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128 | Chapter 4, Hacking PivotTables
#50
PivotTables: A Hack in Themselves
HACK
In pre-2007 versions of Excel, the Layout step for the data
shows the optional Page, Row, and Column fields, as well as
the mandatory Data field.
PivotTable Creation
When you create a PivotTable (by going to the Insert tab and selecting Pivot
Table; pre-2007, select Data
Pivot Table Report), a dialog pops up asking
you to select either your table or range, or select an external data source. If
your table was set up correctly (i.e., headings defined in some way and no
blank rows/columns/cells) and you are clicked somewhere inside your data,
your range will be selected automatically. You will then be asked if you want
your PivotTable created in a new Worksheet or on the Existing Worksheet.
This is true for a lot of Excel’s functions and analysis tools.
Your range will be automatically selected if your data is set
up correctly—i.e., headings defined in some way and no
blank rows/columns/cells.
Users of pre-2007 versions will need to go through the more cumbersome
PivotTable and PivotChart Wizard. This Wizard guides you through the cre-
ation of a PivotTable using a four-step process, in which you tell Excel:
1. Howthe data is set up and whether to create an associated PivotChart
(if PivotCharts are available in that version of Excel)
2. Where the data is stored—e.g., a range in the same workbook, a data-
base, another workbook, etc.
3. Which column of data is going into which field: the optional Page, Row,
and Column fields, as well as the mandatory Data field
4. Where to put your PivotTable (i.e., in a newworksheet or in an existing
one)
You also can take many side steps along the way to manipulate the Pivot-
Table, but most users find it easier to do this after telling Excel where to put
it.
Nowthat you knowmore about PivotTables and what they do, it’s time to
explore some handy hacks that can make this feature even more powerful.
Rotate all pages in pdf - rotate PDF page permanently in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Empower Users to Change the Rotation Angle of PDF File Page Using C#
rotate individual pages in pdf; rotate individual pdf pages reader
Rotate all pages in pdf - VB.NET PDF Page Rotate Library: rotate PDF page permanently in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
PDF Document Page Rotation in Visual Basic .NET Class Application
rotate pdf pages individually; how to reverse pages in pdf
Share PivotTables but Not Their Data
#51
Chapter 4, Hacking PivotTables | 129
HACK
H A C K
#51
Share PivotTables but Not Their Data
Hack #51
Create a snapshot of your PivotTable that no longer needs the underlying
data structures.
You might need to send PivotTables for others to view, but for whatever rea-
son you cannot send the underlying data associated with them. Perhaps you
want others to see only certain data for confidentiality reasons, for instance.
If this is the case, you can create a static copy of the PivotTable and enable
the recipient to see only what he needs to see. Best of all, the file size of the
static copy will be only a small percentage of the original file size.
Assuming you have a PivotTable in a workbook, all you need to do is select
the entire PivotTable, copy it, right-click on a clean sheet, and select Paste
Special…
Values. Now you can move this worksheet to another work-
book or perhaps use it as is.
The one drawback to this method is that Excel does not paste the PivotTa-
ble’s formats along with the values. This can make the static copy harder to
read and perhaps less impressive. If you want to include the formatting as
well, you can take a static picture (as opposed to a static copy) of your Pivot-
Table and paste this onto a clean worksheet. This will give you a full-color,
formatted snapshot of the original PivotTable to which you can apply any
type of formatting you want, without having to worry about the formatting
being lost when you refresh the original PivotTable. This is because the full-
color, formatted snapshot is not linked in any way to the original
PivotTable.
To create a static picture, format the PivotTable the way you want it and
then highlight the Pivot Table. Select Home
Clipboard
Paste
As Pic-
ture
Copy Picture, and make the selections shown inFigure4-2 in the
Copy Picture dialog box that pops up. Then, click OK.
Pre-2007, hold down the Shift key, select Edit
Copy Pic-
ture, click anywhere outside the PivotTable, and select Edit
Paste.
You will end up with a fully colored and formatted snapshot of your Pivot-
Table, as shown inFigure4-3. This can be very handy, especially if you have
to email your PivotTable to other people for viewing. They will have the
information they need, including all relevant formatting, but the file size will
be small and they won’t be able to manipulate your data. Also, they will be
able to see only what you want them to see.
VB.NET PDF Page Delete Library: remove PDF pages in vb.net, ASP.
