Using Advanced Filtering
In many cases, AutoFiltering does the job just fine. But if you run up against its
limitations, you need to use advanced filtering. Advanced filtering is much more
flexible than AutoFiltering, but it takes a bit of up-front work to use it. Advanced
filtering provides you with the following capabilities:
 You can specify more complex filtering criteria.
244
Part II: Using Functions in Your Formulas
About the SUBTOTAL Function
The SUBTOTAL function is very versatile. It’s unique in that it is the only Excel function
that ignores cells in hidden rows. There is one caveat, however: The rows must be
hidden as a result of autofiltering or an outline. Simply hiding rows manually will have
no effect on the results calculated by the SUBTOTAL function.
The first argument for the SUBTOTAL function determines the actual function used.
For example, when the first argument is 1, the SUBTOTAL function works like the
AVERAGE function. The following table shows the possible values for the first
argument for the SUBTOTAL function:
Value
Function
1
AVERAGE
2
COUNT
3
COUNTA
4
MAX
5
MIN
6
PRODUCT
7
STDEV
8
STDEVP
9
SUM
10
VAR
11
VARP
Extract text from pdf online - extract text content from PDF file in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Feel Free to Extract Text from PDF Page, Page Region or the Whole PDF File
edit pdf replace text; copy and paste pdf text
Extract text from pdf online - VB.NET PDF Text Extract Library: extract text content from PDF file in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
How to Extract Text from PDF with VB.NET Sample Codes in .NET Application
copy and paste text from pdf to excel; copy text from protected pdf to word
You can specify computed filtering criteria.
You can extract a copy of the rows that meet the criteria to another
location.
Chapter 9: Databases and Lists
245
Filling in the Gaps
When you import data, you can end up with a worksheet that looks something like the
one in the accompanying figure. In this example, an entry in column A applies to
several rows of data. If you sort such a list, you can end up with a mess and you won’t
be able to tell who sold what.
When you have a small list, you can enter the missing cell values manually. But if
youhave a huge database, you need a better way of filling in those cell values.
Here’show:
1. Select the range (A3:A14 in this example).
2. Press Ctrl+G to display the Go To dialog box.
3. In the Go To dialog box, click Special.
4. Select the Blanks option.
5. In the formula bar, type =followed by the address of the first cell with an
entry in the column (=A3in this example), and press Ctrl+Enter.
6. Reselect the range and choose EditCopy.
7. Select EditPaste Special, choose the Values option, and click OK.
C# PDF Image Extract Library: Select, copy, paste PDF images in C#
image. Extract image from PDF free in .NET framework application with trial SDK components and online C# class source code. A powerful
copying text from pdf to excel; export highlighted text from pdf to word
VB.NET PDF Image Extract Library: Select, copy, paste PDF images
Extract image from PDF free in .NET framework application with trial SDK components for .NET. Online source codes for quick evaluation in VB.NET class.
copy formatted text from pdf; get text from pdf image
Setting Up a Criteria Range
Before you can use the advanced filtering feature, you must set up a criteria range,
a designated range on a worksheet that conforms to certain requirements. The cri-
teria range holds the information that Excel uses to filter the list. It must conform
to the following specifications:
 It must consist of at least two rows, and the first row must contain some
or all field names from the list.
 The other rows of the criteria range must consist of your filtering criteria.
You can put the criteria range anywhere in the worksheet, or even in a different
worksheet. You should avoid putting it in rows where you placed the list. Because
Excel may hide some of these rows when filtering the list, you may find that your
criteria range is no longer visible after filtering. Therefore, you should generally
place the criteria range above or below the list.
Figure 9-5 shows a criteria range, located in A1:B2, above the list that it uses.
Notice that the criteria range does not include all of the field names from the list.
You can include only the field names for fields that you use in the selection criteria.
Figure 9-5: A criteria range for a list
In this example, the criteria range has only one row of criteria. The fields in each
row of the criteria range (except for the header row) are joined with an AND oper-
ator. Therefore, after applying the advanced filter, the list shows only the rows in
which the Month column equals Jan n AND the Region column equals North. You
may find specifying criteria in the criteria range a bit tricky. I discuss this topic in
detail later in this chapter. See “Specifying Advanced Filter Criteria.”
