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CHAPteR 14: BANK ACCOUNTS AND CREDIT CARDS
371
RECONCILING 
ACCOUNTS
instructions, you have to open the Bank Feeds Center (Banking→Bank Feeds→Bank 
Feeds Center), and send the instructions from there (see page 622 if you use Bank 
Feeds in Express mode and page 631 if you use Classic mode).
Reconciling Accounts
Reconciling a bank statement with a paper check register is tedious and error-prone. 
Besides the hassle of checking off items on two different paper documents, the 
check register and the bank statement never seem to agree—likely due to arithmetic 
mistakes you’ve made.
With QuickBooks, you can leave your pencils unsharpened and stow your calculator 
in a drawer. When all goes well, you can reconcile your account in QuickBooks with 
just a few clicks. Discrepancies crop up less often because the program does the 
math without making mistakes. But problems still occasionally happen—transactions 
might be missing or numbers don’t match. Fortunately, when your bank statement 
and QuickBooks account don’t agree, the program helps you find the problems.
Preparing for the First Reconciliation
If you didn’t set the beginning balance for your QuickBooks account to the begin-
ning balance on your bank statement, you might wonder how you can reconcile the 
bank account the first time around. The best way to resolve this issue is to enter the 
transactions that happened between that statement’s beginning date and the day 
you started using QuickBooks. Or you can create a journal entry (page 433) to record 
the beginning balance. (You’ll select these items as part of your first reconciliation, 
as described on page 372.)
 NOTE 
Alternatively, QuickBooks can align your statement and account the first time you reconcile, as described 
in the box on page 376. To do so, the program generates a transaction that adjusts your account’s opening balance 
to match the balance on your bank statement. Account opening balances post to your Opening Bal Equity account, 
so these adjustments affect your balance sheet. If you use this method, let your accountant know that you changed 
the opening balance so she can address that change while closing your books at the end of the year.
Preparing for Every Reconciliation
QuickBooks lets you create and edit transactions in the middle of a reconciliation, 
but reconciling your account flows more smoothly when your transactions are up 
to date. So take a moment 
before
you reconcile to make sure that you’ve entered 
all the transactions in your account:
• Bills. If you paid bills by writing paper checks and forgot to record them in 
QuickBooks, then on the program’s Home page, click the Pay Bills icon and 
enter those payments (page 176).
• Checks. If you find that checks aren’t in your checkbook but you don’t see 
check transactions in QuickBooks, chances are that you wrote a paper check 
Add pages to pdf file - insert pages into PDF file in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Guide C# Users to Insert (Empty) PDF Page or Pages from a Supported File Format
adding page numbers to pdf; add page numbers to pdf preview
Add pages to pdf file - VB.NET PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Easy to Use VB.NET APIs to Add a New Blank Page to PDF Document
add multi page pdf to word document; add page number to pdf
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
372
RECONCILING 
ACCOUNTS
and didn’t record it in your company file. Create any missing check transactions 
in the account register (page 356) or by choosing Banking→Write Checks.
• Transfers. Create missing transfers in the account register (page 356) or by 
choosing Banking→Transfer Funds.
• Deposits. If you forgot to record deposits of customer payments in QuickBooks, 
on the program’s Home page, click the Record Deposits icon to add them to 
your bank account (page 350). If a deposit appears on your bank statement but 
doesn’t show up in the “Payments to Deposit” window, you might have forgot-
ten to receive the payment in QuickBooks. For deposits unrelated to customer 
payments, create the deposit directly in the account’s register (page 356).
 TIP 
The easiest way to spot payments you haven’t deposited in QuickBooks is to open the “Payments to 
Deposit” window (Banking→Make Deposits). Any payments that you’ve received but not deposited in QuickBooks 
appear in the window’s Select Payments To Deposit table.
• Online transactions. If you use QuickBooks’ Bank Feeds feature to communicate 
with your bank, download online transactions (page 619).
