Page 21 of 33
1099 Social Service Batch Upload User Guide-Version .03 
March 2015 
4.3  Analyzing error codes 
To analyze rejection error codes follow the steps listed below: 
Step 1 
Download the .xls Social Service Batch Upload Error Instance List 
Step 2 
View the 
‘Error Message’ and
‘Additional Message’ column that displays the line t
hat was 
submitted. Compare the lines to the 2.1.3.3 .dat format example.  
Step 3 
Compare the line error message to the line in the .dat file to find errors and make 
corrections. 
Step 4 
If no formatting errors are found go to the authorization list page and conduct a filter by 
search for the month you are submitting your claims.  Note: You may need to add an 
additional filter for processing status % in order to see authorization history. 
a.  Is the authorization in error for the DOS you are billing? 
If yes contact the authorizing case worker. 
b.  Has the authorization been canceled for the DOS you are billing? 
If yes contact the authorizing case worker 
c.  Are you billing for an authorization outside the DOS? 
If yes adjust your claim or contact the case worker to adjust the 
authorization. 
d.  If you have checked all formatting errors, verified the authorization 
information above, and cannot find the source of the error, contact; 
ProviderOne Health Care Authority hipaa-help@hca.wa.gov     
Step 1: 
Type in the subject line:  
Social Service Batch Upload <insert domain #> 
Step 2: 
In the body of the email include the name of the batch file you are 
referencing: sample: 
SOC.1234567.20150131123146.SAMPLE_BATCH.dat. and any other 
pertinent information.  
Step 3: 
Include your telephone number if you request a return call. 
4.3.1.1  Common Error Code Table  
Many errors are common and some can be challenging to analyze. Below are several examples 
identified by other social service batch upload providers: 
To increase your chances of a successful submission, pay special attention to NOT making the 
errors listed below: 
Problem Description 
Error Code and Description 
Solution 
Service dates reported are not for the 
month authorized. 
92141 Service Code and/or 
Modifier on the Claim do not 
match those on the Social 
Service Authorization for the 
Claim DOS (date of service). 
Ensure the service dates fall within the 
month the service was authorized.  
The authorization is in error or canceled 
for the dates of service submitted. 
92141 Service Code and/or 
Modifier on the Claim do not 
match those on the Social 
Service Authorization for the 
Claim DOS (date of service). 
Contact the case worker to resolve error 
or explain why authorizations have been 
canceled.  
Pdf rotate single page reader - rotate PDF page permanently in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Empower Users to Change the Rotation Angle of PDF File Page Using C#
reverse pdf page order online; pdf reverse page order
Pdf rotate single page reader - VB.NET PDF Page Rotate Library: rotate PDF page permanently in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
PDF Document Page Rotation in Visual Basic .NET Class Application
rotate pdf page few degrees; how to save a pdf after rotating pages
Page 22 of 33
1099 Social Service Batch Upload User Guide-Version .03 
March 2015 
Problem Description 
Error Code and Description 
Solution 
Service dates are for span billing and not 
for the date the service was provided. 
Daily rates, quarter hours, and each unit 
types cannot use span billing. Span billing 
is considered a date range. Only 
monthly service codes such as 
personal emergency response 
systems can use span billing for social 
service batch upload.  
92063 A separate claim line is 
required for each date of 
service for the service/ service 
code entered. 
Correct the dates and bill for services by 
indicating the day the services were 
provided. If you have questions about 
billing for date of service, call the 
specified social service batch upload 
contact. Below is an example. 
CORRECT: 
From 12012013 To 12012013 
From 12022013 To 12022013 
ERROR:  
From 12012013 To 12312013 
Service dates are not formatted correctly.  91042 Service From Date is 
not a valid date. 
91052 Service To Date is not 
a valid date. 
Correct the date format to mmddyyy. If 
you have questions call the specified 
social service batch upload contact. 
Below is an example. 
CORRECT:  
From 12012013 To 12012013 
ERROR:  
From 12/01/2013 To 12/01/2013 
The file does not contain caret 
placeholders for the four service code 
modifiers even though there is no modifier 
assigned to the service code in the 
authorization list page. 
90005 Field count in the 
record is not equal to the 
actual field count needed for 
that record. 
Add the placeholder caret symbol for the 
service code modifiers. Do not add 
spaces between the carets. Below is an 
example of the service code and the 
caret placeholders in between the 
number of units. 
CORRECT: T1019^^^^^10^ 
ERROR: T1019^10^ 
The .dat file contains a caret after the 
optional patient account number.  
