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CHAPteR 15: DOING PAYROLL
401
SETTING UP 
PAYROLL IN 
QUICKBOOKS
approach is to keep the “Typical new employer setup” option selected, and then 
click Continue. By doing so, QuickBooks automatically includes all the commonly-
used pay types and benefits. If you want to set up unusual pay types or sick time, 
vacation time, and insurance benefits, select the “Custom setup” option instead.
You don’t have to go through the 
whole
payroll setup process in one shot. Simply 
click the Finish Later button if you want to take a break, and the interview remem-
bers everything you’ve done so far. (Yes, you 
have
to complete every bit of payroll 
setup before you can run a payroll.)
 WARNING 
Don’t try to set up payroll the same day you want to run it for the first time. Intuit needs a few 
days to turn on your payroll service after you’ve completed your part of the setup process. The box below offers 
more advice about the right time to set up payroll.
Setting Up Compensation and Benefits
The first payroll task is telling QuickBooks how you compensate your employees—
whether you pay them a salary, hourly wages, or additional income such as bonuses 
or commissions. You also specify employee benefits like retirement contributions 
and insurance premiums—no matter whether the company or the employees pay 
for them.
UP TO SPEED
Choosing the Right Payroll Start Date
QuickBooks doesn’t tell you this, but there’s a right and wrong 
time to start using QuickBooks for payroll. You have to file 941 
reports (Employer’s Quarterly Federal Tax Returns) quarterly, 
as their name implies. Therefore, QuickBooks won’t let you 
summarize payroll data for the current quarter; instead, you 
have to enter individual pay period totals from the begin-
ning of the current quarter up to the date you start using 
QuickBooks payroll.
You can save yourself a lot of data entry by starting to use 
QuickBooks for payroll at the beginning of a quarter. You still 
have to enter summary values for each quarter in the current 
year that has already passed (page 411), but you don’t have 
to enter any individual payrolls.
QuickBooks’ Payroll Setup interview takes the guesswork out of choosing items for 
payroll. All you have to do is turn on checkboxes for the items you use and answer 
a few simple questions.
 NOTE 
If you’re intimidated by the Payroll Setup checklist and the number of choices you have to make, 
hire a QuickBooks ProAdvisor (to find one, head to 
http://proadvisor.intuit.com/find-a-proadvisor/search.jsp
) or 
an accountant knowledgeable about QuickBooks payroll. Once payroll is set up, running payroll is easy.
Add pages to pdf in preview - insert pages into PDF file in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Guide C# Users to Insert (Empty) PDF Page or Pages from a Supported File Format
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Easy to Use VB.NET APIs to Add a New Blank Page to PDF Document
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QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
402
SETTING UP 
PAYROLL IN 
QUICKBOOKS
Here’s how to set up payroll:
1. Choose EmployeesPayroll Setup.
The QuickBooks Payroll Setup interview launches. Click Next to get past the 
introduction.
2. Click Company Setup, and then click Compensation. (If you selected the 
“Typical new employer setup” option when you first launched the interview, 
skip to the section “Setting Up Employees” on page 404.)
The interview displays the most common compensation items. You can add, 
edit, or delete items to reflect your payroll needs.
3. To add another Payroll item in the current category, click the Add New but-
ton below the list of compensation items.
The Add New window includes checkboxes for the available items in that cat-
egory, as shown in Figure 15-2.
4. In the Add New dialog box, turn on the checkboxes for the compensation 
items you use, answer any questions that the interview asks, and then click 
Finish.
The selected items appear in the interview’s Compensation list, but behind the 
scenes they get added to the Payroll Item List (choose Lists→Payroll Item List to 
see it). QuickBooks also links those items to accounts in your chart of accounts 
so you can track your payroll expenses. For example, a salary Payroll item links 
to an Expense account, like Salaries & Wages. (To see these accounts, open the 
Payroll Item List, select the Payroll item, and then press Ctrl+E. Then click Next 
to see the expense account that goes with the item.) Likewise, if you deduct 
money from paychecks to pay taxes (page 405), the interview connects the 
tax Payroll item to a vendor (that is, the tax agency) and a liability account, so 
you’re ready to send payroll taxes you owe.
