How to Make Your Excel 2010 Workbooks 
508-Compliant 
Centers for Medicare & Medicaid Services 
“Making 508 Easy” Continuous Improvement Initiative 
November 6, 2015
Rotate single page in pdf reader - rotate PDF page permanently in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Empower Users to Change the Rotation Angle of PDF File Page Using C#
rotate pdf pages individually; pdf page order reverse
Rotate single page in pdf reader - VB.NET PDF Page Rotate Library: rotate PDF page permanently in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
PDF Document Page Rotation in Visual Basic .NET Class Application
pdf save rotated pages; rotate individual pages in pdf
This page intentionally left blank. 
VB.NET PDF Page Delete Library: remove PDF pages in vb.net, ASP.
Able to remove a single page from adobe PDF document in VB.NET. using RasterEdge. XDoc.PDF; How to VB.NET: Delete a Single PDF Page from PDF File.
pdf reverse page order preview; rotate pdf pages by degrees
C# PDF Page Delete Library: remove PDF pages in C#.net, ASP.NET
application. Able to remove a single page from PDF document. Ability Demo Code: How to Delete a Single PDF Page from PDF File in C#.NET. How to
rotate single page in pdf file; pdf expert rotate page
How to Make Your Excel 2010 Workbooks 
508-Compliant 
The following guidelines provide easy instructions on how to create Microsoft Excel workbooks that 
comply with Section 508 of the Rehabilitation Act.  These guidelines cover the Section 508 
requirements and best practices for Excel 2010 established by the U.S. Department of Health and 
Human Services (HHS). 
The guidelines are listed in the order of steps you should take or issues to keep in mind when creating 
a 508-compliant Excel document from scratch.  If you are viewing this guide on your computer, click on 
a page number in the Table of Contents below to hyperlink to the topic you would like to view. 
Table of Contents 
Excel Terminology: Workbooks and Worksheets ................................................................................... 1
Structural Tags ...................................................................................................................................... 1
Worksheet Layout and Formatting ......................................................................................................... 1
Getting Started ................................................................................................................................... 1
Sheet Tab Name ................................................................................................................................ 3
Fonts .................................................................................................................................................. 5
Flashing, Flickering, or Animated Text ............................................................................................... 5
Color Contrast .................................................................................................................................... 5
Color Emphasis .................................................................................................................................. 6
Text Boxes ......................................................................................................................................... 6
Underlines ........................................................................................................................................ 20
URLs ................................................................................................................................................ 20
E-mail Links ..................................................................................................................................... 27
Track Changes ................................................................................................................................. 32
Comments ........................................................................................................................................ 32
Print Preview .................................................................................................................................... 33
Tables .................................................................................................................................................. 34
Creating Tables in Microsoft Excel ................................................................................................... 34
Logical Reading Order ..................................................................................................................... 62
Column and Row Headers ............................................................................................................... 62
Special Requirement for Table Header Rows ................................................................................... 63
Blank Cells ....................................................................................................................................... 66
Merged Cells .................................................................................................................................... 66
Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) 
Page i 
VB.NET PDF- View PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
PDF to images, C#.NET PDF file & pages edit, C#.NET PDF pages extract, copy, paste, C#.NET rotate PDF pages, C# Single page. View PDF in single page display mode
how to change page orientation in pdf document; rotate pdf page few degrees
How to C#: Basic SDK Concept of XDoc.PDF for .NET
insert, delete, re-order, copy, paste, cut, rotate, and save or query data and save the PDF document. The PDFPage class presents a single page in a PDFDocument
rotate pdf pages and save; how to rotate page in pdf and save
Titles for Tables in a Worksheet ....................................................................................................... 66
Avoid Having Multiple Tables in a Worksheet ................................................................................... 70
A 508 “Best Practice” to Keep in Mind When Creating Tables .......................................................... 70