NET example for how to delete several defined pages from a PDF document Dim detelePageindexes = New Integer() {1, 3, 5, 7, 9} ' Delete pages. All Rights Reserved
save pdf rotate pages; how to rotate page in pdf and save
VB.NET PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in vb.
doc2.InsertPages(pages, pageIndex) ' Output the new document how to use VB to insert an empty page to a specific location of current PDF file All Rights Reserved
how to rotate a single page in a pdf document; pdf rotate page
130 | Chapter 4, Hacking PivotTables
#51
Share PivotTables but Not Their Data
HACK
You also can use this picture-taking method on a range of cells. You can fol-
low the preceding steps, or you can use the little-noticed Camera icon.
To use this latter method, press the Office button, select Excel Options
Customize, and choose “Commands Not in the Ribbon” from the Choose
Commands From: box. Locate the camera, click it, press Add to add it to
your Quick Access toolbar, and then click OK.
In pre-2007 versions, select View
Toolbars
Custom-
ize…. From the Customize dialog, click the Commands tab;
from the Categories box, select Tools; and from the Com-
mands box on the right side, scroll down until you see Cam-
era. Left-click and drag-and-drop this icon onto your toolbar
where you want it to be displayed.
Figure 4-2. Copy Picture dialog in action
C# PDF Page Insert Library: insert pages into PDF file in C#.net
as how to merge PDF document files by C# code, how to rotate PDF document page This C# demo explains how to insert empty pages to a specific All Rights Reserved
rotate pdf page permanently; pdf rotate all pages
C# PDF Page Delete Library: remove PDF pages in C#.net, ASP.NET
1. public void DeletePages(int[] pageIndexes). Description: Delete specified pages from the input PDF file. Parameters: All Rights Reserved.
how to change page orientation in pdf document; how to rotate pdf pages and save permanently
Automate PivotTable Creation
#52
Chapter 4, Hacking PivotTables | 131
HACK
Nowselect a range of cells, click the Camera icon, and then click anywhere
on the spreadsheet, and you will have a linked picture of the range you just
took a picture of. Whatever data or formatting you applied to the original
range will automatically be reflected in the picture of the range.
H A C K
#52
Automate PivotTable Creation
Hack #52
The steps you need to follow to create a PivotTable require some effort, and
that effort often is redundant. With a small bit of VBA, you can create simple
PivotTables automatically.
PivotTables are a very clever and potent feature to use on data that is stored
in either a list or a table. Unfortunately, the mere thought of creating a Piv-
otTable is enough to prevent some people from even experimenting with
them. Although some PivotTable setups can get very complicated, you can
create most PivotTables easily and quickly in most situations. For example,
Figure 4-3. Original PivotTable contrasted with a picture of the PivotTable
VB.NET PDF - WPF PDF Viewer for VB.NET Program
Users can rotate PDF pages, zoom in or zoom out PDF pages and go to any pages in easy ways box, note, underline, rectangle, polygon and so on are all can be
save pdf after rotating pages; how to rotate one pdf page
C# WPF PDF Viewer SDK to view PDF document in C#.NET
PDF pages extract, copy, paste, C#.NET rotate PDF pages, C#.NET Compatible with all Windows systems and supports .NET NET WPF component able to rotate one PDF
pdf rotate single page; rotate pdf page
132 | Chapter 4, Hacking PivotTables
#52
Automate PivotTable Creation
HACK
two of the most commonly asked questions in Excel concern how to get a
count of all items in a list, and howto create a list of unique items from a list
that contains many duplicates. In this hack, we’ll show you how to create a
PivotTable quickly and easily that accomplishes these tasks.
Assume you have a long list of names in column A, with cell A1 as your
heading, and the heading of Column A is First Name. To find out howmany
items are on the list, as well as generate a list of unique items, follow these
steps:
1. Select cell A1 (your heading) and select Insert
Pivot Table (pre-2007,
Data
Pivot Table Report).
2. Ensure that you have selected NewWorksheet as the placement for the
Pivot table, and click OK. Your screen should look something like
Figure 4-4.