If you don’t need a compensation item, like extra pay for overtime, then in the 
QuickBooks Payroll Setup dialog box, select the item in the Compensation list, 
and then click the Delete button.
5. To proceed to employee benefits, in the Payroll Setup interview, click either 
the Continue button at the window’s bottom right or the words “Employee 
Benefits” in the navigation bar on the window’s left.
In the navigation bar, you’ll see several subcategories of employee benefits: 
Insurance Benefits, Retirement Benefits, Paid Time Off, and Miscellaneous.
6. Click the Insurance Benefits link in the navigation bar.
The Insurance Benefits list shows any insurance benefits you’ve already set up, 
like pre-tax health insurance premiums.
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CHAPteR 15: DOING PAYROLL
403
SETTING UP 
PAYROLL IN 
QUICKBOOKS
FiGURE 15-2
In the Payroll Setup interview, you don’t calculate each em-
ployee’s pay per payroll cycle. Instead, you set up an hourly 
or annual pay rate for each employee (even if they all get the 
same rate) as described on page 408. QuickBooks then uses 
these rates to calculate the values for each paycheck.
7. Click the Add New button, and then turn on the checkboxes for items like 
Health Insurance, Dental Insurance, Vision Insurance, Group Term Life, or 
Medical Care FSA (FSA stands for “flexible spending account”).
If you don’t know what a benefit represents, click the Explain link to the right 
of its name. If QuickBooks needs to know more about the benefit, like who 
pays for it and whether it’s tax-deductible, you’ll see the Next button instead 
of the Finish button. For example, for dental insurance, you pick whether you 
pay or the employee does, or whether you split the cost. You can also set up a 
scheduled payment to pay the insurance premiums.
8. When you’re done answering questions, click Finish to close the Add New 
dialog box and return to the interview.
The benefit(s) appear in the interview’s list. Notes about each benefit show up 
in parentheses after the benefit’s name, like “(company paid)” if your company 
pays the entire premium.
9. If you want to tweak an item that’s already on the list, click it, and then click 
the Edit button below the list.
An Edit dialog box like the one shown in Figure 15-3 opens.
How to C#: Preview Document Content Using XDoc.Word
With the SDK, you can preview the document content according to the preview thumbnail by the ways as following. C# DLLs for Word File Preview. Add references:
adding a page to a pdf document; add page pdf
How to C#: Preview Document Content Using XDoc.PowerPoint
C# DLLs: Preview PowerPoint Document. Add necessary XDoc.PowerPoint DLL libraries into your created C# application as references. RasterEdge.Imaging.Basic.dll.
add page numbers to a pdf in preview; add page numbers pdf files
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
404
SETTING UP 
PAYROLL IN 
QUICKBOOKS
FiGURE 15-3
The Edit dialog box shows the 
name of the benefit you’re editing, 
such as “Edit Pre-Tax Employee-
Paid Health.” 
Click Next or Previous to move 
through the screens of settings for 
the benefit.
10. Repeat steps 6–9 for each category of employee benefits.
Retirement benefits include things like 401(k) contributions and company 
matching. Paid time off covers things like sick time and vacation. The Miscel-
laneous category cleans up with anything else that’s added or deducted from 
paychecks, like cash advances, mileage reimbursements, or union dues. For 
additions or deductions that aren’t covered by any of the Miscellaneous Item 
checkboxes, click Add New, and then turn on either the “Miscellaneous addition” 
or “Miscellaneous deduction” checkbox.
You aren’t finished with the interview just yet, but you’re done setting up Payroll 
items for compensation and benefits. The next section explains how to set up em-
ployees with the interview. 
