c# view pdf web browser : Delete pages of pdf Library software class asp.net wpf winforms ajax EJ10182980-part1086

Designing Online Courses for Screen Reader Users
Journal of Asynchronous Learning Networks, Volume 17: Issue 3 
73 
DESIGNING ONLINE COURSES FOR SCREEN 
READER USERS 
Lorna R. Kearns 
Barbara A. Frey 
Gabriel McMorland 
University of Pittsburgh 
ABSTRACT 
A review of multiple online courses at one institution was conducted by a skilled screen reader user for 
the purpose of assessing the extent to which the courses were navigable and understandable to online 
students using assistive technologies. This paper identifies features of online courses that may present 
problems for screen reader users and recommends solutions to address those problems. The following two 
overarching recommendations are suggested and elaborated: (1) just as a roadmap assists drivers in 
navigating unfamiliar terrain, principles of clarity, consistency, and organization should be applied to the 
design of online courses to orient students to the virtual learning environment and (2) web pages and 
course documents should make effective use of metadata (i.e., machine-understandable information about 
computer-based content) in order for course material to be accurately understood by students using a 
screen reader. 
KEYWORDS 
Online Learning, online teaching, universal design of instruction, accessibility 
I.  INTRODUCTION 
In higher education, the number of online students has grown from 1.6 million in 2002 to over 6.1 million 
in 2012 [1]. Considering that 10.8% of the students in four-year postsecondary institutions had some type 
of disability in 2008 [2], we can only assume that many of our online students have some type of 
disability. One of many advantages of online courses is that these students with disabilities are not 
required to self-identify unless they are requesting an accommodation, such as extended time on an exam 
or project. As administrators, faculty, and course developers, it is our legal and ethical responsibility to 
proactively provide our learners with accessible courses. 
Despite the growth of online education in the last decade, the virtual classroom is still unfamiliar terrain 
for many students. Similar to navigating foreign territory in the physical world, students with disabilities 
often enter a complex environment with numerous sites, navigation paths, and access points. In some 
cases, there are specific gates through which they must pass in order to gain admission into another area 
of  the  course.  Thus,  seemingly  minor  navigation  barriers  can  render  whole  sections  of  a  course 
inaccessible. Along the journey, there are policies, procedures, and standards of conduct that must be 
followed. The purpose of this manuscript is to highlight inclusive design strategies for developing online 
courses based on the experiences and feedback of a skilled screen reader user. With attention to best 
practices,  developers  can  create  courses  with  clear  pathways,  obvious  landmarks,  and  time-saving 
shortcuts. 
During the summer of 2012, the authors of this paper collaborated on a comprehensive study to assess the 
accessibility of multiple online courses at one institution. All the courses were part of a university-wide 
initiative offering graduate-level, online degree programs in nursing, education, and gerontology. One of 
Delete pages of pdf - copy, paste, cut PDF pages in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Easy to Use C# Code to Extract PDF Pages, Copy Pages from One PDF File and Paste into Others
cut pages from pdf reader; extract one page from pdf preview
Delete pages of pdf - VB.NET PDF Page Extract Library: copy, paste, cut PDF pages in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Detailed VB.NET Guide for Extracting Pages from Microsoft PDF Doc
cut and paste pdf pages; cut pdf pages
Designing Online Courses for Screen Reader Users 
74                                                            Journal of Asynchronous Learning Networks, Volume 17: Issue 3 
the authors of this paper, our disability services quality assurance assistant, is a legally blind screen reader 
user. A screen reader “uses synthetic speech to tell the user (usually someone who is blind) what is on the 
monitor and to confirm that the key is being pressed when writing” [3, p. 4]. This author provided 
feedback to instructional technologists and designers who work with faculty to develop their online 
courses. While he noted accessibility issues for students with all types of disabilities, the primary focus of 
the summer initiative was to develop accessible courses for students who use screen readers. Through 
reviews of dozens of online courses, our summer initiative yielded best practices for creating courses with 
a road map that benefits all students. 
As noted by several authors [e.g., 4, 5, 6, 7], our accessible course design practices benefit students 
beyond the initial target group of visually impaired students. Students with low literacy, low bandwidth, 
or  older  operating  systems  appreciate  accessible  course  design  practices. For example,  “chunking” 
information into organized themes with clear headings makes the text easily read and understood by 
learners. Transcripts and closed captioning make course content more comprehensible for non-traditional 
students or those who speak English as their second or third language. Transcripts presented in a digital 
format allow the content to be keyword searchable. Accessible material is also more compatible with 
multiple web browsers, plus tablet and mobile devices.  
