embed pdf in mvc view : Rotate pdf page permanently SDK control API .net azure windows sharepoint 1099%20Social%20Service%20Batch%20Upload%20Setup%20Guide0-part87

1099 Social Service Batch Upload  
Setup Guide
ProviderOne, Phase 2 
March 2015 
Version .03 
Rotate pdf page permanently - rotate PDF page permanently in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Empower Users to Change the Rotation Angle of PDF File Page Using C#
rotate pdf page and save; how to rotate all pages in pdf in preview
Rotate pdf page permanently - VB.NET PDF Page Rotate Library: rotate PDF page permanently in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
PDF Document Page Rotation in Visual Basic .NET Class Application
change orientation of pdf page; how to reverse page order in pdf
Page 2 of 33
1099 Social Service Batch Upload User Guide-Version .03 
March 2015 
Revision History 
Date 
Version 
Description 
Author 
11/2014 
.01 
Initial draft 
Karla Wooster 
12/2014 
.02 
Added new rejection code 92064 
Karla Wooster 
3/2015 
.03 
Updated introduction 
Karla Wooster 
3/2015 
.03 
Updated contacts for provider support 
Karla Wooster 
3/2015 
.03 
Added basic billing training links 
Karla Wooster 
3/2015 
.03 
Added batch upload screen shots 
Karla Wooster 
3/2015 
.03 
Added causes for error code reference table 
Karla Wooster 
3/2015 
.03 
Added ProviderOne log on screen hyperlink 
Karla Wooster 
3/2015 
.03 
Added new alert message search tip 
Karla Wooster 
3/2015 
.03 
Corrected payment cycle information 
Karla Wooster 
VB.NET PDF Page Redact Library: redact whole PDF pages in vb.net
extract, copy, paste, C#.NET rotate PDF pages, C# As String = Program.RootPath + "\\" output.pdf" ' open document inputFilePath) ' get the 1st page Dim page
rotate all pages in pdf file; pdf reverse page order online
VB.NET Image: How to Process & Edit Image Using VB.NET Image
this VB.NET image editor control SDK online tutorial page. NET Image Rotator Add-on to Rotate Image, VB SDK, will the original image file be changed permanently?
rotate pages in pdf and save; reverse pdf page order online
Page 3 of 33
1099 Social Service Batch Upload User Guide-Version .03 
March 2015 
Table of Contents 
Contents 
Revision History .................................................................................................................................. 2
1.
Social Service Batch Upload Billing ........................................................................................... 4
1.1
Document Purpose ............................................................................................................................................... 4
1.2
Intended Users ...................................................................................................................................................... 5
1.3
Relationship to the Social Service Billing Guides ............................................................................................. 5
1.4
Roles and Responsibilities .................................................................................................................................. 5
2.
System Preparation ...................................................................................................................... 6
2.1.1
Social Service Provider Characteristics .......................................................................................................... 6
2.1.2
Special Design Constraints or Considerations ................................................................................................ 6
2.1.3
Business Rules ................................................................................................................................................ 7
3.
Social Service Batch Upload File Creation ................................................................................ 8
3.2
.dat File Naming Convention ................................................................................................................................ 8
3.3
File .xls convert to .dat ......................................................................................................................................... 9
3.3.1
METHOD ONE: Changing you computers default ‘list separator’ to a tilde
.................................................... 9
Create .dat file from EXCEL to CSV (MS-DOS) to Save As ........................................................................................... 9
3.3.2
METHOD TWO Create .dat file from EXCEL to WORD to Save As ............................................................. 11
4.
Submitting the social service batch upload .dat file ............................................................... 14
4.1
Acceptance Message .......................................................................................................................................... 16
4.2
Rejection Messages ............................................................................................................................................ 16
4.2.1
Finding the record reference in error ............................................................................................................. 16
4.2.1
Converting the .dat file to an Excel file. ......................................................................................................... 18
4.2.2
Social Service Batch Upload Error Instance List .......................................................................................... 18
4.3
Analyzing error codes ........................................................................................................................................ 21
5.
Provider Support ........................................................................................................................ 23
Provider Resources .......................................................................................................................... 24
6.
Authorization List Page ............................................................................................................. 24
6.1
Social Services Provider Authorization List Page example (mock data) ...................................................... 24
6.2
Social Services Provider Authorization List Page .xls export example (mock data) ................................... 25
7.
