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Customize the User Interface
As you work with PowerPoint 2010, you will find you use certain commands far more than others.
This is often a function of your job role, the industry in which you work, or the type of presentation
you have been asked to deliver. Because you have developed a level of comfort working within
PowerPoint 2010, it may be to your advantage to customize the user interface to better suit your
needs. You may also find it advantageous to have multiple presentations open at the same time. This
will make comparing presentations, and copying and pasting slides or other content, far easier.
PowerPoint 2010 offers you a host of options for customizing the user interface, including the
ribbon. Putting in a bit of effort to configure the PowerPoint environment according to your work
flow can improve your efficiency and provide you with a more positive user experience.
The PowerPoint Options Dialog Box
The PowerPoint Options dialog box provides you with the various options for customizing the
PowerPoint user interface and for setting application options. The PowerPoint Options dialog box
is divided into nine tabs, which display the options for customizing your PowerPoint user
experience. You can access the PowerPoint Options dialog box by selecting File→Options.
Note: Logical Operations uses a streamlined notation for ribbon commands. They'll appear, for
example, as "Ribbon Tab→[Group]→Button or Control," as in "select
Home→Clipboard→Paste." If the group name isn't needed for navigation or there isn't a
group, it's omitted, as in "select File→Open."
Figure 1-1: The PowerPoint Options dialog box.
2  |  Microsoft® Office PowerPoint® 2010: Part 2
Lesson 1: Modifying the PowerPoint Environment  |  Topic A
The PowerPoint Options
Dialog Box
Do Not Duplicate or Distribute
Convert selected pages of pdf to word online - copy, paste, cut PDF pages in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Easy to Use C# Code to Extract PDF Pages, Copy Pages from One PDF File and Paste into Others
a pdf page cut; convert selected pages of pdf to word online
Convert selected pages of pdf to word online - VB.NET PDF Page Extract Library: copy, paste, cut PDF pages in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Detailed VB.NET Guide for Extracting Pages from Microsoft PDF Doc
extract pages pdf preview; cut paste pdf pages
Provides Options For:
Displaying the Mini toolbar, enabling Live Preview, enabling ClearType,
customizing the user interface color scheme, customizing screen tips, and
setting the user name and initials.
Customizing AutoCorrect and Spell Checker functionality. You can
specify which spelling and grammatical errors PowerPoint should
recognize, and how it should address them.
Determining file formats and customizing auto-save options. You can also
configure options for files stored on servers, and for sharing and merging
Selecting edit, display, Help, and screen tip languages.
Customizing editing features; cut, copy, and paste functionality; image
settings; display settings; slide show functionality; and print settings.
Customize Ribbon
Arranging, adding, deleting, and customizing tabs, groups, and commands
on the ribbon.
Quick Access
Adding, deleting, and arranging commands on the Quick Access Toolbar.
Viewing and managing installed applications that increase PowerPoint
Trust Center
Modifying the PowerPoint privacy and security settings.
The Customize Ribbon Tab
One of the quickest ways to improve your work flow is to customize the ribbon. The Customize
Ribbon tab in the PowerPoint Options dialog box provides you with the commands to create the
ideal ribbon environment to suit your needs. PowerPoint 2010 allows you to change the order of
tabs and groups on the ribbon. You can also create custom tabs and groups, and reorder the
commands on any of your custom groups. If you need to work from another computer, PowerPoint
2010 allows you to save ribbon customizations and import them on other machines.
Note: You can only add, remove, and reorder commands in custom groups. You can reorder all
tabs and groups.
Microsoft® Office PowerPoint® 2010: Part 2  |  3
Lesson 1: Modifying the PowerPoint Environment  |  Topic A
The Customize Ribbon
This is a good
opportunity to poll the
students about what
they like or dislike about
the ribbon. What would
they change? Use the
chat or whiteboard
features of your web
conferencing system if
polling isn't available.
Do Not Duplicate or Distribute
C# PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in C#.net
page2 }; // Specify a position for inserting the selected pages. doc2.InsertPages( pages, pageIndex); // Output the new document Insert Blank Page to PDF File in
convert few pages of pdf to word; delete pages from pdf acrobat
VB.NET PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in vb.
page2} ' Specify a position for inserting the selected pages. doc2.InsertPages(pages, pageIndex) ' Output the new document. Insert Blank Page to PDF File Using
acrobat export pages from pdf; export pages from pdf reader
Figure 1-2: The Customize Ribbon tab.
Customize Ribbon Tab Element
Choose Commands from Field
Populates the Choose commands from pane with
commands from various command categories, such as
popular commands, all commands, or commands from a
particular tab.
