TOPIC A
Importing and Exporting Data
In this topic, you will learn about methods for importing and exporting data between various
applications and in various formats.
Importing and Exporting
Importing is the process of bringing information or data into an application or database from an
outside source. Exporting is the process of sending information out of an application or database to
another. Excel 2010 enables you to import data from and export data to a number of other
applications and database types. You can access the commands for importing data from outside
sources in the Get External Data group on the Data ribbon tab. You can access the commands for
exporting data in a number of different formats by selecting File→Save & Send→Change File
Type.
There are several sources from which you can import data into Excel. The following table describes
the three most common ones.
Data Source
Description
Access databases
Excel enables you to import data from any of the tables in Microsoft
Access databases that you have access to.
The web
Web queries enable you to import data from pages on the World Wide
Web. One of the key benefits of this feature is that, as the data updates on
the web sites, Excel automatically updates the information in your
workbooks as well. You can use web queries to import a specific table,
multiple tables, or all of the text on a given page.
Text files
This option enables you to import data from simple text files that are
delimited in a variety of ways.
There are also four common formats for exporting Excel data for use in other applications. These
are described in the following table.
Export Option
Description
Text (Tab delimited) (*.txt)
Exports Excel data as a tab-delimited text file. In
these files, individual entries are separated by pressing
the Tab key.
CSV (Comma delimited) (*.csv)
Exports Excel data as a comma-delimited text file.
Individual entries are defined by placing a comma
between them.
Formatted Test (Space delimited) (*.prn)
Exports Excel data as a space-delimited text file.
These are similar to tab-delimited text files but the
use a single space between characters to define
individual entries.
PDF/XPS document
This option doesn't technically export Excel data, but
rather saves documents in either the PDF or XPS
format so they can be opened and viewed in other
applications, such as Adobe Acrobat and Adobe
Reader.
172  |  Microsoft® Office Excel® 2010: Part 3 (Second Edition)
Appendix B : Import and Export Data  |  Topic A
Do Not Duplicate or Distribute
Pdf text replace tool - extract text content from PDF file in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Feel Free to Extract Text from PDF Page, Page Region or the Whole PDF File
copy text from pdf without formatting; find and replace text in pdf file
Pdf text replace tool - VB.NET PDF Text Extract Library: extract text content from PDF file in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
How to Extract Text from PDF with VB.NET Sample Codes in .NET Application
copy text from scanned pdf to word; extract text from pdf online
Methods of Importing Text Files
There are two methods you can use to import data from text files into Excel. You can either open
the text file within Excel or you can import the data from the text file as a data range. If you open
the file directly in Excel, you do not need to create a link to the text file. If you import the data, you
will need to link the workbook to the text file in order for changes to the text file to reflect in the
Excel workbook. Not all text file formats are directly compatible with Excel, so you may not be able
to open all text files directly in Excel.
The Text Import Wizard
You will use the Text Import Wizard to configure the importation of data from text files. The
Text Import Wizard walks you through a three-step process in which you identify the type of data
the file contains and where you would like to start the import; select the type of character that
separates entries in delimited files; and then select the desired cell formatting options for the
columns that will contain the data after importing. Each step of the wizard displays a preview of
what the imported text will look like given the current selections and settings. You can access the
Text Import Wizard by selecting Data→Get External Data→From Text, and then selecting the
desired text document from the Import Text File dialog box.
The New Web Query Dialog Box
When you import data from the web, Excel opens the New Web Query dialog box. From here,
you can navigate to the web page from which you wish to import data and select the specific data
you wish to import. Selecting the yellow and black arrow icons 
selects either particular tables or
screen elements, or the entire page for importation. You can access the New Web Query dialog
box by selecting Data→Get External Data→From Web.
