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CHAPteR 13: MANAGING ACCOUNTS RECEIVABLE
321
RECEIVABLES 
AGING
make up the total in the green Paid Last 30 Days box. And the estimates in the 
table contribute to the total in the blue Estimates box.
FiGURE 13-1
The panel at the top of the 
Income Tracker window 
provides an income 
overview. The table below 
it lists the transactions 
that make up the overall 
totals. 
You can filter the 
transaction table in dif-
ferent ways: by customer, 
transaction type, status, 
or date. You can even 
process
 transactions in 
this window, for example, 
receiving payment on an 
open invoice, as shown 
here.
• Filtering transactions. Say that business is booming and Income Tracker’s trans-
action table is awash with transactions. You can filter the table to drill down to 
the details, for example, to see all the overdue invoices for the last quarter. To see 
transactions for a specific customer, click the down arrow to the Customer:Job 
box’s right, and then, in the drop-down list, choose the customer or job you 
want. Choose an entry in the Type drop-down list to show only a specific type 
of transaction, like Invoices or Received Payments. The Status drop-down list 
lets you filter the table to show open, overdue, or paid transactions (or you can 
click one of the colored bars at the top of the window to filter for that status). 
And the Date drop-down list lets you filter by date range.
• Sorting transactions. You can sort the transactions in Income Tracker’s table by 
clicking any of the table’s column headings. (QuickBooks initially sorts the table 
by date from the most recent to the earliest.) For example, click the Due Date 
heading to sort transactions by due date. When you click a heading, QuickBooks 
sorts the table in ascending order (alphabetically, from smallest to largest values, 
or from earliest to most recent dates, depending on the type of information in 
the column). To sort in descending order, simply click the heading again.
• Taking action. Income Tracker makes it easy to take the next step with your 
transactions. For instance, if you just snagged a customer payment from your 
post office box, you can start the receive-payment process in the Income Tracker 
window. To do that, click the appropriate invoice’s Action cell, click the down 
arrow that appears, and then choose Receive Payments from the drop-down 
Add a page to a pdf online - insert pages into PDF file in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Guide C# Users to Insert (Empty) PDF Page or Pages from a Supported File Format
adding page numbers pdf; add page to pdf preview
Add a page to a pdf online - VB.NET PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Easy to Use VB.NET APIs to Add a New Blank Page to PDF Document
adding page numbers to a pdf file; add page numbers to pdf preview
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
322
RECEIVABLES 
AGING
list. Or choose Print or Email from the drop-down list to print or email the 
invoice. For estimates, the Action drop-down list includes additional options 
like “Convert to Invoice” (page 263) and “Mark as Inactive” (page 261). To open 
a transaction in its corresponding window, just double-click it.
• Print transactions in batches. You can also print several transactions at a 
time (invoices, sales receipts, and credit memos or refunds) from the Income 
Tracker window. For example, suppose you want to print new copies of all the 
invoices that are overdue to nudge your customers about paying them. To do 
that, click the red Overdue bar at the top of the window to display the overdue 
transactions. Then, in the table’s first column, turn on the checkboxes for all the 
transactions you want to print. Then click the down arrow to the right of the 
Batch Actions button and choose the type of transaction; QuickBooks opens 
the “Print [forms]” dialog box. (See page 290 to learn how to print forms.)
Getting a High-level View with the Company Snapshot
Another handy feature is the Company Snapshot window, which can show each cus-
tomer’s balance, as you can see in Figure 13-2. To open it, choose Company→Company 
Snapshot, and then click the window’s Company tab if it’s not already selected. (When 
you want to see more detail about receivables, turn to QuickBooks’ built-in aging 
reports instead; they’re described in the next section.)
FiGURE 13-2
The Customers Who Owe Money 
section shows who owes you 
money, how much they owe, and 
when it’s due. (If you don’t see 
this section, try maximizing the 
window. If that doesn’t work, see 
page 709 to learn how to display 
it in the Company Snapshot.) 
