Time Matters 10.0 - New User Guide
42  Creating New Documents
Document 
Management
Document 
Management
Document 
Management
Document 
Management
Document 
Management
Scanning Documents
In addition to attaching an existing scanned file to 
the Document record, you can bring a scanned file 
from the scanner directly into Time Matters using a 
TWAIN driver.
To Create a New Document Using a Scan
1. Open a new Document form and complete the 
fields in the top area.
2. In the bottom area of the form, click the 
Generate button and the Scan button.
3. Click the Template button.
4. Click Select Source to choose a scanner.
5. On the Save As drop-down list, select the type 
of file to be saved.
6. Review the Document form to make sure that 
Area 1 contains a path and file name. Click 
Scan Document.
HotDocs
The HotDocs link automatically creates HotDocs 
Answer Files, completing HotDocs prompts with 
information from data fields in your Time Matters 
records.
Your own Answer Files and HotDocs administrative 
prompts can be referenced. The HotDocs 
generated document is automatically listed under 
the Contact or Matter, and is immediately available 
for reference.
To Create a New Document Using HotDocs
Create documents using HotDocs Templates.
1. Open a new Document form and complete the 
fields in the top area.
2. In the bottom area of the form, select the 
Generate button and the HotDocs button.
3. If the new Document is not already associated 
with another record, do the following:
a. Click the Data Source button.
b. Select a record type from the Select Record 
Type drop-down list.
c. Click the Add button and select one or more 
records. Then click OK.
4. Select the Template button and then select the 
HotDocs merge template to be used.
5. Review the Document form to make sure that 
Area 1 contains a path and file name. Click 
Assemble.
The document is created automatically within 
your word processor.
You can also use PaperPort Deluxe to 
bring scanned files into Time Matters. See 
the online Help for details.
Pdf search and replace text - search text inside PDF file in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Learn how to search text in PDF document and obtain text content and location information
how to make pdf text searchable; how to make a pdf document text searchable
Pdf search and replace text - VB.NET PDF Text Search Library: search text inside PDF file in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Learn How to Search Text in PDF Document and Obtain Text Content and Location Information in VB.NET application
cannot select text in pdf file; pdf text searchable
Document Versions  43
Time Matters 10.0 - New User Guide
Document 
Management
Document 
Management
Document 
Management
Document 
Management
Document 
Management
Document Versions
Document versioning provides a convenient way to 
maintain a history of changes to a document. A 
single Document record is associated with all the 
versions of the document.
To View a Version of a Document
1. Open a Document record. 
2. Click the Versions button and select a version.
• Click the GoTo button to open the document 
version in its associated application.
• Click the View button to open the document 
in the File Viewer, where you can view it but 
not edit it.
To Create a New Version of a Document
1. Open a Document record.
2. Click the Existing button. Click New Version.
3. The document opens in its associated program. 
Make your edits, then save and close the file.
4. Click the Versions button on the Document 
record.
The current version is listed in the File Name 
field. The previous version is in the Versions list.
To Revert to an Old Version of a Document
1. Open a Document record. Click the Versions 
button.
2. In the Version list, select the version to which 
you will be reverting.
3. Click Revert.
The file that had been current is not lost. It is in 
the Versions list as the last version created.
Version Control
Document version control prevents documents 
from being modified by more than one person at the 
same time by allowing you to check out documents, 
work on them and then check them back in.
Checking out a document marks the Document 
Profile record as checked out and optionally adds a 
read-only attribute to the file on disk. This prevents 
others from changing the document while it is 
checked out. Time Matters alerts users that the 
document is checked out and shows which user 
checked it out. The document remains available for 
viewing and printing.
Checking Documents in and out must be done from 
the main Document list or from a Document sublist.
To Check Out Documents
1. Open the Document list or sub-list.
2. Tag one or more Document records. On the 
toolbar, click the down arrow beside the 
Process button and then click Check Out 
Documents. The Check Out Document or File 
screen opens.
3. Complete the checkout options. The following 
options are available:
• Set Document/File Properties to Read-Only 
in Windows—Prevents editing of the 
document in most applications.
• Checkout Document/File only - Do Not Copy 
to a Specified Location—Marks the 
Document Profile record as checked out. Use 
this option if you have already copied the file 
to the location where it is to be edited.
• Checkout Document/File Only AND Copy to a 
Specified Location—Marks the Document 
Profile record as checked out and copies it to 
the location you specify.
