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CHAPteR 9: PAYING FOR EXPENSES
181
RECORDING A 
DEPOSIT TO A 
VENDOR
 TIP 
You can’t change a vendor’s currency after you’ve recorded your first transaction for that vendor. To 
switch to a different currency, you have to create a new vendor record that uses the new currency. The alternative 
is to calculate the bill’s values in your home currency based on the going exchange rate and then enter the bill 
in QuickBooks with those converted values.
FREQUENTLY ASKED QUESTION
Bills and Foreign Currencies
How do I enter a bill that has values in a foreign currency?
Before you can enter bills with values in foreign currencies, you 
have to turn on QuickBooks’ multiple currencies preference by 
choosing Edit→Preferences→Multiple Currencies, clicking the 
Company Preferences tab, and then selecting the “Yes, I use more 
than one currency” option (see page 659 for details).  After that, 
you can assign a currency to a vendor. In the New Vendor or Edit 
Vendor window (page 78), below and to the right of the Vendor 
Name box, choose the currency that the vendor uses. 
Once you do that, the Enter Bills window displays the vendor’s 
currency in several places. The currency appears in the win-
dow’s title bar and to the right of the vendor’s name, as shown 
in Figure 9-3. The Amount Due box shows the foreign currency 
to the left of the amount, with the corresponding value in your 
home currency below it. And the Expenses and Items tabs both 
show the foreign currency to indicate that the values you enter 
are in that currency.
Here’s how to fill out a bill a vendor submitted in a foreign 
currency:
1. Download the most recent exchange rates for the 
currencies you use. (See page 468 to learn how to enter 
or download currencies and exchange rates into the 
Currency List.)
2. In the Enter Bills window’s A/P Account box, choose 
the Accounts Payable account that corresponds to the 
foreign currency.
3. In the Amount Due box, type the bill’s value in the foreign 
currency.
4. On the Expenses and Items tabs’ Amount cells, type the 
amounts in the foreign currency.
5. Below the Expenses and Items tabs, in the “Exchange 
Rate 1 [currency] =” box, type the exchange rate from the 
foreign currency to your home currency (in Figure 9-3, 
that’s Chinese Yuan Renminbi to U.S. dollars.)
6. Click Recalculate at the top of the window to calculate the 
bill’s total in your home currency.
Recording a Deposit to a Vendor
Suppose a vendor requires a deposit before it will deliver a service or product. In 
QuickBooks, you can record the deposit payment so it shows up as a credit to that 
vendor. Then, when the bill arrives, you can apply that credit to the bill. Here’s what 
you do:
1. Write a check (page 193), enter a credit card charge (page 203), or use 
another payment method (page 204) to pay the deposit.
If you have an open purchase order for items from that vendor, QuickBooks 
displays a message box about it; click No because it’s too early to use the pur-
chase order. You aren’t purchasing the items yet.
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Guide C# Users to Insert (Empty) PDF Page or Pages from a Supported File Format
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Easy to Use VB.NET APIs to Add a New Blank Page to PDF Document
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QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
182
RECORDING A 
DEPOSIT TO A 
VENDOR
FiGURE 9-3
Near the top of the Enter 
Bills window, you have 
to choose the Accounts 
Payable account that goes 
with the foreign currency 
that the vendor uses. 
If you pay bills in several 
different currencies, you 
need an Accounts Pay-
able account for 
each
currency. That way, you 
can recalculate the gains 
or losses from changes in 
each exchange rate.
2. In the Write Checks or Enter Credit Card Charges window, click the Expenses 
tab. In the first Account cell, choose your Accounts Payable account.
Choosing this account creates a credit for you with that vendor.
3. In the first Amount cell, enter the amount of the deposit.
When you click away from this Amount cell, the amount listed at the top of the 
window changes to the deposit amount you just entered.
4. Click Save & Close (or Save & New) to save the payment transaction.
You don’t have to do anything else until the final bill arrives.
5. When you receive the bill, enter it in QuickBooks as you would any other bill.
Fill in the Account fields with the expense accounts for the products or services 
you received (page 178).
6. Apply the vendor credit to the bill as described on page 191.
The credit reduces the balance due.
