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211
CHAPTER
10
T
elling your customers how much they owe you and how soon they need to pay 
is an important step in accounting. After all, if money isn’t flowing into your 
organization from outside sources, eventually you’ll close up shop and close 
your QuickBooks company file for the last time.
Although businesses use several different sales forms to bill customers, the 
invoice
is the most popular, and, unsurprisingly, customer billing is often called 
invoicing
This chapter begins by explaining the differences between invoices, statements, 
and sales receipts—each of which is a way of billing customers in QuickBooks—and 
when each is most appropriate.
After that, you’ll learn how to fill in invoice forms in QuickBooks, whether you’re 
invoicing for services, products, or both. If you send invoices for the same items to 
many of your customers (and don’t use the program’s multiple currencies feature), 
QuickBooks’ batch invoice feature can help: You select the customers, add the items 
you want on the invoices, and the program creates all the invoices for you. If you 
track billable hours and reimbursable expenses with QuickBooks, you can also have 
the program chuck those charges into the invoices you create.
Finally, you’ll find out how to handle a few special billing situations, like creating 
invoices when products you sell are on backorder. You’ll also learn how to create 
estimates for jobs and then use them to generate invoices as you perform the work. 
And, since you occasionally have to give money back to customers (like when they 
return the lime-green polyester leisure suits that suddenly went out of style), you’ll 
learn how to assign a credit to a customer’s account, which you can then deduct 
from an existing invoice, refund by cutting a refund check, or apply to the customer’s 
next invoice.
Invoicing
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QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
212
CHOOSING THE 
RIGHT TYPE OF 
FORM
 NOTE 
Chapter 11 continues the invoicing lesson that starts with this chapter by teaching you how to produce 
statements that show your customers’ account status. It also explains how to create sales receipts when customers 
pay you right away. Chapter 12 explains how to get any kind of sales form into your customers’ hands, along with 
a few other timesaving techniques, like finding transactions and memorizing them for reuse.
Choosing the Right Type of Form
In QuickBooks, you can choose from three different sales forms to document what 
you sell, and each form has strengths and limitations. Invoices can handle any bill-
ing task you can think of, so they’re the best choice if you have any doubts about 
which one to use. Table 10-1 summarizes what each sales form can do. The sections 
that follow explain the forms’ capabilities in detail and give guidance on when to 
choose each one.
TABLE 10-1 
What each QuickBooks sales form can do
ACTION
SALES RECEIPT
STATEMENT
INVOICE
Track customer payments and 
balances
X
X
Accept payments in advance
X
X
X
Accumulate some charges 
before sending sales form
X
X
X
Collect payment in full at time 
of sale
X
X
X
Create summary sales 
transaction
X
X
X
Apply sales tax
X
X
Apply percentage discounts
X
X
Use Group items to add 
charges to form
X
X
Add long descriptions for 
items
X
X
Subtotal items
X
X
Include customer message
X
X
Include custom fields on form
X
X
 NOTE 
QuickBooks Premier and Enterprise editions include one more type of sales form: the sales order. 
In those editions, when you create a sales order for the products that a customer wants to buy, you can create 
an invoice for the items that are in stock and keep track of out-of-stock items that you’ll need to send to your 
customer when a new shipment arrives (page 254).
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CHAPteR 10: INVOICING
213
CHOOSING THE 
RIGHT TYPE OF 
FORM
Sales Receipts
The sales receipt is the simplest sales form that QuickBooks offers, and it’s also 
the shortest path between making a sale and having money in the bank (at least in 
QuickBooks). But this form is suitable 
only
if
your customers pay the full amount 
at the time of the sale—for example, in a retail store, restaurant, or beauty salon. 
However, you can accumulate charges for time (page 166) and billable expenses 
(page 179) and then add them to a sales receipt. But for products you sell, sales 
receipts handle only payment in full.
When you create and save a sales receipt in QuickBooks, the program immediately 
posts the money you receive to the Undeposited Funds account or to the bank ac-
count you choose. As you’ll learn in this chapter and the next, invoices and statements 
take several steps to move from billing to bank deposits, so ease of depositing is 
one advantage of sales receipts over those other sales forms.
Sales receipts can handle sales tax, discounts, and subtotals—or any other item in 
your Item List. But when you operate a cash business, creating a sales receipt in 
QuickBooks for each newspaper and pack of gum your newsstand sells is 
not
good 
use of your time. Instead, consider creating a sales receipt that summarizes a day’s 
or a week’s sales (page 343), using a customer named Cash Sales that you create 
specifically for that purpose.
Statements
Suppose you’re a lawyer and you spend 15 minutes here and 15 minutes there work-
ing on a client’s legal problem over the course of a month. Each time you do so, 
that’s another charge to the client’s account. In QuickBooks, each of those charges 
is called a 
statement charge
. You can enter them individually (page 278) or, if you 
track time in QuickBooks, you can add your time to an invoice just as easily, as 
described on page 245.
