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ASX CORPORATE ACTIONS STRAIGHT THROUGH PROCESSING 
ONLINE FORMS FOR ANNOUNCING 
CORPORATE ACTIONS 
USER GUIDE 
V2.0 September 2014
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ASX ONLINE FORMS USER GUIDE 
V2.0  
Page 2 of 69  
Contents 
1
Background ...................................................................................................................................................... 4
2
Objectives ........................................................................................................................................................ 4
3
Summary of ASX rule framework & other sources of information about online forms ...................................... 4
4
System requirements and user access ............................................................................................................ 6
5
When you must use an online form to announce a corporate action ............................................................... 7
6
When you don’t need to use an online form ..................................................................................................... 7
6.1
Wholesale debt securities ..................................................................................................................... 7
6.2
Waivers ................................................................................................................................................. 7
6.3
Announcements of “corporate calendars” or financial reporting timetables........................................... 8
6.4
Foreign issuers of ETFs and ETFs that do not follow standard ASX Listing Rule timetables ............... 8
6.5
Calls and in specie return of capital ...................................................................................................... 8
6.6
Insufficient detail or certainty regarding the corporate action ................................................................ 8
6.7
Concurrent corporate actions ................................................................................................................ 8
7
Online forms and other ASX-required announcements relating to dividends/distributions ............................... 8
8
Accessing online forms .................................................................................................................................... 9
8.1
Accessing online forms ......................................................................................................................... 9
8.2
Session time-out ................................................................................................................................. 11
9
Creating and completing online forms ............................................................................................................ 11
9.1
Process flow ........................................................................................................................................ 11
9.2
Create online forms ............................................................................................................................. 12
9.3
Form structure and navigation............................................................................................................. 13
9.3.1
Cascading structure .......................................................................................................................... 13
9.4
Information icon ................................................................................................................................... 14
9.5
Hints .................................................................................................................................................... 15
9.6
Pre-population ..................................................................................................................................... 16
9.7
Selection from drop down menus ........................................................................................................ 17
9.7.1
Issuer registration number ................................................................................................................ 18
9.7.2
Security Code.................................................................................................................................... 18
9.8
Auto calculation ................................................................................................................................... 18
9.9
Field input formats ............................................................................................................................... 18
9.9.1
Do not enter N/A or zero into non-applicable fields ........................................................................... 18
9.10
Date fields ........................................................................................................................................... 18
9.10.1
Autocalculation of date fields for timetables .................................................................................. 20
9.11
Add row feature ................................................................................................................................... 20
9.12
Information, warning and error messages ........................................................................................... 21
9.12.1
Black information messages ......................................................................................................... 21
9.12.2
Orange warning messages ........................................................................................................... 23
9.12.3
Red error messages ..................................................................................................................... 26
10
Saving, reviewing and submitting online forms .............................................................................................. 28
10.1
Saving a draft form .............................................................................................................................. 28
10.2
Reviewing the content of an online form ............................................................................................. 29
10.3
Create draft PDF feature ..................................................................................................................... 31
10.4
Submitting an online form (for release to market) ............................................................................... 32
11
What happens after you submit an online form (acknowledgement of submission) ....................................... 33
11.1
Announcement header text ................................................................................................................. 33
12
Manage Online Forms screen ........................................................................................................................ 34
12.1
Tracking the progress of a submitted form .......................................................................................... 35
12.2
Modifying drafts ................................................................................................................................... 36
12.3
Comments feature ............................................................................................................................... 36
12.4
Delete feature ...................................................................................................................................... 40
13
Status of announcements screen ................................................................................................................... 40
14
What happens if you submit an online form in error ....................................................................................... 40
15
Updating a corporate action initially announced through an online form ........................................................ 41
15.1