Message Alerts ........................................................................................................................... 26
7.1
Provider Portal Message Alert Inbox Screen Shot .......................................................................................... 26
7.2
Message Alert .xls Download ............................................................................................................................. 27
8.
Remittance Advice (RA) ............................................................................................................. 28
8.2
Reading the TCN ................................................................................................................................................. 32
9.
Frequently Asked Questions ..................................................................................................... 33 
VB.NET Image: How to Create a Customized VB.NET Web Viewer by
commonly used document & image files (PDF, Word, TIFF btnRotate270: rotate image or document page in display 90 permanently burn drawn annotation on page in web
how to permanently rotate pdf pages; save pdf after rotating pages
C# PDF Page Redact Library: redact whole PDF pages in C#.net, ASP.
Page: Rotate a PDF Page. PDF Read. Text outputFilePath = Program.RootPath + "\\" output.pdf"; // open document inputFilePath); // get the 1st page PDFPage page
rotate single page in pdf reader; rotate pdf pages and save
Page 4 of 33
1099 Social Service Batch Upload User Guide-Version .03 
March 2015 
1.  Social Service Batch Upload Billing 
Social service batch upload billing is an optional billing method to allow providers to extract billing 
data elements from their current timekeeping and/or billing software and upload the claim(s) data into 
the ProviderOne system. Although batch upload does require additional preparation, your agency 
could save time and effort with this option.  If you are interested in using this method, work with your 
timekeeping or billing vendor. Many software vendors currently bill in ProviderOne and are setup and 
ready for billing. They understand the technical complexities of extracting data from their software 
systems to meet ProviderOne requirements. This billing option should not be confused with template 
batch billing Template batch billing is suited for providers who bill with daily and/or monthly unit 
types and serve smaller client populations. 
The batch upload billing method is suitable for large providers and/or providers who are required to 
bill by date of service such as home care agencies, adult day care centers, large residential facilities, 
home delivered meals programs, and personal emergency response systems. 
ProviderOne is designed to increase the accuracy and flexibility of billing. Social service batch upload 
billing is one of three billing methods available in ProviderOne. 
1.  Basic billing 
2.  Template billing and Template batch billing (optional) 
3.  Batch upload billing (optional) 
Use this link to our website https://fortress.wa.gov/dshs/adsaapps/providerone/  and click on the 
training tab to learn more about each billing method.  Although social service batch upload billing may 
be your primary method of billing, you will need to know how to basic billing and submit claim 
adjustments.  Understanding each method will give you confidence and the ability to successfully bill 
in ProviderOne.  
You can use the batch upload method with standard personal computing software, such as Excel. 
However, this method requires an intermediate level of understanding of Microsoft Excel, formatting 
custom cells, Microsoft Word, Notepad, and how to save and open files using different file formats.  If 
you have difficulty preparing for the social service batch upload method, you may want to consult a 
computer specialist or another software vendor.
1.1  Document Purpose 
This guide will explain the social service batch upload billing method and provide instructions on 
submitting and managing batch upload claims.  
Identify provider types likely to benefit using the batch upload billing method. 
Facilitate format requirements of the .dat file uploaded into ProviderOne. 
Communicate the data requirements and business rules for .dat file submission. 
Provide the framework for understanding and interpreting: 
o
Batch upload file creation 
o
Naming the .dat file 
o
Submitting the .dat file 
o
Monitoring the social service batch upload status screen 
o
Analyzing error codes 
o
Using the authorization list page 
o
Managing message alerts 
o
Understanding the remittance advice  
C# HTML5 Viewer: Load, View, Convert, Annotate and Edit Excel
able to change view orientation by clicking rotate button C# .NET, users can convert Excel to PDF document, export to HTML file and create multi-page tiff file
rotate all pages in pdf and save; rotate pages in pdf
How to C#: Cleanup Images
property whose value range is 0 to 255, it will permanently modify the To identify blank page through the property BlankPageDetected, if there is a blank page
rotate pdf page; pdf rotate one page
Page 5 of 33
1099 Social Service Batch Upload User Guide-Version .03 
March 2015 
1.2  Intended Users 
This setup guide is designed for providers technical and/or billing staff, timekeeping and/or 
software vendors responsible for adapting/altering software systems to extract data to create 
files to be upload into ProviderOne.    
