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Candidate Management
Candidate List and Candidate File
User Guide
Taleo Recruiting FP12A
111
When opening a candidate file, users are always in view mode and, if authorized, users can choose
to go into edit mode. This provides a cleaner layout and eliminates the need to “close” the file (to exit
out of it and reactivate other buttons on the screen) if only viewing the file. In view mode, only fields
for which data is provided are displayed. However, in edit mode, fields that do not contain data are
displayed according to user permissions.
Note that the landing tab when opening a candidate file can be configured in the My Setup feature,
which is available via the auxiliary navigation bar.
All fields displayed in the candidate file and the candidate card are linked to a security level. Depending
on the user type permissions a user has been granted by the system administrator, the user may or
may not be able to see or to edit fields of the candidate file or the candidate card.
Candidate File Tabs
Candidate File Tabs
Name
Description
Job Submission/General
Profile
Contains information on prescreening, resume, employment preferences, EEO, etc.
The contents of both the job submission and general profile are configured by the
system administrator. Depending on the candidate card side being viewed, this tab
will be either specific Job Submission OR General Profile.
Attachments
Contains resume and other attachments provided by the candidate and attachments
provided by the user. Attachments are added with the 
icon. Job specific
attachments are clearly identified from other attachments, and the name of the
person who attached the file is also indicated. All attachments are managed
centrally from this tab and when a user uploads an attachment, he/she will be able
to specify if it will also be visible to the candidate.
Tasks
Contains a list of tasks to perform regarding the candidate. Tasks are self-assigned
by users to remind them to complete a future activity. This tab only appears from
the Candidate Submission card side. To be displayed, the feature must be activated
and users must also have been granted the permission to manage self-assigned
tasks.
Offers
Displayed if offer management is used. The Offers tab is displayed on a candidate
submission once an offer is created. It contains offers submitted to the candidate,
offers from competitors, candidate expectations and requisition offer information.
The Offers tab and offer content are always job specific and visible only from the job
submission view.
• Competitive offers and current jobs are linked to the candidate and are thus
shared between submissions for this candidate. Context based permission
ownership is applied based on the owners of any requisition this candidate has
applied to.
• Candidate job offers and expectation offers are linked to the submission and can
only be viewed by users who can view that submission.
The Offers tab and offer content are never displayed when viewing a candidate’s
general profile.
Offer Approvals
Displayed if offer management and approvals are used. The Offer Approvals tab is
displayed once an offer approval request is generated. The Offer Approvals tab is
Add and delete pages from pdf - remove PDF pages in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Provides Users with Mature Document Manipulating Function for Deleting PDF Pages
reader extract pages from pdf; delete pages from pdf preview
Add and delete pages from pdf - VB.NET PDF Page Delete Library: remove PDF pages in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Visual Basic Sample Codes to Delete PDF Document Page in .NET
delete pdf pages; add remove pages from pdf
Candidate Management
Candidate List and Candidate File
User Guide
Taleo Recruiting FP12A
112
Candidate File Tabs
Name
Description
visible for any user who can view offers for the candidate submission. It contains the
most recent offer approval information.
Referrer
Contains both employee/candidate referral and agency referral information and
actions. The Referrer tab is always visible if the user can view the candidate’s
general profile or job submission.
History
Contains a log of all actions performed on the candidate file, including the date and
the name of the user who performed the action. See Candidate File History Tab.
Candidate Card
The candidate card provides quick information about the candidate.
Located on the left pane of the candidate file, the candidate card quickly provides information about the
candidate. The candidate card can be “flipped” by clicking its top-right corner.
One side of the candidate card displays information on the general profile of the candidate such as:
• name
• address
• phone number
• e-mail address
• etc.
The other side of the candidate card displays information on the candidate's job submission(s) such as:
• Candidate Selection Workflow step/status
• prescreening results
• etc.
In addition, the candidate card displays links to other submissions of interest. This gives users a
quick way of knowing which of the other submissions that have been created are still under “active”
consideration. By hovering over the active or inactive link, users are presented with a callout with links
to navigate to the relevant submissions. On this listing, there is also a column that indicates the step/
status of the candidate for that specific submission. It is therefore easy to see at a glance without
having to open and read through the actual submission, if the candidate is at the interview or at the
offer stage on another position.
