Courses InTouch  -  Online Grading 
Training & User Guide 
Page 10 of 21
March 6, 2007
8.0  Grade Changes 
Any user authorized to submit grades for a course section is also authorized to submit grade change 
requests for students in that course section.   
Most schools currently require a process where they approve all grade changes for students in their division 
during the term in which the course was taken.  This approval process is reflected in the new system.  Each 
school/division will designate a “grade change approver,” who has the ability to approve or deny the request 
for grade changes. Requests submitted by an instructor or grade proxy will require approval from the grade 
change approver.  No grade change will get posted to SRS until they have been “approved”.  (The OLG 
system has a built-in process to notify approvers that a grade change request is pending.) 
The following are allowable grade changes: 
•  Grade changes for any student that follow the grading scheme according to their primary school. 
•  Updating a “No Show” (GR) to a valid grade. 
•  Updating a “No Grade Reported” (NR) to a valid grade. 
IMPORTANT:
Grade changes can only be done in OLG for terms in the year 2000 and forward.  To submit 
a grade change for a term prior to Spring 2000, you need to complete a paper Change of Grade form and 
submit it to the Registrar's Office. 
8.1  Requesting A Grade Change 
To request a grade change, simply select the [Change] button on the Grading screen.   
A Grade Change Request window will appear indicating the Original grade and displaying the 
student’s grade scheme for selection of a new grade.  All grade change requests require an entry of 
a “Reason” for the change.  Select from a drop-down list of standard grade change reasons, 
including Completed Coursework, Grading Error and Other.  Comments are mandatory if the 
reason of “Other” is selected.   
Once you have entered a new grade and a reason, select [Request Change] to proceed with the 
grade change request. 
Current and New Grades
Reason
Pdf page order reverse - rotate PDF page permanently in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Empower Users to Change the Rotation Angle of PDF File Page Using C#
rotate pdf page by page; pdf rotate one page
Pdf page order reverse - VB.NET PDF Page Rotate Library: rotate PDF page permanently in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
PDF Document Page Rotation in Visual Basic .NET Class Application
how to rotate just one page in pdf; rotate one page in pdf
Courses InTouch  -  Online Grading 
Training & User Guide 
Page 11 of 21
March 6, 2007
After the request is submitted, you will be returned to the Grading Screen and see the grade 
“change requested” notation.  History provides audit trail of this request (See Section 9.0). 
8.2  Grade Change Approval & Posting 
Once a Grade Change has 
been 
approved, the new grade will display on the Grading page, with a red 
asterisk to indicate that a grade change has been applied.  Note the reference in the column header 
for Grade to inform users that an asterisk indicates a changed grade, for which they can view more 
details in history. 
An automated email alert will be sent to the Instructor who requested the change, and also to the 
Student for whom the change was made.  See Section 12.0 for more information on email alerts, 
along with examples. 
C# PDF Page Move Library: re-order PDF pages in C#.net, ASP.NET
page. Enable C# users to move, sort and reorder all PDF page in preview. Support to reverse page order in PDF document. RasterEdge
rotate pdf pages; how to rotate pdf pages and save permanently
VB.NET PDF Page Move Library: re-order PDF pages in vb.net, ASP.
Support to reverse page order in adobe PDF document in both .NET WinForms application and ASP.NET webpage. Enable move, sort and reorder PDF page in preview.
save pdf rotated pages; reverse pdf page order online
Courses InTouch  -  Online Grading 
Training & User Guide 
Page 12 of 21
March 6, 2007
9.0  Grading Screen – History & Audit Trail 
The [History] button will always show a cumulative trail of grading activities performed for a student in a 
course.  For course grades that have been Saved (but not yet submitted), this window will show who made 
the latest update to the initial grade and when they made it.  Once courses have been submitted, this 
window will show the history of all other grading activities performed for a student in the course, including 
the initial submission to SRS and any grade changes.   
Grade saved, but not 
yet submitted to SRS 
Grade 
Submitted to SRS 
Grade Change requested, 
but pending approval* 
Grade Change 
Submitted to SRS 
(approved*) 
C# Word: How to Use C# Code to Print Word Document for .NET
document pages in original or reverse order within entire C# Class Code to Print Certain Page(s) of powerful & profession imaging controls, PDF document, image
rotate pdf pages in reader; save pdf after rotating pages
Courses InTouch  -  Online Grading 
Training & User Guide 
Page 13 of 21
March 6, 2007
10.0 Course Summary 
The Course Summary screen will present you with a list of courses for which you have grading 
responsibility, with an indication of the grading status and important dates related to the grading process.   