Images and Graphics ........................................................................................................................... 75
Alternative Text Descriptions ............................................................................................................ 75
Descriptive Text for Complex Images ............................................................................................... 75
Grouping Images .............................................................................................................................. 76
Title, Legend, and Axis Labels for Charts and Graphs ...................................................................... 76
Background Images or Watermarks ................................................................................................. 93
SmartArt ........................................................................................................................................... 93
File Name ............................................................................................................................................ 94
Avoid Spaces and Special Characters ............................................................................................. 94
Be Concise ....................................................................................................................................... 94
Document Properties, Complex Content, and PDF Conversion ........................................................... 95
Document Properties (Also Known as Metadata) ............................................................................. 95
Complex Content ........................................................................................................................... 104
Converting Excel Documents to PDF ............................................................................................. 104
Microsoft Office Accessibility Checker ............................................................................................... 105
About the Accessibility Checker ..................................................................................................... 105
Using the Accessibility Checker ..................................................................................................... 105
Accessibility Checker Errors, Warnings, and Tips .......................................................................... 106
End Notes .......................................................................................................................................... 108
What is Section 508? ..................................................................................................................... 108
Who is responsible for making sure Excel documents are 508-compliant? ..................................... 108
Why is 508 compliance important? ................................................................................................. 108
What types of Excel documents must be 508-compliant? ............................................................... 108
If I plan to convert an Excel file to PDF, do I still have to make it 508-compliant? ........................... 108
What is assistive technology? ........................................................................................................ 109
About this guide ............................................................................................................................. 109
Acknowledgements ........................................................................................................................ 109
Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) 
Page ii 
C# PDF Convert to Tiff SDK: Convert PDF to tiff images in C#.net
Both single page and multipage tiff image files can be created from PDF. Supports tiff compression selection. Supports for changing image size.
pdf rotate page and save; rotate pdf pages in reader
VB.NET PDF: Basic SDK Concept of XDoc.PDF
insert, delete, re-order, copy, paste, cut, rotate, and save or query data and save the PDF document. The PDFPage class presents a single page in a PDFDocument
save pdf rotated pages; rotate single page in pdf reader
How to Make Your Excel 2010 Workbooks 508-Compliant 
November 6, 2015
Excel Terminology: Workbooks and Worksheets 
Microsoft Excel is a spreadsheet program that is part of the Microsoft Office suite. In Microsoft Excel, a 
workbook is a file that contains one or more spreadsheets (called “worksheets”).  Because of Excel’s 
grid-like structure, a worksheet can consist entirely of a table, or a worksheet can consist of a table and 
other content such as text, illustrations, charts, or graphs used to track, analyze, and display data. 
Structural Tags 
Structural tags are unseen labels for the type and structure of content in your Excel workbook (tables, 
column headers, charts, images, etc., as well as their order and hierarchy).  Structural tags allow 
people with disabilities to navigate your document through the use of assistive technologies. 
If you save your workbook as a PDF file, the structural tags are automatically transferred into the PDF 
file if Microsoft Office and a full installation of Adobe Acrobat Professional or Adobe Acrobat Document 
Cloud are properly configured to pass along this encoded information. 
If you have ever used the automated Table of Contents (TOC) feature in Microsoft Word, you have 
seen one use of structural tags in action.  To create a TOC, Microsoft Word scans all of the tags in the 
document, identifies the heading hierarchy and the location of headings, and compiles the TOC based 
on this information. 
Worksheet Layout and Formatting 
Getting Started 
Use the worksheet features (“tools”) on Excel’s “Home,” “Insert,” “Formulas,” and “Data” tabs to create 
content that is Section 508-compliant.  Using these tools ensures that the content of each worksheet is 
encoded with the correct structural tags to make your workbook 508-compliant so screen readers or 
other assistive technologies are able to properly read out the content.  (See Structural Tags above.) 
To begin creating a new, blank workbook: 
1)  Open Excel.  
