CHAPteR 2: GETTING AROUND IN QUICKBOOKS
31
MENUS AND 
THE ICON BARS
• My Shortcuts. This category, which appears at the top of the left icon bar 
whenever you launch QuickBooks, is a great way to keep your favorite features 
within easy reach. This category includes features that most people use fre-
quently. But you can customize it to add other features 
you
use all the time and 
get rid of shortcuts you 
don’t
use simply by right-clicking anywhere within the 
My Shortcuts section (except on the My Shortcuts heading), and then clicking 
Customize Shortcuts.
FiGURE 2-2
The left icon bar includes three sections 
that help you access your favorite 
features. 
The unlabeled middle section contains 
categories like My Shortcuts and View 
Balances. When you click an option in 
this section, the top section displays 
the entries for that category, like the 
shortcuts shown here. 
The bottom section contains links to other 
products and services that Intuit offers, 
such as payroll, payment solutions, and 
so on.
 NOTE 
The shortcuts in the My Shortcuts list are the same ones you see as icons if you display the top 
icon bar.
Add contents page to pdf - insert pages into PDF file in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Guide C# Users to Insert (Empty) PDF Page or Pages from a Supported File Format
add page number to pdf hyperlink; adding page numbers to a pdf in preview
Add contents page to pdf - VB.NET PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Easy to Use VB.NET APIs to Add a New Blank Page to PDF Document
adding a page to a pdf document; add page number to pdf
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
32
SWITCHING 
AMONG OPEN 
WINDOWS
• View Balances. When you use the left icon bar, the Home page doesn’t display 
account balances on the right side as it does when you use the top icon bar. 
To see your account balances at the top of the left icon bar, click this category. 
(Page 703 explains how to customize which account balances you see.)
• Run Favorite Reports. Clicking this category lists the reports that you’ve 
flagged as your favorites (page 587). The reports you see are the same ones 
that appear on the Favorites tab of the Report Center.
• Open Windows. If you turn on the preference to use multiple windows (page 
647), you can click this category to see a list of open windows at the top of the 
left icon bar. Click a window’s name to make it active. This category displays 
the same windows you see if you choose View→Open Window List when you 
use the top icon bar.
 TIP 
The left icon bar takes up a couple of inches on the left side of the main QuickBooks window, so it’s 
more useful if you have a widescreen monitor. With older and smaller monitors, you’ll have trouble fitting the 
left icon bar and your transactions windows onscreen at the same time. In that case, the menu bar, top icon bar, 
and Home page (which you’ll learn about in a sec) are ready to assist you.
After shortcut menus and keyboard shortcuts (see Appendix C, online at 
www.
missingmanuals.com/cds
), icon bars are the fastest way to launch your favorite 
features. You can add features, memorized reports, and windows you open often 
to them—and remove features you don’t use. Page 705 tells you how to customize 
the icon bars.
Switching among Open Windows
If you tend to work on one bookkeeping task for hours on end, you can set Quick-
Books up to display one full-size window at a time (page 647). That way, when you 
open additional windows, they get stacked on top of each other so you see only 
the last one you opened. Page 647 explains how to tell QuickBooks which window 
setup you prefer.
If you go with the one-window approach, you can choose the window you want to 
see in several ways:
• Click Open Windows in the middle section of the left icon bar, as shown in 
Figure 2-3. Then, in the top section of the left icon bar, click the name of the 
window you want.
• If you use the top icon bar, you can see a list of open windows by choosing 
View→Open Window List. Then, in the list, simply click the name of the window 
you want to work with.
• On the menu bar, choose Window, and then choose the name of the one you 
want to see.
How to C#: Basic SDK Concept of XDoc.PDF for .NET
You may add PDF document protection functionality into your C# program. This class provides APIs for manipulating image contents in a PDF page. PDFImage.
add document to pdf pages; add page number to pdf preview
C# WinForms Viewer: Load, View, Convert, Annotate and Edit Excel
from Excel document to PDF, Tiff and HTML file. Users can add annotations to Excel when viewing it on C# WinForms Viewer and manipulate text contents on Excel
add page number to pdf print; add pages to pdf online
CHAPteR 2: GETTING AROUND IN QUICKBOOKS
33
SWITCHING 
AMONG OPEN 
WINDOWS
FiGURE 2-3
You can switch to another 
window by clicking the 
Window menu at the top 
of the screen and then 
choosing the window you 
want to display. 
