Pipeline Management
Pipeline Management....................................................................................................172
Using Pipeline Management..........................................................................................173
Creating a Pipeline Requisition.....................................................................................175
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Pipeline Management
Pipeline Management
User Guide
Taleo Recruiting FP12A
172
Pipeline Management
Pipeline Management provides the ability to distinguish between contacts and candidates and to build
a pipeline of contacts who can be tracked and managed separately.
The Talent acquisition process includes the development of contacts, which are individuals who have
never been considered for a job, but have the skills, background, and experience an organization is
looking for. Pipeline Management provides clients with a way to manage the lifecycle of candidates
through the state of being a contact in a pipeline to being considered on an open requisition.
The system now differentiates requisitions as follows: job requisitions used to hire candidates, and
Pipeline Requisitions to build a pipeline of candidates.
Two Pipeline requisition types are available:
• Pipeline - General
• Pipeline - Executive
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Pipeline Management
Using Pipeline Management
User Guide
Taleo Recruiting FP12A
173
Using Pipeline Management
Pipeline Management provides a way to manage the lifecycle of candidates through the state of being
a contact in a pipeline to being considered on an open requisition
Pipeline Requisitions
Two Pipeline requisition types are available when creating requisitions and requisition templates:
• Pipeline - General
• Pipeline - Executive
A Pipeline candidate selection workflow is selected by default for Pipeline requisitions. This workflow
includes one step tied to the Pipeline reference model. See Creating Pipeline Requisition.
Pipeline Requisitions in the Requisitions Channel
The Requisitions channel in the center stage displays requisitions in two groupings: Job Requisitions
and Pipeline Requisitions. Note that pipeline requisitions cannot be displayed in the center stage mini
requisition list.
When Recruiting Center users click a status link under Job Requisitions, the Requisitions list is filtered
by status and also by the following requisition types: Professional, Executives, Hourly, Campus,
Contingent.
When Recruiting Center users click a status link under Pipeline Requisitions, the Requisitions list
is filtered by status and also by Pipeline - General, and Pipeline - Executive requisition types. For
Pipeline Requisitions, the following statuses can be displayed: Draft, Open, On Hold, Pending.
Note that if none of the requisitions has one of these statuses, the count will not be displayed in the
Requisitions channel.
Matching Candidates to Pipeline Requisitions
Recruiting Center users have the ability to match candidates to Pipeline requisitions. The process is
the same as for other types of requisition. See Matching Candidates to Requisitions. In the history
tracking for requisitions and candidate submissions, the system will record two entries: one in the
source requisition and one in the target requisition.
When a candidate is matched to a Pipeline requisition, from a general profile or submission context, an
event is added in the requisition History tab:
• Event: Candidates Matched to this Requisition
• Details: Candidates were matched to this requisition from xyz
When a candidate is matched to a Pipeline requisition from a submission, an event is added in the
History tab of the requisition from where the candidate was matched:
• Event: Candidates Matched From this Requisition
• Details: Candidates from this requisition were matched to xyz
When a candidate is matched to a Pipeline requisition, from a submission or general profile, the event
"Candidate Matched" is added in the History tab of the newly created submission.
Using the Most Advanced Progression Status
The Most Advanced Progression Status feature is used for the Pipeline Management functionality. It
allows for easier visibility into those candidates that have not been processed or for which no action
has been taken. See Candidate Progression Status.
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Pipeline Management
Using Pipeline Management
User Guide
Taleo Recruiting FP12A
174
• The Pipeline, Hired, and Contact statuses are supported.
• The Most Advanced Progression Status quick filter is available. Values are:
• Contact: Available if Pipeline Management is activated. The person has never been considered
for a job or pipeline requisition. Or, the person has been considered for a job and pipeline
requisition in the past, but has currently no active job or pipeline submission.
• Pipeline: Available if Pipeline Management is activated. The person is not being considered for
an active job requisition but is active in a pipeline requisition.
