Creating Accessible Forms 
in Microsoft Word 
and Adobe PDF
Disability Access Services 
Pdf page order reverse - rotate PDF page permanently in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Empower Users to Change the Rotation Angle of PDF File Page Using C#
how to rotate pdf pages and save permanently; how to rotate a pdf page in reader
Pdf page order reverse - VB.NET PDF Page Rotate Library: rotate PDF page permanently in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
PDF Document Page Rotation in Visual Basic .NET Class Application
saving rotated pdf pages; how to rotate just one page in pdf
ii 
About Disability Access Services 
Centralized Resource and Information on Disability Access 
Disability Access Services provides technical assistance and informational 
guidance to promote the civil rights and equality for persons with disabilities 
in the following areas: 
Employment 
Reasonable Accommodation 
Physical Access of built environments 
Access to private sector goods and services 
Digital Access of electronic and information technology 
Access to government programs, services, and activities 
Disability Access Services Website 
www.dor.ca.gov/disabilityaccessinfo 
Disability Access Services 
CA Department of Rehabilitation 
721 Capitol Mall, 4th Floor 
Sacramento, CA 95814  
DAS Email: DASinfo@dor.ca.gov 
Voice (916) 558-5755 
Fax (916) 558-5757 
TTY (916) 558-5758 
Telecommunications Relay Service 711 
Promoting an Accessible Future through 
Education and Information 
C# PDF Page Move Library: re-order PDF pages in C#.net, ASP.NET
page. Enable C# users to move, sort and reorder all PDF page in preview. Support to reverse page order in PDF document. RasterEdge
rotate pdf pages; rotate pages in pdf
VB.NET PDF Page Move Library: re-order PDF pages in vb.net, ASP.
Support to reverse page order in adobe PDF document in both .NET WinForms application and ASP.NET webpage. Enable move, sort and reorder PDF page in preview.
how to rotate page in pdf and save; how to rotate a single page in a pdf document
iii 
Creating Accessible Forms  
in Microsoft Word and Adobe PDF 
MICROSOFT WORD FORMS ...................................................................... 1 
Add the Developer Tab to Word Ribbon ................................................ 1 
Add Form Elements................................................................................. 2 
Add ‘Help Text’
........................................................................................ 3 
Adding Option Buttons (Radio Buttons) ................................................ 6 
Add Form Title ......................................................................................... 8 
Restrict Editing ........................................................................................ 9 
Add Styles and Check Accessibility .................................................... 10 
PDF FORMS............................................................................................... 11 
Activate ‘Tag Annotations’
.................................................................. 13 
Create New Form Elements ................................................................. 14 
Ensure the Tooltip is Helpful ............................................................... 16 
Control Text Field Appearance............................................................ 17 
Use the Read Only Option ................................................................... 18 
Check Tab Order .................................................................................. 20 
Set the Title of the Form ...................................................................... 21 
Set the Language ................................................................................. 22 
Reader Extended Version .................................................................... 23 
Accessibility Testing ............................................................................ 24 
REFERENCES/MORE RESOURCES ........................................................ 25 
Alternative Formats 
In accordance with ADA requirements, this document can be made available 
in Braille or large print as a reasonable accommodation for an individual with 
a disability.  To request a copy of alternative formats, please contact 
Disability Access Services. 
Equal Opportunity Employer/Program 
A Note about Hyperlinks in This Document 
All links in this document have been created with meaningful text. The 
Uniform Resource Locator (URL) is also published to be available as a 
resource for those persons who print the document. The URL addresses that 
are spelled out in the document are not active links to avoid the confusion of 
presenting duplicate links.
C# Word: How to Use C# Code to Print Word Document for .NET
document pages in original or reverse order within entire C# Class Code to Print Certain Page(s) of powerful & profession imaging controls, PDF document, image
pdf reverse page order preview; pdf rotate single page and save
iv 
Introduction  
It is estimated that up to 4% of the population relies on some sort of 
Assistive Technology to access electronic documents, emails, Web pages 
and forms. Assistive Technology includes; Screen Reading software, 
Refreshable Braille displays, and Screen Magnifiers. In the United States 
alone that equals 12.5 million people. If electronic forms are not created with 
accessibility issues in mind, they become very difficult if not impossible to 
complete for this large number of people.  
Accessibility to electronic documents is a right that is protected by both 
Federal and State law. Creating accessible electronic documents, including 
forms, is important to ensure access to persons with disabilities through 
effective methods of communication. Additionally, it is just good business, 
when a very large segment of the population can equally participate and take 
advantage of the products or services that the company or agency provides. 
