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Candidate Hiring and Onboarding
Candidate Hiring
User Guide
Taleo Recruiting FP12A
201
Candidate Hiring
Hiring a Candidate
Prerequisite
The candidate must be at the completion status of a step.
The candidate selection workflow must include the Hire step.
A user type permission grants user access to this feature.
Steps
1. In the Candidates list, select a candidate.
2. Select Bypass in the More Actions list.
3. Select Hire in the New Step field.
4. Complete mandatory fields.
5. Click Save and Close.
Result
The candidate is hired without going through all the steps of the candidate selection workflow. The
status of the candidate is Hired.
Hiring a Candidate More than Once for the Same Requisition
Prerequisite
A setting allows the activation of this feature.
The action can only be performed for one candidate at a time and on hourly requisitions (this is the
only type of requisitions for which the selection process can be restarted).
The action can be performed on a candidate with the following status: Rejected, Declined, Offer,
Hired.
The action cannot be performed if the application is flagged as deleted, and if the Offer
management step is part of the workflow (active or not active step), if it brings the hiring manager to
a restricted step.
The requisition must be active (it cannot be canceled or filled).
The candidate must not be disqualified for the application or for his/her profile.
Steps
1. In a candidate list, select a candidate file.
2. In the More Actions list, select Reset Selection Process.
3. Click Done.
Result
The candidate is now back into the selection process and can be rehired.
Copy page from pdf - remove PDF pages in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Provides Users with Mature Document Manipulating Function for Deleting PDF Pages
delete pdf pages; delete pages pdf files
Copy page from pdf - VB.NET PDF Page Delete Library: remove PDF pages in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Visual Basic Sample Codes to Delete PDF Document Page in .NET
delete pdf page acrobat; delete page on pdf reader
Candidate Hiring and Onboarding
Candidate Hiring
User Guide
Taleo Recruiting FP12A
202
Recording that a Candidate was Hired
Steps
1. In the Candidate file, select Move... from the More Actions list.
2. In the Move window, select the Hire step and Hired status.
3. Click done.
Result
The Hired status is displayed in the candidate list indicating that a candidate has completed a
selection process and is ready to be hired.
Next Step
Onboarding process can be started.
Cancelling the Hiring of a Candidate
Prerequisite
A user type permission grants users access to this feature.
The status must be Filled.
Steps
1. In the requisition file, select Reopen Requisition in the More Actions list.
2. Select the option Cancel the hiring of candidates.
3. Click done.
Result
Candidates previously hired for the requisition will no longer be hired.
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String filepath = @""; String outPutFilePath = @""; PDFDocument doc = new PDFDocument(filepath); // Copy the first page of PDF document.
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VB.NET PDF Page Extract Library: copy, paste, cut PDF pages in vb.
Dim filepath As String = "" Dim outPutFilePath As String = "" Dim doc As PDFDocument = New PDFDocument(filepath) ' Copy the first page of PDF document.
add or remove pages from pdf; delete page on pdf document
Candidate Hiring and Onboarding
Contingent Hiring
User Guide
Taleo Recruiting FP12A
203
Contingent Hiring
Contingent Hiring
Contingent hiring is used to hire people when needed and for a limited period of time from a third
party agency specialized in submitting pre-qualified workers. Contingent hiring may include part-time,
temporary and contractor work.
The Taleo Contingent Hiring solution is meant to support the first sourcing part of the typical contingent
process, where specific requisitions are created and invitations to refer candidates are performed.
Once the candidate submitted by an agent is selected for a limited term, there is usually a time sheet
and billing process involved, not done within the Taleo Recruiting Center.
Once the Contingent Hiring feature has been purchased, the feature must be activated by Taleo
Support. When the feature is activated and configured by the system administrator, users can start
acquiring contingent workers. When creating a requisition, users can choose a Contingent requisition
type which offers specific contingent functionalities like a candidate selection workflow built for
contingent hiring, a Contingent Terms section, supplier invitation to submit candidates using the
agency portal, confirmation of availability and specific candidate ownership rules, different from the
rules associated with other agent submitted candidates. Once the candidate is hired, the system does
not provide additional support like time sheet and billing. To feed such systems, integration with worker
information, billing rate and suppliers (agents) can be done upon hiring.
Contingent Hiring Process Overview
Below are basic steps performed by a recruiter to hire contingent workers.
