File Format Guidelines for Management and Long-Term Retention of Electronic records 
Page 
23
RGB full-color photographic image                  Grayscale photographic image                     Bi-tonal photographic image
12
RGB full-color textual image   
Grayscale textual image 
Bi-tonal textual image
13
12
[African-American children line up outside of Albemarle Region bookmobile], Photograph, Public Library History Files, State Library of North Carolina, North Carolina 
Digital Collections, http://digital.ncdcr.gov/cdm4/item_viewer.php?CISOROOT=/p249901coll36&CISOPTR=195&CISOBOX=1&REC=5 (accessed 4/30/2012). 
Copy one page of pdf to another pdf - copy, paste, cut PDF pages in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Easy to Use C# Code to Extract PDF Pages, Copy Pages from One PDF File and Paste into Others
cut pages from pdf file; acrobat remove pages from pdf
Copy one page of pdf to another pdf - VB.NET PDF Page Extract Library: copy, paste, cut PDF pages in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Detailed VB.NET Guide for Extracting Pages from Microsoft PDF Doc
delete pages from pdf acrobat reader; extract pages from pdf reader
File Format Guidelines for Management and Long-Term Retention of Electronic records 
Page 
24
2.7.1 TIFF (.tif), uncompressed 
The Tagged Image File Format (TIFF) is the preferred preservation file format for raster images. Although the TIFF specification is owned by 
Adobe
®
Corporation, the format is fully documented, extensible, and widely adopted.
14
The State Archives recommends the use of TIFF v. 
6.0 uncompressed baseline RGB for color images, TIFF v. 6.0 uncompressed baseline grayscale for grayscale images, and TIFF v. 6.0 
Group IV/Huffman compressed baseline bi-tonal for typographic documents where there are no fine details, light markings, handwritten or 
pencil notations. This means that preservation TIFF files should be: 
1.
version 6.0, which was released in 1992 and is the most recent TIFF specification. TIFF 6.0 Supplement 2, which was released in 2002 
and introduced two additional compression schemes used when saving TIFF files in Adobe
®
Photoshop
®
, does not affect the 
recommended preservation format.
15
2.
baseline. This simply means that the minimum (or baseline) tags are present that make a TIFF file a TIFF file. If your file does not meet 
the minimum baseline tagging requirements, it is not a valid TIFF file and software may report that the file is corrupted when 
attempting to open it. Software will likely be able to save TIFF files at baseline by default. 
3.
RGB, grayscale, or bi-tonal, depending on the appearance of the analog original or encoding of the born-digital original. Baseline 
TIFF files have four configurations: bi-tonal (black and white), grayscale, palette-color (limited color palette), and full-color RGB. If 
your original records are color images (photos, maps, text with colored notations, or any born-digital image that originated in RGB), 
you should preserve that image as a full-color RGB TIFF file. If you are scanning grayscale documents (such as grayscale maps, 
typographic documents that are difficult to read or that have pencil markings, handwritten documents, etc.) or have born-digital 
images that originated in grayscale, you should save the images as uncompressed grayscale TIFF files. For scanned images of black 
and white typographic documents where visual detail is not important and there are no fine details, light markings, handwritten or 
pencil notations,  Group IV/Huffman bi-tonal (black and white) TIFF files may be used.  
13
“The Duty of Females in Relation to the Future Educational Interests of Our  ountry,” North Carolina Journal of Education, vol. 7 no. 4 (July 1864): 91, 
http://digital.ncdcr.gov/cdm4/document.php?CISOROOT=/p249901coll37&CISOPTR=14329&REC=1 (accessed 4/30/2012). 
14
TIFF Revision 6.0, June 3, 1992 http://partners.adobe.com/public/developer/en/tiff/TIFF6.pdf (access 4/30/2012). 
15
Adobe Photoshop
®
TIFF Technical Notes, March 22, 2002 http://partners.adobe.com/public/developer/en/tiff/TIFFphotoshop.pdf (accessed 4/30/2012). 
C# PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in C#.net, ASP.
