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CHAPteR 25: CONFIGURING PREFERENCES TO FIT YOUR COMPANY
651
FINANCE 
CHARGE
Here are the finance charge preferences you can set and what they mean to your 
customers:
• Annual Interest Rate (%). Type the interest rate that you charge per year for 
overdue payments. For example, if you charge 18 percent per year, type 
18
in this 
box. QuickBooks adds the percent sign and calculates the finance charge due by 
prorating the annual interest date to the number of days that a payment is late.
• Minimum Finance Charge. If you charge a minimum finance charge no mat-
ter how inconsequential the overdue amount, type that value in this box. For 
example, to charge at least $20, type 
20
. (If you work with more than one cur-
rency, you still specify your minimum finance charge in your home currency. 
QuickBooks then converts the amount to the customer’s currency when you 
apply finance charges.)
• Grace Period (days). Just like the grace period that you probably appreciate 
on your mortgage, the grace period in QuickBooks is the number of days that a 
payment can be late before finance charges kick in. In this box, type the number 
of days of grace you’re willing to extend to your customers.
• Finance Charge Account. Choose the account you use to track finance charges 
you collect. Most companies create an Other Income account (page 52) to track 
these charges, which are interest income.
• Assess finance charges on overdue finance charges. If a customer goes AWOL 
and doesn’t pay the bill 
or
the finance charges, you could consider levying 
finance charges on the finance charges that the customer already owes. For 
example, if your customer owes $100 in finance charges and you assess an 18 
percent finance charge, turning on this checkbox would result in an additional 
$18 the first year on the outstanding charges alone.
 NOTE 
Most companies find it excessive to tack finance charges on overdue finance charges. Moreover, you 
should check the lending laws that apply to your location and business—some laws restrict your ability to charge 
interest on outstanding interest payments.
• Calculate charges from. You can calculate finance charges from two differ-
ent dates, depending on how painful you want the finance-charge penalty to 
be. Choosing the “due date” option here is the more lenient approach; it tells 
QuickBooks to assess finance charges only on the days that an invoice is paid 
past its due date. For example, if the customer pays 10 days late, QuickBooks 
calculates the finance charges for 10 days. If you want to assess finance charges 
from the date on the invoice, choose the “invoice/billed date” option instead. 
In that case, if the customer pays 10 days late on a Net 30 invoice (meaning 
payment is due within 30 days after the invoice date), QuickBooks calculates 
finance charges based on 40 days—the 30 days until the invoice was due 
and
the 10 days that the payment was late.
• Mark finance charge invoices “To be printed.” If you want QuickBooks to re-
mind you to print invoices with finance charges, turn on this checkbox. Invoices 
Add pdf pages to word - insert pages into PDF file in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Guide C# Users to Insert (Empty) PDF Page or Pages from a Supported File Format
add pdf pages to word; add page numbers to pdf reader
Add pdf pages to word - VB.NET PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Easy to Use VB.NET APIs to Add a New Blank Page to PDF Document
add a page to a pdf in reader; add page numbers to pdf document
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
652
GENERAL
that you haven’t printed yet then appear as alerts in the Reminders window. If you 
send statements to your customers, turn off this checkbox, because the finance 
charge invoices you generate will be included on the statements you create.
General
QuickBooks selects the General preferences category the very first time you open 
the Preferences dialog box. Most of the General preferences appear on the My Prefer-
ences tab, so you can make QuickBooks work the way you do, but a few preferences 
apply to everyone who works on the company file.
Tuning QuickBooks to Your Liking
The following settings on the My Preferences tab can help you fine-tune QuickBooks’ 
behavior:
• Pressing Enter moves between fields. In the Windows world, pressing the 
Enter key usually activates the default button in a dialog box, while the Tab key 
advances the cursor to the next field. If you press Enter in QuickBooks and find 
that a dialog box or window closes unexpectedly, this checkbox can provide 
some relief. When you turn it on, pressing Enter moves the cursor between 
fields in a dialog box or window rather than closing it. However, because Enter 
no longer closes dialog boxes and windows, you have to press Ctrl+Enter or 
click a button—such as OK, Record, Save & Close, or Save & New (depending 
on the dialog box or window)—to do so.