Businesses often turn to statements when they charge the same amount each 
month, such as a fixed monthly fee for Internet service or full-time work as a con-
tract programmer. Although statements work for these fixed fees, you can also use 
memorized invoices (page 304) and QuickBooks’ batch invoice feature (page 236) 
to do the same thing just as easily.
Where statements really shine is summarizing a customer’s account. Behind the 
scenes, a statement adds up all the transactions that affect the customer’s open 
balance over a period of time, which includes statement charges, payments, and 
invoices. The statement shows the customer’s previous balance, any payments that 
the customer has made, any invoices that they haven’t paid, and any new charges on 
the account. From all that information, QuickBooks calculates the total and displays 
it on the statement, so you know how much money is outstanding and whether it’s 
overdue.
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QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
214
SALES 
FORMS AND 
ACCOUNTS
 NOTE 
Although statements can track customer payments and balances, they 
can’t
handle the following 
billing tasks:
• Tracking sales tax
• Using Group items to add several items
• Accepting multi-paragraph descriptions of services or products
• Subtotaling items
• Applying percentage discounts to items sold
• Including a message to the customer
• Including custom fields
• Summarizing the services and products sold (on statements, each service or product you sell appears as 
a separate statement charge)
Invoices
If statements or sales receipts don’t work for your situation, don’t be afraid to use 
invoices. They accept any item you’ve created in your Item List (see Chapter 5) 
and
they track what customers owe you.
Besides offering the features listed in Table 10-1, an invoice is the only type of 
QuickBooks sales form you can generate from an estimate (page 265). If you’re a 
general contractor and prepare a detailed estimate of the services and products 
for a job, you’ll save a huge chunk of time by turning that estimate into an invoice 
for billing. And if you have to refund some of your customer’s money, you can also 
turn an invoice into a credit memo (page 268).
Sales Forms and Accounts
An invoice or other sales form is the first step in the flow of money through your 
company, so now is a good time to look at how QuickBooks posts income and ex-
penses from your invoices to the accounts in your chart of accounts. Suppose your 
invoice has the entries shown in Figure 10-1. Table 10-2 shows how the amounts on 
that invoice post to accounts in your chart of accounts.
 NOTE 
The lines on the invoice in Figure 10-1 don’t show 
all
the movements between accounts listed in Table 
10-2. Behind the scenes, QuickBooks transfers money to your cost of goods sold and inventory accounts.
Here’s why the amounts post the way they do:
• You sold $5,000 of services and $499.75 of products, which is income. The 
income values appear as credits to your Services Income and Product Revenue 
accounts to increase your income because you sold something. In this example, 
C# PDF File & Page Process Library SDK for C#.net, ASP.NET, MVC
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CHAPteR 10: INVOICING
215
SALES 
FORMS AND 
ACCOUNTS
the discount is in an income account, so the discount is in the Debit column to 
reduce
your income.
FiGURE 10-1
If you’re still getting used 
to double-entry account-
ing, balancing the debit 
and credit amounts for an 
invoice is a brainteaser. 
For example, the items for 
services and products on 
the invoice shown here 
turn up as credits in your 
income accounts, as in 
Table 10-2. The discount 
reduces your income, so 
it’s a debit to the Sales 
Discounts income account. 
Although the debits and 
credits appear in different 
accounts, the total debit 
must equal the total credit.
TABLE 10-2 
Debits and credits have to balance
ACCOUNT
DEBIT
CREDIT
Accounts Receivable
4,822.23
Services Revenue
5,000.00
Product Revenue
499.75
Sales Discounts
750.00
Sales Tax Payable
37.48
Shipping income
35.00
Cost of Goods Sold
249.78
Inventory
249.78
Total
5,822.01
5,822.01
C# PDF Annotate Library: Draw, edit PDF annotation, markups in C#.
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QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
216
CREATING 
INVOICES
• The $37.48 of sales tax you collect is a credit to the Sales Tax Payable account.
• The shipping charge ($35.00) is a credit in your shipping income account to 
show what you charged for shipping.
• All those credits need to balance against a debit. Because your customer owes 
you money, the amount owed ($4,822.23) belongs in the Accounts Receivable 
account, indicated by the debit.
• You also sold some products from inventory. You credit the Inventory account 
with the cost of the products, $249.78, which decreases the Inventory account’s 
balance. You offset that credit with a debit for the same amount to the Cost of 
Goods Sold account, which is an income statement account.
Creating Invoices
Depending on which edition of QuickBooks you use, you have up to three features 
for creating invoices:
• Create Invoices can handle everything you throw at it: services, products, bill-
able time, and billable expenses. It’s available in QuickBooks Pro and higher.
