E1-42
Excel 2013 Chapter 1 Creating and Editing Workbooks
Spelling Dialog Box Options
Option
Action
Ignore Once
Skips the word
Ignore All
Skips all occurrences of the word in the spreadsheet
Add to Dictionary
Adds the word to the default dictionary file. You can also create a custom dictionary.
Change
Changes the word to the entry you choose in the Suggestions box
Change All
Same as Change, but changes the word throughout the worksheet
Delete
Appears for duplicated words. Click to delete one occurrence of the word.
AutoCorrect
Adds the word to the list of corrections Excel makes automatically
Options
Changes the spelling options in Excel
Undo Last
Changes back to the most recent correction made
Cancel
Discontinues the checking operation
HOW TO: 
Spell Check a Worksheet
1. Press Ctrl+Home to move to the beginning of the worksheet.
2. Click the Review tab and click the Spelling button [Proofing 
group] (Figure1-71).
3. Use the buttons on the right to change or ignore each identified 
error.
• If a recommendation that is acceptable does not appear in the 
Suggestions box, edit the Not in Dictionary text box and click 
Change.
1-71 Spelling dialog box
Document Properties
Document Properties are details that you can add to any Office file. Document properties 
are also called metadata, and you can use them to organize or to gather basic information 
about workbooks. Several properties are created automatically by Excel including Creation
date, Modified date, Accessed date, and file Size. You can edit other document properties, such 
as Title, Author, Comments, Subject, and Company. You can view or edit document properties 
using Backstage view, displaying the Document Panel, or opening the Property dialog box.
HOW TO: 
Add Document Properties
1. Click the File tab to display Backstage view.
2. Click Info if it is not already selected (Figure1-72).
• Document property field names are listed on the 
left and the property fields are listed on the right.
3. Click a field property and type or edit the entry.
4. Click the Show All/Show Fewer Properties link 
at the bottom to display more or fewer document 
property fields.
1-72  Workbook properties
Document 
information pane
Show All Properties link
Pdf searchable text converter - search text inside PDF file in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Learn how to search text in PDF document and obtain text content and location information
search pdf files for text; pdf searchable text converter
Pdf searchable text converter - VB.NET PDF Text Search Library: search text inside PDF file in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Learn How to Search Text in PDF Document and Obtain Text Content and Location Information in VB.NET application
how to select all text in pdf file; convert pdf to searchable text
SLO 1.8 Finalizing a Workbook E1-43
Document Panel
You can view and edit document properties using the Document panel in Normal, Page Layout, 
or Page Break Preview views. The panel appears above the Formula bar and below the Ribbon 
(Figure1-73). To display the Document panel, use the Backstage view. Close the Document 
panel by clicking the Document panel close button.
1-73  Document Properties panel
HOW TO: 
Display the Document Properties Panel
1. Click File to display Backstage view.
2. Click Info if it is not already selected.
3. Click the Properties drop-down list at the top of the Properties pane 
(Figure1-74).
4. Select Show Document Panel.
• The Backstage view closes and the Document panel displays above the 
Formula bar in the Excel window.
5. Edit or add text in the Document Properties fields.
6. Click X in the upper right corner of the Document panel to close the panel.
1-74 Show Document Panel
Advanced Properties
The Advanced Properties option displays the Properties
dialog  box.  You  can  open the  Properties  dialog box 
using  the  Backstage  view  or  the  Document  panel 
(Figure1-75).
1-75  Advanced Properties
C# PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in C#.net
document to editable & searchable text file. Different from other C# .NET PDF to text conversion controls, RasterEdge C# PDF to text converter control toolkit
search a pdf file for text; how to select text in a pdf
Online Convert PDF to Text file. Best free online PDF txt
document to editable & searchable text file. Different from other C# .NET PDF to text conversion controls, RasterEdge C# PDF to text converter control toolkit
converting pdf to searchable text format; search text in pdf using java
E1-44
Excel 2013 Chapter 1 Creating and Editing Workbooks
Page Layout
The  Page  Layout  tab  includes  options 
that allow you to control the appearance 
of your worksheet such as margins, page 
orientation, and paper size (Figure1-77). 
You  can  also  use  the  Page  Setup  dialog 
box  to  customize  worksheet  settings 
(Figure1-78). To view page layout changes, 
you can preview or print the worksheet.
Open  the  Page  Setup  dialog  box  to 
change multiple page setup options at one 
time. Click the Page Setup, Scale to Fit, 
or  Sheet Options  launcher  on the  Page 
Layout tab to open the Page Setup dialog 
box (see Figure1-78). The following table 
describes each of the tabs in the Page Setup 
dialog box.