• Automatically open drop-down lists when typing. This setting makes drop-
down menus spring open as soon as you type a letter in a field. You can then 
click the entry you want, as shown in Figure 25-6.
FiGURE 25-6
With the “Automatically open 
drop-down lists when typing” 
preference turned on, drop-down 
lists appear as soon as you begin 
typing an entry in a field, so you 
can simply keep typing or click 
an entry. The list displays only 
choices that match what you’ve 
typed so far. The list shown here 
includes “Deposits and Retainers” 
and “Deposit for Products” after 
typing 
dep
.
VB.NET Create PDF from Word Library to convert docx, doc to PDF in
File: Split PDF; C# Page: Insert PDF pages; C# Page: Delete PDF pages; C# Read C# Read: PDF Image Extract; C# Write: Insert text into PDF; C# Write: Add Image to
add page numbers to pdf; adding page numbers pdf
C# PDF insert image Library: insert images into PDF in C#.net, ASP
C#.NET PDF SDK - Add Image to PDF Page in C#.NET. How to Insert & Add Image, Picture or Logo on PDF Page Using C#.NET. Add Image to PDF Page Using C#.NET.
add page number to pdf file; adding page numbers pdf file
CHAPteR 25: CONFIGURING PREFERENCES TO FIT YOUR COMPANY
653
GENERAL
• Beep when recording a transaction. If you like auditory assurance that your 
software is working, leave this checkbox turned on to have QuickBooks beep 
when it records a transaction. (Remember, you’ll hear the beeps only if you 
haven’t muted the audio on your computer.) If you prefer peace and quiet, 
simply turn off this setting.
• Automatically place decimal point. When you turn on this checkbox, Quick-
Books places decimals so that the last two numbers you type represent cents. 
For example, typing 
19995
automatically becomes 199.95. (If you want to enter a 
whole dollar, type a period at the end of the number.) Having QuickBooks place 
decimal points in numbers for you can be quite addictive once you get used to 
it, particularly if you haven’t graduated to rapid-fire entry on your computer’s 
numeric keypad—or if you work on a laptop and haven’t realized that your 
keyboard 
has
a numeric keypad.
• Warn when editing a transaction. QuickBooks turns on this checkbox automati-
cally, which means that the program displays a warning if you edit a transaction 
and attempt to leave it (for instance, by clicking another transaction) without 
explicitly saving the change. If you inadvertently modify a transaction, like a 
check or invoice, this warning gives you a chance to either save the changes 
or exit without saving.
If you decide to turn off this feature, QuickBooks automatically records trans-
actions that aren’t linked to other transactions. However, if a transaction has 
links—such as a payment that links to a customer invoice—you need to save it 
after you change it regardless of how you’ve set this preference.
• Bring back all one time messages. One-time messages instruct beginners in 
the ways of QuickBooks, but for experienced folks, dismissing these messages 
simply consumes valuable time. If you were overly enthusiastic about hiding 
one-time messages and find yourself in need of QuickBooks’ mentoring, turn 
this checkbox on.
• Turn off pop-up messages for products and services. Initially, QuickBooks 
displays pop-up messages about other products and services that Intuit offers. If 
you’re content with what QuickBooks offers out of the box, turn this checkbox on.
• Show ToolTips for clipped text. Text in QuickBooks fields is often longer than 
what you can see onscreen. For example, if you see the text “Make sure you 
always” in a text box, you’ll want to read the rest of the message. This checkbox, 
which is turned on initially, tells QuickBooks to display the entire contents of a 
field when you position your cursor over it.
• Warn when deleting a transaction or unused list item. QuickBooks turns this 
checkbox on automatically, so you have to confirm that you want to delete a 
transaction (such as a deposit or a check) or a list item that’s never been used 
in a transaction. Caution is a watchword in the financial world, so although 
QuickBooks lets you delete transactions, it’s a good idea to leave this setting 
C# PDF File & Page Process Library SDK for C#.net, ASP.NET, MVC
File: Split PDF; C# Page: Insert PDF pages; C# Page: Delete PDF pages; C# Read C# Read: PDF Image Extract; C# Write: Insert text into PDF; C# Write: Add Image to
adding page numbers to a pdf file; add page number to pdf reader
VB.NET PDF Page Delete Library: remove PDF pages in vb.net, ASP.