Please note: Social service medical claims cannot be submitted using the social service batch upload 
method. Social service medical claims must bill as medical providers and use the billing screens in the 
medical billing section of the provider portal.  There is a batch upload billing method for social service 
medical providers called HIPAA batch upload.  This method requires HIPAA batch testing.  Interested 
providers can contact the Health Care Authority (HCA) three to four months in advance to prepare for 
medical HIPAA batch upload billing.  For additional information visit the HCA website at 
http://www.hca.wa.gov/medicaid/hipaa/pages/index.aspx and select one of the 837 Professional 
Companion Guides. For additional questions call 1-800-562-3022 ext. 16137 or email hipaa-
help@hca.wa.gov and have your NPI available. 
1.3  Relationship to the Social Service Billing Guides 
The Social Service Batch Upload Setup Guide will assist providers and/or technical staff setting 
up software systems and files to meet specific requirements of ProviderOne batch upload 
billing. It is intended to supplement the social service billing guides and/or social service billing 
trainings. It contains rules for format, content, and field values for social service batch upload 
billing.   
1.4  Roles and Responsibilities 
When you choose to use the social service batch upload billing method, it is highly 
recommended that you consult and/or collaborate with your current billing/time keeping vendor 
and/or a computer specialist. Mastering this billing method requires attention to detail as well as 
the ability to follow complex instructions. There is no How To guide  for this method because 
adding, updating, and extracting the data elements are unique to each billing system used by 
providers.
Providers, billing staff, and/or technical staff, timekeeping and/or software vendors: 
Add the necessary data elements into their timekeeping and/or billing software. 
Responsible for knowing and understanding the contents of this guide as well as the 
social service 
‘How To’ guides: 
Authorizations
Basic Billing
Claims Status Inquiry & View 
RA
, and 
Adjust, Void, & Resubmit Claim
.  
Create the .dat file and upload the .dat file into the ProviderOne system.  
Manage mulitple.dat file submissions. 
Analyze error codes, correct errors, and resubmit files for billing. 
NOTE: When the file is uploaded to the system, a confirmation message is immediately 
displayed. In less than 5 minutes or as long as 24 hours a status message will appear in the 
social service batch upload status page. An acceptance message means the file has been 
accepted and submitted for claims processing/adjudication. A rejection message means the file 
was not accepted and NO DATA in the .dat file is considered for claims processing/adjudication 
until the errors are corrected and/or removed and the file is accepted after resubmission.) 
The Billing Assistance for Social Services (BASS) team: 
Provides 
assistance understanding the social service ‘How To’ guides: 
Authorizations
Basic 
Billing
Claims Status Inquiry & View RA
, and 
Adjust, Void, & Resubmit Claim
 Providers can 
contact BASS by phone or email. 
How to C#: Color and Lightness Effects
Geometry: Rotate. Image Bit Depth. Color and Contrast. Cleanup Images. VB.NET How-to, VB.NET PDF, VB.NET Word, VB 4, false); //only posterize the second page of
rotate individual pdf pages reader; pdf rotate just one page
Page 6 of 33
1099 Social Service Batch Upload User Guide-Version .03 
March 2015 
Provides assistance with 
Getting Started  (logging in and setting up security), Managing Provider 
Data (verifying your business information), Adding UsersNavigating ProviderOne and Solving Login 
& Password Issues  
Billing Assistance for Social Services (BASS)  
BASS Phone: 1-800-562-3022 
Press option 5 for Provider Services then option 1 for Social Services   
BASS email: BASS@dshs.wa.gov. Type in the subject line: Social Service Batch Upload 
<insert domain #>.  In the body of the email include pertinent information. Include your 
telephone number if you request a return call. 
ProviderOne Health Care Authority: 
Provide assistance with understanding the necessary data elements, .dat file submissions 
steps, and .dat files rejection messages.  Providers can contact ProviderOne Health Care 
Authority by email.   
ProviderOne Health Care Authority 
Email hipaa-help@hca.wa.gov.  
Type in the subject line: Social Service Batch Upload <insert domain #> 
In the body of the email include the name of the batch file you are referencing:  
sample: SOC.1234567.20150131123146.SAMPLE_BATCH.dat. 
and/or other pertinent 
information. Include your telephone number if you request a return call. 
2.  System Preparation 
Below are the ProviderOne transaction standards and business rules for social service batch 
upload billing. Please share the technical information with your time keeping and/or billing 
staff/vendor. 
2.1.1 Social Service Provider Characteristics 
Home care agencies  
Other social service providers with significant claim volume and/or must bill by date of 
service (assisted living, supported living, home delivered meals, personal emergency 
response systems, adult day care, etc.) 
2.1.2 Special Design Constraints or Considerations 
The size of each file is limited to 50MB.  