Creating the Contingent Requisition
When creating a requisition, recruiters should choose the Contingent requisition type because it
provides specific functionalities like a candidate selection workflow built for contingent hiring (less
prescreening, interview, or background check), and contingent specific fields such as:
• Target Start Date: Date when the worker will start working on the job.
• Target End Date: Date when the worker will complete its mandate on the job.
• Start Time: Time when the job will start, default based on the offer start date setting. Such start time
is modifiable and is saved based on the current user time zone and converted upon display on the
current user time zone.
• End Time: Time when the job ends every day, based on the current user time zone.
• Maximum Hourly Rate: Maximum hourly rate allowed for the current requisition.
• Requested Hourly Rate: Requested hourly rate used to inform the agent about what should be
submitted.
• Estimated Expenses: Expenses that can be added in order to calculate the total estimated cost.
• Estimated Labor Cost: Hourly rate paid to the agency multiplied by the estimated number of hours
per days, times the number of estimated days. This is only an estimation based on a fix number of
hours per day and a fix number of days per week.
• Estimated Labor Cost and Expenses: Total estimated cost by adding the expenses to the estimated
labor cost, when the expenses are reimbursable.
• Expenses Reimbursable: Checkbox field used to decide whether or not the expenses are included
in the Estimated Labor Cost and Expenses field upon clicking the Calculate button or saving the
requisition.
VB.NET PDF copy, paste image library: copy, paste, cut PDF images
in Page. VB.NET: Copy and Paste Image in PDF Page. This VB.NET example shows how to copy an image from one page of PDF document and paste it into another page.
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C# PDF copy, paste image Library: copy, paste, cut PDF images in
This C#.NET example describes how to copy an image from one page of PDF document and paste it into another page. // Define input and output documents.
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Candidate Hiring and Onboarding
Contingent Hiring
User Guide
Taleo Recruiting FP12A
204
In the requisition Contingent Terms section, a Calculate button is available. When the Calculate button
is pressed, the system calculates the value of the "Estimated Labor Cost" and "Estimated Labor Cost
and Expenses" fields. This is based on the number of days the worker is hired based on the start date
and end date, using the number of days per week (Calculator Default Daily setting), multiplied by the
number of hours per day (Calculator Default Hourly setting). This number of hours is then multiplied by
the requested hourly rate for the "Estimated Labor Cost" and will add the expense to this into the field
"Estimated Labor Cost and Expenses" if the Expenses Reimbursable field is checked.
For details, refer to Creating a Requisition.
Posting the Contingent Requisition
Once the requisition is completed and approved, it can be posted. The only place where to send
contingent requisitions is to agencies. In the contingent requisition Posting and Sourcing tab, the
recruiter can only select agencies (all other options are never visible). There is no possibility to post
directly to career sections and let candidate apply. The entire sourcing process depends on the agents
submitting candidates.
The invitation process is slightly different for contingent requisitions. The invitation is done at the
agency level, not at the agent level (for all other staffing types, each agent is invited individually).
Invitations are sent to all matching agents associated to the selected contingent agencies, based on
their Organization-Location-Job Field (OLF).
When the posting process is completed, selected agents receive an invitation to refer a candidate.
Agents then go to the agency portal and submit their candidates.
For details, see Inviting an Agent to Refer a Candidate.
Important Note: (ID 345) When posting contingent requisitions, users are able to post to non-
contingent agents and the MWBE field is not displayed for contingent agents. Until this is fixed,
users could put the word Contingent and the missing field information in the agency name.
Viewing Referred Candidate Submissions
Once candidates have been submitted, the recruiter can review candidate submissions. To identify
candidates that were submitted, the agency icon 
is used in the candidates list. In the candidate
file Submission tab, the recruiter can see the rate submitted by the supplier, the worker type and the
information about charging or not the sales tax.
The recruiter can then move the candidate in the selection workflow according to workflow
configuration. If activated by the system administrator, a confirmation email is sent to the agent when a
predefined status is reached.
Important Note: (ID 335) Ownership can exist at the candidate submission level for contingent
workers. Once the general ownership is expired, another agent can submit the same candidate
again on a new requisition. But while manually changing the agent in the candidate or
submission file in the Recruiting Center, the referring agent is changed everywhere, impacting
existing requisitions where another agent submitted the same candidate originally. Customer
should not change the agent for candidates being active on at least one requisition with
another agent.
