publication, and close the Format Publication task pane.
publication, and close the Format Publication task pane.
Organizing Content  
151
VB.NET PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password
manipulations. Open password protected PDF. Add password to PDF. Change PDF original password. Remove password from PDF. Set PDF security level. VB
add page number to pdf in preview; add and delete pages from pdf
VB.NET PDF Page Delete Library: remove PDF pages in vb.net, ASP.
can simply delete a single page from a PDF document using VB.NET or remove any page Add necessary references: How to VB.NET: Delete Consecutive Pages from PDF.
add pages to pdf online; adding page numbers in pdf
152 
Chapter 5 Creating Text-Based Publications
Tip 
You can follow the stories by clicking the Go To Previous Text Box and Go To 
Next Text Box buttons. 
O
Display pages 6 and 7, then 8 and 9, and then 10 and 11. 
The second story beginning on page 2 continues on page 6 and runs through 
to page 10, ending partway down the left text box. 
The second story beginning on page 1 continues in the right text box on 
page 10, runs through page 11, and ends near the top of the left text box 
on page 12. 
O
Display pages 12 and 13, and then click anywhere in the large text box on 
page 13. 
On page 12, most of the left text box is empty, and the right text box is en-
tirely empty. A sidebar relating to the story that ends at the top of the page 
spans the bottom of the page. 
The fi rst story beginning on page 1 continues on page 13. The Text In 
Overfl ow icon at the bottom of the page indicates that the story includes 
additional content that can’t be shown in the allocated space. 
O
Display page 14. 
The last page of the publication is self-contained and complete. 
C# PDF Page Delete Library: remove PDF pages in C#.net, ASP.NET
Ability to remove a range of pages from PDF file. Add necessary references: Demo Code: How to Delete Consecutive Pages from PDF in C#.NET.
add a blank page to a pdf; add page number to pdf
C# PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password in C#
String outputFilePath = Program.RootPath + "\\" Output.pdf"; // Remove the password. doc.Save(outputFilePath); C# Sample Code: Add Password to Plain PDF
add page to pdf reader; add multi page pdf to word document
You need to reorganize the publication so that the stories continue in the order in 
which they begin. 
4. 
Return to page 1. Click in the text box containing the story titled What’s New in 
Publisher 2007?, and then click the Go to Next Text Box button that appears below 
the text box. 
Publisher moves to page 13. The story does not connect to additional text boxes, 
so you need to move only this page to follow page 3. 
5. 
On the View menu, click Two-Page Spread to turn off that view. 
Tip 
In Two-Page Spread view, moving either page of a spread on the page sorter 
moves both pages. 
6. 
On the page sorter, drag page 13 after page 3, so that it becomes page 4. 
You need to accommodate the part of the story that is not visible. 
7. 
Click in the text box. On the Format menu, click Text Box, and then in the Format 
Text Box dialog box, display the Text Box tab. 
Go to Next 
Text Box
Go to Next 
Text Box
Organizing Content  
153
C# PDF Digital Signature Library: add, remove, update PDF digital
Image: Insert Image to PDF. Image: Remove Image from Redact Text Content. Redact Images. Redact Pages. Annotation & Highlight Text. Add Text. Add Text Box. Drawing
adding page to pdf in preview; add a page to a pdf in reader
C# PDF remove image library: remove, delete images from PDF in C#.
Image: Insert Image to PDF. Image: Remove Image from Redact Text Content. Redact Images. Redact Pages. Annotation & Highlight Text. Add Text. Add Text Box. Drawing
add pdf pages to word document; add page break to pdf
154 
Chapter 5 Creating Text-Based Publications
Tip 
The two Include “Continued” check boxes govern whether previous and next 
page numbers appear at the beginning and/or end of the selected text box. By 
default, you must manually select these check boxes for each text box in which you 
want the Continued text to appear. If you want one or both of these elements to 
appear by default, you can set your preferences here and then on the Colors And 
Lines tab, select the Apply Settings To New Text Boxes check box. 
8. 
Clear the Include “Continued on page…” check box. Then click the Columns 
button. 
The Columns dialog box opens. 
9. 
Change Number to 2, click OK, and then click OK in the Format Text Box dialog box. 