C# developers can easily merge and append one PDF document to document imaging toolkit, also offers other advanced PDF document page processing and
delete pages from pdf without acrobat; extract pages pdf
VB.NET PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in vb.net
This guiding page will help you merge two or more PDF documents into a single one in a Visual Basic .NET imaging application.
delete pages out of a pdf file; convert selected pages of pdf to word online
File Format Guidelines for Management and Long-Term Retention of Electronic records 
Page 
25
Recommended TIFF file format  
Examples of original formats 
TIFF v. 6.0 uncompressed baseline RGB 
all born-digital color images,  
digitized color photographs,  
grayscale photographs where discoloration or sepia tone are of historic value, 
text with colored ink, paper, highlighting or annotations of value, 
color maps 
TIFF v. 6.0 uncompressed baseline grayscale 
all born-digital grayscale images, 
grayscale photographs without discoloration or sepia tone of historic value, 
handwritten text with no color of value, 
typographic text that is difficult to read in bi-tonal (black and white) scans 
TIFF v. 6.0 Group IV/Huffman compressed baseline bi-tonal  typographic text with clear printing where text is not fine or faint 
2.7.2 JPEG 2000 (.jp2) 
Joint Photographic Experts Group JPEG 2000 is an open, published ISO standard (ISO 15444-1:2004). TIFF has long been established as 
the archival preservation file format of choice for raster images, and JPEG 2000 is increasingly being considered a viable format as well. It 
is yet to be widely adopted, however, and the State Archives recommends JPEG 2000 with reservations. Agencies should use JPEG 
2000 as a preservation format only where staff with technical proficiency are familiar with the format and/or where JPEG 2000 is 
already in use in the office. Although JPEG 2000 is less widely adopted than TIFF, JPEG 2000 offers several advantages, including a highly 
efficient lossless encoding that allows for very high quality images at very low file sizes. There are three types of JPEG 2000 image file 
formats, the first of which is the most widely accepted for long-term preservation: 
JPEG 2000 Part 1 (JP2, .jp2) — International ISO standard ISO 15444-1:2004, JP2 is the core coding system and the most widely 
adopted by preservation institutions, including Library of Congress (LOC), Library and Archives Canada (LAC), the National Library 
VB.NET PDF copy, paste image library: copy, paste, cut PDF images
VB.NET: Copy and Paste Image in PDF Page. This VB.NET example shows how to copy an image from one page of PDF document and paste it into another page.
delete pages from pdf in preview; copy one page of pdf
C# PDF copy, paste image Library: copy, paste, cut PDF images in
This C#.NET example describes how to copy an image from one page of PDF document and paste it into another page. // Define input and output documents.
copy pdf page to clipboard; cut pages from pdf preview
File Format Guidelines for Management and Long-Term Retention of Electronic records 
Page 
26
of the Netherlands, the British Library, the Wellcome Library, the National Library of Norway, and the National Library of the Czech 
Republic.
16
JPEG 2000 Part 2 (JPX, .jpx, .jpf) — International ISO standard ISO 15444-2:2001, JPX is an extension of JP2 that allows for 
additional colorspaces, the specification of opacity, standardized metadata, multiple image data streams, and more non-contiguous 
internal organization of the image data.
17
Although the official MIME type extension is .jpf, some applications may save files as .jpx.
18
Library of Congress notes the following information in its recommendation of JPX alongside JP2 as a preservation format for still 
images: ´The JPX level of the JPEG2000 standard supports more effective color management than the level 1 format (JP2). 
JPEG2000 offers many options for choices of quality level, and storage order for the encoded image data (codestream). Future 
investigation is needed to determine whether particular options should be encouraged or avoided when the objective is responsible 
long-term custody.µ
19
16
“JPEG 2000 Part 1 (Core) jp2 File Format,” Sustainability of Digital Formats: Planning for Library of Congress Collections, 
http://www.digitalpreservation.gov/formats/fdd/fdd000143.shtml (accessed 05/02/2012); 
16
Library and Archives Canada (LAC), Local Digital Format Registry (LDFR): 
File Format Guidelines for Preservation and Long-term Storage, Version 1.0 (2010); R. Gillesse, J. Rog, & A. Verheusen, Alternative File Formats for Storing Master Images 
of Digitisation Projects (Den Haag: Koninklijke Bibliotheek, 2008) 
http://www.kb.nl/hrd/dd/dd_links_en_publicaties/publicaties/Alternative_File_Formats_for_Storing_Masters_2_1.pdf (accessed 5/2/2012); R. McLeod & P. 