In order to run the sample code, the following steps would be necessary. Add necessary references: How to VB.NET: Delete Consecutive Pages from PDF.
add page numbers to pdf preview; add page number to pdf print
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
654
GENERAL
on to make sure you’re deleting what you want. If you turn off this checkbox, 
you can delete a transaction or unused list item without confirmation.
 NOTE 
Regardless of how this preference is set, QuickBooks won’t let you delete a list item, such as a customer 
type or shipping method, if it’s been used in even one transaction. Page 150 explains how to delete or inactivate 
list items.
• Keep QuickBooks running for quick startups. If you fire up QuickBooks fre-
quently, turn on this checkbox so the program launches faster (because it stays 
running in the background). In fact, with this setting, QuickBooks even launches 
in the background when you reboot your computer. If you turn off this checkbox, 
QuickBooks doesn’t run in the background or use your computer’s memory, so 
it takes longer to start up. That could be just what you want if your machine is 
short on memory and you want all your 
other
programs to run more quickly.
• Automatically remember account or transaction information. Say you write 
checks each month to the same vendor, for the same amount, and post them to 
the same account. Out of the box, QuickBooks turns on the “Pre-fill accounts 
for vendor based on past entries” option in this section, which means that the 
program automatically fills in the accounts you use consistently for vendor 
transactions. But since you can set up pre-fill accounts for vendors with other 
QuickBooks features (page 80), the “Automatically recall last transaction for 
this name” option gives you more bang for the buck. With that option selected, 
when you type a name in a transaction, QuickBooks fills in the rest of the fields 
with the values you used in the last transaction for that name.
However, AutoRecall has a couple of limitations: It can’t recall a transaction in 
one account if the previous transaction was in another account, and it can recall 
transactions only for bills, checks, and credit card charges. For other transac-
tions—such as purchase orders, invoices, sales receipts, and credit memos—you 
have to fill in all the fields or use a memorized transaction.
• Default date to use for new transactions. In this section of the My Preferences 
tab, choose the “Use today’s date as default” option if you want QuickBooks 
to put the current date in the Date field of every new transaction you create.
If you create invoices over the course of several days but want each one to reflect 
the first day of the month, for example, choose the “Use the last entered date 
as default” option instead. Then, in the first invoice you create, type the date 
you want for all your invoices. For subsequent invoices, QuickBooks fills in the 
Date field with the date you entered on the previous invoice. When you want 
to use a new date (after all the month’s invoices are complete), simply type it 
in your next transaction.
 TIP 
When the “Use the last entered date as default” option is selected, be sure to check the Date box in a 
transaction window (like Create Invoices) to make sure it’s the one you want.
C# PDF Page Delete Library: remove PDF pages in C#.net, ASP.NET
options, including setting a single page, a series of pages, and random pages to be C#.NET Project DLLs for Deleting PDF Document Page. Add necessary references
add page numbers to pdf files; add pages to pdf acrobat
VB.NET PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in vb.
All PDF pages can be converted to separate Word files within a short time in In order to convert PDF document to Word file using VB.NET Add necessary references
add pages to pdf preview; adding page numbers to a pdf document
CHAPteR 25: CONFIGURING PREFERENCES TO FIT YOUR COMPANY
655
GENERAL
• Keep custom item information when changing item in transactions. This 
setting determines how QuickBooks responds when you change an item in a 
transaction after customizing its description. Say you add an item to an invoice, 
edit the description in the invoice, and 
then
realize that you added the wrong 
item. When you choose a new item to replace it, if you’ve selected the Ask option 
for this setting, QuickBooks asks whether you want to use the edited description 
for the new item. The Always option automatically applies the edited description 
to the new item. And the Never option discards the edited description and uses 
the description from the new item’s record.
Company-Wide General Preferences
The Company Preferences tab includes four preferences, shown in Figure 25-7. 
Remember, only a QuickBooks administrator can change these settings. Here’s 
what they do:
• Time format. You can 
enter
hours as either decimal numbers that represent 
hours and fractions of hours, or as hours and minutes separated by a colon, 
as you can see in Figure 25-7. This preference tells QuickBooks which way to 
display
time values.
FiGURE 25-7
To display hours and 
minutes as decimals, 
choose the Decimal option. 