4. Click OK. The Document and File Checkout 
Confirmation screen opens.
5. Review the items in the list (including 
exceptions on the Exceptions tab) and click OK.
Each document version is a separate file 
that requires space on the hard drive.
C# PDF replace text Library: replace text in PDF content in C#.net
public void Replace(String oldString, String newString, RESearchOption option specified string text that match the search option from specified PDF page.
convert pdf to searchable text; select text in pdf
VB.NET PDF replace text library: replace text in PDF content in vb
NET: Replace Text in PDF File. The following coding example illustrates how to perform PDF text replacing function in your VB.NET project, according to search
search text in pdf image; pdf make text searchable
Time Matters 10.0 - New User Guide
44  Importing Documents
Document 
Management
Document 
Management
Document 
Management
Document 
Management
Document 
Management
To Check In Documents
1. Open the Document list.
2. Tag one or more Document records. On the 
toolbar, click the down arrow beside the 
Process button and then click Check In 
Documents. The Check In Document or File 
screen opens.
3. Complete the checkin options. The following 
options are available:
• Remove Document/File Read-Only Property 
in Windows—Remove the read-only file 
attribute and restore editing.
• Check In as a New Version of this Document/
File—Creates a new current version of the 
document. The previous version appears in 
the Versions list.
• Check in Document/File only - Do Not Copy 
from a Specified Location—Marks the 
Document Profile record as checked in. Use 
this option if you have already copied the file 
back to the location from which it was 
checked out.
• Check in Document/File Only AND Copy 
from a Specified Location—Marks the 
Document Profile record as checked in and 
copies it from the location you specify.
4. Click Check in. The Checkin Confirmation 
screen opens.
5. Review the items in the list (including 
exceptions on the Exceptions tab) and click OK.
Importing Documents
You can bring existing files into Time Matters and 
associate them with Document records. Several 
methods are available to do this.
Using the Document Form
When you open a new Document form, you can 
specify the name and location of an existing file in 
the File Name field. Complete the rest of the record 
form and save the record.
Using Drag and Drop
Open Windows Explorer and Time Matters, and tile 
the windows so that both programs are visible. 
Select one or more files in Windows Explorer and 
drag them onto the Time Matters window.
Dropping a single file onto the Document List 
creates a new Document record for that file.
Dropping multiple files onto the Document List lets 
you specify information common to all the records 
you are about to create, such as the Code or Staff.
Dropping files onto a Contact, Matter, Event or 
ToDo creates Document records that are 
automatically related to the target record. Certain 
fields on the Document form will be pre-completed 
with information from the target record.
Using TM Save
Click the TM Save button on the toolbar of your 
word processor or other application to open a Time 
Matters Document form.
Using “Send to Front Office - Time Matters”
In Windows Explorer, right-click a document file 
and select Send To > Front Office - Time Matters 
10.0 from the pop-up menu. A screen opens, 
prompting you to create a profile for the Document 
record you are about to create. Complete the form 
and click OK.
C# PDF delete text Library: delete, remove text from PDF file in
option). Description: Delete specified string text that match the search option from PDF file. Parameters: Name, Description, Valid Value.
how to make a pdf file text searchable; select text in pdf file
VB.NET PDF- View PDF Online with VB.NET HTML5 PDF Viewer
Text from PDF. Text: Search Text in PDF. Image: Extract Image from PDF. PDF Write. Text: Insert Text to PDF. Text: Delete Text from PDF. Text: Replace Text in PDF
text searchable pdf file; how to search pdf files for text
Document Searches  45
Time Matters 10.0 - New User Guide
Document 
Management
Document 
Management
Document 
Management
Document 
Management
Document 
Management
Using a Custom Import
Go to File > Import/Export > Import Records > 
Custom Import. Create a new Import template and 
select Documents as the record type. Specify the 
directory where the documents you are importing 
reside. Enter information common to all the files 
you are importing, such as Code or Staff.
Document Searches
The Document Search feature lets you search for 
Document records with specific properties as well 
as for specific text within document files.
To Start a Document Search:
• On the main menu of the application, go to 
Search > Document Search. The Search in 
Documents and Files screen opens.
Enter your search criteria and click the Search 
button. A list of search results will appear on the 
Document Search screen.
Search Types
You can use the Search in Documents and Files 
screen to conduct several kinds of searches.
File Find
Finds all files meeting the search criteria without 
searching within the files. Looks at the name of the 
file only. To use this search, leave blank the 
Containing Text field of the search screen.