 TIP 
If you let several months go by without reconciling your account, don’t try to reconcile multiple months 
at once to catch up—doing so makes discrepancies harder to spot, and locating the source of problems will tax 
your already-overworked brain. Instead, put your bank statements in chronological order, and then walk through 
the reconciliation process for each statement.
Starting a Reconciliation
Reconciling an account is a two-part process, and QuickBooks has separate windows 
for each phase. The first phase includes choosing the account you want to recon-
cile, entering the ending balance from your bank statement, and entering service 
charges and interest earned during the statement period. Here’s how to kick off a 
reconciliation:
1. On the Home page, click the Reconcile icon or choose BankingReconcile 
(or BankingReconcile Credit Card if you have a credit card account se-
lected in the Chart of Accounts window).
The Begin Reconciliation window appears.
 TIP 
If the bank account’s register window is already open, it’s easier to start reconciling by right-clicking the 
register window and choosing Reconcile on the shortcut menu that appears (or by choosing Banking→Reconcile 
or Banking→Reconcile Credit Card on the QuickBooks main menu bar). With this approach, the Begin Reconcili-
ation window opens and automatically selects the active bank account.
2. In the Begin Reconciliation window’s Account drop-down list, choose the 
account you want to reconcile.
C# PDF File & Page Process Library SDK for C#.net, ASP.NET, MVC
File: Split PDF; C# Page: Insert PDF pages; C# Page: Delete PDF pages; C# Read C# Read: PDF Image Extract; C# Write: Insert text into PDF; C# Write: Add Image to
adding pages to a pdf document in preview; add page numbers pdf files
VB.NET PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password
This VB.NET example shows how to add PDF file password with access permission setting. passwordSetting.IsAssemble = True ' Add password to PDF file.
add page to pdf acrobat; add page numbers to a pdf document
CHAPteR 14: BANK ACCOUNTS AND CREDIT CARDS
373
RECONCILING 
ACCOUNTS
The Begin Reconciliation window displays information about the previous 
reconciliation for this account (if any), as shown in Figure 14-9. The date of the 
previous reconciliation appears to the right of the Account box (unless you’re 
reconciling this account for the first time). QuickBooks fills in the Statement 
Date box with a date one month after the previous reconciliation date. If that 
date doesn’t match your bank statement’s ending date, replace it with the date 
from your statement.
QuickBooks automatically sets the 
beginning
balance for this reconciliation to 
the 
ending
balance of the previous reconciliation (unless this is your first recon-
ciliation). If the beginning balance that the program displays doesn’t match the 
beginning balance on your bank statement, you need to correct that discrepancy 
before you can reconcile your account. Click Cancel and turn to page 378 to 
learn how to fix the problem.
FiGURE 14-9
QuickBooks uses the 
ending balance from the 
previous reconciliation to 
fill in the beginning bal-
ance for this reconciliation. 
If the beginning balance 
here doesn’t match the 
beginning balance on 
your bank statement, click 
Cancel and turn to page 
378 to learn how to correct 
the problem.
3. In the Ending Balance box, type the ending balance from your bank 
statement.
If you turned on multiple currencies, the account’s currency appears to the right 
of the Beginning Balance and Ending Balance labels. For a foreign-currency 
account, enter the ending balance in the foreign currency, which is the ending 
balance that appears on your bank statement.
4. If your bank levies a service charge on your account, in the Service Charge 
box, type the charge amount. (If you download transactions from your 
bank, leave this box blank.)
In the Date box to the right of the Service Charge box, choose the date that the 
charge was assessed if it differs from the statement ending date. In the Account 
box, choose the account to which you want to post the charge (usually Bank 
Service Charges or something similar). QuickBooks then creates a service-charge 
transaction for you.
C# PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password in C#
This example shows how to add PDF file password with access permission setting. passwordSetting.IsAssemble = true; // Add password to PDF file.
adding a page to a pdf; adding page numbers pdf
C# PDF insert image Library: insert images into PDF in C#.net, ASP
using RasterEdge.Imaging.Basic; using RasterEdge.XDoc.PDF; Have a try with this sample C#.NET code to add an image to the first page of PDF file.
add page number to pdf online; add pages to pdf reader
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
374
RECONCILING 
ACCOUNTS
 TIP 
If you use Bank Feeds (page 613), chances are you’ve already downloaded your service-charge and 
interest transactions. In that case, don’t enter them in the Begin Reconciliation window or you’ll end up with 
duplicate transactions.
