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33 Steps to Great Presentations
11
Why making good presentations is important
If you invest time and energy into improving your presentation skills, you will find your review ratings 
go up, and the reputation you have around the company will improve. You’ll find yourself being asked 
to take the lead on behalf of departments and projects, giving you the limelight to shine and appear in 
control of the situation.
All of this leads to promotion and higher earning potential. Perhaps most of all, it will be something 
you can be proud of and gain personal confidence from. 周ere is nothing quite like the thrill of hearing 
genuine audience applause and a晴er-event comments of how great your story was.
In short: developing your presentation skills is an investment in every aspect of your working life.
The good news
Anyone can learn the skills to present at an improved – and even high – level.
周e other good news is that most people don’t bother. 周ey think that they will be judged on results of 
what they do daily, regardless of whether they present well.
To be fair, that should be true. But it just isn’t.
Very simply: if a decision maker has one employee with great results and great presentation, compared 
against another with great results and poor presentation – who is the boss going to give that promotion to?
Put yourself in the spotlight by investing time and energy into learning the skills to present, and it will 
pay you back tenfold.
Cut pages from pdf - copy, paste, cut PDF pages in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Easy to Use C# Code to Extract PDF Pages, Copy Pages from One PDF File and Paste into Others
convert selected pages of pdf to word; extract page from pdf online
Cut pages from pdf - VB.NET PDF Page Extract Library: copy, paste, cut PDF pages in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Detailed VB.NET Guide for Extracting Pages from Microsoft PDF Doc
extract one page from pdf; export pages from pdf acrobat
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33 Steps to Great Presentations
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Preparing Your Presentation
 Preparing Your Presentation
“Before anything else, preparation is the key to success.”
Alexander Graham Bell (inventor)
1.1 
Prepare your platform
When the most successful football manager in the world, Sir Alex Ferguson, took his team to Barcelona 
or Bayern Munich for a crucial match, he didn’t just let his team arrive and play. Naturally they train 
in preparation.
During training he didn’t simply shout at them, “Run faster, kick harder, pass more accurately!” Sir Alex 
would know what the opposition’s tactics were, how their fans behaved, how easy it was to get to the 
stadium from the hotel, whether the grass would be cut long or short. He’d prepare his team for every 
possibility, to give the players a platform to perform and demonstrate their skills at the highest level 
possible.
Preparing for a presentation is similar. It’s not just about going over the slides a few times; it’s about 
thinking over all aspects of those moments that you will be in front of your audience. It’s about building 
a platform of confidence.
By 2020, wind could provide one-tenth of our planet’s 
electricity needs. Already today, SKF’s innovative know-
how is crucial to running a large proportion of the 
world’s wind turbines. 
Up to 25 % of the generating costs relate to mainte-
nance. These can be reduced dramatically thanks to our 
systems for on-line condition monitoring and automatic 
lubrication. We help make it more economical to create 
cleaner, cheaper energy out of thin air. 
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industries can boost performance beyond expectations. 
Therefore we need the best employees who can 
meet this challenge!
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VB.NET PDF copy, paste image library: copy, paste, cut PDF images
VB.NET PDF - Copy, Paste, Cut PDF Image in VB.NET. Copy, paste and cut PDF image while preview without adobe reader component installed.
copy web pages to pdf; delete pages from pdf acrobat reader
C# PDF copy, paste image Library: copy, paste, cut PDF images in
C#.NET PDF SDK - Copy, Paste, Cut PDF Image in C#.NET. C#.NET Demo Code: Cut Image in PDF Page in C#.NET. PDF image cutting is similar to image deleting.
delete pages from pdf file online; cut pdf pages online
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33 Steps to Great Presentations
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Preparing Your Presentation
周is Preparation section is going to help you increase the percentages that you are going to do well, 
before you’ve said a word.
1.2 
How much time to spend on preparation
To answer this, I’ll give you my version of an apocryphal story about Pablo Picasso.
Late in life, he was stopped by a lady at an airport. Being a huge fan, the lady couldn’t contain herself 
and asked the artist to make a sketch for her on a handkerchief.
Picasso did so, and handing it over to her said, “周at’ll be ten thousand dollars.”
周e woman was stunned. “How can it cost that much? It only took you thirty seconds.”
Picasso looked her in the eye with a sharp piercing stare and replied, “周irty seconds, madam, and a 
lifetime.”
Your moments in the spotlight are the distillation of all the preparation you make. It’s up to you how 
good you want that to be, and how much time you wish to invest into it.
周ere is a theory that you should spend one hour preparing per minute of allocated presentation time. 
周is is probably excessive for most situations: nevertheless, I’d recommend investing at least 20 minutes 
preparation per minute of presentation.
