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CHAPteR 5: SETTING UP ITEMS
101
CREATING 
ITEMS
FiGURE 5-3
The Item List window’s 
Hierarchical View (shown 
here) indents subitems, 
making it easy to differen-
tiate the items you use to 
categorize the list from the 
items you actually sell. To 
check which view you’re 
seeing, click the Item 
button at the bottom of 
the window to display the 
menu shown here. 
If you work with long lists 
of subitems, the parent 
item might end up off 
the screen. To keep the 
hierarchy of items visible 
at all times, choose Flat 
View, wherein QuickBooks 
uses colons to separate 
the names of each level of 
item and subitem.
WORD TO THE WISE
Catchall Subitems
When you develop a hierarchy of parent items and subitems, 
eventually someone in your company will run across a service 
or product that doesn’t fit any of the existing subitems. If you 
assign a transaction to a parent item that has subitems, then 
QuickBooks automatically creates a subitem called “Other” 
as a catch basin. For example, if you have a parent item 
called Security Services, you’d get a subitem called Security 
Services-Other.
Catchall items can act as holding pens while you figure out 
which specific subitem you should use. They’re also an easy 
way to look for transactions that should be reassigned to a 
different subitem. For instance, you can create a transaction 
by using the Security Services-Other item, and then change the 
item in the transaction later (page 228) when you’ve identified 
(or created) the correct subitem.
Creating Items
The best time to create items is 
after
you’ve created your accounts but 
before
you 
start purchasing goods from vendors or invoicing customers. Each item links to an 
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Guide C# Users to Insert (Empty) PDF Page or Pages from a Supported File Format
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Easy to Use VB.NET APIs to Add a New Blank Page to PDF Document
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QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
102
CREATING 
ITEMS
account in your chart of accounts, so creating items goes quicker if you don’t have 
to create accounts as well.
You can create items while you’re in the midst of creating an invoice, but you’ll find 
that creating items goes much faster when you create several at once. How long it 
takes to create items depends on how many you need. If you sell only a few services, 
a few minutes should do it. On the other hand, construction companies that need 
thousands of items often save hours of data entry by importing items from third-
party programs (see page 685). 
 NOTE 
This section shows you how to create items one at a time. To learn how to quickly create 
multiple
items, jump to page 118 in Chapter 6.
Each type of item has its own assortment of fields, but the overall process of creat-
ing an item is the same for every type. With the following procedure under your 
belt, you’ll find that you can create many of your items without further instruction. 
(If you 
do
need help with fields for a specific type of item, read the sections that 
follow to learn what each field does.)
1. On the QuickBooks Home page, click Items & Services (or choose ListsItem 
List) to open the Item List window.
When you first display the Item List, QuickBooks sorts the entries in it by type. 
The sort order for the item types isn’t alphabetical—it’s the order that types 
appear in the Type drop-down list, as shown in Figure 5-4. You can change the 
list’s sort order by clicking a column heading.
FiGURE 5-4
QuickBooks lists items by type and 
then
 in alphabetical order within 
each type. You can change the 
sort order of the list by clicking a 
column heading. If you click the 
heading again, QuickBooks toggles 
the list between ascending and 
descending order.
To return the list to being sorted by 
type, click the diamond to the left 
of the column headings (circled), 
which appears anytime the list is 
sorted by a column other than Type.
VB.NET PDF Library SDK to view, edit, convert, process PDF file
PDF document (pages) creation and edit methods in VB.NET. Feel free to define text or images on PDF document and extract accordingly. Capable of adding PDF file
add page number to pdf document; add and delete pages from pdf
C# PDF insert image Library: insert images into PDF in C#.net, ASP
Using this C# .NET image adding library control for PDF document, you can easily and quickly add an image, picture or logo to any position of specified PDF
adding page numbers to a pdf in preview; add page to pdf online
CHAPteR 5: SETTING UP ITEMS
103
CREATING 
ITEMS
2. Open the New Item window by pressing Ctrl+N or clicking ItemNew.
QuickBooks opens the New Item window and selects Service in the Type drop-
down list. (Learn more about the various item types starting on page 104.)
3. To create a Service item, just press Tab to proceed with naming the item. To 
create any 
other
type of item, choose it in the Type drop-down list.
Some item types won’t appear in the list if you haven’t turned on the corre-
sponding feature. For example, the Inventory Item type doesn’t appear unless 
you’ve turned on inventory tracking, as described on page 525.