3. Now drag the First Name field to the Row labels area.
4. Click on the First Name field again and drag it to the Values area.
5. Click OK.
Figure 4-4. PivotTable Field and PivotTable Layout dialogs
VB.NET PDF - View PDF with WPF PDF Viewer for VB.NET
PDF pages extract, copy, paste, C#.NET rotate PDF pages, C#.NET Compatible with all Windows systems and supports .NET Able to rotate one PDF page or whole PDF
how to rotate all pages in pdf at once; pdf reverse page order preview
C# TIFF: How to Rotate TIFF Using C# Code in .NET Imaging
C#.NET PDF pages extract, copy, paste, C#.NET rotate PDF pages, C#.NET 0); page.Rotate(RotateOder.Clockwise90); doc.Save(@"C:\rotate.tif"); All Rights Reserved
how to rotate pdf pages and save; rotate pdf page permanently
Automate PivotTable Creation
#52
Chapter 4, Hacking PivotTables | 133
HACK
To create a PivotTable in a pre-2007 version of Excel, follow these steps:
1. For versions of Excel prior to 2007, go to Data
PivotTable and Pivot-
Chart Report (or Data
PivotTable Report on Macs) to start the Pivot-
Table Wizard.
2. Before you start, make sure that you have selected a single cell within
your data. This will allow Excel to automatically detect the underlying
data it is to use next.
3. If you’re using a Windows PC, select PivotTable under “What kind of
report do you want to create?” (This question isn’t asked on
Macintoshes.)
4. Click the Next button. The PivotTable Wizard should automatically
have picked up the correct range for your data in column A and will
highlight it in your sheet.
5. If it is highlighted, click the Next button. Otherwise, use your mouse to
select the range before clicking the Next button.
6. Click the Layout button and drag to the Data area the Names field.
7. Drag the Names field again, this time into the Row area.
8. Finally, select NewWorksheet as the destination of your PivotTable
Report and click the Finish button.
At this stage, you could additionally double-click the button
called Count of Product and change the “Summarize value
field by:” option to a function of your choice—e.g., Sum,
Average, etc. By default, Excel will use the
COUNT
function if
it’s working with text and use the
SUM
function if it’s work-
ing with numbers.
You should see your PivotTable on a newworksheet containing the unique
items from your list along with a count of how many times each item (name)
appears in your list.
Save Time with a Macro
What if you want to have a macro perform all those steps for you, creating a
PivotTable from any column you feed it? If you simply record a macro,
you’ll find it often works only if your data has the same heading. To avoid
this, you can create a simple macro stored in your workbook or in your per-
sonal macro workbook (described inChapter7), and use it to create a Pivot-
Table on any list of items. This requires that you write some generic VBA
134 | Chapter 4, Hacking PivotTables
#52
Automate PivotTable Creation
HACK
code and enter it into a standard module in your personal macro workbook
or in any other workbook.
To start, right-click on the sheet tab that contains the data table and select
ViewCode (on Mac, Alt/Option-F11; in pre-2007 versions, Tools
Macro
Visual Basic Editor). Then, choose Insert
Module and enter the follow-
ing code:
Sub GetCount()
Dim Pt As PivotTable
Dim strField As String
strField = Selection.Cells(1,1).Text
Range(Selection, Selection.End(xlDown)).Name = "Items"
ActiveWorkbook.PivotCaches.Add(SourceType:=xlDatabase, _
SourceData:="=Items").CreatePivotTable TableDestination:="", _
TableName:="ItemList"
Set Pt = ActiveSheet.PivotTables("ItemList")
ActiveSheet.PivotTableWizard TableDestination:=Cells(3, 1)
Pt.AddFields RowFields:=strField
Pt.PivotFields(strField).Orientation = xlDataField
End Sub
To return to Excel, close the Script window (or press Alt/
c
-Q) and save
your workbook.
Before running this code, select the heading of your list and ensure that your
list contains no blank cells.
Sorting your list will remove blank cells quickly, because
blank cells are always sorted to the bottom of a list.
The code will automatically create a named range of your list, called Items.
It will then create the PivotTable based on this named range on a new work-
sheet.
The next time you have a long list of data, you can simply select its heading
and run this macro. All the PivotTable setup work will be done in the blink
of an eye.
Move PivotTable Grand Totals #53
Chapter 4, Hacking PivotTables | 135
HACK
H A C K
#53
Move PivotTable Grand Totals
Hack #53
One of the most annoying things about PivotTables is that the Grand Total
that summarizes your data always ends up at the bottom of the table,
meaning you have to scroll down just to see the figures. Move your Grand
Total up to the top where it’s easier to find.
