The manual entry trial balance
17
accounts have not previously been matched.
Several imported accounts can be matched to one VT heading.
When you click OK in the converter dialog the data in it is saved in a conversion table in
a hidden part of the workbook for future use. You do not have to match all the accounts
before you click OK, but you cannot import until they are all matched.
The conversion table is pre-filled with most standard Sage 4 digit account codes (if your
imported trial balance uses similar codes but with a different meaning, choose the 
Edit>Clear TB Conversion Table command from the VT Final Accounts menu
).
If you have a large number of imported accounts that need matching, click on the Auto
Assign button in the converter dialog. This automatically matches accounts based on
similar names or descriptions.
Conversion tables can be copied and pasted between workbooks using the commands on
the Edit sub-menu of the VT Final Accounts menu
.
Importing from VT Transaction+
Although it is usually far better to use a workbook directly linked to VT Transaction+
, it
is possible to import a trial balance from VT Transaction+ into a manual entry workbook
as follows:
· Choose the Edit>Export Trial Balance command in VT Transaction+ and then click on
the Import Trial Balance button in Excel; or alternatively
· Choose the Edit>Copy Standard Trial Balance command in VT Transaction+ and then
choose the Edit>Paste Accounts Data command from the VT Final Accounts menu
in
Excel
Standard VT Transaction+ account names are automatically recognised.
Re-importing a trial balance
If the source trial balance has changed, or you want to change some of the VT headings
that imported accounts are matched to, simply click on the Import Trial Balance button
again. You do not have to match imported accounts to VT headings again as this data
will already have been saved in the conversion table.
Audit trail
To display or print a trail of how the current year trial balance in Excel is made of
imported account balances, choose the Ledgers Report command from the VT
Bookkeeping menu
.
4.5
Extended trial balance
When a workbook is first created, the TB sheet has a very simple format with just
current year and comparative columns. If you want to convert the trial balance into an
extended trial balance, click on the Insert Trial Balance Adjustment Column button  on
the VT toolbar
. More columns can be added by clicking on the button again.
Insert Trial Balance Adjustment Column button
Extract text from image pdf file - extract text content from PDF file in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Feel Free to Extract Text from PDF Page, Page Region or the Whole PDF File
delete text from pdf acrobat; extract text from pdf open source
Extract text from image pdf file - VB.NET PDF Text Extract Library: extract text content from PDF file in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
How to Extract Text from PDF with VB.NET Sample Codes in .NET Application
.net extract text from pdf; export text from pdf
VT Final Accounts
18
Alternatively, the trial balance can be extended and adjustments entered by clicking on
one of the journal (JRN) buttons
.
4.6
Entering adjustments using journal dialogs
Since the March 2009 edition of VT Final Accounts, you can enter journals and
adjustments using the journal dialog (JRN) buttons at the right-hand end of the VT
toolbar
. This feature applies retrospectively to workbooks created in earlier editions.
These dialogs are usually easier on the eye than clicking on the Insert Trial Balance
Adjustment Column button and manually entering the adjustments. This is especially
true if you have a large number of adjustments.
The journal dialogs cannot be used if any column on the TB sheet does not balance to
zero (except for the comparatives), or if you have customised the TB sheet in some
unexpected way (such as inserting a sub-total column). This is because, behind the
scenes, the entire TB sheet is read and turned into a double entry set of bookkeeping
records before displaying the journal dialogs.
There are two styles of journal dialog:
·
Classic style. An account (a heading on the TB sheet) is selected from a drop down
list and an amount entered against it. A single journal can contain any number of
entries
·
Trial balance style. The dialog lists all accounts and their balances. Against each
account you can enter an adjustment amount or specify a revised closing balance
The journal dialogs are identical to the ones used by VT Transaction+ except that the
entries are stored on the TB sheet in Excel (in just the same way you would enter them
manually).