If the due date is in the past, it’s 
displayed in red text. 
To record a payment, click the 
Receive Payments link at the 
bottom of the section.
Viewing Receivables Detail in the Customer Center
Another way to view your Accounts Receivable is in the Customer Center (choose 
Customers→Customer Center or, on the Home page, click Customers). The window’s 
VB.NET PDF insert image library: insert images into PDF in vb.net
Access to freeware download and online VB.NET to provide users the most individualized PDF page image inserting function, allowing developers to add and insert
add page to pdf in preview; adding page numbers in pdf file
C# PDF File & Page Process Library SDK for C#.net, ASP.NET, MVC
C# File: Split PDF; C# Page: Insert PDF pages; C# Page: Delete PDF pages; C# C# Read: PDF Image Extract; C# Write: Insert text into PDF; C# Write: Add Image to
adding a page to a pdf in preview; add pages to pdf acrobat
CHAPteR 13: MANAGING ACCOUNTS RECEIVABLE
323
RECEIVABLES 
AGING
Customers & Jobs tab lists your customers and jobs and the balance owed by each 
one. If you select a customer or job in the list, you can see the invoices or other sales 
transactions that generated the open balance on the right side of the window, as 
shown in Figure 13-3.
FiGURE 13-3
To see all the transac-
tions that make up a 
customer’s balance, 
select the customer in 
the Customers & Jobs tab. 
On the Transactions tab 
in the lower-right part of 
the window, in the Show 
drop-down list, choose All 
Sales Transactions. To focus 
on open invoices, in the 
tab’s Show drop-down list, 
choose Invoices; and in the 
tab’s Filter By drop-down 
list, choose Open Invoices, 
as shown here. A value 
in an invoice’s Aging cell 
indicates the number of 
days the invoice is past its 
due date.
 NOTE 
In the Customer Center, if the customer’s balance on the Customers & Jobs tab doesn’t equal the total 
in the Transactions table, that’s a clue that not all transactions that affect the customer’s balance are displayed 
in the table. For example, if the Transactions table lists overdue invoices, the total at the bottom of the Transac-
tions table’s Amount column is only for overdue invoices, whereas the balance on the Customers & Jobs tab is 
the customer’s 
total
balance (overdue and not) taking into account invoices, statement charges, credit memos, 
payments, and so on.
Accounts Receivable Aging Reports
Aging reports
tell you how many days have passed since you sent each open invoice, 
and viewing them is the first step in keeping your Accounts Receivable from grow-
ing overly ripe. It’s a fact of business life that the longer a customer hasn’t paid, the 
more likely it is that you’ll never see that money. Taking action 
before
an account 
lags too far behind limits bad debts and protects your profits. (The box on page 
325 describes a way to gauge how well you manage your Accounts Receivable.)
QuickBooks includes two built-in aging reports: A/R Aging Summary and A/R Aging 
Detail. These reports show how much your customers owe for the current billing 
period (invoices that are less than 30 days old), as well as unpaid invoices from 
previous periods (invoices that are between 1 and 30 days late, 31 to 60 days late, 
VB.NET PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password
On this page, we will illustrate how to protect PDF document via password by using simple VB.NET demo code. Open password protected PDF. Add password to PDF.
adding page numbers to pdf documents; add page to pdf
C# PDF insert image Library: insert images into PDF in C#.net, ASP
download and online C#.NET class source code. How to insert and add image, picture, digital photo, scanned signature or logo into PDF document page in C#.NET
add and delete pages in pdf online; add or remove pages from pdf
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
324
RECEIVABLES 
AGING
61 to 90 days late, and more than 90 days late). The Accounts Receivable Graph can 
also show you some useful info. Here’s a bit more about each one:
• A/R Aging Summary. For a quick look at how much money your customers 
owe you and how old your receivables are, choose Reports→Customers & 
Receivables→A/R Aging Summary. To see the transactions that make up a cus-
tomer’s total, put your cursor over a summary value. When the cursor changes 
to a magnifying glass, as shown in Figure 13-4, double-click the transaction.