The system will only accept 
files with ‘.dat’ extension for batch submission.
All claim lines of the batch file must not exceed one day of service; with the 
exception of monthly unit types such as personal emergency response systems. 
(Note: Daily rates cannot span bill using batch upload method. Span billing is only used in 
the direct data entry and templates methods with daily or monthly unit types).
The system will only accept one claim line per each day of service, service 
code, and authorization number combination. The system will deny 
duplicate claim lines. 
The batch file layout and format must comply with the specifications outlined in 
Table 2.1.3.1
.
Page 7 of 33
1099 Social Service Batch Upload User Guide-Version .03 
March 2015 
Unit types must be consistent with the authorization list page. Most billing hours 
are now reported in 15 minute increments (15 min = 1 unit).   
Each field in the batch file must be separated/delimited by a 
‘^’ (caret symbol)
including the last field in each line when the patient ID is not used. 
The end of every field line must also be represented/indicated by a 
‘~’
(tilde) 
including the last line of the batch. 
Claim header (Provider ID, Client ID and Authorization Number) must be repeated 
for every line in batch file besides the other required fields. 
Modifier fields require a placeholder even if the fields are not populated with a 
modifier. Do not add spaces between the carets ^. 
Do use a caret ^ placeholder if the patient account number field is not used. Do 
not add spaces between the caret ^. 
2.1.3 Business Rules 
A provider can upload only one file at a time. 
The provider must have data for all the required fields. 
The file will be transmitted over secure HTTP using encryption. 
Providers can view only their own transactions.  
Only ‘.dat’ extension file types are accepted by the system
. If provider attempts to 
upload a file whose extension is 
not ‘.dat’ the 
system will display an error 
message. 
When a batch is successfully uploaded, the system will generate the file name 
while displaying the confirmation message. Standard for file name for the 
generated message 
is “<SOC>.<Provider ID (7 digit)>.<Date & Time 
Stamp>.<Actual file name including ‘.dat’ extension>”. Example: 
“SOC.1234567.20130131123146.SAMPLE_BATCH.dat”
When an uploaded batch file contains no validation errors, the batch file status will be 
‘Accepted’ and claims will be loaded into the system
for processing. 
When a batch file has encountered errors during file validation then the status of the 
file will be 'Rejected'. No claims will be loaded into the system. 
2.1.3.1  Social Service Batch Upload Format Specification Table 
Column Name 
Required Field  
(Y / N) 
Data Type 
Maximum Size 
String Format 
Development Notes 
Provider ID 
string-9 
9 digits 
numeric 
9 digit Provider ID 
Client ID 
string – up to 20  20 characters 
alphanumeric 
Client ID 
Authorization Number 
string – 10 
10 digits 
Numeric 
Authorization Number 
Service Date From 
string – 8 
8 digits 
Date (mmddccyy) 
Service Date From 
Service Date To 
string – 8 
8 digits 
Date(mmddccyy) 
Service Date To 
Service code 
string – 5 
5 digits 
alphanumeric 
Service code 
Modifier 1 
(place holder required) 
string – 2 
2 digits 
alphanumeric 
Modifier 1  
Modifier 2 
(place holder required) 
string – 2 
2 digits 
alphanumeric 
Modifier 2 
Modifier 3 
(place holder required) 
string – 2 
2 digits 
alphanumeric 
Modifier 3 
Modifier 4 
(place holder required) 
string – 2 
2 digits 
alphanumeric 
Modifier 4 
Units 
string – up to 16  16 digits 
numeric 
Units 
(use whole numbers/not 
decimals) 
Patient Account 
Number 
(place holder required) 
string – up to 13  13 digits 
alphanumeric 
“Optional” Patient 
Account Number 
Page 8 of 33
1099 Social Service Batch Upload User Guide-Version .03 
March 2015 
3.  Social Service Batch Upload File Creation 
3.1.1.1  Example of Social Service Batch Upload .xls Before .dat Conversion 
(Note below: mock data)
3.1.1.2  .dat Format Example 
When creating or extracting the .dat file from your system take extra care not to add extra spaces, 
characters, or extra carriage returns. Compare your .dat file format content side by side to the 
examples below. They should be very similar except the file will contain your provider and client 
specific ProviderOne numbers and codes.  The .dat file cannot contain column headers. 
 (Example used is mock data with optional patient account number) 
(Example used is mock data without optional patient account number) 
3.2  .dat File Naming Convention 
Before converting your files to the .dat format it would be beneficial to create a naming 
convention to suit your business needs. Use a unique name for each file. 
