c# display pdf in winform : Adding page to pdf control software system azure winforms windows console QuickBooks_2014_The_Missing_Manual36-part613

CHAPteR 13: MANAGING ACCOUNTS RECEIVABLE
331
RECEIVING 
PAYMENTS 
FOR INVOICED 
INCOME
7. If your customer reduced the payment by the amount of its available credit, 
at the top of the Receive Payments window, click the “Discounts and Cred-
its” button; in the “Discount and Credits” dialog box (Figure 13-7), apply 
the credit to the payment.
If the customer paid too much or too little, you’ll see an overpayment or un-
derpayment message like the one shown in the lower-left part of Figure 13-6. 
Before you edit values in the Payment column, see if the Available Credits value 
equals the Underpayment value. If it does, your customer reduced the payment 
by its available credit. See page 332 for details about applying credits.
8. If you want to print a payment receipt, at the top of the Receive Payments 
window, click PrintPayment.
QuickBooks opens the Print Lists dialog box. If necessary, change the print 
settings, and then click Print.
9. Click Save & Close to assign the payment to the selected invoices and close 
the window.
If you want to apply another payment, click Save & New instead.
UP TO SPEED
Different Ways to Apply Payments
Most of the time, customers send payments that bear a clear 
relationship to their unpaid invoices. For those payments, 
QuickBooks’ preference that automatically selects invoices 
(page 660) is a real timesaver: You type the payment amount 
in the Receive Payments window’s Amount box, and the 
program selects the most likely invoice(s) for payment. When 
a payment matches an invoice amount exactly, this feature 
works perfectly 
almost
every time.
But every once in a while you’ll receive a payment that doesn’t 
match up, and you have to tell QuickBooks how to apply the 
payment. For example, if the payment and the customer’s 
available credit (taken together) match an open invoice, you 
can use the method explained on page 371 to apply them 
to the invoice. (If you have no idea what the customer had 
in mind, don’t guess—contact the customer and ask how to 
apply the payment.)
Regardless of the situation, you can adjust the values in the 
Receive Payments window’s Payment column to match your 
customer’s wishes. Here’s how to handle some common 
scenarios:
• Customer includes the invoice number on the payment. 
If QuickBooks selects an invoice other than the one the 
customer specifies, click the selected invoice’s checkmark 
cell to turn it off. Then turn on the checkmark for the 
desired invoice to make QuickBooks apply the payment to 
it and type the amount of the payment in the Payment cell.
• Payment is less than any outstanding invoices. In this 
case, QuickBooks applies the payment to the oldest 
invoice. Click Save & Close to apply the payment as is. 
Your customers will thank you for helping them avoid 
(or reduce) your finance charges.
• Payment is greater than the total of the customer’s 
invoices. If the payment is larger than all the customer’s 
unpaid invoices, apply the payment to all its open invoices 
and adjust the Payment cells if necessary. Then create 
a credit or write a refund check for the amount of the 
overpayment (page 268).
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Guide C# Users to Insert (Empty) PDF Page or Pages from a Supported File Format
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Easy to Use VB.NET APIs to Add a New Blank Page to PDF Document
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QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
332
APPLYING 
CREDITS TO 
INVOICES
Applying Credits to Invoices
When something goes awry with the services or products you sell, customers won’t 
be bashful about asking for a refund or credit. And customers who buy from you 
regularly might 
prefer
a credit against their next order rather than a refund, so that 
checks aren’t flying back and forth in the mail (page 268 tells you how to create a 
credit). In a business sense, a credit is a lot like a customer payment that you can 
apply to invoices. In QuickBooks, the steps for applying credits are different from 
those for applying actual customer payments, although you do both in the Receive 
Payments window.
 TIP 
For small credits, it’s easier to wait until the customer sends a payment to apply the credit. When the 
customer sends a payment and you choose that customer in the Receive Payments window, QuickBooks reminds 
you about the available credits. Then you can apply the payment and the credit in the same transaction.
 NOTE 
If a customer’s credit is sizable and the customer has unpaid invoices, you can apply the credit to 
those invoices even if the customer 
hasn’t
sent a payment.
When you’re ready to apply a credit to an invoice, here’s what to do:
1. On the Home page, click Receive Payments (or choose CustomersReceive 
Payments).
QuickBooks opens the Receive Payments window.
2. In the Received From drop-down list, choose the customer or job you want.
If you choose a customer or job with an available credit, the Available Credits 
label appears below the window’s table and shows the amount of credit that’s 
available. If you choose a customer, the Available Credits value represents all 
the credits available for all jobs for that customer.