Choose Commands from Pane
Displays commands you can add to custom groups and
tabs on the ribbon.
Customize the Ribbon Field
Selects which tabs are available for customization. You can
select from among the main commands, all commands,
and tool (contextual) tabs.
Customize the Ribbon Pane
Displays tabs, groups, and commands as they appear on
the ribbon.
Moves the selected command in the Choose commands
from pane to the selected group in the Customize the
Ribbon pane.
Removes the selected command from its group in the
Customize the Ribbon pane.
Move Up
Moves a tab, a group, or a command up in the Customize
the Ribbon pane.
Move Down
Moves a tab, a group, or a command down in the
Customize the Ribbon pane.
New Tab
Creates a new tab.
New Group
Creates a new group.
4  |  Microsoft® Office PowerPoint® 2010: Part 2
Lesson 1: Modifying the PowerPoint Environment  |  Topic A
Do Not Duplicate or Distribute
VB.NET PDF - Annotate PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
Support to insert note annotation to replace PDF text. Ability to insert a text note after selected text. VB.NET HTML5 PDF Viewer: Annotate PDF Online.
add and delete pages from pdf; extract pdf pages
C# HTML5 PDF Viewer SDK to annotate PDF document online in C#.NET
Support to insert note annotation to replace PDF text. Ability to insert a text note after selected text. C# HTML5 PDF Viewer: Annotate PDF Online.
extract pages from pdf file online; cut pages from pdf reader
Customize Ribbon Tab Element
Allows you to rename a custom tab or group, or to rename
a command within a custom group.
Restores all or selected customizations to default settings.
Allows you to export customizations as a file or import
saved customizations to another computer.
The Customize the Ribbon Pane Hierarchy
The Customize the Ribbon pane is arranged in a tree hierarchy. The top level of the tree
represents the ribbon tabs. The groups are contained within the tabs, one level down in the
hierarchy. The commands are contained within the groups. Commands with a drop-down menu
contain another sub-level, which displays the commands that appear within the drop-down menu.
Figure 1-3: The tree hierarchy within the Customize the Ribbon pane.
The Customize Status Bar Menu
The Customize Status Bar menu allows you to select which status bar elements you want
displayed. You can access the Customize Status Bar menu by right-clicking anywhere along the
status bar.
Note: As non-traditional computing devices such as tablet computers support an increasing
number of applications, Logical Operations strives to produce courseware that is device
agnostic. However, some commands in PowerPoint 2010 are not available directly on the user
interface. In such cases, this course book will indicate the user should right-click, for example, to
access a particular command. Please reference the user manual for your particular device for
alternatives to the traditional mouse/keyboard commands.
Microsoft® Office PowerPoint® 2010: Part 2  |  5
Lesson 1: Modifying the PowerPoint Environment  |  Topic A
The Customize the
Ribbon Pane Hierarchy
The Customize Status
Bar Menu
Do Not Duplicate or Distribute
VB.NET PDF Image Redact Library: redact selected PDF images in vb.
Text. PDF Export. Convert PDF to Word (.docx). Convert to Text. Convert PDF to JPEG. Convert PDF to Png Page: Create Thumbnails. Page: Insert PDF Pages. Page: Delete
cut and paste pdf pages; deleting pages from pdf in reader
C# Word - Insert Blank Word Page in C#.NET
doc1 = new DOCXDocument(inputFilePath1); // Specify a position for inserting the selected page. Add and Insert Multiple Word Pages to Word Document Using C#.
delete pages from pdf reader; export pages from pdf acrobat
Figure 1-4: The Customize Status Bar menu.
Access the Checklist tile on your LogicalCHOICE course screen for reference
information and job aids on How to Customize the Ribbon and the Status Bar
6  |  Microsoft® Office PowerPoint® 2010: Part 2
Lesson 1: Modifying the PowerPoint Environment  |  Topic A
Do Not Duplicate or Distribute
C# PDF Page Rotate Library: rotate PDF page permanently in C#.net
Online C# class source codes enable the ability to rotate int rotateInDegree = 270; // Rotate the selected page. C#.NET Demo Code to Rotate All PDF Pages in C#
add or remove pages from pdf; cut pages from pdf online
VB.NET PDF insert image library: insert images into PDF in vb.net
Access to freeware download and online VB.NET class to provide users the most individualized PDF page image as Png, Gif and TIFF, to any selected PDF page with
delete blank pages from pdf file; extract pages from pdf online tool
Customizing the Ribbon and the Status Bar
You are the communications director for Develetech Industries, a manufacturer of home
electronics. Develetech is known as an innovative designer and producer of high-end televisions,
video game consoles, laptop and tablet computers, and mobile phones.