Although PivotTables are a great way to summarize data and extract mean-
ingful information, there is no built-in option to have the Grand Total float
to the top for a quick bird’s-eye view.
Before we describe a very generic method to move the Grand Total to the
top, we’ll explain how you can accomplish this with the
GETPIVOTDATA
func-
tion, which is designed specifically to extract data from a PivotTable.
You can use the function like this:
=GETPIVOTDATA("Sum of Amount",$B$5)
or like this:
=GETPIVOTDATA("Amount",$B$5)
Either function will extract the data and will track the Grand Total as it
moves up, down, left, or right. We used the cell address $B$5, but as long as
you use any cell within the PivotTable, you always will pick up the total.
The first function uses the Sum of Amount field, while the second one uses
the Number Sold field. If your PivotTable has the Amount field in the Val-
ues area (pre-2007, in the Data area), you need to name the field
Amount
.If,
however, the Amount field is being used two or more times in the Values
area, you must specify the name you gave it, or the name you accepted by
default, as shown inFigure4-5.
You can double-click these fields to change them. This issue can become
confusing if you are not up to speed with PivotTables. Luckily in Excel 2002
and later, the process is much easier, as you can have a cell fill in the argu-
ments and give the correct syntax by using the mouse pointer. In any cell,
type
=
(an equals sign) and then use your mouse pointer to click in the cell
currently housing the Grand Total. Excel will automatically fill in the argu-
ments for you.
Unfortunately, if you use the Function Wizard, or first type
=GETPIVOTDATA()
and then click in the cell currently housing
the Grand Total, Excel makes a mess by trying to nest
another
GETPIVOTDATA
function within that cell.
136 | Chapter 4, Hacking PivotTables
#53
Move PivotTable Grand Totals
HACK
Probably the easiest, if least sophisticated, way to extract the Grand Total is
to use the following function:
=MAX(PivGTCol)
where the column currently housing the Grand Total is named
PivGTCol
.
You also can use the
LARGE
and
SMALL
functions to extract from a PivotTable
ahost of figures according to their size. The following formula, for instance,
extracts the second largest figure from a PivotTable:
=LARGE(PivGTCol,2)
You can add some extra rows immediately above the start of the PivotTable
and place these formulas there so that you can see this type of information
instantly, without having to scroll to the bottom of your PivotTable.
Figure 4-5. The Amount field used twice and named Sum of Amount in one case and
Number Sold in the other
Efficiently Pivot Another Workbook’s Data
#54
Chapter 4, Hacking PivotTables | 137
HACK
H A C K
#54
Efficiently Pivot Another Workbook’s Data
Hack #54
Use data residing in another workbook as the source for your PivotTable.
When creating a PivotTable in Excel, you have lots of options for your data
source. By far the easiest and most powerful approach is to use data that
resides within the same workbook. Unfortunately, for whatever reason, this
is not always possible or feasible. Perhaps the data that resides in another
workbook is entered daily, for instance, and the users entering the data
should not see the PivotTable.
Using a dynamic named range will greatly decrease the refresh time needed
for your PivotTable to update. As you cannot reference a dynamic named
range from another workbook, this also means you prevented the PivotTa-
ble from referencing perhaps thousands of blank rows and causing the file
size to increase substantially. This way, you can pull in data from another
workbook, and then base your PivotTable on the data in the same work-
book rather than referencing it externally. Let’s walk through the steps.
1. In the workbook that will contain your PivotTable, insert a new work-
sheet and call it
Data
.
2. Open the workbook containing the data to be referenced, and ensure
that the worksheet containing the data is the active sheet. In any spare
cell on this worksheet, enter this formula:
=IF(A1="","",A1)
where A1 is the very first heading of your data table.
3. Select cell A1. Then cut it, activate your original workbook, and paste
cell A1 in cell A1 on the Data sheet. This will give you the reference to
the other workbook.
4. Copy this cell across as many columns as there are headings in your
data source.
5. Select Formulas
Defined Names
Define Name on (pre-2007, Insert
Name
Define).
6. Type
PivotData
in the Names: field and type the following in the “Refers
to:” box:
=OFFSET($A$1,0,0,COUNTA($A:$A),COUNTA($1:$1))
7. Click OK.
8. Next, to insert some code that will run each time the workbook is
opened, right-click on the sheet tab and select View Code.
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