Creating Accessible Documents 
Manual: A Detailed Guide  
Contents 
Content Color Choices ……………….………………………………… 2 
Excel ………………………..…………………………………………..……… 3 
Media ………………………………………………………………………… 10 
PDF’s .………………………………………….…………………..………… 12  
PowerPoint ……………………..………………………………………… 20 
Scanning Documents …………………….…………………………… 27 
Word ……………….………………………………………………………… 28 
Pdf rotate all pages - rotate PDF page permanently in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Empower Users to Change the Rotation Angle of PDF File Page Using C#
how to rotate pdf pages and save permanently; pdf expert rotate page
Pdf rotate all pages - VB.NET PDF Page Rotate Library: rotate PDF page permanently in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
PDF Document Page Rotation in Visual Basic .NET Class Application
how to rotate all pages in pdf; rotate pdf pages by degrees
Creating Accessible Content Color Choices 
We often take color for granted when choosing palettes for our designs, assuming the 
appearance will be the same for everyone. 
In reality, the choices that look good to people with good color vision could cause 
serious usability problems for people affected by various forms of color-blindness, a 
type of disability that affects the perception of color and occurs in a surprisingly large 
percentage of the population. 
Color blindness (color vision deficiency, or CVD) affects approximately 1 in 12 men and 
1 in 200 women in the world. 
We learned from our overview that the following guidelines should be considered when 
incorporating color into course content: 
Avoid using color alone to convey important information 
Red/green and pastels may not be distinguishable to someone with color blind 
issues 
Use * or other annotation in addition to color to bring attention to important 
information 
Ensure that text, graphics, and images are understandable when viewed without 
color 
Use available tools: Run Vischeck on images and web pages to show what they 
look like to the color blind 
Source:  Colourblind Awareness Website  
VB.NET PDF Page Delete Library: remove PDF pages in vb.net, ASP.
NET example for how to delete several defined pages from a PDF document Dim detelePageindexes = New Integer() {1, 3, 5, 7, 9} ' Delete pages. All Rights Reserved
pdf rotate just one page; rotate pages in pdf and save
VB.NET PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in vb.
doc2.InsertPages(pages, pageIndex) ' Output the new document how to use VB to insert an empty page to a specific location of current PDF file All Rights Reserved
rotate pages in pdf expert; rotate pdf pages
Creating Accessible Excel Documents 
Contents 
Alternative Text …………………………………..4 
-Images & Objects …………………………..4 
-Tables ………………………………………..5 
-Dialog Boxes ………………………………..5 
Specifying Header Info in Tables ……………….6 
Meaningful Hyperlink Text ………………………7 
-ScreenTips …………………………………..8 
Other Construction Considerations …………….9 
Sheet Tab Names ………………………………..9 
Alternative Multimedia Formats ………………...9
C# PDF Page Delete Library: remove PDF pages in C#.net, ASP.NET
1. public void DeletePages(int[] pageIndexes). Description: Delete specified pages from the input PDF file. Parameters: All Rights Reserved.
rotate individual pdf pages reader; pdf rotate single page
C# PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in C#.net
how to merge PDF document files by C# code, how to rotate PDF document page to insert empty pages to a specific location of current PDF file. All Rights Reserved
pdf rotate one page; pdf reverse page order
Creating Accessible Excel Documents 
Step 1: Alternative Text 
Add Alternative Text to Images and Objects 
Images, Charts and Graphics included in a worksheet need to have alternative text. 
Otherwise these items will not be perceived, nor properly understood by people who 
have visual disabilities. 
Alternative text is read by screen readers, allowing the content and function of these 
images, charts or graphics to be accessible to those with visual or certain cognitive 
disabilities. 
TO ADD ALT TEXT TO IMAGE:  
Right Click (Shift+F10) on the image  
Click Format,  
Choose Alt Text. 
Type a description into the Title and Description text boxes.  
When finished click Close. 
