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Meal
Service 
User Reference Guide
Version 3.5.9.6555 
Revised March 4, 2005 
Important Note 
Every effort has been made to incorporate accurate information regarding the MealService software. 
However, periodic revisions of the software may result in some features not performing exactly as 
documented in your installed version of MealService. We apologize for any inconvenience. 
Copyright © 2004-2005 by Philip Frank, All rights reserved. 
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Table of Contents 
Introduction....................................................................................................7 
About this Guide...............................................................................................................................7 
Conventions used in this Guide.........................................................................................................7 
What you Need to Run MealService.................................................................................................7 
Installing MealService.......................................................................................................................7 
Starting MealService.........................................................................................................................8 
Becoming Familiar with MealService and Windows........................................................................8 
Part 1: Setting Up MealService...................................................................11 
Chapter 1: Making Preliminary Settings.............................................................................11 
The basic logic behind how MealService functions........................................................................11 
Using the Database Administrator (dbAdmin.exe).........................................................................12 
Setting Up Users and Assigning Access Levels..............................................................................13 
Setting Up the Organization Address and other basic Configuration elements...............................14 
Configurable Screen Elements........................................................................................................16 
Client Name and Address.........................................................................................................16 
Client Services tab....................................................................................................................16 
Biographic Info tab..................................................................................................................17 
Relationships............................................................................................................................18 
Service/Diet tab........................................................................................................................20 
Delivery/Route Info tab............................................................................................................21 
Address Overrides....................................................................................................................21 
User-Defined Reports Menu....................................................................................................22 
Assigning User-Defined Reports to the report selection dialogues..........................................22 
Auto-executing Queries...................................................................................................................22 
Chapter 2: Entering Data into the Supporting Tables........................................................23 
Screen 1: Conditions for Certification.............................................................................................23 
Screen 2: Client Documents............................................................................................................24 
Screen 3: Cold Bag Codes...............................................................................................................24 
Screen 4: Cold Bag Usage...............................................................................................................24 
Screen 5: Cuisines...........................................................................................................................26 
Screen 6: Diet Modifications...........................................................................................................26 
Screen 7: Diseases...........................................................................................................................26 
Screen 8: Event Types.....................................................................................................................27 
Screen 9: Funding Sources..............................................................................................................27 
Screen 10: Locations/Distribution Centers......................................................................................28 
Screen 11: Marital Status................................................................................................................28 
Screen 12: Meal Items.....................................................................................................................29 
Screen 13: Race Codes....................................................................................................................30 
Screen 14: Routes............................................................................................................................30 
Screen 15: Services.........................................................................................................................31 
Screen 16: Staff Members...............................................................................................................32 
Screen 17: Stop Reasons.................................................................................................................32 
Screen 18: ZIP Codes......................................................................................................................32 
Screen 19: Application Intake Documents......................................................................................33 
Screen 20: Application Intake Conditions.......................................................................................34 
Screen 21: Meal Composition / Default Delivery Items.................................................................35 
Screen 22: Configuration Screen (System Defaults).......................................................................36 
3
XImage.OCR for .NET, Comprehensive Feature Details
It empowers .NET users to extract formatted text from Tiff, scanned PDF, and Jpeg images. Then, output recognized information to PDF, Word, and text files.
