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PowerPoint 2013: Accessible 
Slideshows
Center for Effective Teaching and Learning | CETL 
Fine Arts 138 
cetl@calstatela.edu 
Cal State L.A. 
(323) 343-6594 
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Easy to Use C# Code to Extract PDF Pages, Copy Pages from One PDF File and Paste into Others
copy page from pdf; delete blank page from pdf
Convert selected pages of pdf to word online - VB.NET PDF Page Extract Library: copy, paste, cut PDF pages in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Detailed VB.NET Guide for Extracting Pages from Microsoft PDF Doc
cut pdf pages; cut pages from pdf
Table of Contents 
Scope of this Guide ........................................................................................................................................... 1
Structuring the Slideshow .................................................................................................................................. 1
Structuring Slide Content ................................................................................................................................... 1
Selecting a Layout When Creating New Slides .............................................................................................. 1
Adjusting the Layout on an Existing Slide....................................................................................................... 2
Use Layouts When Inserting Graphics, Charts, and Images .......................................................................... 2
Use Outline View to Check Slide Content ...................................................................................................... 3
Include Text Descriptions of Images and Graphics ............................................................................................ 4
Setting Alt Text for Images and Graphics ....................................................................................................... 4
Tips on Writing Text Descriptions ................................................................................................................... 4
Alt Text for Decorative Elements .................................................................................................................... 4
Formatting Slide Content ................................................................................................................................... 5
Punctuation .................................................................................................................................................... 5
Hyperlinks ...................................................................................................................................................... 5
Color and Contrast ......................................................................................................................................... 6
Allow PowerPoint to Format Bulleted and Numbered Lists ............................................................................. 6
Avoid Tables When Possible .......................................................................................................................... 6
Transitions and Animations ............................................................................................................................... 7
PowerPoint Notes Panel .................................................................................................................................... 7
PowerPoints with Video and Sound ................................................................................................................... 7
Embedded Video ........................................................................................................................................... 7
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Page | i 
C# PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in C#.net
page2 }; // Specify a position for inserting the selected pages. doc2.InsertPages( pages, pageIndex); // Output the new document Insert Blank Page to PDF File in
add or remove pages from pdf; copy pdf page into word doc
VB.NET PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in vb.
page2} ' Specify a position for inserting the selected pages. doc2.InsertPages(pages, pageIndex) ' Output the new document. Insert Blank Page to PDF File Using
cut pages from pdf preview; extract pages pdf preview
Audio Clips ..................................................................................................................................................... 7
Narrated Slideshows ...................................................................................................................................... 7
Accessibility Checker ......................................................................................................................................... 8
Preserve Accessibility When Creating a PDF .................................................................................................... 9
Preserve Speaker Notes ................................................................................................................................ 9
Avoid Printing to PDF ................................................................................................................................... 10
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Page | ii 
VB.NET PDF - Annotate PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
Support to insert note annotation to replace PDF text. Ability to insert a text note after selected text. VB.NET HTML5 PDF Viewer: Annotate PDF Online.
extract page from pdf file; copy pages from pdf to word
C# HTML5 PDF Viewer SDK to annotate PDF document online in C#.NET
Support to insert note annotation to replace PDF text. Ability to insert a text note after selected text. C# HTML5 PDF Viewer: Annotate PDF Online.
deleting pages from pdf; copy pages from pdf into new pdf
Scope of this Guide 
This guide will focus on making a PowerPoint slideshow accessible for students reviewing the material 
independently on a computer. Making a PowerPoint used in a live presentation accessible is outside the scope 
of this guide. To benefit the most from this guide, you should be familiar with creating and editing PowerPoints. 
Structuring the Slideshow 
Give your slideshow an easily understood structure by breaking the slideshow up into smaller sections. For 
each section, use the Section Header slide layout (layouts discussed below). Also, ensure that each slide has 
a title. If you feel the title takes up too much space, make the text smaller, but keep the title somewhere on the 
slide.  
Structuring Slide Content 
PowerPoint provides several different layouts for arranging slide content. Using these prebuilt layouts helps to 
structure content so that it is more compatible with assistive technology. Avoid creating freeform slides that do 
not use layouts. The content on these slides may not be discernable to users of assistive technology.   
Selecting a Layout When Creating New Slides 
When creating a new slide, select the desired layout using the bottom half of the New Slide button.  
CETL | PowerPoint 2013: Accessible Slideshows 
Page | 1 
VB.NET PDF Image Redact Library: redact selected PDF images in vb.
Text. PDF Export. Convert PDF to Word (.docx). Convert to Text. Convert PDF to JPEG. Convert PDF to Png Page: Create Thumbnails. Page: Insert PDF Pages. Page: Delete
copy one page of pdf; extract page from pdf acrobat
C# Word - Insert Blank Word Page in C#.NET
doc1 = new DOCXDocument(inputFilePath1); // Specify a position for inserting the selected page. Add and Insert Multiple Word Pages to Word Document Using C#.
deleting pages from pdf in reader; copy one page of pdf to another pdf
Adjusting the Layout on an Existing Slide 
When an existing slide layout needs to change, use the Slide Layout menu to adjust the slide.  
Use Layouts When Inserting Graphics, Charts, and Images 
When inserting graphics, charts, and images, use the insert buttons within the layout area. Although you can 
insert media using the Insert tab, the media will exist outside the structure of the layout and may create issues 
for users of assistive technology.  
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Page | 2 
C# PDF Page Rotate Library: rotate PDF page permanently in C#.net
Online C# class source codes enable the ability to rotate int rotateInDegree = 270; // Rotate the selected page. C#.NET Demo Code to Rotate All PDF Pages in C#
delete page from pdf document; delete page from pdf online
VB.NET PDF insert image library: insert images into PDF in vb.net
Access to freeware download and online VB.NET class to provide users the most individualized PDF page image as Png, Gif and TIFF, to any selected PDF page with
delete pages of pdf preview; extract page from pdf online
Use Outline View to Check Slide Content 
If you’re unsure whether all slide content is structured properly within a layout, use Outline View to check for 
free form content. All content critical to understanding the slideshow should appear in the outline.  