When you have mul-
tiple windows open, the 
Window menu includes 
entries for arranging them, 
such as Cascade and Tile 
Vertically.
If, on the other hand, you flit between bookkeeping tasks like a honeybee in an 
alfalfa field, you probably want to display several windows at a time. QuickBooks 
can do that. Like windows in other programs, simply click a window to bring it to 
the front, or use the buttons in its upper right to minimize, maximize, or close it. 
You can reposition windows by dragging their title bars, or resize them by dragging 
their edges and corners. If the window you want is hidden behind other windows, 
choose the one you want in the Open Windows list or from the Window menu on 
the menu bar, as described at the beginning of this section.
Supermax View
When you want to see as much information as possible in a transaction window, such 
as Create Invoices, Supermax view, shown in Figure 2-4, is just the ticket. To switch 
a transaction window to Supermax mode, at the top right of the window, click the 
icon that looks like a four-headed arrow.
C# WPF Viewer: Load, View, Convert, Annotate and Edit Excel
Excel Conversion. • Convert Microsoft Office Excel to PDF (.pdf). Add annotation comments to Excel. Miscellaneous. • Select Excel text contents on viewer.
add page numbers to a pdf document; adding page to pdf
VB.NET PDF: Basic SDK Concept of XDoc.PDF
You may add PDF document protection functionality into your VB.NET program. This class provides APIs for manipulating image contents in a PDF page.
add pages to pdf preview; add page number pdf file
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
34
THE HOME 
PAGE
FiGURE 2-4
Supermax view hides the 
menu bar, the left icon 
bar or top icon bar, 
and
the ribbon at the top of 
the transaction window. It 
also hides the transaction 
history panel on the right 
side of the window. You 
can restore or hide the 
ribbon and transaction 
history panel by clicking 
the appropriate arrows 
(labeled here).
This view does several things so you can see more of the data entry lines:
• Hides the QuickBooks menu bar and icon bar (if you use one)
• Minimizes the 
ribbon
(which is similar to the ribbons in Microsoft programs) at 
the top of the window
• Fills the entire QuickBooks window with the transaction window you Supermaxed
• Hides the transaction history panel on the right side of the window
To revert to regular window mode, click the icon that looks like a square with an 
arrow pointing to its lower left (see Figure 2-4). When you revert to regular win-
dow mode, the menu bar, icon bar, and feature panel at the top of the transaction 
window all reappear.
The Home Page
The QuickBooks Home page (Figure 2-5, background) is a slick way to work through 
your company’s bookkeeping tasks. (If it isn’t visible, choose Company→Home Page 
or click Home in the My Shortcuts section of the left icon bar or the left end of the 
top icon bar to display it.) This section shows you how to use the Home page to 
best advantage.
C# HTML5 Viewer: Load, View, Convert, Annotate and Edit Excel
Users can add annotations to Excel when viewing it Following contents clearly show these features, they are including HTML file and create multi-page tiff file
add page numbers to pdf using preview; add page numbers to pdf in reader
C# HTML5 Viewer: Load, View, Convert, Annotate and Edit PDF
Following contents will explain supported PDF processing Users can freely add text annotation, freehand lines, figures and highlight annotations to PDF page.
adding page numbers to pdf in preview; add page to pdf
CHAPteR 2: GETTING AROUND IN QUICKBOOKS
35
THE HOME 
PAGE
The settings you chose when you created your company file determine what ap-
pears on the Home page. Depending on what choices you made during setup, you’ll 
see several 
panels
—Vendors, Customers, Employees, Company, and Banking—that 
each contain various icons. For example, if you tell QuickBooks during setup that 
you invoice customers and send statements, the Customers panel includes icons 
for invoicing and preparing statements. Or if you run a one-person shop with no 
employees, you won’t see the Employees panel.
FiGURE 2-5
If a feature you use 
doesn’t appear on the 
Home page, choose 
Edit→Preferences→ 
Desktop View and then 
click the Company Prefer-
ences tab (foreground). 
For example, if you want 
to enter sales receipts, 
turn on the Sales Receipts 
checkbox, as shown here. 