Wheatley, Preservation Plan for Microsoft — Update Digital Preservation Team (London: British Library, 2007) 
http://www.bl.uk/aboutus/stratpolprog/ccare/introduction/digital/digpresmicro.pdf (accessed 5/2/2012); C. Henshaw, ICC profiles and LuraWave (London: 
Wellcome Library, 2010) jpeg2000wellcomelibrary.blogspot.com/2011/05/icc-profiles-and-lurawave.html (accessed 5/2/2012); National Library of Norway, 
Digitization of books in the National Library — methodology and lessons learned (Oslo: National Library of Norway, 2007) 
http://www.nb.no/content/download/2326/18198/version/1/file/digitizing-books_sep07.pdf
(accessed 5/2/2012); B. Vychodil, "JPEG2000 - Specifications for The National 
Library of the Czech Republic," Seminar JPEG 2000 for the Practitioner (London: Wellcome Trust, 16 Nov 2010) 
http://www.dpconline.org/component/docman/doc_download/520-jp2knov2010bedrich
(accessed 5/2/2012). 
17
“JPEG2000-hul Module,” Jhove http://hul.harvard.edu/jhove/jpeg2000-hul.html (accessed 5/2/2012). 
18
D. Singer, et al., “MIME Type Registrations for JPEG 2000 (ISO/IEC 15444),” April 2004 http://www.ietf.org/rfc/rfc3745.txt (accessed 5/2/2012). 
19
Table 2, Note 2, “Still Image:  urator’s View,” Sustainability of Digital Formats: Planning for Library of Congress Collections, 
http://digitalpreservation.gov/formats/content/still_curator.shtml  (accessed 05/02/2012). 
C# PDF Page Rotate Library: rotate PDF page permanently in C#.net
Imaging.Basic' or any other assembly or one of its Use C#.NET Demo Code to Rotate a PDF Page Using C# Copy this demo code to your C# application to rotate the
copy pdf page into word doc; combine pages of pdf documents into one
C# PDF Page Replace Library: replace PDF pages in C#.net, ASP.NET
Could not load file or assembly 'RasterEdge.Imaging.Basic' or any other assembly or one of its You can replace a PDF page with another PDF page from other
delete pages from pdf preview; extract pages from pdf file
File Format Guidelines for Management and Long-Term Retention of Electronic records 
Page 
27
JPEG 2000 Part 6 (JPM, .jpm) — International ISO standard ICO 15444-6:2003, and based on the Mixed Raster Content standard 
ICO/IEC 16485:2000, JPM is designed to combine bit-tonal and continuous-tone images into compound images. Library and Archives 
Canada (LAC) includes this format in their description of the recommended JPEG 2000 format.
20
2.8 Vector Images 
Whereas raster images are built by small dots of color, vector images are created mathematically with the geometry of points, lines, curves, and 
polygons. Raster images tend to be used for photographs and photo-realistic images, while vector images are used for structured pictures, such as 
architectural drawings, graphic designs, and engineering drawings. Vector images are also used widely in geospatial databases, which this section 
does not cover. For geospatial vector sets, see 2.13 Geospatial Vector Datasets
20
Library and Archives Canada (LAC), Local Digital Format Registry (LDFR): File Format Guidelines for Preservation and Long-term Storage, Version 1.0 (2010), 26. 
R
ASTER REPRESENTATION
V
ECTOR REPRESENTATION  
Image courtesy of Library and Archives Canada (LAC), Local Digital Format Registry (LDFR): File Format Guidelines for Preservation and Long-term 
Storage, Version 1.0 (2010), 25. 
VB.NET PDF Converter Library SDK to convert PDF to other file
One is to convert and render selected PDF pages or files to This tutorial page offers you a piece of vb.net demo You may directly copy and paste it into your vb
extract one page from pdf preview; export pages from pdf online
C# PowerPoint - Merge PowerPoint Documents in C#.NET
can easily merge and append one PowerPoint document to another PowerPoint document also offers other advanced PowerPoint document page processing and
extract pages from pdf online; cut pages from pdf online
File Format Guidelines for Management and Long-Term Retention of Electronic records 
Page 
28
2.8.1 Scalable Vector Graphics 1.1 (.svg) 
SVG is a widely adopted and open standard from W3C that is used for creating two-dimensional graphics in XML.