Full Text Search
Searches each file meeting the Search Criteria. This 
lets you search documents that are not indexed. To 
use this search, type text to search for in the 
Containing Text field.
This search is not case sensitive, and common 
words such as “and”, “to”, and “the” are ignored. 
The text can be a word, a phrase, or words linked 
by connectors such as AND and OR to indicate the 
relationship between them. Use parenthetic 
expressions to set the exact search criteria. For 
example, apple AND orange AND pear is different 
from apple AND (orange AND pear).
See the examples in the following table:
Indexed Search
Searches an index rather than searching each file. 
Using an index, search time can be less than a few 
seconds, even if searching thousands of 
documents. To use this search select an index from 
the drop-down list in the Indexes  field.
Search Criteria
Search Result
apple AND pear
both words must be 
present
apple AND NOT 
pear
apple must be present, 
pear must not be present
apple OR pear
either word can be present
apple w/ 5 pear
apple must occur within 5 
words of pear 
apple NOT w/ 5 pear
apple must not occur 
within 5 words of pear 
apple w/ 5 xfirstword
apple must occur within 
the first 5 words
apple w/ 5 xlastword
apple must occur in the 
last 5 words
VB.NET PDF Page Replace Library: replace PDF pages in C#.net, ASP.
Text from PDF. Text: Search Text in PDF. Image: Extract Image from PDF. PDF Write. Text: Insert Text to PDF. Text: Delete Text from PDF. Text: Replace Text in PDF
search multiple pdf files for text; how to select text in pdf
C# PDF Page Replace Library: replace PDF pages in C#.net, ASP.NET
You can replace an entire PDF page with another PDF page from another PDF file. All information, data on the original page are removed, including text, images
how to select text on pdf; convert pdf to searchable text online
Time Matters 10.0 - New User Guide
46  Document Searches
Document 
Management
Document 
Management
Document 
Management
Document 
Management
Document 
Management
Use the Document Index Manager to create and 
configure your document indexes. This utility is 
available by going to File > Utilities > Document 
Management > Document Index Manager.
Combination Search
Specify one or more indexes and folders to search 
on the Search in Documents and Files screen.
Additional Search Options
Additional search options are available by clicking 
the Options button at the bottom of the Search In 
Documents and Files screen.
Enable Natural Language—A natural language 
search is a combination of words, phrases, or 
sentences. After a natural language search, 
retrieved documents are sorted by their relevance 
to your search request. Common words, such as 
“if” and “the”, are considered noise words and are 
ignored in searches.
Enable Stemming—Stemming extends a search to 
cover variations of a word. For example, a search 
for “fish” also finds “fishy”, “fished”, and “fishing”. 
A search for “applied” also finds “apply”, “applies”, 
and “applying”.
Enable Phonetic Searching—Phonetic searching 
looks for words that sound similar to the word you 
are searching for, and that begin with the same 
letter. For example, a phonetic search for “Smith” 
will also find “Smithe” and “Smythe”.
Enable Fuzzy Search—Fuzzy searching finds a 
word even if it is misspelled. For example, a fuzzy 
search for “apple” finds “appple”. Fuzzy searching 
is helpful when searching text that may contain 
typographical errors or when searching for a name 
whose spelling you are unsure of. Adjust Fuzziness 
allows you to control the level of the fuzzy search.
Using the Document Search List
After a search is complete, the files meeting the 
search criteria display in the Document Search list.
From the Document Search list you can:
• Add a Document record for a file.
• Change or delete Document records for a 
corresponding file. The number of records 
displays in the TM Records column. If more than 
one document profile exists, you must open the 
records using the Document list to edit them.
• Determine a document’s search relevance by the 
number of occurrences in the Hits column.
• Highlight a document to preview its contents. 
You can zoom the Preview pane view and use it 
to copy text.
• Open or print a document (if you have software 
associated with the document type).
• Tag and Process any or all the documents found.
Saving Searches
Searches can be saved by: 1) saving the search 
criteria so you can perform a similar search later, or 
by 2) saving current search results as a tag list.
To Save Search Criteria
1. Conduct a search. After the search completes, 
select Saved Searches from the Search menu. 
The Saved Document Search Criteria screen 
opens.
2. Click Add to save the current search, or select a 
saved search in the list and click Change to 
replace it with the current search criteria.
To Save Results to a Tag List
1. Conduct a search, then tag the required records.
2. Select Saved Tags from the Process menu. The 
Saved Tag Records List opens.