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inserting image to PDF in preview without adobe PDF reader installed. Insert images into PDF form field. How to insert and add image, picture, digital photo
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C# PDF File & Page Process Library SDK for C#.net, ASP.NET, MVC
NET Page: Insert PDF pages; VB.NET Page: Delete PDF pages; Add Image to PDF; VB.NET Protect: Add Password to VB.NET Annotate: PDF Markup & Drawing. XDoc.Word for
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CHAPteR 9: PAYING FOR EXPENSES
183
HANDLING 
REIMBURSABLE 
EXPENSES
7. Save the bill.
You’re done! When it’s time to pay the bill, simply pay it using the new, lower 
balance (page 185).
 TIP 
You can also use this technique to edit a check or credit card charge so you can apply it to a bill that you 
forgot you’d already entered. Simply edit the check or credit card charge and change the account to Accounts 
Payable. Then, use the credit to pay the bill.
Handling Reimbursable Expenses
Reimbursable expenses are costs you incur that a customer subsequently pays. 
Products you purchase specifically for a customer or a subcontractor you hire to work 
on a customer’s job are costs you pass on to the customer. For example, travel costs 
are a common type of reimbursable expense, and you’ve probably seen telephone 
and photocopy charges on your attorney’s statements.
There are two ways to track reimbursable expenses, and QuickBooks can handle 
them both:
• As income. With this method, QuickBooks posts the expenses on a bill you 
record to the expense account you specify. When you invoice your customer, 
QuickBooks posts the reimbursement as income in a separate income account. 
Your income is higher this way, but it’s offset by higher expenses. This approach 
is popular because it lets you compare income from reimbursable expenses with 
the reimbursable expenses themselves to make sure they match. The box on 
page 184 describes the income accounts you need for tracking reimbursable 
expenses this way.
• As expenses. Tracking reimbursements as expenses doesn’t change the way 
QuickBooks handles bills—expenses still post to the expense accounts you 
specify. But, when your customer pays you for the reimbursable expenses, Quick-
Books posts those reimbursements right back to the expense account, so the 
expense account balance looks as if you never incurred the expense in the first 
place. Because you use the same expense account to record both the expense 
and the reimbursement, you don’t have to do any special setup in QuickBooks.
Setting Up Reimbursements as Income
If you want to track reimbursable expenses as income, choose Edit→Preferences→Time 
& Expenses. Then, on the Company Preferences tab, turn on the “Track reimbursed 
expenses as income” checkbox. With this preference turned on, whenever you cre-
ate or edit an 
expense
account (in the Add New Account or Edit Account window), 
QuickBooks adds a “Track reimbursed expenses in Income Acct.” checkbox and 
drop-down list to the bottom of the window, as shown in Figure 9-4.
VB.NET PDF insert image library: insert images into PDF in vb.net
VB.NET PDF - Add Image to PDF Page in VB.NET. Guide VB.NET Programmers How to Add Images in PDF Document Using XDoc.PDF SDK for VB.NET.
add pages to pdf acrobat; adding page numbers in pdf file
VB.NET PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password
VB: Add Password to PDF with Permission Settings Applied. This VB.NET example shows how to add PDF file password with access permission setting.
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QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
184
HANDLING 
REIMBURSABLE 
EXPENSES
WORKAROUND WORKSHOP
Accounts for Reimbursable Expenses
QuickBooks won’t let you assign the same income account to 
more than one reimbursable expense account, so you have to 
create a separate income account (see Chapter 3) for each type 
of reimbursable expense.
To keep your chart of accounts neat, create a top-level income 
account called something like Reimbursed Expenses. Then 
create an income subaccount for each 
type
of reimbursable 
expense. When you’re done, your income accounts will look 
something like this:
• 4100 Service Revenue
• 4200 Product Revenue
• 4900 Reimbursed Expenses - Income 
Subaccounts for account 4900:
• 4910 Reimbursed Telephone
• 4920 Reimbursed Postage
• 4930 Reimbursed Photocopies
• 4940 Reimbursed Travel
An alternative approach is to create Other Charge items for 
each type of reimbursable expense. By doing so, you can as-
sign those items to a single income account, and you can see 
the details of each reimbursable category by running a Sales 
By Item report (page 467).
FiGURE 9-4
To track a reimbursable 
expense as income, in the 
Add New Account or Edit 
Account window, turn on 
the “Track reimbursed 
expenses in Income Acct.” 
checkbox and then, in the 
drop-down list, choose 
the income account to use. 
If you’ve already created 
your expense accounts, 
you’ll have to edit each 
one that’s reimburs-
able (travel, telephone, 
equipment rental, and so 
on) and add the income 
account as shown here.