4. In the Item Name/Number box, type a unique identifier for the item.
For example, if you opt for long and meaningful names, you might type 
Install 
carpet and vacuum
. For a short name, you might type 
Inst Carpt
. See page 98 
for guidelines on naming items.
5. To make this item a subitem, turn on the “Subitem of” checkbox and then 
choose the item that you want to act as the parent.
If the parent item already exists, simply choose it from the “Subitem of” drop-
down list. To create the parent 
while
creating the subitem, choose <Add New> 
at the top of the “Subitem of” list, and then jump back to step 3 to begin the 
parent-creation process.
 NOTE 
Subitems and parents have to be the same type, and you can’t create subitems for Subtotal, Group, 
or Payment items.
6. Complete the other fields as described in the following sections for the type 
of item you’re creating.
QuickBooks will use the info you enter to fill in these fields on sales and purchase 
forms. For example, it uses the sales price you enter here on invoices when you 
sell some units. If the sales price changes each time, simply leave the item’s 
sales price field (which is labeled Rate, Price, or Sales Price depending on the 
type of item and the item’s settings) set to zero. That way, QuickBooks doesn’t 
fill in a price so you can type one in each time you sell the item. (Even if you 
set up a value for an item, you can overwrite it whenever you use that item on 
a sales form.)
 NOTE 
You have to assign an account to every item, whether it’s a parent item or not.
7. If you have additional items to create, click Next to save the current item 
and start another. If you want to save the item you just created and close 
the New Item window, click OK.
If you’ve made mistakes in several fields or need more information before you 
can complete an item, click Cancel to throw away the current item and close 
the New Item window.
C# PDF File & Page Process Library SDK for C#.net, ASP.NET, MVC
for adding an (empty) page to a PDF and adding empty pages Sorting Pages. RasterEdge XDoc.PDF allows you to easily move PDF document pages position, including
add and delete pages in pdf; add page numbers to pdf document
C# PDF insert text Library: insert text into PDF content in C#.net
Library. Best and multifunctional Visual Studio .NET PDF SDK supports adding and inserting text content to adobe PDF document in C#.
add and remove pages from pdf file online; add contents page to pdf
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
104
SERVICE ITEMS
Service Items
Services are intangible things that you sell, like time or the output of your brain. 
For example, you might sell consulting services, Internet connection time, haircuts, 
or tarot card readings. In construction, services represent phases of construction, 
which makes it easy to invoice customers based on progress and to compare actual 
values with estimates.
Suppose you run a telephone answering service. You earn income when your custom-
ers pay you for the service. You pay salaries to the people who answer the phones, 
regardless of whether you have two service contracts or 20. For this business, you 
earn income with your service, but your costs don’t link to the income from specific 
customers or jobs.
On the other hand, in some companies, such as law practices, the partners get paid 
based on the hours they bill, so the partners’ compensation is an expense associ-
ated directly with the firm’s income. Services that you farm out to a subcontractor 
work similarly. If you offer a 900 number for gardening advice, you might have a 
group of freelancers who field the calls and whom you pay only for their time on 
the phone. In these scenarios, you still earn income for the service you sell, but you 
also have to pay the law-practice partners or the subcontractors to do the work. 
The partners’ or subcontractors’ cost relates to the income for that service. Conve-
niently, QuickBooks displays different fields depending on whether a service has 
costs associated with income.
The mighty Service item single-handedly manages 
all
types of services, whether 
you charge by the hour or by the service, with associated expenses or without. This 
section describes the fields you fill in when creating Service items.
Service Items Without Associated Costs
Here’s how the fields in the New Item (or Edit Item) window work when you’re cre-
ating a Service item that 
doesn’t
include purchasing services from someone else 
(that is, when you leave the “This service is used in assemblies or is performed by a 
subcontractor or partner” checkbox turned off, as shown in Figure 5-5):
• Description. Type a detailed explanation of the service in this box. This text 
appears on invoices and sales forms, so use terms that your customers will 
understand.
• Rate. Type how much you charge customers for the service. You can enter a 
flat fee or a charge per unit of time. For example, you might charge $9.95 for 
unlimited gardening advice per call, charge by the minute, or charge $200 for 
unlimited calls each month. When you add the item to an invoice, QuickBooks 
multiplies the quantity by the sales price to calculate the total charge. 
