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TORBEN LAGE FRANDSEN 
MICROSOFT OFFICE EXCEL 
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Torben Lage Frandsen
Excel 2007
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Excel 2007 
© 2010 Torben Lage Frandsen & Ventus Publishing ApS 
ISBN 978-87-7681-675-9
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Excel 2007
Contents
Contents
Introduction 
9
A Small Reader’s Guide 
9
1.  
What is New in Excel 2007 
11
1.1  
Ribbons and Tabs 
11
1.2  
Larger Workspace 
11
1.3  
More Colours 
11
1.4  
Colour Themes and Styles 
11
1.5  
Improved Pivot Tables 
11
1.6  
Improved Conditional Formatting 
12
1.7  
More and Better-Looking Charts 
12
1.8  
New File Format 
12
1.9  
Where can I find the Old Buttons? 
12
2.  
First Look at Excel 
13
2.1  
The Screen and its Elements 
13
2.1.1  
Workbooks and Spreadsheets 
14
2.1.2  
The Ribbon 
14
2.1.3  
The Office Button 
15
2.1.4  
Quick Access 
16
what‘s missing in this equation?
maeRsK inteRnationaL teChnoLogY & sCienCe PRogRamme
You could be one of our future talents
Are you about to graduate as an engineer or geoscientist? Or have you already graduated?
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Excel 2007
Contents
2.1.5  
The Workspace 
16
2.1.6  
Sheet Tabs 
16
2.1.7  
Display Buttons 
17
2.1.8  
Start a New Spreadsheet 
18
2.2  
Navigating the spreadsheet 
19
2.2.1  
Navigating Large Spreadsheets 
19
2.2.2  
Cell Pointer and Auto Fill 
19
2.3  
Writing in the Cells 
20
2.4  
Adaptation of Cell Size 
21
2.5  
Selecting Cells 
21
2.5.1  
Compound Selection 
22
2.5.2  
Navigating Inside a Selection 
22
3.  
Calculations 
23
3.1  
Formulas 
23
3.1.1  
Operators 
24
3.2  
Formulas with references 
25
3.2.1  
References to Other Spreadsheets 
26
3.3  
Functions 
27
3.3.1  
The SUM Function 
27
3.3.2  
The AVERAGE Function 
29
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Excel 2007
Contents
4.  
Copying cells 
30
4.1  
Simple Copying 
30
4.2  
Series 
31
4.2.1  
Series with Numbers 
33
4.2.2  
Series that you define 
33
4.3  
Copying Formulas 
36
4.3.1  
Relative and Absolute References 
38
5.  
Formatting 
42
5.1  
Text and colours 
42
5.1.1  
Formatting using the Ribbon 
42
5.1.2  
Formatting using the shortcut menu 
43
5.1.3  
Borders and Frames 
46
5.2  
Number Formats 
49
5.3  
Date and Time 
50
5.4  
Formatting Tables 
52
5.5  
Conditional Formatting 
54
5.6  
Themes and Styles 
57
6.  
Working with Tables 
62
6.1  
Create a Table 
62
6.2  
Filtering 
63
Sign up for Vestas 
Winnovation 
Challenge now
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Read more at vestas.com/winnovation
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Excel 2007
Contents
6.2.1  
AutoFilter 
64
6.2.2  
Advanced Filter 
67
6.2.3  
Advanced Filter with Formulas 
72
6.3  
Sorting 
73
6.4  
Pivot Tables 
76
6.4.1  
Preserving Results 
82
6.4.2  
A Couple of Tips on Pivot Tables 
82
7.  
Charts 
83
7.1  
Bar Charts 
83
7.1.1  
Charting Tools and Language Confusion 
85
7.1.2  
Terminology – What does it mean? 
86
7.1.3  
Change of Scale 
87
7.2  
Line Charts 
91
7.3  
Charts with both Columns and Lines 
93
7.4  
Circle Charts 
94
7.5  
Scatter Charts 
97
7.5.1  
Results of Measurements 
98
7.5.2  
Graphic Representation of Mathematical Expressions 
100
7.6  
Chart Sheet 
102
7.7  
Viewing and Printing 
102
7.7.1  
Printing 
102
7.7.2  
Print Preview 
103
7.7.3  
Page Setup 
105
7.8  
Viewing 
109
7.9  
Adjust Print Range 
111
7.9.1  
Managing Page Breaks 
113
8.  
Working with Multiple Spreadsheets 
115
8.1  
Working with Sheet Tabs 
116
8.2  
Retrieve Data from Other Workbooks 
117
9.  
Macros – Automation 
119
9.1  
Recording a Macro 
119
9.2  
Play a Macro 
121
9.3  
A Button for Your Macro 
122
10.  
