devexpress asp.net mvc pdf viewer : Copy page from pdf Library SDK class asp.net wpf azure ajax Adobe%20Acrobat%20for%20Power%20Users0-part577

Mention of a company, product, or service does not indicate recommendation or endorsement by the American Bar Association or the author 
Page 1
Adobe Acrobat  
for Power Users 
By Catherine Sanders Reach, MLIS  
Director, ABA  Legal Technology Resource Center 
58--1
Copy page from pdf - copy, paste, cut PDF pages in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Easy to Use C# Code to Extract PDF Pages, Copy Pages from One PDF File and Paste into Others
extract pages pdf; copy web page to pdf
Copy page from pdf - VB.NET PDF Page Extract Library: copy, paste, cut PDF pages in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Detailed VB.NET Guide for Extracting Pages from Microsoft PDF Doc
export one page of pdf preview; combine pages of pdf documents into one
Mention of a company, product, or service does not indicate recommendation or endorsement by the American Bar Association or the author 
Page 2
Table of Contents 
Why PDF? .............................................................................................................................. 3 
Alternatives to Acrobat ........................................................................................................... 4 
Adobe Acrobat 9.0 .................................................................................................................. 5 
Improvements in Adobe Acrobat 9.0 ................................................................................... 5 
Combining Files and PDF Portfolios ....................................................................................... 6 
Creating a PDF from Multiple Files...................................................................................... 6 
Creating PDF Portfolios ...................................................................................................... 6 
Metadata Removal ................................................................................................................. 7 
Securing PDF Documents ...................................................................................................... 8 
PDF for Archives .................................................................................................................... 8 
Redaction ............................................................................................................................... 9 
Bates Numbering ...................................................................................................................11 
Trial Presentation ..................................................................................................................12 
Batch Processing ..................................................................................................................13 
Collaborating with Clients ......................................................................................................13 
Send for Review.................................................................................................................13 
Sharing and Incorporating PDF Comments ........................................................................13 
Acrobat to MS Word Round Trip ........................................................................................14 
Acrobat Connect ................................................................................................................14 
Forms ....................................................................................................................................14 
To Learn More About Adobe and PDF...................................................................................14 
58--2
VB.NET PDF copy, paste image library: copy, paste, cut PDF images
in Page. VB.NET: Copy and Paste Image in PDF Page. This VB.NET example shows how to copy an image from one page of PDF document and paste it into another page.
deleting pages from pdf; convert selected pages of pdf to word
C# PDF copy, paste image Library: copy, paste, cut PDF images in
This C#.NET example describes how to copy an image from one page of PDF document and paste it into another page. // Define input and output documents.
add remove pages from pdf; extract pdf pages for
Mention of a company, product, or service does not indicate recommendation or endorsement by the American Bar Association or the author 
Page 3
Why PDF?  
Information is the lawyer’s stock in trade. Lawyers process information. Historically, much of 
the information processed by lawyers has existed in paper form. As times have changed, so 
has the format of information. Today, much information exists in digital form, and much 
remains in paper. Digital information can be stored, manipulated, analyzed, and managed 
much more effectively and efficiently than information maintained in paper format.   Acrobat 
and other PDF creation tools do more than just allow you to work with digital documents in 
the same ways you work with paper documents. These tools do not, however, replace your 
word processing application (such as Microsoft Word, Corel WordPerfect, and so on).  
Digital information can exist in many formats. Just as paper bearing information may be 
bound in books or jotted on the backs of cocktail napkins, and be written in many different 
languages, digital information can exist in a variety of media and formats (although the 
choice of format is more important than the choice of medium). Converting existing stocks 
of paper-based information into digital information also requires a choice of image format. 
Today, common image formats include JPEG, TIFF, and PDF. The choice of format 
appears to have been made: many courts and government institutions have chosen PDF.  