In the example below, the text within the textbox is not shown in the outline because it was created separately 
and apart from the layout. Only content within the layout structure is shown in the outline. The excluded text 
would need to move into the slide layout before becoming fully accessible. 
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Page | 3 
C# WPF PDF Viewer SDK to annotate PDF document in C#.NET
1. Highlight text. Click to highlight selected PDF text content. 2. Underline text. Click to underline selected PDF text. 3. Wavy underline text.
deleting pages from pdf file; delete blank page from pdf
VB.NET PDF - Annotate PDF with WPF PDF Viewer for VB.NET
1. Highlight text. Click to highlight selected PDF text content. 2. Underline text. Click to underline selected PDF text. 3. Wavy underline text.
cut pages out of pdf online; export one page of pdf preview
Include Text Descriptions of Images and Graphics 
For any image or graphic within the slideshow, be sure to include Alt Text, a text based description of the 
image or graphic. Assistive technology like a screen reader will read aloud the Alt Text for each image or 
graphic.  
Setting Alt Text for Images and Graphics 
1.  Right click on the image or graphic. 
2.  Click on the Format Picture menu item. 
3.  In the Format Picture panel, click on the Size and Properties button. 
4.  In the Description box, type in the image or graphic text description.  
Tips on Writing Text Descriptions 
Be as concise and accurate as possible, conveying in written words the function and content of the image or 
graphic. Avoid repeating the same information that may be found elsewhere near the image. For instance, if 
there is a lengthy written discussion of the image, don’t copy and paste all of that into the Description box.  
Also, don’t use the terms graphic or image in describing the object, unless the medium is important in 
conveying the meaning of the image.  
Alt Text for Decorative Elements 
A slideshow may use decorative elements, like a logo. These are non-essential graphic elements and if 
repeatedly used on multiple slides, should not have Alt Text. Provide Alt Text the first time the logo or other 
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Page | 4 
decorative elements appears in the slideshow. 
Formatting Slide Content 
Punctuation 
Be sure to include a period at the end of sentences even if using bullet points or another informal style. The 
period is important so that screen reading technology makes a full stop before continuing to read aloud the text 
on each slide.  
Hyperlinks 
Create hyperlinks with Display Text and avoid pasting in lengthy web addresses.  
1.  Type the Display Text and highlight the text. 
2.  Right click on the text and click on the Hyperlink menu item.  
3.  In the Insert Hyperlink window, paste in the link address in the Address field.  
If the slides will be printed, include the entire hyperlink, but place it in parentheses.  
Accessibility Technology Initiative (http://web.calstatela.edu/academic/aa/cetl/r/ati.php) 
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Page | 5 
Color and Contrast 
Using color in your slideshow is fine, but make sure when reproduced in grayscale, there is sufficient contrast 
between items. 
If color is the only distinguishing characteristic between two or more items, then consider using another 
method. To differentiate text, consider size, bold, and italics. For line graphs, use dotted or dashed lines. 
Exercise caution when presenting colored text with a colored background. Sufficient contrast must exist 
between the text and the background.  
Allow PowerPoint to Format Bulleted and Numbered Lists 
Use the Bulleted List and Numbered List function in PowerPoint to create lists. This will ensure the list adheres 
to a structure discernable by assistive technology. When using existing slide layouts, the text should be 
preformatted to use the automatically created lists. 
Avoid Tables When Possible 
The Table Properties option is not available in PowerPoint. If your table features a header row, there is 
currently no way in PowerPoint to flag the row as a header so that it is discernible by users of assistive 
technology. 
To make an accessible table with both column and row headers, you’ll need to use Adobe Acrobat 
Professional. You’ll still create your table in PowerPoint, but you’ll need to configure the table for accessibility 
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Page | 6 
in Acrobat after saving the slideshow as a PDF. For more information on Adobe Acrobat Professional, please 
refer to the Adobe Acrobat Accessibility Guide. 
Transitions and Animations 
It’s best to keep things simple, so avoid complex and fancy transitions and animations. In fact they may cause 
problems when the PowerPoint is saved as a PDF. Also disable automatic slide advancing.  
PowerPoint Notes Panel 
The notes panel can be useful for holding supplemental information that may not fit on the slide. Be sure to 
include a brief description of what the text in the notes panel supplements. Do not place images, graphics, or 
charts in the notes panel.  
PowerPoints with Video and Sound 
Embedded Video 
When including a video clip, ensure that the video is captioned. Or, when linking to a video hosted online, 
ensure that the video on the external website is captioned. Typically, video hosted on Youtube is captioned 
automatically. However, keep in mind that caption quality may be low.  
Audio Clips 
Provide a transcript of any audio used in the slideshow. Place the audio transcript in the notes panel of the 
presentation.  
Narrated Slideshows 
Narrating a PowerPoint slideshow presents unique challenges. Although PowerPoint offers tools to record 
voice over narration on each slide, it does not provide a way to caption the audio narration. Providing a 
transcript is insufficient, since the audio narration is typically timed with the presentation of information on each 
slide.  
Use Camtasia Studio to record the slideshow and your voice over narration. Camtasia provides tools for 
captioning the audio. In addition, Camtasia provides easy to use editing functionality in case audio needs to be 
trimmed or segments of the presentation need to be cut or redone. After recording and editing, the project can 
be published as a video file and uploaded to Youtube, where auto captioning is available. Please see the 
Camtasia Screen Recording Guide for more information.  
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