Figure 1: Graphic showing the Alt Text tab of the Size menu 
VB.NET PDF - WPF PDF Viewer for VB.NET Program
Users can rotate PDF pages, zoom in or zoom out PDF pages and WPF PDF Viewer for VB.NET is a PDF utility annotation rectangle, polygon and so on are all can be
pdf reverse page order preview; rotate a pdf page
C# WPF PDF Viewer SDK to view PDF document in C#.NET
Compatible with all Windows systems and supports .NET Framework 2.0 & above versions. A powerful .NET WPF component able to rotate one PDF page or whole PDF
pdf rotate pages and save; how to rotate all pages in pdf in preview
Add Alternative Text to a Table 
Beginning with Microsoft Office 2010 alternative text can be added to Tables in Excel. 
TO ADD ALT TEXT TO TABLES: 
First Right Click (Shift+F10) anywhere within the table.  
Select ‘Table’, 
Select ‘Alternative Text’. 
When the Alternative Text dialog box appears, fill in both the Title and 
Description text boxes. 
Click OK. 
Figure 2: Drop down menu after 'Right Clicking' on Table. 
Add Alternative Text to Dialog Box 
TO ADD ALT TEXT TO DIALOGUE BOX: 
Right Click (Shift+F10) anywhere within the dialog box.   
Select ‘Alternative Text’. 
When the Alternative Text dialog box appears, fill in both the Title and 
Description text boxes.  
Click OK. 
VB.NET PDF - View PDF with WPF PDF Viewer for VB.NET
Compatible with all Windows systems and supports .NET Framework 2.0 & above versions. Able to rotate one PDF page or whole PDF while in viewing.
how to rotate one page in a pdf file; rotate pages in pdf
C# TIFF: How to Rotate TIFF Using C# Code in .NET Imaging
VB.NET How-to, VB.NET PDF, VB.NET Word, VB.NET Excel, VB TIFFPage)doc.GetPage(0); page.Rotate(RotateOder.Clockwise90); doc.Save(@"C:\rotate.tif All Rights Reserved
permanently rotate pdf pages; rotate pages in pdf online
Figure 3: Alternative Text Dialog Box 
Step Two: Specify Column Header Info in Tables 
Having clear column headings can help provide context and assist navigation of the 
table’s contents. 
To Specify a Header Row in a New Block of Cells: 
Highlight the cells to be included in the table. 
On the insert tab, in the tables group, click Table.  
Select the “My Table Has Headers” check box. 
Click OK. 
Figure 4: Image showing the steps to adding a Header row to a group of cells in a Table. 
To Specify a Header Row in a Block of Cells Marked as a Table: 
Click anywhere in the table. 
On the Table Tools Design tab, in the Table Style Options group, select the 
Header Row check box. 
Add header information. 
Figure 5: Image showing how to create row header and column features in a Table 
Step Three: Create Meaningful Hyperlink Text 
Hyperlink text provides a clear description of the link destination, rather than providing 
either the Uniform Resource Locator (URL) or simply words such as, ‘Click Here’. 
People who utilize screen reading software can navigate by going from ‘link’ to ‘link’. 
Meaningful text enables them to know what each link is for, and where it will take them. 
To Add a Hyperlink to a Table: 
Place the cursor in the cell where the hyperlink is to be added.  
In the Insert tab, in the Links group, click on Hyperlink and a dialog box will open.  
In the Text to Display box, type in the name or phrase that briefly describes the 
link destination. If the content of the cell is numeric, the Text to Display box will 
remain blank.  
In the Address box, type the URL. Click OK  
Figure 6: Image showing the steps to create more meaningful hyperlink text. 
To change the text of a hyperlink: 
Select the link, and then, on the Insert tab, in the Links group, click Hyperlink to 
open the Insert hyperlink dialog box.  
In the Text to display box, make any necessary changes to the text. 
If cell data 
is numeric, this box will remain blank.  
Click OK.  