With this setting, if you 
type 
15:45
 (15 hours and 45 
minutes) in a time field, 
QuickBooks converts that 
to 15.75. To display hours 
and minutes instead, 
choose the Minutes 
option. With this setting, 
QuickBooks displays the 
entry 5.4 as 5:24.
• Always show years as 4 digits (1999). Turning on this setting tells QuickBooks 
to display all four digits of the year whether you type two digits or four. For 
example, if you type 
14
, then QuickBooks displays 2014. Turning off this check-
box makes the program display years as two digits. When you type a two-digit 
number for a year, QuickBooks translates numbers from 00 through 42 as years 
2000 through 2042; 43 through 99 become 1943 through 1999.
 TIP 
If you turn off the “Always show years as 4 digits” checkbox, QuickBooks does as it’s told and displays 
only two digits for the year. If a date field shows 40 and you want to see whether that stands for 1940 or 2040, 
in the date field, click the Calendar icon. The Calendar shows both the month and the full four-digit year.
VB.NET PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password
VB: Add Password to PDF with Permission Settings Applied. This VB.NET example shows how to add PDF file password with access permission setting.
add a blank page to a pdf; add page numbers pdf file
VB.NET PDF insert image library: insert images into PDF in vb.net
VB.NET PDF - Add Image to PDF Page in VB.NET. Guide VB.NET Programmers How to Add Images in PDF Document Using XDoc.PDF SDK for VB.NET.
add page numbers to pdf document in preview; adding a page to a pdf document
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
656
INTEGRATED 
APPLICATIONS
• Never update name information when saving transactions. QuickBooks 
initially turns this checkbox off so that, when you edit the name of a customer 
or vendor, for example, the program asks if you want to replicate that change 
back in the original record—on the Customer:Job List or Vendor List. The only 
situation where you might want to change this behavior (by turning on this 
checkbox) is if you use generic names, such as Donor or Member. If you receive 
donations and your donors want receipts with their names and addresses filled 
in, you don’t want the names and addresses you enter on sales receipts to alter 
your generic donor record.
• Save transactions before printing. QuickBooks turns this checkbox on initially, 
and it’s a good idea to leave it that way. It tells the program to save transactions 
before you print them so that the transactions in QuickBooks are the same as 
the ones you print. If you turn this checkbox off, you could print the transaction 
with one set of data and then close the dialog box or window 
without
saving that 
data, thus making your QuickBooks records different from your paper records.
Integrated Applications
As you’ll learn in more detail in Chapter 26, QuickBooks plays well with other pro-
grams, like Microsoft Excel and Word, and oodles of third-party applications. For 
example, by integrating Microsoft Outlook with QuickBooks, you can easily keep your 
contact information synchronized in both programs. And other software companies 
create all sorts of programs that integrate with QuickBooks for tasks like inventory 
tracking, project tracking, creating barcodes, and so on. If you’re a QuickBooks ad-
ministrator, the Integrated Applications preferences category is where you control 
which
programs can interact with QuickBooks and the 
extent
of their interaction. 
For example, you can use another program to produce estimates and then transfer 
the completed estimates into QuickBooks to fill out invoices and other forms.
To access these preferences, choose Edit→Preferences and click the Integrated 
Applications category. Here’s a guide to adjusting the settings on the Company 
Preferences tab to allow or restrict other programs’ access to your QuickBooks 
company file:
• Don’t allow any applications to access this company file. The quickest way 
to prevent other programs from using a QuickBooks company file is to turn on 
this checkbox. When you do so, QuickBooks doesn’t allow integrated programs 
to access the file and stops displaying screens requesting access. If you want 
QuickBooks to display access screens, leave this checkbox off.
• Notify the user before running any application whose certificate has expired.
The most security conscious of administrators might turn on this checkbox to 
see a warning if a program trying to access the QuickBooks company file has 
CHAPteR 25: CONFIGURING PREFERENCES TO FIT YOUR COMPANY
657
JOBS & 
ESTIMATES
an expired certificate. But an expired certificate doesn’t mean that the program 
has changed or has morphed into malicious code—only that the certificate has 
expired. For most administrators, leaving this checkbox off is preferable.
• Applications that have previously requested access to this company file.
When programs request access to a company file, QuickBooks displays an access 
screen to the QuickBooks administrator, who has to approve or deny access. 