The text box contents fl ow into two columns, leaving considerable empty space at 
the bottom of the right column. However, the Text In Overfl ow icon indicates that 
additional text exists. 
10. 
In the left column, click the picture. Then drag its lower-right handle up and to the 
left until the right edge of the picture aligns with the right edge of the column. 
When you release the handle, additional text and a graphic appear in the right 
column. 
C# PDF bookmark Library: add, remove, update PDF bookmarks in C#.
Help to add or insert bookmark and outline into PDF file in .NET framework. Ability to remove and delete bookmark and outline from PDF document.
add page number to pdf print; adding a page to a pdf file
C# PDF metadata Library: add, remove, update PDF metadata in C#.
Add metadata to PDF document in C# .NET framework program. Remove and delete metadata from PDF file. Also a PDF metadata extraction control.
adding page numbers to pdf documents; add page numbers to pdf preview
11. 
Repeat step 10 to resize the graphic in the right column to fi t the column. Then 
click in the text box. 
The Text In Overfl ow icon still appears. 
12. 
On the Insert menu, click Duplicate Page to insert a new page 5 containing an 
empty two-column text box. 
13. 
Display page 4, click in the text box, and then on the Connect Text Boxes toolbar, 
click the Create Text Box Link button. 
When you move the pointer back over the publication window, it changes to a 
pitcher. 
14. 
Display page 5, and click in the text box. 
Additional content fi lls page 5. The Text In Overfl ow Icon still appears. 
15. 
Right-click the text box, click Format Text Box, and then click the Text Box tab. 
Clear the Include “Continued from page…” check box, and then click OK. 
It is unnecessary to include continuation messages when a story appears on 
consecutive pages. 
16. 
On the Insert menu, click Page, and in the Insert Newsletter Pages dialog box, 
click More. 
The Insert Page dialog box opens. 
17. 
Set the Number of new pages to 3, click the Duplicate all objects on page option, 
and then click OK. 
Publisher inserts four new pages (6, 7, and 8) containing empty two-column text 
boxes. The publication now has 18 pages. 
18. 
Display page 5, and click in the text box. Click the Create Text Box Link button, 
display page 6, and click in the text box to continue the story. Repeat the process 
two times to continue the story through to page 8. Then resize each graphic to the 
width of its column. 
The story ends partway down the left column on page 8. 
19. 
Click the text box, and then drag the bottom handle up to halfway through 
the content, releasing the mouse button when the content fi lls the two-column 
text box. 
Create Text 
Box Link
Create Text 
Box Link
Organizing Content  
155
VB.NET PDF remove image library: remove, delete images from PDF in
Image: Insert Image to PDF. Image: Remove Image from Redact Text Content. Redact Images. Redact Pages. Annotation & Highlight Text. Add Text. Add Text Box. Drawing
add page numbers to pdf in preview; add blank page to pdf preview
VB.NET PDF metadata library: add, remove, update PDF metadata in
Add permanent metadata to PDF document in VB .NET framework program. Remove and delete metadata content from PDF file in Visual Basic .NET application.
adding page numbers to a pdf in reader; adding pages to a pdf document
156 
Chapter 5 Creating Text-Based Publications
Troubleshooting 
Be sure to size the window as shown in this graphic, or later steps 
might not work as expected. 
20. 
Insert a copy of the text box at the bottom of the page, and size it to completely 
fi ll the available space. Using the skills you have learned, format the text box to 
include the “Continued from page” message when it contains text. 
You will continue the second story from page 1 in this text box. 
21. 
Display page 1, click in the text box containing the story titled Plan Your Web Site, 
and then click the Go to Next Text Box button that appears. 
Publisher moves to the second column on page 15. 
22. 
Return to the previous text box, and on the Connect Text Boxes toolbar, click the 
Break Forward Link button. 
The Text In Overfl ow icon appears. On pages 15 through 17, the text boxes that 
previously held the continued story are now empty. 
23. 
Move page 16, which now contains an empty two-column text box, to become page 
9. Then use the skills you have learned to continue the second story that begins on 
page 1 (Plan Your Web Site) in the lower text box on page 8 and then in the text box 
on page 9. 
24. 
Click the Go to Next Text Box button at the bottom of page 9. 