Some features (like 
Estimates and Sales Tax) 
have their own section of 
preferences. For example, 
the Invoices and “Enter 
Bills and Pay Bills” check-
boxes are both grayed out 
here. To turn one of these 
features on or off or to 
adjust its settings, click 
its icon on the left side of 
the Preferences window 
to see the corresponding 
settings. 
The Related Preferences 
section at the bottom of 
the Company Preferences 
tab includes links you can 
click to jump to the cor-
responding preferences.
The Home page also has icons for other important features, like the Chart of Ac-
counts icon in the Company panel, which opens the Chart of Accounts window, and 
the Check Register icon in the Banking panel, which opens your checking account 
register window. 
VB.NET PDF Page Replace Library: replace PDF pages in C#.net, ASP.
Able to replace all PDF page contents in VB.NET, including text, image Replace a Page (in a PDFDocument Object) by a PDF Page Object. Add necessary references:
add page numbers to pdf preview; add a page to a pdf
VB.NET PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in vb.
Converted HTML files preserve all the contents of source PDF file, like font Add necessary references: is designed to convert PDF file to HTML web page using VB
add pages to pdf in preview; adding page numbers in pdf
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
36
THE HOME 
PAGE
 TIP 
The Home page appears each time you log into a company file. If you prefer to keep the Home page 
hidden, choose Edit
Preferences
Desktop View, click the My Preferences tab, and then turn off the “Show 
Home page when opening a company file” checkbox. Then, when you want to see the Home page, simply choose 
Company→Home Page.
Vendors, customers, and employees each have their own panel on the Home page. 
The various arrows on the Home page show how bookkeeping tasks fit together 
so you can follow your money from start to finish. The bookkeeping tasks for each 
group are laid out like breadcrumbs you can follow. However, each company is dif-
ferent, so you don’t 
have
to use every icon you see. This section outlines the tasks 
you can perform from each panel and where to find detailed instructions elsewhere 
in this book.
Vendors
Whether you purchase products and services to run your company or to sell to your 
customers, the Home page’s Vendors panel steps you through purchasing and paying 
for the goods and services you use; these steps are described in detail in Chapter 9.
The Vendor Center (Figure 2-6) is the best place to create, edit, and view what’s 
going on with your vendors and vendor-related transactions. To open it, click the 
Vendors button at the top of the Vendors panel or choose Vendors→Vendor Center. 
Here’s what you can do there:
• Create a new vendor. In the Vendor Center toolbar at the top of the window, 
click New Vendor→New Vendor and the New Vendor window opens so you 
can create a new vendor record, as described on page 78. If you click New 
Vendor→Add Multiple Vendors instead, QuickBooks lets you create 
several
vendors in one window (page 118).
• Find a vendor. If you have a bazillion vendors, you can shorten the vendor list 
that you see in the Vendors tab on the window’s left side. The tab’s unlabeled 
drop-down list is initially set to Active Vendors. If you want to see active and 
inactive vendors alike, click the field and choose All Vendors instead. If you’d 
rather see only the vendors you owe money to, choose “Vendors with Open 
Balances.” Choose Custom Filter to specify exactly the criteria you want.
To do a quick search of vendor records, type part of a vendor’s name in the 
Vendors tab’s 
second
unlabeled box and then click the Find button, which has 
a magnifying glass on it. (The Find button then changes to a red X, which you 
can click to clear the value in the Find box and redisplay the full list.)
• Review a vendor’s record. When you select a vendor on the Vendors tab, 
basic info about that vendor appears at the top right of the window, as shown 
in Figure 2-6.
C# PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in C#.net
Delete unimportant contents: Flatten form fields. Alternate images. Embedded page thumbnails. Document tags. Add necessary references: RasterEdge.Imaging.Basic.dll
add page break to pdf; add page to pdf online
VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.
resources: Since images are usually or large size, images size reducing can help to reduce PDF file size Delete unimportant contents: Embedded page thumbnails.
add page numbers to pdf; adding page to pdf in preview
CHAPteR 2: GETTING AROUND IN QUICKBOOKS
37
THE HOME 
PAGE
FiGURE 2-6
The Vendor Center puts all 
vendor-related tasks in a 
single window. When you 
choose a vendor in the 
list on the left, the Vendor 
Information pane on the 
right displays info about 
that vendor. Click the Open 
Balance link (circled) to 
see the transaction’s that 
contribute to your balance 
with that vendor. You 
can even click the Map or 
Directions link to find out 
how to get to your vendor. 