Here’s what happens as you progress from paying bills to invoicing customers:
1. When you assign an expense on a bill as reimbursable to a customer, Quick-
Books posts the money to the expense account you specified.
VB.NET PDF Page Delete Library: remove PDF pages in vb.net, ASP.
In order to run the sample code, the following steps would be necessary. Add necessary references: How to VB.NET: Delete Consecutive Pages from PDF.
add page number to pdf preview; add page to pdf online
C# PDF Page Delete Library: remove PDF pages in C#.net, ASP.NET
options, including setting a single page, a series of pages, and random pages to be C#.NET Project DLLs for Deleting PDF Document Page. Add necessary references
add and delete pages in pdf online; add pages to pdf without acrobat
CHAPteR 9: PAYING FOR EXPENSES
185
PAYING YOUR 
BILLS
2. When you create an invoice for that customer, the program reminds you that 
you have reimbursable expenses.
3. When you add the reimbursable expenses to the customer’s invoice, they post 
to the income account you specified for that type of expense. (See the box 
on page 184 to learn more about creating income accounts for reimbursable 
expenses.)
Recording Reimbursable Expenses
As you enter bills (page 176) or make immediate payments with checks or credit 
cards, you add designated expenses as reimbursable, as shown in Figure 9-5. When 
you choose a customer or job in the Customer:Job column, QuickBooks automati-
cally adds a checkmark to the “Billable?” cell. Be sure to type a note in the Memo 
cell to identify the expense, because QuickBooks uses the text in that cell as the 
description of the reimbursable expense on your invoice.
 TIP 
Sometimes you want to track expenses associated with a customer or job, but you don’t want the 
customer to reimburse you, like when you have a fixed-price contract. In that situation, click the “Billable?” cell 
for that expense to remove the checkmark.
FiGURE 9-5
The tables in the Enter 
Bills, Write Checks, and 
Enter Credit Card Charges 
windows all include 
columns to designate 
reimbursable expenses 
and the customers or 
jobs to which they apply. 
(You can click Splits in an 
account register to access 
these columns.)
Paying Your Bills
Entering bills in QuickBooks isn’t the same as 
paying
bills. The bills you enter in your 
company file are a record of what you owe and when, but they do nothing to send 
money to your vendors. Pay Bills is the QuickBooks feature that actually pushes your 
money out the door. It lets you select the bills you want to pay, how much to pay 
on each one, as well as the payment method, account, and date. If you have credits 
or early payment discounts, you can include those, too.
C# PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password in C#
C# Sample Code: Add Password to PDF with Permission Settings Applied in C#.NET. This example shows how to add PDF file password with access permission setting.
add page to pdf acrobat; add page number to pdf in preview
C# PDF Sticky Note Library: add, delete, update PDF note in C#.net
Evaluation library and components enable users to annotate PDF without adobe PDF reader control installed. Able to add notes to PDF using C# source code in
add page numbers to a pdf document; adding a page to a pdf in preview
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
186
PAYING YOUR 
BILLS
 TIP 
If you want to evaluate all your unpaid bills before you pay them, the Unpaid Bills Detail report displays 
the bills due up to the current date, grouped by vendor. To run it, choose Reports
Vendors & Payables
Unpaid 
Bills Detail or, at the top left of the Enter Bills window, click the Reports tab, and then click the Unpaid Bills Detail 
icon. The window’s Reports tab offers several other vendor-related reports like Open Purchase Order Detail and 
Purchases By Vendor Detail.
Selecting Bills to Pay
You begin the payment process by choosing the bills you want to pay. Here are the 
steps:
1. Choose VendorsPay Bills (or click the Pay Bills icon on the Home page).
QuickBooks opens the Pay Bills window and displays the bills due within the 
next two weeks. As Figure 9-6 shows, you can change which bills are displayed, 
view bill details, or apply credits and discounts.
FiGURE 9-6
In the Pay Bills window, 
you can easily spot early 
payment discounts by 
selecting “Show all bills” 
in the upper left. Then, in 
the Sort By box, choose 
Discount Date to sort by 
the discount date (or the 
due date, if the bill doesn’t 
have a discount date). 
When you click a bill in the 
table, QuickBooks shows 
available discounts and 
credits in the “Discount 
& Credit Information for 
Highlighted Bill” section 
(page 188 explains how to 
apply them). 