Editing the Contingent Requisition
The edition of contingent requisition is based on standard permissions and field security. 
The requested hourly rate can never be saved above the maximum hourly rate. This is why we
recommend to only allow some user types to change the maximum hourly rate. 
Some contingent fields cannot be modified once the requisition is posted:
C# PDF Image Extract Library: Select, copy, paste PDF images in C#
Document. C#.NET extract image from multiple page adobe PDF file library for Visual Studio .NET. C#: Select All Images from One PDF Page. C#
delete page in pdf; delete pages of pdf online
VB.NET PDF Image Extract Library: Select, copy, paste PDF images
VB.NET Project. A Visual Studio .NET PDF SDK library, able to perform image extraction from multiple page adobe PDF file in VB.NET.
delete pdf pages in preview; delete pages in pdf
Candidate Hiring and Onboarding
Contingent Hiring
User Guide
Taleo Recruiting FP12A
205
• Estimated Expenses
• Estimated Labor Cost
• Estimated Labor Cost and Expenses
• Expenses Reimbursable
• Requested Hourly Rate
Duplicating a Contingent Requisition
When duplicating a contingent requisition, certain fields are not duplicated. For details, see Requisition
Duplicate
Creating and Editing a Candidate File
When creating a candidate file, it is possible to capture contingent fields placed in the create candidate
flow. Note that contingent fields are submission specific, thus only available for configuration into job
specific capture flows. 
Contingent specific candidate fields are specific to each submission and as such, are visible or
modifiable only within the submission file. For details, see Candidate Fields to be Used for Contingent.
Contingent Hiring - Exceptions to Standard Behavior
Important information regarding the behavior of specific features if used with contingent hiring.
Feature
Exception
Sourcing and posting
For contingent requisitions, sourcing is achieved exclusively through
invitations sent to agents. There is no direct posting to career
sections. This is because contingent hiring process relies on the
association between a worker and an agent, and such association is
requested at all time to correctly support contingent. To be able to invite an
agent, the agent must be associated to an agency portal.
Matching candidates
Although matching candidates is allowed, matching a non-contingent
candidate to a contingent requisition will generate a worker without an
associated agent.  This situation, which is probably an exception, can be
corrected by adding the agent once the candidate is matched.
Matching a contingent worker to a non-contingent requisition is also
allowed, but can generate surprises to those workers since they might
start to receive direct correspondences if they have an email in their
candidate file (for example, invitations to complete their file and overwrite
values entered originally by the agent). This should be considered
carefully to avoid generating surprises to candidates. This might also look
as an attempt to bypass the agent if this was not discussed previously.
Number of positions
For a contingent requisition, the start date and end date are managed
within the requisition. As such, all positions of a single requisition will
always have the same rate boundaries and start and end dates. If different
boundaries are needed, different requisitions must be created.
Resume parsing
Resume parsing can be used within the agency portal. 
It can also be used by sending attachments through emails. However, if
the agent sending the email is associated to a portal without a general
VB.NET PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in vb.
PDF: Insert PDF Page. VB.NET PDF - How to Insert a New Page to PDF in VB.NET. Easy to Use VB.NET APIs to Add a New Blank Page to PDF Document in VB.NET Program.
delete page pdf file; delete pages on pdf file
C# PDF File & Page Process Library SDK for C#.net, ASP.NET, MVC
You can use specific APIs to copy and get a specific page of PDF file; you can also copy and paste pages from a PDF document into another PDF file.
delete pages out of a pdf file; delete pages pdf document
Candidate Hiring and Onboarding
Contingent Hiring
User Guide
Taleo Recruiting FP12A
206
Feature
Exception
profile flow, the system will not be able to parse the attachment. This is
because all email based parsing is profile based and never for a specific
job. This is why there is a standard message template that informs agents
associated to a portal without a profile flow that if they ever send a resume
to the zonename@resumeparsing.taleo.net address, the email parsing is
not supported for them. If a profile flow is active, then all standard parsing
responses might be triggered. 
The message template is named Resume Parsing Service Unavailable to
Agents. This message is triggered when the profile flow is not activated in
the agency portal associated with the agent.