5. If you’re reconciling an account that pays interest, in the Interest Earned 
box, type the interest listed on your bank statement.
As you did for the service charge, specify the date and the account that you 
use to track interest.
 NOTE 
If you track service fees and interest earned by class, in the Class boxes, choose the appropriate one. 
For example, classes might apply if you use them to track performance by region. However, if you use classes 
to track sales by partner, you don’t have to specify a class for interest earned, though you can use a class for 
overhead if you created one.
6. Click Continue to start reconciling individual transactions.
QuickBooks opens the Reconcile window, where you reconcile the individual 
transactions, as described next.
Reconciling Transactions
The Reconcile window groups checks and payments on the left side and deposits 
and other credits on the right side. (For a credit card account, charges and cash ad-
vances appear on the left side of the window—since they reduce your balance—and 
payments and credits appear on the right side.) Marking transactions as cleared is 
a matter of turning on their checkmarks, as you can see in Figure 14-10. For each 
transaction that appears on your bank statement, turn on the checkmark for the 
matching QuickBooks transaction. (If you turn on a checkmark by mistake, just click 
it again to turn it off.)
 NOTE 
QuickBooks initially sorts transactions by date with the earliest transaction listed first. If you want to 
sort them by another field, click the column heading for that field. For example, click “Chk #” if you’re trying to 
find the check that’s preventing you from reconciling successfully. An up arrow next to the heading indicates that 
the column is sorted in ascending order (smallest to largest values). Click the column heading again to reverse 
the order (largest to smallest).
 TIP 
Initially, the Reconcile window lists 
all
uncleared transactions in the account regardless of when they 
happened. If transactions after the statement ending date are mixed in, you could select unnecessary transactions 
by mistake. To filter the list to likely candidates for clearing, turn on the “Hide transactions after the statement’s 
end date” checkbox at the top right of the window. If you don’t see transactions that appear on your bank state-
ment, turn this checkbox off; you might have created a transaction with the wrong date.
C# PDF Page Delete Library: remove PDF pages in C#.net, ASP.NET
options, including setting a single page, a series of pages, and random pages to be C#.NET Project DLLs for Deleting PDF Document Page. Add necessary references
add page pdf; adding page numbers to a pdf document
VB.NET PDF insert image library: insert images into PDF in vb.net
using RasterEdge.XDoc.PDF; Have a try with this sample VB.NET code to add an image to the first page of PDF file. ' Open a document.
add a blank page to a pdf; add page numbers to pdf
CHAPteR 14: BANK ACCOUNTS AND CREDIT CARDS
375
RECONCILING 
ACCOUNTS
FiGURE 14-10
When you mark transac-
tions as cleared by turning 
on their checkmarks, the 
Cleared Balance and Differ-
ence values below the 
table change to reflect the 
transactions you select. 
The Service Charge and 
Interest Earned values rep-
resent the service-charge 
and interest amounts 
you entered in the Begin 
Reconciliation window as a 
reminder that QuickBooks 
created those transactions 
for you. If you forgot to 
record the service-charge 
or interest amount, click 
Modify to reopen the Begin 
Reconciliation window.
QuickBooks includes several shortcuts for marking a transaction as cleared:
• Mark All. If you usually end up clearing most of the transactions in the list, 
click Mark All below the table to select all the transactions. Then turn off the 
checkmarks for the ones that 
don’t
appear on your bank statement. If you 
were distracted and selected several transactions by mistake, click Unmark All 
to start over.
• Selecting contiguous transactions. Dragging down the checkmark column 
selects every transaction you pass. (This approach isn’t that helpful if you 
compare one transaction at a time or if your transactions don’t appear in the 
same order as those on your bank statement.)
VB.NET PDF Page Delete Library: remove PDF pages in vb.net, ASP.
