crystal report export to pdf without viewer c# : Acrobat export pages from pdf Library SDK class asp.net .net wpf ajax Appendix3-4-6-Data-Management-Manual0-part409

Appendix 3.4.6: BBSS Data Management Operations Manual 
Biological and Behavioural  
Surveillance Survey (BBSS)  
among MSM
[Country] 
Data Management Manual
Acrobat export pages from pdf - control software system:C# PDF Page Extract Library: copy, paste, cut PDF pages in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Easy to Use C# Code to Extract PDF Pages, Copy Pages from One PDF File and Paste into Others
www.rasteredge.com
Acrobat export pages from pdf - control software system:VB.NET PDF Page Extract Library: copy, paste, cut PDF pages in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Detailed VB.NET Guide for Extracting Pages from Microsoft PDF Doc
www.rasteredge.com
Contents 
a.  Introduction ....................................................................................................................... 3 
b.  Glossary of Terms ............................................................................................................. 4 
c.  Diagram of Directory Layout .......................................................................................... 7 
d.  Questionnaire Development System Software ............................................................. 8 
e.  Data Storage and Transfer initial steps .......................................................................... 9 
f. Behavioral data .................................................................................................................... 10 
g. RDSCM data ....................................................................................................................... 13 
h.  Biological data ................................................................................................................. 16 
i. Back up Protocol .................................................................................................................. 18 
j. Data Manager Reviews ....................................................................................................... 19 
k.  Central Databases and Data Access ............................................................................. 21 
l.  IT Support Protocol......................................................................................................... 24 
m.  Process monitoring ...................................................................................................... 26 
i.  Recruitment monitoring report ................................................................................. 26 
ii.  Sample characteristics report ..................................................................................... 26 
iii.  Seed characteristics report ...................................................................................... 36 
control software system:C# PDF Converter Library SDK to convert PDF to other file formats
Able to export PDF document to HTML file. C#.NET can manipulate & convert standard PDF documents in other external third-party dependencies like Adobe Acrobat.
www.rasteredge.com
a.
Introduction 
The HIV/AIDS Coordinating Unit (HCU) of the Ministry of Health is conducting a 
survey supported by MOH ICT. The purpose of this survey is to conduct a biological 
and behavioral surveillance survey (BBSS) among Key Populations. The BBSS will run 
for six to seven months at two locations in [city] and one in [city] and is earmarked to 
commence March 2013. All data collected from the survey will be managed centrally at 
the HCU. This operations manual sets out information related to data management for 
the BBSS activity. It is intended to be a comprehensive reference for data management 
processes. 
b.
Glossary of Terms 
Audio Computer-Assisted Self Interview (ACASI): This is a program that automatically reads 
a questionnaire out loud to participants. It is a method of collecting the questionnaire data.  
Acquired Immune Deficiency Syndrome (AIDS): The syndrome caused by the human 
immunodeficiency virus that presents with opportunistic infections, immunosuppression and 
other symptoms. 
Biological and Behavioural Surveillance Survey (BBSS): Data collection consisting of two 
elements: 1) a survey of behaviours and knowledge related to risk of acquiring the disease(s) of 
interest, and 2) biological testing to determine the participant’s disease status with respect to 
each disease. 
Biological test database: This database has all the biological test data for participants who do 
the biological survey at sites. It includes participants survey ID and status of all tests that 
participants conduct during the survey. 
Boxcryptor: This is the software that is used to encrypt files. It acts as a virtual hard drive on the 
computer. Any files that are placed into the hard drive space are encrypted and can only be 
read if the user has the proper permission. For our purposes the software has been embedded 
into the Drop box software so that all folders involving the BBSS are saved in a Boxcryptor 
encrypted folder.  
Co-investigators: Persons who oversee the implementation of the BBSS project. 
Computer Administered Personal Interview (CAPI): This program works like the ACASI 
version, but without the automatic reading of the questionnaire.  
Coupon: This is a card that is given to potential participants for them to be able to participate in 
the project. Each coupon has a unique ID number which is used as the participant’s survey ID 
number. 
Data correction log: A log that documents all data issues that arise at the field site and the 
status of those issues. 
Data Manager (DM): The person responsible for maintaining and creating the databases used 
at the survey site. The DM also uploads the data to the MOH servers and produces data 
monitoring reports for the study team. 
Data monitoring reports: These reports are produced to show the progress of the survey by 
summarizing data collected each week.  