2)  A blank workbook will automatically appear.  Note:  By default, a new workbook contains 
three worksheets, but you can add or delete the number of worksheets that you want a 
new workbook to contain. 
This example shows a blank template for the first worksheet (“Sheet1”) of the workbook:  
Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) 
Page 1 
VB.NET PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in vb.net
all. This guiding page will help you merge two or more PDF documents into a single one in a Visual Basic .NET imaging application.
save pdf after rotating pages; reverse page order pdf online
C# PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in C#.net, ASP.
all those C#.NET PDF document page processing functions To be more specific, two or more input PDF documents can then saved and output as a single PDF with user
rotate individual pdf pages reader; rotate a pdf page
How to Make Your Excel 2010 Workbooks 508-Compliant 
November 6, 2015
Figure 1. Blank workbook 
If your computer monitor has a large screen, the Excel “Home” tab in the worksheet 
template will look slightly different. 
If you’re already in Excel and you want to create an additional workbook:  
1)  Select the “File” tab on the Excel toolbar. 
Figure 2. File tab on Excel toolbar 
2)  Select “New” then double-click on “Blank Workbook.” 
Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) 
Page 2 
How to Make Your Excel 2010 Workbooks 508-Compliant 
November 6, 2015
Figure 3. File tab, New, Blank Workbook 
3)  A new, blank workbook will appear.  Note:  By default, a new workbook contains three 
worksheets, but you can add or delete the number of worksheets that you want a new 
workbook to contain. 
The taskbar at the bottom of the screen will show that two workbooks are open. 
Sheet Tab Name 
Give each worksheet a clear and concise name (title or description) in the sheet tabs located in the 
bottom left-hand corner of the workbook, so people and assistive technologies can easily identify the 
topic and contents of the worksheet.  Also, as a best practice, remove any blank sheets from the 
workbook. 
By default, a new workbook contains three worksheets named “Sheet1,” “Sheet2,” and “Sheet3.”  There 
are two ways you can change the name of a worksheet tab: 
Method #1: 
1)  Double-click on the sheet tab you want to rename. 
For this demonstration, double-click on the first sheet tab (“Sheet1”). 
2)  Type a new name. 
For this demonstration, type “FY15 1st Quarter” (for the first quarter of fiscal year 2015). 
3)  Press “Enter” on your keyboard.  The new name for the worksheet tab will appear. 
Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) 
Page 3 
How to Make Your Excel 2010 Workbooks 508-Compliant 
November 6, 2015
Figure 4. Worksheet tab showing new name 
4)  If you need to name additional sheet tabs, repeat steps 1–3.  
Method #2: 
1)  Click on the sheet tab you want to rename. 
For this demonstration, select the second sheet tab (“Sheet2”). 
2)  Right-click on the sheet tab.  A drop-down menu will appear right above the tab. 
Figure 5. Worksheet showing sheet tab drop-down menu 
3)  Select “Rename” from the drop-down menu.  The sheet name will be highlighted in the 
tab (“Sheet2” in this demonstration). 
4)  Type a new name. 
For this demonstration, type “FY15 2nd Quarter” (for the second quarter of fiscal year 
2015). 
5)  Press “Enter” on your keyboard.  The new name for the second worksheet tab will 
appear. 
Figure 6. Worksheet tab showing new name for second sheet 
6)  If you need to name additional sheet tabs, repeat steps 1–5. 
Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) 
Page 4 
How to Make Your Excel 2010 Workbooks 508-Compliant 
November 6, 2015
To remove a blank sheet from the workbook: 
1)  Right-click on the sheet tab you want to delete.  A drop-down menu will appear right 
above the tab. 
2)  Select “Delete” from the drop-down menu.  The worksheet (and tab) will be automatically 
deleted. 
Fonts 
Use any one or a combination of the following fonts recommended by HHS for 508 compliance:  Times 
New Roman, Verdana, Ariel, Tahoma, Helvetica, or Calibri. 