Advanced Excel 
124
10.1  
Nested Functions 
124
10.2  
Look-up 
125
10.2.1   VLOOKUP (Vertical Lookup) 
125
10.2.2   HLOOKUP (Horizontal Lookup) 
126
10.3  
Mathematical and Statistical Functions 
126
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Excel 2007
Contents
10.3.1   SUM 
126
10.3.2 
AVERAGE 
126
10.3.3 
SQROOT (Square Root) 
126
10.3.4 
Trigonometric Functions 
127
10.3.5 
PI 
127
10.3.6 
ABS (Absolute Value) 
127
10.3.7 
SHORTEN 
128
10.3.8   ROUND OFF 
128
10.3.9   MIN (Minimum Value) 
128
10.3.10   MAX (Maximum Value) 
128
10.3.11   SUMIF (Conditional Sum) 
128
10.3.12   RAND (Random Numbers) 
128
10.3.13   COUNT (Number of Cells with Numbers) 
128
10.4  
Logical functions 
129
10.4.1   AND Function 
129
10.4.2   OR Function 
129
10.4.3   NOT Function 
129
10.4.4   IF Function 
129
10.4.5   IF.ERROR Function 
129
10.5  
Analyse Data with Analysis Toolpak 
130
10.5.1   Installation of Analysis Toolpak 
130
10.5.2   A Quick Analysis with Analysis Toolpak 
131
10.6  
Goal Seek 
132
11.  
Concluding Remarks 
135
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Excel 2007
Introduction
Introduction
Nothing is difficult once you have learned it.That applies to Excel as well, and once you have learned it, you 
will be able to do things you never dreamed of!You will be able, to make calculations more complex than 
NASA did when they sent the first man to the moon!  
It may sound like big words, but in the case of Excel -or spreadsheet programs in general -it is quite 
true.Spreadsheets can process large amounts of data and give you the calculation results in no time.And 
when the calculations are made, you can have them presented as beautiful tables and graphs.
I know of many who are reluctant to engage with Excel because they find it difficult.Granted, Excel is a 
program that requires some basic skills before embarking on it, and if you have no feeling for or interest in 
numbers it can appear meaningless.With word-processing programs like Word, you can basically just start 
typing right away, but with spreadsheets it is a different story. 
In return, you can achieve some pretty amazing results when you master Excel at a reasonable level.I have 
made such diverse things as budgets, accounting, production planning, production simulation, energy 
accounting and quality statistics in Excel, and as long as it involves numbers, the only limit is your 
imagination.
Excel is a program that you never quite finish learning about.I have used Excel for many years and have 
tried most things,and I still find it challenging.
Even if you are familiar with all the basic functions, you will find occasion to continue challenging yourself 
and find new things you can squeeze out of the program.And when the program cannot perform the tasks 
you require, it also has an entire programming language, enabling you to make your own small programs 
inside Excel! 
I would think Excel is the program in the Office package which over time hashad the greatest impact on the 
business sector.Word may be far more sophisticated than even the most advanced typewriter, but Excel 
enables you to make calculations in a few hours that previously would have taken several days, weeks or 
even years to perform.
Being a "numbers nerd" I find it hard to hide my enthusiasm for Excel.I hope that, after you have finished 
reading this book, you will also have discovered how powerful a tool you now have at your disposal.
A Small Reader’s Guide
If you have not worked with Excel before, I would recommend that you read the entire book from one end to 
another.You can subsequently use it as a reference. I have tried to arrange the book in a logical manner so 
you can quickly find a chapter that deals with a problem similar to the one you are trying to solve.
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Excel 2007
10 
Introduction
If you have already worked a lot with Excel, you can probably skip some of the first sections if you want to 
get to the really "cool" stuff as quickly as possible. 
The book has a number of progressive exercises that illustrate what Excel can do.Of course you can just 
read through them, but I would advise you to sit down by a computer and perform them as described.It is 
simply a much better way to learn, and it allows you to experiment beyond the requirements of the exercises. 
I have chosen to keep the exercises very simple, using very little data.These exercises can in some cases 
appear absurd,but the purpose is for you to understand the various points, so that you can exploit the 
functionality for more complex tasks.I have therefore taken great pains to avoid involving you in something 
too difficult. There is nothing worse than having to give up on an exercise because you are stuck.If you get
stuck anyway, I recommend that you call a good friend or your clever nephew.There is always someone 
nearby who has worked with Excel and can help you out.
Many exercises require that you type a few things into the spreadsheet first.It is important that you type in 
these things exactly as described.If I ask you to write something in cell B2, and you type it in cell C2, you 
will probably have problems with the exercise later.The same goes for spelling.Always spell words in
exactly the same way I did when you type them into the sheet.
When I ask you to "click" on something, it is a click with the left mouse button.A double click is two fast 
clicks with the left mouse button.If I want you to click the right mouse button, I call it a "right-click".
Buttons and menus that you can / must click are always written in underlined font.This means that when you 
see underlined text you should be able to find something similar on the screen that you can click on.
If I want you to type something in your spreadsheet, it will appear like this:
Type=sum(a1:b3)
Now we are ready to start up the program and look at all its wonderful features!
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