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Tutorial prepared for the Project-Based Global Climate Change Education Project, funded by NASA GCCE  
Copyright © 2011, Office of Educational Partnerships, Clarkson University, Potsdam NY 
http://www.clarkson.edu/highschool/Climate_Change_Education/index.html
Tutorial:!!Microsoft!Office!Excel!Basics!(2007!and!2010)!!
Contents!
Equations...................................................................................................................................................1 
Searching for Functions.............................................................................................................................4 
Several Useful Functions...........................................................................................................................5 
Sorting .......................................................................................................................................................6 
Paste Special............................................................................................................................................11 
Find and Replace.....................................................................................................................................12 
Graphing and Linear Regression.............................................................................................................13 
Importing “.csv” and “.txt” files..............................................................................................................19 
Equations!
MS Excel is capable of making calculations automatically once the cells have been properly programmed. This 
feature can be used to make a single calculation, like in a calculator, or can be done on an entire row or column 
of data using the same formula. Any equation starts by typing “=” into the cell; this tells Excel that you want to 
calculate something, this is best demonstrated through an example: 
EXAMPLE 1: Calculating the Area of a circle with a radius of 5. The formula for calculating the area of a circle 
is     =  2. We can do this calculation in Excel by setting up a spreadsheet, like the one shown in Figure 1, 
below. 
Figure 1: Calculating the Area of a Cirlce 
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In this example, Cell B2 was set to the value of Pi, and Cell C2 was set to the radius, so the equation required in 
Cell A2 was B2 multiplied by C2 squared. 
Almost any equation can be made by clicking on the cells that you want to use, with the correct mathematical 
operators (multiply, divide, add, subtract, etc). Excel automatically places the cell you click while in equation 
mode into the equation. 
Common mathematical operators are: 
•  + Addition 
•  - Subtraction 
•  *Multiply 
•  / Divide 
 the numerator goes on the left of the “/” and the denominator goes on the right 
 e.g.  3/8 is the Excel equation for three divided by eight 
•  ^ Raise to the power of 
 x^y, the number x is raised to the power of y, this would appear in a mathematics textbook as 
 In Example 1, above, the radius (cell C2) is squared, or raised to the power of 2, therefore the 
radius squared is C2^2 
•  Parentheses 
 ( Open Parentheses 
 ) Closed Parentheses 
 Just like in “normal” mathematics, parentheses can be used to determine the order of operations 
in an equation. Excel uses the standard order of operations taught in mathematics textbooks. See 
Figure 1Figure 2, below, for the an example how the use of parentheses works in Excel. 
Figure 2: Use of Parentheses in Equations 
Absolute!and!Relative!Cells!
As mentioned above, Excel can do calculations on a set of data versus just a single point using the same 
formula, this is achieved by using what are called “relative cell references”. By clicking in the corner of an 
equation cell, and dragging in the direction of the data, Excel automatically changes the cells used in the 
formula; see Figure 3 and Figure 4, below for an example. 
Figure 3: Cell Corner Click and Drag 
VB.NET PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple
Divide PDF file into multiple files by outputting PDF file size. Split Split PDF Document into Multiple PDF Files Demo Code in VB.NET. You
how to select all text in pdf; convert pdf to word searchable text
VB.NET PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in vb.net
VB.NET Demo code to Combine and Merge Multiple PDF Files into One. This part illustrates how to combine three PDF files into a new file in VB.NET application.
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Figure 4: Equation Changes from Click and Drag 
As you can see, both the B column and C column numbers increase with each row, resulting in Figure 5. 
Figure 5: Results of Changing Cells 
So what happened? Cells B3, B4, and B5 are blank, and Excel reads these as zeroes: when Excel calculates 
B3*(C3^2), B4*(C4^2), and B5*(C5^2), it is multiplying by zero.  We can fix this two ways:  
1.  a simple fix which involves filling in the blank cells (Figure 6), or 
Figure 6: Fill in the Blank Cells to Fix the Equation 
2.  a simpler fix which involves setting a cell as constant using the “absolute cell reference”. 
We can set parts of a cell, or the entire cell to stay constant when it is used in an equation by adding dollar signs 
($) in front of the cell reference in the equation, as shown in Figure 7. 
Figure 7: Absolute Cell References 
You will notice that as we click and drag the equation down, once we have the dollar signs in front of B and 2, 
neither of them will change, this is particularly useful for referencing one cell over and over. If you only want to 
lock in the column position, you could type $B2, whereas if you wish to only lock in row, you could type B$2. 