The content of the candidate file left pane (bottom part) is also dependent on the candidate card
side selected. For example, the submission date, the source type, the recruiter and hiring manager
names can be displayed. A link to any existing offers is also available. Users will only be able to see
information on submissions and offers that they are authorized to access.
The content of the candidate file central pane is also dependent on the candidate card side selected.
Depending on which side the candidate card is, the information displayed will vary:
• If the candidate card is on the General Profile side, the General Profile tab is displayed. The general
profile contains information provided by the candidate. The information can be related for example
to preferred organizations, locations, job fields, education, work experience, personal information,
source tracking information, etc. Candidates have at least one profile but can have more than one.
For example one in English and one in French.
C# PDF File & Page Process Library SDK for C#.net, ASP.NET, MVC
C# Page: Insert PDF pages; C# Page: Delete PDF pages; C# Read: PDF Text Extract; C# Read: PDF Image Extract; C# Write: Insert text into PDF; C# Write: Add Image
copy pages from pdf to new pdf; delete page in pdf preview
C# PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in C#.net
processing control SDK, you can create & add new PDF rotate PDF document page, how to delete PDF page using NET, how to reorganize PDF document pages and how
delete pages from a pdf reader; delete pages of pdf preview
Candidate Management
Candidate List and Candidate File
User Guide
Taleo Recruiting FP12A
113
• If the candidate card is on the Candidate Submission side, the Candidate Submission tab is
displayed. Information relating to a specific requisition is displayed in the central pane. The
candidate submission contains information about the candidate specific to that requisition.
Candidate File History
The History tab in the candidate file contains a log of all actions performed on the candidate file,
including the date and the name of the user who performed the action.
When a candidate file is modified, either by the candidate or the user, an event to track this action
is generated and is displayed in the candidate file History tab. There are 103 distinct combinations
(tracking event + event details) in the application and each combination belongs to one of the following
categories:
• Agent and referrer
• Attachments
• Candidate file update
• Candidate information
• Candidate progression
• Comments
• Correspondence
• Questions and competencies
• Regulation
• Resume
• Screening services
• Offer
Attachments and offer history can be seen in the History tab if users have the required permissions.
The Correspondence event category allows users to view previously sent correspondence. A user type
permission allows users to resend the correspondence directly from the History tab.
Comments relating to an event can be added and edited in the History tab if the user has the proper
user type permissions.
A user type permission allows users to modify the date of an event and specify when an action on a
candidate's file really took place, provided the feature has been activated. The use of the actual date
enables reports to more accurately reflect user activity in the selection process. There might be a
number of reasons why users would want to change certain dates in a candidate's file. For example,
if a candidate had an interview on September 15, but that user was only able to enter this information
in the system on September 20, the event date would indicate September 20. The user could then
change this date to September 15, which would be more accurate. If the date and time related to an
event can be edited, they appear as a hyperlink. The event date can only be between the application’s
creation date and the current date.
The Show History for list can present information on all job submissions, on job submissions in
selection process or on a specific job submission.
C# PDF insert image Library: insert images into PDF in C#.net, ASP
C#.NET PDF SDK - Add Image to PDF Page in C#.NET. How to Insert & Add Image, Picture or Logo on PDF Page Using C#.NET. Add Image to PDF Page Using C#.NET.
delete pages from a pdf online; delete page pdf
VB.NET PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password
passwordSetting.IsAssemble = True ' Add password to PDF file. These two demos will help you to delete password for an encrypted PDF file.
delete page in pdf online; delete page from pdf reader
Candidate Management
Candidate Actions
User Guide
Taleo Recruiting FP12A
114
Candidate Actions
Candidate
A candidate is a person that applied on a job, that submitted a profile, or that was referred.
A candidate is a person:
• who has submitted a profile
• who has created a job submission
• for which a profile has been created by a user
• for which a job submission has been created by a user
• who has been referred by an agent for a job opening
• who has been referred by a friend for a job opening
• who's profile has been submitted by an agent
• who's profile has been submitted by a referrer
• who has been created by a Recruiting system user
Details regarding internal and external candidates
Candidate’s internal/external state is tracked in the general profile and at the job submission level.
