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Minnesota State Accessible  
Document Reference Guide 
Version 2.0 
February 4, 2015
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How to Extract Text from PDF with VB.NET Sample Codes in .NET Application
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Accessibility standards for documents 
Contact Information 
If you have questions or would like additional information, please contact: 
MN Office of AccessibilityMNITAccessibility@state.mn.us 
This document was created by Minnesota Management & Budget in consultation with the Minnesota Office 
of Accessibility. 
Chief Author – Tamara Sawyer 
Version Information 
Version 2.0: originally published January 26, 2015 
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Minnesota State Accessible Document Reference Guide 
Table of Contents 
1.  Accessibility standards for documents ............................................................................................. 7 
What is accessibility and why do we need it? ...................................................................................... 7 
Disabilities ............................................................................................................................................ 7 
Visual ............................................................................................................................................... 7 
Auditory ........................................................................................................................................... 7 
Physical (motor disabilities): ............................................................................................................ 7 
Neurological and cognitive: ................................................................................................................. 8 
Other: .................................................................................................................................................... 8 
2.  MS Word 2010 Documents ................................................................................................................ 9 
Document hierarchy ............................................................................................................................. 9 
Document basics .................................................................................................................................. 9 
Title and subject ............................................................................................................................... 9 
Headers, footers, and cover pages .................................................................................................. 10 
Table of contents ............................................................................................................................ 11 
Language preference ...................................................................................................................... 12 
Clear language ................................................................................................................................ 13 
Formatting for Accessibility ............................................................................................................... 14 
Styles .............................................................................................................................................. 14 
Format your document ................................................................................................................... 15 
List paragraphs ............................................................................................................................... 16 
Working with styles ........................................................................................................................... 18 
Modifying styles............................................................................................................................. 19 
Save your personal Style Set .......................................................................................................... 22 
Importing information from other sources ......................................................................................... 23 
Color ................................................................................................................................................... 24 
Rules of using color: ...................................................................................................................... 24 
White space ........................................................................................................................................ 24 
Columns ......................................................................................................................................... 24 
Tab settings .................................................................................................................................... 26 
Paragraph dialog box ...................................................................................................................... 27 
Breaks ............................................................................................................................................. 27 
Other Formatting Tools ...................................................................................................................... 29 
Navigation pane ............................................................................................................................. 29 
Format painter ................................................................................................................................ 30 
Images ................................................................................................................................................ 30 
Alternate Text................................................................................................................................. 30 
In Line Text Wrap .......................................................................................................................... 32 
Caption Image (optional) ............................................................................................................... 32 
Graphs and charts ............................................................................................................................... 34 
Alt Text .......................................................................................................................................... 34 
Complex graphs and charts: ........................................................................................................... 34 
Tables ................................................................................................................................................. 34 
General rules ...................................................................................................................................... 35 
Make a table: .................................................................................................................................. 35 
Caption table (optional). ................................................................................................................. 36 
Identify header row ........................................................................................................................ 37 
Restrict the page width ................................................................................................................... 38 
Spacing ........................................................................................................................................... 38 
Bookmarks ..................................................................................................................................... 39 
Add Alternate Text (Alt Text) ........................................................................................................ 39 
Excel data and charts .......................................................................................................................... 40 
C# PDF Page Extract Library: copy, paste, cut PDF pages in C#.net
Page: Extract, Copy and Paste PDF Pages. Easy to Use C# Code to Extract PDF Pages, Copy Pages from One PDF File and Paste into Others in C#.NET Program.
find and replace text in pdf file; extract text from pdf file using java
C# PDF insert text Library: insert text into PDF content in C#.net
Text to PDF. C#.NET PDF SDK - Insert Text to PDF Document in C#.NET. Providing C# Demo Code for Adding and Inserting Text to PDF File Page with .NET PDF Library.