3. Click Add to save the tagged records to a new 
Tag List, or highlight a Tag List in the list and 
click Change to replace it with the current 
tagged records or to append the new tags to the 
list.
C# HTML5 PDF Viewer SDK to view PDF document online in C#.NET
Text from PDF. Text: Search Text in PDF. Image: Extract Image from PDF. PDF Write. Text: Insert Text to PDF. Text: Delete Text from PDF. Text: Replace Text in PDF
pdf editor with search and replace text; make pdf text searchable
C# PDF Text Highlight Library: add, delete, update PDF text
Description: Highlight specified string text that match the search option from PDF file. Parameters: Name, Description, Valid Value.
search pdf for text; select text in pdf file
Messenger  47
Communications
Communications
Communications
Communications
Communications
Communications
Time Matters helps you effectively organize all 
communications, including phone calls, emails, 
faxes, mail, and instant messaging, in a simple to 
use interface.
In This Chapter
Messenger ...................................................................47
Sending and Receiving Messages...........................48
Using Do Not Disturb............................................48
Email ...........................................................................48
Personal Inbox.......................................................48
Associating Email with Contacts and Matters.........49
Email List and Form...............................................49
Managing Email Attachments.................................49
Tag, Process, Send Email........................................49
Spam.....................................................................50
Phone Calls .................................................................50
Phone Call List and Form.......................................50
Incoming Phone Call Processing............................51
The Dialer  ............................................................51
Mail ............................................................................51
Mail List and Form.................................................51
In/Out List...................................................................51
News Reader ...............................................................51
Messenger
The integrated instant messaging system is referred 
to as the Messenger. The Messenger allows 
communication between all application users who 
are accessing the same database. It is normally 
used to send short, informal messages.
You can create a record from an existing message 
and populate the message text into the memo area 
of the record being created. You can also include 
embedded records in messages you reply to or 
forward.
The Messenger is a separate application. It can run 
while Time Matters is not open. 
To open the Messenger window, go to View > 
Messenger Window or press the hot key CTRL+M. 
An icon (   ) appears in the Windows system tray.
On the Communications tab of User Level Setup, 
you can set the Messenger to open automatically 
when the application starts, as well as configure 
other options such as making the Messenger icon 
flash when a new message is received.
Note: After changing Messenger settings in User 
Level Setup, you must close and restart the 
application before the changes will take effect.
Show Read/Unread/Both
Mark as Read/Unread
Embedded Msg Form
Always on Top
Do Not Disturb
Split Screen
Time Matters 10.0 - New User Guide
48  Email
Communications
Communications
Communications
Communications
Communications
Sending and Receiving Messages
To create a new message, click the Add button in 
the Messenger window, or press the hot key 
CTRL+SHIFT+M from anywhere in the application. 
The Message Form opens.
Enter a user (not a Staff) or a user group in the To 
field, type your message in the Message field, and 
click Send. Select Urgent to flag the message as 
important or time-sensitive. A message flagged as 
Urgent can bypass some Do Not Disturb settings.
Received messages will stay on your message list 
until they are deleted. You should delete messages 
regularly as normal maintenance of the Messenger.
Although the Messenger is not designed for long 
term storage of information, you can archive 
important messages for later viewing.
To archive a message, tag the message and go to 
Process > Archive Records.
To show or hide archived messages, go to View > 
Show Archived Records on the Messenger.
Using Do Not Disturb
“Do Not Disturb” prevents the Messenger window 
from automatically opening when a new message 
is received. If Do Not Disturb Unless Urgent is 
selected, only Urgent messages will cause the 
Messenger window to open.
To select a Do Not Disturb setting, right-click the 
Messenger icon in the Windows system tray and 
choose the setting you want from the pop-up menu. 
You can also turn Do Not Disturb on and off using 
the Do Not Disturb toolbar button on the 
Messenger window.
Email 
The email system is capable of sending and 
receiving the following email types:
• Time Matters email
• MAPI compliant email
• (2) IMAP Compliant Email. World Server 
supports IMAP4.
• Internet email (POP)
Time Matters Email is used to send email between 
users sharing a common Time Matters database.
Personal Inbox
The Personal Inbox is an email client for the current 
user. All types of email are collected and managed 
in the Personal Inbox.
To open the Personal Inbox, go to Mail > Personal 
Inbox or press the hot key CTRL+I.