21
Its official description is 
as follows: ´SVG is a language for describing two-dimensional graphics in XML [
XML10
]. SVG allows for three types of graphic objects: vector 
graphic shapes (e.g., paths consisting of straight lines and curves), images and text. Graphical objects can be grouped, styled, transformed 
and composited into previously rendered objects. The feature set includes nested transformations, clipping paths, alpha masks, filter effects 
and template objects.µ
22
The National Archives of the UK writes,  
“SVG
SUPPORTS 
24-
BIT COLOUR
,
AND ALLOWS THE CREATION OF SOPHISTICATED DYNAMIC AND INTERACTIVE GRAPHICS
.
B
EING ENTIRELY 
XML-
BASED
,
IT ENJOYS THE ADVANTAGES OF EXTENSIBILITY
,
INTEROPERABILITY AND FLEXIBILITY
.
SVG
CAN BE EASILY MANIPULATED AND TRANSFORMED 
USING STANDARD 
XML
TOOLS
SVG
IS  AN  OPEN
,
NON
-
PROPRIETARY  FORMAT
.
I
 IS  RAPIDLY  BECOMING  A  MAJOR  STANDARD  FOR  VECTOR  IMAGERY
,
PARTICULARLY  ON  THE 
I
NTERNET
.
I
T IS WIDELY SUPPORTED BY ALL THE MAJOR VENDORS
,
AND A NUMBER OF FREE VIEWERS ARE AVAILABLE FOR OFF
/
ONLINE VIEWING
.”
23
2.8.2 AutoCAD
®
Drawing Interchange Format (.dxf) 
The Drawing Interchange Format was developed and is owned by Autodesk
®
, the producer of AutoCAD
®
. AutoCAD
®
’s native Drawing 
Format, DWG, is currently the de facto standard for vector graphics. The DWG format, however, is proprietary and has not been released. 
Autodesk
®
instead recommends the use of the Digital Interchange Format DXF for data exchanges. The DXF specification, which is revised 
alongside each release of AutoCAD
®
, was designed to be exchanged with other CAD applications. The format is owned by Autodesk
®
but 
freely available to use. The UK National Archives writes that ´DXF is a complex format, and the quality and sophistication of its 
implementation in different applications varies considerably. The frequent changes to the specification can also cause compatibility problems. 
In particular, users must be aware that some applications may read a DXF file whilst skipping unsupported features. This can lead to the loss 
of information in a manner that may not be obvious to the user.µ
24
The State Archives of North Carolina recommends that the AutoCAD
®
Drawing Interchange Format (.dxf) be used as a preservation format only where PDF/A or SVG are not appropriate. 
21
“Scalable Vector Graphics (SVG),” W3  http://www.w3.org/Graphics/SVG/ (accessed 5/2/2012). 
22
“Scalable Vector Graphics (SVG) 1.1 (Second Edition),” W3  (August 13, 2011) http://www.w3.org/TR/SVG11/ (accessed 5/2/2012). 
23
The National Archives, Graphics File Formats: Digital Preservation Note 4 (August, 2008), 13 http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/graphic-file-
formats.pdf (accessed 5/2/2012). 
24
The National Archives, Graphics File Formats: Digital Preservation Note 4 (August, 2008), 11-12 http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/graphic-file-
formats.pdf (accessed 5/2/2012). 
File Format Guidelines for Management and Long-Term Retention of Electronic records 
Page 
29
2.8.3 PDF/A-1a (.pdf) (ISO 19005-1 compliant PDF/A) 
PDF-Archival (more commonly known as PDF/A) is an international standard developed by the Association for Information and Image 
Management International (AIIM International) for the use of PDF files for archiving and preservation of electronic documents.  The State 
Archives of North Carolina recommends PDF/A, Version 1, full compliance (PDF/A-1a) as a preservation format for word processing 
documents and other files. For some images created in raster form, PDF/A-1a may be an appropriate preservation format, particularly for 
simple images where 2D visual rendering is more important than manipulability.
25
See also 2.1.1 PDF/A-1a (.pdf) (ISO 19005-1 compliant 
PDF/A)
2.9 Databases 
Databases contain structured data organized into fixed fields in computer-readable files. Today, nearly all databases are relational databases, in 
which data is contained in a series of formally-described and related tables from which data can easily be queried. A database management system 
(DBMS) refers to the software used to manage databases, rather than to the content of the databases themselves. Common DBMSs include Microsoft
®
Access
®
, Microsoft
®
SQL Server, and Oracle
® 
MySQL. Specialized fields like astronomy, social science, and engineering often utilize unique DBMSs. 