Offer module
The offer module can be used with contingent hiring, although
conceptually, the interaction between the organization and the candidate is
done by the agent, thus the offer module, meant to serve as a contractual
agreement between the candidate and the organization, is not the natural
path. While most standard fields and user-defined fields can be made
available for contingent specific offers, the contingent-specific fields such
as Start Date, End Date, Start Time, End Time and Staffing Agency Hourly
Rate are not available in the offer module. This aligns to the original
design of contingent and is the current expected behavior.
Agency with both Staffing and
Contingent Staffing services
When both the Staffing and Contingent Staffing services are selected
for a specific agency, the system will act as contingent or not based
on the requisition where the candidate is submitted. But if the agents
associated to such agencies are submitting new candidates as general
profiles - through either a profile flow or resume parsing by email - then the
system will consider those candidates as non-contingent candidates. It is
recommended to have only job-specific application flows when agencies
serving both contingent and non contingent are required. If an agent
associated to a contingent only agency is submitting a candidate profile,
then the ownership delay of the contingent definition will be applied.
Hiring contingent candidates
In order to hire a candidate on a contingent requisition, the candidate must
be associated to an agent. All candidates submitted through the agency
portal will get such association. However, candidates created manually,
matched to a contingent requisition or imported might not have such agent
association at first and it must be added before being able to hire the
candidate on any contingent requisition.
Requisition Fields to be Used for Contingent
Field
Block/Form Where Available
Rules
Start Date
Profile
Mandatory by default, but it can be
made optional.
Candidate Hiring and Onboarding
Contingent Hiring
User Guide
Taleo Recruiting FP12A
207
Field
Block/Form Where Available
Rules
Start Time
Profile
The Recruiting setting Offer Default
Start Date Hour defines the value of
this field. Default is 8 a.m.
Target End Date
Profile
Mandatory by default, but it can be
made optional.
End Time
Profile
The Recruiting settings Offer Default
Start Date Hour and Calculator
Default Hourly define the value of
this field. Default is 8 a.m and 8
hours per day.
Estimated Expenses
Contingent Terms
Represents expenses that can be
added in order to calculate the total
estimated cost.
Estimated Labor Cost
Contingent Terms
This is a read-only calculated field
and it cannot be configured as an
input field. The cost is a result of the
number of hours per day (Calculator
Default Hourly setting) and the
number of days the requisition
is open, based on the difference
between the end date and the
start date and the number of days
per week, defined in the setting
Calculator Default Daily, with 5 days
a week being the default. Since
it is a calculated field, this field
cannot be configured by the system
administrator.
Estimated Labor Cost and
Expenses
Contingent Terms
This is a calculated field, and will
include the Estimated Labor Cost
plus the Estimated Expenses, if
the Expenses Reimbursable field
is checked. Since it is a calculated
field, this field cannot be configured
by the system administrator.
Expenses Reimbursable
Contingent Terms
This check box field is used to
decide whether or not the expenses
are included in the Estimated Labor
Cost and Expenses field upon
clicking the calculation option or
saving the requisition.
Maximum Hourly Rate
Contingent Terms
Configure the field such that it
is read only for managers – do
not allow editing of this field by
managers. Defines the maximum
hourly rate allowed for the current
requisition. This value should in
theory come from the template if
possible, since it serves to limit the
Candidate Hiring and Onboarding
Contingent Hiring
User Guide
Taleo Recruiting FP12A
208
Field
Block/Form Where Available
Rules
requested hourly rate amount. It
also controls the maximum rate an
agent can ask while submitting a
candidate.
Requested Hourly Rate
Contingent Terms
This is the requested hourly rate
used to inform the agent about what
should be submitted.
Candidates Field to be Used for Contingent
Field
Default Field Visibility
Staffing Agency Hourly Rate
Career Section (not relevant to recruiters, for
integration purpose only).
Sales Tax must be charged
Career Section, Taleo Recruiting.
Hourly Rate Paid to the Worker
Career Section (not relevant to recruiters, for
integration purpose only).
Agency Requisition Number
Career Section (not relevant to recruiters, for
integration purpose only).
Worker ID
Career Section (not relevant to recruiters, for
integration purpose only).
Worker Type
Career Section, Taleo Recruiting.
Candidate Hiring and Onboarding
Hourly Hiring
User Guide
Taleo Recruiting FP12A
209
Hourly Hiring
Evergreen Hiring
Evergreen hiring is used in continuous hiring situations such as retail stores where employers want to
enable candidates to apply at all times, and also want a ready supply of candidates available to move
quickly when a need is identified.