1.3 
Get started with your preparation well in advance
Usually you’ll know at least a few days in advance, and sometimes longer, that you are due to make a 
presentation. Most people prepare like this as the days count down;
•  10 days to go:   “ Plenty of time to start that presentation, better get on with this other stuff 
first.”
•  6 days to go:   “ Really need to get to grips with that pres. I’ll start first thing Monday 
morning.”
•  2 days to go:   “Right – everything else has to wait, I’m concentrating on that PowerPoint!”
•  1 day to go:   “ I really don’t know how this is going to end up  
there simply wasn’t time to prepare.”
Life and business are busy, and you’re bombarded with tasks. Nevertheless, don’t be like ‘most people’ 
and avoid allowing yourself to get into that position.
VB.NET PDF Page Delete Library: remove PDF pages in vb.net, ASP.
doc.Save(outPutFilePath). How to VB.NET: Delete Consecutive Pages from PDF. doc.Save(outPutFilePath). How to VB.NET: Delete Specified Pages from PDF.
extract pages from pdf on ipad; cutting pdf pages
VB.NET PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in vb.
Page: Insert PDF Pages. |. Home ›› XDoc.PDF ›› VB.NET PDF: Insert PDF Page. Add and Insert Multiple PDF Pages to PDF Document Using VB.
deleting pages from pdf; delete pages from pdf reader
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33 Steps to Great Presentations
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Preparing Your Presentation
I have faith in the basic principle of time-management mentioned by presentation and business coach, 
Brian Tracy: “周ere is never enough time to do everything, but there is always enough time to do the 
important things.”
If you acknowledge that presentation can have a significant influence on your working life, then put its 
preparation high on your list of priorities.
As soon as you know the date of your slot, get some content down – even if it’s just a few scribbles on 
pads or Post-it®* notes (more on this later). Allowing your mind to work with the subject subconsciously 
is one of the best ways to prepare, and that requires time.
You’ll find yourself thinking the subject over in the shower, in the car to work, and over coffee with a 
colleague. When those thoughts start to flow, add them to your rough notes; your story is beginning 
to form.
Make a quick preparation schedule so that you can manage the time up to the deadline;
•  First ideas on paper
•  First dra晴 on-screen
•  Refined version
•  Test run
•  Final edit and test
Setting up a timetable for developing the presentation to its end will set your mind at rest, and will also 
help ensure you prepare strongly.
7KUHHWRUHPHPEHU
Ć 0DNHSUHSDUDWLRQIRUSUHVHQWDWLRQDSULRULW\LQ\RXUEXVLQHVVGD\ 
Ć *HWVRPHFRQWHQWGRZQHDUO\DQGOHW\RXUPLQGVXEFRQVFLRXVO\
GHYHORS\RXUPHVVDJH 
Ć 0DNHDVFKHGXOHRIGLIIHUHQWGUDIWVDQGWHVWVVR\RXFDQUXQ
WKURXJKWKHFRQWHQWLQDGYDQFHLQVWHDGRISUHVHQWLQJµFROG¶ 
“A winning effort begins with preparation.”
Joe Gibbs (sports coach)
C# PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in C#.net
doc2.Save(outPutFilePath); Add and Insert Multiple PDF Pages to PDF Document Using C#. Add and Insert Blank Pages to PDF File in C#.NET.
delete pages from pdf acrobat; add and delete pages from pdf
C# PDF Page Delete Library: remove PDF pages in C#.net, ASP.NET
doc.Save(outPutFilePath); Demo Code: How to Delete Consecutive Pages from PDF in C#.NET. Demo Code: How to Delete Specified Pages from PDF in C#.NET.
acrobat remove pages from pdf; extract pages from pdf
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33 Steps to Great Presentations
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Preparing Your Presentation
1.4 
Communication is what the listener does
Before putting a word down, the most crucial element to think about is the audience.
周is seems really obvious, right? Yet surely you have sat in a meeting where people tell everything in 
their mind, without giving a thought to how the others in the room might react.
Taking time to consider the profile of your audience and adapting the tone and detail of your message 
accordingly will significantly increase its impact. 周e basic question to answer before you start developing 
content is this: What do I want the audience to do, think or say a晴erwards?
A presentation is always about a persuasion. Let’s compare these two sets of circumstances.
1.  Asking the management to agree on an additional investment; convincing your team to 
follow a controversial strategy; introducing your products to a sceptical group of customers.
2.  A project update at a weekly department meeting; a two-minute opening to a larger event; 
introducing yourself at a training session.
周e first group consists of clear ‘selling moments’. In short, you’re presenting because you want to get 
those people to come round to your view and take action based on their agreement. It’s pretty clear what 
you want them to do and both parties are more than likely aware of the dynamics of that presentation.
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shape the future. 
Every single day. 