Setting Up Employees
Before you dive into setting up employees with the Payroll Setup interview, com-
pleting a few other tasks 
first
can speed up your work. Besides, after defining all 
your Payroll items, you could probably use a break. In the QuickBooks Payroll Setup 
dialog box, click Finish Later, and then perform these steps:
• Gather employee information and records. You need personal info, such as 
Social Security numbers and hire dates, along with signed W-4 and I-9 federal 
forms. For employees already on the payroll, you need their pay rates, the total 
pay they’ve received, and deductions taken, along with sick time and vacation 
balances. If you’ve paid employees during the year, gather up the payroll sum-
maries for each quarter and all tax deposits you made.
• Have your tax information handy, like your state unemployment rate (contact 
your state for your amount) and payroll-related state account number(s).
C# PDF insert image Library: insert images into PDF in C#.net, ASP
viewer component supports inserting image to PDF in preview without adobe Insert images into PDF form field. How to insert and add image, picture, digital photo
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VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.
Remove bookmarks, annotations, watermark, page labels and article threads from PDF while compressing. Also a preview component enables compressing and
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CHAPteR 15: DOING PAYROLL
405
SETTING UP 
PAYROLL IN 
QUICKBOOKS
• Set up employee payroll defaults. If you have more than a few employees, you 
can save time by setting up the Payroll items that apply to 
every
employee, like 
common deductions. That way, QuickBooks automatically fills in these items for 
you when you create a new employee record, and you make only any necessary 
modifications for that individual. QuickBooks has a feature designed especially 
for this timesaving scheme; it’s described next.
SETTING EMPLOYEE DEFAULTS
Typically, you use a common set of Payroll items for all your employees, such as salary, 
tax deductions, health insurance, and 401(k) contributions. Instead of assigning the 
same Payroll items to each employee manually, you can save these standard items 
so that QuickBooks fills in most of the payroll fields 
for
you. You can also specify 
the pay period you use and the class to apply if you track performance by class.
Here’s how to set up your standard Payroll items:
1. On the Home page, click the Employees button (or choose Employees 
Employee Center).
The Employee Center window opens.
2. In the Employee Center window’s toolbar, choose Manage Employee 
InformationChange New Employee Default Settings.
The Employee Defaults dialog box opens. (You can also open this dialog box 
from the Preferences dialog box. To do that, choose Edit→Preferences→Payroll 
& Employees, click the Company Preferences tab, and then click the Employee 
Defaults button at the bottom of the dialog box. See page 662 to learn about 
other employee preferences you can set.)
3. In the Employee Defaults dialog box, set up standard items for every type 
of Payroll item you use, as shown in Figure 15-4.
The Employee Defaults dialog box includes the same set of fields and checkboxes 
that you’ll find in the Payroll Setup interview and on the Payroll Info tab in the 
New Employee window (in the Employee Center’s toolbar, click New Employee, 
and then click Payroll Info). When you edit an employee’s record, you can change 
any default payroll settings that don’t apply to that person.
Be sure to specify a state for withholding, because QuickBooks doesn’t fill 
this in automatically. To do this, in the Employee Defaults dialog box, click the 
Taxes button, and then, in the Taxes Defaults dialog box that opens (shown in 
Figure 15-4), click the State tab and choose a default state in the State Subject 
to Withholding drop-down list. If an employee’s record doesn’t include a state 
for withholding, you’ll underpay your state withholding and unemployment tax. 
VB.NET PDF insert image library: insert images into PDF in vb.net
inserting image to PDF in preview without adobe provide users the most individualized PDF page image inserting function, allowing developers to add and insert
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How to C#: Preview Document Content Using XDoc.excel
following. C# DLLs: Preview Excel Document without Microsoft Office Installed. Add necessary references: RasterEdge.Imaging.Basic.dll.