If you want to review a 
bill before you pay it, click 
“Go to Bill”; the Enter Bills 
window opens so you 
can review or even revise 
the bill.
CHAPteR 9: PAYING FOR EXPENSES
187
PAYING YOUR 
BILLS
2. In the Pay Bills window, select the bills you want to pay by clicking their 
checkboxes in the first column of the window’s table.
Clicking the Select All Bills button below the table makes QuickBooks select 
all
the bills displayed in the window’s table. (The button’s label changes to Clear 
Selections when at least one bill is selected.) Either way, QuickBooks fills in the 
Amt. To Pay cells for the selected bills with the total due on each bill.
 NOTE 
If you select more than one bill from the same vendor, QuickBooks automatically combines those 
bills onto one check when you pay them.
To pay bills using two different payment methods (check and credit card, for 
example), make two passes through the Pay Bills window. On the first pass, 
choose all the bills that you pay with the first payment method and then, in 
the Payment section’s Method drop-down list, choose that payment method 
(such as Check). On the second pass, choose the bills you want to pay with the 
second payment method and then choose that method (such as Credit Card) 
in the Method drop-down list. 
Similarly, to pay bills submitted in different currencies, you have to make a 
separate pass through the Pay Bills window for each currency. QuickBooks 
creates an Accounts Payable account for each currency you assign to vendors. 
To pay bills from vendors using a specific currency, choose the corresponding 
Accounts Payable account in the A/P Account drop-down list at the top of the 
window. The window then displays the bill amounts in the foreign currency and 
the amount you have to pay in your home currency.
 NOTE 
If you don’t use multiple currencies, the Pay Bills window doesn’t include the A/P Account or Exchange 
Rate fields.
Now that you’ve selected the bills you want to pay, you can modify the amounts 
you pay or apply discounts and credits before you pay the bills. The following sec-
tions show you how.
Modifying Payment Amounts
Whether you select individual bills or all the bills in the list, QuickBooks automatically 
fills in the selected bills’ Amt. To Pay cells with the total amounts that are due. Paying 
bills in full means you don’t have to worry about the next due date or paying late 
fees, but making partial payments can stretch limited resources to appease more 
of your unpaid vendors, as the box on page 188 explains. To pay only part of a bill, 
in a bill’s Amt. To Pay cell, simply type how much you want to pay.
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
188
PAYING YOUR 
BILLS
 TIP 
If you keep your cash in an interest-bearing account until you need it, you’ll want to know how much money 
you need to transfer to your checking account to pay the bills. In the Pay Bills window, the number at the bottom of 
the Amt. Due column is the total of all the bills displayed, and the number at the bottom of the Amt. To Pay column 
is the total of all the bills you’ve selected. If you select all the bills in the list, the two totals are initially the same. But 
if you change a value in an Amt. To Pay cell, click another cell to update the Amt. To Pay total.
UP TO SPEED
When Cash Is Tight
If your cash accounts are dwindling, you may face some 
tough decisions about whom to pay and when. To help keep 
your business afloat until the hard times pass, here are a few 
strategies to consider:
• Pay government obligations (taxes and payroll with-
holdings) first. In the Pay Bills window’s Sort By 
box, choose Vendor to make it easy to spot all your 
government bills. 
• Pay the vendors whose products or services are essential 
to your business.
• Make partial payments to all your vendors rather than full 
payments to some and no payments to others.
• If you want to pay small bills in full, in the Sort By box, 
choose Amount Due to sort your outstanding bills by 
dollar value.
Applying Discounts and Credits to Payments
Most companies like to use their discounts and credits as soon as possible. By far 
the easiest way to deal with discounts and credits you receive from vendors is to 
let QuickBooks handle them automatically.
Here’s how to delegate applying early payment discounts and available credits to 
QuickBooks:
1. Choose EditPreferencesBills, and then click the Company Preferences 
tab.
Because these settings are on the Company Preferences tab, you have to be a 
QuickBooks administrator to change them. The settings you choose here apply 
to every person who logs into your company file.
2. To make QuickBooks apply available credits automatically, turn on the 
“Automatically use credits” checkbox.
With this setting turned on, QuickBooks automatically deducts vendor credits 
from the corresponding vendor’s bills. If you’d rather choose when to apply 
credits, leave this checkbox turned off.
3. Turn on the “Automatically use discounts” checkbox and, in the Default 
Discount Account box, choose the account you use to track vendor discounts.