An email in your Inbox will not necessarily appear 
as a record on the Email list. You must specify the 
Email records you want to save and those you want 
to delete from the Inbox. 
When you compose a new email or open one in 
your Inbox, you can save it as an Email record by 
selecting the Show on Email List check box and 
clicking Save & Close. If you also want the email to 
appear in the Personal Inbox, you can select the 
Show in Inbox check box. For emails you are 
composing, this places a copy in the Sent folder of 
the Inbox when you click Send, or in the Drafts 
folder if you save the email without sending it.
You can also tag one or more emails in your Inbox 
that pertain to a specific Contact or Matter, go to 
Process > Set Regarding, specify the Contact or 
Matter to insert in the Regarding field, and save 
them as Email records.
Make a habit of regularly clearing out your 
Inbox . Save to the Email list the emails you 
want to keep, and delete the others.
Email  49
Time Matters 10.0 - New User Guide
Communications
Communications
Communications
Communications
Communications
Associating Email with Contacts and 
Matters
As you open email in your Inbox, the application 
tries to match the sender’s address with email 
addresses in Contact and Matter records in the 
database. When a match is found, that Contact or 
Matter is inserted automatically in the Regarding 
field of the Email form. If there are multiple 
matches, you are prompted to select the best 
matching record from a list.
If no match is found, you can create a new Contact 
record for the sender by pressing the hot key 
CTRL+SHIFT+C while the Email form is open. A 
Contact form opens with the email address 
automatically inserted.
Some emails require you to act on the information 
they contain. You can create a new Event or ToDo 
from an open email by pressing CTRL+SHIFT+V for 
an Event, or CTRL +SHIFT+T for a ToDo. The 
email’s subject is filled into the Description field of 
the new record form, and the email’s body is filled 
into the Memo area of the record form.
Email List and Form
The Email list displays records of incoming and 
outgoing email. Three types of email are displayed 
– Time Matters, MAPI, and Internet.
To open the Email list, go to Mail > Email List > All 
Email, or press the hot key F11.
To open a new Email record, click Add on the 
Email list, or click New on the Personal Inbox, or 
press the hot key CTRL+SHIFT+E.
Regarding Fields—Links the Email record to the 
selected Client and/or Matter record.
From Field—specifies the account from which the 
Email is sent (if there are multiple Email accounts).
To Field—The Email recipient. Click the Lookup 
button to choose recipients from lists of Users, 
Contacts, and Distribution Lists. Select a recipient 
and click the appropriate button to add it to the To 
list, the Carbon Copy list, or the Blind Copy list.
Managing Email Attachments
Open an email, or create a new one, and click the 
Attachments button on the lower toolbar to view a 
list of attachments and buttons to add, open or 
remove them.
If you have a Document record for a file you want 
to send as an email attachment, you can right-click 
the record in the Documents list and select Email 
Document. An Email form opens with Regarding 
information (if any) already completed and the 
Document record attached. To attach multiple 
Documents at one time, tag them and go to 
Process > Send Email.
Click the Remove button to remove attachments 
from Email records when the attachments are no 
longer required. This greatly reduces the storage 
space required for the Inbox. You can search for 
attachments in a certain size or date range by going 
to File > Utilities > Manage Email Attachments.
Tag, Process, Send Email
You can tag multiple Contact or Matter records and 
designate them as the recipients of email you want 
to send using the Process menu.
To Send Email from Contact or Matter Lists
1. On the Contact or Matter list, tag all the records 
whose primary email addresses you want to use 
as recipients.
2. Go to Process > Send Email.
3. Select Individual Emails  to send a separate email 
to each recipient, or select One Email to send a 
single email with all the recipients in the To 
field. Click OK. A new Email form opens.
4. Compose the message and click Send to send it.
Time Matters 10.0 - New User Guide
50  Phone Calls
Communications
Communications
Communications
Communications
Communications
Spam
You can set up rules and actions to control 
unwanted email (“spam”) sent to you. When spam 
rules are set up, your Personal Inbox will display a 
Spam folder with several sub-folders into which 
you can direct email recognized as unwanted or 
dangerous.
The spam blocker is a multi-layered system of rules 
and actions that can be applied at either the 
Program Level or the User Level. Security settings 
can be used to control which users can set up their 
own spam rules.
To enable spam blocking at the Program Level, go 
to File > Setup > General > Program Level. On the 
General tab, click Spam Options to set up Program 
Level spam rules. Optionally, select the check box 
to allow users to set up their own spam rules.