Portable Document Format (PDF), was invented by Adobe Systems, Inc. It is an open 
specification and has been implemented by more than 1,900 hardware and software 
vendors. A PDF is a PDF no matter what software was used to create it. As a result, PDF 
has become the de facto standard for the secure and reliable distribution and exchange of 
electronic documents, and has a proven track record. PDF is a universal file format that 
preserves the fonts, images, graphics, and layout of any source document, regardless of 
the application and platform used to create it. PDF files are compact and complete, and can 
be shared, viewed, and printed by anyone with the free Adobe Reader program. To date, 
more than 500 million copies of Reader have been distributed.  Governments and 
enterprises around the world have adopted PDF to streamline document management, 
increase productivity, and reduce reliance on paper. For example, PDF is the standard 
format for the electronic submission of drug approvals to the U.S. Food and Drug 
Administration. PDF is also used by the governments of the United Kingdom and Germany 
for electronic document exchange.   
58--3
C# PDF Image Extract Library: Select, copy, paste PDF images in C#
Document. C#.NET extract image from multiple page adobe PDF file library for Visual Studio .NET. C#: Select All Images from One PDF Page. C#
deleting pages from pdf online; delete pages of pdf preview
VB.NET PDF Image Extract Library: Select, copy, paste PDF images
VB.NET Project. A Visual Studio .NET PDF SDK library, able to perform image extraction from multiple page adobe PDF file in VB.NET.
delete pages from pdf preview; extract pages from pdf files
Mention of a company, product, or service does not indicate recommendation or endorsement by the American Bar Association or the author 
Page 4
Alternatives to Acrobat   
While the features and functionality that follow in this paper describe the Adobe Acrobat 9.0 
Professional software, there are other products which offer similar functionality.  In fact, 
there are many alternatives to Adobe Acrobat for the creation and manipulation of PDF files. 
There are applications that range from Acrobat rivals with rich functionality at a significantly 
lower cost to free applications that do one thing – convert a document to the PDF file 
format, with no bells and whistles.  Lawyers should think about which features and functions 
they will use and shop accordingly.  Two companies that offer PDF creation with more 
robust feature sets include Bluebeam’s PDF products and Nuance’s PDF Converter 
Professional.   
Bluebeam http://www.bluebeam.com/
offers a legal edition of its product, with the usual 
functionality such as page insert/extract/deletion, MS Office one click buttons, combining 
multiple files, security, and commenting/markup, as well as legal functions such as Bates 
numbering and redaction. For Tablet PC users, there is a way to switch profiles and take 
advantage of features for annotating PDFs in free text. Bluebeam PDF software starts at 
$149 and has received favorable mentions in Technolawyer  
http://blog.technolawyer.com/2007/01/bluebeam_pdf_re.html
.    
NuancePDF Converter 6 Professional http://www.nuance.com/pdfconverter/
has a robust 
feature set, including one-click conversion buttons for MS Word, Excel, PowerPoint and 
Internet Explorer, the ability to create PDF portfolios,  PDF/A conversion, combine multiple 
files, MS Outlook archiving, headers and footers,  OCR, security, conversion from PDF to 
MS Office formats and text to speech conversion through DragonNaturallySpeaking, and 
much more for $99. To get Bates numbering and redaction you must buy the Converter 6 
Enterprise edition at $149. Other products include PDF Create 5 and PDF Converter, which 
are the less expensive, less extensive products costing $49 each. These recent versions of 
the Nuance PDF products are garnering excellent reviews, including this recent one in PC 
World http://www.pcworld.com/article/id,143697/article.html
Other products, such as NitroPDF Professional at $99 http://www.nitropdf.com
, also provide 
plenty of functionality, though lacking the legal specific features of Bates numbering and 
redaction.  There are a bevy of free products, such as CutePDF http://www.cutepdf.com
(although CutePDF Professional is available for $39) or the Pdf995 Suite (free in sponsored 
mode, $19.95 to upgrade and get email support) to choose from in the marketplace. 
Websites such as www.planetpdf.com
and www.pdfzone.com
provide tremendous amounts 
of information about applications to create .PDF files.                                                                                                                                                                                    
58--4
VB.NET PDF Page Delete Library: remove PDF pages in vb.net, ASP.