You can edit adjustment columns on the TB sheet in the Edit Transaction dialog by
double clicking anywhere in the column. This applies regardless of whether you have
entered the adjustment manually or by using a journal dialog.
4.7
Displaying reports
Since the March 2009 edition of VT Final Accounts, double entry style reports can be
displayed or printed by clicking on the report buttons at the right-hand end of the VT
toolbar
. This makes it practical to enter a far larger number of journals and adjustments
than was previously possible. The reports are the same as the ones found in VT
Transaction+ except that they are generated by reading the TB sheet. This feature
applies retrospectively to workbooks created in earlier editions.
The reports do not apply to the comparatives.
The reports cannot be displayed if any column on the TB sheet does not balance to zero
(except for the comparatives), or if you have customised the TB sheet in some
unexpected way (such as inserting a sub-total column).
The reports available are:
C# PDF Image Extract Library: Select, copy, paste PDF images in C#
Page, a Region on a Page, and PDF Document. C#.NET extract image from multiple page adobe PDF file library for Visual Studio .NET.
copying text from pdf to excel; copy paste text pdf file
VB.NET PDF Image Extract Library: Select, copy, paste PDF images
By using RsterEdge XDoc PDF SDK for .NET, VB.NET users are able to extract image from PDF page or file and specified region on PDF page, then get image
c# read text from pdf; find and replace text in pdf
The manual entry trial balance
19
·
Trial balance
·
List of all journals/adjustments
·
Accounts (list of all accounts on the left of the dialog, entries in the currently
selected account on the right)
In each report there are buttons to also display the Ledgers Report and the Transactions
Report (these give a full audit trail of all journals/adjustments).
In any of the reports, you can click on an entry or journal with the right mouse button to
edit or delete it, just as you can in VT Transaction+.
The Accounts dialog is particularly useful for quickly reviewing all entries. The Accounts
dialog can also be displayed by double clicking on the name of an account on the TB
sheet, or anywhere else on the same row as the account that does not contain a data
column.
4.8
Inserting a new financial row
Introduction
A financial row is a row in the accounts linked to the trial balance. 
The Insert Financial Row button inserts a new row above the selected cell in the accounts
(for instance in the Notes or DetailPL2 sheets) and automatically creates a new row in
the trial balance. Formulas are automatically placed in the current year and comparative
columns linking the new row to the trial balance. The new row is also set as an AutoHide
area. 
You could achieve the same result using standard Excel techniques and the Set As
AutoHide Area command, but using the Insert Financial Row button is much easier.
Step by step
The step by step instructions for creating a new financial row are as follows:
1. Select the cell above which the new heading is to appear, for instance the cell
containing the Other creditors line in the creditors note on the Notes sheet, or a cell
on the DetailPL2 sheet. See also: Which cell to select when inserting a new financial
row
.
2. Click on the Insert Financial Row button on the VT toolbar
Insert Financial Row button
3. In the Insert Financial Row dialog, enter the name of the heading (eg Director's loan)
and click on the OK button
4. If you have a cash flow statement and the new heading is not part of operating
profit, debtors or stocks you will need to manually insert the new row in an
appropriate place on the CFWorkings sheet
. See Inserting a new financial row into
the cash flow workings
C# PDF insert image Library: insert images into PDF in C#.net, ASP
Create high resolution PDF file without image quality losing in ASP.NET application. Add multiple images to multipage PDF document in .NET WinForms.
extract text from pdf c#; get text from pdf c#
VB.NET PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in vb.
Reduce image resources: Since images are usually or large size, images size reducing can help to reduce PDF file size effectively.
copy text from pdf to word with formatting; extract text from pdf java
VT Final Accounts
20
5. If you have inserted the new row into an existing list on the Notes or DetailPL2
sheets, the new row will be automatically included in the lead profit and loss account
or balance sheet. If you have inserted it elsewhere, you may need to modify these
sheets to pick up the numbers in the new row. If you modify the lead PL sheet in a
company, you will also need to make a similar modification to the DetailPL1 sheet
and vice versa
If there are headings adjacent to the new row, VT Final Accounts will know where to
insert the new row in the trial balance and whether to show debits or credits as plus. If
there are no adjacent rows, you will be asked these questions and a new group of
headings will be started at the bottom of the profit and loss account or balance sheet
sections of the trial balance as appropriate.