Mandatory updates ............................................................................................................................. 43
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ASX ONLINE FORMS USER GUIDE 
V2.0  
Page 3 of 69  
15.1.1
Conditions ..................................................................................................................................... 43
15.1.2
Estimates ...................................................................................................................................... 43
15.2
Submission of an update announcement ............................................................................................ 44
15.3
PDF announcement of an update ....................................................................................................... 44
16
Cancelling a corporate action initially announced through an online form ..................................................... 44
16.1
Submission of a cancel announcement ............................................................................................... 45
16.2
PDF announcement of an update ....................................................................................................... 45
17
Concurrent corporate action constraint .......................................................................................................... 46
18
Features specific to particular corporate actions ............................................................................................ 46
18.1
Dividends ............................................................................................................................................ 46
18.1.1
“Amount field” – question 2A.9 ..................................................................................................... 46
18.1.2
Estimated dividend/distribution for units of trusts, preference securities and units ETFs ............. 47
18.1.3
Franking and Conduit Foreign Income information ....................................................................... 49
18.1.4
Withholding tax ............................................................................................................................. 51
18.1.5
DRP and other plan data .............................................................................................................. 51
18.1.6
Supplementary Dividend for NZ Issuers ....................................................................................... 51
18.2
Interest payments ................................................................................................................................ 52
18.2.1
Period between payment date and record date ............................................................................ 52
18.3
Return of capital (cash) ....................................................................................................................... 53
18.3.1
Changes to option pricing as a result of the return of capital ........................................................ 53
18.4
Security splits/consolidations .............................................................................................................. 54
18.4.1
Multiple securities as part of announcement................................................................................. 54
18.4.2
Ratios for questions 4.1a or 4.1b .................................................................................................. 54
18.4.3
ISIN for foreign entities ................................................................................................................. 54
18.4.4
Specific concurrency for security splits/consolidations ................................................................. 54
18.5
Which form should you use? ............................................................................................................... 54
ANNEXURE A – Fields which generate internal flags for ASX following an orange warning message .................. 55
ANNEXURE B – List of mandatory fields for each online form ............................................................................... 58
ANNEXURE C – Limitations relating to the use of online forms by issuers of exchange traded funds ................... 67
ANNEXURE D – Information about ISINs for foreign entities ................................................................................. 68
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convert PDF to text, VB.NET extract PDF pages, VB.NET comment annotate PDF, VB.NET delete PDF pages, VB.NET WPF PDF Viewer is an advanced PDF tool, which is
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ASX ONLINE FORMS USER GUIDE 
V2.0  
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1
Background 
ASX Online Companies (“ASX Online”) is ASX’s system for the electronic lodgement and dissemination of market 
announcements by listed entities.1  Listed entities are required to lodge an announcement to the market by 
uploading a PDF file of the announcement to ASX Online. 
 On 22 September 2014 ASX introduced a process for straight through processing of certain corporate action 
announcements.  This process requires that listed entities notify certain corporate actions using an online form 
accessible through ASX Online, instead of uploading a PDF announcement2.  
 The benefits of adopting an online form process include: 
Work flow for announcement of a new, updated or cancelled corporate action
Automatic production of an equivalent PDF announcement, in draft and post submission.
Incorporation of online form announcements with existing status of announcement functionality
In-form validation of listed entity answers with regard to format, timetable dates
In-form help and hints to assist the listed entity to understand the nature of the question
Presentation of questions relevant to that corporate action and specific  circumstances for that security
Pre-population of certain information in the form based on issuer and security data held in ASX database 
Consistency of presentation of corporate action information to listed entities, and to the market
 When a listed entity announces a corporate action via an online form and the equivalent PDF announcement is 
released to market, ASX will automatically capture the data contained in that announcement as a corporate action 
record against the relevant security. This process replaces the otherwise manual process undertaken by ASX to 
capture corporate action information announced in PDF format by listed entities. That corporate action data is then 
used to inform other ASX systems such as ASX Trade and CHESS, as well as market information subscribers.  
  2
Objectives 
The purpose of this user guide is to inform listed entities3: 
when they must use an online form to announce a corporate action to the market; 
how and where to access online forms for this purpose;  
how to use online forms (create, save, annotate, modify, lodge, update and cancel);  
what happens after you lodge an online form;  
what to do if you are having trouble with an online form; and 
what other information is available to assist you with online forms. 
 3
Summary of ASX rule framework & other sources of information about online 
forms 
Effective 22 September 2014 ASX Listing Rule 15.3 (b) states “Unless ASX agrees otherwise, where ASX makes 
available an online form relating to a matter, a document for release to the market in relation to that matter must 
be generated by completing the relevant online form and lodging it through the facility provided by ASX to lodge 
the online form”.  ASX has made available online forms in respect of certain corporate actions, described in new 
Appendices to the ASX Listing Rules.  ASX Listing Rule 3.20.4 states that “Unless ASX agrees otherwise, an 
entity must provide the information in the numbered parts to Appendix 3A within the timeframes specified therein.”  
Appendices that are available as online forms will be annotated as such in the hard copy ASX Listing Rules. 