Disability Access Services of California Department of Rehabilitation 
developed this document as an introduction to simple steps when creating 
not just accessible forms in Microsoft Word and Adobe PDF, but also forms 
that are usable. Take a few moments to get acquainted with these steps to 
ensure that forms you create are fully accessible to everyone.  
A Note about PDF Form Creation 
There are many file formats you can choose to begin building forms. In this 
document we will cover building simple Word forms, and building PDF forms 
beginning with a Microsoft Word document. If you create forms from other 
base file formats (InDesign, QuarkXPress
, etc…) many of the principles for 
the accessibility and usability of the final product that are covered in this 
document will still apply. 
Microsoft Word Forms 
If you work in a company or department in which everyone has Microsoft 
Office installed, and do not have access to a copy of Adobe Acrobat Pro 
software, making Word forms can be a workable option in some 
circumstances.  
Add the Developer Tab to Word Ribbon 
In order to create forms in Microsoft Word, the Developer tab needs to be 
added to the ribbon. 
To add the Developer tab to the ribbon, click on: 
1. File 
2. Options 
3. Customize Ribbon 
4. Check the Developer Tab checkbox 
Keyboard; Alt, F, T, then Customize Ribbon and check Developer tab 
Checkbox 
Figure 1: File and Options menus illustrating how to show the Developer tab 
Add Form Elements 
Elements for the form are located in the Controls Area of the Developer tab. 
Click on the Legacy Tools icon, and then place form elements in the proper 
spots on the document.  
Steps for placing form elements: 
1. Developer Tab 
2. Control area 
3. Legacy Tools 
4. Choose form element (such as; Text Form Field, or Check Box. See 
Page 6 for special instructions for adding Option Buttons) 
Via Keyboard: Alt, L, N, then: 
1. E for Text Form Field 
2. H for Checkbox 
3. O for Option Button (Radio Button) 
Figure 2: Screenshot of Legacy Tools dropdown. 
Add ‘Help Text’
Once 
form elements have been placed into the form, „Help Text‟ 
must be 
added to each. Once a person that is using a Screen Reader begins filling 
out the form fields, their assistive technology will automatically switch into 
forms mode, and at that point the only thing they will hear is what has been 
added to the „Help Text‟ area. T
his means that if the intention of a form field 
is to have the person filling the form supply an answer to a question, the 
question itself should be in the „Help Text‟. 
In the following example question 2 is asking
, „Please provide three 
examples of how 
you successfully handled an angry customer‟. 
It then 
provides three text fields for examples. In the first screenshot shown below, 
only the words, „Example #1‟ are entered in the Form Field Help Text box. 
Figure 3: Example of a form question with insufficient Help Text 
This means that the person using a screen reader in forms mode will hear 
only „Example #1, edit‟ when they reach Question 2. They won‟t know 
how to 
answer this question as they have not heard what the form creators are 
asking. 
In the screen shot below, the entire question has been added to the Form 
Field Help Text. When that same person who is using a screen reader 
comes to this question they will hear, “2. Please provide three examples of 
how you successfully handl
ed an angry customer. Example 1, edit”
 
Obviously hearing the question will make providing an answer much easier. 
Figure 4: Example of a form question with sufficient Help Text 
To add Help Text: 
1. Right Click on the form element (Shift+F10 via keyboard) 
2. Click on Properties 
3. Click on Add Help Text 
4. Enter text in the box under, Type your own: 
Figure 5: Showing steps to create Help Text 
NOTE: One significant limitation of creating forms in Microsoft Word is the 
fact that the Help Text for form fields can only accept 138 characters. This 
means that if there are instructions and/or questions that require more than 
138 characters to accurately explain, a person utilizing assistive technology 
will need to switch in and out of forms mode throughout the form. More 
importantly, the form creator will need to ensure that persons using assistive 
technology are informed when they need to switch out of forms mode, or 
else they may miss some very important information. 
Adding Option Buttons (Radio Buttons) 
If the respondents need to be limited to just one possible answer or choice 
than an Option Button can be the best option. To add Option Buttons to a 
Word form start with the Developer tab. Activate Design Mode, then choose 
Option Button from the Legacy tools. 
Via Keyboard: Alt, L, DM, N, O 
Figure 6: Steps to insert Option Buttons 
Once all the Option Buttons are located on the form, edit them by Right 
Clicking then choose, OptionButton Object, Edit. 
Figure 7: How to Edit Option Button text 
Documents you may be interested
Documents you may be interested