• Create Batch Invoices (page 236) lets you select all the customers to which you 
want to send the same invoice (that is, the same items and the same amounts). 
If you send the same invoice to the same customers all the time, you can set 
up a billing group for those customers and, from then on, simply choose the 
group. After you create the invoice, you can print or email it to the customers 
in the list. This feature is available in QuickBooks Pro and higher, as long as you 
don’t use multiple currencies.
• Invoice for Time & Expenses, available only in QuickBooks Premier and Enter-
prise editions, can do everything that the Create Invoices feature can do, but 
it’s a real time-saver when you invoice for billable time and expenses. As you’ll 
learn on page 246, you specify a date range and QuickBooks shows you all the 
customers who have billable time and expenses during that period. When you 
choose a customer or job and tell the program to create an invoice, it opens the 
Create Invoices window, fills in the usual fields, 
and
fills the invoice table with 
the customer’s billable time and expenses. Once you’re in the Create Invoices 
window, you can add any other items you want, like products you sold or dis-
counts you’re offering. This feature also lets you create batch invoices for time 
and expenses (page 248).
Invoices tell your customers everything they need to know about what they pur-
chased and what they owe you. If you created customers and jobs with settings 
such as payment terms, tax item, and sales rep (page 71), as soon as you choose a 
customer and job in the Create Invoices window’s Customer:Job field, QuickBooks 
fills in many of the fields for you.
CHAPteR 10: INVOICING
217
CREATING 
INVOICES
Some invoice fields are more influential than others, but they all come in handy at 
some point. To understand the purpose of the fields on an invoice more easily, you 
can break the form up into three basic parts (see Figure 10-2). Because the invoices 
you create for product sales include a few more fields than the ones for services 
only, the following sections use a product invoice to explain how to fill in each field 
you might run into on the invoices you create. These sections also tell you what to 
do if the information that QuickBooks fills in for you is incorrect.
FiGURE 10-2
The top of the invoice has 
overall sale information, 
such as the customer and 
job, the invoice date, who 
to bill and ship to, and the 
payment terms. The table 
in the middle has info 
about the products and 
services sold, and other 
items, such as subtotals 
and discounts. Below the 
table, QuickBooks fills 
in the Tax field and the 
Customer Tax Code field 
with values from the 
customer’s record, but you 
can change any values that 
the program fills in. You 
can also add a message 
to the customer, choose 
your send method, or type 
a memo to store in your 
QuickBooks file.
 NOTE 
If you charge customers based on the progress you’ve made on a project, invoices are a 
little
more 
complicated, but you’ll learn how to handle this situation on page 264.
Creating an Invoice
In the sections that follow, you’ll find details about filling in all the fields on an invoice. 
(The box on page 219 describes some of the ways nonprofit invoicing differs from 
for-profit invoicing.) For now, here’s the basic procedure for creating and saving one 
or more invoices by using the Create Invoices feature:
1. Press Ctrl+I; in the Home page’s Customers panel, click the Create Invoices 
icon; or, in the Customer Center toolbar, choose New TransactionsInvoices.
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
218
CREATING 
INVOICES
If you use QuickBooks Pro or if the preference for invoicing time and expenses 
isn’t turned on, clicking the Home page’s Create Invoices icon opens the Create 
Invoices window immediately.
If you use QuickBooks Premier or Enterprise and you’ve turned on the preference 
to invoice for time and expenses (page 672), the Home page displays the Invoices 
icon instead of the 
Create
Invoices icon. Clicking Invoices displays a shortcut 
menu with two entries: “Invoice for Time & Expenses” and Create Invoices. 
Choose Create Invoices to create a regular invoice. See page 246 to learn how 
to use the shortcut menu’s other entry to invoice for billable time and expenses.
2. In the Create Invoices window’s Customer:Job box, choose the customer 
or job associated with the invoice.
When you pick a customer or job, QuickBooks fills in many of the invoice fields 
with values from the customer’s record (see page 71), the job’s record if you 
selected a job (page 76), and preferences you set (page 79). For example, 
QuickBooks pulls the data for the Bill To address, Terms, and Rep fields from 
the customer’s or job’s record. And your Sales & Customers preferences (page 
666) provide the values for the Via and F.O.B. fields. (FOB stands for “free on 
board,” which is the physical point where the customer becomes responsible 
for damage to or loss of the shipment.)
 NOTE 
Depending on the QuickBooks edition you use and transactions you’ve entered, a few other windows 
may open when you choose a customer or job. If the customer or job you selected has an available estimate, the 
Available Estimates dialog box opens so you can fill in the invoice simply by selecting an estimate and clicking 
OK. If you use QuickBooks Premier and there’s an outstanding sales order (page 254), the Available Sales Order 
window appears so you can select the one you want to invoice.