1 Certain other entities that make announcements concerning listed entities may also access ASX Online Companies, for 
example superannuation funds & other investment bodies, advising substantial holdings in listed entities under the 
Corporations Act and non-listed issuers of ASX traded products such as ETFs. 
2  Issuers of ETFs who are able to use online forms are also required to do so under the ASX Market Rules - see “When you 
must use an online form to announce a corporate action” below. 
3 and issuers of ETFs. 
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convert PDF to text, VB.NET extract PDF pages, VB.NET comment annotate PDF, VB.NET delete PDF pages, VB.NET An advanced PDF converter tool, which supports to
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ASX ONLINE FORMS USER GUIDE 
V2.0  
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 Diagram 1 
 ASX has made available online forms for the following matters: 
Appendix 3A.1: Notification of dividend/distribution 
Appendix 3A.2: Notification of interest payment & interest rate change 
Appendix 3A.3: Notification of reorganisation of capital – consolidation or split 
Appendix 3A.4: Notification of reorganisation of capital – return of capital (cash) 
 The above Appendices set out the information requirements and timeframes which are embodied in the 
corresponding online forms.   
 Accordingly entities should announce the above corporate actions using the online forms or submit and online 
form at the same time as announcing the corporate action if it is announced in another document (for example a 
PDF announcement containing background and rationale for the corporate action or in respect of a dividend, in an 
Appendix 4D (half yearly report), Appendix 4E (preliminary final report), Appendix 4F (change of balance date 
12 month period report). 
 There are two additional numbered parts to Appendix 3A: 
Appendix 3A.5: Notification of reorganisation of capital – return of capital by way of in-specie distribution of 
securities in another entity 
Appendix 3A.6: Notification of call – no liability company or call/instalment – entities except no liability 
companies 
 There are no corresponding online forms for these two Appendices so matters relating to those Appendices 
should simply be dealt with by filling out the relevant Appendix in Microsoft Word, converting the document to PDF 
format and lodging the PDF document as a market announcement. 
 ASX Listing Rule 15.3 (c) states “Unless ASX agrees otherwise, where an entity has lodged an online form in 
respect of a matter, any change to the information in the online form must be made by lodging an online form 
which is an update to or cancellation of the original online form”.   
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As the new numbered Parts to Appendix 3A relate to corporate actions with specified timetables in the ASX Listing 
Rules, they cross reference the ASX Listing Rule Appendices that deal with timetables as follows: 
Corporate action forms (Appendices 3A.1
-
3A.6)
Timetable Appendix
Appendix 3A.1: Notification of dividend/distribution
Appendix 3A.2: Notification of interest payment & interest rate change 
Appendix 3A.6: Notification of call – no liability company or call/instalment – entities except 
no liability companies
Appendix 6A
Appendix 3A.3: Notification of reorganisation of capital 
consolidation or split, 
Appendix 3A.4: Notification of reorganisation of capital – return of capital (cash) 
Appendix 3A.5: Notification of reorganisation of capital – return of capital by way of in-
specie distribution 
of securities in another entity
Appendix 7A
ASX also sets out information about online forms in ASX Listing Rule Guidance Note 20 ASX Online including the 
requirement to generate some announcements by way of online form, the ASX system generated headers for 
online form announcements and the “ASX policy requirements for use of electronic lodgement facility and entity 
details facility”.  The policy requirements form part of the agreement between listed entities and ASX regarding the 
use of ASX Online.  They require listed entities to use online forms in the ways set out in the ASX Listing Rules as 
well as noting that ASX will give precedence to information lodged by way of an online form over information 
lodged by way of PDF where the two are contradictory.  ASX Listing Rule Guidance Note 14 ASX Market 
Announcements Platform sets out how the ASX Market Announcements Office processes announcements for 
release to the market including announcements that are generated from an online form, and the order in which 
financial results announcements should be lodged including the online form for a dividend or distribution 
(Appendix 3A.1). 
 In addition to the above ASX has created an online tutorial which demonstrates how online forms work.  This 
tutorial is available from the Companies Log in page on ASX Online (refer to Online forms webinar link) or from 
the Create Online Forms page (refer to ASX Online Forms Webinar link).   
  4
System requirements and user access  
The system requirements are no different to the existing system requirements to use ASX Online, namely a 
computer and access to the internet through a compatible web browser.  You will also need software that allows 
you to access PDF documents4. 
 ASX Online is compatible with the following browsers: 
Internet Explorer - version 8+ (9+ recommended) 
Firefox - latest version 
Chrome - latest version 
Opera - latest version 
Safari - latest version 
 Only users that have been granted permission for “Announcement lodgement” in ASX Online can access, edit and 
submit online forms. This role is the same as that assigned to users for the lodgement of PDF announcements. 