extract text from pdf file; c# extract pdf text
Accessibility standards for documents 
Create an Excel spreadsheet in Word ............................................................................................ 40 
Hyperlinks .......................................................................................................................................... 41 
Edit hyperlink and add Screen Tip: ............................................................................................... 41 
Hide information within a document: ................................................................................................ 42 
Find hidden text ............................................................................................................................. 42 
Text boxes .......................................................................................................................................... 44 
Watermarks ........................................................................................................................................ 44 
Checking for issues ............................................................................................................................ 45 
To check your document: .............................................................................................................. 45 
Protect your document ....................................................................................................................... 46 
Convert to PDF .................................................................................................................................. 47 
Create PDF, method 1 (preferred method) .................................................................................... 47 
Create PDF, Method 2 ................................................................................................................... 50 
Save as HTML ................................................................................................................................... 51 
Check accessibility ........................................................................................................................ 52 
3.  MS Excel 2010 Documents .............................................................................................................. 53 
Document properties .......................................................................................................................... 53 
Title and subject ............................................................................................................................. 53 
Set document language .................................................................................................................. 54 
Sheet tabs ....................................................................................................................................... 55 
Table titles ..................................................................................................................................... 56 
Specify row and column headers ................................................................................................... 56 
Blank cells ..................................................................................................................................... 57 
End of worksheet ........................................................................................................................... 57 
Color .............................................................................................................................................. 57 
Clear language ............................................................................................................................... 59 
Screen reader navigation help text (optional) ................................................................................ 59 
Format Cells and Text ........................................................................................................................ 60 
Merging and splitting ..................................................................................................................... 62 
Images ................................................................................................................................................ 62 
Alt Text .......................................................................................................................................... 62 
Charts and Graphs .............................................................................................................................. 63 
Alt Text .......................................................................................................................................... 63 
Hyperlinks .......................................................................................................................................... 63 
To edit the hyperlink:..................................................................................................................... 64 
Content structuring ............................................................................................................................ 64 
Defining the title region ................................................................................................................. 64 
Data range names ........................................................................................................................... 66 
Print area ........................................................................................................................................ 67 
Hide unused rows and columns ..................................................................................................... 68 
Unhide Rows and Columns ............................................................................................................... 69 
Spelling .............................................................................................................................................. 69 
Deleting unused tabs .......................................................................................................................... 69 
Remove comments ............................................................................................................................. 69 
Check accessibility ............................................................................................................................ 69 
To use the Accessibility checker: .................................................................................................. 69 
Protect your document ....................................................................................................................... 70 
Create PDF ......................................................................................................................................... 71 
Create PDF, Method 1 (preferred method) .................................................................................... 72 
Create PDF, Method 2 ................................................................................................................... 74 
Save as HTML ................................................................................................................................... 75 
4.  MS PowerPoint ................................................................................................................................ 77 
VB.NET PDF Page Extract Library: copy, paste, cut PDF pages in vb.
VB.NET: Extract PDF Pages and Save into a New PDF File. You VB.NET: Extract PDF Pages and Overwrite the Original PDF File. Instead
c# read text from pdf; acrobat remove text from pdf
C# PDF Text Search Library: search text inside PDF file in C#.net
Text: Search Text in PDF. C# Guide about How to Search Text in PDF Document and Obtain Text Content and Location Information with .NET PDF Control.
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Minnesota State Accessible Document Reference Guide 
General guidelines .............................................................................................................................. 77 
Document Properties .......................................................................................................................... 77 
Title and subject ............................................................................................................................. 77 
Layout ............................................................................................................................................ 78 
Placeholders (and Text boxes) ........................................................................................................... 79 
To format a custom layout: ............................................................................................................ 79 
Slide titles ........................................................................................................................................... 80 
Alternative text ................................................................................................................................... 81 
Tables ................................................................................................................................................. 82 
Make a Table .................................................................................................................................. 82 
Column header ............................................................................................................................... 82 
Formatting ...................................................................................................................................... 82 
Hyperlinks .......................................................................................................................................... 83 
Reading order ..................................................................................................................................... 84 
Color ................................................................................................................................................... 84 
Outline and notes panels..................................................................................................................... 86 
Audio and video ................................................................................................................................. 86 
Accessibility checker .......................................................................................................................... 86 
Protect your presentation .................................................................................................................... 88 
Create PDF ......................................................................................................................................... 88 
Create PDF, Method 1 (preferred method) .................................................................................... 89 
Create PDF, Method 2 .................................................................................................................... 91 
Check PDF for accessibility ........................................................................................................... 92 
5.  Multimedia ........................................................................................................................................ 93 