If you haven’t set up an account for vendor discounts, in the Default Discount 
Account drop-down list, choose <Add New>, and then create a new account 
(page 51) called something like “Vendor Discounts.”
CHAPteR 9: PAYING FOR EXPENSES
189
PAYING YOUR 
BILLS
 NOTE 
Whether you create an income account or an expense account for vendor discounts is neither an ac-
counting rule nor a QuickBooks requirement, but a matter of how you view vendor discounts. If you think of them 
as expenses you’ve saved by paying early, create an expense account. If you view them as money you’ve made, 
create an income account instead. Either way, discounts you receive from vendors are different from discounts 
you extend to your customers. So, in the Default Discount Account box, choose an account specifically for 
vendor
discounts, not your customer discount account.
As you’d expect, turning on these checkboxes tells QuickBooks to apply early pay-
ment discounts and available credits to bills without further instructions from you. The 
program uses your payment terms to figure out the early payment discounts you’ve 
earned, and it adds all available credits to their corresponding bills. Whether these 
checkboxes are on or off, you can still control the discounts and credits QuickBooks 
applies to your bills, as you’ll learn on the following pages. For example, you might 
want to delay a large credit until the following year to increase your expenses in the 
current year—which decreases this year’s taxable income.
APPLYING DISCOUNTS MANUALLY
If you want to apply discounts by hand or change a discount that QuickBooks added, 
here’s what to do:
1. On the Home page, click the Pay Bills icon or choose VendorsPay Bills.
2. In the Pay Bills window’s table, turn on the checkmark cell (in the first col-
umn) for the bill whose discount you want to edit.
In the “Discount & Credit Information for Highlighted Bill” section, QuickBooks 
shows the discount and credits that are available for the selected bill. More 
importantly, the program activates the Set Discount and Set Credits buttons so 
you can click them to apply discounts and credits. (If the bill’s checkmark cell 
is turned off, QuickBooks shows the suggested discount and available credits, 
but the Set Discount and Set Credits buttons are dimmed.)
 TIP 
When you’re applying discounts manually, look for dates in the Disc. Date column that are in the 
future
Those bills qualify for early payment discounts.
3. To apply or modify a discount to the selected bill, click Set Discount.
QuickBooks opens the “Discount and Credits” dialog box (Figure 9-7). If you’ve 
turned on multiple currencies, the currency you set for the vendor appears to 
the left of the Suggested Discount label and in the “Amount of Discount” box.
4. In the “Amount of Discount” box, QuickBooks fills in the suggested discount. 
To apply a different discount, type the new value.
Many companies try to save money by taking early payment discounts when 
they haven’t actually paid early. Some companies apply discounts regardless 
of what their payment terms are, and many vendors honor these undeserved 
discounts in the name of goodwill.
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
190
PAYING YOUR 
BILLS
FiGURE 9-7
In the “Discount and Credits” dialog 
box, QuickBooks automatically selects 
the Discount tab and displays your 
payment terms, the discount date, 
and the amount of discount you 
deserve. 
If the suggested discount is worth an 
early separation from your money, 
click Done to deduct the discount from 
your bill. Otherwise, click Cancel. 
If you also want to work on credits 
(page 191), when you’re done modify-
ing the discount, click the Credits tab.
5. In the Discount Account drop-down list, choose the account you use to 
track vendor discounts.
If you use an income account, discounts appear as positive numbers and 
increase the balance of the income account. If you use an expense account, 
discounts appear as negative numbers because they reduce how much you 
spend on expenses.
 TIP 
If you want to track discounts on inventory separately from other discounts you receive, create a cost of 
goods sold account specifically for inventory discounts. For example, if QuickBooks created account 5000 for Cost 
of Goods Sold, you can create two subaccounts: 5005 for Cost of Inventory Sold and 5010 for Inventory Discounts. 
In your financial reports, the two subaccounts show your original cost and the discounts you receive. Account 
5000 adds the two subaccounts together to show your net cost of goods sold.
6. If you track classes, choose a class for the discount.
Typically, you’ll choose the same class for the discount that you used for the 
original expense.
7. Click Done.
QuickBooks closes the “Discount and Credits” dialog box. Back in the Pay Bills 
window, the program adds the discount you entered in the bill’s Disc. Used cell 
and recalculates the value in the Amt. To Pay cell by subtracting the discount 
from the amount due.
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