Often such employers will want to implement a definite validity period and expiration for the candidate's
submission, with the easy ability for the candidate to re-apply after his/her submission expires. It is
not uncommon for workers in the hourly retail world to have held several different jobs within the span
of a year. Employers need to ensure they are collecting all of the most recent information regarding
a candidate's relevant history. This may also help to limit legal exposures in addition to confirming
candidate's continued interest in employment with the employer.
A submission validity period may be enabled for any requisition, before that requisition reaches the
Sourcing status. The number of days for the validity period is inherited from a default setting (initially
90 days), but may be changed for specific requisitions by users with sufficient permissions. The Validity
Period and Validity Period Enabled fields may also be inherited from a requisition template. The
submission validity period must be between 1 and 730 days (2 years).
The validity period starts when a candidate submits his/her completed submission. The candidate
submission remains valid for the number of days defined in the requisition. For submissions created
when matching or referring a candidate, the period starts on the date that the candidate was matched
or referred. If a submission is incomplete and the candidate later completes it, the validity period is
restarted.
The Evergreen Hiring feature basically works as follows:
For the Evergreen Hiring feature to be available, the system administrator must make the following two
requisition fields available in the Recruiting application:
• Validity Period Enabled
• Validity Period
If desired, the security level can be set for those fields to hide them from some users. Once these fields
are activated, the system administrator can add them to the requisition and/or requisition template, in
the Identification block. It is necessary to have the Validity Period Enabled field in either the requisition
template and/or the requisition file in order to enable submission expiration.
If the expiration for all requisitions is the same (following the default setting), consider to
either not display the Validity Period field in the requisition file, or to set the field to read-only. If
different validity periods are needed for different jobs, consider adding the Validity Period field
in the requisition template where authorized users can set it, but not in the requisition file itself.
In the Recruiting application, when creating a requisition or requisition template, users can use the
default validity period set by the system administrator or set a different validity period for the requisition
or requisition template being created. The validity period must be set before the requisition is posted.
The submission validity period is displayed in the requisition card (located on the left hand side of the
requisition), when hovering the mouse over the 
icon.
Candidate Hiring and Onboarding
Hourly Hiring
User Guide
Taleo Recruiting FP12A
210
Once the requisition is posted, candidates applying on the requisition will be informed of the expiration
date of their submission on the Thank You page. Within Taleo Recruiting, the submission validity
period is displayed in the candidate submission card, when hovering the mouse over the 
icon.
If the candidate's submission has expired and the requisition is still posted, the Modify link is replaced
with the Reapply link on the candidate's My Jobs page. When candidates re-apply for a job:
• The submission’s validity period and expiration date are reset.
• A summary of the candidate's current information will be displayed to allow him/her to make any
necessary changes.
• Depending on how the zone was configured, the candidate selection workflow of the submission
may be reset back to the beginning.
• A tracking history is automatically added in candidate file History tab. If during the reapply process,
the system forces the candidate selection workflow to be reset, a second tracking history is added
in the History tab stating that.
Once candidates have applied on the requisition, the column in the Requisitions list indicating the
candidate count considers if the submission validity period is enabled or not for the requisition. If the
validity period is enabled, the count only includes candidate submissions that are not expired.
The system administrator also has the ability to add the following columns in the candidate lists and
requisition lists. When these columns are made available in list formats, users can select them to
display the desired information:
Candidate List Columns
Description
Submission Expired
This column is represented by the 
icon. When a
submission is expired, the 
icon is displayed.
Latest Submission Date
Date when the candidate has submitted his/her
submission or has reapplied.
Submission Expiration Date
Date when the candidate submission expires/expired.
Days before Submission Expiration
Displays as a countdown the number of days left before
the expiration of the submission.
Requisition List Columns
Description
Submission Validity Period Enabled
This column is represented by the 
icon.
Submission Validity Period
Number of days of the validity period.
The Hide expired submissions quick filter can be added to Candidates list to let users show or hide
expired candidate submissions. Expired submissions are hidden by default. This filter is only available
for requisition-specific candidate list formats.
The system administrator can also enable a setting to determine under which conditions the Candidate
Selection Workflow (CSW) is reset to the initial step/status after a candidate re-applies for the same
requisition (after submission expiration). Note that the CSW will never change if the submission has
reached the Offer step or if an interview has been scheduled.
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