FiGURE 13-4
In this report, QuickBooks lists 
customers and jobs and shows the 
money they owe in each aging 
period. Ideally, you should see 
more zero balances as you look 
at older periods. When you’re 
on a mission to collect overdue 
accounts, start with the oldest 
aging period on the right side of 
the report.
 NOTE 
If you work with more than one currency, the A/R Aging reports and the Accounts Receivable Graph 
use your home currency for all values. You can modify the A/R Aging Summary report to see transactions in the 
currencies in which they were recorded: In the report’s window, click Customize Report. On the Display tab of 
the Modify Report dialog box that appears, below the “Display amounts in” label, select the “The transaction 
currency” option, and then click OK.
• A/R Aging Detail. To see Accounts Receivable transactions for all your cus-
tomers categorized by age, choose Reports→Customers & Receivables→A/R 
Aging Detail.
• Accounts Receivable Graph. This graph doesn’t show as much detail as either 
of the A/R Aging reports, but its visual nature makes aging problems stand out. 
To display it, choose Reports→Customers & Receivables→Accounts Receivable 
Graph. Ideally, you want to see the bars in the graph get smaller or disappear 
completely as the number of days overdue increases. To see more details for a 
particular period, double-click a bar in the graph to open a QuickZoom Graph. 
To see more detail about a customer, double-click the customer’s name in the 
legend or double-click the slice in the pie chart that corresponds to the customer.
Seeing What Customers Owe with Reports
Aging reports aren’t the only goodies you can generate in QuickBooks. To see all the 
reports associated with customers and what they owe, choose Reports→Customers 
& Receivables. Here’s an overview of when it makes sense to use these reports:
VB.NET PDF Page Delete Library: remove PDF pages in vb.net, ASP.
Please follow the sections below to learn more. DLLs for Deleting Page from PDF Document in VB.NET Class. Add necessary references:
add page to a pdf; add page to pdf without acrobat
VB.NET PDF- View PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
C# File: Split PDF; C# Page: Insert PDF pages; C# Page: Delete PDF pages; C# C# Read: PDF Image Extract; C# Write: Insert text into PDF; C# Write: Add Image to
adding page numbers to pdf in preview; add page number to pdf online
CHAPteR 13: MANAGING ACCOUNTS RECEIVABLE
325
RECEIVABLES 
AGING
POWER USERS’ CLINIC
Watching Receivables Trends
In the investment world, financial analysts study trends in 
Accounts Receivable. For example, if accounts receivable are 
increasing faster than sales, it means that customers aren’t 
paying for everything they bought, either because they’re on 
thin ice financially or they don’t like the products or services 
they’ve received.
One way to measure how good a job your company does 
collecting receivables is with 
days sales outstanding
, which 
is the number of days’ worth of sales it takes to match your 
Accounts Receivable. If accounts receivable grow faster than 
sales (meaning customers aren’t paying), you’ll see this value 
get larger. Here’s the formula for days sales outstanding:
Days sales outstanding =
Accounts receivable / (Sales/365)
Days sales outstanding below 60 (in other words, collecting 
Accounts Receivable with two months’ worth of sales) is good. 
But if your company is in the retail business, you should aspire 
to the performance of high-volume giants such as Walmart and 
Home Depot, who, according to their annual reports, collect 
their receivables in less than a week.
• Customer Balance Summary. This report shows the balances for each job and 
then the customer’s total balance. You can find this same total balance informa-
tion on the Customer Center’s Customers & Jobs tab, but unlike that tab, you 
can easily print this report.