90005 Field count in the 
record is not equal to the 
actual field count needed for 
that record. 
Remove the caret. Below is an example 
of the units showing the caret placement 
and the patient account number.    
CORRECT: 5^12334~ 
ERROR: 5^12334^~ 
File contains extra characters, spaces or 
delimiters that do not follow the required 
format. Do not use periods, commas, # 
symbols, etc. 
90004 Field does not end with 
^ symbol. 
90003 Record does not end 
with ~ symbol. 
Remove all extra characters and spaces 
other than caret ^ and the tilde ~. 
Units must be in whole numbers.  
90005 Field count in the 
record is not equal to the 
actual field count needed for 
that record. 
Only use whole numbers to represent 
the number of units and remove the 
.0000 that is displayed in the crosswalk 
file. Below is an example: 
CORRECT: ^13^ 
ERROR: ^13.0000^ 
VB.NET PDF Page Delete Library: remove PDF pages in vb.net, ASP.
Able to remove a single page from adobe PDF document in VB.NET. using RasterEdge. XDoc.PDF; How to VB.NET: Delete a Single PDF Page from PDF File.
pdf rotate pages and save; rotate a pdf page
C# PDF Page Delete Library: remove PDF pages in C#.net, ASP.NET
application. Able to remove a single page from PDF document. Ability Demo Code: How to Delete a Single PDF Page from PDF File in C#.NET. How to
how to rotate all pages in pdf at once; how to rotate one page in pdf document
Page 23 of 33
1099 Social Service Batch Upload User Guide-Version .03 
March 2015 
5.  Provider Support 
Below you will find how to contact the BASS unit and/or ProviderOne Health Care Authority for assistance. 
Please remember that caseworkers answer authorization questions about authorization errors and 
authorization cancelations.  The BASS unit and ProviderOne HCA cannot update or change authorizations.   
When in doubt follow this Hints and Tips guide:  Do I Call BASS or My Case Worker?  
The Billing Assistance for Social Services (BASS) team: 
Provides 
assistance understanding the social service ‘How To’ guides: 
Authorizations
Basic 
Billing
Claims Status Inquiry & View RA
, and 
Adjust, Void, & Resubmit Claim
  
Provides assistance with 
Getting Started  (logging in and setting up security), Managing Provider 
Data (verifying your business information), Adding UsersNavigating ProviderOne and Solving Login 
& Password Issues  
Providers can contact BASS by phone or email. Telephone calls take priority. 
Billing Assistance for Social Services (BASS)  
BASS Phone: 1-800-562-3022 
Wait to hear the brief introduction and then press option 5 for Provider Services then option 
1 for Social Services.   
BASS email: BASS@dshs.wa.gov. Type in the subject line: Social Service Batch Upload 
<insert domain #>.  In the body of the email include pertinent information. Include your 
telephone number if you request a return call. 
ProviderOne Health Care Authority: 
Provides assistance with understanding the necessary data elements, .dat file submissions 
steps, and .dat files rejection messages.  Providers can contact ProviderOne Health Care 
Authority by email.   
ProviderOne Health Care Authority 
Email hipaa-help@hca.wa.gov.  
Type in the subject line: Social Service Batch Upload <insert domain #> 
In the body of the email include the name of the batch file you are referencing:  
sample: SOC.1234567.20150131123146.SAMPLE_BATCH.dat. 
and other pertinent 
information. Include your telephone number if you request a return call. 
VB.NET PDF- View PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
C#.NET PDF file & pages edit, C#.NET PDF pages extract, copy, paste, C#.NET rotate PDF pages, C# Users can view PDF document in single page or continue
how to permanently rotate pdf pages; save pdf after rotating pages
How to C#: Basic SDK Concept of XDoc.PDF for .NET
insert, delete, re-order, copy, paste, cut, rotate, and save or query data and save the PDF document. The PDFPage class presents a single page in a PDFDocument
rotate pdf pages and save; change orientation of pdf page
Page 24 of 33
1099 Social Service Batch Upload User Guide-Version .03 
March 2015 
Provider Resources
The ProviderOne login screen: https://www.waproviderone.org  
The next section contains a quick reference guide to resources you might find helpful when billing. 
Please remember detailed training and functionality will be available on the ProviderOne phase two 
training tab (https://fortress.wa.gov/dshs/adsaapps/Providerone/training.htm  ).  
