21 
Making PowerPoint Accessible 
Microsoft PowerPoint is one of the most popular tools for creating slide show 
presentations. It is often used to organize thoughts for a meeting or lesson, to present 
key points in a live presentation, and even to create handouts. This article outlines how 
to can make PowerPoint files more accessible on the web. 
Whether you link directly to a PowerPoint file (PPT), or display your presentation 
in another format like PDF, there are several things that you can do to make your file as 
accessible as possible. 
Slide Layouts 
Every version of PowerPoint since at least 2000 contains a series of highly 
accessible slide layouts. PowerPoint is designed to encourage the use of these slide 
layouts, especially in newer versions. Using these templates correctly will ensure that 
your files have correctly structured headings and lists, proper reading order, etc. The 
correct use of slide layouts is probably the most significant thing you can do to ensure 
that your content is accessible. 
PowerPoint 2000-2003 
In PowerPoint 2000-2003, it is made relatively simple to choose which slide layout that 
will be used.  
TO DO:  
Select Format at the top left corner. 
Select Slide Layout from the dropdown menu. Another way of selecting slide 
layouts is made possible by using the Slide Layout sidebar. 
A menu of slide types will appear. Choose the slide layout to be used.  
PowerPoint 2007-2010 
Pdf extract pages - copy, paste, cut PDF pages in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Easy to Use C# Code to Extract PDF Pages, Copy Pages from One PDF File and Paste into Others
deleting pages from pdf document; delete page from pdf reader
Pdf extract pages - VB.NET PDF Page Extract Library: copy, paste, cut PDF pages in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Detailed VB.NET Guide for Extracting Pages from Microsoft PDF Doc
export pages from pdf preview; delete pages from pdf
22 
PowerPoint 2007 and later does a good job of encouraging the use of more accessible 
styles.  
TO DO: 
Select Home at the top left corner, then select the New Slide option on the 
toolbar. Another option is selecting the New Slide button. 
A menu of slide types will appear. Choose the slide layout to be used.  
Alternative Text for Images 
PowerPoint presentations usually include images. While these images are 
sometimes decorative, many contain content that should be given a text alternative. 
Images can be give appropriate alternative text in PowerPoint. This alternative text will 
be read by a screen reader in a PowerPoint file and should remain intact when 
exporting to HTML or PDF.  
NOTE: 
There is no way to add empty/null alternative text to an image in PowerPoint. If 
your presentation has decorative images that do not convey unique content, the 
best thing to do is to leave the alternative text field blank. If the image does not 
have alternative text a screen reader will typically skip it. 
Embedded charts should be given alternative text, but sometimes the content of 
the chart might be too long for alternative text. If your presentation contains 
numerous charts or graphs, consider including a link to the original PPT file. The 
data that is used to create the chart will be accessible in the original file (it is 
C# PDF Text Extract Library: extract text content from PDF file in
inputFilePath); PDFTextMgr textMgr = PDFTextHandler.ExportPDFTextManager(doc); // Extract text content C# example code for text extraction from all PDF pages.
add remove pages from pdf; extract page from pdf
VB.NET PDF Text Extract Library: extract text content from PDF
PDF ›› VB.NET PDF: Extract PDF Text. VB.NET PDF - Extract Text from PDF Using VB. How to Extract Text from PDF with VB.NET Sample Codes in .NET Application.
copy pages from pdf to word; extract pdf pages for
23 
basically a simple spreadsheet), but will not be included in a PDF or HTML 
version. 
PowerPoint 2000-2003 
"Word art" is actually converted to an image in Office 2003-2007 and must be given 
alternative text. It remains text in Office 2010. 
TO DO: 
Right click on the image.  
Select Format Picture
A dialog box will appear. Select the Web tab and then add the appropriate 
alternative text. 
PowerPoint 2007 
Adding alternative text to images is less intuitive in PowerPoint 2007. 
TO DO:  
Right click on the image. 
Select the Size and Position option. 
A dialog box will appear. Select the Alt Text tab.  
You will notice that the image filename is entered into the field by default. The 
filename is never appropriate alternative text. This functionality will almost 
certainly result in misuse of the alt attribute. 
Replace the filename with appropriate alternative text. 