Microsoft® Office Excel® 2010: Part 3 (Second Edition)  |  173
Appendix B : Import and Export Data  |  Topic A
Do Not Duplicate or Distribute
VB.NET PDF Page Extract Library: copy, paste, cut PDF pages in vb.
provides a user-friendly interface, which is helpful to VB programmers to install and use the PDF page(s) extraction tool. VB.NET: Copy and Replace PDF Pages.
extract text from image pdf file; copy pdf text to word document
C# WPF PDF Viewer SDK to view, annotate, convert and print PDF in
Text: Replace Text in PDF. Image: Insert Image to PDF. Image: Remove Image from PDF Users can add various annotations to PDF, such as text, text box, note
copy text from pdf online; delete text from pdf with acrobat
Access the Checklist tile on your LogicalCHOICE course screen for reference
information and job aids on How to Import and Export Data.
XML
The eXtensible Markup Language, or XML, is a programming language that describes data by using
structured text files. XML elements are contained within tags that hold the actual data. Once these
tags have been defined, data can be moved and exchanged between and among XML-compatible
applications. XML commonly uses markup language that is compatible with a large number of
applications, making it an ideal format for data exchange.
XML Schemas
An XML schema establishes the rules and structure for other XML files. You must set out the data
type and allowable attributes of XML files in a schema. One schema can provide the structure for
multiple other XML files. Schemas can outline a particular structural hierarchy for the data in an
XML document as well as defining the types of data that exist within the document. Schema files are
saved with the .xsd file extension.
You use XML tags to define the data types that exist within a schema. For example, in the source
XML file that you want to import, your data entries might contain tags that look like this:
<LastName>Smith</LastName>, <FirstName>Bob</FirstName>, and <MiddleInitial>L</
MiddleInitial>. In your XML schema file, you would include these tag sets to define data types the
schema will recognize. Once you have these data types defined for your entries, which is the text
inside the tags, you can create column labels on the target worksheet to match: Last Name, First
Name, and MI. Then you simply need to tell Excel which data type goes in which column for the
import. This process is knows as mapping.
174  |  Microsoft® Office Excel® 2010: Part 3 (Second Edition)
Appendix B : Import and Export Data  |  Topic A
Do Not Duplicate or Distribute
C# HTML5 PDF Viewer SDK to view PDF document online in C#.NET
Text: Replace Text in PDF. Image: Insert Image to PDF. Image: Remove Image from PDF Page. 1. Select tool. Select text and image on PDF document. 2. Hand tool.
copy text from locked pdf; extract text from pdf java
VB.NET PDF- View PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
PDF Write. Text: Insert Text to PDF. Text: Delete Text from PDF. Text: Replace Text in PDF. 1. Select tool. Select text and image on PDF document. 2. Hand tool.
erase text from pdf; copy text from protected pdf to word
XML Maps
You create maps in Excel to tell it where to put particular data types from an XML document in
your worksheets. Excel uses the structure defined within the XML schema file to identify where
entries should be placed. Each unique data type, as defined by the schema tags, appears as a separate
element in XML maps. To tell Excel where to place entries for that particular element, you simply
drag the map element to the desired spreadsheet location. The cells you map the content to
represent the starting points for particular types of data to import to. Typically, this would be the
first cell in a particular column below the column label.
One of the key things to remember about XML schema files you are using as maps is that the
schema file does not contain the data you will ultimately import into Excel. The data will be
contained in a separate XML file that uses the tags defined in the schema file to identify data types.
Wherever you map a particular data type to on a worksheet is the cell that entries contained within
the same set of tags in the data source document will begin populating during the import.
Subsequent entries within the same tags will populate down the column by default.
The XML Source Task Pane
You can use the XML Source task pane to map elements of an XML schema to the desired
worksheet cells. From here, you can add XML schema files to a workbook to use as maps, set
mapping options, and map schema elements to the desired locations. For the currently selected map,
the XML Source task pane displays all unique elements, which you can manually drag to the cell
you want that data type to start importing to. You can access the XML Source task pane by
selecting Developer→XML→Source.