If the item’s cost varies, leave the Rate set to 0; you can then enter the price 
when you create an invoice or other sales form. If the rate is often the same, fill 
in the most common rate. Then, when you add the item to an invoice, you can 
VB.NET PDF File & Page Process Library SDK for vb.net, ASP.NET
page, you will find detailed guidance on creating, loading, merge and splitting PDF pages and Files, adding a page into PDF document, deleting unnecessary page
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VB.NET PDF insert text library: insert text into PDF content in vb
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CHAPteR 5: SETTING UP ITEMS
105
SERVICE ITEMS
modify the rate whenever you want to use a different amount. For services that 
carry a flat fee, use a quantity of 
1
on your invoices.
FiGURE 5-5
If a service doesn’t have 
costs directly associated 
with it, you define only its 
description, rate, tax code, 
and income account.
 NOTE 
QuickBooks multiplies the rates by the quantities you add to sales forms. Be sure to define the rate in 
the same units (by hours or days, for example) so that QuickBooks calculates your income and expenses correctly.
• Tax Code. Most Service items are nontaxable, so you’ll choose 
Non
here more 
often than not. (This field appears only if you’ve turned on the sales tax feature, 
as described on page 553.)
• Account. Choose the income account to which you want to post the income 
for this service, whether it’s a catchall income account for all your services or 
one you created specifically for this service.
Service Items with Associated Costs
If you sell services that have associated costs, such as when you hire someone else 
to perform those services, you have to set up the Service item to include those 
costs. The key to displaying the fields you need to fill in when you purchase services 
from someone else is the “This service is used in assemblies or is performed by a 
subcontractor or partner” checkbox, shown in Figure 5-6. In addition to the basics 
like Item Name/Number and “Subitem of,” here are the fields you fill in when an 
item 
does
have associated costs:
• Description on Purchase Transactions. Type in the description that you want to 
appear on the bills or purchase orders you issue to subcontractors or vendors.
• Cost. Enter what you pay for the service, which can be an hourly rate or a flat 
fee. For example, if a subcontractor performs the service and receives $175 for 
each hour of work, type 
175
in this field. If the cost varies, leave this field set to 
0; you can then enter the actual cost when you create a purchase order.
C# PDF Library SDK to view, edit, convert, process PDF file for C#
Rapidly load, create, convert and edit PDF document (pages) in C# class with .NET PDF library. Support protecting PDF file by adding password and digital
adding pages to a pdf; add page pdf reader
C# PDF Annotate Library: Draw, edit PDF annotation, markups in C#.
C#.NET: Add Text Box to PDF Document. Provide users with examples for adding text box to PDF and edit font size and color in text box field in C#.NET program.
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QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
106
SERVICE ITEMS
• Expense Account. Choose the account to which you want to post what you pay 
for the service. If a subcontractor does the work, choose a Cost of Goods Sold 
account or an expense account for subcontractor or outside consultants’ fees. 
If a partner or owner performs the work, choose a Cost of Goods Sold account 
or an expense account for service-related costs.
• Preferred Vendor. If you almost always use the same vendor for a service, 
choose that vendor in this drop-down list. That way, if you don’t select a vendor 
when you first create a purchase order, QuickBooks selects that vendor when 
you add this Service item. However, if you purchase the item from several ven-
dors, leave this field blank.
FiGURE 5-6
If subcontractors or 
partners perform the 
service and get paid for 
their work, a Service item 
has to contain information 
for both the sales and 
purchase transactions. In 
that case, turn on the “This 
service is used in assem-
blies or is performed by a 
subcontractor or partner” 
checkbox to display the 
additional fields shown 
here.
• Description on Sales Transactions. This field appears on sales forms like 
invoices and sales receipts. QuickBooks automatically copies the text from 
the Description on Purchase Transactions box into this field. However, if your 
vendors use technical jargon that your customers wouldn’t recognize, you can 
change the text in this box to something more meaningful.
• Sales Price. Type in how much you charge customers for the service, as you 
would in the Rate field for a Service item that you 
don’t
purchase from someone 
else (page 104).
• Tax Code. Most Service items are nontaxable, so you’ll choose 
Non
here most 
of the time. (This field appears only if you’ve turned on QuickBooks’ sales tax 
feature, as described on page 553.)
• Income Account. Choose the income account to which you want to post the 
income for this service, whether it’s a catchall income account for all services 
or one you created specifically for this service.