Page Setup Dialog Box Options
Tab
Tab Options
Page
Set the Orientation to Portrait or Landscape. Scaling adjusts the size of the printed 
worksheet as a percentage of the normal size, or you can use Fit to area to scale the 
worksheet to print on a specific number of pages. Use the Paper size drop-down list 
to select a paper size (see Figure1-78).
Margins
Set the Top, Bottom, Left, and Right margins of the worksheet. You can also set the 
margins for the header and footer text in the worksheet. In the Center on page area, 
check the Horizontally and/or Vertically boxes to center the data in the worksheet on 
a printed page (see Figure1-79).
Header/Footer
Add and customize headers and footers in the worksheet.
Sheet
Set the Print area by selecting a specified range of cells. In the Print titles area, you 
can designate certain rows or columns to repeat each time spreadsheet data spans 
more than one page. You can also specify printing options such as printing titles, 
gridlines, and row and column headings.
HOW TO: 
Open the Properties Dialog Box
1. Display the Backstage view and click Info.
2. Click the Properties button to display the drop-down list 
(see Figure1-74).
3. Select Advanced Properties. The Properties dialog box opens 
(Figure1-76).
• The General, Statistics, and Contents tabs provide document 
properties that are automatically created by Excel.
• The Summary and Custom tabs allow you to edit fields.
• Use the Custom tab to add custom document property fields 
to your workbook.
1-76 Properties dialog box
1-77  Customize page setup and print options
1-78 Page tab in the Page Setup dialog box
VB.NET PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in vb.net
Text in any PDF fields can be copied and pasted to .txt files by keeping VB.NET control for batch converting PDF to editable & searchable text formats.
pdf find text; how to make a pdf document text searchable
VB.NET Image: Robust OCR Recognition SDK for VB.NET, .NET Image
for VB.NET provides users fast and accurate image recognition function, which converts scanned images into searchable text formats, such as PDF, PDF/A, WORD
find text in pdf image; cannot select text in pdf file
SLO 1.8 Finalizing a Workbook E1-45
ANOTHER WAY
Open the Page Setup dialog box by clicking the Page Setup link in the Print area on Backstage view.
Margins, Page Orientation, and Paper Size
The default settings for page layout for an Excel spreadsheet include the following:
• Top and bottom margins: 0.75
• Left and right margins: 0.7
• Header and footer margins: 0.3
• Portrait orientation
• Letter size paper
You can modify each of these settings for individual worksheets or multiple worksheets. To 
format multiple worksheets, select the worksheet tabs. Use Shift to select adjacent sheets. Use 
Ctrl to select non-adjacent sheets. Right-click a sheet tab and choose Select All Sheets to 
format an entire workbook. When changing margin settings, the top and bottom margin set-
tings must be greater than the header and footer values or the worksheet data prints over the 
header and footer text.
ANOTHER WAY
You can change the margins using the Ruler in Page Layout view. Click the View tab and click the Page Layout button. Select 
the Ruler option if necessary. Point to a margin boundary and drag to change margin settings.
HOW TO: 
Customize Margins, Page Orientation, and Paper Size
1. Click the Margins button [Page Layout tab, Page Setup 
group] and select a preset option from the drop-down list.
• Select Custom Margins from the Margins drop-down 
list to open the Page Setup dialog box to enter a 
precise measurement (Figure1-79).
• Select the Horizontally and/or Vertically check boxes in 
the Center on Page area to center your worksheet [Page 
Setup dialog box, Margins tab]. Horizontally centers data 
between the left and right margins. Vertically centers data 
between the top and bottom margins.
2. Click the Orientation button [Page Layout tab, Page 
Setup group] and select Portrait or Landscape from 
the drop-down list.
• When you select Portrait, the page is taller than it is wide; 
if you select Landscape, the page is wider than it is tall.
• Use the Page tab in the Page Setup dialog box to 
change the page orientation.
• You can also change orientation when you are ready to print. 
Select an option from the Page Orientation drop-down list in the Print area on the Backstage view.
3. Click the Size button [Page Layout tab, Page Setup group] and select a paper size from the drop-down list.
• The default paper size is 8 ½"×11", which is called Letter.
• Click More Paper Sizes to open the Page Setup dialog box.