You can see which courses are ready for grading, which ones are completed, and any courses which may 
only be partially submitted or overdue.    
Selecting any course from this list will take you directly to the Grading Screen for that course. 
You can also use the “Search Parameter” area at the top of the screen to change your search parameters.  
You can change the Term, set a filter to focus on courses with certain statuses (e.g., overdue, partially 
graded), or enter a specific Course-ID.  Note:  A percent sign (%) can be used in the Course-ID field to 
search using a partial string, e.g., ECON% will just display your ECON sections, ECON101% will display 
only your ECON 101 sections, etc.  
Remember to click the [Select] button after you indicate your 
search parameters to execute the search! 
Course 
buttons 
Status 
Available & Due 
Dates 
Search 
Parameters 
Courses InTouch  -  Online Grading 
Training & User Guide 
Page 14 of 21
March 6, 2007
11.0  Grading Status & Dates 
The following Status conditions are used in the Online Grading System, and will appear on the Grading 
Screens, as well as the Course Summary. 
11.1  Grading Status 
Not Yet Available 
Course cannot be graded yet.  Based on timeframes set by each school. 
(Note that “Available Date” indicates when grading will begin for each course.) 
Not Yet Submitted 
Course is available for grading, but no grades
have been submitted to SRS. 
Partially Submitted 
Course grades for some
of the enrolled students have been submitted to SRS. 
Fully Submitted 
Course grades for all
of the enrolled students have been submitted to SRS. 
Awaiting Approval 
Submission of initial course grades are waiting for approval from school office 
(only used by some schools). 
Note that these statuses only reflect course availability and the status of ”submitted” grades.   
They do not
reflect any situations where grades were input and “saved” and not submitted. 
11.2  Grading Dates 
Available Date 
Date that courses become available for Online Grading.   
On this date an automated email alert will be sent out to Instructors to inform 
them that they can begin the grading process for a course. 
This date is determined on a school-by-school basis for each term by the 
school’s CIT School Administrator.    The email alert is also sent to associated 
TAs and grading proxies identified for the course on SRS Screen 132.  For 
more information on automated alerts, see Section 12.0. 
Due Date 
Date by which you should have your grading completed, based on timeframes 
set by the Registrar and Provost’s office. 
The due date is typically 2 weeks after the end of exams for Fall courses and 3 
days after end of exams for Spring and Summer terms. 
Note:  Once this date passes, you will be sent an “overdue” reminder on a daily 
basis for each course where grades are overdue.
Auto Grading Date 
Date that missing grades will be automatically populated with a “not graded” 
indicator on SRS and the student’s transcript will be updated. 
The auto-grading date is typically 3 weeks after the end of exams for any given 
term, but can be adjusted on a school-by-school basis by the school’s CIT 
School Administrator. 
Courses InTouch  -  Online Grading 
Training & User Guide 
Page 15 of 21
March 6, 2007
12.0 Automated Email Alerts 
The Online Grading system will send out automated email alerts to indicate a variety of conditions, as listed 
below: 
Course Available for Grading
One-time
email to Instructors and grading proxies 
on the date grading becomes available for a course.  
Can be in a list format, if more than one course. 
Course Grades Overdue
If the Due-Date has passed, this email alert will be 
sent 
every day
to Instructors and/or grading 
proxies. 
Can be in a list format, if more than one course. 
Grade Change Request Processed
One-time
email to individual who submitted a grade 
request, confirming that the request was processed, 
either as an approval or denial. 
Note that Grade Change “approval” emails are also 
automatically sent out to students
, for whom a grade 
change has been approved and submitted to SRS. 
Important pre-requisites for effective use of the OLG Automated Email Alert process are: 
1) 
A valid email address for every instructor and/or grading proxy, on the Penn Online Directory. 
2) 
Identification 
of 
in
structors and/or grading proxies on SRS Screen 132, with an associated  
CIT-Code of A or G  (i.e., “Dr. Staff” will not receive any notification).   
3) 
If a specific instructor cannot be determined for the course, or if there is no associated email 
address, this alert will be sent to the user in the next-highest level in the CIT security/administration 
setup for the specific school. 
Sample Overdue Grades Alert: 
From: CITsender@admsystems.upenn.edu [mailto:CITsender@admsystems.upenn.edu]  
Sent: Friday, February 16, 2007 12:43 AM 
To: instructor@pobox.upenn.edu 
Subject: CIT Online Grading: Course Grades Overdue 
Grades for the following course(s) are overdue: 
CHEM-701-003 : Spring 2007 
CHEM-242-602 : Spring 2007 
CHEM-541-001 : Spring 2007 
Please go to https://www.apps.isc-seo.upenn.edu/cpr/jsp/fast.do
to access the CIT Online 
Grading system.  