• Customer Balance Detail. This report shows every transaction that makes up 
customers’ balances, so it can get pretty long. It lists every transaction (such as 
invoices, payments, statement charges, and credit memos) for 
every
customer 
and job in your company file, whether the customer is late or not. To inspect 
transaction details, double-click anywhere in the transaction’s row to see it in 
its corresponding window (Create Invoices for an invoice, for example). If you’d 
rather see the transactions for just 
one
customer, open the Customer Center, 
select the customer, and then, on the right side of the window, click the Open 
Balance link.
• Open Invoices. This report includes unpaid invoices and statement charges, as 
well as payments and unapplied credits, so you can see if a payment or unapplied 
credit closes out a customer’s balance. This report is sorted and subtotaled for 
each customer and job, so you can find an unpaid invoice quickly. When you 
find the invoice you want, double-click anywhere in its row to open it.
• Collections Report. When you’re on a mission to collect the money that’s owed 
to you, this report shows the past-due invoices and statement charges by cus-
tomer and job, along with the due date and number of days that the transaction 
is past due. If a customer has questions about a transaction, double-click the 
transaction’s row to view it in detail.
C# HTML5 PDF Viewer SDK to view PDF document online in C#.NET
C# File: Split PDF; C# Page: Insert PDF pages; C# Page: Delete PDF pages; C# C# Read: PDF Image Extract; C# Write: Insert text into PDF; C# Write: Add Image to
add page numbers pdf; add and remove pages from pdf file online
C# PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password in C#
your PDF document in C# project, XDoc.PDF provides some PDF security settings. On this page, we will talk about how to achieve this via Add necessary references
add pages to pdf document; add page number pdf file
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
326
RECEIVING 
PAYMENTS 
FOR INVOICED 
INCOME
 TIP 
When customers have pushed their credit limits—and your patience—too far, you can easily create 
collection letters by merging information for overdue customers with mail-merge collection letters in Word. See 
page 676 for details.
• Average Days to Pay Summary/Average Days to Pay. These reports show 
how long customers take to pay your invoices. The summary report lists each 
customer and the average days it took them to pay based on all transactions. If 
you notice customers going far beyond your limits, you might consider increas-
ing your finance charges or looking for new customers.
• Unbilled Costs by Job. Another way you might leave money on the table is 
by forgetting to add reimbursable expenses to invoices. Run this report to see 
where there are expenses you haven’t billed; if there are, the report lists the 
type of expense and when you incurred it, among other info. If you spot older 
expenses that you haven’t yet billed, add them to the next invoice (page 250).
• Collections Center. This feature isn’t a report, but it offers another way to 
contact customers about the money they owe. In the Customer Center’s toolbar, 
click Collections Center. (If you don’t see the Collections Center icon, that means 
you need to turn on this feature. To do that, choose Edit→Preferences→Sales 
& Customers, and then click the Company Preferences tab. In the Collections 
Center section, turn on the Enable Collections Center checkbox.) The Collec-
tions Center window’s Overdue tab shows customers with overdue invoices, 
the number of days overdue, and the customers’ phone numbers. To send out 
email reminders, click “Select and Send Email” near the top right of the window. 
QuickBooks creates emails for each customer with an overdue balance; simply 
click Send to get the reminders on their way.
 NOTE 
After you clean up all your overdue invoices, click the Collections Center’s Almost Due tab to see 
invoices that are due in the near future.
Receiving Payments for Invoiced Income
To record a payment, click Receive Payments on the Home page or choose 
Customers→Receive Payments. Either way, QuickBooks opens the Receive Pay-
ments window, which handles full and partial payments, early payment discounts, 
credits, and downloaded online payments.
The Receive Payments window works for 
most
payments, but you record some 
types of payments in other places. Here are the windows that can record payments 
and when to use them:
CHAPteR 13: MANAGING ACCOUNTS RECEIVABLE
327
RECEIVING 
PAYMENTS 
FOR INVOICED 
INCOME
• Receive Payments. When customers send you money to pay their invoices or 
their statement balances, on the Home page, click Receive Payments (or choose 
Customers→Receive Payments) to record the payment as explained below. This 
window is for full or partial payments that you receive 
after
you’ve made a sale. 