To configure spam options at the User Level, go to 
File > Setup > General > User Level. On the 
Communications tab, click Advanced Options. On 
the Email Options screen, click the Spam tab, 
select the Activate Spam Rules check box, and 
click Set Up Spam Rules.
On the Spam Rules screen, you can set up spam 
rules based on the content or header of incoming 
email. Select the appropriate subtab and click Add 
to create a new spam rule.
Click the Actions tab and select actions to take for 
different levels of spam. You can also set 
restrictions on viewing email or attachments 
recognized as spam.
Phone Calls
The phone call management system can:
• Help you complete Phone Call record forms as 
calls are made or received
• Send notification to users when they receive 
incoming calls
• Automatically dial a phone number in a record 
form.
Phone Call List and Form
To open the Phone Call list, go to Database > 
Phone Call List > All Phone Calls or press the hot 
key F8.
To open a new Phone Call record, click Add on the 
Phone Call list or press the hot key CTRL+SHIFT+P.
The Phone Call form tracks information about 
outgoing or incoming phone calls. Click the In 
From button to toggle the field label between “In 
From” and “Out To”, depending on whether the 
call is incoming or outgoing. Other fields also 
change as you toggle the button.
When recording a phone call for another user, that 
user can be notified of the call in several ways. 
Select the Notify check box, and in the Notify area 
select the notification method you want to use.
Select the Msg check box to use the Messenger to 
immediately notify the user of a call. Select Email 
to send an email to a user or to a specified email 
address. Select Alert to place the Phone Call record 
on the Alerts, Reminders, and Watches screen.
Incoming Phone Call Processing
On the Phone tab of User Level Setup, you can 
enable Incoming Call Processing. This feature 
identifies callers and opens their associated 
Contact or Matter records.
If no exact match is found or if more than one 
record with an identical phone number is found, 
the Incoming Call screen opens, allowing you to 
select a record matching the caller or cancel 
processing for this call.
If your spam rules are too restrictive, there 
is a risk that Emails you need will be 
blocked. Spam rules work best when 
implemented over time, rather than trying 
to block all spam at the first attempt.
Mail  51
Time Matters 10.0 - New User Guide
Communications
Communications
Communications
Communications
Communications
The Dialer
If you have set up your modem or network phone 
system to work with Time Matters, you can use the 
Dialer to automatically dial the numbers that 
appear in Phone Number fields.
Click the Dialer button beside a Phone Number 
field in any record form to open the Dialer with 
that number displayed and ready to dial.
You can also highlight a record in a list and press 
CTRL+D to open the Dialer and select a phone 
number from those found in the record.
On the Dialer screen, you can:
• Select a phone number from the drop-down list 
of all phone numbers found in the record.
• Click Dial to dial the number displayed.
• Click Timer to open the Timer window.
• Select Open Phone Call or Open Note to open a 
record of that type when you click the Dial 
button. You can also select Start Timer to open 
the new record with the timer running.
Mail
Mail records keep track of items sent or received, 
such as letters or packages, via couriers, postal 
service, FedEx, UPS, Airborne, etc. The cost of the 
delivery, the date sent or received, the weight of the 
package, and other information about the package 
can also be entered.
Mail List and Form
To open the Mail list, go to Mail > Mail List > All 
Mail.
To open a new Mail record, click Add on the Mail 
list or press the hot key CTRL+SHIFT+L.
In Area 2 of the form, click the To button to toggle 
the field label between To and From depending on 
whether the mail is outgoing or incoming.
You can select the Notify check box and use 
options in the Notify area to inform a user that a 
Mail item was sent or received.
In/Out List
The In/Out list shows which users are listed as in or 
out of the office, as well as their expected return 
date and time and other comments.
To show the In/Out list, go to View > In / Out List.
To mark a user as in or out, simply click the In  or 
Out column beside that user in the list.
Alternatively, you can right-click a user and select 
Mark In or Mark Out, or select Edit Status to enter a 
return date/time and a comment.
You can also tag multiple users and change their 
status using options on the Process menu.
Click the Options button on the In/Out list toolbar 
to set up automatic In/Out list status changes when 
you log in or log out of the application.
News Reader
The News Reader displays RSS (Really Simple 
Syndication) format news articles. From the News 
Reader main screen, you can create a Web record 
from an article, send Email containing a link to the 
article, or view the article in your Web browser.
To Open the News Reader
• Go to View > News Reader.
Documents you may be interested
Documents you may be interested