Develetech is a mid-sized company, employing approximately 2,000 residents of Green City and the
surrounding area. Develetech also contracts with a number of offshore organizations for
manufacturing and supply-chain support.
As the communications director, you are responsible for internal company communication and the
release of public information such as press releases and employment opportunities. In a typical
month, you are responsible for publication of the company newsletter, writing and distributing
company-wide or departmental communications, updating the entries on Develetech's employment
opportunity web page, responding to media requests for information, and distributing press releases
regarding new Develetech products.
You frequently use PowerPoint 2010 to deliver important information both internally and externally.
You are familiar with much of PowerPoint's functionality, but always strive to learn more in order to
better develop professional, engaging, and visually captivating presentations. You have discovered
several commands that you find useful, but that are not on the ribbon. You decide to create a tab to
have easy access to these commands, and to have a place to add commands as you discover more of
them. You have also noticed some "creative" names for themes built by some developers on your
staff. They aren't inappropriate, but you feel they could distract people from the message in your
department's communications. So, you decide to remove the theme name from the status bar.
1. Launch PowerPoint 2010.
2. Customize the status bar.
a) Right-click the status bar.
b) In the Customize Status Bar menu, deselect Theme.
c) Click outside the Customize Status Bar menu to close it.
d) Verify that the theme name no longer appears on the status bar.
3. Add a tab to the ribbon.
a) Select File→Options, and then select Customize Ribbon in the PowerPoint Options dialog box.
b) Select the New Tab button.
c) Select New Tab (Custom) in the Customize the Ribbon pane, and then select Rename.
d) In the Rename dialog box, type 
into the Display name field, and then select OK.
4. In the Customize the ribbon pane, select the Move Down button until the Favorites (Custom) tab
appears below the View tab to make the new tab the last tab on the ribbon.
5. Name the group in the Favorites tab.
a) In the Customize the Ribbon pane, select New Group (Custom) from the Favorites (Custom) tab,
and then select Rename.
b) In the Rename dialog box, type 
Favorite Commands
in the Display name field, and then select OK.
6. Add commands to the Favorites tab.
a) Select the Choose commands from down-arrow, and then select Commands Not in the Ribbon.
Microsoft® Office PowerPoint® 2010: Part 2  |  7
Lesson 1: Modifying the PowerPoint Environment  |  Topic A
Do Not Duplicate or Distribute
C# WPF PDF Viewer SDK to annotate PDF document in C#.NET
1. Highlight text. Click to highlight selected PDF text content. 2. Underline text. Click to underline selected PDF text. 3. Wavy underline text.
extract pages from pdf acrobat; extract pages from pdf files
VB.NET PDF - Annotate PDF with WPF PDF Viewer for VB.NET
1. Highlight text. Click to highlight selected PDF text content. 2. Underline text. Click to underline selected PDF text. 3. Wavy underline text.
copy pages from pdf to new pdf; copy web pages to pdf
b) In the Customize the Ribbon pane, ensure that the Favorite Commands (Custom) group is still
c) Scroll down in the Choose commands from pane, select Nudge Down, and then select the Add
d) Add the Nudge Left, Nudge Right, and Nudge Up commands to the Favorite Commands (Custom)
group, and then select OK.
7. Select the Favorites tab, and then verify that the new commands are displayed in the Favorite
Commands group.
The Window Group
PowerPoint 2010 allows you to work with multiple presentation windows at the same time. You can
also create a duplicate version of an open presentation. This allows you to simultaneously view
multiple slides from the same presentation in the Normal view. The Window group provides you
with the commands to work with and display multiple presentation windows. You can access the
Window group on the View tab.
Figure 1-5: The Window group.
Window Group
New Window
Creates a duplicate view of the presentation in a separate window. Once
a duplicate view is created, the original presentation's file name will
appear in the title bar with a ":1" after it. The duplicate view will appear
with a ":2" after the file name in the title bar. This continues with
subsequent open views.
Arrange All
Displays all open instances of PowerPoint 2010 on screen at the same
time. Each open instance of PowerPoint 2010 receives roughly the same
amount of screen space.
Displays all open instances of PowerPoint 2010 in a diagonal,
overlapping fashion. This allows you to view all of the presentation's title
bars simultaneously.
Move Split
Moves the splitters that separate the various sections of the PowerPoint
2010 user interface, allowing you to customize the amount of screen
space provided for the Left pane, the Slide pane, and the Notes pane.