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Special Instructions for Mapping URLs..........................................................................................37 
Maintaining System SQL Queries...................................................................................................38 
Set Assessment Data: Order and Visibility.....................................................................................42 
Part 2: Using MealService...........................................................................47 
Chapter 3: The Client Information Screen..........................................................................47 
Client Status and Name And Address Information.........................................................................47 
Client Services tab...........................................................................................................................50 
Biographic Info tab..........................................................................................................................52 
Status/Dates tab...............................................................................................................................53 
Record Missed Delivery...........................................................................................................54 
Excuse......................................................................................................................................55 
Delete.......................................................................................................................................56 
Relationships tab.............................................................................................................................56 
Client-Specific Relationships...................................................................................................57 
All Individuals..........................................................................................................................61 
Service/Diet tab...............................................................................................................................63 
Set Custom Delivery Items......................................................................................................64 
Funding/Billing tab.........................................................................................................................67 
Funding....................................................................................................................................67 
Pledges.....................................................................................................................................69 
Delivery/Route tab..........................................................................................................................71 
Ongoing Deliveries..................................................................................................................71 
Address Overrides....................................................................................................................72 
Scheduled Deliveries................................................................................................................73 
Episodic Deliveries..................................................................................................................76 
Service Suspensions tab..................................................................................................................78 
Health/Nutrition tab.........................................................................................................................79 
Health History..........................................................................................................................79 
Client Diseases..................................................................................................................81 
Health/Nutrition Assessments...........................................................................................81 
Counseling Events....................................................................................................................81 
Map tab............................................................................................................................................83 
Chapter 4: Client-Related functionality...............................................................................85 
Buttons at the bottom of the Client screen......................................................................................85 
Browse Button..........................................................................................................................85 
Status Filter..............................................................................................................................85 
Custom Filter............................................................................................................................86 
Add Client................................................................................................................................88 
Menu choices...................................................................................................................................88 
Print Screen..............................................................................................................................88 
Print Delivery Directions.........................................................................................................88 
Print All on this Client.............................................................................................................88 
Print Health/Nutrition History..................................................................................................89 
Client Notes..............................................................................................................................89 
Client Pop-Ups.........................................................................................................................91 
View System History...............................................................................................................92 
Contact Summary.....................................................................................................................93 
Context Menus................................................................................................................................93 
Chapter 5: Client Management Activities............................................................................95 
4
How to Search and Navigate Client Records..................................................................................95 
Activating a New Client on a Delivery Service..............................................................................97 
Using the Activation Wizard...........................................................................................................97 
Managing Households and Household Members..........................................................................102 
Searching, Creating and Managing Households....................................................................103 
Managing Household Members.............................................................................................105 
Household Member Delivery Details Management...............................................................107 
Migrating Delivery Details.............................................................................................107 
Migrating Suspensions....................................................................................................109 
Migrating Alternate Addresses.......................................................................................110 
Tutorial: Creating a Household and Adding Members (the hard way).........................................110 
Using the Household Wizard........................................................................................................111 
Creating a batch of Scheduled or Episodic deliveries...................................................................114 
How to Create a Delivery Report..................................................................................................116 
Crediting Scheduled and Episodic Deliveries and Other Events, After the Fact...........................119 
Managing Special Meals...............................................................................................................122 
Situations where additional food is delivered on an exceptional basis (i.e., Blizzard Bags).........125 
How to Determine if a Client will receive a delivery for a selected date......................................127 
How to Determine if a Client received a delivery for a past date..................................................127 
Recording a delivery as Comped...................................................................................................128 
Deleting a Name from the database...............................................................................................130 
Creating and Managing Alerts and Follow-Ups............................................................................130 
Creating a Filtered Mail-Merge File..............................................................................................134 
Creating a Custom Mail-Merge File..............................................................................................135  
Creating Mail-Merge Client Invoices............................................................................................147 
Chapter 6: Analyzing and Printing Information................................................................139 
Delivery Reports...........................................................................................................................139 
Counseling Reports.......................................................................................................................143 
Alerts/Follow-Up Reports.............................................................................................................144 
Agency Reports.............................................................................................................................145 
Other Reports................................................................................................................................146 
Intelligent Browse.........................................................................................................................152 
Report Designer.............................................................................................................................156 
Charts............................................................................................................................................159 
Chapter 7: Utilities...............................................................................................................163 
Verify Delivery Conditions...........................................................................................................163 
Record Missed Deliveries.............................................................................................................163 
Order Stops by Route....................................................................................................................165 
Update Stopped Status...................................................................................................................168 
Inactivating Stopped Clients.........................................................................................................169 
Deleting Deliveries........................................................................................................................170 
Summarizing Missed Deliveries....................................................................................................171 
Reset First Contact Date................................................................................................................172 
Archiving Records.........................................................................................................................172 
Execute Query...............................................................................................................................174 
Deleting/Rearranging Diet Codes..................................................................................................175 
Automatically generating a Unique Record Number....................................................................177 
Mapping with MapPoint and Streets & Trips/AutoRoute.............................................................178 
Configuring Auto-executing Queries............................................................................................183 
Consolidate Duplicates..................................................................................................................184 
Chapter 8: The Menu Structure and Speed Keys.............................................................187 
5
Chapter 9: External Utilities................................................................................................191 
Database Administrator (dbAdmin.exe)........................................................................................191 
Database System Utility (DBSys.exe)...........................................................................................193 
Restructure (modify the structure or indexes of) a table...............................................................193 
Repairing a table............................................................................................................................196 
CodeSite........................................................................................................................................197 
Part 3: Managing the MealService Infrastructure....................................199 
Installation and Configuration..............................................................................................................199 
MealService with Plug-In Support................................................................................................199 
MealService without Plug-In Support...........................................................................................199 
Installation Issues common to both versions.................................................................................199 
Configuring the DBISAM Client-Server Engine..................................................................................199 
Backing up the data..............................................................................................................................203 
Networking MealService (sharing one copy of the data among multiple computers)..........................203 
Moving the Data Files to a New Location............................................................................................204 
Repairing a table...................................................................................................................................205 
Executable Files...................................................................................................................................207 
Avery Labels used by Delivery Reports...............................................................................................207 
Plug-Ins................................................................................................................................................207 
Data Dictionary....................................................................................................................................208 
Drop-Down List code translations........................................................................................................209 
File Extensions created by MealService...............................................................................................212 
Minimum System Requirements..........................................................................................................213 
Sample Reports and Output..................................................................................................................215 
Contact Information...................................................................................217 
Index...........................................................................................................219 
6
Introduction 
About this Guide 
This guide is designed to help you find what you are looking for quickly and easily. Each of the parts of the 
manual presents the associated tasks and information in a logical manner. 
