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MS Excel as a Database  
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How to Extract Text from PDF with VB.NET Sample Codes in .NET Application
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Using MS Excel as a Database (XL2103) 
Using MS Excel as a Database (XL2103) 
Author:  Sonia Lee Cooke 
(Some of the data in this course is based on previous Excel courses) 
Version:   1.0, October 2012 
© 2009 The University of Birmingham 
All rights reserved; no part of this publication may be photocopied, 
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Using MS Excel as a Database (XL2103) 
i
Contents 
Page No. 
ABOUT THE WORKBOOK ...................................................................................................................... 1
HOW TO DO SOMETHING .................................................................................................................... 1
INTRODUCTION ................................................................................................................................... 2
AUTOMATIC FEATURES ........................................................................................................................ 2
A
UTO
C
OMPLETE
......................................................................................................................................... 2
A
UTO
C
ORRECT FEATURE
............................................................................................................................... 3
A
UTO 
F
ILL A 
D
ATA 
S
ERIES
............................................................................................................................. 4
C
USTOM 
A
UTO
F
ILL 
L
ISTS
.............................................................................................................................. 7
VALIDATION OF DATA .......................................................................................................................... 8
USING EXCEL AS A DATABASE ............................................................................................................ 11
D
ATABASE 
D
EFINITION
............................................................................................................................... 11
P
ARTS OF A 
D
ATABASE
............................................................................................................................... 12
G
UIDELINES FOR 
C
REATING A 
D
ATABASE
........................................................................................................ 13
SPLITTING THE WORKSHEET WINDOW AND FREEZING THE PANE...................................................... 14
WORKING WITH EXCEL TABLES .......................................................................................................... 15
C
REATING 
E
XCEL TABLES
............................................................................................................................. 15
R
ESIZING AN 
E
XCEL TABLE
........................................................................................................................... 16
A
DDING TOTALS TO AN 
E
XCEL 
T
ABLE
............................................................................................................. 17
I
NSERT
,
D
ELETE COLUMNS AND ROWS IN AN 
E
XCEL 
T
ABLE
................................................................................. 18
C
ONVERT AN 
E
XCEL 
T
ABLE TO A RANGE OF CELLS
............................................................................................. 18
WORKING WITH DATA FORMS .......................................................................................................... 19
SORTING ............................................................................................................................................ 21
Order of Sorting ................................................................................................................................ 22
S
ORTING ON A SINGLE COLUMN
.................................................................................................................... 22
Sorting by Custom Series .................................................................................................................. 24
USING AUTOFILTER ............................................................................................................................ 25
C
USTOM 
C
RITERIA WITH 
A
UTO
F
ILTER
............................................................................................................ 25
A
UTO
F
ILTER 
O
PTIONS
................................................................................................................................ 26
Copying the Filtered Data ................................................................................................................. 28
Clearing the Filter and remove AutoFilter ........................................................................................ 28
A
DVANCED 
F
ILTERING
................................................................................................................................ 28
SUBTOTALS ........................................................................................................................................ 30
Calculations on Filtered Data ........................................................................................................... 30
S
UBTOTALS AND 
O
UTLINES
.......................................................................................................................... 32
A
UTOMATIC 
S
UBTOTALS
............................................................................................................................. 32
LINKING LISTS USING DATA VALIDATION AND VLOOKUP .................................................................. 33
VB.NET PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in vb.net
VB.NET PDF - Convert PDF to Text Using VB. Integrate following RasterEdge text to PDF converter SDK dlls into your VB.NET project assemblies;
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C# PDF insert text Library: insert text into PDF content in C#.net
Text to PDF. C#.NET PDF SDK - Insert Text to PDF Document in C#.NET. Providing C# Demo Code for Adding and Inserting Text to PDF File Page with .NET PDF Library.
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C# PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in C#.net
C#.NET PDF SDK - Convert PDF to Text in C#.NET. Integrate following RasterEdge C#.NET text to PDF converter SDK dlls into your C#.NET project assemblies;
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Using MS Excel as a Database (XL2103) 
1
About the workbook 
The workbook is designed as a reference for you to use after the course 
has finished. The workbook is yours to take away with you so feel free 
to make any notes you need in the workbook itself 
The workbook is divided into sections with each section explaining 
about a particular feature of the program or how to do a particular task. 