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QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
406
SETTING UP 
PAYROLL IN 
QUICKBOOKS
FiGURE 15-4
Although your standard items 
for taxes don’t appear in the 
“Additions, Deductions, and 
Company Contributions” list 
(background), when you click 
Taxes, you can see the payroll 
tax items assigned to each 
new employee (foreground). 
Similarly, by clicking the Sick/
Vacation button, you can set how 
sick and vacation time accrue, 
the maximum accrued hours 
each year, and whether hours 
roll over from one year to the 
next. (Sick and vacation time can 
accrue at the beginning of the 
year, so the employee receives 
the entire allotment on January 
1, or some of it can accrue each 
pay period.)
 NOTE 
When you create a new employee, QuickBooks automatically fills in the fields you specified in 
Employee Defaults. For example, if you add a Salary item without an hourly or annual rate, QuickBooks adds the 
Salary item to each new employee’s record but leaves the value field blank. On the other hand, if most people 
contribute 15% to their 401(k) plan, in the Employee Defaults dialog box’s “Additions, Deductions, and Company 
Contributions” table, choose 401(k) in an Item Name cell, and then type 
–15%
in the Amount cell. That way, when 
you create a new employee, the 401(k) percentage deduction is automatically set to 15%, but you can change it 
to match the percentage the person chooses to contribute.
CREATING EMPLOYEE RECORDS
You can create employee records either in the Payroll Setup interview or by creating 
new employee records outside of the interview (in the Employee Center toolbar, click 
New Employee to open the New Employee window). The info you have to provide is 
the same either way, but the Payroll Setup interview is easier to navigate.
 TIP 
You can run the Payroll Setup interview anytime you want. For example, if you hire a new employee, 
run the interview and add that person’s record right then and there.
C# HTML5 Viewer: Load, View, Convert, Annotate and Edit Raster
zoom in or zoom out images while in preview. to Tiff (.tif, .tiff) online, create PDF document from Supported annotation features includes add text comments to
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CHAPteR 15: DOING PAYROLL
407
SETTING UP 
PAYROLL IN 
QUICKBOOKS
With employee records in hand and payroll settings in place, choose Employees→ 
Payroll Setup to open the interview once again. In the interview’s navigation bar, 
click Employee Setup→Employee List, and then click the Add New button. The 
interview prompts you to provide all the information it needs to process payroll, as 
Figure 15-5 shows.
FiGURE 15-5
The Payroll Setup interview 
indicates required fields 
with an asterisk. 
If a required field isn’t filled 
in, you’ll see a warning 
explaining why QuickBooks 
needs the information (like 
the one to the right of the 
Zip Code box here).
 TIP 
You can also create new employees or edit existing employee records in the Employee Center (choose 
Employees
Employee Center). In the Employee Center window, the Employees Tab lists your employees. You 
can add or edit employees using the same techniques you use to add and edit customers (page 64). As in other 
centers, when you select an employee in the Employees tab, you can see transactions and info related to that 
employee on the Transactions, To Do’s, Notes, and Sent Email tabs.
Here’s how to fill out employee information in the Payroll Setup interview:
• Contact information. The interview’s name and address screen collects the 
person’s contact information. (You should have all this info on the employee’s 
W-2 form.) This screen also includes the “Employee status” drop-down list, where 
you choose Active or Inactive depending on whether the person is working for 
you at the moment. If you want to add additional contact info, in the Employee 
Center, right-click an employee’s name and then choose Edit on the shortcut 
menu to display the Edit Employee dialog box, where you can enter that info.
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
408
SETTING UP 
PAYROLL IN 
QUICKBOOKS
• Hiring information. When you click the Next button on the “Enter employee’s 
name and address” screen, this screen lets you fill in the basics about the per-
son’s employment: whether he’s an officer, owner, or regular Joe; Social Security 
number; and hire date. You can also enter a release date, which is a diplomatic 
name for the last date the person worked for you.
