c# display pdf in winform : Adding a page to a pdf file Library SDK class asp.net .net windows ajax QuickBooks_2014_The_Missing_Manual31-part608

CHAPteR 11: PRODUCING STATEMENTS
281
GENERATING 
STATEMENTS
When you edit the value in the Rate field, QuickBooks recalculates the amount 
in the Amt Chrg field.
7. If you want to revise the charge’s description (which will appear on the 
statement you create), edit the Description field.
QuickBooks automatically fills in this field with the first paragraph of the Descrip-
tion field (labeled “Description on Sales Transaction” if the service is performed 
by a subcontractor or partner) from the item’s record, but you can see only a 
smidgeon of it. To see the whole thing, put your cursor over the Description 
field, and QuickBooks displays the full contents of the field in a pop-up tooltip 
just below the field.
8. If you use classes (page 134), in the Class field, choose the one you want.
You can skip the Class field if it doesn’t apply to this statement charge. If you 
set the preference to make QuickBooks prompt you about classes (page 640), 
when you try to save the statement charge, QuickBooks asks if you want to 
save it without a class. Click Save Anyway to omit the class, or click Cancel to 
return to the transaction so you can add one.
9. To control which statement the charge appears on, in the Billed Date field, 
choose a date for the charge.
QuickBooks uses the value in this field to determine which statement includes 
the charge. When you add a statement charge that you want to save for a future 
statement, be sure to choose a billed date within the correct time period. For 
example, if a membership fee comes due in April, choose a billed date that falls 
in April. That way, the statement charge won’t show up until you generate the 
customer’s April statement. On the other hand, if you forgot a charge from the 
previous month, set its billed date to a day in the current month so the charge 
appears on this month’s statement.
10. If you plan to assess finance charges for late payments, in the Due Date 
field, choose the day when payment is due.
QuickBooks uses this date along with your preferences for finance charges 
(page 650) to calculate any late charges due. (The due date is based on the 
terms you apply to the customer [page 71].) But late-charge calculations don’t 
happen until you generate statements.
11. To save the statement charge, click the Record button.
 TIP 
If you charge the same amount every month, memorize the first statement charge: With the statement 
charge filled in and selected in the register, press Ctrl+M or right-click the statement charge and then choose 
Memorize Stmt Charge on the shortcut menu. In the Memorize Transaction dialog box, set its recurrence schedule 
to the same day each month and choose the option to record the transaction automatically (page 306), and then 
click OK. QuickBooks then takes care of entering your statement charges for you, so all you have to do is generate 
customer statements once a month.
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Guide C# Users to Insert (Empty) PDF Page or Pages from a Supported File Format
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Easy to Use VB.NET APIs to Add a New Blank Page to PDF Document
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QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
282
GENERATING 
STATEMENTS
Generating Customer Statements
QuickBooks is smart, but it can’t read your mind. The statements it generates in-
clude only the statement charges and other transactions you’ve entered. So before 
you produce monthly statements, double-check that you’ve entered all payments, 
credits, and refunds that your customers are due, and all new statement charges 
for the period.
To begin creating statements, in the Home page’s Customers panel, click the 
Statements icon (or choose Customers→Create Statements). As Figure 11-3 shows, 
everything about the statements you generate appears in the Create Statements 
window, including the date range for the statements, the customers you want to send 
statements to, the template you’re using, printing options, and finance charges. The 
sections that follow explain your options and the best way to apply them.
FiGURE 11-3
The options in the Select 
Customers section let you 
create statements for a 
subset of your customers, 
which comes in handy if 
you send statements to 
some customers by email 
and to some by U.S. mail, 
for example. In that case, 
you’d create two sets: one 
for email and the other 
for paper. You might also 
create a statement for 
a single customer if you 
made a mistake and want 
a corrected version. Or you 
can generate statements 
only for customers with 
balances.
CHOOSING THE DATE RANGE
Statements typically cover a set period of time, like a month. But the statement’s 
date doesn’t have to be during that period. For example, you might wait until the 
day 
after
the period ends to generate the statement so you’re sure to capture every 
transaction. In the Create Statements window’s Select Statement Options section, 
you can adjust the following settings:
• Statement Date. In this field, type the date that you want to appear on the 
statement. In Figure 11-3, for example, the statement date is the last day of the 
statement period.
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CHAPteR 11: PRODUCING STATEMENTS
283
GENERATING 
STATEMENTS
• Statement Period From _ To _. Select this option to create statements for a 
period of time. For example, if you produce monthly statements, in the From 
box, choose the first day of the month, and in the To box, choose the last day 
of the month. Or you can choose dates to generate statements for a quarter 
or other date range.