4 For the purpose of lodging announcements that are not online forms you will also need software that enables you to create 
PDF documents. 
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 5
When you must use an online form to announce a corporate action 
When ASX makes an online form available to announce a corporate action, listed entities must use the online 
form to announce a corporate action of that type unless ASX advises them otherwise.  When a corporate action 
has been first announced by an online form any subsequent updates to or cancellation of the corporate action 
must also be done by online form.5 
 Currently the following corporate actions must be announced by way of completion and submission of an online 
form: 
Dividend/distribution (refer ASX Listing Rule Appendix 3A.1) 
Interest payment & interest rate change (refer ASX Listing Rule Appendix 3A.2) 
Re-organisation of capital - security consolidation or split (refer ASX Listing Rule Appendix 3A.3) 
Re-organisation of capital - return of capital (cash) (refer ASX Listing Rule Appendix 3A.4) 
 Where online forms apply to corporate actions, generally, a separate online form is required to be completed and 
submitted for each security to which the announced corporate action applies (with the exception of security 
consolidations and security splits in which case one online form announces the corporate action and how it will 
affect all entity-issued securities).  A separate online form is required where a security may rank on a different 
basis for the corporate action – for example in respect of a dividend or distribution where the entity has securities 
on issue which will receive a lower or pro rata amount due to their issue part way through the period to which the 
dividend or distribution relates. 
 Issuers of ETFs which follow the standard ASX Listing Rule timetable requirements are required to use the online 
forms to announce the prescribed corporate actions unless ASX advises otherwise.  Limitations relating to the use 
of online forms by issuers of ETFs are set out in Annexure C. 
  6
When you don’t need to use an online form 
You do not need to use an online form to announce any other matter to the market – all other market 
announcements may be made by lodging a PDF document using ASX Online.  The following situations are 
situations in which ASX may permit an entity not to use an online form even where an online form is made 
available by ASX. 
 6.1
Wholesale debt securities 
Listed entities who are issuers of wholesale debt securities do not need to (and cannot due to form limitations6) 
use the Interest Payment online form to announce interest payments on wholesale debt securities.  ASX will 
exercise its discretion to allow such entities not to use an online form. 
 6.2
Waivers  
Where a listed entity has obtained a timetable related waiver for a corporate action in respect of which an online 
form exists, the listed entity will be asked to announce the corporate action using a PDF announcement.  This is 
because the online forms validate against standard time-table business rules, as described in Appendix 6A and 
7A of the ASX Listing Rules.    The online forms will not permit lodgement if the timetable information does not 
conform to the relevant business rules. 
 In this case the entity will be asked to provide the same information as would be required using the online form, by 
filling in the relevant Listing Rule Appendix – Appendix 3A.1 (Dividend/distribution), Appendix 3A.2 (Interest 
payment), Appendix 3A.3 (return of capital (cash)) or Appendix 3A.4 (security consolidation or split).  The listed 
entity should access the Microsoft Word versions of the appendices from the ASX website, fill them in and lodge 
them as PDF announcements. 
5  See ASX Listing Rule 15.3 (b) and (c)  
6 The Interest Payment form only validates against the payment calendars that apply to retail debt securities.  Refer to the 
notes under ASX Listing Rule Appendix 6A Paragraph 2. 
ASX ONLINE FORMS USER GUIDE 
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 6.3
Announcements of “corporate calendars” or financial reporting timetables  
Many listed entities announce a “corporate action calendar” or provide a financial reporting timetable each year to 
let stakeholders know when to expect such events.  When the only information available is a set of dates or other 
minimal information there is no need to submit an online form as it is not likely that the minimum information 
requirements of the online form will be met.  If in doubt the numbered parts to ASX Listing Rule Appendix 3A 
(Appendix 3A.1: Notification of dividend/distribution; Appendix 3A.2: Notification of interest payment & interest rate 
change; Appendix 3A.3: Notification of reorganisation of capital – return of capital (cash); and Appendix 3A.4: 
Notification of reorganisation of capital – consolidation or split), indicate the minimum requirements by way of an 
asterisk (*) next to fields that are mandatory for the first notification of the corporate action.  Appendix B also lists 
the mandatory fields for each form. 