Conventions used in this Guide 
This font identifies a screen label, program component or menu selection 
This font indicates something that you type 
This font is used for emphasis 
This font is used for file names, literal prompts in a dialogue, and when a new term is introduced. 
The | character is used to indicate linked menu choices. For example, 
File | Exit
indicates that you should 
select 
File
from the menu, and then select 
Exit
from the resulting sub-menu.
NOTE: is used to bring important points to your attention.
Ñ
TIP
Ò
is used to bring a useful function or time-saving feature to your attention. 
Ì
Indicates a situation that could result in a loss of data. 
What you Need to Run MealService  
MealService requires a standard Windows PC hardware/operating system, including the following: 
■  Pentium processor or better 
■  128 MB RAM minimum 
■  Windows 95 or later 
■  Hard Disk Drive with a minimum of 20 MB of available space to support the executable files. 
Additional space would be required for the storage of data. 
■  VGA Display with a minimum resolution of 600 x 800. 
See Also 
Minimum System Requirements, page 213 
Installing MealService 
These instructions are for installing the File-Sharing version of MealService. 
■  Insert the CD into your CD-ROM drive. The install routine should start automatically. If it doesn't, 
navigate to the X:\ drive (where 'X' stands for your CD-ROM drive letter) and double-click on 
Setup
or 
Setup.exe. 
You may accept all of the defaults as to location of the executable file and the data, or 
change them as you see fit. 
■  When the install finishes, you must install the ZIP code data for the states of your choice.  Launch the 
ZIP code utility by navigating to X:\ZIP Codes (where 'X' stands for your CD-ROM drive letter) and 
double-clicking on 
CopyZIPs.exe
. Once the utility has launched, select those states that encompass 
your agency’s service area. (If your state is not listed, you will need to contact us and we will email the 
files to you.) Once you’ve selected all of the states, click the 
Copy ZIPs
button to transfer the data to 
your local drive. You can then exit the ZIP utility. 
■  Once the installation finishes you should have a MealService group on your Windows 
Start
menu, as 
well as a MealService shortcut on your desktop. 
■  Before running MealService you should first check that the Database Setting is set to the correct 
directory. Do this by launching the 
Database Administrator
program from within the 
Programs | 
MealService
group on the 
Start
Menu. The 
Database Administrator
has an entry labeled 
Database 
Location
. The directory containing the data you want to use should be listed in that edit field. If the 
directory listed does not reflect the actual location of the data, then click on the ellipsis (
...
) button to 
the right of the existing data directory. In the resulting 
Locate MealService Data folder
dialogue, 
navigate to the appropriate directory (that is, the directory where you installed the data). If you 
accepted the installation defaults the database directory should point to 
Program 
Files\MealService\Sample Data
7
■  Click 
OK
to confirm your choice. You may now exit the 
Database Administrator
by clicking the 
OK
button. 
The next step would be to launch the 
User Maintenance
program to add yourself and/or others as users. 
The final step would be to populate the supporting tables appropriately.  
See Also 
Installation and Configuration, Page 199 
Configuring the DBISAM Client-Server Engine, Page 199 
Using the Database Administrator (dbAdmin.exe), Page 12 
Setting Up Users and Assigning Access Levels, Page 13 
Entering Data into the Supporting Tables, Page 23 
Starting MealService 
Once installed on your system, MealService is easy to start. There are two shortcuts created by the 
installation routine: one on your desktop and one on your Windows Start menu. The shortcut on the 
desktop has a blue icon with an image of a chef’s face. The shortcut will be found on the Windows 
Start
menu in the 
Programs | MealService
group. 