• New
• Interview (1, 2 or 3)
• Testing
• Offer
• Hire
• The Most Advanced Progression Status advanced filter is available.
• The Most Advanced Progression Status search criterion can be included in the Advanced Search if
the field was made available for search by the system administrator.
VB.NET PDF- View PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
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Pipeline Management
Creating a Pipeline Requisition
User Guide
Taleo Recruiting FP12A
175
Creating a Pipeline Requisition
Prerequisite
A user type permission grants users access to this feature.
Steps
1. Under Requisitions, click Create Requisition.
2. Select the Pipeline - General or the Pipeline - Executive requisition type.
3. Click Next.
4. Follow on-screen instructions and complete the fields.
The information you will need to provide depends on the flow and options configured by your
system administrator.
5. Click Save.
Result
The requisition appears in the Requisition list and the status is Draft.
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VB.NET PDF - Annotate PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
VB.NET PDF - Annotate PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer. Explanation about transparency. VB.NET HTML5 PDF Viewer: Annotate PDF Online. This
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Candidate Selection Workflows
Candidate Selection Workflow.......................................................................................177
Candidate Selection Workflows
Candidate Selection Workflow
User Guide
Taleo Recruiting FP12A
177
Candidate Selection Workflow
Candidate Selection Workflow
A candidate selection workflow (CSW) provides the framework to move a candidate through the hiring
process in order to evaluate and find the best candidate for a job.
A candidate selection workflow (CSW) includes steps, phases, statuses, and actions a user must go
through before hiring a candidate. An analogy can be drawn between the candidate selection workflow
and moving candidate resumes from one pile to another as the selection progresses and the number
of resumes retained is reduced (for example, a candidate submission is analyzed, the candidate is
contacted, interviewed, then selected).
The CSW is created by system administrators then selected by Recruiting Center users when creating
a requisition. When candidates apply on the requisition, the selected CSW is used to track and
manage candidates from the time they are new to the system to the time that they are hired. Candidate
files in each step of the CSW can have a status. Specific actions can be performed on these candidate
files depending on the steps and statuses. A set of user type permissions grant users access to the
actions that can be performed in a candidate selection workflow.
CSW can be displayed to users on a priority basis. The system will sort workflows according to the
level of compatibility and ensure that the most appropriate workflow is displayed when users create a
requisition.
A CSW can be contextualized, that is organizations, locations, and job fields can be associated by
system administrators to the candidate selection workflow. As a result, when creating a requisition,
users will only see the CSW with an Organization-Location-Job Field structure matching the one of the
requisition. If a CSW is not associated to any Organization-Location-Job Field element, this means that
the CSW will be available for all requisitions.
When associating an Organization-Location-Job Field structure to a CSW, the more specific the level
of the structure is, the more compatible the workflow will be with a requisition. Moreover, the system
will automatically select the workflow which provides the highest degree of compatibility with the
requisition.
Standard CSW are supplied with the application which can be used as templates to create customized
workflows.
A CSW can be associated to a requisition type (professional, hourly, etc.). As a result, when creating
a requisition, users will only see the CSW matching the selected requisition type. If a CSW is not
associated to any requisition type, this means that the CSW will be available for all requisition types.
Candidate Selection Workflow Example
A workflow is composed of one or many steps. And steps are composed of one or many statuses.