 NOTE 
Corporations have to keep track of officer compensation separate from employee compensation, 
which you do by choosing Officer in the “Employee type” drop-down list. In addition, you’ll need two separate 
expense accounts for compensation, such as Salaries & Wages for your employees and Officer Salaries for the 
officers.
• How you plan to pay the employee. This screen is where you specify the em-
ployee’s compensation and payroll frequency. In the “How often?” drop-down 
list, choose the frequency that you pay the person, such as “Every other week 
(Biweekly)” or Monthly. The interview automatically displays the default Payroll 
items for new employees. Turn on the checkboxes for the items that apply to 
this person. For example, if you choose the Salary option, then choose the pay 
period in the Per drop-down list and enter the amount you pay for that period 
in the “Salary amount” box. (The box below explains how to tell QuickBooks 
to use employee timesheets to calculate paychecks.)
GEM IN THE ROUGH
Building Paychecks from Time Worked
If you pay your employees by the hour 
and
use one of Quick-
Books’ payroll services to generate employee payroll checks, 
time tracking can automate your payroll process a bit.
When you link your employees to their QuickBooks timesheets, 
the program takes care of calculating how much they’ve 
earned. Here’s how to link employees and timesheets to take 
advantage of this feature:
1. On the Home page, click the Employees button to open 
the Employee Center (or choose Employees→Employee 
Center).
2. On the Employees tab, double-click an employee whom 
you pay by the hour (or click the employee’s name and 
then press Ctrl+E). 
3. When the Edit Employee dialog box opens, click the 
Payroll Info tab.
4. Below the Earnings table, turn on the “Use time data to 
create paychecks” checkbox, and then click OK to save 
the record.
Employees can still track time without this checkbox turned 
on, which is ideal if you 
don’t
need a connection between the 
hours worked and the employee’s paycheck. For example, leave 
the checkbox 
off
if you bill customers for employee time but 
pay those employees a straight salary.
• Additional items. On this screen, you specify the employee’s benefit deduc-
tions, like 401(k) and health insurance. Besides turning benefits on or off, you 
can specify the deduction as a dollar amount or percentage. For example, if the 
person wants to contribute 15 percent of her pay to her 401(k), you can type 
15%
in the Amount box. Fill in the Annual Limit box for 401(k) with the current 
CHAPteR 15: DOING PAYROLL
409
SETTING UP 
PAYROLL IN 
QUICKBOOKS
annual limit set by the government (you can find this number on the IRS website, 
www.irs.gov
). For other benefits that have limits, type them in, too.
• Sick time. The sick time screen includes fields for specifying your sick-time 
policies: how much the employee earns and when, maximum amounts, and 
current balances.
• Vacation time. This screen is almost identical to the sick time screen, except 
that it specifies the employee’s vacation earnings.
• Direct deposit. If you offer direct deposit, you can turn it on for an employee 
here and specify whether the deposit goes to only one bank account or to two 
(checking and savings, for example). The box on page 410 tells you how to set 
up direct deposit.
• State tax. This screen has two drop-down lists for telling QuickBooks where the 
employee lives and works. The choices you make determine the state tax and 
unemployment tax that the person pays. After you choose from this screen’s 
two drop-down lists, your next stop is the Federal tax screen described in the 
next bullet point. However, after you fill in the settings on that screen, you’ll 
see 
another
state tax-related screen where you fill in the details about the state 
taxes for the state you chose on 
this
screen.
• Federal tax. On this screen, you tell the interview about the employee’s filing 
status, his number of allowances, extra withholdings, and whether he is subject 
to deductions like Social Security and Medicare.
At long last, you’ll see the Finish button in the bottom-right corner of the Employee 
dialog box. Click it to complete the setup. If you missed any info, an exclamation mark 
in a yellow triangle appears to the left of the employee’s name. An X in a red circle 
appears if there’s a serious problem with something you entered. (The Summary 
column tells you what’s missing.) Click Edit, and then fill in the missing information.