Courses InTouch  -  Online Grading 
Training & User Guide 
Page 16 of 21
March 6, 2007
13.0 Uploading Grades from Excel & Blackboard 
Two buttons appear at the top of the Grading Screen that will enable you to [Download Grade Roster] 
and/or [Upload Grade Roster] of students enrolled in that course.  Be advised that to use these functions 
effectively, you should probably be familiar with using Excel or Blackboard, and know how to store/retrieve 
files on your PC, or have some technical support available to assist you.    
Bubbling grades on the Grading Screen is still the simplest and most direct process, but the upload option 
may provide additional convenience if you already store your final grades in Excel or Blackboard.  
It is 
important to note that the upload only works for the “initial loading” of grades, and cannot be used to load 
any “changes”.   
13.1  Downloading a Grade Roster into Excel 
Downloading a Grade Roster into Excel using the [Download Grade Roster] function will 
create an Excel file on your computer, containing a list of students enrolled in the course, a 
column for you to input the final grades, and other useful student information.  Note that the 
format of this file is very similar to the download from the CIT Class List screens, but it has 
two additional columns for the final grade and the grade scheme. 
In the process of downloading the file you will be reminded about privacy and prompted 
whether to open or save the file.  Save the file as you would normally. The downloaded file 
contains Excel macros that map the appropriate grade scheme to each student. While not 
required, we recommend that if possible you enable macros when opening the spreadsheet. 
(If you are unable to enable macros, contact your Local Support Provider for assistance.) The 
format of the downloaded file will look like the screen example in section 13.4 below. 
Once you Download the file, you can simply enter final grades in the “Grade” column, save 
the file and then perform the Upload. If you enabled macros when opening the spreadsheet 
the Grade column will have a pull-down capability to select grades from the students’ grade 
schemes. In the event that macros are not enabled, you can type student grades in manually. 
Remember that class enrollments may change after you have downloaded a file, so you may 
end up with some “mismatches” when you try to do the upload.  Note that you do not need to 
create your Excel file using the Online Grading system.  This download is only provided as an 
option, and you are welcome to use an Excel file you create yourself as long as you conform 
to specific requirements as defined in section 13.2. 
Courses InTouch  -  Online Grading 
Training & User Guide 
Page 17 of 21
March 6, 2007
13.2  Requirements for Files to be Uploaded to OLG 
The required format and characteristics of files for uploading to OLG are listed on the upload 
screen itself, and also provided below with additional notes:   
•  Final grades may be uploaded in either an Excel file (.xls) or a comma delimited file (.csv).  
For Excel files with multiple worksheets, grade information must be stored in the first sheet. 
•  The file will need to contain the student’s PennID and final grade, and you will be prompted 
to identify which columns these are.  
The PennID and final grades need to be in separate 
and distinct columns, but the columns may be in any position in the file and you can have 
as many other columns of additional information as you want.  Only the PennID and final 
grades will be used in the uploading
 Once you begin the upload process you will be 
prompted to identify (and “set”) the PennID and final grade columns.   
•  A single row of column headings
must be the first row in the file, followed immediately by 
rows of data.  The headings can be anything you like, but they must be there and only in a 
single row.  The OLG upload process will always ignore the first row in an upload file, with 
the assumption that it contains column headers.  
Blackboard extracts may have additional 
data in the PennID column, but the grading system will interpret the PennID as the first 8-
digits of this column during the load.  
•  The process of creating extracts from the Blackboard system is described in 
the next section
.  
When creating the extract to include the PennID, Blackboard may add extra data to the 
PennID field, such as the student’s name
 There is no need for you to remove it.  The 
upload process will always only read the first 8-digits of the PennID column and will ignore 
any/all additional characters.   
•  Grades cannot be uploaded for students who already have a grade in SRS, or who are not 
enrolled in the course. Also
, the upload only works for the “initial loading” of grades
, and 
cannot be used to load any “changes”, this includes changes to grades you already 
entered, as well as any that have been submitted to SRS.   
Sample of an Excel spreadsheet, with proper formatting, i.e., a single row of column headings, and 
the PennID and final Grade in separate and distinct columns: 
PennID
Grades
Single row 
of column 
headings 
Courses InTouch  -  Online Grading 
Training & User Guide 
Page 18 of 21
March 6, 2007
13.3 Creating a Blackboard Extract 
In order to use Penn’s online grade submission tool, you’ll need to make several changes to 
the Blackboard configuration. Note that you can make these configuration changes at any 
point, so you need not have set up your grade book before having made entries into it. Below 
are instructions for setting up your grade book and downloading it to your computer. 