Sections that take you through a particular procedure step-by-step look 
like this: 
How to do something 
Do this first.  
Then do this. 
Then do this to finish. 
There are also a number of text boxes to watch out for throughout the 
workbook. These will help you to get the most out of the course. 
Tip 
The thumbs-up symbol in the margin indicates a tip. These tips will help you 
work more effectively.  
Danger
The thumbs-down picture in the margin indicates common mistakes or 
pitfalls to be avoided. 
Using MS Excel as a Database (XL2103) 
2
Introduction 
Data stored in an Excel worksheet in the form of a list can be used as a 
simple database. The list consists of consecutive rows of related data. 
The concept is similar to that of a table in an Access database (or any 
other database).  A column in a list is equivalent to a database field, and 
each row is the equivalent of a record. 
The features provided by Microsoft for the manipulation of lists have 
shown a steady improvement with each release of MS Excel. These 
notes are principally concerned with MS Excel 2010. 
Automatic features 
AutoComplete 
AutoComplete  
By default the AutoComplete feature of Excel is enabled. It is designed 
to speed up repetitive data entry in lists (It should not be confused with 
AutoCorrect).  The feature was introduced (Office 97). 
As you type into the active cell each character is compared with the text 
in cells immediately above the active cell. If the initial characters match 
those in another cell Excel fills in the rest of the matched text. If you 
wish to accept the AutoComplete entry simply press any arrow key or 
Enter; otherwise continue typing. 
To disable (or enable) AutoComplete:  
Click on the File tab at the top left of the screen, then click on the 
Options button, on the left the Excel Options dialogue box 
appears: 
Using MS Excel as a Database (XL2103) 
3
Select Advanced and under the Editing options , clear the 
check mark against Enable AutoComplete for cell values 
Click OK to save the settings. 
If you frequently need to enable/disable AutoComplete it would be 
worthwhile recording a macro to toggle between the two states and attaching 
this to a button on the Quick Access Toolbar.  There is a macro course - 
MS Word and MS Excel Macros and User Define Functions (MWX2101) 
AutoCorrect feature 
Often the same spelling or typing mistakes can be made repeatedly.  
AutoCorrect fixes specific errors.  These can be errors that you have 
specified yourself e.g. (errors that you know you make frequently), or 
universally common errors that Excel already has a list of.  These 
corrections occur automatically, making AutoCorrect a huge time-saver 
and allowing you to continue through the rest of your document 
unaware of your spelling mistakes. 
To add an entry of your own to the AutoCorrect list: 
Click the File tab and then click on the Options button on the left.  
The Excel Options dialogue box appears: 
Select Proofing on the left. 
Click on the AutoCorrect Options... button to open the 
AutoCorrect: English (United Kingdom) dialogue box. 
Using MS Excel as a Database (XL2103) 
4
By default the AutoCorrect tab is active, ensure that the 
Replace text as you type check box is selected. (You can use 
these check boxes to identify with conditions you want to be 
corrected)
Under Replace: click in the text box and type the new entry 
e.g. 
misspelling or an abbreviation of the word you want to add to the 
list, let’s say we want to add Learning Centre (type LC).
Type the new entry 
e.g. correct spelling (Learning Centre) in 
the text box below With: 
Click on the Add button to add it to the list. 
Click on the OK button to close the AutoCorrect dialogue box, 
and then click on the OK button on the Excel Options window to 
return to the screen. 
Click in the appropriate cell and type the abbreviation, then press 
the spacebar. 
Auto Fill a Data Series 
A frequent data entry task is entering a sequence of numbers or dates 
down a column or across a row. The AutoFill feature allows formulae, 
values, dates, months of the year, series of numbers or dates, and 
custom lists such as names, part numbers and other information to be 
entered in a range of cells. 
The feature is invoked by hovering the mouse pointer over the Fill 
Handle at the bottom right-hand corner of the active cell (the cursor 
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