C# PDF File Merge Library: Merge, append PDF files in C#.net, ASP.
deleting, PDF document splitting, PDF page reordering and PDF page image and text extraction C# Demo Code: Combine and Merge Multiple PDF Files into One in .NET.
search text in pdf image; how to make a pdf document text searchable
C# PDF File Split Library: Split, seperate PDF into multiple files
pages. Divide PDF file into multiple files by outputting PDF file size. Split outputFiles); Split PDF Document into Multiple PDF Files in C#. You
text select tool pdf; how to search pdf files for text
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Play around with the position of the dollar sign in your cell references and how they change with clicking and 
dragging your equations to get a good feel for absolute cell referencing. 
Searching!for!Functions!
Excel comes equipped with a great many functions, many more than the average user will ever have need of. 
Excel’s vast library of functions comes with a handy tool for searching for the best function for what you want 
to do. To search for functions, click on the cell you want to add the function to, go to the “Formulas” tab, and 
select “Insert Function”, as illustrated in Figure 8. 
Figure 8: Navigating to Search for Functions Tool 
In the window that pops up, type what you want to do, and click “Go”. Excel will search through its database of 
functions and suggest several to you, look through them, select the function whose description best matches 
what you wish to do, and click “OK” to insert the function into the cell you selected, pictured in Figure 9. 
Figure 9: Function Search Tool Interface 
C# Create PDF from CSV to convert csv files to PDF in C#.net, ASP.
CSV file to one PDF or splitting to multiple PDF documents. If you need to convert CSV to PDF document, it's unnecessary to convert CSV files to .xls or
how to select text in a pdf; pdf search and replace text
VB.NET PDF Convert to SVG SDK: Convert PDF to SVG files in vb.net
& Page Process. File: Merge, Append PDF Files. File: Split NET rotate PDF pages, C#.NET search text in PDF to convert both single and multiple PDF document pages
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Several!Useful!Functions!
Sum!
As its name suggests, the SUM function adds all the selected cells together. See Figure 10 for an example of 
how to use the SUM function. 
Figure 10: The SUM Function 
Average!
The AVERAGE function in effect adds the values of the selected cells and divides by the number of cells 
selected. This function is the same thing as finding the Mean of the data. See Figure 11 for an example of how to 
use the AVERAGE function. 
Figure 11: The AVERAGE Function 
Standard!Deviation!
The Standard Deviation of a set of data is a statistical measure of how widely the data varies, for example a very 
similar set of numbers would have a small standard deviation, whereas a very diverse set of numbers would 
have a large standard deviation. To highlight how important the standard deviation is, statistics are often 
reported as the average and the standard deviation. While the technical definition of standard deviation is 
somewhat complicated, it can easily be found in any Statistics textbook. 
Excel uses the shortened form of Standard Deviation, STDEV, as a function. See Figure 12 for an example of 
how to use the STDEV function. 
VB.NET PDF Convert to Jpeg SDK: Convert PDF to JPEG images in vb.
& pages edit, C#.NET PDF pages extract, copy, paste, C#.NET rotate PDF pages, C#.NET search text in PDF, C# Turn multiple pages PDF into multiple jpg files
search pdf documents for text; find and replace text in pdf file
VB.NET PDF Convert to Word SDK: Convert PDF to Word library in vb.
NET control to export Word from multiple PDF files in VB. Create editable Word file online without email. Supports transfer from password protected PDF.
how to select all text in pdf file; pdf editor with search and replace text
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Figure 12: The STDEV Function 
Sorting!
Among the more useful tools that Excel offers is the ability to sort a set a data based on several criteria. As 
above, it is best to illustrate the use of sorting by example. 
EXAMPLE 2: Sorting Temperature Data, First by Temperature, then by Year 
First we must select the data we wish to sort, including the data headers (they help to keep the sorting criteria 
straight), as shown in Figure 13. 
C# Create PDF from images Library to convert Jpeg, png images to
for combining multiple image formats into one or multiple PDF file in C# This example shows how to build a PDF document with three image files (BMP, JPEG
how to select text in pdf image; how to select text in pdf
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Figure 13: Data Selection for Sorting 
Once the data to be sorted has been selected, navigate to the “Home” tab, click “Sort & Filter”, then drag down 
to “Custom Sort…”, as shown in Figure 14. 
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Figure 14: Navigate to Custom Sort 
In the window which pops up, make sure the “My data has headers” box is checked (otherwise the header names 
will not appear in the “Sort by” field). Select the criteria you want you data sorted by, then select the options 
you would like, as shown in Figure 15. 
Figure 15: Sort Criteria Selection 
If we stopped here, the data would only be sorted by Temperature, however we also want to sort it by Year if 
there are similar temperature entries for different years. Click “Add Level” and select the sort criteria for the 
next step of sorting, as shown in Figure 16. 
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Figure 16: Adding Levels of Sorting 
Once you have added all of the sorting levels you wish, click “OK”. Our data has now been sorted by 
Temperature, and then by Year, as shown in Figure 17. Compare Figure 13 and Figure 17 to see the “Before and 
After” of sorting. 
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Figure 17: Sorted Temperature Data 
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