1-79 Margins tab in the Page Setup dialog box
C# Create PDF Library SDK to convert PDF from other file formats
The PDF document file created by RasterEdge C# PDF document creator library is searchable and can be fully populated with editable text and graphics
pdf text search tool; pdf searchable text
C# PDF: C# Code to Draw Text and Graphics on PDF Document
Draw and write searchable text on PDF file by C# code in both Web and Windows applications. C#.NET PDF Document Drawing Application.
pdf text searchable; search pdf files for text programmatically
E1-46
Excel 2013 Chapter 1 Creating and Editing Workbooks
Headers and Footers
Headers appear at the top of the worksheet in the Header area, while footers appear in the Footer
area at the bottom of the worksheet. Each header and footer area has a left, middle, and right 
section where you can insert a page number, file name, date, or other information in text boxes.
Note that headers and footers appear on the worksheets only when you choose to add 
them. They do not appear on every sheet automatically. To add headers and footers to mul-
tiple worksheets at one time, select the worksheet tabs and open the Page Setup dialog box. 
Headers and footers do not display in Normal view. To view header and footer text, switch to 
Print Layout view or Print Preview.
HOW TO: 
Insert a Header and Footer Using the Ribbon
1. Select the worksheet.
2. Click the Insert tab.
3. Click the Header & Footer button [Text group].
• The worksheet view changes to Page Layout view.
• The header displays three text boxes. Information entered in the left text box is left aligned, text in the middle 
text box is centered, and text in the right text box is right aligned.
4. Click a text box in the header area.
• Clicking a header or footer text box displays the Header & Footer Tools Design tab.
5. Click the Design tab to activate it (Figure1-80).
6. Click an option in the Header & 
Footer Elements group [Header & 
Footer Tools Design tab].
• A field is inserted with an 
ampersand (&) followed by the 
code enclosed in brackets.
• If the header or footer contains 
text, you can edit or delete the 
contents.
• To insert a pre-defined header 
or footer such as the page 
number or worksheet name, click 
the Header or Footer button 
[Header & Footer Tools Design 
tab, Header & Footer group].
7. Click Go To Footer [Header & 
Footer Tools Design tab, 
Navigation group].
8. Click one of the text boxes in the 
footer area.
9. Type text or click an element [Header & Footer Elements group].
• If the text you type includes an ampersand (&), type two ampersands (&&) to distinguish text from the header or 
footer code. For example, you type “Research && Development” to display “Research & Development”.
10. Scroll to the top of the worksheet and then click any cell to close the header and footer area.
• The header and footer text displays in Page Layout view.
11. Switch to Normal view.
• The header and footer are not visible in Normal view.
1-80 Header area in Page Layout view
VB.NET Create PDF from Text to convert txt files to PDF in vb.net
Best VB.NET adobe text to PDF converter library for Visual Studio .NET project. Batch convert editable & searchable PDF document from TXT formats in VB.NET
pdf editor with search and replace text; find and replace text in pdf file
C# Create PDF from Text to convert txt files to PDF in C#.net, ASP
PDF converter SDK for converting adobe PDF from TXT in Visual Studio .NET project. .NET control for batch converting text formats to editable & searchable PDF
make pdf text searchable; text searchable pdf file
SLO 1.8 Finalizing a Workbook E1-47
You can insert headers and footers using the Page Setup dialog box. One advantage of using 
the Page Setup dialog box to insert headers or footers is that this option allows you to add 
headers or footers to multiple sheets. The Page Setup dialog box includes preset header and 
footer fields located in the Custom Header or Custom Footer drop-down lists on the Header/
Footer tab.
Figure1-83 displays the buttons available in the Header and Footer dialog boxes. When 
you click the Format Text, Insert Picture, or Format Picture button, another dialog box opens 
that provides you with additional options.
There are two ways to remove a header or footer. One method uses the Page Setup dialog 
box and the other uses the Text group on the Insert tab. Remember to use the Page Setup dialog 
box method to remove headers and footers from multiple sheets.
HOW TO: 
Insert Headers or Footers Using the Page Setup Dialog Box
1. Click the worksheet tab (or tabs if applying the header or footer to 
multiple sheets).
• To select two or more adjacent worksheets, use Shift.
• To select two or more nonadjacent sheets, use Ctrl.
• To select all worksheets in the workbook, right-click a tab and click 
Select All Sheets.
2. Click the Page Layout tab and then click the Page Setup launcher 
[Page Setup group].
• The Page Setup dialog box displays.
3. Select the Header/Footer tab.
4. Click the drop-down arrow for the Header or Footer text box to see a list 
of predefined headers or footers (Figure1-81).