246
Part II: Using Functions in Your Formulas
C# HTML5 PDF Viewer SDK to view PDF document online in C#.NET
C# compress PDF, C# print PDF, C# merge PDF files, C# view PDF online, C# convert PDF to tiff, C# read PDF, C# convert PDF to text, C# extract PDF pages, C#
export highlighted text from pdf; copy text from pdf without formatting
VB.NET PDF- View PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
file & pages edit, C#.NET PDF pages extract, copy, paste C#.NET rotate PDF pages, C#.NET search text in PDF C#.NET read barcodes from PDF, C#.NET OCR scan PDF.
extract text from pdf acrobat; extract text from pdf java
Filtering a List
To perform the filtering, select any cell within your list. Then choose Data
FilterAdvanced filter. Excel displays the Advanced Filter dialog box, shown in
Figure 9-6. Excel guesses your List range (you can change it if necessary), but you
need to specify the criteria range. To filter the list in place (i.e., hide rows that don’t
qualify), select the option labeled Filter the list, in-place. If you select the Copy to
another location option, you need to specify a range in the Copy to box. Click OK,
and Excel filters the list by the criteria that you specify.
Figure 9-6: The Advanced Filter dialog box
When you copy filtered records to another location (in other words, when you
select the Copy to another location option), you can specify which columns to
include in the copy. Before displaying the Advanced Filter dialog box, copy the
desired field labels to the first row of the area where you plan to paste the filtered
rows. In the Advanced Filter dialog box, specify a reference to the copied column
labels in the Copy to box. The copied rows then include only the columns for which
you copied the labels.
Chapter 9: Databases and Lists
247
Extracting Unique Records From a List
A common question among Excel users is, “How can I get rid of duplicate records in a
list?”
Perhaps the easiest solution uses advanced filtering. Activate any cell within your list
and choose DataFilterAdvanced filter. In the Advanced Filter dialog box, select
Copy to another location and specify a new location in the Copy to box (the new
location must be on the same worksheet). Then, place a check mark next to Unique
records only. Click OK and you’ll have a copy of your list, without the duplicate
records. By the way, this is the only Advanced Filter operation that does not require a
criteria range.
VB.NET PDF - Convert PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
C# compress PDF, C# print PDF, C# merge PDF files, C# view PDF online, C# convert PDF to tiff, C# read PDF, C# convert PDF to text, C# extract PDF pages, C#
copy text from protected pdf; get text from pdf online
VB.NET PDF - Annotate PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
VB.NET HTML5 PDF Viewer: Annotate PDF Online. This part will explain the usages of annotation tabs on RasterEdge VB.NET HTML5 PDF Viewer. Text Markup Tab. Item.
cut text pdf; copy text from pdf
You can access the JWalk Enhanced Data Form add-in on the companion
CD-ROM.
Specifying Advanced Filter Criteria
Microsoft’s enhancements to list-related features in Excel have focused exclusively
on AutoFiltering. The use of a separate criteria range for advanced filtering origi-
nated with the original version of Lotus 1-2-3. Excel adapted this method, and it
248
Part II: Using Functions in Your Formulas
Working with Data in a List
Excel’s DataForm command displays a dialog box to help you work with a list. This
dialog enables you to enter new data, delete rows, and search for rows that match
certain criteria.
Excel’s Data Form is handy, but by no means ideal. If you like the idea of using a
dialog box to work with data in a list, check out my Enhanced Data Form add-in. It
offers many advantages over Excel’s Data Form.
After you install the add-in, activate any cell in a list and then choose DataJWalk
Enhanced Data Form. Data that makes up the current record appears in the dialog box.
Use the horizontal scrollbar (or the Previous/Next buttons) to scroll through the
database. Changes you make to the data are written to the database, and undo is
available. The form handles an unlimited number of fields, and a wildcard-capable
search window permits quick retrieval of the desired record based on any field.
C# HTML5 PDF Viewer SDK to annotate PDF document online in C#.NET
C# HTML5 PDF Viewer: Annotate PDF Online. This part will explain the usages of annotation tabs on RasterEdge C#.NET HTML5 PDF Viewer. Text Markup Tab. Item. Name
get text from pdf into excel; extract formatted text from pdf
C# HTML5 PDF Viewer SDK to convert and export PDF document to
C# compress PDF, C# print PDF, C# merge PDF files, C# view PDF online, C# convert PDF to tiff, C# read PDF, C# convert PDF to text, C# extract PDF pages, C#
erase text from pdf file; get text from pdf c#
has never been changed, despite the fact that specifying advanced filtering criteria
remains one of the most confusing aspects of Excel. This section presents plenty of
examples to help you understand how to create a criteria range that extracts the
information you need.
The examples in this section use the list shown in Figure 9-7. This list, which has
125 records and eight fields, was designed to use a good assortment of data types:
values, text strings, logicals, and dates. The list occupies the range A8:H133 (rows
above the list are used for the criteria range).
Figure 9-7: This list contains information about real estate listings.
The workbook shown in Figure 9-7 is available on the companion CD-ROM.
Specifying a Single Criterion
The examples in this section use a single-selection criterion. In other words, the
contents of a single field determine the record selection.
You also can use AutoFiltering to perform this type of filtering.