Tip If you cannot find the new row in the trial balance, or you just want to get to it
quickly, double click on the new current year cell in the accounts (for instance, on the
Notes or DetailPL2 sheet). This will jump you to the trial balance.
Column style notes
You cannot use the Insert Financial Row button to insert a new row in a column style
note such as fixed assets. If you need to modify these notes, you should use standard
Excel commands.
4.9
Rounding
In the simple two column trial balance, if you enter pence they will be automatically
rounded to the nearest £. In the templates supplied, the Precision as displayed option
has been set in the Calculation tab of the Tools>Options dialog (in Excel 2007 or later
see the Advanced section of the Excel Options dialog). This means that numbers are not
stored with pence even if pence have been entered. This prevents the accounts not
balancing by 1 even if the trial balance appears to balance. It does however mean that
you may need to adjust one of your numbers slightly to get the trial balance to balance
exactly.
In the extended trial balance, the final columns are always rounded to the nearest £, but
there is an option to show the adjustment columns in pence. This option can be changed
at any time by choosing the TB Adjustments In Pence command from the VT Final
Accounts Format menu.
If the adjustment columns are shown in pence, it is possible to get a situation where all
the adjustment columns balance exactly but the final column does not. In this case, you
should make a single sided entry in the Rounding column to correct the error. You can
make this adjustment in any row.
4.10
Converting to a VT Transaction+ file
If you have done a lot of bookkeeping in a manual entry workbook and then decide you
want to use VT Transaction+, you can convert the extended TB into a VT Transaction+
file. Simply choose the Convert Manual TB To VT Transaction+ File command from the
VT Bookkeeping menu
in Excel. All you have to do is specify a file name.
The procedure generates a new VT Transaction+ file with an account for each row on the
TB sheet. VAT accounts and customer and supplier ledgers are also added. The
comparative trial balance, the opening trial balance and each adjustment column are
C# PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files
Application. Best and professional adobe PDF file splitting SDK for Visual Studio .NET. outputOps); Divide PDF File into Two Using C#.
extract text from scanned pdf; copy text from pdf in preview
VB.NET PDF insert image library: insert images into PDF in vb.net
VB.NET code to add an image to the inputFilePath As String = Program.RootPath + "\\" 1.pdf" Dim doc New PDFDocument(inputFilePath) ' Get a text manager from
copy pdf text to word with formatting; delete text from pdf
The manual entry trial balance
21
automatically posted to the new file.
If you want to use a new linked entry workbook with the new VT Transaction+ file, you
can export the rest of the data from the manual entry workbook as follows:
· With the old manual entry workbook active, choose the Edit>Copy Accounts Data
command from the VT Final Accounts menu
· With the new linked entry workbook active, choose the Edit>Paste Accounts Data
command from the VT Final Accounts menu
5
The linked entry trial balance
5.1
Inroduction
To create a workbook with a trial balance linked to VT Transaction+ or VT Cash Book File
("a VT file"), you should choose the Stored in a VT Transaction+, VT Transaction or VT
Cash Book file ('linked entry') option in the New Accounts Workbook dialog. You cannot
change this option retrospectively because there are separate templates for the manual
and linked entry methods.
5.2
How a workbook is linked
Introduction
When you click on the Get Balances From VT File button on the VT toolbar
for a
linked workbook, a snapshot of the trial balance in VT Transaction+ or VT Cash Book is
automatically stored with your workbook.
VT Transaction+ supplies a trial balance in a special format designed to match the
headings in the workbook you are currently working on. You cannot directly see the
copied trial balance. Instead cells are linked to it using the custom TB function.