Please follow the sections below to learn more. DLLs for Deleting Page from PDF Document in VB.NET Class. How to VB.NET: Delete a Single PDF Page from PDF File.
add and remove pages from pdf file online; cut pages from pdf online
VB.NET PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in vb.
PDF: Insert PDF Page. VB.NET PDF - How to Insert a New Page to PDF in VB.NET. Easy to Use VB.NET APIs to Add a New Blank Page to PDF Document in VB.NET Program.
cut pages from pdf preview; copying a pdf page into word
Mention of a company, product, or service does not indicate recommendation or endorsement by the American Bar Association or the author 
Page 5
There are many other ways to covert electronic documents to PDF.  For attorneys who 
need to convert a document to PDF, but do not have access to a computer with the 
appropriate software, there are free online converters such as Free PDF Converter at 
http://www.freepdfconvert.com/
. Many of your existing applications may have the ability to 
save or “print” documents to the .PDF format. Microsoft Word 2007 has a free plug-in 
http://tinyurl.com/v46jc
that allows the user to save a document as PDF or XPS (XML). 
Corel Word Perfect provides a “save as .PDF” function, as does OpenOffice’s word 
processor. Online word processing applications such as Google Docs and Zoho Writer will 
also “print” documents as .PDF.   Attorneys have many options when choosing software to 
convert to the .pdf format. Adobe Acrobat is considered the market leader of all the 
programs, and the company has considered lawyers closely in their most recent version of 
the Acrobat product line, Acrobat 9.0 Professional.   
Adobe Acrobat 9.0   
You can use Acrobat to convert, create, distribute, and exchange secure and reliable PDF 
documents (you cannot create PDF files using Reader). Acrobat allows lawyers to work with 
digital documents in much the same way they work with paper documents. That does not 
mean that Acrobat replaces your word processor. You cannot effectively edit documents 
using Acrobat. You can mark them up, like you would a paper document, but the real work 
of editing remains the domain of word processing applications. While Acrobat adheres to 
many of the familiar techniques we employ to work with paper-based documents, it allows 
lawyers to work with digital documents more efficiently, more effectively, and with greater 
mobility. With a scanner and Acrobat, any law office can become a paperless office. The 
person who does the paper filing becomes the person who scans incoming documents. 
When documents are scanned and saved they are “filed.”  Acrobat provides good image-
acquisition capabilities, including the ability to perform optical character recognition (OCR) 
while retaining an exact image of the scanned pages. Besides acquiring images, Acrobat 
makes PDF files truly useful. For example, bookmarks and sticky notes can be added to 
image-only files. If the files have a text background, the text can be formatted with 
highlighting, strike-throughs, or underlining. PDF files with background text can be 
searched; image-only files cannot be searched but information contained in the Document 
Summary or in attached notes is included in indexes of document collections. PDF files can 
be reviewed and annotated; the annotation can be summarized and published to PDF with 
just a few keystrokes or mouse clicks.   
Improvements in Adobe Acrobat 9.0   
Adobe released Adobe Acrobat 9.0 in July 2008, which includes a standard, pro, and pro 
extended version. They also released a free Acrobat Reader 9.0, which is necessary to 
view some of the enhanced Flash based functionality incorporated into the new version of 
the full program. If you get Acrobat 9.0 advise your clients and others you will be working 
with to procure the newest version of the Reader so that they can take advantage of the 
new functionality.  While the core of the program remains similar to Acrobat 8.0, version 9.0 
has added some improvements that will appeal to lawyers. The functionality in Bates 
stamping and redaction have been enhanced, allowing more flexibility with the Bates 
stamps and pattern based searching in redaction to look for social security numbers and 
more. The Typewriter Tool has been improved, allowing for different font sizes and types, 
58--5
C# PDF Page Delete Library: remove PDF pages in C#.net, ASP.NET
application. Able to remove a single page from PDF document. Ability Demo Code: How to Delete a Single PDF Page from PDF File in C#.NET. How to
extract pdf pages reader; delete page from pdf acrobat
C# PDF File & Page Process Library SDK for C#.net, ASP.NET, MVC
You can use specific APIs to copy and get a specific page of PDF file; you can also copy and paste pages from a PDF document into another PDF file.