Microsoft® Office Excel® 2010: Part 3 (Second Edition)  |  175
Appendix B : Import and Export Data  |  Topic A
Do Not Duplicate or Distribute
C# WPF PDF Viewer SDK to annotate PDF document in C#.NET
An advanced PDF annotating tool, which is compatible with all Windows systems and supports .NET Framework Support to replace PDF text with a note annotation.
cut and paste text from pdf document; copy text from scanned pdf
VB.NET PDF - Annotate PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
An advanced PDF annotating tool, which is compatible with all Windows systems and supports .NET Framework Support to insert note annotation to replace PDF text.
can't copy text from pdf; extract text from pdf using c#
The XML Maps Dialog Box
You can use the XML Maps dialog box to add, delete, or rename XML maps in your workbook
files. The XML Maps dialog box displays a list of all maps attached to the currently selected
workbook. You can have more than one XML map attached to a workbook file simultaneously. To
access the XML Maps dialog box, select XML Maps from the XML Source task pane.
176  |  Microsoft® Office Excel® 2010: Part 3 (Second Edition)
Appendix B : Import and Export Data  |  Topic A
Do Not Duplicate or Distribute
C# HTML5 PDF Viewer SDK to annotate PDF document online in C#.NET
An advanced PDF annotating tool, which is compatible with all Windows systems and supports .NET Framework Support to insert note annotation to replace PDF text.
export highlighted text from pdf to word; c# read text from pdf
VB.NET PDF - Annotate PDF with WPF PDF Viewer for VB.NET
An advanced PDF annotating tool, which is compatible with all Windows systems and supports .NET Framework Support to replace PDF text with a note annotation.
export text from pdf to word; copy and paste pdf text
Access the Checklist tile on your LogicalCHOICE course screen for reference
information and job aids on How to Import and Export XML Data.
Microsoft® Office Excel® 2010: Part 3 (Second Edition)  |  177
Appendix B : Import and Export Data  |  Topic A
Do Not Duplicate or Distribute
C# PDF Markup Drawing Library: add, delete, edit PDF markups in C#
A web based markup tool able to annotate PDF annotations, trikethrough text, underline text, insert and replace text. Since RasterEdge XDoc.PDF SDK is based on
extract text from pdf c#; edit pdf replace text
VB.NET PDF - WPF PDF Viewer for VB.NET Program
PDF. Text: Delete Text from PDF. Text: Replace Text in PDF. for VB.NET is a PDF utility annotation Annotations such as text, text box, note, underline, rectangle
copy and paste text from pdf; cut text pdf
Do Not Duplicate or Distribute
Microsoft Office Excel
2010 Exam 77-882
Selected Logical Operations courseware addresses Microsoft Office Specialist certification
skills for Microsoft Office 2010. The following table indicates where Excel 2010 skills that
are tested in Exam 77-882 are covered in the Logical Operations Microsoft Office Excel
2010 series of courses.
Objective Domain
Covered In
1. Managing the Worksheet Environment
1.1 Navigate through a worksheet
1.1.1 Use hot keys
Part 1
1.1.2 Use the name box
Part 1, Part 2
1.2 Print a worksheet or workbook
1.2.1 Print only selected worksheets
Part 1
1.2.2 Print an entire workbook
Part 1
1.2.3 Construct headers and footers
Part 1
1.2.4 Apply printing options
1.2.4.1 Scale
Part 1
1.2.4.2 Print titles
Part 1
1.2.4.3 Page setup
Part 1