Drop box: This is the internet-based storage being used for this survey. It has been configured 
with encryption software to secure files within its folders.   
External Hard Drive: An external memory hard drive used to carry data securely. 
Human immunodeficiency virus (HIV): A virus transmitted by the transfer of bodily fluids 
that targets human immune cells, leading to immunodeficiency and AIDS. 
Incentive: An object or non-tangible gift offered to participants to compensate them for their 
time and effort during their participation. An incentive may be of monetary value or it may be a 
health screening test, which has value only to the participant receiving it. 
Informed consent: A participant’s informed decision to participate in an interview after having 
received information about the purpose, procedures, risks and benefits, and that participation is 
voluntary. 
Men who have sex with men (MSM): The term is applied irrespective of the individual’s 
sexuality or self-identification, and is used to identify men who engage in anal or oral sex with 
other men. 
Key Populations One of various sub-groups that is at elevated risk of HIV infection or 
transmission because they engage in specific, known high-risk behaviours. 
Key Populations Steering Committee: Multi-sectorial Advisory Committee to MoH consisting 
of individuals with local content expertise in service provision and policy formulation for Key 
Populations. 
Ministry of Health: The Ministry of Health is the national authority charged with oversight of 
the entire health system in [country]. The Ministry plays a central role in the protection of the 
population’s health and in ensuring that all organisations and institutions that produce health 
goods and services conform to standards of safety. 
National Alliance of State and Territorial AIDS Directors (NASTAD): Technical assistance 
partner supporting the Ministry of Health in the implementation of Key Populations 
surveillance in [country]. 
Questionnaire Development System (QDS): This software is used to develop a questionnaire 
that collects information about an individual’s behavior. The software has three main programs: 
The Design Studio which is used to create the questionnaire, the ACASI/CAPI modules which 
are used to collect the data and the Warehouse Manager which is used to store and process the 
data.  
Recruitment: In respondent-driven sampling, the process of providing coupons to participants 
and following up on coupons distributed, with the ultimate goal of enrolling enough eligible 
participants to reach the stated sample size. 
Respondent-driven sampling (RDS): Chain-referral sampling that starts with a limited number 
of “seeds” who refer their peers. RDS is based on the theory that bias in recruitment is 
overcome after recruitment proceeds through a sufficiently large number of waves. Statistical 
adjustment is accomplished through the use of RDSAT based on respondents’ network size. 
Respondent Driven Sampling Coupon Manager (RDSCM):
This program is used to manage 
all coupons and incentives given to successful participants within the project. The program 
allows the user to keep track of all the distributed coupons and is able to be converted for use in 
RDSAT which would allow all the data from the program to be statistically analyzed.  
Respondent-Driven Sampling Analysis Tool (RDSAT):A statistical software that is used to 
adjust RDS survey and to display participant recruitment patterns. 
Seed: An individual who is well-connected within the networks of the surveyed community. 
Each seed will recruit individuals within his network to start the waves of sampling in RDS. 
Statistical Package for the Social Sciences (SPSS): This is a software package used for 
statistical analysis. This package is able to analyze data from various sources and will be used to 
help produce data monitoring reports and final results analyses. 
Survey ID: This is a unique number that is given to every participant that has a valid coupon. 
The survey ID is located on the coupon the participant brings with them. 
Surveillance Study Coordinator (SSC): The person who oversees the Data Manager and Field 
supervisors and coordinates all operations of the study. 
Principal Investigator (PI): The person who oversees the entire project for the MOH. 
Virtual Private Network (VPN): This is a secure network that allows a user to connect to a 
network or set of files over the internet. Only users on the VPN will be allowed to view the files 
and have access to information on the network. 
c.
Diagram of Directory Layout 
Below is a diagram of the directory containing the folders and files for the survey. This diagram 
contains: 
Behavioral data – This folder contains all the data that is collected from the 
ACASI/CAPI and data extracted using the warehouse manager.  
Biological data – This folder contains all the testing data, including HIV, Glucose, HSV, 
Syphilis, Hepatitis B, Chlamydia, Gonorrhoea. There are four excel databases that make 
up the biological data: one database for each of the survey sites and the master database 
used by the data manager. 
Site data – This folder contains all data from the sites, including data from the visit 
checklists and other internal monitoring documents. This data is used to show the 
progress of the sites and areas affecting their performance. 
Documents- This folder contains documents for the survey such as manuals for RDSCM 
and ACASI/CAPI, the ops manual for the survey, the interviewer guide and the paper-
based version of the questionnaire. 
