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Final IRC §263(a) Tangible Property Regulations: Technical Update 
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Restoration Examples 
Replacement of the entire roof (decking, insulation) 
{Example 14} 
Replace chiller in office HVAC system (consists of 
one chiller, one boiler, pumps, duct work, diffusers, 
air handlers) {Example 16} 
Replacement of sprinkler system in a building 
{Example 19} 
Retail business replaces the plumbing fixtures in all 
of its restrooms (no piping) {Example 22} 
Hotel replaces all bathtubs, sinks in hotel rooms in 4 
of the 20 floors; intends to complete renovation of 
the remaining rooms over next 2 years {Example 23} 
Replaces 200 of the 300 exterior windows (total 
windows are 25% of the building surface area) 
{Example 26} 
Replaces 100 of 300 windows, but the windows 
cover 90% of the building surface {Example 27} 
Replace all floors in the public areas of a hotel – 
public areas represent 40% sq ft {Example 29} 
Replacement of waterproof rubber membrane 
{Example 15} 
Replacement of one furnace – HVAC system consists 
of 3 furnaces, duct work, etc. {Example 16} 
Replacement of 3 of 10 rooftop units in HVAC system 
– HVAC system consists of 10 rooftop units, 
ductwork, etc. {Example 18} 
Replace 30% of wiring to meet building code 
{Example 21} 
Replace 8 of 20 sinks in restrooms in a retail store 
(no piping) {Example 23} 
Replace 100 of 300 exterior windows (windows cover 
25% of exterior surface) {Example 25} 
Replace flooring in lobby – 10% of the sq. ft. of the 
entire hotel building {Example 29} 
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Book Capitalization Election  
Election to Follow Book 
Taxpayers may elect to capitalize repair and maintenance consistent with those 
capitalized on its books and records 
• Annual election to treat repairs and maintenance as improvements, 
• Election applies to ALL amounts paid for repairs and maintenance that are 
capitalized on the taxpayers books and records. 
• Election is irrevocable 
• Amounts expensed on books and records remain subject to the Code and regulations 
and must be analyzed for compliance 
• May elect back to 2012 through amended returns 
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Small Taxpayers 
Safe Harbor 
New Safe Harbor provided for small taxpayers: 
• Election to not capitalize repairs, maintenance, or improvements 
• Applies to taxpayers with three-year average gross receipts not to exceed $10 million 
• Applies to owned or leased buildings with unadjusted basis not to exceed $1 million 
• Total amount paid during the tax year for repairs, maintenance, and improvements 
cannot exceed the lessor of: 
2% of the unadjusted basis of the building, or 
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Page 44 
Small Taxpayers 
Small taxpayer with three-year average gross receipts of $8 million owns Building A with an 
unadjusted basis of $1.5 million and Building B with an unadjusted basis of $900,000 
• Safe Harbor applies to taxpayer as average gross receipts are less than $10 million 
• Safe Harbor does not apply to Building A as unadjusted basis is greater than $1 
• Safe Harbor applies to Building B as unadjusted basis is less than $1 million 
Taxpayer can elect to not capitalize repairs, maintenance, or improvements 
Total amount paid during the tax year for repairs, maintenance, and 
improvements to Building B cannot exceed $10,000 which is the lesser of 2% 
of the unadjusted basis of the building ($18,000) or $10,000 
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Routine Maintenance Safe Harbor  
Real and Personal Property 
Amount paid is deemed NOT to improve the UOP if it is for the recurring activities 
that a taxpayer expects to perform as a result of the taxpayer’s use of the UOP “to 
keep” the UOP in its ordinarily efficient operating condition 
• Routine maintenance for non-building property: activity is expected to be performed 
more than once during the ADS class life 
• Expanded to include routine maintenance for building property – substitute 10-
year period  for ADS class life 
• Does not apply to: 
Restoration standards relating to loss on replaced component, casualty loss, 
and restoration from a state of disrepair 
Network assets 
Certain rotable spare parts 
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Page 46 
Routine Maintenance Safe Harbor 
Taxpayers are permitted to deduct costs as routine maintenance under this safe harbor if the 
following tests are met: 
Did the taxpayer 
expect to incur 
these costs more 
than once during 
the asset’s class 
life or if building, 
more than once 
during 10-yr 
Did the activities 
include costs 
activities such as 
testing and 
replacement of 
components with 
Were the costs to 
keep the UOP in 
ordinary operation 
Were the 
performed as a 
result of the 
taxpayers use of 
the property? 
Were costs 
incurred for 
on a UOP? 
Maintenance Safe 
does not apply 
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Routine Maintenance and Safe Harbor 
Example: Building 
• Investor purchases a shopping mall in 20X2 
• When the shopping mall was placed in service, Investor expected replace escalator 
handrails every four years.  
Escalator handrails 
replaced in year 4 
The cost is DEDUCTIBLE 
under the routine 
maintenance safe harbor 
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Casualty Loss Rule 
• Elective casualty loss or current-year repair deduction has been removed 
• Amount required to be capitalized as a restoration of damage to a UOP is limited to the 
excess of 
The adjusted basis in the single identified property at the time of the casualty 
Amount paid for the restoration of damage to the UOP from the casualty that 
would otherwise be a capital improvement  
• Total deduction between the section 165 casualty loss and repairs cannot exceed out-of-
pocket costs incurred in the year of the casualty event 
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Improvements to Property 
Industry Concerns 
• Look for opportunities to apply the routine maintenance safe harbor to activities 
performed more than once in a 10-year period  
• Identify real property remodel, refresh, and renovation activities may be deductible 
repair or maintenance, e.g. retail store refresh, office “restack” 
• Consider filing accounting method change to apply repair and maintenance standards to 
prior years to accelerate deductions to the current tax year 
• Consider electing to follow book capitalization methods for simplicity 
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Dispositions of Property 
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