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How to C#: Basic SDK Concept of XDoc.PDF for .NET
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cut and paste pdf pages; extract pages from pdf without acrobat
VB.NET PDF: Basic SDK Concept of XDoc.PDF
example, you may easily create, load, combine, and split PDF file(s), and add, create, insert, delete, re-order, copy, paste, cut, rotate, and save PDF page(s
delete pages of pdf; extract pages from pdf online tool
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33 Steps to Great Presentations
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Preparing Your Presentation
周e second group of situations is not so clearly about persuading or selling. Your audience is more 
passive, there is no overt element of bargaining, and you might just want to ‘get in and get out’ as quickly 
as possible because you are not their main focus.
However, whether we want them to or not, the audience will take action in every situation mentioned 
in the two groups. 周ey will form their opinion on you as a competent (or otherwise) project leader, as 
the guy who makes various parties feel comfortable (or otherwise) at events and meetings, and as the 
interesting (or otherwise) colleague that they’d like to talk with (or avoid) at the break.
Finally every audience will take action, even if only in thought. Shaping that action is your role as the 
presenter, no matter the size of opportunity to present yourself.
7KUHHWRUHPHPEHU
ͳǤĆ ɺɷʆʊʏʅʋʈʃɻʉʉɷɽɻʊʅʊɾɻɷʋɺɿɻʄɹɻǤ
ʹǤĆ  ʊǯʉɷʂʍɷʏʉɷɸʅʋʊʆɻʈʉʋɷʉɿʅʄǣʉɻʂʂʏʅʋʈʉʊʅʈʏǡɻʌɻʄɿɼɿʊǯʉʀʋʉʊɷ
ʆɻʈʉʅʄɷʂɿʄʊʈʅɺʋɹʊɿʅʄǤ
Ć ɾɻʏʍɿʂʂʊɷʁɻɷɹʊɿʅʄɿʄʊɾʅʋɽɾʊǡʍʅʈɺʅʈɺɻɻɺǤ Ǥ ʄʉʋʈɻʍɾɷʊ
ʊɾɻʏɺʅɿʉɿʄʂɿʄɻʍɿʊɾʏʅʋʈɽʅɷʂʉǤ
“Communication works for those who work at it.”
John Powell (composer)
1.5 
Assess your audience’s expectations
Part of considering your audience is taking time to assess what they are expecting. Are they looking 
for flamboyance? Do they just want the information, plain and simple? Are they technical people, or a 
mixed crowd?
Generally, this will be apparent, because the majority of presentations are given to specific types of 
audiences. Take this example;
•  You’re running a project which has an element of IT [Information Technology] 
transformation in it. You’re not an IT specialist, but you’re presenting to the managers of the 
IT department on the progress of the project as a whole.
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Preparing Your Presentation
Your challenge in this situation will be to ensure the IT guys realise you appreciate their job and the 
issues they deal with. You’ll need to add some vocabulary and concepts that resonate with them: how 
do you do that if you’re not an expert? Whatever you do, don’t just bluff it! Preparation is the key.
It’s clear from the beginning of the project that you’ll present to various groups with an IT focus. When 
they contribute as the project progresses, pay  close attention to their vocabulary and take time to 
understand to some level what their own challenges and attitudes are. Reflecting their vocabulary and 
concerns back to them will help you.
In another situation you may be presenting to a more diverse team, giving you a couple of choices; go 
for a common denominator, or reflect as many of the relevant groups in your presentation as possible.
Here are two potential approaches;
1.  You’re presenting to an international group of salespeople at a European head office meeting. 
Either present the European sales only; or mention individual countries, ensuring you name 
as many of the countries attending as possible.
2.  You’re giving a talk to a group of students from a variety of disciplines who may want to 
work for your company. Either you focus on the general values and future of your company; 
or you find out exactly which subjects your audience is studying, and reflect the potential 
areas where they might work based on their background.
Either of these approaches will work. What’s important is spending time to think the situation through.
Doing your best to reflect the audience will communicate that you care about what’s important to them.
7KUHHWRUHPHPEHU
ͳǤĆ ʉʉɻʉʉʊɾɻɷʋɺɿɻʄɹɻǯʉɻʎʆɻɹʊɷʊɿʅʄʉǤ
ʹǤĆ ɻʆʈɻʆɷʈɻɺʊʅʈɻʉɻɷʈɹɾʉʅʃɻɹʅʄɹɻʆʊʉɷʄɺʌʅɹɷɸʋʂɷʈʏɼʈʅʃ
ʊɾɻɷʋɺɿɻʄɹɻǯʉʍʅʈʂɺǤ
Ć ɷʁɻɹʅʄʉɹɿʅʋʉɺɻɹɿʉɿʅʄʉɷɸʅʋʊɾʅʍʏʅʋʈɹʅʄʊɻʄʊʍɿʂʂʃɷʊɹɾ
ʊɾɻɿʈɻʎʆɻɹʊɷʊɿʅʄʉǤ
“I don’t think anyone ever gets over the surprise of  
how different one audience’s reaction is from another.”