• All open transactions as of Statement Date. Choosing this option adds every 
unpaid statement charge to the statement, regardless of when the charge hap-
pened. This option is particularly helpful when you want to generate a list of all 
overdue charges so you can send a reminder to woefully tardy customers. To 
filter the list of open transactions to only those overdue by a certain number of 
days, turn on the “Include only transactions over _ days past due date” check-
box, and then type the number of days late.
 NOTE 
If you’ve turned on the multiple currency preference (page 659), the Create Statement window displays 
the A/R Account box at its top left. Use that drop-down menu to choose the correct Accounts Receivable account 
for the currency that applies to the statements you want to create. Repeat the statement-generation steps for 
each currency you use.
SELECTING CUSTOMERS
QuickBooks initially selects the All Customers option because most companies send 
statements to every customer. But you can choose another option to limit the list 
of recipients. (The next time you open the Create Statements window, QuickBooks 
remembers the option you chose and selects it automatically.) Here are your other 
customer options and the reasons you might choose each one:
• Multiple Customers. To specify the exact set of customers to whom you want 
to send statements, choose this option. For example, you can select customers 
who received statements with errors on them.
After you pick this option, click the Choose button that appears to its right. In 
the Print Statements dialog box that opens, QuickBooks automatically selects 
the Manual option, so you can select each customer or job that you want to 
send a statement to (click individual customers or jobs or drag over adjacent 
customers to select them and display checkmarks next to their names). The 
Automatic option isn’t really automatic—you have to type a customer’s name 
exactly
as it appears in the Customer Name field in the customer’s record to 
select that single customer. So it’s much easier to select the Manual option and 
then scroll to the name you want.
• One Customer. To create a corrected statement for a single customer, choose 
this option. In the drop-down list that appears, click the down arrow, and then 
choose the customer or job.
• Customers of Type. If you categorize customers by type and process their 
statements differently, choose this option. For example, you might spread your 
billing work out by sending statements to your corporate customers at the end 
VB.NET PDF Library SDK to view, edit, convert, process PDF file
Perform annotation capabilities to mark, draw, and visualize objects on PDF document page. Capable of adding PDF file navigation features to your VB.NET program
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C# PDF insert image Library: insert images into PDF in C#.net, ASP
image adding library control for PDF document, you can easily and quickly add an image, picture or logo to any position of specified PDF document file page.
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QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
284
GENERATING 
STATEMENTS
of the month and to individuals on the 15th. In the drop-down list that appears, 
choose a customer type.
• Preferred Send Method. If you print some statements and email others, you’ll 
have to create statements in two batches. Choose this option and, in the drop-
down list that appears, pick one of the send methods. For example, choose 
E-mail here and then click the E-mail button at the bottom of the window to 
send statements to the customers who prefer to receive bills that way. (Page 
302 explains how to email forms.)
 TIP 
If you loathe stuffing envelopes and licking stamps, offer your customers a discount for receiving their 
statements (or invoices and credit memos) via email. They’re likely to say yes, and you can then shoot statements 
out from QuickBooks in the blink of an eye.
• View Selected Customers. Before you generate statements by clicking Print 
or E-mail, click this button to make sure you’ve chosen the correct customers.
SETTING ADDITIONAL OPTIONS
In the Create Statements window’s Template box, QuickBooks automatically selects 
Intuit Standard Statement, but you can choose your own customized template in-
stead. You can also control what QuickBooks adds to statements and which state-
ments it should skip:
• Create One Statement. In this drop-down list, choosing Per Customer can save 
some trees because it makes QuickBooks generate one statement for each cus-
tomer, no matter how many jobs you do for them. (On the statements, charges 
are grouped by job.) If each job has its own mailing address, you can create 
separate statements for each job instead by choosing Per Job here.
• Show invoice item details on statements. If you send statements only to find 
yourself answering customers’ questions about what line items represent, turn on 
this checkbox to include invoice details on statements. That way, your customers 
can see all the info about the invoices on the statement, which could lead to faster 
payments. Say you run a landscaping company and mow lawns once a week. 
By turning on this checkbox, you don’t have to send weekly invoices; instead, 
you can send a monthly statement that includes the individual invoice details. 
• Print statements by billing address zip code. Turn on this checkbox if you 
have a bulk-mail permit, which requires that you mail by Zip code.
• Print due date on transactions. QuickBooks automatically turns on this check-
box because you’ll typically want to show the due date for each entry on your 
statements.
• Do not create statements. Printing unnecessary statements is a waste of time 
and paper. QuickBooks includes several settings that you can choose to skip 
certain statements. For example, you can turn on the “with a zero balance” 
checkbox to skip statements for customers who don’t owe you anything. (Leave 
C# PDF insert text Library: insert text into PDF content in C#.net
C#.NET PDF SDK - Insert Text to PDF Document in C#.NET. Providing C# Demo Code for Adding and Inserting Text to PDF File Page with .NET PDF Library.