For the purposes of this article, accessibility refers to an inclusive design concept in which students with 
disabilities  can  perceive, understand,  navigate,  interact,  and  contribute  to  their  web-based  courses. 
Closely  related to the  concept of accessibility is  universal design,  or  “the  design  of  products and 
environments to be usable by all people, to the greatest extent possible, without the need for adaptation or 
specialized design” [8, para. 1]. In recent years, we have seen the term universal design broadened from 
physical environments to include making web environments more accessible to users of all ages and 
abilities. This proactive universal design approach to the development of online courses reduces the need 
for accommodations, or the necessary and appropriate modifications to ensure that individuals with 
disabilities have access to all course materials. In addition to universal design, we borrowed the concept 
of landmarks from an emerging set of specifications being developed by the Web Accessibility Initiative 
that  aims  to  make  web-based  content  more  accessible  [9].  Landmarks  provide  a  way  for  HTML 
developers to make screen readers aware of commonly found areas of a web page like banners, navigation 
bars, and search tools [10]. 
II.  LITERATURE REVIEW 
Much of the research on accessibility for online learning is rooted in the work on accessible web design. 
The research also ties the application of universal design principles to the design of instruction. The 
following sections will identify commonly cited resources from both of these fields, describe the work 
that has been done on accessibility issues in online learning, and conclude with an overview of screen 
reader usage, both among the general population and specifically among online learners. 
A. Web Accessibility
The Rehabilitation Act is a federal law enacted in 1973 to prevent discrimination against individuals with 
disabilities in federally assisted programs, services, and employment. Section 508 [11] of the law was 
amended  in  1998  to  specifically address the  accessible  use of information technology  by disabled 
individuals. In 2000, a set of standards [12] was published to specify criteria with which information 
systems developed or procured by the federal government must comply. The portion of the standards that 
applies to web-based applications is frequently cited in the literature as a framework for evaluating the 
degree of website accessibility [e.g., 13]. 
The World Wide Web Consortium [14] is an international community of experts who specify standards 
for developing web content. One of their functional units, the Web Accessibility Initiative [15], publishes 
the Web Content Accessibility Guidelines (WCAG). These guidelines, now in their second version [16], 
are frequently used as a guiding framework for designing accessible websites [17, 18].  
VB.NET PDF Page Delete Library: remove PDF pages in vb.net, ASP.
doc.Save(outPutFilePath). How to VB.NET: Delete Consecutive Pages from PDF. doc.Save(outPutFilePath). How to VB.NET: Delete Specified Pages from PDF.
export pages from pdf online; copy web pages to pdf
C# PDF Page Delete Library: remove PDF pages in C#.net, ASP.NET
doc.Save(outPutFilePath); Demo Code: How to Delete Consecutive Pages from PDF in C#.NET. Demo Code: How to Delete Specified Pages from PDF in C#.NET.
extract pages from pdf document; cut pages from pdf online
Designing Online Courses for Screen Reader Users
Journal of Asynchronous Learning Networks, Volume 17: Issue 3 
75 
An initiative of Utah State University’s Center for Persons with Disabilities is the Web Accessibility in 
Mind [19] (WebAIM) program. WebAIM provides training and consultation services as well as resources 
for use in developing accessible websites. These resources include a Section 508 checklist, a WCAG 2.0 
checklist, and an automatic accessibility checker for HTML pages [20]. 
B. Universal Design of Instruction 
The Disabilities, Opportunities, Internetworking, and Technology Center (DO-IT) [21] at the University 
of Washington promotes the success of disabled persons in postsecondary institutions, especially in 
regard to the use of information technology. Among the resources published by the center are principles 
and practices associated with the universal design of instruction (UDI) [22, 23, 24]. Principles of UDI 
may influence the design of classroom and other learning spaces, instructional delivery methods, web- 
and computer-based instructional resources, assessments of learning, and even personal interactions [22]. 
A conceptual piece by Scott, Mcguire, and Shaw [25] provides an example of how the principles may be 
applied to adult education in postsecondary institutional settings. 
An  area  of  research  which  draws  on  principles  of  UDI and  standards  of  web  accessibility  is  the 
accessibility of instructional websites. Most often deployed via a learning management system such as 
Blackboard [26] or Moodle [27], instructional websites can be used in both face-to-face and online classes 
as a content repository for instructional materials and platform for communication. Lewis, Yoder, Riley, 
So, and Yusufali [28] described a project initiated at the University of Texas at Austin in which students 
evaluated instructional websites for accessibility barriers. Reported barriers included inability to skip 
repetitive navigational links, missing alternative text for images, poorly labeled form fields, and confusing 
heading  structure. Bradbard and Peters  [17] detailed their own attempts to make  their instructional 
websites more accessible. Based on their experiences, they concluded that, while many instructors would 
identify web accessibility as a worthwhile goal, few have the time or technical expertise to successfully 
manage the process on their own. Therefore, Bradbard and Peters recommended that universities explore 
ways to assist faculty in developing and maintaining accessible instructional websites. 