CHAPteR 5: SETTING UP ITEMS
107
PRODUCT 
ITEMS
Product Items
Products you sell to customers fall into three categories: ones you keep in inventory, 
ones you special order, and ones you assemble. QuickBooks can handle inventory 
as long as your company passes the tests on page 96. Likewise, products you pur-
chase specifically for customers or jobs are no problem. And as explained on page 
528, QuickBooks can handle lightly assembled products like gift baskets or gizmos 
made from widgets—but you’ll need QuickBooks Premier or Enterprise edition to 
do more than that. 
This section describes the three types of product items that QuickBooks offers and 
shows you how to fill in the fields for non-inventory part items. See Chapter 20 for 
the full scoop on creating inventory-related items.
Choose one of these three QuickBooks item types for the products you sell:
• Non-inventory Part. If you purchase products specifically for a job or customer 
and don’t track how many products you have on hand, use Non-inventory Part 
items. Unlike Inventory Part items, this type has at most two account fields: one 
for income you receive when you sell the part, and another for the expense of 
purchasing the part in the first place.
• Inventory Part. Use this type for products you purchase and keep in stock for 
resale. Retailers and wholesalers are the obvious examples of inventory-based 
businesses, but other types of companies like building contractors may track 
inventory, too. With Inventory Part items, you can track how many you have, 
how much they’re worth, and when you should reorder. 
 NOTE 
You can create Inventory Part items only if you turn on QuickBooks’ inventory feature as described 
on page 525.
• Inventory Assembly. This item type (available only in QuickBooks Premier and 
Enterprise editions) is perfect when you sell products built from your inventory 
items. For example, say you stock wine bottles and related products like cork-
screws and glasses, and you assemble them into gift baskets. With an Inventory 
Assembly item, you can track the number of gift baskets you have on hand, as 
well as the individual inventory items that go into them. You can also assign 
a different price for the gift basket than the total of the individual products.
Non-Inventory Part Fields
You’ll need Non-inventory Part items if you use purchase orders to buy supplies 
or other products that you don’t track as inventory. For example, suppose you’re 
a general contractor and you buy materials for a job. When you use Non-inventory 
Part items, QuickBooks posts the cost of those products to an expense account and 
the income from selling them to an income account. You don’t have to bother with 
an inventory asset account because you transfer ownership of these products to the 
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
108
OTHER TYPES 
OF ITEMS
customer almost immediately. (See page 245 to learn how to charge your customer 
for these reimbursable expenses.)
The good news is that Non-inventory Part items use all the same fields as Service 
items (page 104), although there are a few subtle differences you need to know. Take 
the following disparities into account when you create Non-inventory Part items:
• This item is used in assemblies or is purchased for a specific customer:job.
This checkbox goes by a different name than the one for Service items, but its 
effect is the same. Turn it on when you want to use different values on purchase 
and sales transactions for items you resell. When this checkbox is on, QuickBooks 
displays Purchase Information and Sales Information sections, like the ones 
shown in Figure 5-6 (page 106). For Non-inventory Part items, choose income 
and expense accounts you set up specifically for products. 
If the Non-inventory Part item is for office supplies you want to place on a pur-
chase order, then leave this checkbox off because you won’t have sales values. 
Read on to find out what happens when you turn this checkbox off.
• Account. If you don’t resell this product, leave the “This item is used in assem-
blies or is purchased for a specific customer:job” checkbox turned off, and you’ll 
see only one Account field. QuickBooks considers the account in this field the 
expense account for the purchase.
• Tax Code. This works exactly the same way as it does for a Service item. Choose 
Non if the products are nontaxable (like groceries), and Tax if they’re taxable. 
(This field appears only if you’ve turned on QuickBooks’ sales tax feature, as 
described on page 553.)
 TIP 
Many companies don’t bother with purchase orders—forms that record what you order from a vendor—
when buying office supplies. But if you want to track whether you receive the supplies you bought, you can create 
purchase orders for them (page 530). Then use Non-inventory Part items for supplies you add to purchase orders 
but don’t track as inventory. (Remember, purchase orders are non-posting transactions [page 530], so they don’t 
affect the balances in your accounts.)
Other Types of Items
If a line on a sales form isn’t a service 
or
a product, read this section to figure out 
the type of item you need. (Chapter 21 covers setting up Sales Tax items.)
Other Charge
The Other Charge item is aptly named because you use it for any charge that isn’t 
quite a service or a product, like shipping charges, finance charges, or bounced check 
charges. Other Charge items can be percentages or fixed amounts. For example, 
you could set up shipping charges that are the actual cost of shipping, or calculate 
shipping as a percentage of the product cost.
