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verborgener Text, eingebetteter Index oder persönliche Metadaten
wie der Name des Verfassers oder die Verlaufsdaten einer Datei.
Stapelkonvertierung
Mit dieser PDF Enterprise-Funktion lassen sich anhand bestimmter
Voreinstellungen Stapel von TIFF- oder PDF-Dateien auf effiziente
Weise in den jeweils anderen Dateityp konvertieren. Verschieben Sie die
zu konvertierenden Dateien hierzu in einen einzigen Ordner und wählen
Sie anschließend im Menü Werkzeuge die Option Batch Converter.
Als Quelldateien können Sie PDF (alle Typen) oder TIFF (alle Typen)
verwenden. Die Ausgabe ist möglich im Format TIFF (unter
Einstellungen können Sie Optionen für die Komprimierung und
Dateigröße wählen), Nur-Bild-PDF (ohne zusätzliche Einstellungen)
oder durchsuchbares PDF (mit Einstellungen für die OCR-Sprache
und die Vorverarbeitung der Bilddateien). Bei der Erstellung von
durchsuchbaren PDF-Dateien aus TIFF- bzw. Nur-Bild-PDF-Dateien
muss die OCR-Sprache eingestellt werden.
Überprüfung der PDF/A-Konformität
Diese Funktion in PDF Converter Enterprise überprüft die Konformität
von PDF/A-Dateien, die Sie erstellen oder empfangen, und meldet alle
nicht konformen Elemente, um die Konformität mit den unterschied-
lichen PDF/A-Varianten zu gewährleisten. PDF/A ist ein Standard für
PDF-Dateien mit mehreren Konformitätsebenen, der maximale Barriere-
freiheit auf verschiedenen Plattformen und eine Langzeitarchivierung
von PDF-Dateien gewährleistet. PDF/A basiert auf der PDF-Version 1.4,
so dass er auch von älteren PDF-Produkten unterstützt wird. Der
Standard erlaubt keine Verwendung von JavaScript und ähnlichen
Elementen, da diese in bestimmten Umgebungen u. U. nicht korrekt
verarbeitet werden. Hingegen sind Elemente wie passende Tags und
geeignete Metadaten sowie eine barrierefreie Zugänglichkeit Voraus-
setzung.
Unterstützung von SharePoint und DMS
Folgende Dokumentenmanagementsysteme werden unterstützt:
Microsoft SharePoint, Interwoven WorkSite, Hummingbird Enterprise
(eDocs), LiveLink, Documentum, Worldox und DocuShare. Weitere
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34
Informationen hierzu finden Sie in der Hilfe im Abschnitt „Systemvor-
aussetzungen“. Die Funktion zum Erstellen von PDF-Dateien aus
Dokumentenmanagementsystemen wird am Ende des Handbuchab-
schnitts zur PDF-Erstellung erläutert. Die Funktion zur Konvertierung
von PDF- oder XPS-Dateien wird am Ende des Abschnitts zu PDF
Converter erläutert. Für jedes erkannte DMS wird eine Werkzeugleiste
in das Programm eingefügt. So können Sie PDF-Dateien aus dem DMS
öffnen und direkt dort speichern, auf DMS-Dokumenteigenschaften
zugreifen, Seiten aus dem DMS extrahieren oder dort speichern oder
eine Datei beliebigen Formats direkt aus dem DMS an die aktuelle PDF-
Datei anhängen. Diese Befehle stehen auch im Menü Konnektoren zur
Verfügung, wo für jedes erkannte DMS ein Untermenü aufgeführt ist.
Befehle aus PDF Converter Enterprise sind auch in SharePoint,
Hummingbird Enterprise und Interwoven Worksite verfügbar.