extract page from pdf reader; extract pages from pdf online tool
Mention of a company, product, or service does not indicate recommendation or endorsement by the American Bar Association or the author 
Page 6
as well as continuous use of the tool with a single click. Creation of forms in Acrobat 9.0 Pro 
is much improved, making the process simple and elegant. Another feature that has been 
added that will appeal to lawyers is the ability to split files by number of pages or file size, 
which is important for those who experience file size limitations during e-filing. The 
document comparison feature is much improved, allowing users to redline between 2 PDF 
documents. Finally, PDF Portfolios improve on version 8’s packages, allowing an attorney 
to create a user friendly and attractive closing binder, ebrief or other portfolio of combined 
documents.   For more information on the improvements see this post on Rick Borstein’s 
Acrobat for Legal blog at: 
http://blogs.adobe.com/acrolaw/2008/06/acrobat_9_announced_new_features.html
Combining Files and PDF Portfolios  
There are many advantages to saving multiple files to a single PDF document or a PDF 
portfolio. One example is the creation of ebriefs, or a real estate closing, or any other 
deliverable that would benefit from conversion to a single file, rather than multiple files. For 
instance, an attorney can now combine all files to deliver to the client at the close of a 
matter. Rather than sending multiple emails with multiple attachments, printing out the 
documents and binding them, or burning individual documents to a CD or DVD, attorneys 
can now save all the files to a single PDF or in a PDF portfolio. These resulting files provide 
all the features and functions of a PDF document – platform independent, searchable, links, 
bookmarks, comments, etc.   
Creating a PDF from Multiple Files   
To create a single PDF file, Acrobat 7.0 and above have the “combine files” option. Simply 
choose multiple files, place in the order that you prefer and convert. You may choose to 
combine files of many file types, from .TIFF to .PDF to .DOC to .XLS, then sort, delete, and 
add documents. Users can choose to add only certain pages of certain documents, from 
within the combine files menu. Finally, with a single click Acrobat will convert them all and 
place them in the order specified. Users can then insert links and bookmarks, add headers 
and footers, and other options to create an extremely user-friendly document that is easy to 
share.    
Creating PDF Portfolios  
The process to create a PDF portfolio is primarily the same as creating a single PDF from 
multiple files. The benefits of the PDF portfolio lies in the fact that the portfolio, which is 
appears as a single file with the extension “.PDF”, is actually an envelope or container that 
can hold PDFs and other types of documents. The portfolio offers several views, including a 
spreadsheet-like view which may be sorted and customized, or a Flash based view that 
highlights individual documents. Users can choose to create full-text indexes of portfolios, 
for optimal searching. The PDF portfolio can also be easily disassembled, removing and 
adding documents very easily. Another benefit of the portfolio format is that individual 
documents within the portfolio retain their security status. If a document within the portfolio 
has a security setting, such as password protection or copying disabled, that security setting 
is maintained within the portfolio. The portfolio also allows for automatic generation of a 
58--6
Mention of a company, product, or service does not indicate recommendation or endorsement by the American Bar Association or the author 
Page 7
cover sheet as well as inserting a firm logo and other information, either using the first 
document in the portfolio or creating one within Adobe.  
Metadata Removal   
What is Metadata? Word processing files, spreadsheets, presentation files, and  
almost all files that exist electronically – even those that have been scanned in – contain 
metadata. Metadata is the information stored about a document that helps the computer 
store, share, and find that document. It is similar in concept to an old fashioned library card 
catalog. Library patrons can find a book, picture, video, or some other material by looking in 
a card catalog. The card reveals information about the physical object – subjects, authors, 
publication date, publisher, and more. Metadata is the library catalog card for each file in a 
computer. Take a look at any Microsoft Word document under “file” “properties” to see 
information including author, location, file name, document title, date created, date modified, 
date last accessed, and editing time. This metadata describes the computer file, and may or 
may not be something you want to share with people you send that file to electronically. 