• Scroll to see additional options.
5. Choose (none) to create a new header or footer.
6. Click the Custom Header or Custom Footer button to open 
the Header or Footer dialog box (Figure1-82).
7. Type text in the Left section, Center section, or Right section, or 
click a button to insert a field code.
• Each button has a ScreenTip to identify the button 
(Figure1-83).
8. Click OK to close the Header or Footer dialog box.
• The information appears in the Header or Footer text box.
9. Click OK to close the Page Setup dialog box.
1-81 Header/Footer tab in the Page Setup
dialog box
1-82 Header dialog box
1-83 Buttons to insert header and footer content
Format Text
Insert Page 
Number
Insert Number 
of Pages
Insert Date
Insert Time
Insert File Path
Insert File Name
Insert Picture
Insert Sheet 
Name
Format Picture
Pre-defined headers 
and footers
VB.NET PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in vb.
less searchable for search engines. The other is the crashing problem when user is visiting the PDF file using web browser. Our PDF to HTML converter library
how to select text in pdf reader; how to select text in pdf
VB.NET Create PDF from Word Library to convert docx, doc to PDF in
Export all Word text and image content into high quality PDF without losing formatting. Easy to create searchable and scanned PDF files from Word.
search pdf documents for text; find text in pdf files
E1-48
Excel 2013 Chapter 1 Creating and Editing Workbooks
Page Breaks
When you complete a workbook you can preview the content before printing or distributing 
the workbook electronically. If the worksheet data is larger than one page, page breaks are 
inserted automatically. Paper size, margins, and scale options control the position of automatic 
page breaks. You can manually insert page breaks to change the number of rows or columns 
printed on the page. Use Page Break Preview to insert page breaks, move page breaks, or 
remove page breaks. Manual page breaks display as a solid line. Automatic page breaks display 
as a dotted or dashed line.
HOW TO: 
Remove Headers and Footers
1. Select the worksheet.
2. Click the Page Layout tab and click the Page Setup launcher.
3. Click the Header/Footer tab.
4. Click the Header or Footer drop-down list and select (none) 
(Figure1-84).
5. Click OK to close the Page Setup dialog box.
1-84 Footer drop-down list
ANOTHER WAY
To remove a header or footer, click the Insert tab and click Header & Footer 
[Text group]. Click the left, right, or center area, select the header or footer text, 
and press Delete or Backspace.
HOW TO: 
Insert a Page Break
1. Select the location to insert a page break.
• Click the row below where you want to insert a horizontal page break.
• Click the column to the right of where you want to insert a 
vertical page break.
• Click the cell below and to the right of where you want to insert 
a horizontal and vertical page break.
2. Click the Page Layout tab.
3. Click the Breaks button (Figure1-85).
4. Select Insert Page Break.
• The page break displays as a solid line.
1-85 Breaks options
Preview and Move a Page Break
In Normal view, you can use the Breaks command to insert, remove, and reset page breaks. You 
cannot drag page breaks to another location in Normal view. Use Page Break Preview to move 
a page break. Moving an automatic page break changes it to a manual page break.
ANOTHER WAY
To insert a page break, right-click a row or column and choose Insert Page Break from the context menu.
SLO 1.8 Finalizing a Workbook E1-49
Remove a Manual Page Break
To remove a manual page break, use Page Break Preview. You cannot delete an automatic page 
break. You can, however, reposition an automatic page break by inserting or deleting columns 
and rows, changing page orientation, or adjusting column width and row height.
HOW TO: 
Preview and Move a Page Break
1. Click the View tab.
2. Click the Page Break Preview button 
(Figure1-86).
3. Drag the page break (solid line) to a new location.
• The pointer changes to a resize pointer 
(two-pointed arrow) while dragging the page break.
4. Return to Normal view [View tab, Workbook Views 
group].
1-86  Page Break Preview
HOW TO: 
Remove a Manual Page Break
1. Switch to Page Break Preview [View tab, 
Workbook Views group].
2. Select the column or row next to the page break to 
be removed.
• To delete a vertical page break, select the column 
to the right of the page break.
• To delete a horizontal page break, select the row 
below the page break.
3. Click Breaks [Page Layout tab, Page Setup group] 
(Figure1-87).
4. Click Remove Page Break.
• To remove all manual page breaks, click Reset All 
Page Breaks.