The VT file that the workbook is linked to
When you first click on the Get Balances From VT File button, you are asked for the
name and location of the existing VT Transaction+ or VT Cash Book file that you want to
link to (there is also an option to create a new file).
The name and location are saved in the workbook and used next time you click the
button. However, you can specify a different file at any time by choosing the Associate
Workbook With VT File command from the VT Bookkeeping menu
of Excel.
The VT file should not be open in the standalone version of VT Transaction+ or VT Cash
Book when you click on the Get Balances From VT File button. If it is you will get a
message asking you to close it. This can be confusing for users familiar with the old VT
Transaction where the opposite was true. 
Opening the VT file in VT Transaction+
If necessary, you can quickly re-open the VT file by clicking on the Open VT File In
VT Transaction+ button on the VT toolbar
. Users who are used to switching between
Excel and the old VT Transaction sometimes find this slower (even though it is the same
number of mouse clicks). However, there is usually very little need to switch between
C# PDF File Compress Library: Compress reduce PDF size in C#.net
Reduce image resources: Since images are usually or large size, images size reducing can help to reduce PDF file size effectively.
copy and paste pdf text; copy text from locked pdf
VB.NET PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in vb.net
When you have downloaded the RasterEdge Image SDK for also provided you with detailed PDF processing demo Imaging.Demo directory with the file name RasterEdge
get text from pdf into excel; copying text from pdf to word
VT Final Accounts
22
Excel and VT Transaction+ because you can do most of the things you are likely to want
to do in VT Transaction+ by using the buttons at the right-hand end of the VT toolbar
in
Excel. See Operating VT Transaction+ from within Excel
.
Period ending dates
The dates of the current and comparative year trial balances obtained when you click on
the Get Balances From VT File button are based on the dates specified in the Workbook
Properties dialog in Excel (second button on the VT toolbar
) and not on the dates of the
period currently set up in VT Transaction+. 
Once again, this can be confusing for users familiar with the old VT Transaction where
the opposite was true. One of the advantages of the new method is that you can work
simultaneously on workbooks for several years accounts if necessary without having to
change the period in VT Transaction+.
Comparatives
The comparatives are updated with the balance at the end of the previous year in VT
Transaction+ when you click OK in the Get Balances From VT File dialog if the Update
comparatives with those in VT file box is ticked. This box is ticked by default for a new
workbook, but it is automatically unticked when you click on the Copy Comparatives
From Current Year button.
Manual entries made to balance brought forward accounts
In VT Transaction+, account balances such as fixed asset additions and depreciation,
dividends and drawings are automatically transferred to their respective brought forward
accounts as part of the automatic year end transfer journal. These transfers can be set
up by choosing the Set Up>Balance Sheet Accounts - Year End Transfers command in VT
Transaction+.
If you make manual entries to these accounts (for instance such as a fixed asset addition
analysed to the cost - brought forward account), the amount carried forward in the
comparative column in your accounts workbook will be less than the amount brought
forward in the current year year column. This will then give rise to a balance test failure
message when you print or preview the accounts, or click the Check balance tests
button, even though the balance sheets for both the current and the comparative year
correctly balance.
In an attempt to preempt this, a warning dialog is shown if necessary when you click OK
in the Get Balances From VT File dialog. From this warning dialog you can click on an
account and move the offending entries to another account.
If the Update comparatives with those in VT file box is unticked in the Get Balances From
VT File dialog, you can untick the Warn about manual entries box to suppress the
warning.
Units
If you want to display amounts in thousands, click on the Options button in the Get
Balances From VT File dialog.
Using the old VT Transaction
If you want to obtain balances from the old VT Transaction, untick the Get balances
directly from VT Transaction+ file box in the Workbook Properties dialog (second button
The linked entry trial balance
23
on the VT toolbar
).