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CHAPteR 11: PRODUCING STATEMENTS
285
GENERATING 
STATEMENTS
this checkbox off if you want to send a statement to show that the customer’s 
last payment arrived and that its balance due is zero.)
You might also decide to skip customers unless their balance exceeds your 
typical cost of processing a statement. With the cost of a first-class stamp and 
letterhead, envelope, and a label, you might skip statements unless the balance 
is at least $5 or so. Turn on the “with a balance less than” checkbox and, in the 
box to its right, type a dollar value.
You can also skip customers with no activity during the statement period—no 
charges, no payments, no transactions whatsoever—by turning on the “with no 
account activity” checkbox. 
QuickBooks automatically turns on the “for inactive customers” checkbox be-
cause there’s no reason to send statements to customers who aren’t actively 
doing business with you.
• Assess Finance Charges. Not surprisingly, you have to turn on QuickBooks’ 
finance charge feature before you can assess finance charges (see page 341). 
Once you’ve done that, you can click this button to add finance charges to your 
statements. In the Assess Finance Charges dialog box, you have the opportunity 
to turn off the checkmarks for individual customers. For example, if a squir-
rel ate your customer’s last statement, you can turn off the checkmark in that 
customer’s entry to tell QuickBooks not to penalize her with a finance charge. 
(You can also assess finance charges 
before
you start the statement process 
by clicking the Finance Charges icon on the Home page.)
Previewing Statements
Before you print statements on expensive letterhead or email them to your custom-
ers, it’s a good idea to preview them to make sure you’ve chosen the right customers 
and that the statements are correct. Here’s how to preview statements before you 
print or email them:
1. In the Create Statements window, click Preview.
QuickBooks opens the Print Preview window (Figure 11-4), which works like its 
counterparts in other programs.
2. Click “Prev page” or “Next page” to view the other statements in this batch.
If you left your reading glasses at home, click Zoom In to get a closer look. (The 
button’s label switches to read “Zoom Out” so you can return to a bird’s-eye 
view.)
3. To return to the Create Statements window and print or email your state-
ments, click Close.
The Print Preview window includes a Print button, but it’s not the best way to 
print statements. Clicking it begins printing your statements immediately so 
you don’t have a chance to set your print options, like which printer to use or 
the number of copies. To adjust those settings as described on page 291, click 
Close, and then click Print in the Create Statements window instead.
C# PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password in C#
Able to perform PDF file password adding, deleting and changing C# project, XDoc.PDF provides some PDF security settings On this page, we will talk about how
adding pages to a pdf document; add page numbers to a pdf
C# PDF Annotate Library: Draw, edit PDF annotation, markups in C#.
Provide users with examples for adding text box to PDF and edit C#.NET: Draw Markups on PDF File. Enable users to draw various annotation markups on PDF page.
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QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
286
GENERATING 
STATEMENTS
FiGURE 11-4
If you generate statements 
for a given time period, 
the first line in the body 
of a statement is “Balance 
forward,” which is the 
amount due prior to this 
statement’s opening date. 
The value in the Amount 
Due field is the total 
amount the customer owes 
you, which is the sum of 
the “Balance forward” 
value plus all the transac-
tions for that customer or 
job that happened during 
the statement’s date 
range, including payments. 
At the bottom of the state-
ment, the Amount Due 
figure is carved up into 
how much is current and 
how much is past due.
Generating Statements
When you’re absolutely sure the statements are correct, in the Create Statements 
window, click Print or E-mail to generate your statements. This section describes 
how to do both.
EMAILING STATEMENTS
To email statements directly from QuickBooks, in the Create Statements window, 
click E-mail. If you use Microsoft Outlook, QuickBooks creates email messages in 
Outlook and automatically fills in the customers’ email addresses. The messages 
contain the standard message you’ve set up for statements (page 669).
If you set up QuickBooks to use a web-based email service instead (page 669), the 
Select Forms To Send dialog box opens, showing the statements you’re about to 
email. There you can select additional statements, turn off statements you don’t want 
to send, and click a statement to preview its content. Click Send Now to dispatch 
them to your customers.
CHAPteR 11: PRODUCING STATEMENTS
287
GENERATING 
STATEMENTS
PRINTING STATEMENTS
To print statements:
1. In the Create Statements window, click Print.
QuickBooks opens the Print Statement(s) dialog box.
2. Choose the printer you want to use.
For example, if you have a printer loaded with preprinted forms, select it in the 
“Printer name” drop-down list. (See page 291 to learn how to designate a printer 
so QuickBooks uses it every time you print statements.)