You can then add more employees. Or, to move on to tax settings, in the Payroll 
Setup interview’s navigation bar, click Taxes and then fill out the fields as described 
in the next section.
Setting Up Payroll Taxes
The next big step in setting up payroll is to tell QuickBooks your company’s tax 
information: your tax ID numbers, the tax agencies you pay, and any local payroll 
taxes. In the Payroll Setup interview’s navigation bar, click Taxes to see an overview 
of what you can expect. Then, also in the navigation bar, click “941/944 Form” to 
get down to work. On the “Tell us which federal tax form you file” screen, you can 
tell QuickBooks that you file Form 941 (the most commonly-used federal form), 
Form 944, or neither. Then, in the interview’s navigation bar, click “Federal taxes.” 
The Federal tax screen lists the federal taxes for which you’re responsible, so click 
Continue at the dialog box’s bottom right to jump to state taxes.
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
410
SETTING UP 
PAYROLL IN 
QUICKBOOKS
UP TO SPEED
Setting Up Direct Deposit
Direct deposit makes everyone’s life a little easier: You don’t 
have to worry about guarding cashable checks until you 
deliver them to your employees, and your employees don’t 
have to make a trip to the bank to deposit their earnings. The 
money gets transferred directly from your payroll account to 
the accounts that employees specify, such as checking and 
savings accounts.
Direct deposit is an add-on service that you can sign up for 
no matter which Intuit payroll service you choose. Once you 
complete the signup for your Intuit payroll service, you’re ready 
to sign up for direct deposit. To do that, choose EmployeesMy 
Payroll ServiceActivate Direct Deposit.
You have to tell QuickBooks which bank and account gets the 
directly deposited money for each employee. To make direct 
deposit work, you need the nine-digit routing number for the 
employee’s bank and the employee’s account number(s) at that 
bank. Voided checks from employees are a great way to verify 
the routing and account numbers (and verify their accounts). 
When you split direct deposits between two accounts, the 
money that goes to each has to add up to the total amount of 
the paycheck. (Once your direct-deposit service is activated, 
QuickBooks removes the “Activate Direct Deposit” entry from 
the Employees menu.)
If you use a payroll service other than QuickBooks’, don’t sign 
up for QuickBooks’ direct deposit service. You have to set up 
direct deposit with your third-party payroll service instead.
 NOTE 
You specify your federal tax ID number (EIN) in the Company Information dialog box: Choose 
Company→My Company, and then click the Edit icon (it looks like a pencil) at the dialog box’s top right.
To add state taxes, in the navigation bar, click “State taxes.” Then, below the list of 
state taxes, click Add New. When you choose a state, the interview adds the typical 
taxes for that state, like income tax, unemployment tax, and so on. QuickBooks fills 
in tax rates that are standard for all companies. Because the unemployment tax rate 
depends on your payroll, in the Company Rate box, enter your rate. (You have to 
wait until after January 1 to enter tax rates for the next year.) Select a tax and then 
click Edit to change how the tax’s name appears on paychecks or to make it inactive 
(if you no longer employ people in a particular state, for instance).
 TIP 
If you use an Intuit payroll service, you can set up a schedule for your payroll tax payments. In the Payroll 
Setup interview’s navigation bar, click “Schedule payments.” Then, in the Schedule Payments dialog box, tell 
QuickBooks whom to pay and when. (In the “Payment (deposit) frequency” drop-down list, the typical frequency 
for that tax has the words “usual frequency” appended to its name.) If you have questions about which frequency 
you should use, call the IRS, your state, or your accountant. After you assign frequencies to payments, QuickBooks 
keeps track of what you owe to each tax agency and reminds you when it’s time to pay your taxes. 
Entering Historical Payroll
It’s 
essential
to enter all the payrolls you’ve processed since the beginning of the 
year. That’s the only way to produce W-2s at the end of the year with the correct 
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