5.3
Operating VT Transaction+ from within Excel
Introduction
You can display reports and enter transactions into the VT file that the workbook is
linked to by using the buttons at the right-hand end of the VT toolbar
. There are further
commands on the VT Bookkeeping menu
in Excel. These buttons and commands very
much reduce the need to open the VT file in the standalone version of VT Transaction+.
Displaying reports
There are buttons on the VT toolbar
to display the following reports in dialogs:
·
Trial balance
·
List of all transactions in the order they were entered
·
Accounts (list of all accounts on the left of the dialog, entries in the currently
selected account on the right)
In the last two dialogs there are buttons to also display the Ledgers Report and the
Transactions Report (these give a full audit trail of all transactions).
In any of the reports, you can click on an entry or transaction with the right mouse
button to edit or delete it.
The Accounts dialog is particularly useful for quickly reviewing all entries. It also has all
the features of the Account window in VT Transaction+. You can transfer entries between
accounts, reconcile bank accounts, enter customer or supplier invoices or enter
payments against invoices.
Entering transactions
There are buttons on the VT toolbar
for entering transactions using the following
methods:
·
Import trial balance
·
Payments and receipts
·
Journal - classic style
·
Journal - trial balance style
·
Reversing journal
Updating the workbook
When you close a transaction dialog (or a report dialog if you have edited transactions),
by default the amounts in the workbook are automatically updated. If you would prefer
to be prompted about the updating, in the Get Balances From VT File dialog untick the
box Update the workbook without showing this dialog when changes are made using the
VT Bookkeeping commands.
VT Final Accounts
24
When you close a dialog, the comparatives are also updated if the Update comparatives
with those in VT file box is ticked in the Get Balances From VT File dialog.
5.4
The difference between accounts and headings
An account is what you post entries to in VT Transaction+. A heading relates to a
reporting line in Excel. At first it may seem complicated to distinguish between the two,
but the distinction has significant advantages:
· Several accounts can be included under one heading in Excel. For instance, other
creditors in Excel may comprise of several accounts (you can see a list by double
clicking on the other creditors cell)
· If you or a client sets up new accounts in VT Transaction+, you are forced to assign
the accounts to headings in Excel. This helps ensure that your accounts balance
· If your accounts do not balance, you can automatically list the headings not
incorporated into the workbook by choosing the Tools>Check All Headings Included
command from the VT Final Accounts menu
· A company in VT Transaction+ can supply different lists of headings. For instance, the
same company can supply the headings required by both the small and large company
templates in Excel
5.5
The Trial Balance Analyser
The Trial Balance Analyser dialog determines which accounts are included under which
heading in Excel when you click on the Get Balances From VT File button.
If you have created new accounts in your company in VT Transaction+, the Trial Balance
Analyser will be automatically displayed when you click on the Get Balances From VT File
button.
You can display the dialog at any other time by clicking on the Trial Balance Analyser
button on the VT toolbar
in Excel.
5.6
Drill down
If you double click on a cell linked to the trial balance (that is one with a TB formula in
it), a dialog is displayed that shows the account balances that make up the value in the
cell. In this dialog, you can click on an arrow to move an account to another heading or
click on an account name to display the entries in an account. You can edit any entry by
clicking on it with the right mouse button.
5.7
Inserting a new financial row
Introduction
A financial row is a row in the accounts linked to the trial balance. New financial rows are
typically added to the Notes or DetailPL2 sheets.
Before reading this topic, you should be familiar with the Difference between accounts
and headings
and Trial Balance Analyser
topics.
It is not practical to rename unused existing headings in linked workbooks. You should
The linked entry trial balance
25
always create new ones instead. You do not need to worry about unused existing
headings because AutoHide
automatically hides them.