Use of font size 12 points or larger is recommended as a rough guide, but keep in mind that 
fonts in the same point size can vary a lot in size due to differences in the style of the letters. 
Use this pragmatic rule:  Make the type large enough for easy reading by your intended 
audience. 
Flashing, Flickering, or Animated Text 
Do not use flashing, flickering, or animated text. 
Color Contrast 
Text must be easy to read in contrast to the background. 
Use very dark-colored lettering on a white or light-colored background for most purposes. 
As a general rule, avoid using white or light-colored lettering on a dark-colored background, also 
known as “reversed out” text.  “Reversed out” text is generally hard to read. 
“Reversed out” text can work when used sparingly, such as in the header row of a table or for a 
couple of words that are large and bold. 
Documents must have a color-contrast ratio of 4.5:1. 
As a rough guide, test color contrast by printing or viewing the document in grayscale.  This test 
is usually sufficient for documents that are mostly text, with few if any multi-colored non-text 
elements such as tables, images, or graphics.  Consider the following questions: 
Is the entire text easy to read in contrast to the background? 
If the document contains any tables, images, or graphics, is it easy to distinguish 
between varying shades of gray? 
For a more accurate and reliable test, use one of the color contrast analyzer tools that are 
available on the Web. 
Here are links to six color contrast analyzer tools that are available online free of charge: 
SSB Bart Group Color Contrast Checker 
https://www.ssbbartgroup.com/reference/index.php/Color_Contrast_Checker 
The Paciello Group Colour Contrast Analyser 
http://www.paciellogroup.com/resources/contrastAnalyser 
WebAIM Color Contrast Checker 
http://webaim.org/resources/contrastchecker 
Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) 
Page 5 
How to Make Your Excel 2010 Workbooks 508-Compliant 
November 6, 2015
Snook Colour Contrast Check Tool 
http://snook.ca/technical/colour_contrast/colour.html 
MSF&W Contrast Ratio Calculator 
http://www.msfw.com/accessibility/tools/contrastratiocalculator.aspx 
Juicy Studio Luminosity Colour Contrast Ratio Analyser 
http://juicystudio.com/services/luminositycontrastratio.php 
Color Emphasis 
Use color only as an enhancement, not as the sole means of conveying information.  If you want to use 
color to emphasize the importance of certain text, also use an alternative method such as bold or 
italics; do not use color alone. 
Text Boxes 
Do not use text boxes unless the final format of your document will be PDF or HTML. 
Note:  Even though the newest HHS 508-compliance requirements allow text boxes if you plan 
to convert the final version of your Excel workbook to PDF or HMTL, PDF files that contain text 
boxes are often problematic, causing assistive technology to read the text boxes and 
surrounding content in an incorrect reading order.  Fixing this problem in PDF is extremely 
difficult.  If you have Adobe Acrobat Professional or Adobe Acrobat Document Cloud (Acrobat 
DC), it requires going into the PDF file’s tag tree (i.e., the PDF’s embedded markup language 
structure) and manually moving text boxes and surrounding content into the correct reading 
order.  This process is extremely risky and tedious.  There is no “undo” feature in Adobe 
Acrobat Professional or Acrobat DC if you accidentally damage the PDF file’s tag tree.  You 
must “save” the PDF file each time you successfully move an item in the tag tree, so that if you 
do make a mistake, you can go back to the last file you saved and try again. 
Therefore, as a general rule, avoid using text boxes altogether. 
Instead of using text boxes, a better option is to: 
Merge two or more cells in an area of the worksheet that isn’t touching any other content; 
Inside the merged cell, type text, create a chart (or graph), or insert an image; and 
Use Excel’s “Border” feature to create a border around the merged cell. 
For example, suppose we want to type a message below a data table so that the message stands out 
in the worksheet.  Also, suppose we want the message to summarize a few key findings from the table. 
Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) 
Page 6 
Documents you may be interested
Documents you may be interested