 6.4
Foreign issuers of ETFs and ETFs that do not follow standard ASX Listing Rule timetables 
Where ASX advises that an issuer of an ETF or similar product does not need to use online forms then the issuer 
does not need to use online forms in respect of the relevant security.  Primarily this will be foreign issuers or 
domestic issuers in respect of securities which do not follow standard ASX Listing Rule timetables, for example 
because they are required to follow timetables compatible with other markets.  Limitations relating to the use of 
online forms by issuers of ETFs are set out in Annexure C. 
 6.5
Calls and in specie return of capital 
There are two new Listing Rule Appendices for corporate actions which do not need to be lodged as online forms: 
Appendix 3A.5: Notification of reorganisation of capital – return of capital by way of in-specie distribution of 
securities in another entity 
Appendix 3A.6: Notification of call – no liability company or call/instalment – entities except no liability 
companies 
 To announce these corporate actions listed entities should access the Microsoft Word versions of the listing rule 
appendices from the ASX website, fill them in and lodge them as PDF announcements.  
6.6
Insufficient detail or certainty regarding the corporate action 
Further to section 6.3, where a listed entity announces a proposed corporate action, and only minimal or draft 
information is available, the entity does not need to announce via an online form.  ASX does not capture corporate 
action records for proposed corporate actions where they are insufficiently certain or the level of detail is minimal. 
This does however exclude those corporate actions that are certain but subject to conditions precedent.  A 
corporate action that will proceed subject to conditions precedent (such as shareholder, court or regulatory 
approval) should be announced using an online form. Each form contains a question about whether there are any 
conditions precedent to the corporate action, and whether or not the condition has been met or is awaiting 
approval. 
 6.7
Concurrent corporate actions 
Section 17 of this user guide describes the process where a listed entity may conduct more than one corporate 
action at the same time. Depending on the nature of the corporate actions and timing there may be restrictions as 
to the use of the online forms, as advised by ASX at that time. Refer to Section 17 for further information. 
  7
Online forms and other ASX-required announcements relating to 
dividends/distributions 
ASX Listing Rule Appendix 4D (half yearly report), Appendix 4E (preliminary final report), Appendix 4F (change of 
balance date 12 month period report) and Appendix 6A (Timetables) require certain information to be provided in 
respect of dividends/distributions. 
 Appendices 4D/E/F require the following information (amongst other things) to be provided and identified as 
“Results for announcement to the market”: 
ASX ONLINE FORMS USER GUIDE 
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The amount per security and franked amount per security of final and interim dividends or a statement that it 
is not proposed to pay dividends; and 
The record date for determining entitlements to the dividends (if any). 
 This information must be provided as required under Appendix 4D/E/F and at the relevant questions in the online 
form for announcing dividends and distributions to the market (Appendix 3A.1). 
 It is expected that the online form for dividends/distributions will be lodged at the same time as an entity lodges its 
Appendix 4D/E/F.  The online form should be lodged immediately after the Appendix 4D or 4E and before the 
other information associated with results such as media releases and investor or analyst presentations. 
 Appendix 6A paragraph 1 - Dividends or distributions requires the entity to provide the following information about 
a dividend or distribution at the same time that the entity announces the dividend or distribution: 
a bonus share plan or dividend reinvestment plan that operates on the dividend or distribution, including 
whether any discount is available under the plan 
the last election date for the dividend reinvestment plan 
the period over which the dividend reinvestment plan share price will be determined 
whether there is any foreign conduit income attributed to the dividend 
 Filling in the relevant questions of the online form for dividends/distributions will satisfy the requirement in 
Appendix 6A to provide this information. 
 If a dividend/distribution has already been announced prior to the lodgement of Appendix 4D/E/F then an online 
form does not need to be lodged again along with the Appendix 4D/E/F.  The online forms are for the first 
announcement of a dividend/distribution and an “update” to the form can be used to supply further information 
relating to it.  The online form only needs to be lodged with Appendix 4D/E/F when that is the first announcement 
of the dividend/distribution. 
  8
Accessing online forms 
8.1
Accessing online forms 
Online forms are available from ASX Online: https://www.asxonline.com/ 
To access online forms you must have a “Listed Company” account (not “Professional Adviser”).  If in doubt, 
contact ASX to determine which type of account you have.  Click on the Listed Company icon. 
 Diagram 2 
ASX ONLINE FORMS USER GUIDE 
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 Log into ASX Online companies using your username and password. 
 Diagram 3 
 Additional menu items are available on ASX Online to access online forms. Refer to “Create Online Forms” and 
“Manage Online Forms”.   
 Diagram 4 
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