The database preservation category focuses not on the DBMSs, but on the formats designed for the exchange of data from one DBMS to another. 
2.9.1 Software Independent Archiving of Relational Databases (SIARD) 
The Software Independent Archiving of Relational Databases (SIARD) format was developed by the Swiss Federal Archives in response to the 
lack of a standardized archiving format for databases.
26
It is an XML-based format designed for the long-term preservation of relational 
database content. First introduced by the Swiss Federal Archives in 2004, it has since been further developed within the PLANETS project. In 
2008, the Swiss Federal Archives released a full-fledged version of the SIARD format with associated software.
27
25
For more information about PDF/A as a preservation format for vector images, see David Duce, Bob Hopgood, Mike Coyne, Mike Stapleton, and George Mallen, "SVG 
and the Preservation of Vector Images,” Digital Preservation and Records Management Programme of JISC, the Joint Information Systems Committee of the UK Higher 
Education ([2008]) http://www.svgopen.org/2008/papers/40-SVG_and_the_Preservation_of_Vector_Images/#d4e396 (accessed 5/8/2012);  Mike Coyne, David 
Duce, Bob Hopgood, George Mallen, Mike Stapleton, Study on the Significant Properties of Vector Images, JISC Digital Preservation Programme (11/27/2007) 
http://www.jisc.ac.uk/media/documents/programmes/preservation/vector_images.pdf (accessed 5/8/2012). 
26
Swiss Federal Archives, “SIARD Format Description” (09/30/2008) 
http://www.bar.admin.ch/dienstleistungen/00823/00825/index.html?lang=en&download=NHzLpZeg7t,lnp6I0NTU042l2Z6ln1ad1IZn4Z2qZpnO2Yuq2Z6gpJCDdIR8f
mym162epYbg2c_JjKbNoKSn6A and http://www.bar.admin.ch/dienstleistungen/00823/00825/index.html?lang=en (accessed 5/8/2012). 
27
Amir  ernstein, “Data Preservation: The International  hallenge and the Swiss Solution,” undated briefing paper, Swiss Federal Archives 
http://www.digitalpreservationeurope.eu/publications/briefs/database_preservation.pdf (accessed 5/8/2012). 
File Format Guidelines for Management and Long-Term Retention of Electronic records 
Page 
30
A SIARD archive is a single uncompressed ZIP container that holds two folders: a metadata folder and a content folder. The metadata folder 
contains an identification of the database, format version, lists of tables, views, routines, table constraints and triggers, SQL type, LOBs (Large 
Objects) names, and relations. The content folder holds the schema and table data in XML files.
28
2.9.2 Delimited Flat File (Plain Text) with DDL 
Delimited plain text files may be used for archiving simple database content or content from legacy database applications (see 2.2.1 Plain 
Text for acceptable encodings). Data fields should be delimited using commas, tabs, or another delimiter (see 2.2.1 Comma-separated file 
(.csv) and 2.2.2 Tab-delimited file (.csv)), rather than being stored as fixed-length flat files. 
In order that the data be identified and made comprehensible, at minimum there must be a data definition language (DDL) accompanying 
the database. Any additional contextual information transferred to the State Archiving accompanying the database (such as data dictionaries 
and relational diagrams) should be submitted in an appropriate preservation format. 
2.10 Presentations 
Presentations are image, text, and audio-based displays of information, usually in the form of a slide show. Common tools like Microsoft
®
PowerPoint
®
, OpenOffice.org Impress, Corel
®
Presentations, and Google Docs™ allow users to create, edit, and present such files. Presentations may 
include not only images, text, and audio, but also timed animations, hyperlinks, and click effects. Web-based applications like Google Docs™ allow 
for the online, collaborative creation of such presentations, and export files in common pre-existing formats.  
Although zooming presentations (or ZUIs, for zoom user interface) are available through tools like Prezi, these are not considered here within the 
scope of presentation file formats. 
2.10.1 OpenDocument Presentation (.odp) 
OpenDocument Presentation (.odp) is a sub-type of the OpenDocument Format (ODF), an open source file format for spreadsheets, charts, 
presentations, and word processing documents. Originally created by Sun Microsystems, the current standards were developed by the 
Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS) Open Document Format for Office Applications committee.  