1.2.4.4 Print area
Part 1
1.2.4.5 Gridlines
Part 1
1.3 Personalize the environment by using Backstage
1.3.1 Manipulate the Quick Access Toolbar
Part 2
1.3.2 Customize the ribbon
1.3.2.1 Tabs
Part 2
1.3.2.2 Groups
Part 2
1.3.3 Manipulate Excel default settings (Excel Options)
Part 2
1.3.4 Import data to Excel
Part 3, Appendix C
1.3.5 Import data from Excel
Part 3, Appendix C
1.3.6 Manipulate workbook properties
Part 1
C
Do Not Duplicate or Distribute
Objective Domain
Covered In
1.3.7 Manipulate workbook files and folders
Part 1
1.3.8 Apply different name and file formats for different
uses
Part 1
1.3.9 Using save and save as features
Part 1
2. Creating Cell Data
2.1 Construct cell data
2.1.1 Use paste special
2.1.1.1 Formats
Part 1
2.1.1.2 Formulas
Part 1
2.1.1.3 Values
Part 1
2.1.1.4 Preview icons
Part 1
2.1.1.5 Transpose rows and columns
Part 1
2.1.1.6 Operations
Part 1
2.1.1.7 Comments
Part 1
2.1.1.8 Validation
Part 1
2.1.1.9 Paste as a link
Part 1
2.1.2 Cut, move, and select cell data
Part 1
2.2 Apply AutoFill
2.2.1 Copy data using AutoFill
Part 1
2.2.2 Fill series using AutoFill
Part 1
2.2.3 Copy or preserve cell format with AutoFill
Part 1
2.2.4 Select from drop-down list
Part 1
2.3 Apply and manipulate hyperlinks
2.3.1 Create a hyperlink in a cell
Part 1
2.3.2 Modify hyperlinks
Part 1
2.3.3 Modify hyperlinked cell attributes
Part 1
2.3.4 Remove a hyperlink
Part 1
3. Formatting Cells and Worksheets
3.1 Apply and modify cell formats
3.1.1 Align cell content
Part 1
3.1.2 Apply a number format
Part 1
3.1.3 Wrap text in a cell
Part 1
3.1.4 Use Format Painter
Part 1
3.2 Merge or split cells
3.2.1 Use Merge & Center
Part 1
3.2.2 Merge Across
Part 1
3.2.3 Merge cells
Part 1
180  |  Microsoft® Office Excel® 2010: Part 3 (Second Edition)
Appendix C : Microsoft Office Excel 2010 Exam 77-882  |  
Do Not Duplicate or Distribute
Objective Domain
Covered In
3.2.4 Unmerge Cells
Part 1
3.3 Create row and column titles
3.3.1 Print row and column headings
Part 1
3.3.2 Print rows to repeat with titles
Part 1
3.3.3 Print columns to repeat with titles
Part 1
3.3.4 Configure titles to print only on odd or even pages
Part 1
3.3.5 Configure titles to skip the first worksheet page
Part 1
3.4 Hide and unhide rows and columns
3.4.1 Hide a column
Part 1
3.4.2 Unhide a column
Part 1
3.4.3 Hide a series of columns
Part 1
3.4.4 Hide a row
Part 1
3.4.5 Unhide a row
Part 1
3.4.6 Hide a series of rows
Part 1
3.5 Manipulate Page Setup options for worksheets
3.5.1 Configure page orientation
Part 1
3.5.2 Manage page scaling
Part 1
3.5.3 Configure page margins
Part 1
3.5.4 Change header and footer size
Part 1
3.6 Create and apply cell styles
3.6.1 Apply cell styles
Part 1
3.6.2 Construct new cell styles
Part 1
4. Managing Worksheets and Workbooks
4.1 Create and format worksheets
4.1.1 Insert worksheets
Part 1
4.1.2 Delete worksheets
Part 1
4.1.3 Copy worksheets
Part 1
4.1.4 Reposition worksheets
Part 1
4.1.5 Copy and move worksheets
Part 1
4.1.6 Rename worksheets
Part 1
4.1.7 Group worksheets
Part 1
4.1.8 Apply coloring to worksheet tabs
Part 1
4.1.9 Hide worksheet tabs
Part 1
4.1.10 Unhide worksheet tabs
Part 1
4.2 Manipulate window views
4.2.1 Split window views
Part 1
Microsoft® Office Excel® 2010: Part 3 (Second Edition)  |  181
Appendix C : Microsoft Office Excel 2010 Exam 77-882  |  
Do Not Duplicate or Distribute
Documents you may be interested
Documents you may be interested