Researchers have also studied the extent to which postsecondary institutional websites conform to web 
accessibility standards. Smith and Lind [29], for example, used a variety of web accessibility checkers to 
evaluate accessibility conformance of websites of schools of education in order to test a number of 
hypotheses about accessibility, one of which was that more complex websites would have lower levels of 
conformance. They found that as complexity of websites increased, levels of accessibility decreased. An 
early study conducted by Schmetzke [30] used a web accessibility checker to evaluate 219 websites of 
postsecondary institutions offering distance learning programs and found only 15% to be free of major 
accessibility errors. 
C. Accessibility Issues in Online Learning 
Kinash, Crichton, and Kim-Rupnow [31] conducted a literature review on the needs of disabled online 
students. A prevalent theme among the articles reviewed was the potential for accessible online course 
materials to benefit all learners, not just those who were disabled. Additionally, a few studies focused on 
policy and procedures for creating accessible online courses. Burgstahler, Corrigan, and McCarter [32] 
described a case study on the development and maintenance of accessible distance learning courses at one 
institution that has been recognized for its accessibility efforts. Recommended best practices included the 
development and dissemination of policies, procedures, and design guidelines; training and support for all 
faculty and staff involved in developing online courses; and the establishment of an ongoing evaluation 
and revision process for online courses.  
More recently, Frey and King [33] conducted a survey among institutions of higher education to discover 
whether a policy for developing accessible online courses existed. Although 99% of institutions had a 
disability services policy in place, only 13% had a specific policy guiding the development of online 
courses. Despite a consensus that such a policy is a legitimate responsibility of institutions, the majority 
of institutions did not have a budget for creating accessible course content. As an extension of this work, a 
C# PDF File & Page Process Library SDK for C#.net, ASP.NET, MVC
C# view PDF online, C# convert PDF to tiff, C# read PDF, C# convert PDF to text, C# extract PDF pages, C# comment annotate PDF, C# delete PDF pages, C# convert
deleting pages from pdf in preview; reader extract pages from pdf
C# PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in C#.net
how to merge PDF document files by C# code, how to rotate PDF document page, how to delete PDF page using C# .NET, how to reorganize PDF document pages and how
delete pages from pdf in preview; add and delete pages from pdf
Designing Online Courses for Screen Reader Users 
76                                                            Journal of Asynchronous Learning Networks, Volume 17: Issue 3 
template was developed by Frey, Kearns, and King [34] and published by Quality Matters [35] for use by 
institutions wishing to develop such a policy. 
Principles  of  UDI  have  been  used  as  a  framework  for  presenting  recommendations  for  designing 
accessible online learning. Elias [36] systematically  examined one  online course  according to UDI 
principles and found relatively few aspects of the course that achieved the goals of UDI. Duranczyk and 
Higbee [37] described the use of an integrated multicultural instructional design model to inform the 
development of online courses at one institution. They presented specific examples of how the model 
guided teaching practices, assessment strategies, and student support services. Burgstahler, the author of 
several UDI resources [22, 23, 24], created a list of accessibility indicators, used the indicators to increase 
accessibility of online courses at one institution, and reported on efforts to refine the list based on 
communications with other institutions [4]. 
Both WCAG 2.0 [16] and Section 508 [11] have also been used to examine online courses and inform 
recommendations for accessible course design. Frey and Kearns [18] used the four principles of WCAG 
2.0—perceptibility,  operability,  understandability,  and  robustness—to  propose  a  quality  assurance 
process for inclusive online course design. Edmonds [13] used the Section 508 standards to present 
recommendations for designing accessible online courses. He addressed issues involved with the design 
of so-called first generation materials, HTML pages, as well as second generation materials, such as 
Adobe and Microsoft Office files.  
Because it is important to understand the specific limitations and inherent accessibility barriers unique to 
each of these second generation applications, several web-based resources have been developed to assist 
in the creation of such materials. The Center for Assistive Technology and Environmental Access at the 
Georgia Institute of Technology publishes Guidelines for Accessible Distance Education [38] for second 
generation course materials developed with Adobe and Microsoft Office applications. Adobe [39] and 
Microsoft Office [40] also maintain websites devoted to guiding the development of accessible materials 
created with their software. Resources such as these help people understand the limits of each application, 
ensuring that content is delivered in a format appropriate to its intended use. 