Other types of hidden data can appear in MS Word documents – tracked changes, 
comments, hidden text, versions, and more. In Microsoft Excel spreadsheets metadata 
includes formulas and in MS PowerPoint notes and comments might be resident. Corel 
WordPerfect reveals document properties, as well as allowing recipients to go to previous 
versions of the documents via “undo” button. In the course of collaborating on electronic 
documents with staff, co-counsel, and clients, a tremendous amount of metadata can be 
created for each file. If this file were sent to opposing counsel, revealing comments, tracked 
changes, and other document history the results could be disastrous. For instance, after 
collaborating on a real estate closing in which the requested price of the property had been 
negotiated via tracked changes with the client, an attorney sends the document via email to 
the potential buyer and her attorney. The savvy attorney turns on track changes to see that 
the initial dollar amount was significantly lower then the final document and uses this as a 
bargaining chip. Say that a client compared his lawyer’s invoice for work on a contract and 
then reviewed the metadata in the contract to reveal that the editing time in the metadata 
was significantly less than the billing statement. Although the metadata is not always 
accurate, and there can be many extenuating circumstances, most attorneys would not 
want to have to explain this to their clients. Metadata gaffes have made headline news, 
exposing trade secrets, plagiarism, social security numbers, corporate strategy and much 
more. (http://www.metadatarisk.org/news/news_overview.htm
)           
For attorneys who wish to share a document with opposing counsel, or other third parties 
for which metadata exposure is a risk, converting a document to PDF prior to sending it is a 
way to remove all of the information that could prove most damaging – tracked changed, 
document versions, notes, comments, formulas and other embedded text. In Adobe Acrobat 
Standard or Professional 9.0 users can choose to “examine document” and remove all 
metadata, including most of the document properties associated with the file. The “examine 
document” can even be used to remove comments and other reviewing functions in an 
existing PDF. The process unfortunately “breaks” certain rights for those with the Adobe 
Reader only, such as commenting, the Typewriter tool, and digital signatures. The “examine 
document” function also renders the ability to remove added Bates numbers. However, 
removal of the metadata entirely may offer more rewards than drawbacks. The tool offers 
58--7
Mention of a company, product, or service does not indicate recommendation or endorsement by the American Bar Association or the author 
Page 8
“granular” removal, so that a user has some control as to what stays and what goes. The 
“examine document” can be configured to prompt a user to remove metadata for each 
document saved or emailed via the “preferences” menu. There is a batch removal tool for 
metadata in Adobe Acrobat 9.0, however it will not remove hidden text.  
Securing PDF Documents  
Adobe Acrobat 7.0 Professional and above provide a range of security features from simple 
to quite sophisticated. From encryption to digital signature authentication to password 
protection, Acrobat 9.0 Pro users have many options. Ethical duties to protect client’s 
confidential information can be fulfilled by taking steps to secure PDFs, as well as removing 
metadata. Even if the document does not contain sensitive or confidential information, some 
attorneys may want to restrict rights for copying, extraction, or printing to keep work product 
protected. Acrobat 7.0 and higher allow creation of security policies. Some attorneys may 
want to create a policy called “client review” which would allow recipients of that document 
to use commenting tools, but disallow copying, extraction, and printing. Another policy could 
be called “Shared with opposing counsel” which could strip metadata and restrict rights to 
copy or print. Finally, for very sensitive documents a policy could be created to encrypt and 
digitally sign documents. In Adobe Acrobat 9.0 professional, security policies can be applied 
through a batch process. Additionally security policies can be set up individually, or can be 
available for an entire firm. For those who create PDF portfolios, be mindful of how security 
is applied. Because the portfolio is a container, applying password security to the container 
does not protect the individual documents. Users can use the Security Envelope function to 
secure multiple documents inside a portfolio.     