1-87 Remove page break
Customize Worksheet Printing
You can print an entire workbook, a single worksheet, or a section of a worksheet. You can also 
control the appearance of the printout by displaying gridlines, printing column letters and 
row numbers, or including titles that repeat on each page.
HOW TO: 
Print Titles, Gridlines, Column Letters, and Row Numbers
1. Click the Page Layout tab and locate the Sheet Options group (Figure1-88).
1-88  Sheet Options
Resize pointer
E1-50
Excel 2013 Chapter 1 Creating and Editing Workbooks
Scale to Fit
The Scale to Fit feature expands or reduces a worksheet to fit on a specific number of pages 
or a specific paper size. You can adjust the worksheet as a percentage of the normal size or 
change the height or width values.
2. Select the Print checkbox under Gridlines.
3. Select the Print checkbox under Headings.
• Both Gridlines and Row and column headings are available in 
the Print area on the Sheet tab in the Page Setup dialog box.
4. Click the Print Titles button [Page Layout tab, Page Setup 
group] to open the Page Setup dialog box.
5. Click the Rows to repeat at top text box (Figure1-89).
6. Drag to select the row or rows to repeat.
• You can also type the reference of the row(s) that contains the 
column labels. For example, type $1:$1 to repeat the first row. 
Type $1:$2 to repeat the first two rows.
7. Click the Columns to repeat at left text box.
8. Click column A to select the column.
• A second method is to type the reference of the column that 
contains the row labels. Type $A:$A to repeat the first column.
9. Click OK.
1-89 Sheet tab in the Page Setup dialog box
ANOTHER WAY
Click the Collapse Dialog button on the right side of Rows to repeat at top or Columns to repeat at left 
and select the rows or columns to repeat. Click the Collapse Dialog button again to expand the Page 
Setup dialog box.
HOW TO: 
Scale to Fit
1. Click the Page Layout tab.
2. Select a scaling option [Scale to Fit group] (Figure1-90).
• Click the Width drop-down list and select the number of pages.
• Click the Height drop-down list and select the number of pages.
• Click the Scale up and down arrows to scale the worksheet a 
percentage of the normal size (100%).
• You can also click the Scale to Fit launcher to display the Page 
tab in the Page Setup dialog box where you can make 
adjustments in the Scaling area (Figure1-91).
1-90 Scale to Fit options
Collapse Dialog 
buttons
1-91 Scaling options in the Page Setup dialog box
Scaling options
SLO 1.8 Finalizing a Workbook E1-51
Print Area
The print area is the section of the worksheet that prints. A print area consists of a single cell 
or a range of cells. You can add cells to a print area and you can clear the print area in order to 
print an entire worksheet.
HOW TO: 
Set and Clear Print Area
1. Select the cells to print.
• Use Ctrl and drag to select multiple print areas.
2. Click the Page Layout tab.
3. Click the Print Area button [Page Setup group] (Figure1-92).
4. Select Set Print Area.
• Change the view to Page Break Preview to see the print area.
• A print area is saved when the workbook is saved.
5. To enlarge the print area, select adjacent cells, click the Print Area 
button [Page Layout tab, Page Setup group], and then select Add to Print Area.
• Switch to Page Break Preview to view the print area.
6. To clear the print area, click the Print Area button [Page Layout tab, Page Setup group] and select Clear Print Area.
1-92  Print Area options
Print a Worksheet or Workbook
Once you complete a worksheet, you can preview the worksheet to verify layout and format-
ting changes. There are two ways to preview a worksheet. One way is to click the File tab and 
then click Print. The other way is to open the Page Setup dialog box and click Print Preview.
ANOTHER WAY
You can print part of a worksheet using the Page Setup dialog box. Display the Page Setup dialog box 
and select the Sheet tab. Type the cell range to print in the Print area text box. Click OK.
HOW TO: 
Preview and Print a Worksheet
1. Click the File tab.
2. Click Print (Figure1-93). A preview of your 
worksheet appears on the right.
• If the workbook is more than one page, use the 
Next Page and Previous Page arrows to review 
each page.
• Click Show Margins to manually adjust the 
header and page margins.
• Click Zoom to Page to adjust the zoom level.
3. In the Copies area, set the number of copies to print.
4. Select an option to print the active sheet, print the 
entire workbook, or print a selection.
5. Specify the pages to print.
6. Verify orientation, paper size, and margin settings.
7. Click the Page Setup link to display the Page Setup dialog box and adjust settings.
8. Click Print.
1-93 Backstage view: Page Setup dialog box
Documents you may be interested
Documents you may be interested