Schwärzung
Der Datenschutz wird durch die Schwärzung gewährleistet. Einzelne
Textstellen oder Abbildungen können dadurch unkenntlich gemacht
werden. Mit dem Schwärzungswerkzeug im Menü Dokument oder in
der Sicherheitswerkzeugleiste können Sie Text oder Bilder zur
Schwärzung markieren. Im gleichen Menü können Sie auch gezielt nach
Text suchen, der in der gesamten Datei geschwärzt werden soll. Die
Anwendung findet alle Stellen im Dokument, an denen die gesuchte
Zeichenfolge vorkommt. Sie können alle Stellen prüfen und auswählen,
welche davon geschwärzt werden sollen. Mit der Schaltfläche oder dem
Menübefehl Schwärzung anwenden können Sie alle markierten Stellen
(ausgewählte oder durch Suche gefundene) permanent unkenntlich
machen. Wenn ein Dokument mit Schwärzungen gespeichert wird, wird
automatisch das Dialogfeld Speichern unter geöffnet, so dass Sie das
Dokument mit einem neuen Namen speichern und das Original behalten
können. Im Original bleiben die geschwärzten Stellen markiert, sind
aber noch lesbar.
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Achtung:
•
Beachten Sie, dass geschwärzte Stellen nach dem Speichern der
Datei nicht mehr sichtbar gemacht werden können. Geschwärzter
Inhalt kann weder angezeigt noch mit einem Suchvorgang
gefunden werden.
•
Wenn Sie nach zu schwärzendem Text suchen, kann es
vorkommen, dass einige Stellen nicht gefunden werden, z. B.
aufgrund von Tippfehlern. Es ist daher ratsam, dass Sie jedes
Dokument manuell prüfen, bevor Sie es weiterleiten.
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36
PDF-Dateien exportieren
Das Programm starten
Die Komponente, mit der Sie den Inhalt von PDF-Dateien in bear-
beitbare Formate exportieren können, heißt PDF Converter. Damit
Sie sie jederzeit problemlos verwenden können, lässt sie sich von
verschiedenen Punkten in der Anwendung aus aufrufen:
Ausgangspunkt
PDF/XPS-
Quelldatei
Konvertierungs-
methode
Ziel
PDF Professional-Menü
bzw. -Werkzeug Datei >
Speichern unter oder
Menü Werkzeuge >
PDF Converter starten
Aktuelle PDF in PDF
Professional
PDF Converter-
Assistent oder
Direktkonvertierung mit
ausgewähltem Modus
und Ziel
Benutzerdefiniert
Windows-Startmenü
Lokale oder DMS-
Datei
PDF Converter-
Assistent
Benutzerdefiniert
Microsoft Word
(Schaltfläche PDF/XPS
öffnen)
Eine lokale Datei
PDF Converter-
Assistent
Microsoft Word
Microsoft Word
(Datei/Öffnen)
Lokale Dateien
PDF Converter-
Assistent
Direktkonvertierung
Microsoft Word
Microsoft Word
Corel WordPerfect
Eine lokale Datei
PDF Converter-
Assistent
WordPerfect
Microsoft Excel
Eine lokale Datei
PDF Converter-
Assistent
Excel
In Microsoft PowerPoint
2007 oder 2010
Eine lokale Datei
PDF Converter-
Assistent
PowerPoint
2007 oder 2010
Windows-Explorer
Eine lokale Datei
PDF Converter-
Assistent
Direktkonvertierung
Benutzerdefiniert
Wie in letzter
Einstellung
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37
Microsoft Outlook
Ein oder mehrere E-
Mail-Anhänge
PDF Converter-
Assistent
Direktkonvertierung
Benutzerdefiniert
Wie in letzter
Einstellung
Lotus Notes
(Menü Aktionen)
Ein oder mehrere
E-Mail-Anhänge
PDF Converter-
Assistent
Direktkonvertierung
Benutzerdefiniert
Wie in letzter
Einstellung
Microsoft Internet
Explorer
Ein Hyperlink
PDF Converter-
Assistent
Benutzerdefiniert
Mozilla FireFox
Ein Hyperlink
PDF Converter-
Assistent
Benutzerdefiniert
Ausgangspunkt
PDF/XPS-
Quelldatei
Konvertierungs-
methode
Ziel
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PDFs aus PDF Converter Professional
exportieren
Die Exportfunktion rufen Sie in der Datei-Werkzeugleiste über die
Schaltfläche PDF konvertieren (2) auf. Wählen Sie im Menü (3) die
Anwendung für die Direktkonvertierung mit den aktuellen Einstel-
lungen für den ausgewählten Modus, oder wählen Sie die letzte Option
(3), um den PDF Converter-Assistenten aufzurufen, in dem Sie nach
Belieben einzelne Einstellungen für die Konvertierung festlegen können.