Dick Cavett (talk show host)
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33 Steps to Great Presentations
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Preparing Your Presentation
1.6 
Know your venue and how to get there
One of the biggest stress-providers possible is being late. So if you’re presenting at a meeting that’s a 
45-minute drive away, leave yourself two hours and get there early.
I know this should be obvious, but I’ve seen so many people arrive at the last minute, sweating as the 
computer fails to start up while the audience waits impatiently, that I feel compelled to push this one home.
Getting there early has other benefits. You can join the coffee break and have a chat with a couple of 
attendees: tell them you’re presenting and looking forward to doing so. Be positive and tell that you’re 
looking forward to sharing your story. Mention a couple of highlights from your presentation: saying 
some ideas out loud helps you get your voice working and moves your mind into gear.
周is will all reduce your stress levels and allow your body to be in control, to enable you to perform at 
your best. It’s also much more useful than using the time to run through the slides one last time, which 
o晴en only results in an increase in tension.
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global organization at the forefront of
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33 Steps to Great Presentations
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Preparing Your Presentation
1.7 
Focus on your delivery more than the details
Back in 1967, psychologist Dr. Albert Mehrabian published two research papers assessing what elements 
of a presenter’s communication had which impact. His conclusion was that the impression consisted of;
•  7% verbal (the words the audience hear and read)
•  38% tone of voice (how the presenter speaks)
•  55% body language (what the presenter does)
Mehrabian’s research has been criticised and questioned over the years. For sure, anyone who loves to 
load their slides with details and explanations will contest this data furiously. How am I supposed to get 
my message across without explaining it in words on my slides?
Yet Mehrabian’s theory is a very strong guide regarding quantity of content. Yes, the words do matter, 
but what the audience will go away with primarily is an image of you as the presenter. How you said it 
will be more memorable than what you said – absolutely guaranteed.
In reality, you can rarely get a complete story over in a 15–20 minute presentation. What you can deliver 
is the headlines, and an incentive to find out more if they need to. A concise, well-delivered and confident 
presentation will always be more memorable than a complicated story of endless content and duration.
周ere are numerous resources enabling you to share detailed follow up information: intranet, email, 
company server, etc. Colleagues can pick up the slides and additional documentation any time they like.
What colleagues can’t do later is hear it from you, which gives them so much more. What’s the attitude 
behind this project? Who is the person leading that team? What kind of entrepreneur am I being asked 
to invest in?
So before starting that first PowerPoint slide, bear in mind that the timeless ‘Less is More’ approach is 
hugely relevant for most presentations.
Ultimately, the slide content should provide cues for you, to know what you’re going to say next; and 
cues for your audience, supporting your words and actions, and helping them follow the story.
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33 Steps to Great Presentations
20
Preparing Your Presentation
7KUHHWRUHPHPEHU
ͳǤĆ ɻɻʆʊɾɻɹʅʄʊɻʄʊɹʅʄɹɿʉɻǤ
ʹǤĆ  ʅɹʋʉʅʄɾʅʍʏʅʋʍɿʂʂɺɻʂɿʌɻʈʏʅʋʈʉʊʅʈʏǡɷʉʃʋɹɾɷʉʊɾɻ
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Ć ʈʅʌɿɺɻʊɾɻʅʆʊɿʅʄʊʅʈɻɹɻɿʌɻʃʅʈɻɺɻʊɷɿʂɻɺɹʅʄʊɻʄʊʅʄ
ʈɻʇʋɻʉʊǤ
“What you do speaks so loud that I cannot hear what you say.”
Ralph Waldo Emerson (philosopher)
1.8 
Test-drive your talk
Chances are that you’re being asked to present about something you’ve spent a lot of time on. You’ve 
probably talked about the subject many times with your colleagues in informal meetings, in planning 
sessions and especially at the coffee machine.
My suggestion: keep talking.
When you verbalise the issues you’re dealing with every day, you find your language to distil that work 
into short sentences and concepts. You develop a vocabulary of work, a ‘phrase-toolkit’ of how to explain 
what you do.
You can also test out whether people ‘get it’ or not because you’ll see it in their faces. Pay careful attention 
to reactions and if they don’t get it, ask them, “I’m not sure I’m explaining this too well, what’s not clear 
here?”
Refining your vocabulary, phrases and concepts based on what people understand in informal discussions 
is a perfect way to prepare for a presentation.
Don’t wait until there’s a presentation to be made. Test-drive your delivery in every situation you can find.
1.9 
Use PowerPoint as a tool and consider other options
PowerPoint gets a bad press: the common phrase, ‘Death by PowerPoint’ is an example. I believe the 
problem lies not with the tool itself, but rather in what presenters do with it.
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