C# PDF Image Extract Library: Select, copy, paste PDF images in C#
Image: Extract Image from PDF. |. Home ›› XDoc.PDF ›› C# PDF: Extract PDF Image. How to C#: Extract Image from PDF Document.
export pages from pdf acrobat; copy pages from pdf to new pdf
VB.NET PDF Image Extract Library: Select, copy, paste PDF images
Image: Extract Image from PDF. |. Home ›› XDoc.PDF ›› VB.NET PDF: Extract PDF Image. VB.NET PDF - Extract Image from PDF Document in VB.NET.
copy pages from pdf into new pdf; cut paste pdf pages
24 
For this image, it would be something like "WebAIM - Web Accessibility in Mind." If an 
image is decorative, remove the filename and leave this field blank. 
PowerPoint 2010 
PowerPoint 2010 moved the alternative text field back to an intuitive place, but made 
things more confusing by creating two fields for alternative text.  
TO DO: 
Right click the image. 
Select Format Picture.  
With the Format Picture menu open, select the option for Alt Text in the sidebar.  
Two fields will appear, one labeled Title and one labeled Description. For best 
results, add appropriate alternative text to the Description field, not the Title field.  
Information in the Title field will not be saved as alternative text when the file is 
saved as HTML. 
PowerPoint for Mac 
All versions of PowerPoint for Mac through 2008 have serious accessibility limitations. 
For example, you cannot give images appropriate alternative text or export the 
presentation as an accessible PDF file. Because of these accessibility limitations, this 
article does not include guidelines for Office for Mac users. 
Data Tables and Accessibility Issues 
In HTML, there are ways to identify row and column headers in a data table 
C# PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in C#.net
Page: Insert PDF Pages. |. Home ›› XDoc.PDF ›› C# PDF: Insert PDF Page. Add and Insert Multiple PDF Pages to PDF Document Using C#.
extract pages from pdf file online; cut pdf pages online
VB.NET PDF Page Delete Library: remove PDF pages in vb.net, ASP.
Page: Delete Existing PDF Pages. |. Home ›› XDoc.PDF ›› VB.NET PDF: Delete PDF Page. How to VB.NET: Delete Consecutive Pages from PDF.
copy pdf page to powerpoint; extract one page from pdf file
25 
(using the <th> element). In PowerPoint, you can style rows and columns so they 
appear as data tables, but there is no way to add the content in a way that will be 
identified by a screen reader. If your presentation contains more than the simplest 
tables, and if you have Adobe Acrobat, consider saving your presentation to PDF and 
adding the additional accessibility information in Acrobat Pro. 
Links 
Hyperlinks are usually created in PowerPoint by pasting the full URL into a page (e.g., 
http://webaim.org/techniques/powerpoint/) and hitting space, Enter, or some other key.  
This automatically
creates a link. It is simple, but the URL may not make sense to the 
reader.  
To change: 
Right click on the link. 
Select Edit Hyperlink, or press Ctrl + K. An Edit Hyperlink dialog box will open. 
Change the URL in the Text to Display field to something more descriptive. 
NOTE: If you are creating a presentation that is intended for electronic display and in a 
printout, you may want to include the URL and a description in the link text. 
An example: "WebAIM article on accessible PowerPoint 
(webaim.org/techniques/powerpoint/)." 
Outline and Notes Panels 
PowerPoint contains two panels that can sometimes be used to enhance 
accessibility: the outline panel and the notes panel.  
The outline panel contains a text outline of the content that appears in your 
slides. Reviewing this panel can help ensure the content on the slides is logically 
sequenced, that slide titles are unique and meaningful and that reading order is 
C# PDF Page Delete Library: remove PDF pages in C#.net, ASP.NET
Page: Delete Existing PDF Pages. Provide C# Users with Mature .NET PDF Document Manipulating Library for Deleting PDF Pages in C#.
copy page from pdf; copy pages from pdf to another pdf
VB.NET PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in vb.
Page: Insert PDF Pages. |. Home ›› XDoc.PDF ›› VB.NET PDF: Insert PDF Page. Add and Insert Multiple PDF Pages to PDF Document Using VB.
reader extract pages from pdf; acrobat remove pages from pdf
26 
appropriate. The text in this panel may also be a good starting place for handouts or 
HTML alternatives to slides (more below). Alternative text for image and text boxes that 
are not part of the default layout will not be included in the outline view. 