The Move Split button is active only when the presentation is in the
Normal view.
8  |  Microsoft® Office PowerPoint® 2010: Part 2
Lesson 1: Modifying the PowerPoint Environment  |  Topic A
The Window Group
Do Not Duplicate or Distribute
Window Group
Switch Windows
Allows you to select the open instance of PowerPoint 2010 that you wish
to display on top of the others.
Access the Checklist tile on your LogicalCHOICE course screen for reference
information and job aids on How to Work with Multiple Windows Simultaneously
Microsoft® Office PowerPoint® 2010: Part 2  |  9
Lesson 1: Modifying the PowerPoint Environment  |  Topic A
Do Not Duplicate or Distribute
Working with Multiple Windows Simultaneously
Data Files
C:\091032Data\Modifying the PowerPoint Environment\Develetech press notification.pptx
C:\091032Data\Modifying the PowerPoint Environment\Develetech press notification_images
You are sending out a PowerPoint presentation to technology and computer magazines ahead of a
press release for Develetech's new product line. Because you want as many media outlets as possible
to cover the pending release, you'd like them to save the date. You asked a member of your team to
add some content that was not originally in the PowerPoint file you are using for the
communication. To make sure the content is in place before sending out the file, you will open the
original file and the finished one so you can view them side by side to ensure the change was made.
1. Launch the presentation files.
a) Open the C:\091032Data\Modifying the PowerPoint Environment\Develetech press notification.pptx
b) Open the C:\091032Data\Modifying the PowerPoint Environment\Develetech press
notification_images added.pptx file.
2. View the presentations side by side.
a) Select View→Window→Arrange All.
b) Review the presentations, verifying that the Develetech press notification_images added.pptx file
contains the additional slide.
3. Close both of the presentations by selecting the Close buttons in the PowerPoint 2010 windows, leaving
you with no open instances of the PowerPoint application.
10  |  Microsoft® Office PowerPoint® 2010: Part 2
Lesson 1: Modifying the PowerPoint Environment  |  Topic A
Time permitting, you can
encourage students to
open further instances of
PowerPoint 2010,
perhaps by using the
built-in templates, and to
experiment with the
various views from the
Window group. Which
do they find the most
useful? Why?
Do Not Duplicate or Distribute
Set PowerPoint 2010 Options
It's happened to nearly everyone who has ever worked with a computer: You spend a lot of time
working on a file, but forget to save your work. Suddenly, the power goes out, your computer
crashes, or you encounter some other critical error. Lost work doesn't only mean lost time. Many
times you're unable to recapture the essence of what you worked so hard to create. When these
moments occur, all does not have to be lost.
In addition to providing you with the ability to modify the user interface, PowerPoint 2010 allows
you to configure a multitude of options to control how the application behaves. PowerPoint can
save files for you as you work, in whichever file format you choose, and place them wherever you
would like them to be stored. And, your ability to configure PowerPoint goes well beyond file
management. Understanding how to make PowerPoint work for you means you can focus on what's
really important: delivering your message.
The Save Options
PowerPoint 2010 provides you with a number of Save options that you can configure to change
how and where you save your files. You can also control how files are saved and merged when you
and your colleagues work on a presentation simultaneously. The Save options are divided into four
sections. You can access the Save options from the Save tab on the PowerPoint Options dialog
Save Option Section
Allows You To
Save Presentations
Determine the file format for saved presentations, and
enable and configure AutoRecover settings.
Offline Editing Options for
Document Management Server Files
Select a location to save files that you have checked out
of a document management server to work on offline.
File Merge Options for Shared
Document Management Server Files
Determine whether or not to review and accept changes
from other authors working on a co-authored
presentation before merging the changes with your
Preserve Fidelity When Sharing This
Embed fonts in a presentation file so they are available
if the presentation is opened on a computer that doesn't
have the fonts installed.
Advanced Options
PowerPoint 2010 provides you with many Advanced options, allowing you to optimize editing,
printing, display, and other functionality to suit your needs. You can access the Advanced options
from the Advanced tab on the PowerPoint Options dialog box. The Advanced options are
divided into eight sections.
Advanced Option Section
Provides Options For:
Editing Options
Selecting, dragging, and dropping text; and for setting the number
of times an action can be undone.
Cut, Copy, and Paste
Displaying paste options when pasting, and for using smart cut and
Microsoft® Office PowerPoint® 2010: Part 2  |  11
Lesson 1: Modifying the PowerPoint Environment  |  Topic B
The Save Options
The Advanced Options
Do Not Duplicate or Distribute
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