To see more details, 
like transaction history, 
vendor contact info, to-dos 
related to the vendor, 
notes you’ve made, and 
emails you’ve sent, click 
the tabs below the Vendor 
Information pane.
• Edit an existing vendor’s record. To change a vendor’s record, on the Vendors 
tab, right-click the vendor’s name and then choose Edit Vendor; or, on the right 
side of the Vendor Center, click the Edit button (its icon looks like a pencil tip). 
Either way, the Edit Vendor window opens with the same fields you filled in 
when you created the record (page 78).
• Attach an electronic document to a vendor record. You can add attachments 
to a vendor’s record as described on page 295.
• Create transactions for a vendor. In the Vendor Center toolbar, click New Trans-
actions to display a drop-down menu of vendor-related features like Enter Bills, 
Pay Bills, and Receive Items. (These do the same thing as the icons in the Home 
page’s Vendors panel.) If you need to review and record several transactions for 
the same vendor, this drop-down menu is a real timesaver. After you select the 
vendor in the Vendors tab and then choose an entry on this drop-down menu, 
the corresponding transaction window opens with that vendor already selected. 
• Review and manage transactions, contacts, to-dos, notes, and sent email 
for a vendor. When the Vendors tab is displayed, the bottom-right part of the 
Vendor Center displays tabs for transactions, contacts, to-dos, notes, and sent 
email. 
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
38
THE HOME 
PAGE
When you select a vendor in the Vendors tab, the Transactions tab at the bot-
tom right of the Vendor Center lists that vendor’s transactions. By filtering these 
transactions, you can find out which purchase orders are still open, whether 
any bills are overdue, and what payments you’ve made. To see a specific kind 
of transaction, in the Show drop-down list, choose a type, like Bills or Bill Pay-
ments. The Filter By drop-down list lets you restrict the transactions in the table 
by their status, such as Open Bills or Overdue Bills. To track down transactions 
within a specific date range, choose an option from the Date drop-down list. 
(The options in this menu are the same as the ones available in report windows; 
see page 597.)
 TIP 
To view a transaction in its corresponding window, double-click the transaction in the list.
Click the Contacts, To Do’s, Notes, or Sent Email tab to create, edit, or view 
contacts, to-dos, notes, or sent email for the selected vendor.
• Review transactions for all vendors. When you click the Transactions tab 
on the left side of the window (
not
the bottom right) and then click a type of 
transaction, such as Bills or Bill Payments, you’ll see transactions of that type 
for all vendors on the right side of the window. You can filter these transactions 
by status (such as open or overdue), by date, and, if you use multiple curren-
cies, by currency.
• Print or export vendor information. When you click the Vendors tab on the 
left side of the window, you can easily print, copy, import, or export vendor 
info. In the Vendor Center toolbar, click Print to print vendor lists, vendor info, 
or vendor transactions. Click Excel to paste, import, or export vendor info and 
transactions (page 127). If you click the Transactions tab instead, you can print 
or export 
transactions
.
• Prepare vendor letters. When the Vendors tab on the left side of the window 
is selected, click Word in the Vendor Center toolbar to create letters to vendors 
(page 676).
Customers
The Home page’s Customers panel has icons for customer-oriented features like 
creating invoices, statements, sales receipts, and so on. (Chapter 10 describes how 
to work with invoices, estimates, sales orders, refunds, and customer credits. Chap-
ter 11 covers creating statement charges and statements. Receiving payments and 
sales receipts for cash sales are both described in Chapter 13.) Click the Customers 
button at the top of the panel (or choose Customers→Customer Center) to open 
the Customer Center, where you can perform the following tasks:
• Create a new customer or job. In the Customer Center toolbar at the top of 
the window, click New Customer & Job. In the drop-down menu, choose New 
Customer to create a new customer record (page 66), or choose Add Multiple 
Customer:Jobs to add 
several
customers. If you want to add a job to an existing 
CHAPteR 2: GETTING AROUND IN QUICKBOOKS
39
THE HOME 
PAGE
customer, first select the customer in the Customers & Jobs tab on the left side 
of the Customer Center and then click New Customer & Job→Add Job (page 75).