In order to run the sample code, the following steps would be necessary. Add necessary references: How to VB.NET: Delete Consecutive Pages from PDF.
add blank page to pdf preview; adding page numbers to a pdf in reader
C# PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files
set as 1, then the two output PDF files will contains the first page and the later three pages respectively C# DLLs: Split PDF Document. Add necessary references
adding page numbers pdf file; add page numbers to pdf online
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
376
RECONCILING 
ACCOUNTS
• Online account access. If you’ve set up Bank Feeds in QuickBooks, click 
Matched to automatically clear the transactions that you’ve already matched 
from your QuickStatement (see Chapter 24). Enter the ending date from your 
printed statement, and then click OK.
When the Difference value in the window’s lower right changes to 0.00, your rec-
onciliation is a success. To officially complete the process, click Reconcile Now. The 
Select Reconciliation Report dialog box opens (it’s described in the next section). 
If you don’t want to print a reconciliation report, simply click Close.
 NOTE 
When you reconcile a credit card account and then click Reconcile Now, QuickBooks opens the Make 
Payments window. There you can choose to write a check or enter a bill to make a payment toward your credit 
card balance.
WORKAROUND WORKSHOP
Adjusting an Account that Won’t Reconcile
When the Difference value in the Reconcile window obstinately 
refuses to change to 0.00, reconciling without finding the 
problem 
is
an option. For example, if you’re one penny off 
and you can’t solve the problem with a quick review, that 1 
cent isn’t worth any more of your time. As you complete the 
reconciliation, QuickBooks can add an adjustment transaction 
to make up the difference.
In the Reconcile window, if you click Reconcile Now without 
zeroing the Difference value, QuickBooks opens the Reconcile 
Adjustment dialog box. The program tells you what you 
already know: That there’s an unresolved difference between 
the Ending Balance from your bank statement and the Cleared 
Balance in QuickBooks. If you want to try to fix the problem, 
click “Return to Reconcile.” Or click Leave Reconcile if you want 
to research the problem. (When you restart the reconciliation, 
all the work you’ve done so far will still be there.)
To create an adjustment transaction, click Enter Adjustment, 
and QuickBooks creates a journal entry to zero out the balance. 
If you stumble across the source of the discrepancy later, you 
can either void the adjustment journal entry or create a revers-
ing entry (page 441).
Reconciliation Reports
After you click Reconcile Now in the Reconcile window, you might notice a short delay 
while QuickBooks generates your reconciliation reports. These reports may come in 
handy as a benchmark when you try to locate discrepancies in a future reconciliation.
When the Select Reconciliation Report dialog box opens, you can display or print 
reconciliation reports. Choose the Summary option for a report that provides the 
totals for the checks and payments you made, and for the deposits and credits you 
received. To save the reports for future reference, click Print. Click Close to close 
the dialog box without printing or viewing the reports. You can look at them later 
by choosing Reports→Banking→Previous Reconciliation. (If you use QuickBooks 
Premier or Enterprise, in the Select Previous Reconciliation Report dialog box, the 
Statement Ending Date box lists the dates of the previous reconciliations for the 
account. Click the ending date you want and then click Display to run the report.) 
Figure 14-11 shows what a detailed reconciliation report looks like.
CHAPteR 14: BANK ACCOUNTS AND CREDIT CARDS
377
RECONCILING 
ACCOUNTS
FiGURE 14-11
In the Select Previous Rec-
onciliation Report dialog 
box, when you choose the 
Detail option and then 
click Display, the report 
shows your beginning and 
ending balances and every 
transaction you cleared. 
You can view a 
reconciliation report at 
any time by choosing 
Reports→Banking→ 
Previous Reconciliation.
Modifying Transactions During Reconciliation
QuickBooks immediately updates the Reconcile window with changes you make 
in the account register window, so it’s easy to complete a reconciliation. Missing 
transactions? Incorrect amounts? Other discrepancies? No problem. You can jump 
to the register window and make your changes. Then, when you click back to the 
Reconcile window, the changes are there.