Programs that have received approval to access your company file appear in 
this list. To deny access to one of these programs, click its checkmark in the 
Allow Access column, or select the program and then click Remove.
Items & Inventory
These preferences apply mainly to what QuickBooks does when you create purchase 
orders or invoices for inventory. The first setting on the Company Preferences tab is 
the most important: You tell QuickBooks that you want to track inventory by turn-
ing on the “Inventory and purchase orders are active” checkbox, which activates 
the program’s inventory-related features (Chapter 20) and adds icons like Purchase 
Orders and Receive Inventory to the Home page. (The box on page 258 describes 
the inventory preferences you can set if you use QuickBooks Premier or Enterprise.) 
If you turn inventory tracking on, here are the other settings you may want to adjust:
• Warn about duplicate purchase order numbers. Leave this checkbox on if 
you want QuickBooks to alert you when you’re creating a purchase order with 
the same number as one you already entered.
• Warn if not enough inventory quantity on hand (QOH) to sell. In QuickBooks 
Pro, you can turn this checkbox on so QuickBooks will warn you if you prepare 
an invoice to sell more doodads than you have in stock. Suppose you sell 500 
quarts of sesame soy swirl frozen yogurt, but you have only 400 quarts in stock. 
When you attempt to save the invoice for the 500-quart order, QuickBooks 
displays a message box informing you of the shortage. But QuickBooks doesn’t 
go any further than that. You can save the invoice, but it’s up to you to order 
more inventory. Besides giving you a heads-up that inventory is low, this setting 
helps you keep your customers happy, since you can ask them if they want to 
wait for a backorder to be filled.
Jobs & Estimates
If you create estimates or document job progress in QuickBooks, head to the Jobs 
& Estimates preferences category to set up your progress terminology and estimat-
ing features. 
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
658
JOBS & 
ESTIMATES
POWER USERS’ CLINIC
Advanced Inventory Settings
Unless you use QuickBooks Enterprise, the Advanced Inventory 
Settings button (on the Items & Inventory category’s Company 
Preferences tab) is grayed out. To see if these settings are worth 
the cost of upgrading, click the “Learn about serial #/lots, FIFO 
and multi-location inventory” link.
If you don’t opt for QuickBooks Enterprise, you can obtain 
a few additional inventory preferences by upgrading from 
QuickBooks Pro to QuickBooks Premier, which lets you adjust 
the following settings:
• When calculating Quantity Available for my inventory, 
deduct. QuickBooks Premier tracks two quantities for 
inventory items. Quantity On Hand is the actual number 
of items sitting in inventory. Quantity Available can equal 
Quantity On Hand, but you can also tell QuickBooks to 
remove the number of items on sales orders or used 
in pending builds (when you build products out of 
components) from the Quantity Available number. If 
you use sales orders (page 254) to track orders that 
haven’t been invoiced, QuickBooks automatically turns 
on the “Quantity on Sales Order” checkbox here. With 
this setting selected, QuickBooks calculates the number 
of inventory items available by deducting the number of 
items on sales orders from the number of items on hand, 
which helps prevent you from accidentally selling out-
of-stock items. If you turn this checkbox off, the quantity 
available reflects only the inventory that’s been invoiced 
and shipped, so you won’t know that your inventory is 
low until you start filling the sales orders you created. 
• Warn if not enough inventory to sell. In QuickBooks 
Premier, you can specify whether you want the program 
to warn you when the quantity being sold is greater than 
the quantity on hand or the quantity available. Because 
quantity available is equal to or less than the quantity on 
hand, choosing that option is the safest route.
• Unit of measure. In QuickBooks Premier and Enterprise, 
you can specify units of measure for inventory items. To 
do this, in the Unit of Measure section, click the Enable 
button. You can then select Single U/M Per Item to define 
one unit of measure per inventory item. If you use 
QuickBooks Enterprise and some QuickBooks Premier 
editions (Accountant, Contractor, and Manufacturing 
& Wholesale), you can assign more than one unit of 
measure, in case you sell wine by the bottle, by the case, 
and by the barrel, for example. To do that, select the 
Multiple U/M Per Item option.
You define units of measure in the Create Item or Edit 
Item window (page 526). To open the Unit of Measure 
dialog box to the “Select a Unit of Measure Type” screen 
in either of those windows, in the Unit of Measure box, 
click the down arrow, and then choose the measure you 
want. To add a new unit of measure, click <Add New> in 
the drop-down list.