To start MealService without using a shortcut, using 
Windows Explorer
or 
My Computer
look for the 
program (executable) file named MlSvc.exe and double-click it. (The program file’s icon is blue, with an 
image of a chef’s face.) If installed locally using the installation defaults, the program file will be found in 
the folder 
C:\Program Files\MealService
Becoming Familiar with MealService and Windows 
Navigating in MealService is very similar to other Windows programs. 
There are two types of menus in MealService: 
■  Pull-Down choices on the Menu Bar 
■  Context Menus 
The Pull-Down menu bar appears at the top of the main screen. It provides access to most of the 
functionality of MealService. You will notice on the menus that there are keyboard equivalents for many 
menu choices. 
Ñ
TIP
Ò
If you use a menu choice frequently, make a note of the keyboard equivalent… it will save you 
much clicking. In the example illustrated here, 
Control+N
will display the 
Edit Notes
dialogue the same 
way selecting it from the menu would: 
Illustration 1: Menu Shortcut 
In addition to the functionality available through the main pull-down menu, there are some functions that 
are only accessible from a 
Context Menu
. A Context Menu is displayed by using your mouse and right-
clicking on a screen. You will notice that Context Menus change from screen to screen, displaying only the 
menu choices relevant for the selected screen. The context menu for the 
Set Custom Delivery Items
screen 
is illustrated below: 
8
Illustration 2: A Context Menu 
In addition to the keyboard equivalents of many menu choices, there are also keyboard equivalents for 
many of the buttons on screen. Any button label with an underscore can be accessed by using the speed-key 
equivalent. A button’s speed-key equivalent is triggered by holding down the Alt key and simultaneously 
pressing the letter that is underscored. For example, in this illustration: 
Illustration 3: Example of Speed Keys on Buttons 
holding down the Alt key and simultaneously pressing the O key (
Alt+O
) is the equivalent of clicking the 
OK
button and 
Alt+C
is the equivalent of clicking 
Cancel
. Another example: since the tabs on the Client 
screen are numbered, and the numbers are underscored, pressing 
Alt+1
will take you to the first tab on the 
Clients screen, 
Alt+2
will take you to the second tab, and so on. There are also keyboard shortcuts that 
aren’t visible. For example, 
Alt+N
(for Next) can be used to move forward in the Client database one record 
(the same as clicking the Next button), 
Alt+P
(for Prior) will move you backwards in the database one 
record, and 
Control+S
(for Search) will immediately jump your cursor to the Search entry field. 
Many of the MealService dialogues use checkboxes (
;). 
To enter a checkmark (or tick, in the United 
Kingdom), click on the box using the mouse. To remove the checkmark, click the box again. Using the 
keyboard, a checkbox, when selected, can be alternately checked or unchecked by tapping the space bar. 
A checkbox can have one of three states: 
checked
unchecked
, or 
unknown
. Not all checkboxes allow an 
unknown state, but for those that do an unknown state is indicated by a grayed checkmark: 
;
Record navigation throughout the MealService system is accomplished with a set of 
VCR
buttons. These 
buttons resemble the buttons on a VCR, and serve similar functions. 
Illustration 4: VCR Navigation Buttons 
In Illustration 4, the function of each of the numbered VCR buttons is as follows: 
1. 
Go to first record 
2. 
Go back one record 
3. 
Go forward one record 
4. 
Go to last record 
9
5. 
Add a new record 
6. 
Delete the current record 
7. 
Save any changes 
8. 
Discard any changes 
Buttons throughout the system become enabled or disabled, as appropriate, and not all of them may be 
visible at all times. For example, if you are on the very first record the 
Go to first record
button will be 
disabled. The ‘
8
’ (Discard Any Changes) button is only enabled when you have edited a record and while 
you remain on that record. Navigating to another record will automatically save your changes, thereby 
disabling the Discard Changes button. 
While illustrated here, there are two buttons that do not appear in the main Clients screen. Those buttons 
are ‘
+
’ and ‘
-
‘. Clicking the ‘
+
’ will add a new record and clicking the ‘
-
‘ will delete the current record. 
You will always be prompted to confirm any deletions. Once the deletion is confirmed, however, it is 
irreversible. 
See Also 
The Menu Structure, Page 187 
Speed Keys, Page 189 
How to Search and Navigate Client Records, Page 95 
10
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