5. XPS-Dokument
3a. Word-Dokument
3b. Word-Formular
3c. Excel-Arbeitsblatt
3d. PowerPoint-Präsentation
3e. WordPerfect-Dokument
6. MRC-PDF
7. Durchsuchbares PDF
8. Unicode-Text
9. Bereich konvertieren
Die Direktkonvertierung können Sie auch im Menü Datei mit
dem Befehl Speichern unter starten. Sie können den Text aus
dem Dokument extrahieren und speichern oder die gesamte
Datei als Bild speichern.
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Mit dem Werkzeug Bereich konvertieren können Sie einen Seiten-
bereich definieren, der für Sie von Interesse ist, und PDF Professional
konvertiert nur den Inhalt dieses Bereichs in ein bearbeitbares Format.
Beispielsweise können Sie eine Tabelle auswählen und in Excel
exportieren, ohne den übrigen Teil der Seite mit zu konvertieren, oder
einen bestimmten Textabschnitt auswählen und in eine PowerPoint-
Folie verwandeln.
Außerdem können Sie PDF in XPS konvertieren und umgekehrt.
Der PDF Converter-Assistent
Den Assistenten öffnen Sie über das Windows-Startmenü. Er dient zum
Vorbereiten und Steuern von Konvertierungen. In der Vollbildansicht
wird eine Vorschau der zu konvertierenden PDF- und XPS-Dateien
angezeigt. Sie können hier die Seitenbereiche festlegen. Der rechte
Fensterbereich enthält eine Liste mit den zu konvertierenden Dateien.
Symbole zeigen den Lade- bzw. Konvertierungsstatus der Dateien an.
Die Bedeutung der einzelnen Symbole wird in der Hilfe erklärt.
PDF Converter bietet vier Ansichten, die verschiedenen
Steuerungsebenen entsprechen:
Reduzierte Ansicht:
Für schnelle Konvertierungen mit Angabe von vier Optionen und
ansonsten unter Verwendung der aktuellen Einstellungen.
Vollbildansicht:
Enthält die gleichen vier Schaltflächen wie die reduzierte Ansicht, bietet
aber außerdem eine Seitenvorschau sowie Zugriff auf die Konvertie-
rungseinstellungen. Wählen Sie einen Verarbeitungsmodus, um die
zugehörigen Einstellungen anzuzeigen. Wählen Sie ein Zielformat (oder
klicken Sie direkt auf die Ausgabe-Schaltfläche, wenn keine Auswahl
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möglich ist), um Speicheroptionen festzulegen. Die Vollbildansicht zeigt
eine Liste mit Dateien der aktuellen Konvertierungssitzung und die
zugehörigen Dateistatusinformationen an.
Linker Fensterbereich:
Dieser Bereich wird angezeigt, wenn PDF Converter direkt aus einer
Zielanwendung heraus aufgerufen wird. In diesem Fall kann nur eine
einzelne Datei konvertiert werden. Es werden dafür nur die Seitenvor-
schau und die zugehörigen Einstellungen benötigt. Klicken Sie auf eine
Schaltfläche oder verwenden Sie das Menü Ansicht, um den Inhalt des
linken Fensterteils zu ändern.
Arbeiten ohne Assistenten:
Wenn Eingabe- und Ausgabedatei bereits definiert sind, können Sie den
Assistenten umgehen und die Konvertierung direkt mit den vorhan-
denen Einstellungen ausführen. Siehe Das Programm extern starten.
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