D. Screen Reader Use 
Lazar, Allen, Kleinman, and Malarkey [41] recruited 100 screen reader users across multiple work and 
home settings and computer platforms to keep a diary of challenges in screen reader usage. Challenges 
included confusing page layouts, technical incompatibilities between the screen reader and a web-based 
plug-in, poorly designed forms, lack of alternative text for images, poorly labeled hyperlinks, inaccessible 
PDF files, and screen reader crashes. Asakawa [42] wrote an article about her own experiences as a 
screen reader user starting in 1994. She concluded that, although websites are increasingly being designed 
for accessibility, it is evident that many do not have a realistic understanding of the overall aim of 
accessible design. Asakawa's study emphasized the need for including actual screen reader users in the 
design and development phases of web-based materials. 
Borodin, Bigham, Dausch, and Ramakrishnan [43] conducted a study of browsing strategies developed 
and used by screen reader users. Because screen readers read all text on a web page in a particular order, 
they have an impact on the speed with which a user can process information on that page. As a result, 
many screen reader users develop shortcut strategies to browse pages more efficiently. These shortcuts 
may include jumping from one heading to the next, remembering the order of particular web page 
elements from one page to the next, or employing keyword searches. 
The studies cited above pertain to general screen reader users. Research has also been carried out with 
online learners who use screen readers. Leporini and Buzzi [44] argued that e-learning environments need 
to be developed with screen reader users in mind. Muwanguzi and Lin [45] described the experiences of 
five blind students who had taken online courses. They reported numerous difficulties and challenges, 
most of which stemmed from not being able to successfully use a screen reader with portions of the 
course, such as online chats and supplemental PDF and Microsoft PowerPoint files.  
VB.NET PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in vb.
Page: Insert PDF Pages. |. Home ›› XDoc.PDF ›› VB.NET PDF: Insert PDF Page. Add and Insert Multiple PDF Pages to PDF Document Using VB.
copy pdf page to powerpoint; delete pages from pdf acrobat reader
VB.NET PDF delete text library: delete, remove text from PDF file
VB.NET PDF - How to Delete Text from PDF File in VB.NET. VB.NET Programming Guide to Delete Text from PDF File Using XDoc.PDF SDK for VB.NET.
delete page from pdf; extract pages from pdf acrobat
Designing Online Courses for Screen Reader Users
Journal of Asynchronous Learning Networks, Volume 17: Issue 3 
77 
Zebehazy [46] used a think-aloud protocol to record the impressions of four students, two who were blind 
and two who were sighted, as they worked through two lessons in an online course. A pronounced 
difference between the blind and sighted students was the manner in which they moved through the 
material. The sighted students jumped back and forth far more than the blind students who tended to 
advance through the content in a more linear fashion. The author’s recommendations included placing 
segments of related information in close proximity, developing text-based explanations of graphics to 
help blind students create visual images, maintaining format consistency when using text to describe 
graphics (e.g., always place textual information either before or after a graphical image), and avoiding the 
use of boldface as the sole means of calling attention to key terms. 
E. Research Questions 
Based on our review of the literature and input from the screen reader evaluation of courses, we attempted 
to answer the following research questions: 
1.  What features of the examined courses present problems for a screen reader user? 
2.  What recommendations can be made to address those problems? 
III.  RESULTS 
Like any computer user, a screen reader user relies on consistency of screen layout and organization to 
facilitate navigation of pages belonging to an individual website. Sighted users look for navigation links 
across the top and along the left side of web pages. Even without visual or spatial reference points, screen 
reader users employ a similar strategy, expecting consistency from page to page in a website. Online 
students, both sighted and those using screen readers, look for such consistency across courses. Our 
screen reader user encountered difficulty when moving from one course to another when navigation menu 
items were named or ordered differently. For example, some courses used a navigation menu item labeled 
“Learning Modules” and some used “Lessons” for the same type of content. 
Another source of difficulty was the use of locational or other visually-based language in instructions. A 
screen reader user is not able to glean the same information as a sighted user from sentences such as “To 
take the quiz, click the link on the left side of the screen,” or “Press the blue Submit button when you are 
finished.” Bolding, italics, and color are often used to convey emphasis to sighted users. Words and 
phrases highlighted in this fashion were spoken by the screen reading software in the same way as the 
surrounding text. In other words, they were not emphasized at all by the screen reader. 