 TIP 
If you’ve opened both the register window and the reconciliation window, click the one you want to work 
on. If you use the left icon bar, click Open Windows in the bar’s middle section to see a list of the open windows 
at the top of the bar; simply click the name of the window you want to work with. If you use the top icon bar, 
choose View
Open Window List to display the Open Windows list on the left side of the QuickBooks window; 
you can then click names there to change the active window or dialog box.
Here’s how to make changes while reconciling:
• Adding transactions. If a transaction appears on your bank statement but isn’t 
in QuickBooks, switch to the account’s register window or the transaction’s cor-
responding window (such as Write Checks) and add the transaction.
• Deleting transactions. If you find duplicate transactions, in the account’s reg-
ister window, right-click the transaction and choose the corresponding Delete 
entry on the shortcut menu (or select the transaction and then press Ctrl+D). 
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
378
RECONCILING 
ACCOUNTS
When you confirm your decision and QuickBooks deletes the transaction, the 
transaction also disappears from the Reconcile window.
• Editing transactions. If you notice an error in a transaction, in the Reconcile 
window, double-click the transaction to open its corresponding window (Write 
Checks for checks, Make Deposits for deposits, and so on). Correct the mistake, 
and then save the transaction by clicking Record or Save, depending on the 
window.
Stopping and Restarting a Reconciliation
If your head hurts and you need a break, don’t worry about losing the reconciliation 
work you’ve already done. Here’s how to stop and restart a reconciliation:
1. In the Reconcile window, click Leave.
Although QuickBooks closes the window, it remembers what you’ve done. In 
the account’s register window, you’ll see asterisks in the checkmark column for 
transactions that you’ve marked as cleared, which indicates that your clearing 
of that transaction is pending.
2. When you’re reenergized, open the account’s register window, right-click 
it, and then choose Reconcile on the shortcut menu.
The Begin Reconciliation window opens with the ending balance, service charge, 
and interest amounts already filled in.
3. Click Continue.
The transactions you marked are, happily, still marked. Pick up where you left 
off by marking the rest of the transactions that cleared on your bank statement.
Correcting Discrepancies
If you modify a transaction that you’ve already reconciled, QuickBooks displays a 
dialog box warning you that you changed a reconciled transaction and that your 
change will affect your reconciliation balance. After all, if you cleared a transaction 
because it appeared on your bank statement, the transaction is complete, and chang-
ing it in QuickBooks doesn’t change it in your bank account. While you technically 
can
change or delete cleared transactions in QuickBooks, doing so is usually a bad 
idea. (The one situation that usually calls for editing reconciled transactions is when 
you’re trying to correct a reconciliation problem. Page 380 describes how to do this.) 
This section explains what causes discrepancies, how to hunt down transactions that 
are causing problems, and how to fix them.
Changing previously cleared transactions is the quickest way to cause mayhem 
when reconciling accounts. A typical reconciliation problem is when the beginning 
balance that QuickBooks fills in doesn’t match the beginning balance on your bank 
statement, which is one reason you might be reading this section. Here are some of 
the most common causes of discrepancies:
CHAPteR 14: BANK ACCOUNTS AND CREDIT CARDS
379
RECONCILING 
ACCOUNTS
• Changing the cleared status of a reconciled transaction. In an account register 
window, you might click a checkmark cell by mistake, which resets the status 
of that transaction from reconciled (indicated by a checkmark) to cleared (in-
dicated by an asterisk). This change removes that transaction’s amount from 
the Begin Reconciliation window’s Beginning Balance when you try to reconcile 
the account.
• Editing a reconciled transaction’s amount. Changing the amount of a rec-
onciled transaction doesn’t change the amount on your bank statement, but it 
does affect the beginning balance that QuickBooks calculates.
• Deleting a reconciled transaction. Suppose you recorded a transaction by us-
ing the wrong QuickBooks feature, such as writing a check in the Write Checks 
window to remit your sales tax instead of using the Pay Sales Tax dialog box. 