6.  Authorization List Page 
Below are brief highlights of the Authorization List Page. Click here to visit the link: 
Authorizations . 
The 
authorization list page is located in the ProviderOne portal and serves several critical billing functions, 
including:  
Lists the data elements required for billing in ProviderOne. 
Identifies the type of services providers are authorized to provide to clients. 
Identifies new client authorizations.  
Identifies the rate, units and dates of services authorized.  
Identifies added services and/or changes and the effective dates. 
Lists client responsibility amounts. 
Specifies the case manager and contact telephone number of who is responsible for creating, 
updating, and/or changing the social service authorization.  
Lists authorization errors which may impact your payment. 
The authorization list page can be exported as an .xls. Click here to see the one page hints and tips 
document: 
How Do I Research Authorization Updates?
6.1  Social Services Provider Authorization List Page example (mock data) 
C# PDF Convert to Tiff SDK: Convert PDF to tiff images in C#.net
Both single page and multipage tiff image files can be created from PDF. Supports tiff compression selection. Supports for changing image size.
pdf rotate just one page; reverse page order pdf online
VB.NET PDF: Basic SDK Concept of XDoc.PDF
insert, delete, re-order, copy, paste, cut, rotate, and save or query data and save the PDF document. The PDFPage class presents a single page in a PDFDocument
rotate pdf pages in reader; reverse page order pdf
Page 25 of 33
1099 Social Service Batch Upload User Guide-Version .03 
March 2015 
6.2  Social Services Provider Authorization List Page .xls export example (mock data) 
6.2.1.1  Social Service Authorization Export File Format Table 
Screen Field Name 
Field Type 
Data Element (Column) Name 
Display Format 
Data Base Format 
Authorization # 
Column Header 
IDNTFR 
Numeric  
Number(10) 
Line # 
Column Header 
LINE_NMBR 
Numeric 
Number(2) 
Suffix # 
Column Header 
SUFFIX_NMBR 
Numeric 
Number(2) 
Client ID 
Column Header 
MBR_IDNTFR 
Numeric  
Number(30) 
Client Name 
Column Header 
LAST_NAME, FIRST_NAME, MIDDLE_NAME, SUFFIX_LKPCD 
Alphanumeric 
Alphanumeric 
Provider ID  
Column Header 
PRVDR_LCTN_IDNTFR 
Number 
Number(10) 
Proc/Svc Code 
Column Header 
PRCDR_CODE 
Alphanumeric 
Varchar(5) 
Proc/Svc Description 
Column Header 
CODE_SHORT_DESC 
TEXT 
VARCHAR(100) 
Modifier  
Column Header 
MDFR_CODE 
Alphanumeric 
Varchar(2) 
Modifier Description 
Column Header 
MDFR _DESC 
TEXT 
VARCHAR(100) 
Start Date 
Column Header 
FROM_DATE 
MM/DD/YYYY 
DATE 
End Date 
Column Header 
TO_DATE 
MM/DD/YYYY 
DATE 
Rate 
Column Header 
PRCDR_AMOUNT 
Numeric 
Number(15,2) 
Units 
Column Header 
TBD 
Numeric 
Number(15) 
Billing Type 
Column Header 
TBD 
TBD 
TBD 
Client Responsibility 
Column Header 
TBD 
Alphanumeric 
Alphanumeric 
Last Updated 
Column Header 
TBD 
Alphanumeric 
Alphanumeric 
VB.NET PDF File & Page Process Library SDK for vb.net, ASP.NET
With VB.NET PDF SDK, PDF document page can be rotated to 90, 180, and 270 in clockwise. Both a single page and whole file pages can be rotated and saved as
how to rotate pdf pages and save permanently; rotate individual pages in pdf reader
VB.NET PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in vb.net
all. This guiding page will help you merge two or more PDF documents into a single one in a Visual Basic .NET imaging application.
rotate single page in pdf; rotate pdf pages on ipad
Page 26 of 33
1099 Social Service Batch Upload User Guide-Version .03 
March 2015 
Screen Field Name 
Field Type 
Data Element (Column) Name 
Display Format 
Data Base Format 
Business Status 
Column Header 
STATUS_CIS 
Text 
Varchar 
Error Status 
Column Header 
SYSTEM_STATUS_CIS 
Text 
Varchar 
Processing Status 
Column Header 
PROCESSSING_STATUS_CIS 
Text 
Varchar 
Case Manager Name 
Column Header 
CASE MANAGER LAST_NAME, FIRST NAME 
Alphanumeric 
Alphanumeric 
Case Manager/Phone 
Number 
Column Header 
CASE MANAGER PHONE 
Numeric 
Number (10) 
7.  Message Alerts 
Message alerts are found on the ProviderOne portal. This is a brief overview. Click the 
‘How To’ link 
for a more in-depth description: 
Navigating ProviderOne.