In QuickBooks Premier, if the preference for invoicing time and expenses is turned on and the customer or job has 
associated time or expenses, the Billable Time/Costs dialog box opens with the “Select the outstanding billable 
time and costs to add to this invoice” option selected. If you don’t want to add the time and expenses to this 
invoice, select the option whose label begins with “Exclude,” and then click OK. (To learn more about invoicing 
for time and expenses, see page 245.)
3. For each product or service you sold, in the line-item table, enter the info 
for the item, including its quantity and price (or rate).
If you want, you can also fill in the boxes below the line-item table, such as 
Customer Message and Memo. If you’ve signed up for online payments (page 
72), you can choose whether to include an online payment link on the invoice 
you send. And you’ll rarely need to change the sales tax rate associated with 
the customer, but you can if necessary.
4. Maintain your professional image by checking for spelling errors before 
you send the invoice.
To run QuickBooks’ spell-checker, at the top of the Create Invoices window, click 
the Formatting tab, and then click Spelling. (If you checked spelling when you 
CHAPteR 10: INVOICING
219
CREATING 
INVOICES
created your customers and invoice items, then the main source of spelling er-
rors will be edits you’ve made to item descriptions.) If the spell-checker doesn’t 
work the way you want, then change your Spelling preferences (page 672).
5. To save the invoice you just created and close the Create Invoices window, 
click Save & Close.
If you’re unhappy with the choices you made in the current invoice, click Clear 
to start over with a fresh, blank invoice. If you have additional invoices to create, 
click Save & New to save the current invoice and begin another.
 NOTE 
If you create or modify an invoice and then click the Print icon in the Create Invoices window’s Main 
tab, QuickBooks saves the invoice before printing it, which helps prevent financial hanky-panky.
ALTERNATE REALITIES
Invoicing for Nonprofits
If you sell products and services, then you create invoices when 
someone buys something. For nonprofits, however, invoices 
can record the pledges, donations, grants, or other contribu-
tions you’ve been promised.
Invoicing for nonprofits differs from the profit world’s ap-
proach. First of all, many nonprofits don’t send invoices to 
donors. Nonprofits might send reminders to donors who 
haven’t sent in the pledged donations, but they don’t add 
finance charges to late payments.
Moreover, because some donors ask for specific types of 
reports, nonprofits often use several Accounts Receivable 
accounts to track money coming from grants, dues, pledges, 
and other sources. When you have multiple Accounts Receiv-
able accounts, the Create Invoices window includes an Account 
field so you can choose the appropriate Accounts Receivable 
account (just like when you work with multiple currencies, 
as described in the Note on page 224). For example, when 
you create an invoice for pledges, you’d choose the Pledges 
Receivable account.
To compensate for this additional field, QuickBooks provides 
a handy feature when you use multiple Accounts Receivable 
accounts: The program remembers the last invoice number 
used for each one in your QuickBooks Chart of Accounts, so 
you can create unique invoice numbering schemes for each 
of them. For example, if you create an invoice for the Pledges 
Receivable account and set the Invoice # field to “PL-100,” 
QuickBooks automatically assigns invoice number “PL-101” to 
the next invoice you create for that account.
Filling in Invoice Header Fields
If you fill in all the fields in your customer and job records (see Chapter 4), QuickBooks 
takes care of filling in most of the fields in the header section of invoices. Here’s what 
the header fields do and where QuickBooks gets the values it fills in automatically.
CHOOSING THE CUSTOMER OR JOB
The selection you make in the Customer:Job field (shown in Figure 10-3) is your 
most important choice for any invoice. In addition to billing the correct customer 
for your work, QuickBooks uses the settings from the customer’s or job’s record to 
fill in many of the invoice’s fields.
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
220
CREATING 
INVOICES
FiGURE 10-3
If you work on different 
jobs for a customer, click 
the name of the job, which 
is indented underneath 
the customer’s name. If 
your work for a customer 
doesn’t relate to jobs, 
just click the customer’s 
name. The column to the 
right of the customer 
and job names provides 
another way to differenti-
ate customers and jobs: It 
displays “Customer:Job” 
for a customer entry, and 
“Job” for a job entry.
 NOTE 
If you’ve turned on the preference for multiple currencies, the last column in the Customer:Job drop-
down list shows the customer’s currency (as shown in Figure 10-3).
Once you select a customer or job, the panel on the right side of the Create Invoices 
window shows a summary of the customer’s account and its recent transactions 
(Figure 10-4). The Customer tab displays the customer’s open balance and the credit 
limit you’ve set for that customer so you can see whether the new invoice exceeds 
that limit. You can also review recent transactions to check whether payments 
have come in before you send an invoice for finance charges. Any notes that you’ve 
entered for the customer appear at the bottom of the panel. Click the arrow at the 
panel’s top left to expand or collapse it.
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