Example of a Candidate Selection Workflow
Step
Status
Status completing the
step
Status stopping the
CSW
Candidate Selection Workflows
Candidate Selection Workflow
User Guide
Taleo Recruiting FP12A
178
Example of a Candidate Selection Workflow
New
• To be reviewed
• Waiting for info
• Under consideration
• Phone screen
• Candidate declined
• Short list*
• Rejected
Short list
Rejected
Manager review
• Manager to review
• Under consideration by manager
• Candidate declined
• Short list*
• Not interested
Short List
Not interested
Interview
• To be interviewed
• 1st interview
• 2nd interview
• 3rd interview
• 4th interview
• Assessment/Test scheduled
• Candidate declined
• To offer*
• Rejected
To offer
Rejected
Pre-offer check
• Pre-offer checks to do
• Pre-offer check initiated
• Candidate declined
• Pending results - Proceed
conditionally*
• All checks passed - Proceed*
• All checks NOT passed - Proceed*
• Rejected
• Pending results -
proceed conditionally
• All checks passed -
Proceed
• All checks NOT passed
-Proceed
Rejected
Offer
• Offer to create
• Offer sent out
• Negotiating
• Offer rejected
• Offer accepted*
Offer accepted
Hire
Hired
Candidate Selection Workflows
Candidate Selection Workflow
User Guide
Taleo Recruiting FP12A
179
Standard Candidate Selection Workflows
Standard Candidate Selection Workflows
Workflow
Description
Standard
A streamlined version of the Master workflow similar to
the original sequential workflow.
Internal
A workflow designed to accommodate an internal
recruitment selection process.
Executive
A workflow designed to accommodate an executive
recruitment selection process.
Executive (Agency)
A workflow designed to accommodate an agency
driven executive recruitment selection process.
Temporary/Contract
A workflow designed to accommodate a temporary or
contract recruitment selection process.
Campus/Student
A workflow designed to accommodate a campus
recruitment selection process.
Master
A workflow that can be customized when no other
workflow meets your requirements.
Reference Workflow 4.1
Sequential Workflow 4.1
Staffing Station
A workflow for applications received via Staffing
Stations.
Union
A workflow for unionized candidates.
Candidate Selection Workflow Step
A step represents a major stage or event in a candidate selection workflow.
A step in a candidate selection workflow can be mandatory or optional.
• Mandatory: If a step is mandatory, the user must take the candidate through the step before moving
on to any subsequent steps. The user will not have access to the subsequent list of steps until the
step is completed.
• Optional: If a step is optional, the user can skip the step entirely and move the candidate on to the
next step. Or, the user can move a candidate conditionally through a step without completing the
step in order to move to a subsequent step, and return to the conditional completion step later to
complete it.
Most steps are mandatory and sequential, meaning that they must be completed in the prescribed
order. In some scenarios, a user may be able to move a candidate to a step without completing the
Candidate Selection Workflows
Candidate Selection Workflow
User Guide
Taleo Recruiting FP12A
180
current one, but the system will require that all mandatory steps be completed before a hire can be
completed.
Each step must be finished with a completion status, indicated by an asterisk (*), before a candidate
can move to another step in the hiring process. A completion status completes the step.
A step can have a Restricted confidentiality level. In many organizations, hiring managers are not
involved in the earliest steps of the candidate selection process. Recruiters are responsible for
evaluating new applications and only submit qualified candidates to the hiring managers. It is possible
to configure steps to prevent hiring managers from viewing specific selection steps (such as New) in
the Taleo Recruiting Candidates list.
Notifications can be added to steps. This allows sending a message to users to let them know when a
step is reached by candidates.
There is no limit on the number of steps that can be used in a CSW. However, a best practice
is to only add necessary steps.
Example of a step versus possible statuses:
Step
Status
New
• To be reviewed
• Waiting for info
• Under consideration
• Phone screen
• Candidate declined
• Phone screen
Candidate Selection Workflow Status
A status indicates the position or state a candidate has reached in the step of a candidate selection
workflow.
A candidate can change status during a step but the candidate can only have one status at a time in
each step. Statuses are more flexible than steps as most are optional and do not need to be followed
in a certain order. Statuses can be temporary therefore requiring an additional action from the user
or they can complete a step (indicated by *) because they complete the step by either moving the
candidate to the next step or terminating the candidate selection process.
Available statuses will depend on the candidate selection workflow being used. For example:
• Approved
• In Process
• Negotiating
• Waiting for results
Example of a step versus possible statuses:
Step
Status
New
• To be reviewed
• Waiting for info
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