It lets you apply early payment discounts, credits for returns, and downloaded 
online payments. (See page 350 to find out how to record the deposits for 
any
type of payment.)
• Create Invoices. As explained in the box on page 331, this window is where 
you record a partial payment that you receive 
before
you prepare an invoice. 
These payments appear on the next invoice you create and reduce its balance. 
And if you happen to receive a payment while you’re preparing the customer’s 
next invoice in this window, you can add the payment to the invoice right then.
• Enter Sales Receipts. When your customers pay in full at the time of sale (with 
cash, check, or credit card), record payments in this window (page 343).
 NOTE 
If you add online payment links to the invoices you send out (page 72), the payments that customers 
make using these links show up as electronic funds transfers into your bank account, either from the customer’s 
bank or from your merchant services account if they pay with a credit card.
For full or partial payments with or without discounts or credits, follow these steps 
to record payments you receive from customers:
1. On the Home page, click Receive Payments.
QuickBooks opens the Receive Payments window.
2. In the Received From box, choose the customer or the job for which you 
received a payment, as shown in Figure 13-5.
If the customer sent a payment that covers more than one job, choose the cus-
tomer’s name rather than a job. QuickBooks then adds the Job column to the 
Receive Payments window’s table and fills in the rows with all the outstanding 
invoices for all the customer’s jobs. When an invoice applies to a specific job, 
the job’s name appears in the table. If the cell in the Job column is blank, the 
invoice applies directly to the customer, not to a job.
 TIP 
Income Tracker (page 320) can help you record payments more quickly. In the Income Tracker window 
(Customers→Income Tracker), click the Action cell in the row for the invoice for which you received a payment, 
and then choose Receive Payment on the drop-down menu. QuickBooks opens a new payment transaction in the 
Receive Payments window and fills in the Customer:Job box with the customer or job associated with the invoice 
you selected.
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
328
RECEIVING 
PAYMENTS 
FOR INVOICED 
INCOME
FiGURE 13-5
When you choose a 
customer or job in the 
Received From box, 
the Customer Balance 
to its right shows the 
corresponding balance, 
and QuickBooks fills in the 
table with every unpaid 
invoice for that customer 
or job. If you choose a 
customer (as shown here), 
QuickBooks adds the Job 
column to the table and 
fills in the rows with the 
customer’s outstanding 
invoices. The cell in the 
Job column lists the job’s 
name when an invoice ap-
plies to a specific job, and 
is blank when the invoice 
applies to the customer.
 TIP 
If you choose a job and don’t see the invoice you expect, in the Received From box, choose the customer 
to see all invoices for that customer 
and
its jobs. If the invoice is assigned to the customer or the wrong job, edit 
the invoice (page 325), and 
then
choose the correct job in the Received From box.
3. In the Amount box, type the amount of the payment (if the customer uses a 
foreign currency, type the amount received in the foreign currency).
If you select a customer who is set up to use a foreign currency, QuickBooks 
automatically sets the A/R Account box to the Accounts Receivable account for 
that currency. For euros, for example, you’ll see “Accounts Receivable - EUR.”
 TIP 
You don’t have to fill in the Amount box if you’ve turned on the “Automatically calculate payments” 
preference (page 660). With this setting turned on, QuickBooks fills in the payment transaction’s Amount field with 
the value of the first invoice you select. As you select (or deselect) additional invoices, the program recalculates 
the total payment.
If this preference is turned off and you leave the Amount field blank, if you try to select an invoice in the table, 
QuickBooks warns you that you can’t apply an amount greater than the total payment plus any credits the customer 
has. In order to select invoices in the table, you must first fill in the Amount field with the payment amount.