3. If your customer gave you instructions about which invoice should get the 
credit, click anywhere in the line for that invoice or statement 
except
the 
checkmark column.
If you click a cell in the checkmark column, QuickBooks selects that invoice to 
receive a 
real
payment.
4. To apply the credit to the invoice or statement you selected, at the top of 
the Receive Payments window, click the “Discounts and Credits” button.
QuickBooks opens the “Discount and Credits” dialog box, shown in Figure 13-7.
5. To apply a credit, click its checkmark cell in the Available Credits table to 
turn it on.
If the customer asked you 
not
to apply a credit, turn off that credit’s checkmark 
cell. If the credit doesn’t appear in the “Discount and Credits” dialog box, it 
VB.NET PDF Library SDK to view, edit, convert, process PDF file
Perform annotation capabilities to mark, draw, and visualize objects on PDF document page. Capable of adding PDF file navigation features to your VB.NET program
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CHAPteR 13: MANAGING ACCOUNTS RECEIVABLE
333
APPLYING 
CREDITS TO 
INVOICES
probably relates to a different job or to the customer only. If you want to apply 
a credit to a different job or to the customer’s account, see the box on page 331.
FiGURE 13-7
When you click a credit’s checkmark 
cell in the Available Credits table 
here, the Credits Used value changes 
to show the total credit that has 
been applied to the invoice, and the 
Balance Due value shows how much is 
still due on the invoice (if any). 
If you applied other credits to the 
invoice in the past, they appear in the 
Previously Applied Credits table at the 
bottom of this dialog box.
6. Click Done.
QuickBooks closes the “Discount and Credits” dialog box and returns to the 
Receive Payments window, where you see the applied credit, as shown in 
Figure 13-8.
7. Click Save & Close to apply the credit to the invoice.
If the customer’s available credit is greater than the total for an invoice, you 
can still apply the credit to that invoice. QuickBooks reduces the invoice’s bal-
ance to zero but keeps the remainder of the credit available so you can apply 
it to another invoice. Simply repeat these steps to apply the leftover credit to 
another invoice.
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QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
334
DISCOUNTING 
FOR EARLY 
PAYMENT
FiGURE 13-8
When you apply a credit 
to an invoice, its amount 
appears in the Credits cell 
in the Receive Payments 
window’s table. 
When you’ve applied all 
a customer’s credits, the 
Available Credits value 
equals 0.00.
Discounting for Early Payment
Customers aren’t eligible for early payment discounts until they actually 
pay early
so it makes sense that you apply such discounts in the Receive Payments window. 
The process for applying an early payment discount is almost identical to applying a 
credit. In fact, if an invoice qualifies for both a credit 
and
an early payment discount, 
you can apply them both in the “Discount and Credits” dialog box.
 NOTE 
If the discount is for something other than an early payment, such as a product that’s on sale, instead 
of using the technique described in this section, add a Discount item to the invoice when you create it (page 112).
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CHAPteR 13: MANAGING ACCOUNTS RECEIVABLE
335
DISCOUNTING 
FOR EARLY 
PAYMENT
Here’s how to apply an early payment discount to a customer:
1. On the Home page, click Receive Payments or choose CustomersReceive 
Payments.
2. In the Receive Payments window’s Received From drop-down list, choose 
the customer or job for the payment you received.
In the table of open invoices, QuickBooks shows all the invoices and/or state-
ments that aren’t paid.
3. In the Amount box, type the payment amount you received from the cus-
tomer.
If the “Automatically apply payments” preference is turned on (page 660), when 
you click away from this field, QuickBooks applies the payment to the customer 
or job’s open invoices. If QuickBooks doesn’t apply the payment to the correct 
invoices, you can choose the ones you want (page 338). If that preference is 
turned off, turn on the checkmark cells (in the first column) for the invoices to 
which you want to apply the payment
If the customer already deducted the early payment discount, the Receive Pay-
ments window shows an underpayment (Figure 13-9).
FiGURE 13-9
If the customer sent a payment that’s 
less than the invoice amount, you’ll see 
the difference as an underpayment, as 
shown here. 
Look below the unpaid invoice table 
for a message that says the customer 
has discounts or credits available, as 
unapplied discounts and credits might 
explain the difference between the 
payment and invoice amounts. If you 
see that message, click the “Discounts 
and Credits” button at the top of 
the window to apply the available 
discounts and credits.
C# PDF Annotate Library: Draw, edit PDF annotation, markups in C#.
text comments on PDF page using C# demo code in Visual Stuodio .NET class. C#.NET: Add Text Box to PDF Document. Provide users with examples for adding text box
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QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
336
DISCOUNTING 
FOR EARLY 
PAYMENT
4. To apply the early payment discount, at the top of the Receive Payments 
window, click the “Discounts and Credits” button.