General requirements ......................................................................................................................... 93 
Audio .............................................................................................................................................. 93 
Video and other multimedia ........................................................................................................... 93 
6.  PDF Documents ................................................................................................................................ 94 
Adobe Pro XI ..................................................................................................................................... 94 
7.  Appendix A ....................................................................................................................................... 95 
Parts of the Ribbon: ............................................................................................................................ 95 
Resources: .......................................................................................................................................... 95 
8.  Keyboard Shortcuts ......................................................................................................................... 96 
9.  How Screen Readers Read Content:............................................................................................... 97 
10.  Microsoft Word Styles ..................................................................................................................... 99 
11.  Glossary ........................................................................................................................................... 100 
Definitions ........................................................................................................................................ 100 
12.  Check an Existing Document for Accessibility ............................................................................ 101 
13.  Accessibility Quick Guide .............................................................................................................. 103 
Microsoft Word 2010 Quick Check Guide ...................................................................................... 103 
New document properties: ........................................................................................................... 103 
Set Styles Including: .................................................................................................................... 103 
Images, Graphs, and Charts: ........................................................................................................ 103 
Tables: .......................................................................................................................................... 103 
Text Boxes: .................................................................................................................................. 103 
Excel Tables ................................................................................................................................. 103 
Hyperlinks .................................................................................................................................... 104 
Forms ........................................................................................................................................... 104 
Importing information .................................................................................................................. 104 
Checking for accessibility ............................................................................................................ 104 
Protecting your document ............................................................................................................ 104 
Saving as a PDF ........................................................................................................................... 104 
Saving as HTML .......................................................................................................................... 104 
C# PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in C#.net
C#.NET PDF SDK - Convert PDF to Text in C#.NET. Integrate following RasterEdge C#.NET text to PDF converter SDK dlls into your C#.NET project assemblies;
copy and paste text from pdf; copying text from pdf to excel
VB.NET PDF Form Data Read library: extract form data from PDF in
featured PDF software, it should have functions for processing text, image as you how to read or retrieve field data from PDF and how to extract and get
can't copy and paste text from pdf; extract formatted text from pdf
Accessibility standards for documents 
Microsoft Excel 2010 Quick Check Guide ...................................................................................... 105 
New Document properties: .......................................................................................................... 105 
Sheet tabs ..................................................................................................................................... 105 
Table ............................................................................................................................................ 105 
Format Cells and Text ................................................................................................................. 105 
Images .......................................................................................................................................... 105 
Charts ........................................................................................................................................... 105 
Hyperlinks ................................................................................................................................... 105 
Content structuring ...................................................................................................................... 105 
Check accessibility ...................................................................................................................... 106 
Protecting your document ............................................................................................................ 106 
Save as PDF ................................................................................................................................. 106 
Save as HTML ............................................................................................................................. 106 
Microsoft PowerPoint 2010 Quick Check Guide ............................................................................ 107 
New Document Properties ........................................................................................................... 107 
Slides ........................................................................................................................................... 107 
Images, Graphs, Charts, Clip Art, Audio, Video, etc .................................................................. 107 
Tables ........................................................................................................................................... 107 
Hyperlinks ................................................................................................................................... 107 
Content Structuring ...................................................................................................................... 107 
Audio and Video .......................................................................................................................... 107 
Accessibility Checker .................................................................................................................. 107 
Protecting your document ............................................................................................................ 107 
Save as a PDF .............................................................................................................................. 108 
Multimedia ....................................................................................................................................... 108 
All Multimedia ............................................................................................................................ 108 
Audio ........................................................................................................................................... 108 
Video and other multimedia ........................................................................................................ 108 
14.  Table of Figures ............................................................................................................................. 109 
Microsoft Word ................................................................................................................................ 109 
Note: The table of contents contains links to each section. Press Ctrl+Click to follow link. 
About this document: This procedural manual is designed to assist you with creating a fully accessible 
document. It is not intended to teach you how to use Microsoft Word, Excel, or PowerPoint. You need to 
have a good basic understanding of the Microsoft products already. 
The accessibility material is presented in order of use. It starts with the basic information all documents are 
required to have. This is followed by basic information on formatting the text within the document. It then 
goes into specific areas such as images, tables, forms, etc…  
Technology is an ever-changing field. What is standard today may change tomorrow. Therefore, this 
document will undergo periodic changes to keep it up to date. 
Note: Information in these boxes highlights important information, make note of potential 
problems, or clarify confusing issues.
Minnesota State Accessible Document Reference Guide 
1. Accessibility standards for documents 
What is accessibility and why do we need it? 
The Americans with Disabilities Act (ADA) was signed into law in 1990. This act prohibits discrimination 
against persons with disabilities, including access to public spaces. The federal courts labeled the internet a 
public space. In addition, the State of Minnesota enacted the Minnesota State Accessibility Standards in 
September of 2010. We, as state employees, are required by law to provide all users with equal access to 
information. 
When websites and documents are accessible, they provide a more pleasant environment for all users. 
Accessible sites are more likely to be compatible with devices including smart phones and tablets. Users 
without fast internet speeds can disable graphics to increase download speeds, yet still read descriptions of the 
charts and pictures. Content becomes easier to find and read. Simple language is helpful for those not fluent in 
English. In short, accessibility enhances the understanding and experience for all users.  
Disabilities 
There are many kinds of disabilities. Some are very noticeable; many are not. Here are some common types 
of disabilities, how they affect the user’s experience, and what kind of accommodations (assistive 
technologies, or AT) they may use to assist and overcome them. 
Visual 
Visual disabilities range from people with slight vision loss in one or both eyes (“low vision” or “partial 
sight”), to those who have no vision in either eye (“total blindness”). Visual impairments also include color 
blindness and high sensitivity to light.  