Instructions are grouped into three tasks: 
Task-1:  Configure Grade Book to Display Student PennID’s
a) Login to Blackboard and access your course grade book through the 
Control Panel
. You 
should be viewing your grade book in spreadsheet view. 
b) Click 
Gradebook Settings
, which is in the toolbar along the top of the grade book, then 
click the 
Spreadsheet Settings
link on the subsequent page. 
c) Under Options, check box labeled 
Student ID
. Click 
Submit
, then click sequence of 
OK
prompts until you’ve returned to your grade book’s spreadsheet view. 
At this point, you should see an additional column, labeled Student ID, to the right of your 
students’ names. Note: students missing a Penn ID may be using non-PennKey (“bb- Login”) 
accounts. In such a case, if the student is officially registered for the course, s/he should 
obtain a PennKey account. When a valid PennKey exists for an enrolled student, s/he will 
automatically get added to the Blackboard course site. 
Task-2:  Change Display Option for Grade Book Total
Column
The next task is to change the Display Option for the column labeled Total. To do this: 
a)  Click 
Total
column heading, then 
Item Information
on the 
subsequent page.  
b)  Select 
Letter
from drop-down menu to the right of 
Display As
Click 
Submit
and 
OK
till back to spreadsheet view. Grades 
under the Total column should now display as letter grades. 
[NOTE: if grades beneath Total either do not display as letters or 
display an incorrect grade, don’t worry—you can edit any data after 
you’ve downloaded your grade book, which is explained next.] 
Task-3:  Download Blackboard Grade Book
Use the following steps to download a copy of your grade book data from Blackboard to your 
computer: 
a)  Starting from the spreadsheet view of your grade book, click 
Download Grades
, which 
you’ll find in the toolbar along the top of the page; 
b)  Select 
Comma
as the 
Delimiter Type
and click 
Submit
c)  Right-click  on 
Download
and select “Save Link As …” (Firefox) or “Save Target As …” 
(Internet Explorer); 
d)  Select a file location on your computer and give the grade book a meaningful name, 
especially if you will be downloading grade books from other Blackboard sites. Be sure to 
retain the “.csv” file extension, so that the appropriate application will launch when you 
double-click the file. 
If you need to edit your grade book data and your computer is configured to launch the 
appropriate application (e.g. Excel), double-click on the file to open it. If your computer is not 
configured to launch a default application for.csv files, you can use any spreadsheet application 
to open it. The data you’d need to modify will be either under “Last Name, First Name 
(Username) | Student Id” or the Total column. 
Need HELP with Blackboard?
If you experience problems with the procedure outlined above 
for extracting your final grades from your Blackboard system, please contact your Courseware 
Systems & Resources contact
or Library Liaison
.
Courses InTouch  -  Online Grading 
Training & User Guide 
Page 19 of 21
March 6, 2007
13.4  Uploading a Grade Roster 
Once you have created and saved your grading file, in either Excel format or as a Blackboard 
extract, as described above) you will be ready to do the upload.  Simply click on [Upload Grade 
Roster] on the Online Grading page and follow the instructions on the screen.    
To indicate which file to upload, click the [Browse] button and navigate to the directory where you 
have the file stored.  This may be on your desktop, or you may have stored it somewhere else.  
When you find the file, you can either double-click on the filename or click [Open].  You can then 
proceed to select [Upload File] or [Cancel] out of the process.   
If you have selected to proceed with the upload, the system will examine your file and give you a 
“preview” of the data.  From this preview will need to identify the exact location of the PennID and 
Final Grade columns, and then click [Set Columns]. 
Once you have completed the [Set Column] process, the system will proceed to validate your 
records for upload to the Grading Screen.  If the file is good, you will be taken back to the Grading 
Screen, where the grades you just uploaded will appear in the grading bubbles.  You can then 
make additional changes on this screen, and 
save
your work or 
submit
the grades to SRS.   
If errors were encountered during the validation process, you will be presented with a screen 
summarizing any errors (see more about error below).  You can then either decide to [Cancel] out 
of the process, fix your spreadsheet and [Restart Upload] or [Accept and Proceed to Grading].   
Once you have uploaded grades you can make any additional changes directly on the Grading 
Screen. 
Documents you may be interested
Documents you may be interested