The notes panel allows the speaker to add notes and information that will not 
appear on the slides. It can be used to add additional information to printed handouts as 
well. Placing image or chart descriptions in this area is not reliable and should be 
avoided. A screen reader may not access this type of information, especially if the 
presentation is saved to PDF or some other format. 
Other Principles 
In addition to the principles addressed above, most web accessibility principles can also 
be applied to files created in PowerPoint. The following is a list of a few other important 
accessibility principles: 
Ensure that font size is sufficient. If your presentation will be viewed on a 
projector, font size may need to be even larger. 
Provide sufficient contrast. If your presentation will be viewed on a projector, 
sometimes the contrast needs to be even more pronounced. 
Do not use color as the only way to convey content. 
Avoid automatic slide transitions. 
Use simple slide transitions when possible. Complex transitions can be 
distracting. 
Use simple language. 
Check reading order of text boxes that are not part of the native slide layout. 
They are usually the last thing read by a screen reader. 
If you have embedded video, ensure that the video is captioned, and that the 
player controls are accessible. 
If you have embedded audio, ensure a transcript is included. 
If your slides contain animations, ensure that they are brief and do not distract 
from the most important content on the page. 
Source:  Web Aim Powerpoint Techniques 
27 
Scanning Documents 
Scanning with OCR 
If you need to scan a document to put into your distance education course, it is 
important to use Optical Character Recognition (OCR) technology, so the resulting 
document includes the characters in your document, not just an image of it.  Without 
providing the characters, screen readers would not be able to read the document. 
(Link to video that shows how to use the web-based onlineOCR to scan a document) 
Using onlineOCR  
28 
Creating Accessible Microsoft Word 
Documents 
Contents
Headings ………………………………………...30 
Alternative Text for Images ……………………31 
Data Tables & Accessibility Issues …………...33 
Links ……………………………………………...34 
Creating a Table of Contents ….………………34 
Other Principles …………………………………35 
Sample: Accessible Word Document ………...36 
Installing Productivity Ribbon/Toolbar ………..41 
Using the Accessibility Checker ………………52 
29 
Creating Accessible Microsoft Word 
Documents 
Microsoft Word is currently the most common word processor on the market. 
Because it is so common, format has become the de facto format for text documents. 
Word is often used to create files that end up in PDF and HTML.  
Headings 
A good heading structure is probably the most important accessibility 
consideration in most Word documents. Headings will allow screen reader users to 
navigate through the page easily and will make the page more usable for everyone. In 
Word, the correct way to provide structure is to use Word styles.  
NOTE: There are a couple of advantages of having true structure in Word documents. 
First, when the file is exported to HTML, it will retain the structure, making it accessible 
to screen readers. Second, the structure will also be retained when exported to PDF. In 
both cases, the added structure increases the readability of the document for people 
using screen readers. 
Word 2000-2003 
In Word 2000-2003, the drop down menu allows the editor to create headings or use 
preset ones.  
TO DO:  
Highlight the text that will become the heading.  
Select the drop down bar next to the text style that says “Normal.”  
Select a heading format (either 1, 2, or 3)  
Word 2007 and 2010 
30 
Word 2007 and later does a good job of encouraging the use of proper styles. About 
half of the default toolbar is devoted to styles.  
TO DO:  
Highlight the text that will become the heading.  
Select a heading style from the toolbar on the top right.  
Word for Mac 
Styles on Word for Mac are available in the Formatting palette. The Styles dropdown list 
is similar to the list found in Word 2000-2003 for Windows. 
TO DO:  
Highlight the text that will become the heading.  
Select the formatting palette.  
Select the heading format that will be used.  
Alternative Text for Images 
Images can be given appropriate alternative text in Word. This alternative 
text can be read by a screen reader. Embedded charts should be given a text 
description within the context of the document itself. The data that is used to 
create the chart will be accessible in the original file (it is basically a simple 
spreadsheet), but will not be included in a PDF or HTML version. 
Word 2000-2003 
Documents you may be interested
Documents you may be interested