In order to quickly get a sense of the meaning of a page, our screen reader user employed a strategy 
whereby he jumped from heading to heading, almost like reading a table of contents. In some of the 
courses our screen reader user reviewed, heading codes were not used to tag headings. Instead, words and 
phrases were simply set in a larger or bolded font. Designed in this way, headings are “invisible,” 
rendered by the screen reader as just another phrase in a stream of text. Another jumping strategy our 
screen reader user employed was to move from one hyperlink to the next. When hyperlinks are labeled 
with phrases such as “click here” or “download,” our screen reader user was unable to decipher the 
meaning of the hyperlink without reading the surrounding text. When the hyperlink label contained 
nothing more than a long URL address, additional reading was once again necessary. Some web pages 
used the same text, such as "rubric," instructions," or "video," for links to different documents. 
Tables present a special challenge to screen reader users because screen readers read from top to bottom, 
left  to  right,  without  repeating  column  and  row  headings.  Thus,  large,  complicated  tables  can be 
extremely difficult to understand. Moreover, complex tables with merged cells can cause the screen 
reading software to read data out of order. Often, our screen reader user could not make any sense at all of 
a table. 
Some of our courses contained narrated PowerPoint lectures created with lecture capture applications 
(e.g., Articulate [47], Adobe Captivate [48]). Our screen reader user encountered several problems when 
listening to such lectures. He found it confusing to listen to the narration without knowing when the slides 
C# Word - Delete Word Document Page in C#.NET
doc.Save(outPutFilePath); Delete Consecutive Pages from Word in C#. int[] detelePageindexes = new int[] { 1, 3, 5, 7, 9 }; // Delete pages.
a pdf page cut; acrobat export pages from pdf
C# PDF metadata Library: add, remove, update PDF metadata in C#.
Allow C# Developers to Read, Add, Edit, Update and Delete PDF Metadata in .NET Project. Remove and delete metadata from PDF file.
extract page from pdf reader; convert selected pages of pdf to word online
Designing Online Courses for Screen Reader Users 
78                                                            Journal of Asynchronous Learning Networks, Volume 17: Issue 3 
were advancing. In cases where the creator of the lecture neglected to use slide headings, the table of 
contents generated by the application contained many missing entries, making it difficult to navigate 
through the lecture. Slides containing charts, graphs, and images often did not include an alternative text 
tag to explain the meaning or purpose of the image. 
Many online courses direct students to external websites to gather information and conduct research. 
Sometimes, students use these sites to interact with a database or run an animation. As our screen reader 
user moved through course content, he occasionally encountered websites that were partially or wholly 
inaccessible to his screen reader, thus making it problematic to complete an activity or assignment. At 
other times, he had to open or download a supplemental file (e.g., PDF file or Microsoft Word document), 
only to find it partially or completely inaccessible. When PDF files are created by scanning a printed 
page, they are not readable by a screen reader unless they are prepared using optical character recognition. 
These were the common patterns discovered in our accessibility review. They led to the development of 
the following guidelines that we incorporated into our own quality assurance process. 
IV.  RECOMMENDATIONS 
Based on the results of this study, we propose two primary sets of guidelines that are supported by 
research and best practices. First, design the course website to function like a road map that assists 
students in orienting themselves to the landscape of the course, helping them make optimal use of course 
landmarks. These observable course enhancements focus on the organization and navigation of course 
materials. Second, use metadata to create a solid foundation upon which to build course content. This 
second set of guidelines deals with behind-the-scenes coding. While all users (e.g., mobile technology 
users) will benefit from the appropriate use of metadata, the resulting changes are not observable to 
sighted users upon their initial review of the course materials. 
A. Provide a Road Map 
To  assist students in developing good navigational skills, course sites should be designed using an 
organizational structure that conveys clear and  useful  information, optimizes the affordances of the 
technological environment, and provides, to the greatest extent possible, an accessible student experience. 
Online courses can present barriers when the design and technology are not meticulously planned to 
consider the needs of all learners. Screen reader users usually navigate the online world in a low-vision or 
non-visual, non-spatial manner, and good information design must take this user experience into account. 
1.  Web Design 
Online courses should align with basic web design considerations, including high-contrast colors, plain 
backgrounds, and scalable text for low vision or color blind students. Buttons and links should be large 
enough to click and balanced with adequate white space. Fonts such as Verdana, Lucida, and Georgia are 
specifically recommended for reading on a computer screen [49]. Students should have access to all 
sections of the course at the start of the term, so that unique accessibility challenges can be discovered 
and addressed before students work too far into the course. While it is our responsibility to proactively 
design inclusive online courses, it is impossible to address every issue for every student. Within reason, 
students have the responsibility of checking a few weeks ahead of schedule for barriers to their progress. 
This advanced access will allow any disability support staff working with the student to reduce delays in 
providing student accommodations, such as specialized tutoring or document conversion. 