QuickBooks includes five job-status options, which are all listed on the Company 
Preferences tab in this category: “Pending,” “Awarded,” “In progress,” “Closed,” and 
“Not awarded.” Despite the fields’ names, you can type any term you want in any of 
the five boxes. For example, you can type 
Waiting
in the Pending box, 
Whoopie!
in the 
Awarded box, and 
Finally!
in the Closed box. Then, when you edit a job and display 
the Job Status drop-down list (page 76), you can choose from these custom terms.
CHAPteR 25: CONFIGURING PREFERENCES TO FIT YOUR COMPANY
659
MULTIPLE 
CURRENCIES
Here are the other settings on the Company Preferences tab for this category:
• Do you create estimates? Choose the Yes option only if you want to create 
estimates 
in QuickBooks
, as described on page 258, so the program adds the 
Estimates icon to the Home page. If you create estimates in a program other 
than QuickBooks, choose the No option.
• Do you do progress invoicing? Also known as “partial billing,” progress invoic-
ing means that you invoice your customer for work as you go instead of billing 
for the entire job at the end. For example, if you’re building a shopping mall, 
you don’t want to carry the costs of construction until shoppers walk in the 
front door—you want to charge your client as you meet milestones. To create 
invoices for portions of your estimates, choose the Yes option. That way, you 
can invoice for part of an estimate and show how much you billed previously, 
as described in detail on page 264.
 NOTE 
If you choose the No option, you can still create progress invoices from your entire estimate. After 
you bring the whole estimate into your invoice, remove entries until the invoice includes only what you want to 
bill. The flaw in this approach is that you can’t show previous totals billed or compare the billed and remaining 
amounts with your estimate.
• Warn about duplicate estimate numbers. Leave this checkbox on if you want 
QuickBooks to alert you if you’re creating an estimate with the same number 
as one you already entered.
• Don’t print items that have zero amount. This checkbox is grayed out unless 
you select Yes in the “Do you do progress invoicing?” section. If you do use 
progress invoicing, you might not charge for every estimated item on every 
progress invoice. To keep your progress invoices tidy, suppress the items that 
you’re not charging for by leaving this checkbox turned on.
Multiple Currencies
If you use only one currency, you can skip these preferences, because QuickBooks 
automatically selects the “No, I use only one currency” option. But if you have 
customers who pay you in other currencies or vendors who want to be paid in their 
countries’ currencies, you can turn on the multiple currency preference. Just know 
that once you turn this setting on, it’s on for 
good
. If you stop doing business with 
foreign-currency customers and vendors, you can simply skip the currency boxes 
in QuickBooks’ windows and dialog boxes (the program automatically fills them in 
with your home currency, as shown in Figure 25-8).
To turn on multiple currencies, choose Edit→Preferences→Multiple Currencies, and 
then click the Company Preferences tab. Select the “Yes, I use more than one cur-
rency” option. QuickBooks initially sets the home currency to US Dollar, but you can 
change that in the “Select the home currency you use in transactions” drop-down list.
QUICKBOOKs 2014: tHe MIssInG MAnUAL
660
PAYMENTS
FiGURE 25-8
In transaction windows and dialog 
boxes, QuickBooks initially fills in 
the Currency box with your home 
currency, as shown here. However, 
after you set up a customer or 
vendor to use a foreign currency, 
QuickBooks automatically uses that 
currency instead. 
Payments
In this category, the Receive Payments section of the Company Preferences tab lets 
you set the following options:
• Automatically apply payments. You’ll probably want to turn this checkbox 
off so that you can choose the customer invoices to which you want to apply 
payments you receive. With this checkbox on, QuickBooks applies customer 
payments to invoices 
for
you. If a payment doesn’t match any of the invoice 
amounts, QuickBooks applies the payment to the oldest invoices first, which 
could mask the fact that a payment wasn’t received or that a customer’s check 
was for the wrong amount.
• Automatically calculate payments. This preference, on the other hand, is one 
you’ll want to keep turned on. When you receive a payment from a customer, 
in the Receive Payments window’s Amount box, you typically type the amount 
that the customer sent. Then, as you choose the invoices to apply the payment 
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