Publisher moves to page 17, where the only content in the text box is the indicator 
of the end of the story (- END -). 
Troubleshooting 
Be sure to size the window as shown in this graphic, or later steps
Be sure to size the window as shown in this graphic, or later steps
might not work as expected.
might not work as expected.
Break Forward 
Link
Break Forward 
Link
Troubleshooting 
If your page 17 contains additional content, the likelihood is 
that you didn’t size the text boxes as we did on page 8 (see steps 19 and 20). You can 
correct this by returning to page 8 to decrease the height of the upper text box and 
increase the height of the lower text box. 
25. 
Delete the end tag from the text box, and press the 
Z
key to return the inser-
tion point to the end of page 9. Then click the Break Forward Link button to end 
the continuation of the story. 
The remaining two story continuations are in the correct order. 
26. 
Use the skills you have learned to do the following: 
O
End the fi rst story from page 2 (How to convert a trial version) in an evenly 
fi lled two-column text box on page 11. 
O
Continue the second story from page 2 (Prepare, publish, and maintain) into a 
two-column text box at the bottom of page 11, through pages 12, 13, and 14, 
to end on page 15. 
Tip 
The text boxes on pages 12–15 are already linked, so you need only link the text 
boxes on pages 2, 11, and 12. 
27. 
On the page sorter, right-click the Page 16 button, click Delete Page, and then 
in the Microsoft Offi ce Publisher message box, click Yes to confi rm the deletion 
of the page, including the empty text box. 
Page 16 now contains an empty two-column text box and a sidebar. 
28. 
Drag the sidebar into the gray scratch area to the side of the page. 
Troubleshooting 
If your page 17 contains additional content, the likelihood is
If your page 17 contains additional content, the likelihood is
that you didn’t size the text boxes as we did on page 8 (see steps 19 and 20). You can
that you didn’t size the text boxes as we did on page 8 (see steps 19 and 20). You can
correct this by returning to page 8 to decrease the height of the upper text box and
correct this by returning to page 8 to decrease the height of the upper text box and
increase the height of the lower text box.
increase the height of the lower text box.
Organizing Content  
157
158 
Chapter 5 Creating Text-Based Publications
See Also For more information about the scratch area, see “Aligning and Stacking 
Objects” in Chapter 4, “Marketing Your Product, Service, or Organization.”
29. 
Delete page 16, and then display page 15. Drag the sidebar from the scratch area 
to the empty space in the lower-left part of the page, and then size it to fi t the 
column width and display its contents. 
30. 
Display the publication in Two-Page Spread view, and change the Zoom level to 
Whole Page. Review the 16-page publication to see the results of your work. 
Tip 
Because this publication is double-sided, you must end with an even number 
of pages. 
31. 
When you fi nish, update the page numbers in the table of contents on page 1 of 
the publication to refl ect the fi nal result. 
CLOSE 
the publication without saving your changes.
Editing and Proofi ng Content
For convenience, we have gathered together information about techniques for ensur-
ing the accuracy of your text in the last topic of this chapter. However, editing and 
proofi ng are processes that are on-going throughout the development of a publica-
tion. The language you choose to convey your message should be polished, targeted 
to your audience, and error-free. 
Editing Content in Word
If you are familiar with Microsoft Offi ce Word, you might be more comfortable crafting 
text by using Word tools and techniques than within a publication. Provided you have 
Word installed on your computer, you can simply right-click any text in a publication, 
point to Change Text, and then click Edit Story In Microsoft Word. A Word document 
containing the formatted text of the story opens, and Publisher indicates with cross-
hatching that the text box(es) containing the story are unavailable for editing. 
This pattern indicates that the story  
is open for editing in Word.
You can make content and formatting changes within the Word document. All the usual 
Word functions, including spelling and grammar review and word count, are available. 
When you fi nish, you close the document to return to Publisher. There is no need to save 
the document. (In fact, you cannot actually save the document, only a copy of it.) Your 
changes are immediately visible in the publication. 
Tip 
You can insert comments and track changes in the document within the current Word 
session. However, when you close the document, all changes are accepted and comments 
removed before the content reappears in Publisher. 
Editing and Proofi ng Content  
159
Documents you may be interested
Documents you may be interested