Figure 6: Image showing how to add hyperlink to a table 
Another option in Excel is to add a ScreenTip to a hyperlink. When focusing on a cell 
that includes a hyperlink, a Screen Reader will read the ScreenTip in a similar way it 
reads Alt Text. This is a helpful way to make hyperlinks more meaningful, especially 
when dealing with numbers in an Excel Worksheet and not text. 
To Add a ScreenTip: 
Place focus in the cell with the hyperlink.  
On the Insert tab, in the Links group, click Hyperlink to open the Hyperlink dialog 
box.  
Click ScreenTip.  
Type text in the ScreenTip text box.  
Click OK.  
Figure 7: Image showing the steps to creating ScreenTips. 
Step Four: Other Construction Considerations 
Avoid Blank Cells, Rows and Columns 
When navigating by keyboard a blank row, column or cell within an Excel worksheet 
might lead someone to believe there is nothing more in the table. Simply delete any 
blank cells, rows and columns that are not necessary. 
Do Not Merge or Split Cells 
Merging or Splitting cells can make navigating Excel tables with Assistive Technologies 
very difficult if not impossible. Always keep your tables straightforward and simple and 
avoid this practice. 
Step Five: Give All Sheet Tabs Unique Names 
Sheet names in an Excel file should be unique and provide information about what can 
be found on the worksheet. Unique sheet names make it easier to navigate through a 
workbook. Any blank sheets in a workbook should be deleted. 
To Rename a Sheet: 
Right-click (Shift+F10) the sheet tab, and then click Rename. 
Type a brief, unique name that is descriptive of the sheet contents. 
To Delete a Sheet: 
Right click (Shift+F10) the sheet tab, and then click Delete. 
Step Six: Include Alternate Formats for Multimedia 
If any audio or video components are included in the worksheet, ensure that the content 
is available in alternative formats for users with disabilities, such as closed captions 
(videos) or transcripts (audio only file).  
SOURCE:  Seven Steps to Creating an Accessible Excel Worksheet 
10 
Creating Accessible Media 
Transcript (REQUIRED)-For most media, such as recordings of teleconferences, you 
only need to get/make and post a transcript to provide basic accessibility. 
You may wonder how to get transcripts?   
You can just type it up yourself or ask a volunteer to type it up.   
If you are using YouTube, you can click a button that provides the transcript.  
You will still need to review it as the transcript will not transcribe the video 
perfectly. 
You can use tools like Dragon.  You will still need to review it as the transcript will 
not transcribe the video perfectly. 
You can use software like Adobe Presenter.  You will still need to review it as the 
transcript will not transcribe the video perfectly. 
There are several services that make transcripts of audio and video files, for a 
fee that varies by turnaround time and quality. These services provide multiple 
formats and many offer HTML. It's as simple as sending them the media file, or 
pointing to it online. 
Once you have the transcript, make sure it's linked to from the same places the media 
file is linked to, including web pages and e-mails. 
Audio Description (required only for relevant visuals not already covered in 
what's said)-For example, you do not need audio description for talking heads only or 
for text on slides as long as the slide text is woven into what you say. You might need 
audio description of things like charts and diagrams. 
Captions (nice to have for most media, required for some-(Captions are essentially 
the transcript synchronized with the video or audio.) Most media, such as audio-only 
recordings of teleconferences, will not require captions. Captions are important when 
people need to see what's happening in the video and get the audio information in text 
at the same time. Even with videos that are only talking heads, it's good to have 
captions so that a person who is deaf or hard of hearing can see facial expressions. 
Some people will even appreciate captions for audio-only media, for example, if they 
are hard of hearing or non-native speakers and would like to listen yet also have the text 
to fill in what they can't hear or understand.  YouTube and Adobe Presenter provide a 
caption button.  These are the recommended tools for Captioning within a distance 
education course.   
Sign language (not required for multimedia) 
Documents you may be interested
Documents you may be interested