In the General Profile: Internal candidates are identified by the 
icon. This icon is displayed in the
candidate card located on the left pane and in the candidate list. In general, candidates applying on
a job or submitting their profile from an internal career section are automatically considered internal
candidates. All other candidates are considered external candidates by default. However, if coming
from an external career section and if the application flow is configured to allow it, candidates applying
from external career sections can indicate that they are internal candidates and will receive the internal
designation. In addition, Recruiting Center users may have the ability to change the internal/external
state of a candidate directly in the candidate file by using the Internal Candidate check box (which is
available in the Candidate Personal Information section of the candidate file, under the General Profile
tab).
Recruiting Center users may also have the ability to automatically identify a candidate as Internal so
that candidates who reach the Hire/Hired status in a candidate selection workflow will automatically
have their general profile updated to indicate Internal. The system will display the icon for those
candidates in a candidate list. Candidates who have received the Internal designation at the general
profile level are considered to be internal candidates on the general profile even if they applied via
an external career section. Authorized system users or integrations are required to remove this
designation from employees who leave the company. For integration and reporting purposes, this field
is named “Candidate.InternalApplication”.
In the Submission: Internal/external submissions are identified in the candidate submission, in the
Submission Type field located under the candidate card. The internal/external state value is used
to improve metrics and analysis. Because all hired candidates can become “internal” without an
application level designation of Internal or External all hires might appear in metrics as “internal hires”,
which would be incorrect. Values for the Submission Type field are either External or Internal and
this value is not currently editable. This field is derived strictly from the internal/external value on
the candidates' profile at the time the job submission was completed. For integration and reporting
purposes, this field is named “Application.IsInternal”.
VB.NET PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in vb.
Able to add and insert one or multiple pages to existing adobe PDF document in VB.NET. Add and Insert Multiple PDF Pages to PDF Document Using VB.
delete pages from a pdf document; acrobat remove pages from pdf
C# PDF Sticky Note Library: add, delete, update PDF note in C#.net
C#.NET PDF SDK - Add Sticky Note to PDF Page in C#.NET. Able to add notes to PDF using C# source code in Visual Studio .NET framework.
delete page pdf file reader; delete page in pdf file
Candidate Management
Candidate Actions
User Guide
Taleo Recruiting FP12A
115
Creating a Candidate
Recruiting Center users have the ability to create candidate general profiles and job-specific
submissions.
The creation of candidates is done via the Create Candidate feature which is available in the home
page as well as in the Candidates list via the More Actions list. This feature is available to users if they
have been granted the proper user type permission; it also depends to which creation file the user’s
configuration profile was granted access to.
When selecting the Create Candidate action, the Create a Candidate wizard is launched. Users have
the ability to create a general profile or a job-specific submission if these two types of files have been
activated by the system administrator.
When creating a candidate general profile or job-specific submission, the file presented to
users does not take into consideration security level permissions in view and edit modes for
those users and will allow them to input data into all the fields no matter the security level
permissions granted or the security level set for the fields.
After deciding on the type of file to create, users have to select a template to create the candidate file.
Templates are used to capture general profiles, job-specific submissions or referrals, be general profile
or job-specific. The templates provided are based on the selected requisitions and their staffing type.
Note that all users do not have the same list of templates since the system administrator can activate a
different set of templates for different configuration profiles.
During the creation process, the Resume Parsing option is available to extract key data elements
from a candidate's resume and to use these data elements to automatically populate fields in the
application. The candidate's resume cannot exceed 100 kilobytes or the size defined by the system
administrator. It must also have the proper file format as defined by the system administrator. Resume
Parsing has no impact on the formatting of a text (bold, italics, bullets). It can detect text in the header
and footer. The following data elements are extracted from the candidate's resume:
• Personal information: first name, last name, initial, address, city, state/province, country, zip/postal
code, phone number, e-mail address.
• Education: education level, evaluation date.
• Experience: start date, end date, achievement.