The format is based on the XML format used by the OpenOffice.org office suite. The format is also published (in one of its version 1.0 
manifestations) as ISO/IED international standard 26300:2006. See also 2.1.2 OpenDocument Text (.odt) and 2.4.1 OpenDocument 
Spreadsheet (.ods)
28
Ibid. 
File Format Guidelines for Management and Long-Term Retention of Electronic records 
Page 
31
An OpenDocument Presentation ´fileµ with the .odp extension is actually a package of several files that have been compressed into a single 
ZIP file package. Within the zipped package are several separate files that represent the content of the document (including images, notes, 
and text), animations and click effects, themes, styles, layouts—as well as a manifest of the zip package files.  
2.10.2 PDF/A-1a (.pdf) (ISO 19005-1 compliant PDF/A) for presentations without animation 
PDF-Archival (more commonly known as PDF/A) is an international standard developed by the Association for Information and Image 
Management International (AIIM International) for the use of PDF files for archiving and preservation of electronic documents.  The State 
Archives of North Carolina recommends PDF/A, Version 1, full compliance (PDF/A-1a) as a preservation format for presentations without 
audio or animations.  See 2.1.1 PDF/A-1a (.pdf) (ISO 19005-1 compliant PDF/A)
2.11 Email 
State Agency Employees 
Pursuant to E.O. 18, Executive Branch state employees are required to retain all emails for ten years. Most agencies under E.O. 18 currently use a 
service called Mimosa, which automatically retains all email messages for ten years. Mimosa, however, does not fulfill state agencies’ records 
retention requirements. Although Mimosa automatically retains emails for a period of ten years, state agencies are also required to consult their 
records retention schedules and identify any emails with retention periods longer than ten years. When consulting records retention schedules, state 
agency employees should be aware that records are defined by content, not media. Thus, excepting the general state agency schedule, schedules 
will not include a record series titled simply ´email.µ Rather, email can contain several types of records. Examples include correspondence, meeting 
agendas, employee leave requests, conference materials, employee vehicle requests, law enforcement case files, and more.  
Currently, emails of state employees are delivered to the State Archives of North Carolina in the Microsoft
®
Outlook
®
Personal Storage Format (.pst), 
where they are then converted into XML for long-term preservation. The file format recommendations below are intended for local government 
employees. 
Local Government Employees 
Unlike state agency employees, local government employees are not affected by Executive Order 18, also known as E.O. 18. This executive order 
requires state agencies to retain email for ten years. Local government employees should consult their retention schedules to determine the retention 
periods for their emails. When consulting records retention schedules, local government employees should be aware that records are defined by 
content, not media. Thus, no schedule will not contain a record series titled simply ´email.µ Rather, email can contain several types of records. 
File Format Guidelines for Management and Long-Term Retention of Electronic records 
Page 
32
Examples include correspondence, meeting agendas, employee leave requests, conference materials, employee vehicle requests, law enforcement 
case files, and more. The following format recommendations are intended for local government employees. 
NOTE: Local government employees are not subject to E.O. 18, which requires that most state agency representatives retain 
email for ten years.  
NOTE: Most county and municipal email messages may be ´destroyed in office after administrative value ends.µ 
´Administrative value endsµ generally means ´when you don’t need them to do your job anymore.µ 
Formats: Multiple Emails & Email Accounts 
In common usage, ´emailµ is used to refer to one of two things: (1) an individual email message or (2) an entire email account, including 
messages, message folders, contacts, calendars, and tasks. Most email file formats are designed to either hold a single message, multiple 
messages, or an entire email account, including non-message data. This section discusses file formats that aggregate multiple email messages 
or contain entire accounts with non-message data. 
Agencies may consider retaining email in either form, depending on what records are contained within the email. Public records with long-
term retention may appear in several areas throughout an email account. For example, the Governor’s daily and monthly schedule file 
(permanent retention) might include an email calendar; county legal correspondence files (retain for 3 years after resolution) might include 
meeting invitations in an email calendar; municipal public relations file (retain 5 years) may include email messages arranged into folders 
such that the folders are valuable to retain as well. 
NOTE: Not all email clients allow entire accounts or aggregated messages to be exported. Certain email accounts 
may require that messages be individually.  
2.11.1 Microsoft
®
Outlook
®
Personal Storage Table (.pst) 
Documents you may be interested
Documents you may be interested