Then, to make matters worse, you reconcile that incorrect transaction as part 
of your bank account reconciliation. If you delete the check so you can pay the 
sales tax using the 
correct
QuickBooks feature, your beginning reconciliation 
balance won’t agree with the one on your bank statement. To fix the error, in 
the bank account register window, delete the transaction that you recorded 
using the wrong method by right-clicking the transaction and then choosing 
“Delete [transaction]” from the shortcut menu. (In this example, the transaction 
is a check to pay sales tax, so you would choose Delete Check, but it could be 
a check for payroll or another type of transaction.) Then recreate the transac-
tion using the Pay Sales Tax feature. Now your sale tax is paid the right way, 
but your beginning balance is messed up due to the deleted transaction; see 
“Re-reconciling Corrected Transactions” on page 380 to learn how to fix that.
USING THE DISCREPANCY REPORT TO FIND PROBLEM TRANSACTIONS
If your statement and QuickBooks records don’t agree and you don’t know why, 
the Discrepancy Report can help you find the transactions that are the culprits. This 
report shows you changes that were made to reconciled transactions, so you can 
restore them to their original states.
To run the Discrepancy Report, in the Begin Reconciliation window, click Locate 
Discrepancies, and then, in the Locate Discrepancies window, click Discrepancy 
Report. (You can also choose Reports→Banking→Reconciliation Discrepancy.)
Seeing transactions on the Discrepancy Report is a big step toward correcting rec-
onciliation problems. Here’s how to interpret the report’s crucial columns:
• Entered/Last Modified. This is the date that the transaction was created or 
modified, which doesn’t help you restore the transaction but might help you 
figure out who’s changing reconciled transactions.
• Reconciled Amount. This column shows the value the transaction had when 
you reconciled it. If the transaction’s amount has been changed, use 
this
value to 
restore the transaction to its original value. For example, –99.95 in this column 
represents a check or charge for $99.95.
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
380
RECONCILING 
ACCOUNTS
• Type of Change. This column indicates what aspect of the transaction was 
changed. For example, “Amount” means that the transaction’s amount changed, 
“Uncleared” indicates that someone removed the reconciled checkmark in the 
account register, and “Deleted” means that the transaction was deleted. (The 
only way to restore a deleted transaction is to recreate it from scratch.)
• Effect of Change. This value indicates how the change affected the beginning 
balance of your reconciliation. For example, a $99.95 check that was reset added 
$99.95 to your bank account. When the Beginning Balance is off and the amount 
in this column matches that discrepancy, you can be sure that restoring these 
transactions to their original states will fix the problem.
Once you identify a transaction that was edited after it was reconciled, in the Previous 
Reconciliations Discrepancy Report window, double-click the transaction to open 
it in its corresponding window (for example, the Write Checks window for a check). 
If a transaction’s status was reset from reconciled to cleared, open the account’s 
register (page 356), find the transaction, and then click its checkmark cell until a 
checkmark (which represents a reconciled transaction) appears.
 TIP 
If your beginning balance is 
still
off after you correct cleared status, amounts, and deleted transactions, 
run the Audit Trail report (page 449) to look for other changes that could throw off your reconciliation (for example, 
a transaction whose account was changed).
RE-RECONCILING CORRECTED TRANSACTIONS
If you fix changes that were made to reconciled transactions, you then have to re-
reconcile those transactions. Fortunately, you can perform a surgical reconciliation 
to accept these transactions. Here are the steps:
1. Choose BankingReconcile and then, in the Begin Reconciliation window’s 
Account drop-down list, choose the bank account you want to mini-reconcile 
(if it isn’t already selected).
2. Change the date in the Statement Date box to the date on the bank state-
ment that contains the transaction you corrected.
For example, if the transaction you corrected was made on September 15, fill 
in the statement date for your September bank statement.
3. In the Ending Balance box, fill in the ending balance from the bank state-
ment (the September statement, in this example), and then click Continue.
The Reconcile window opens.
4. In the Reconcile window, find the corrected transactions in the Checks and 
Payments list and click their checkmark cells to turn on their checkmarks.
By doing so, the Difference value will change to 0.00.
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