3. Select one of the “Print on” options.
If you select “Intuit Preprinted forms,” QuickBooks doesn’t print the name of 
the form or the lines around fields, because they’re already on the preprinted 
page. The “Blank paper” option tells the program to print the statement exactly 
the way you see it in the Print Preview window. The Letterhead option shrinks 
the form to leave a 2-inch band at the top of the page for your company logo.
 TIP 
If your letterhead is laid out in an unusual way (your logo runs down the left side of the page, for 
instance), create a custom statement template (page 711) that leaves room for your letterhead elements, and 
then choose the “Blank paper” option.
4. In the “Number of copies” box, type the number of copies of each state-
ment you want to print.
For example, if you want one copy for the customer and one for your files, type 
2
.
5. Click Print.
289
CHAPTER
12
Q
uickBooks can zip you through the two basic ways of producing and distribut-
ing invoices and other forms: on paper and electronically. Within those two 
camps, you can choose to produce and send forms as soon as you complete 
them 
or
place them in a queue to process in batches. For sporadic forms, it’s easier 
to print or email them as you go. But when you generate dozens or even hundreds 
of sales orders, invoices, statements, or checks, printing and emailing batches is a 
much better use of your time.
If you have workhorse transactions that you enter again and again, QuickBooks can 
memorize them and then fill in most, if not all, of the fields in future transactions 
for you. For transactions that happen on a regular schedule—like monthly customer 
invoices or vendor bills—the program can remind you when it’s time to record the 
transaction, or even add the transaction without any help from you. You can also 
memorize transactions that you use occasionally, such as estimates, and call on 
them only when you need them.
QuickBooks’ search features can help you track down financial info, which you can 
appreciate if you’ve ever hunted frantically for a transaction. Whether you want to 
correct a billing problem on a customer’s invoice, check whether you paid a vendor’s 
bill, or look for the item you want to add to an estimate, QuickBooks gives you sev-
eral ways to search. You can look for different types of transactions within various 
date ranges in the Customer, Vendor, and Employee Centers—and the Inventory 
Center, if you use QuickBooks Premier or Enterprise. The Item List window sports 
a few search boxes for finding the items you want. Form windows, such as Create 
Invoices, have a Find button on their Main tabs so you can quickly find transactions 
of the corresponding type. You can use the program’s Search feature to search 
throughout your company file or QuickBooks. And the full-blown Find feature is 
perfect for surgical searches. This chapter explains all your options.
Transaction Timesavers
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
290
PRINTING 
FORMS
 NOTE 
QuickBooks’ Attachments feature lets you attach files to records, such as customers and vendors, and 
to transactions, such as invoices. See the box on page 295 for more info.
Printing Forms
Before you start printing, you have some setup to do. But once QuickBooks’ print 
settings are in place and there’s paper in your printer, you can print forms with just 
a click or two. If you want to apply special settings to certain types of forms, for 
each one, QuickBooks needs to know the printer you want to use, the paper you 
print to (like preprinted forms or letterhead), and a few other details. The program 
remembers these settings, so you have to go through this process only once for 
each type of form. From then on, QuickBooks fills in the Print dialog box’s settings 
automatically when you choose a type of form to print, although you can change 
the settings before you print.
With these prep tasks behind you, you’re ready to print. You can either print a form 
right away or add it to a queue to print in batches. This section explains how to ac-
complish all these printing tasks.
 TIP 
If you want to make sure you don’t forget to process forms, you can create reminders (page 491) for 
invoices, credit memos, sales receipts, and—if you use QuickBooks Premier or Enterprise—sales orders that are 
queued up to print.
Setting Print Options
Before you print 
any
documents in QuickBooks (not only invoices and other sales 
forms, but also timesheets, pay stubs, reports, and so on), take a few minutes to set 
up the printer(s) you use. The program lets you assign a different printer for each 
type of document. Why would you want to do that? Because it can save you a lot 
of time, wasted paper, and frustration, especially if you print invoices on multipart 
forms, paychecks on preprinted check forms, statements on letterhead, and reports 
on plain paper. Keep each printer stocked with the right type of paper, and you can 
print your documents with barely a glance at the print options.
Although you can assign a different printer to each type of QuickBooks form, you 
probably have only one or two printers stocked with special paper. So you can bypass 
printer setup for the forms you print using basic settings, such as printing to your 
workhorse printer on blank paper, using portrait orientation.
If you set up print settings in QuickBooks before you print, the program will fill in 
those settings for you automatically when you choose a type of form. (However, 
print dialog boxes still appear, so you can change any print options before commit-
ting your documents to paper.)
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