CHAPteR 5: SETTING UP ITEMS
109
OTHER TYPES 
OF ITEMS
If a customer holds back a percentage of your charges until you complete the job 
satisfactorily, create an Other Charge item for the 
retainer
(the portion of your fee 
that the customer doesn’t pay initially). Then, when you create the invoice, enter a 
negative percentage so QuickBooks deducts the retainer from the invoice total. When 
your customer approves the job, create another invoice, this time using another Other 
Charge item named Retention, to charge the customer for the amount she withheld.
 TIP 
Progress invoices (page 264) are another way to invoice customers for a portion of a job. They’re ideal 
if you invoice the customer based on the percentage of the job you’ve completed or on the parts of the job that 
are complete.
Other Charge items can be linked to expenses—or not. Here are your options:
• A charge linked to expenses. For Other Charge items, the checkbox for hiding 
or showing purchase fields is labeled “This item is used in assemblies or is a 
reimbursable charge.” Turn on this checkbox when you want to set the Cost field 
to what you pay and the Sales Price field to what you charge your customers. 
You’ll see the same sets of fields for purchases and sales as you do for Service 
and Non-inventory Part items.
• A charge without associated expenses. You can create charges that 
don’t
link directly to expenses by leaving the “This is used in assemblies or is a 
reimbursable charge” checkbox turned off. You can then create a percentage-
based charge, which is useful for calculating shipping based on the value of the 
products being shipped. With the checkbox off, instead of the Cost and Sales 
Price fields, you see the “Amount or %” field. If you want to create a charge for 
a specific amount (like the value for a country club’s one-time initiation fee), 
type a whole or decimal number in this field, as shown in Figure 5-7. To create 
a percentage-based charge, type a number followed by “%”, such as 
10%
, in 
this field instead.
FiGURE 5-7
To create a percentage-
based charge, type a 
number followed by “%” in 
the “Amount or %” field. 
To set a dollar value 
instead, type a number 
without the percent 
symbol, as shown here.
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
110
OTHER TYPES 
OF ITEMS
 NOTE 
When you add a percentage-based Other Charge item to an invoice, such as shipping, QuickBooks 
applies the percentage to the previous line in the invoice. If you want to apply the Other Charge percentage to 
several
items, then add a Subtotal item (explained next) to the invoice on the line above the Other Charge item.
Subtotal
You’ll need a Subtotal item if you apply sales tax to all the products you include on 
a sales form, discount only some of the items on a form, or calculate shipping based 
on the value of the order. You need to create only 
one
Subtotal item in QuickBooks, 
because a Subtotal item does just one thing: totals all the amounts for the preced-
ing lines up to the last subtotal or the beginning of the invoice. That means you can 
add more than one subtotal to an invoice. For example, you can use one Subtotal 
item to add up the services you sell before applying a preferred-customer discount 
and a second Subtotal item for product sales when you have to calculate shipping. 
Because you can’t change a Subtotal item’s behavior, Subtotal items have just two 
fields: Item Name/Number and Description. You can type any name and description 
you wish in these fields, but in practically every case, Subtotal says it all.
Group
Group items are great timesavers, and they’re 
indispensable
if you tend to forget 
things. As the name implies, a Group item represents several related items you often 
buy or sell together. Create a Group item that contains items that always appear 
together, such as each service you provide for a landscaping job. That way, when 
you add the Landscaping Group item to an invoice, QuickBooks automatically adds 
the Service items for the various phases, such as Excavation, Grading, Planting, and 
Cleanup. You can also use a Group item to show or hide the underlying items, which 
is useful mainly when you create fixed-price invoices (page 231) and you don’t want 
the customer to see the underlying details. 
Here’s how you set up a Group item:
• Group Name/Number. Type a name for the group that gives a sense of the 
individual items within it, such as Security Package.
• Description. Type the description that you want to appear on sales forms.
• Print items in group. To show all the underlying items on your invoices, turn 
on this checkbox. Figure 5-8 (top) shows an invoice that prints all the items in 
a group and what an invoice looks like when you leave this checkbox turned 
off (bottom).
• Item. To add an item to a group, click a blank cell in the Item column, shown in 
Figure 5-9, and then choose the item you want. You can also create a new item 
by choosing <Add New> from the drop-down list.
• Qty. Group items can include different quantities of items, just like a box of 
notecards usually includes a few more envelopes than cards. For each item in 
the group, type how many you typically sell as part of that group. If the quantity 
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