File .dat names cannot contain spaces. 
File names are alphanumeric and can only allow the following special characters: . - _   
Batch file names cannot contain any of the following characters: \ / : * ? < >  
Batch file .dat names cannot exceed 50 characters including the four characters: 
‘.dat’
When a batch is successfully uploaded, the system will generate the file name while displaying 
the confirmation message. The standard file name for the generated message is 
“<SOC>.<Provider ID (7 digit)>.<Date & Time Stamp>.<
Provider naming convention 
including ‘.dat’ extension>”. Example: 
“SOC.1234567.20130131123146.SAMPLE_BATCH.dat”
When naming your .dat files you may want to consider the following: 
Number resubmissions of rejected files. 
Name the batch to identify the submitter. 
Name the batch to identify the location. 
Name the batch to identify the type of service provided. 
Provider 
ID 
Client ID 
Authorization 
Number 
Service 
Date From 
Service 
Date To 
Service 
code 
Modifier 
Modifier 
Modifier 
Modifier 
Units 
Patient 
Account 
Number 
123456789 
98765432100WA 
9876543210 
01012014 
01012014 
T1019 
1020 
123456789 
98765432100WA 
9876543210 
01042014 
01042014 
T1019 
10 
1020 
123456789 
98765432100WA 
9876543210 
01102014 
01102014 
T1019 
15 
1020 
123456789^987654321WA^9876543210^01012014^01012014^T1019^^^^^8^1020~ 
123456789^987654321WA^9876543210^01042014^01042014^T1019^^^^^10^1020~ 
123456789^987654321WA^9876543210^01102014^01102014^T1019^^^^^15^1020~ 
123456789^987654321WA^9876543210^01012014^01012014^T1019^^^^^8^~ 
123456789^987654321WA^9876543210^01042014^01042014^T1019^^^^^10^~ 
123456789^987654321WA^9876543210^01102014^01102014^T1019^^^^^15^~ 
Page 9 of 33
1099 Social Service Batch Upload User Guide-Version .03 
March 2015 
3.3  File .xls convert to .dat 
When your billing or timekeeping vendor only allows .xls extraction and not .dat file extraction 
there are directions below on how to convert the Excel (.xls) file to a 
Data File
(.dat). If you do 
not want to use either method listed you can find and/or purchase utility programs online for 
Excel that will easily convert files into the .dat format. For the best results, try using a Google 
search and type 
Excel utilities
” or “
.xls convert to .dat
.” 
Below are two methods converting .xls Excel document into the .dat format. Method one shows 
how to change a computer’s default list separator settings.
The second does not require a 
change in the computers default settings.  
3.3.1  METHOD ONE: Changing 
you computers default ‘list separator’ to a tilde
This method is recommended for large .dat files with over 1000 to 1500 plus records. 
Create .dat file from EXCEL to CSV (MS-DOS) to Save As  
1.  In Microsoft Windows, click the 
Start button,
then click 
Control Panel.
2.  Open the 
Regional and Language Options
dialog box. 
3.  Click 
‘Additional Settings’
4.  Find the 
list separator
drop down and type ^ 
5.  Click 
apply
and OK twice. 
Correctly Formatting Excel 
1.  Format your date cells to mmddyyyy by highlighting the date column 
a)  Right click and select 
Format cells
b)  Select 
‘C
ustom
and place cursor in the 
Type
:’
field and type mmddyyyy. 
IMPORTANT NOTE
: After you change the list separator character for your computer, all programs will 
use the new character as a list separator. You can change the character back to the default character by 
following the same procedure. 
Page 10 of 33
1099 Social Service Batch Upload User Guide-Version .03 
March 2015 
c) Click OK 
2.  If you use the optional patient account number: 
a) 
Right click and select ‘Format
cells’
b) 
Select ‘Custom’ and place curs
or in the 
‘Type:’ field and type 
@~ 
c) Click OK 
3.  If you do NOT use the optional patient account number:  
a) In the last field column following the units or patient account number add 
a tilde ~ 
4.  Delete the header row 
5.  Delete additional worksheets, including blanks 
6.  Click 
Save As
a)  Locate the folder you would like to save your .dat file 
b)  In the 
File Name:
type the name and .dat 
c)  In the 
Save As Type
drop down, select CSV (Comma delimited) click 
save. 
d)  The .dat may disappear and you will need to type it again. 
Documents you may be interested
Documents you may be interested