PDF for Archives  
Today over 90% of documents are created electronically. These documents are created in 
many different types of software and many versions of software. Many have already 
experienced the difficulties of opening a Microsoft Office 95 document in Microsoft Office 
2007, or converting an older WordPerfect document to a current version of Microsoft Word. 
Older digital documents suffer as formatting is lost, characters don’t display, and files 
become corrupted. Long term storage of digital records poses so many challenges that law 
firms may consider printing the records to avoid dealing with migration issues. One option 
that is available is converting documents to PDF, as the format is a de facto standard due to 
the popularity of the free Reader and its backwards compatibility. However, for entities like 
the government and the courts, a de facto standard is not enough – they require de jure 
standards. The Association for Information and Image Management (AIIM) has developed 
an International Organization for Standardization (ISO) standard called PDF/A. This 
standard creates assurances of long-term compliance and readability. There are two types 
of PDF/A. The full type, PDF/A-1a is intended for electronic documents such as word 
processing, spreadsheets, etc. The minimal type, is for scanned documents and is called 
PDF/A-1b. The specifications for PDF/A is that the documents should be self-contained, 
unfettered, device independent, and tagged. Simply put, the PDF/A document will use 
embedded font and standard colors, cannot be secured, contains metadata, and does not 
allow external links, embedded files or multimedia elements. These restrictions allow a 
PDF/A document to be opened by a Reader many years into the future. To create a PDF/A 
58--8
Mention of a company, product, or service does not indicate recommendation or endorsement by the American Bar Association or the author 
Page 9
in Acrobat 9.0 Professional, a user can choose to “print” to PDF and choose the PDF/A-
1b:2005(RGB) from the Properties button. Alternatively, uses can use the one button PDF 
creators buttons in MS Office applications, but will need to change the conversion settings 
first. Any file saved to PDF/A can be checked to see if it conforms with the ISO standard. 
This operation is accomplished in the Advanced menu, under “preflight”. Converting existing 
PDFs to PDF/A is challenging, and if a firm chooses to use the standard it will likely be 
easier to apply it going forward.  
Redaction  
When documents must be produced but contain information that cannot or should not be 
made public or seen by the opposing party, that information must be redacted. Personal 
identifiers in “protected health information,” account and Social Security numbers, financial 
information and the like all must be protected from disclosure in various circumstances. 
Horror stories abound and embarrassing examples of unsuccessful efforts to redact 
sensitive information in electronic files can readily be found through Internet searches. We 
can assume that you do not wish to add to those stories and examples. With paper 
documents, sensitive information was redacted with overlay tapes or more commonly using 
a felt-tip marker. When the documents to be produced are PDF files, sensitive information 
can be removed using the Redaction Tool in Acrobat 9.  The Redaction function in Acrobat 
9 permits the marking and removal of both text and any portion of image-only PDF files. 
When working with image-on-text files, words, phrases or any string of characters can be 
searched for and automatically marked for redaction. The redaction process, generally 
speaking, involves two steps: 1) information within a document is “marked” for redaction; 
and, 2) the redaction is applied. In Acrobat 9, the redaction process can be initiated in 
several ways. One method involves selecting the Advanced menu and choosing Redaction. 
The preferred method would be to display the Redaction Toolbar. This can be done by 
selecting the Advanced menu, then Redaction, and highlighting Show Redaction Tool Bar. 
The Redaction Toolbar can also be displayed from the View menu by selecting Toolbars 
and Redaction.    
To manually mark areas of a PDF file for redaction, click on the Mark for Redaction tool on 
the Redaction Toolbar or from the Advanced menu, after selecting Redaction. Notice that 
the Redaction tool is “smart.” It appears as a cross-hair when over an image-only area, and 
looks something like a book (an icon meant to represent text) when over a text area. With 
the Redaction Tool active, move through the PDF file selecting text or areas of the image to 
mark them for redaction. To select text, place the redaction tool at the beginning of the text 
to be marked, left-click and hold down the left mouse button while dragging the tool across 
the text to be marked. For finer control when selecting text you may want to click just in front 
of the text to be selected then use the up-down and left-right arrow keys to exactly position 
the cursor. Once in the desired location, with the Mark for Redaction Tool active, you can 
select text by holding down the Shift key and moving the cursor via the up-down and left-
right arrow keys. You can hold down the Shift and Control keys together to select whole 
words (or any character strings that are separated by one or more spaces).   If the area to 
be marked is image-only, place the Redaction Tool cross-hair up and to the left of the area 
to be selected, then hold down the left mouse button and drag down and to the right. 