Chapter 9: Databases and Lists
249
To select only the records that contain a specific value in a specific field, enter
the field name in the first row of the criteria range, and the value to match in the
second row. Figure 9-8, for example, shows the criteria range (A1:A2) that selects
records containing the value 4 in the Bedrooms field.
Figure 9-8: The criteria range (A1:A2) selects records that describe properties 
with four bedrooms.
Note that the criteria range does not need to include all of the fields from the list.
If you work with different sets of criteria, you may find it more convenient to list
all of the field names in the first row of your criteria range.
USING COMPARISON OPERATORS
You can use comparison operators to refine your record selection. For example, you
can select records based on any of the following:
Homes that have at least four bedrooms
Homes with a square footage less than 2,000
Homes with a list price of no more than $200,000
To select the records that describe homes that have at least four bedrooms, make
the following entries in the criterion range:
A1:
Bedrooms
A2:
>=4
Table 9-1 lists the comparison operators that you can use with text or value cri-
teria. If you don’t use a comparison operator, Excel assumes the equal sign opera-
tor (=).
250
Part II: Using Functions in Your Formulas
T
ABLE
9-1 COMPARISON OPERATORS
Operator
Comparison Type
=
Equal to
>
Greater than
>=
Greater than or equal to
<
Less than
<=
Less than or equal to
< >
Not equal to
Table 9-2 shows examples of some criteria that use comparison operators.
T
ABLE
9-2 EXAMPLES OF COMPARISON OPERATORS
Criteria
Selects
>100
Records that contain a value greater than 100
<>0
Records that contain a value not equal to 0
=500
Records that contain a value of 500 (omitting the equal sign gives the
same result)
<5000
Records that contain a value less than 5000
>=5000
Records that contain a value less than or equal to 5000
USING WILDCARD CHARACTERS
Criteria that use text also can make use of two “wildcard” characters: an asterisk (*)
matches any number of characters; a question mark (?) matches any single charac-
ter. Table 9-3 shows examples of criteria that use text. Some of these are a bit
counter-intuitive. For example, to select records that match a single character, you
must enter the criterion as a formula (refer to the last entry in the table). 
Chapter 9: Databases and Lists
251
T
ABLE
9-3 EXAMPLES OF TEXT CRITERIA
Criteria
Selects
=”=January”
Records that contain the text January(and nothing else). You must
enter this exactly as shown: as a formula, with an initial equal sign.
January
Records that begin with the text January.
C
Records that contain text that begins with the letter C.
<>C*
Records that contain any text, except text that begins with the
letterC.
>K
Records that contain text that begins with the letters L through Z.
*County*
Records that contain text that includes the word COUNTY.
Sm*
Records that contain text that begins with the letters SM.
s*s
Records that contain text that begins with S and have a subsequent
occurrence of the letter S.
s?s
Records that contain text that begins with S and has another S as its
third character. Note that this does notselect only three-character
words.
=”=s*s”
Records that contain text that begins and ends with S. You must enter
this exactly as shown: as a formula, with an initial equal sign.
<>*c
Records that contain text that does not end with the letter C.
<>?????
All records that don’t contain exactly five letters.
<>*c*
Records that do not contain the letter C.
~?
Records that contain a single question mark character.
=
Records that contain a blank.
<>
Records that contain any nonblank entry.
=”=c”
Records that contain the single character C. You must enter this
exactly as shown: as a formula, with an initial equal sign.
The text comparisons are not case sensitive.For example,se* matches
Seligman,seller,and SEC.
252
Part II: Using Functions in Your Formulas
Specifying Multiple Criteria
Often, you may want to select records based on criteria that use more than one field
or multiple values within a single field. These selection criteria involve logical OR
or AND comparisons. Following are a few examples of the types of multiple crite-
ria that you can apply to the real estate database:
 A list price less than $250,000, and square footage of at least 2,000
 Single-family home with a pool
 At least four bedrooms, at least three bathrooms, and square footage less
than 3,000
 A home listed for no more than one month, with a list price greater than
$300,000
 A condominium with square footage between 1,000 and 1,500
 A single-family home listed in the month of March
To join criteria with an AND operator, use multiple columns in the criteria range.
Figure 9-9 shows a criteria range that selects records with a list price of less than
$250,000 and a square footage of at least 2,000.
Figure 9-9: This criteria range uses multiple columns that select records using 
a logical AND operation.
Figure 9-10 shows another example. This criteria range selects records that were
listed in the month of March. Notice that the field name (Date Listed) appears twice
in the criteria range. The criteria selects the records in which the Date Listed date
isgreater than or equal to March 1 AND the Date Listed date is less or equal to
March31.
Chapter 9: Databases and Lists
253
Documents you may be interested
Documents you may be interested