There are many types of ATs for a visually disabled person to choose from. These include: 
•  Enlarging text and image sizes 
•  Setting fonts and backgrounds to high contrast colors 
•  Listening to text-to-speech screen readers 
•  Listening to audio descriptions of visual content 
•  Reading text using a specialized braille machine 
Auditory 
Auditory disabilities also have a large spectrum of impairment levels. They range from minor impairments in 
one or both ears (“hard of hearing”) to substantial or total loss of hearing in both ears (“deafness”). Other 
impairments include auditory processing impairments where the ears “hear” okay, but the brain is unable to 
process the information. This makes it difficult for the user to pick out the speech in videos or in locations 
with background noise. 
Assistive technologies for those with hearing impairments include: 
•  Hearing aids 
•  Media players that display captions on videos 
•  High quality audio players to enhance limited hearing 
Physical (motor disabilities): 
Physical disabilities include any lack of control or limitation of movement due to weakness, paralysis, 
tremors, pain, or missing limbs. Assistive technologies are special devices that help the user navigate the 
computer and include: 
•  Specially designed keyboards and mouse devices 
Accessibility standards for documents 
•  Mouth sticks and pointers 
•  Onscreen keyboards that use a mouse or joystick 
•  Voice recognition software 
Neurological and cognitive: 
These disabilities are due to issues with the brain or peripheral nervous system. These disabilities affect users 
in many ways including but not limited to:  
•  Intellectual disabilities that affect the user’s intelligence, leading to difficulties in reading, 
comprehending, or learning concepts. Example: Down syndrome. 
•  Focusing difficulties affecting a user’s ability to stay on task for any length of time. Example: 
Attention deficit hyperactivity disorder (ADHD) 
•  Mental health disabilities that cause difficulty processing and understanding information. Medications 
to treat these illnesses can also cause impairment of cognitive or physical abilities. Example: anxiety 
or schizophrenia  
•  Perceptual disorders which cause difficulties with processing written language or numbers. Example: 
dyslexia 
•  Neurological disorders including epilepsy and migraines, which can be brought on by flickering lights 
or screens 
Other: 
Users who are poorly educated or do not know English very well may find it difficult to read and comprehend 
complex language. Keep your language simple and straight forward. 
People who write content for internet users must take the steps to ensure everyone can access the information. 
With the communication tools that exist today, this is a quick and easy process. Not only is it the law, it is the 
right thing to do.
Minnesota State Accessible Document Reference Guide 
2. MS Word 2010 Documents 
Microsoft Word 2010 has many features built in that make it easy to create accessible documents that meet 
state and federal guidelines. Once learned, these tools can save time when used from the beginning of the 
document creation process.  
Note: This document does not teach you how to use Microsoft Word 2010. It only covers 
making documents accessible. For help using Microsoft Word 2010 press F1 or refer to your 
user’s manual. 
Document hierarchy 
Documents have hidden code called the Dominant Object Model (DOM). This platform-and language-neutral 
interface tells the program how to access and display content, structure, and style of the document. In 
addition, the DOM allows for easy navigation by keyboards and screen readers. Advantages for the author 
include self-generating table of contents, easy navigation within the document, and consistency in 
presentation. 
We used to format text by manually changing individual attributes, creating variation within and between 
documents. Microsoft Styles (more on Styles later) gives the writer preset groups of styled fonts for various 
types of text. With the DOM, styles do more than look consistent; they provide necessary information to the 
end user’s computer. For example, Headings made with Styles become computer coded tags: 
Heading 1  <h1> 
Heading 2  <h2> 
Heading 3  <h3> 
Tagged headings allow users navigating with keyboards and/or screen readers to quickly scan through 
document headings to find the desired information. These headings also enable self-generating table of 
contents. 
Document basics 
Title and subject 
All documents must have a title and subject. This is the first part a screen reader reads, just as you first read 
the title of a document you pick up. The title should clearly state the document’s subject and date (if 
applicable). While there is no length restriction for the title, keep it short and relevant. For example, this 
document is titled: “Minnesota State Accessible Document Reference Guide” and not just “Reference Guide.” 
The subject conveys the scope of the document. For example, the subject of this document is “Making 
documents meet legal accessibility standards.”  
10  MS Word 2010 Documents 
Edit Title and Subject 
1.  On the File tab, select Info. 
2.  Select Properties and then choose Advanced Properties to open the dialog box. 
3.  Select the Summary tab. 
4.  Type the Title, Subject, and Author, in the text boxes. There is a text box for the Company name if 
it doesn’t automatically populate.  
5.  Click OK. 
Figure 2.1. File tab with Info and Properties command buttons. 
Figure 2.2. Properties dialog box 
Headers, footers, and cover pages 
Screen readers do not read headers or footers unless specified by the user. It is common practice to place the 
title, version number, and date, in the header and/or footer along with other information. This is fine, but the 
information must also appear in the document itself too. A cover page with the title, version number, date, 
(and author if your department requires it) is an easy solution to ensure the screen reader reads all information 
at least one time. 
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