2.  Syllabus or Read Me First 
Each course should include a section offering students a clear, comprehensive road map explaining the 
location and function of all course elements. Some faculty describe this course structure in the syllabus 
while others use a separate “read me first” document. In either case, students should be able to visit one 
location to find information clearly describing the navigation elements, accessibility features, and known 
accessibility challenges as well as information about textbooks, websites, and a list of file formats for all 
supplemental materials. Instructors should select software and tools that are accessible to all students. For 
Designing Online Courses for Screen Reader Users
Journal of Asynchronous Learning Networks, Volume 17: Issue 3 
79 
example, VoiceThread [50] may not be accessible to all students. As noted by Zebehazy [46], students 
using screen readers review course materials in a scrolling, linear manner rather than jumping from 
assignments to reading materials or schedule due dates to grading rubric. Course developers can enhance 
the readability of their course by grouping all related information together. 
3.  Consistent and Predictable Layout 
In cases where individual courses are offered as part of an entire online program, all courses within the 
program’s curriculum should have consistent labels and section names with similar functions whenever 
possible. For example, the same menu navigation buttons should be used in every nursing or education 
course. Students become confused when the same module is referred to as a lesson or unit, rather than a 
module. 
Headings are the main navigation landmarks used by screen reader users to discover and revisit content. 
Headings are most effective when they lead users through all relevant content and allow users to quickly 
return to important parts of a page. Module or lesson headings (e.g., Objectives, Readings, and Lectures) 
should have meaningful names and form a consistent, predictable, and uncluttered structure in each 
page’s layout. 
Narrated lectures and other media files should be introduced with a short text statement specifying what 
content they contain; for example, audio only, video and slides, or slides only. This description helps 
students know they have accessed all the lecture components. If a supplemental website is not fully 
accessible  to  students,  then  the  specific  activity  students  are  required  to  perform  should  be  fully 
accessible. That is, the path to perform the assigned task must meet the WCAG guidelines, even if the 
other  parts  of  the larger  website do not. Any  special instructions required  to  ensure an  accessible 
experience should be included in the overall instructions for the activity. 
B. Use Metadata Effectively 
The purpose of metadata, a core concept in fields like library and information sciences, is to assist in the 
organized storage and retrieval of information as well as with the interoperability of data in different 
systems. Metadata contains machine-understandable information about computer-based data  or other 
digital resources. In other words, it is data about data [51]. When you hover your mouse over the name of 
a file on your computer, you see a small box with information about the size of the file, the type of file it 
is, the author of the file, and the date it was created or modified. This information is part of the metadata 
associated with that particular file.  
In the context of online course design, we find the concept of metadata helpful in guiding our thinking 
about how effectively a course site may be understood by a student using an assistive device like a screen 
reader. In other words, we view assistive devices as machines for which our metadata renders our courses 
more machine-understandable. Metadata is the information design layer that combines with the visual 
layout to communicate universally relevant information.  
1.  Alternative Text 
A common example of metadata is the addition of an alternative text tag to a computer-based image. 
When you add “alt text” to an image, you provide a short textual description of the image that can only be 
seen when the user hovers the computer mouse over the image. Alt text tags are important for visually-
impaired users who cannot see an image. If they use a screen reader, it will announce the alt tag instead of 
just skipping over the image. A lesson on the Civil War, for example, might include an image of Abraham 
Lincoln with an  alt text  tag that conveys the  information, “Portrait of Abraham Lincoln.” Alt text 
descriptions can be attached to images, charts, and graphics in HTML, PDF, DOC/DOCX (Microsoft 
Word), and PPT/PPTX (PowerPoint) file types. These tags should convey all of the information contained 
in the image that is necessary for students to achieve learning objectives. When students use images as 
part of an assignment that will be presented to the class, they should be instructed to attach an appropriate 
alt text tag. 
Designing Online Courses for Screen Reader Users 
80                                                            Journal of Asynchronous Learning Networks, Volume 17: Issue 3 
2.  Headings  
Unlike visual users, screen reader users can never take in the entire layout of a page at one time. Instead, 
screen reader users read through the page content one line of text at a time using the arrow keys, or 
explore pages using shortcut keys that enable navigation via screen elements, such as headings, links, or 
buttons. When creating headings on a page of text, whether working in HTML, PDF, or DOC/DOCX file 
formats, use the supplied heading metadata feature; e.g., use H1 tags to indicate heading level 1 on an 
HTML page. When headings are created this way, the screen reader can jump from one heading to the 
next, thus allowing the student to skim the page using just the headings. Keeping this in mind, headings 
should have meaningful names and form a consistent, predictable, and uncluttered structure in each 
page’s layout. Headings are the main navigation landmarks used by many screen reader users to discover 
and revisit content. Headings should both lead users through all relevant content and allow users to 
quickly return to important parts of a page. 