RDSCM data – This includes the data collected by RDSCM and the converted SPSS 
format data.  
Biological Data (All  testing 
data e.g. HIV testing log) 
Site data (site monitoring 
information)  
Documents (all data 
management and site 
operation documentation) 
RDSCM data (coupon 
manager data) 
Dropbox 
Behavioral Data 
(questionnaire data in Data 
Warehouse) 
d.
Questionnaire Development System Software 
In order to gather participant data in the behavioral questionnaire, we’ll be using QDS 
software. QDS software has three different modules: a questionnaire design studio 
module, a data collection module (several different options are available) and a data 
warehouse module.  
In this study, we’ll be using ACASI and CAPI as the methods of administering the 
questionnaire to participants. CAPI is similar to ACASI but does not have an audio 
component and is administered to the participant by an interviewer on a computer.  
The data warehouse module is used to maintain and manage all the interviews collected. 
It is also the module that batches  the interviews into single database file. This database 
file can be either in SPSS format, SAS format or Microsoft Access format.  
The following link is to a video on the QDS software website showing how to export 
files from the data collection module to the data warehouse for storage.  
http://www.novaresearch.com/products/QDS/QDSVideoPlayer.cfm?vID=10 
e.
Data Storage and Transfer initial steps 
Each day that field sites are open and enrolling participants, they will collect electronic and site 
data, both of which need to be securely stored at the end of each work day. Electronic data will 
be encrypted when the interviewer exits the survey interface, and will be stored locally on each 
computer. This electronic data needs to be transferred to the central server at the end of each 
day for its security. The Field Supervisor is responsible for performing the data transfer on a 
daily basis. The laptops at the field site have wireless internet connections. The Field Supervisor 
has a VPN connection to a cloud hard drive that the data manager is also connected to. If the 
VPN or the internet is not working, study staff will transport the survey and RDSCM data to the 
MoH office via external hard drive and upload the data to the network. If that is not possible, 
copies of the encrypted .QAD files (i.e. CAPI and ACASI survey files) and the Coupon Manager 
file will be saved on a CD and stored in a locked file cabinet at the field site. The CD will be 
physically destroyed after successful data transfer.  
10 
f. Behavioral data 
Table 1: Behavioral data components 
ACASI data
Data Member Name
Description
Type
Additional Type 
Information
Mandatory? Unique?
Survey ID
Identification Number of survey 
subject. 
Integer
<specify max and min length 
and any specifically 
disallowed characters>
Yes
Yes
Consent
Participants have given their 
consent for
Character
Yes/No
Yes
No
Eligible  
Information on whether 
participants are eligible or not.
Character
Yes/No
Yes
No
Data from the ACASI/CAPI program is transferred from the site via Drop box by the field 
supervisors. The data is saved in a .QAD file which is then renamed in order to identify it. 
The code for the naming of this file will be the date eg 190313 followed by the interview 
initials eg LH followed by the site initials eg SEA and finally if it was the first, second or 
third interview for the day eg 01. An example of the renamed .QAD file would look like 
190313LHSEA01. This data is then collected by the data manager who saves it in the 
directory folder Behavioral data. The data is then entered into a QDS warehouse that is 
managed and maintained by the data manager. After the data manager has validated the 
data, the data is then batched into a single SPSS .sav file. This file is then saved in the 
behavioral data folder and used to create weekly monitoring reports by SPSS statistical 
tools. This data has a destruction date of 7 years. Access to this data is restricted to the 
Principal Investigator, Co-investigators, Surveillance Study Coordinator who will oversee 
any updates carried out by the Data manager and the Data manager.    
Steps for data transfer of questionnaire data 
1)
Data is collected from participant via ACASI/CAPI data collection. 
2)
This data is saved as a QAD file eg: Survey_CAPI_030713SBSF02.QAD 
3)
The Field supervisor copies and pastes this file onto a flash drive off the 
ACASI/CAPI computer. 
4)
The flash drive is then entered into the Field supervisor laptop where the file 
is then copied and pasted into the Behavioral folder on the cloud drive. 
5)
Data is then collected by the data manager using the drop box software by 
copying the files into the data manager folder in drop box.   
6)
After the data is in the data manager folder the QDS warehouse software is 
opened and the data is added to the appropriate warehouses by collecting 
source data as described below.    
7)
Data is validated by data manager 
Documents you may be interested
Documents you may be interested