• Find a customer. You can filter the list in the Customers & Jobs tab to show 
active customers, only customers who owe you money (customers with open 
balances), and so on, simply by choosing an option in the tab’s unlabeled drop-
down list (it’s initially set to Active Customers). Choose Custom Filter to specify 
criteria for the customers you want to see. To search for a specific customer, 
type part of the customer’s name in the tab’s second unlabeled box, and then 
click the Find button (it has a magnifying glass on it). The Find button then 
changes to a red X, which you can click to clear the value in the Find box and 
redisplay the complete list.
• Review a customer record. When you select a customer in the Customers & 
Jobs tab, the right side of the center displays the basic 411 about that customer. 
In the Customer Information section, shown in Figure 2-7, you can get direc-
tions to its location, look at key information like the customer’s open balance, 
attach electronic documents to the record, or run reports about the customer.
FiGURE 2-7
To open or edit a customer’s 
record, in the Customers & 
Jobs tab, select the customer 
so it appears in the Customer 
Information section. Then click 
the Edit button labeled here. 
To see more info about the 
selected customer, click the 
Transactions, Contacts, To Do’s, 
Notes, or Sent Email tabs at the 
bottom right of the window. 
To see transactions for all 
customers, click the Transac-
tions tab on the left side of the 
window.
• Review a customer’s status. Suppose you want to look at a bar graph of sales 
you’ve made to a customer by time period, review the items that customer 
buys the most, and then scan a customer’s recent invoices and payments. First, 
select the customer in the Customers & Jobs tab. Then, on the right side of the 
Customer Center, click the Customer Snapshot link (circled in Figure 2-7) to open 
the Company Snapshot window (page 42) to the Customer tab. 
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
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THE HOME 
PAGE
• Edit an existing customer’s record. To open the Edit Customer window, in the 
Customers & Jobs tab, either right-click a customer’s name and then choose 
Edit Customer, or select a customer and then click the Edit button that’s labeled 
in Figure 2-7.
• Attach an electronic document to a customer record. You can add attach-
ments to a customer’s record or scan images of them into QuickBooks, as 
described on page 295.
• Create transactions for a customer. If you’re reviewing a customer’s transac-
tions and realize you forgot to record an invoice or other transaction, you can 
easily create transactions from the Customer Center window. After you select 
the customer on the left side of the Center, in the window’s toolbar, click New 
Transactions and then choose a transaction type from the drop-down menu, 
such as Estimates, Invoices, or Receive Payments. The items in this menu are 
the same as the icons in the Home page’s Customers panel and open the cor-
responding window to record that type of transaction.
• Review and manage transactions, contacts, to-dos, notes, and emails for a 
customer. When the Customers & Jobs tab is displayed on the left side of the 
window, the bottom right of the Customer Center includes tabs for transac-
tions, contacts, to-dos, notes, and sent emails. If you click the Transactions tab, 
you’ll see a table at the bottom right of the window with the transactions for 
the customer you selected in the Customers & Jobs tab. You can filter these 
transactions by type (estimates or invoices, for example), status, and date. 
Double-click a transaction in the list to open a window with details about it. 
Click the Contacts, To Do’s, Notes, or Sent Email tab to create, edit, or view 
contacts, to-dos, notes, or emails for the selected customer.
• Review transactions for all customers. When you click the Transactions tab 
on the left side of the window and then click a type of transaction (such as Es-
timate, Invoices, or Received Payments), the right side of the window displays 
transactions of that type for all customers. Depending on the type you choose, 
you can filter these transactions by status (such as open or overdue), payment 
method, date, and—if you use multiple currencies—currency.
• Print or export customer information. When you click the Customers & Jobs 
tab on the left side of the window, you can print, copy, import, or export customer 
info. In the center’s toolbar, click Print to print customer information (page 152) 
or click Excel to import or export customer and job info (page 691). If you click 
the Transactions tab instead, you can print or export customer 
transactions
.
• Prepare customer letters. In the Customer Center toolbar, click Word to create 
letters to customers (page 676).
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