CHAPteR 13: MANAGING ACCOUNTS RECEIVABLE
329
RECEIVING 
PAYMENTS 
FOR INVOICED 
INCOME
4. If you turned off the “Automatically apply payments” preference (page 660), 
in the window’s table, turn on the checkmark cells (in the first column) for the 
invoices to which you want to apply the payment, as shown in Figure 13-6.
To tell QuickBooks to choose the invoices for you, in the window’s Main tab, click 
Auto Apply Payment. The box on page 331 explains how to adjust the amount 
of the payment that’s applied to the invoices you select.
If the “Automatically apply payments” preference is turned on, after you enter 
the payment amount and either press Tab or click another box, QuickBooks 
automatically selects an invoice for you. But if a payment doesn’t match any of 
the customer’s invoice amounts, QuickBooks applies the payment to the oldest 
invoices first. If the program doesn’t select the correct invoices, turn off the 
checkmark cells that QuickBooks turned on, and then turn on the checkmark 
cells for the invoices you want. If you don’t notice that QuickBooks selected 
the wrong invoices, see page 338 to find out how to correct this mistake if you 
discover it 
after
you’ve applied the payment. 
FiGURE 13-6
Sometimes, the amount 
your customer sends 
doesn’t match any com-
bination of open invoices. 
If that’s the case, edit the 
values in the Payment 
column to allocate the 
payment to those invoices. 
(The total has to match the 
total payment.)
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
330
RECEIVING 
PAYMENTS 
FOR INVOICED 
INCOME
 TIP 
When you select a customer who is set up to use a foreign currency, the Receive Payments window’s 
“Exchange Rate 1 [currency] =” box comes to life, filled in with the current exchange rate set in QuickBooks. If 
you want to use a different rate, type it in this box. If the exchange rate you use when you receive the payment 
is different from the rate you used on the invoice, QuickBooks automatically calculates the gain or loss (page 
468) for the transaction.
5. Click the icon that corresponds to the method the customer used to make 
the payment.
If you click Cash, QuickBooks displays the Reference # box, where you can type 
a receipt number or other identifier. When you click Check, QuickBooks displays 
the Check # box instead, so you can type the number from the customer’s check. 
For any type of credit card or EFT, in the Card No. box and Exp. Date boxes, 
type the card’s number and the month and year that it expires. The Reference 
# box that appears is perfect for storing the credit card transaction number.
 NOTE 
If you subscribe to QuickBooks Merchant Services (see the box on page 301) and want to process the 
payment on the customer’s credit card, turn on the “Process payment when saving” checkbox at the bottom of 
the window. (When you click the Credit Debit payment method icon, this checkbox’s label changes to something 
like “Process Visa payment when saving.”) You can then download transactions for the payments you received 
online or via credit card by clicking Get Online Pmts at the top of the Receive Payments window.
6. If the Deposit To box is visible, choose the account for the deposit, such 
as your checking account, money market account, or Undeposited Funds 
account.
When you first start using QuickBooks 2014, the program’s Use Undeposited 
Funds preference (page 661) is turned on, which tells QuickBooks to automati-
cally deposit payments into your Undeposited Funds account. When this setting 
is on, you won’t see the Deposit To box, and the program holds payments in that 
account until you tell it to deposit those payments into a specific bank account.
If electronic payments land directly in your bank account (for example, pay-
ments made with PayPal or a merchant credit card service), you can record 
those deposits to the appropriate bank account in QuickBooks. To do that, turn 
the Use Undeposited Funds preference off and then, in the Receive Payments 
window, choose the bank account in the Deposit To box.
 TIP 
To make reconciling your bank statement a bit easier, choose the Deposit To account based on the way 
your bank statement shows the deposits you make. For example, if your bank statement shows only a deposit 
total regardless of how many checks were in the deposit, put payments in the Undeposited Funds account. But if 
your bank shows every check you deposit, choose your QuickBooks bank account so that each payment appears 
separately. (Page 661 explains how to set your QuickBooks preferences so that the program always chooses 
Undeposited Funds for payments.)
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