Before creating the actual candidate file, a duplicate check has to be performed to find out if the
candidate already exists in the database. The following fields can be used for the duplicate check:
• First Name
• Last Name
• Middle Name
• Email Address
• Street Address
• City
• Phone Numbers (home, work, cellular, pager, or fax)
• Social Security Number
If duplicates are found, the system displays them in a list. Users can select the candidate file and edit
the file. If no duplicates are found or if duplicates are found and the candidate is not on the list, users
can create a new candidate file OR modify the duplicate search criteria and perform a new duplicate
check.
VB.NET PDF insert image library: insert images into PDF in vb.net
with this sample VB.NET code to add an image to textMgr.SelectChar(page, cursor) ' Delete a selected As String = Program.RootPath + "\\" output.pdf" doc.Save
delete pages from pdf in reader; delete pages from pdf acrobat
C# PDF Password Library: add, remove, edit PDF file password in C#
passwordSetting.IsAssemble = true; // Add password to PDF file. These C# demos will help you to delete password for an encrypted PDF file.
delete pdf pages android; delete a page from a pdf in preview
Candidate Management
Candidate Actions
User Guide
Taleo Recruiting FP12A
116
When the candidate file template appears, users have to complete the required fields. The layout of
the file is presented as a long form containing sections, blocks of information and fields selected by the
system administrator.
Creating a Candidate General Profile
Prerequisite
The information you will need to provide depends on the flow and options configured by the system
administrator.
A user type permission grants users access to this feature.
Steps
1. In the Candidates list, select Create Candidate... in the More Actions list.
2. Select the Create a general profile option.
3. Select a candidate file creation template.
4. Select the language in which you want to create the candidate file.
5. Select the folder where you want to save the candidate file.
6. Indicate whether or not you want to use the Resume Parsing feature.
The file must not exceed 100 kilobytes and its format must be one of the following: Word
(.doc, .docx), WordPerfect (.wpd), Text (.txt), Rich Text Format (.rtf), Hypertext Markup
Language (.html, .htm), Portable Document Format (.pdf), Excel (.xls, .xlsx), OpenOffice Writer
(.odt). Also, the processing of resumes written in other languages than the submission language
might not be supported.
7. In the Duplicate Check step, provide information to make sure the candidate is not already
registered into the database.
a) If duplicates are found, the system displays them in a list. You can select the candidate file
and edit the file.
b) If no duplicates are found or if duplicates are found and the candidate is not on the list, you
can create a new candidate file OR modify the duplicate search criteria and perform a new
duplicate check.
Creating a Candidate Job-Specific Submission
Prerequisite
The information you will need to provide depends on the flow and options configured by the system
administrator.
A user type permission grants users access to this feature.
Steps
1. In the Candidates list, select Create Candidate... in the More Actions list.
2. Select the Create a job-specific submission option.
3. Select the language in which you want to create the candidate submission.
4. Select the requisition for which the candidate is applying.
5. Select a candidate file creation template.
6. Indicate whether or not you want to use the Resume Parsing feature.
The file must not exceed 100 kilobytes and its format must be one of the following: Word
(.doc, .docx), WordPerfect (.wpd), Text (.txt), Rich Text Format (.rtf), Hypertext Markup
Candidate Management
Candidate Actions
User Guide
Taleo Recruiting FP12A
117
Language (.html, .htm), Portable Document Format (.pdf), Excel (.xls, .xlsx), OpenOffice Writer
(.odt). Also, the processing of resumes written in other languages than the submission language
might not be supported.
7. In the Duplicate Check step, provide information to make sure the candidate is not already
registered into the database.
a) If duplicates are found, the system displays them in a list. You can select the candidate file
and edit the file.
b) If no duplicates are found or if duplicates are found and the candidate is not on the list, you
can create a new candidate file OR modify the duplicate search criteria and perform a new
duplicate check.
Editing a Candidate File
Prerequisite
A user type permission grants users access to this feature.
Steps
1. In the Candidates list, click on the name of a candidate.
2. Click Edit under the Job Submission/General Profile tab.
3. Modify information as needed.
4. Click Save.
Deleting a Candidate File
Prerequisite
A user type permission grants users access to this feature.