You may read, forward, or delete any message sent to your inbox. 
You may not create or send a new message or reply to an incoming message. 
Alerts will notify you when a new authorization exists or has been created and/or updated. 
When you have several alerts but want to search the list by authorization number you can 
apply the filter: Alert Message.  Type the wild card symbol % type the authorization # followed 
by another wild card symbol % and click Go.  The alert messages for the authorization you 
typed will appear. 
7.1  Provider Portal Message Alert Inbox Screen Shot 
Page 27 of 33
1099 Social Service Batch Upload User Guide-Version .03 
March 2015 
7.2  Message Alert .xls Download 
You can download the .xls file and use this to view the authorization list page to determine how client 
authorizations have changed and/or updated.
This is a brief example. 
Page 28 of 33
1099 Social Service Batch Upload User Guide-Version .03 
March 2015 
8.  Remittance Advice (RA) 
To 
view the Remittance Advice (RA) select ‘View Payment’ on the provider portal.
The Remittance 
Advice (RA) displays which claims have been paid, denied and/or adjusted. This is a brief overview. 
Click the ‘How To’ link for a more in
-depth description: 
Claims Status Inquiry & View RA.   This Hints and 
Tips document describes the most common Adjustment and Denial Reasons:  Common Adjustment and 
Denial Reasons 
Social Service Providers.
The Health Care Authority (HCA) makes payments to providers up to weekly. HCA always pays 
through Tuesday each week and the claim submission cutoff in the payment system is Tuesday night 
at 6 p.m. Payment will be sent out on the following Friday.  
Many providers have expressed interest in having the RA in a downloadable, sortable version, such 
as Excel.  Some providers  use file conversion software such as Adobe Acrobat Pro 11 to convert the 
RA from .pdf format to a sortable format. 
The RA is broken down into 5 key elements: 
1.  RA Cover Page 
2.  RA Updates and Key Messages (Page 1) 
3.  RA Summary (Page 2) 
4.  Paid Claims and Summary (Page 3+) 
5.  Claim Adjustment and Remark Codes (Last Page) 
8.1.1.1  RA Payment list 
When a provider selects 
‘View Payment’ on the Provider Portal,
they will be taken to the RA 
payment list page. Here a provider will select hyperlinked RA/ETRR Number and a new 
window with a PDF document will open. 
Page 29 of 33
1099 Social Service Batch Upload User Guide-Version .03 
March 2015 
8.1.1.2  RA Cover Page 
The first page of the RA is a cover page that contains the date the RA was created, the 
name of the provider and the billing address. 
8.1.1.3  RA Updates and Key Messages (Page 1) 
The key messages page is used by HCA to communicate changes and new information. 
Taking time to review this section will ensure current important messages have been seen. 
Note: This is an example of the RA and is for illustration purposes only
A.  Provider demographic information 
B.  The Provider ID assigned to the RA 
C. The Billing Provider ID 
D. The payment date and the date this RA was prepared 
E.  The main body of this RA page is a newsletter with important provider 
updated information (sometimes specific to certain provider groups.) 
Page 30 of 33
1099 Social Service Batch Upload User Guide-Version .03 
March 2015 
8.1.1.4  RA Summary (Page 2) 
Note: This is an example of the RA and is for illustration purposes only
A.  Warrant number and date of payment 
B.  Total payment received on the check (warrant) or EFT 
C.  Total of the paid claims on this RA 
D.  Deduction due to a claim adjustment from the total paid amount 
E.  Deduction due to an audit overpayment 
F.  Deduction due to an IRS Lien 
8.1.1.5  Paid Claims and Summary (Page 3+) 
After each client paid claims summary, the total is added for each column.   
Note: This is an example of the RA and is for illustration purposes only
SOCIAL SERVICE RA IDENTIFIERS 
Client name 
Client ID 
TCN 
Claim Type 
Authorization  
Number 
Authorization 
Office number 
Service 
Code 
Client 
Responsibility 
(Participation) 
Adjustment 
Code/and 
amount 
Deduction due to claim adjustments will appear here 
Deduction due to an IRS Lien will appear here 
Documents you may be interested
Documents you may be interested