Of course, headings are also used to convey information to visual users. A centered, 20-point, boldface 
font may signal a title of a page or document. Similarly, a left flush, 12-point, italicized font may indicate 
a sub-heading of some kind. These informational qualities can be retained for use with a screen reader 
only by using the appropriate metadata mentioned in the previous paragraph, thus enabling both visual 
users and screen reader users to perceive the information intended by the author. When the intent is to 
convey such information, the goal is to ensure universal accessibility. Therefore, using boldfaceitalics
or color to convey important information without using the appropriate metadata should be avoided. 
(Attention screen reader users: the previous sentence displayed the word “boldface” in boldface, the word 
“italics” in italics, and the word “color” in a blue font.)  
3.  Hyperlinks 
Screen readers are able to identify hyperlinks so that skimming can be accomplished by jumping from 
hyperlink to hyperlink listed on a page. Thus, it is important to use meaningful link names that describe 
the link’s function without the context of other on-screen text. Do not use phrases such as “click here” or 
“download” as link names. For example, to have students access instructions about an essay assignment, 
it is better to say “before you begin, please download the essay instructions, than “before you begin, 
please download the  essay  instructions,”  or  “before  you  begin, click here to  download  the  essay 
instructions.” In a similar vein, do not use the same link name to refer to two or more different resources. 
In a lesson that includes both a journal article and video about workplace bullying, do not use the phrase 
“workplace bullying” for both. Do not use URLs as link names: because a screen reader reads every 
character of a URL, the true meaning of the link is often obscured. Instead, choose a meaningful name, 
like "Google" instead of https://www.google.com/, and attach the URL as a hyperlink to the name (e.g., 
Google).  
4.  Tables 
Tables present special challenges to screen readers. The rule of thumb when using tables is to keep them 
as simple as possible. The default reading order for a screen reader is left to right, top to bottom [49]. For 
example, a screen reader would read the contents of table 1 as “Group, Presentation Date, Group 1, March 
11, Group 2, March 11, Group 3, March 18, Group 4, March 18.” 
Group 
Presentation Date 
Group 1 
March 11 
Group 2 
March 11 
Group 3 
March 18 
Group 4 
March 18 
Table 1. Simple table with one header row, four data rows, and two data columns 
Designing Online Courses for Screen Reader Users
Journal of Asynchronous Learning Networks, Volume 17: Issue 3 
81 
Keeping a table simple means using only as many rows and columns as are absolutely necessary and 
avoiding merged data cells such as those contained in table 2. Although the data in this table convey the 
same information to a visual user, a screen reader would read the contents as “Group, Presentation Date, 
Group 1, March 11, Group 2, Group 3, March 18, Group 4.” Even with this minor change, the screen 
reader version becomes less understandable. 
The tables shown in these examples are data tables. Web developers working in HTML sometimes also 
use tables to accomplish page layout goals. That is, they position design elements within tables in order to 
display them in a particular format in a web browser. Although some accessibility guidelines recommend 
avoiding the use of such layout tables, the newer screen readers handle them well, as long as these tables 
do not use complex formatting, like merged cells [49]. The best practice when using tables for layout in 
HTML would be to check the reading order with a screen reader after you create the table. 
Group 
Presentation Date 
Group 1 
March 11 
Group 2 
Group 3 
March 18 
Group 4 
Table 2. Table with merged data cells in right column 
Because it is not always possible to avoid creating complex tables, there are ways to make such tables 
more screen reader friendly. In HTML, for example, the table header tag, TH, in combination with the 
SCOPE tag, can be used to associate the contents of each cell with the appropriate row and column 
heading so that the screen reader announces a heading for every data cell value it reads [49, 19]. To avoid 
overwhelming verbosity and clutter, these features should be used judiciously and always tested with a 
screen reader to make sure the intended outcome is achieved. CAPTION and SUMMARY tags are also 
available when making tables [49, 19]. The CAPTION tag can be used to provide a short title for a table, 
such as “Group Presentation Dates,” while a SUMMARY tag might contain the text “Group Presentations 
will be held on March 11 and March 18.”  
5.  Supplemental Files 
Online courses often contain hyperlinks to non-HTML supplemental documents. Applications commonly 
used to create these “second generation” [13] files are Microsoft Office [40, 52] for word processing, 
presentation, and spreadsheet files and Adobe Acrobat [39] for PDF files. Each of these applications has 
features that facilitate the creation of metadata and each has its own unique limitations that must be 
understood when creating course content. For example, when creating titles and headings in Microsoft 
Word, it is not enough to increase the font size and turn on a bold font style. In order for a screen reader 
to interpret a heading as such, the text of the heading must be created using the Styles feature. Microsoft 
Excel has a similar toolbar for inserting metadata into portions of a spreadsheet. Microsoft PowerPoint 
uses placeholders on its slide Layouts feature to ensure that files have correctly structured headings, lists, 
and proper reading order.  