QuickBooks opens the “Discount and Credits” dialog box. If the Credits tab 
is visible, click the Discount tab to display the Discount fields shown in Figure 
13-10. If the date of the payment is earlier than the Discount Date that’s listed, 
QuickBooks uses the early payment percentage from the customer’s payment 
terms (page 143) to calculate the Suggested Discount. For example, if the cus-
tomer gets a 2 percent discount for paying early, the suggested discount is 2 
percent of the invoice total.
FiGURE 13-10
In the Amount of Discount box, 
QuickBooks automatically fills in the 
suggested discount, but you can type 
a different amount—if the customer 
paid only part of the invoice early, 
for instance. The Invoice section at 
the top of the dialog box shows the 
amount due on the invoice and the 
balance due after applying the early 
payment discount you chose. If the 
customer has already paid the invoice 
in full, the early payment discount 
becomes a credit for the next invoice.
 NOTE 
Customers often deduct their early payment discounts despite sending their payments after the 
early payment cutoff date. The typical reaction of most business owners is a resigned sigh. Although Quick-
Books shows the suggested discount as zero when a customer doesn’t actually pay early, you can show your 
customer goodwill and accept his payment. In the Amount of Discount box, simply type the discount that the 
customer took.
5. In the Discount Account box, choose the income account you’ve set up to 
track customer discounts.
You might think it makes sense to post customer discounts to one of your income 
accounts for products or services you sell. But customer discounts tend to fall 
CHAPteR 13: MANAGING ACCOUNTS RECEIVABLE
337
DISCOUNTING 
FOR EARLY 
PAYMENT
off your radar when they’re buried in your regular income. The best course of 
action is to keep track of the discounts you give by creating an income account 
specifically for them, called something imaginative like Customer Discounts.
If you spot an 
expense
account called Discounts, don’t use that as your customer 
discount account, either. An expense account for discounts is meant to track 
the discounts 
you
receive from your vendors.
6. If you use classes, in the Discount Class box, choose the appropriate one.
This class is typically the same one you used for the invoice.
7. Click Done.
When QuickBooks closes the “Discount and Credits” dialog box and returns to 
the Receive Payments window, you’ll see the discount in two or three places, as 
shown in Figure 13-11. The early payment discount appears both in the invoice 
table’s Discount column and below the table next to the Discount and Credits 
Applied label. If the customer paid the invoice in full, the early payment discount 
also becomes an overpayment (not shown in Figure 13-11).
FiGURE 13-11
When you apply an early 
payment discount to an 
invoice, it appears in the 
Receive Payment window’s 
Discount cell, as shown 
here. The discount also 
contributes to the Discount 
and Credits Applied 
value in the Amounts for 
Selected Invoices section.
 TIP 
If a customer overpays, QuickBooks displays two options at the bottom left of the Receive Payments 
window: “Leave the credit to be used later” and “Refund the amount to the customer.” Unless your customer 
wants a refund, keep “Leave the credit to be used later” selected.
8. Click Save & Close when you’re done.
You’ve just recorded the payment with the discount applied.
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
338
CORRECTING 
MISAPPLIED 
CUSTOMER 
PAYMENTS
Correcting Misapplied Customer Payments
Say you realize that you’ve applied a payment to the wrong invoice. The way you 
correct this mistake depends on whether you applied the payment to a different 
invoice for the same customer or job, or you applied it to the wrong customer or job. 
This section shows you how to fix misapplied payments in both situations (whether 
you’ve deposited the payments or not).
Wrong Invoice, Right Customer or Job
If you simply selected the wrong invoice for a customer or job when you applied a 
payment, it’s easy to set things straight. Here’s how:
1. Choose CustomersCustomer Center or, on the Home page, click Custom-
ers. On the Customer Center’s Customers & Jobs tab, click the customer or 
job whose payment you misapplied.
The Transactions tab in the Customer Center’s lower right displays the transac-
tions for the customer or job you selected.
2. On the Transactions tab, click the Show box’s down arrow, and then choose 
Received Payments.
If you still don’t see the payment you’re looking for, click the Filter By down ar-
row and choose All Payment Methods; or click the Date down arrow and choose 
a different date range. 
3. When you see the payment in question, double-click it.
The Receive Payments window opens to the payment you double-clicked.
4. In the Receive Payments window’s unpaid invoice table, you’ll see both the 
wrong invoice and the right one. Turn 
off
the checkmark cell for the cur-
rently selected invoice; turn 
on
the checkmark cell for the correct invoice, 
and then click Save & Close.