Inserting a new financial row is potentially a three stage process:
· An account must be created in VT Transaction+ (unless you are just changing where
an existing account appears). New accounts can be created in VT Transaction+ from
any of the transaction entry dialogs, or by choosing the Set Up>Accounts command
· A new heading must be created in the Trial Balance Analyser dialog
· The heading must be inserted into the appropriate place in Excel using the Insert
Financial Row button (for instance into the Notes or DetailPL2 sheets)
Step by step
Assuming that the necessary account already exists in VT Transaction+, the step by step
instructions for inserting a new financial row are as follows:
·
Click on the Trial Balance Analyser button on the VT toolbar
in Excel
· In the Trial Balance Analyser dialog select the relevant account (such as Director's
loan) on the left-hand side and then click on the Create a new heading caption
· Close the Trial Balance Analyser
· Select the cell above which the new heading is to appear, for instance the cell
containing the Other creditors line in the creditors note on the Notes sheet, or a cell on
the DetailPL2 sheet. See also: Which cell to select when inserting a new financial row
.
·
Click on the Insert Financial Row button on the VT toolbar
· In the Insert Financial Row dialog, select the new heading from the list and click on the
OK button. A new row will be inserted in the accounts with formulas linking it to the
trial balance
· If you have a cash flow statement and the new heading is not part of operating profit,
debtors or stocks you will need to insert the new row in an appropriate place on the 
CFWorkings sheet
. You can use the Insert Financial Row button to do this as well. See
Inserting a new financial row into the cash flow workings
· If you have inserted the new row into an existing list on the Notes or DetailPL2 sheets,
the new row will be automatically included in the lead profit and loss account or
balance sheet. If you have inserted it elsewhere, you may need to modify these sheets
to pick up the numbers in the new row. If you modify the lead PL sheet in a company,
you will also need to make a similar modification to the DetailPL1 sheet and vice versa
Column style notes
You cannot use the Insert Financial Row button to insert a new row in a column style
note such as fixed assets. If you need to modify these notes, you should use standard
Excel commands and the Insert TB function button on the VT Utility toolbar
.
5.8
Deleting a heading
A heading can be deleted by choosing the Set Up>Standard Trial Balance Formats
command in VT Transaction+. The change does not take effect in Excel until you have
clicked on the Get Balances From VT File button again.
If a row in Excel already contains formulas linking it to the heading, the row should also
VT Final Accounts
26
be deleted by clicking on the row number with the right mouse button and choosing the
Delete command from the pop-up menu.
There is normally very little need to delete a heading. A heading that has no accounts
assigned to it, or only accounts with nil balance, is automatically hidden when you turn 
AutoHide
on.
5.9
Rounding
In a linked workbook, the trial balance is always automatically rounded. You can alter
where the rounding difference (if any) is included in the accounts by clicking on the
Rounding button in the Trial Balance Analyser dialog.
The software also ensures that the sum of accounts carried forward at the end of the
comparative year for notes such as fixed assets are rounded in an identical manner to
the single amount brought forward in the current year. This also applies to the profit and
loss account note.
6
General features
6.1
Workbook Properties dialog
The Workbook Properties dialog enables you to select various options relating to the
contents of a workbook, and to set the name and period ending dates for a business or
company. You are asked if you want to display the Workbook Properties dialog when you
create a new workbook. It can also be displayed by clicking on the Workbook Properties
button on the VT toolbar
.
Workbook Properties button
The options in the Workbook Properties dialog can be changed at any time.
Wherever possible, you should use the Workbook Properties dialog to hide parts of the
workbook not required instead of trying to do it yourself using standard Excel
commands. For instance, you could hide the auditors report sheet yourself if a company
does not require an audit. However, by choosing the No report option in the Workbook
Properties dialog, all of the following are correctly altered at the same time:
· The audit report in the abbreviated accounts 
· The wording on the balance sheets in the normal and abbreviated accounts
· The Contents page
6.2
Data input and workings sheets
An accounts workbook contains the sheets which make up the printed part of the
accounts and the following data input and workings sheets:
CheckList
Use to record comments or outstanding points
TB
Use to enter the trial balance
Data
Use to enter data not obtained from the trial balance
Partners
Use to enter the partners names, fixed salaries and profit share
percentage
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