Steps
1. Enter the name of the candidate in the search widget.
2. In the Quick Search Results list, select a candidate file.
3. In the More Actions list, select Delete Candidate.
4. Click Yes to confirm the deletion.
Result
The candidate file is permanently removed form the database.
Deleting a Candidate Submission
Prerequisite
A user type permission grants users access to this feature.
Steps
1. In the Candidates list, select a candidate file.
2. Select Delete Submission in the More Actions list.
3. Click Save and Close.
Result
The candidate submission is removed from the requisition. The status of the candidate for the
requisition is Deleted.
Candidate Management
Candidate Actions
User Guide
Taleo Recruiting FP12A
118
Printing a Candidate File
Prerequisite
A maximum of 50 candidate files can be printed at a time.
Steps
1. Select a candidate file.
2. Click 
.
3. Specify printing parameters.
4. Click Create PDF.
5. Click in the page displaying the PDF.
6. In the Windows File menu, select Print.
Unlocking a Candidate Account
Prerequisite
A user type permission grants users access to this feature.
Steps
1. In the candidate file, select the General Profile tab.
2. Confirm the candidate identity.
3. In the Account Information section, click Unlock Account.
Generating a Password for a Candidate Account
Prerequisite
A user type permission grants user access to this feature.
Steps
1. Confirm the candidate identity.
2. In the candidate file, select the General Profile tab.
3. In the Account Information section, click Generate New Password.
4. Click Yes to confirm your choice.
5. Click OK.
Result
A new password is generated at the candidate’s request. The new system-generated password is
temporary. The candidate will only be able to use this password once, at the next login. The system
will then force the candidate to change his/her password.
Changing the Internal/External State of a Candidate
Prerequisite
A user type permission grants users access to this feature.
Candidate Management
Candidate Actions
User Guide
Taleo Recruiting FP12A
119
Steps
1. In the candidate file, select the General Profile tab.
You may need to flip the candidate card on the left pane.
2. Click Edit.
3. In the Candidate Personal Information section, select or clear the Internal Candidate field.
4. Click Save and Close.
Exporting a Candidate File to SAP
Prerequisite
The action must have been added to a step of the candidate selection workflow.
The candidate must be in a step that includes the action Export to SAP.
Steps
In the candidate file, select Export to SAP in the More Actions list.
Result
The candidate file is exported to SAP human resources management system (HRMS).
Entering a Grade in a Candidate File
Prerequisite
The action must have been added to a step of the candidate selection workflow.
The candidate must be in a step that includes the action Enter grade.
A user type permission grants users access to this feature.
Steps
1. In the candidate file, select Enter Grade... in the More Actions list.
2. Complete fields as required.
3. Click Done.
Result
The grade is displayed in the History tab.
Adding an Attachment to a Candidate File
Prerequisite
A user type permission grants users access to this feature.
The file will be scanned for viruses. If a virus is detected, the file is not attached. The system
displays file information or suggests attaching a different file.
Steps
1. Select a candidate file.
2. Click 
.
3. Click Browse to select a file.
Candidate Management
Candidate Actions
User Guide
Taleo Recruiting FP12A
120
4. Indicate if you want to make the file visible to the candidate.
By default, a maximum of five files visible to the candidate can be attached by the recruiter and
the candidate.
5. Click Done.
Removing an Attachment from a Candidate File
Prerequisite
A user type permission grants users access to this feature.
Steps
1. In the candidate file, click on the Attachments tab.
2. Move the mouse over the name of an attachment.
3. Click 
.
4. In the warning window, confirm your deletion.
Viewing Attachments in a Candidate File
Steps
1. In the candidate file, click on the Attachments tab.
2. In the Attachments list, click on the name of an attachment.
Adding a Comment in a Candidate File
Prerequisite
A user type permission grants users access to this feature.
Steps
1. In the candidate file, click 
.
2. Add a comment.
3. Click Done.
Result
The comment is displayed in the candidate file History tab. Comments become searchable 10 or 15
minutes after being saved. Comments are not case sensitive and do not require quotation marks to
be searched. Comments cannot be seen by the candidate.
Modifying a Comment in the Candidate File History Tab
Prerequisite
A user type permission grants users access to this feature.
Steps
1. In the candidate file, click on the History tab.
2. In the History tab, click 
.
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