QuickBooks applies the payment to the correct invoice.
Wrong Invoice, Wrong Customer
When you apply a payment to the wrong 
customer’s
invoice, you can’t use the steps 
in the previous section. Here’s why: When you open the misapplied payment in the 
Receive Payments window, the Received From box contains the erroneous customer 
or job and the invoices that appear in the window’s unpaid invoices table are for that 
customer. That means there’s no way to select the invoice for the correct customer 
in the Receive Payments window.
To correct this type of misapplied payment, you need to create a new payment for 
the correct customer and delete the payment you applied to the wrong customer. 
The good news is that this approach also works if you deposited a payment without 
applying it to any invoice; it even works if you’ve already reconciled the deposit with 
your bank account.
CHAPteR 13: MANAGING ACCOUNTS RECEIVABLE
339
CORRECTING 
MISAPPLIED 
CUSTOMER 
PAYMENTS
Here are the steps to correct this mistake:
1. First, create a new payment for the correct customer.
To do this, in the Customer Center (Customers→Customer Center), click 
the Customers & Jobs tab, and then select the customer or job to which 
the payment 
should
be applied. Then, at the top of the window, click New 
Transactions→Receive Payments, and follow the steps on page 326 to record 
the new payment. Click Save & Close when you’re done.
2. If you already deposited the misapplied payment, on the Home page, click 
Record Deposits (or choose BankingMake Deposits). If you haven’t de-
posited the payment, skip to step 7.
If you see the “Payments to Deposit” window, click OK to open the Make De-
posits window.
3. In the Make Deposits window’s toolbar, click Previous until you see the 
deposit you’re looking for.
If you don’t see the deposit, be sure to choose the correct bank account in the 
Deposit To box.
4. In the window’s toolbar, click Payments. In the “Payments to Deposit” 
window, click the checkmark cell for the payment you created in step 1, 
and then click OK.
The Make Deposits window’s table now lists both the old payment and the new 
payment, as shown in Figure 13-12.
FiGURE 13-12
In the window’s toolbar, 
click Payments to open 
the “Payments to Deposit” 
window so you can add 
the new, correct payment 
to the deposit. Then, back 
in the Make Deposits win-
dow, delete the misapplied 
payment from the deposit 
by clicking anywhere in 
the payment line you 
want to delete, and then, 
on the main QuickBooks 
menu bar, choosing 
Edit→Delete Line. 
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
340
APPLYING 
FINANCE 
CHARGES
5. To delete the misapplied payment from the deposit, click anywhere in its 
row in the payments table, and then, on the main QuickBooks menu bar, 
choose EditDelete Line.
The misapplied payment disappears, leaving the correctly applied payment in 
the table.
6. Click Save & Close.
QuickBooks saves the deposit with the correctly applied payment and closes 
the Make Deposits windows.
7. Finally, delete the original, misapplied payment.
In the Customer Center, click the Transactions tab on the window’s left, and then 
click Received Payments. Double-click the payment you misapplied to open it 
in the Receive Payments window. At the top of the Receive Payments window, 
click Delete, and then, in the message box, click OK.
Because you deleted the original payment, it’s a good idea to document what you 
did. For example, add a note (page 489) to the customer or job to which the deleted 
payment belonged explaining why you deleted it.
Applying Finance Charges
If you’ve tried everything but some customers 
still
won’t pay, you can resort to 
finance charges. These charges usually don’t cover the cost of keeping after the 
slackers, but QuickBooks at least minimizes the time you spend on this vexing task.
 NOTE 
Typically, only small businesses actually pay finance charges. Corporations usually ignore them, 
so you may decide to skip finance charges for your corporate clients (you’ll just have to reverse the charges 
later on).
Customers tend to get cranky if you spring finance charges on them without warn-
ing, so spend some time up front determining your payment policies: what interest 
rate you’ll charge, what constitutes “late,” and so on. Include these terms in the 
contracts your customers sign and on the sales forms you send. Then, after you 
configure QuickBooks with your finance-charge settings, a few clicks is all it’ll take 
to add those penalties to customer accounts.
Finance Charge Preferences
Before you apply finance charges, you need to tell QuickBooks how steep your fi-
nance charges are, when they kick in, and a few other details. To adjust these settings, 
choose Edit→Preferences→Finance Charge. Because your finance-charge policies 
should apply to 
all
your customers, these settings are on the Company Preferences 
tab, which means only a QuickBooks administrator can change them. To learn how 
to set these preferences, see page 650.
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