Just as in HTML, the use of tables within Microsoft Office files creates difficulties for screen readers. 
Unfortunately, these applications  do  not  provide a means for  associating cell  contents  with header 
information [19]. Nor do they provide a convenient way of including metadata summaries. Therefore, 
keeping tables simple is one way to increase accessibility. Another is to create a summary for each table 
you use and weave it into the text associated with the table. And, as mentioned above, checking the 
reading order with a screen reader is recommended. 
Microsoft Word and PowerPoint are often used to create PDF files in Adobe Acrobat. When the original 
Microsoft files make use of the Styles feature mentioned above, the metadata automatically carries over to 
the resulting PDF file. For PDF files that have not been created in this way, a quick check will determine 
Designing Online Courses for Screen Reader Users 
82                                                            Journal of Asynchronous Learning Networks, Volume 17: Issue 3 
whether the text in a PDF file can be perceived by a screen reader: if you can perform a word search on a 
PDF file, the text is screen reader ready. If you cannot highlight individual words in a PDF file, that 
usually means that each page of the file is just an image. The situation can be corrected in Adobe Acrobat 
Pro by using the Optical Character Recognition feature and manually tagging titles and headings with the 
appropriate Adobe tags. Unlike the Microsoft Office applications, Adobe Acrobat Pro does have some 
functionality for associating table cell contents with header information. Like HTML, it uses tags that 
contain information about text and other elements within a file. As with HTML and the Microsoft 
applications, keeping tables simple and checking reading order with a screen reader are practices that will 
increase accessibility. 
Both  Microsoft  Office  and  Adobe  Acrobat  Pro  have  built-in  accessibility  checkers  that  will  yield 
accessibility compliance reports. HTML pages can also be subjected to an accessibility check by means of 
an application such as the Web Accessibility Evaluation [20] tool. Using these accessibility checkers is an 
excellent way to catch overlooked accessibility issues on a web page or within a supplemental file. 
However, as Bradbard and Peters [17] caution, “the true test of a Web site’s accessibility should be 
undertaken by disabled students” (p. 38). Developers with only a superficial understanding of screen 
readers cannot be expected to have the thorough understanding of disabled user behavior that design and 
testing requires. 
6.  Page Location Information 
Essentially, screen reading software presents page content as one long column of text. The visual cues 
offered by sidebars, bordered text boxes, and multiple text columns are not perceivable to screen readers. 
Be mindful that screen reading software may present page content and screen elements in a different 
reading order than the visual layout. Do not use spatial references like “top right” or “the navigation bar 
to your left” as the only way to identify content.  
V.  CONCLUSION 
Collaborating with a legally blind screen reader user was an enlightening experience for our course 
development  team. We grossly  underestimated  the time and  skill  needed to master screen reading 
software and developed tremendous respect for the patience required to access web-based materials 
through a synthesized voice. Although two of us had attended demonstrations of screen readers and even 
used screen reading software to read brief passages of on-screen content, it was not until we began 
collaborating with a skilled screen reader user that we realized the enormous difference between visually 
navigating a website and using a screen reader to do so. We began to understand what Chisholm and May 
[53] meant by “looking at the page through a straw” (p. 15). Ultimately, information design built on the 
behavior and experience of actual users is crucial to genuine accessibility. Perceivable content is just a 
minimum; truly accessible content should be designed to be fully navigable and understandable. 
Our research questions focused on (1) course features that presented problems for a screen reader user and 
(2) recommendations to address these problems. We discovered that many accessibility issues could be 
addressed by providing uniform, predictable course layouts. Explaining the road map or structure of the 
course in the syllabus and putting material in consistent, logical places within the course were just as 
important as following the WCAG recommendations for accessible web pages. Additionally, we came to 
understand that, for particular areas within web pages and supplemental documents, the effective use of 
metadata  can  assist  in  organizing  content,  signaling  important  information,  providing  alternative 
explanations, and illuminating what otherwise might be confusing or even invisible.   
We also came to realize that many of these design techniques can be implemented without the need for a 
particular set of advanced technical skills. The experience helped us to view course accessibility as an 
achievable goal and strengthened our commitment to provide inclusive materials for all students. It should 
be noted that our study focused on the experience of one screen reader user. We believe the study could 
and should be replicated with larger groups of students using screen readers to gain an even greater 
perspective from multiple users. 
Documents you may be interested
Documents you may be interested