Alternatively, you can place the cross-hair down and to the right of the area to be marked, 
58--9
Mention of a company, product, or service does not indicate recommendation or endorsement by the American Bar Association or the author 
Page 10
hold down the left mouse button and drag up and to the left.  When working with image-on-
text PDF files, words, numbers and phrases can be searched for, found and marked for 
redaction. Search and mark for redaction will NOT work on image-only PDF files. Keep in 
mind that image-on-text files created by OCR may (will) contain some recognition errors, 
which means that searches may hit false results or more likely, miss intended targets. To 
search and mark for redaction click on the Search and Redact button on the Redaction 
toolbar. Click Okay to dispose of the warning and a Search box appears. You can search 
within the current PDF file or all PDF files within a specified folder. By default, the search 
window displays the MyDocuments folder. The drop-down menu allows you to select local 
or network drives or, at the bottom of the list you can select Browse for Location. Selecting 
Browse for Location produces a Browse for Folder window from which you can navigate to 
and select an appropriate folder containing the PDF files to be searched and marked for 
redaction. After selecting whether to search the currently open file or PDF files contained in 
a specific folder, type the word or phrase that you want to search for then click the Search 
and Redact button. When the search finishes the results will be displayed in the search 
window. At this point, Acrobat has found the search term in the current file or all of the PDF 
files in the specified folder but nothing has been marked for redaction. To mark all of the 
found word or phrase results, click the Check All button (or, you can manually check each 
box in the search results list). After you have checked some or all of the search results the 
Marked Checked Results for Redaction button becomes active; click that button to mark for 
redaction the selected results. All checked instances of the search results will be marked for 
redaction. Up to this point you have only marked items for redaction; redaction has not been 
applied.  Before applying redaction you may want to visit the Redaction Tool Properties. 
Acrobat allows you to select the redacted area fill color and add a text overlay. If you check 
the Use Overlay Text box then you have the option to specify text properties (font, size, 
color, alignment, etc.). There are also code sets that can be applied that specify sections of 
the federal Freedom of Information Act or the Federal Privacy Act. After all areas within a 
document have been marked for redaction the document can be saved and closed. This is 
not a required step but may be appropriate if say one person marks the file for redaction 
while another approves and applies the redaction. For example, a paralegal may review  
and mark files for redaction, save them, then pass the files along to an attorney in the office 
who will approve and apply the redactions. If you save the PDF file before applying 
redaction a text box will appear warning that the document contains redaction marks that 
have not yet been applied. To apply the redactions click on the Apply Redactions button on 
the Redaction Toolbar or from the Advanced menu select Redaction then Apply Redactions. 
At this point a very important, but far from foolproof, message appears. The warning 
message suggests that you will be prompted at the next save to use a new file name but the 
prompt does not warn you that failure to do so will result in the total and final loss of all 
redacted information. After redaction marks have been applied and the file saved THE 
REDACTED INFORMATION CANNOT BE RETRIEVED! If you quickly hit Ctrl+S and click 
Yes to permit over-writing the existing file, whether you intended to or not you will have 
irrevocably removed all redacted information. USE WITH CAUTION. A good practice would 
be to create copies of files to be redacted and save them with a new name or in a different 
folder before beginning the redaction process. When you are sure that you are ready to 
apply redaction click OK in the warning and the specified redaction will be applied to all 
marked areas or search terms, and information removed from, in the file or files. When 
redaction has been applied a text box appears telling you that redactions have been 
successfully applied and asking whether you want to examine the document for additional 
58--10
Documents you may be interested
Documents you may be interested