Trade Payables 
37 
Frequencies predicted by Benford’s Law for 1
st
, 2
nd
and 3
rd
digits:
Expected Frequencies (%) 
1
st
2
nd
3
rd
— 
11.97 
10.18 
30.10 
11.39 
10.14 
17.61 
10.88 
10.10 
12.49 
10.43 
10.06 
9.691 
10.03 
10.02 
 7.918 
9.668 
9.979 
6.695 
9.337 
9.940 
5.799 
9.035 
9.902 
5.115 
8.757 
9.864 
4.576 
8.500 
9.827 
Frequencies predicted by Benford’s Law for first two digits: 
(%) 
(%) 
(%) 
(%) 
(%) 
(%) 
10  4.14 
25  1.70 
40  1.07 
55  0.78 
70  0.62 
85  0.51 
11  3.78 
26  1.64 
41  1.05 
56  0.77 
71  0.61 
86  0.50 
12  3.48 
27  1.58 
42  1.02 
57  0.76 
72  0.60 
87  0.50 
13  3.22 
28  1.52 
43  1.00 
58  0.74 
73  0.59 
88  0.49 
14  3.00 
29  1.47 
44  0.98 
59  0.73 
74  0.58 
89  0.49 
15  2.80 
30  1.42 
45  0.95 
60  0.72 
75  0.58 
90  0.48 
16  2.63 
31  1.38 
46  0.93 
61  0.71 
76  0.57 
91  0.47 
17  2.48 
32  1.34 
47  0.91 
62  0.69 
77  0.56 
92  0.47 
18  2.35 
33  1.30 
48  0.90 
63  0.68 
78  0.55 
93  0.46 
19  2.23 
34  1.26 
49  0.88 
64  0.67 
79  0.55 
94  0.46 
20  2.12 
35  1.22 
50  0.86 
65  0.66 
80  0.54 
95  0.45 
21  2.02 
36  1.19 
51  0.84 
66  0.65 
81  0.53 
96  0.45 
22  1.93 
37  1.16 
52  0.83 
67  0.64 
82  0.53 
97  0.45 
23  1.85 
38  1.13 
53  0.81 
68  0.63 
83  0.52 
98  0.44 
24  1.77 
39  1.10 
54  0.80 
69  0.62 
84  0.51 
99  0.44 
Pdf searchable text converter - search text inside PDF file in C#.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Learn how to search text in PDF document and obtain text content and location information
convert pdf to word searchable text; how to select text in pdf and copy
Pdf searchable text converter - VB.NET PDF Text Search Library: search text inside PDF file in vb.net, ASP.NET, MVC, Ajax, WinForms, WPF
Learn How to Search Text in PDF Document and Obtain Text Content and Location Information in VB.NET application
how to select all text in pdf; pdf select text
The Ultimate Guide to Auditing with Excel 
38 
3.7.  Duplicate invoice references 
Purpose
Where there are duplicate invoices on the ledger this may indicate an 
error and/or fraud. 
For example, a supplier invoice may have been entered into the 
system twice (a reminder notice could have been entered as an 
invoice), or the same invoice being allocated to two different 
suppliers. 
Requirements
• 
Trade payables listing 
Carrying out
Use a COUNTIF formula to determine any records where the invoice 
reference number [B] appears more than once. 
=COUNTIF(B:B,B2) 
AutoFilter for any rows where the count is greater than 1. 
Note: This is only looking at invoices that are currently on the ledger. 
You may wish to obtain a listing of all invoices that have been posted 
throughout the period (i.e. including those marked PAID), and search 
this for duplicates. 
Note: Often the invoice references are supplier generated, and 
therefore it is possible for two different suppliers to be using the 
same invoice numbers, leading to false positives. 
To combat this, use a helper column by joining the invoice reference 
to the amount, and search this column for duplicates. Don’t join with 
the supplier code as this will miss cases where the same invoice has 
been posted to 2 different suppliers. 
C# PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in C#.net
document to editable & searchable text file. Different from other C# .NET PDF to text conversion controls, RasterEdge C# PDF to text converter control toolkit
convert pdf to searchable text; converting pdf to searchable text format
Online Convert PDF to Text file. Best free online PDF txt
document to editable & searchable text file. Different from other C# .NET PDF to text conversion controls, RasterEdge C# PDF to text converter control toolkit
search a pdf file for text; search pdf files for text programmatically
Trade Payables 
39 
3.8.  Large invoices 
Purpose
Large invoices (and credit notes) are inherently higher risk as they are 
more material, and therefore warrant closer inspection. 
Furthermore, a large proportion of the trade payables balance can 
often be ascertained by reviewing just a few transactions. 
Requirements
• 
Trade payables listing 
Carrying out
Sort the listing so that large debit balances (e.g. credit notes from 
suppliers) appear at the top and large invoices (and other credits) at 
the bottom (or vice versa). 
Investigate these larger invoices/credit notes and ensure they are 
valid transactions. 
You may want to verify large invoices to after date cash payments 
and/or supplier statements. 
Alternatively, you can extract all items above (and below) a given 
value using AutoFilters. 
VB.NET PDF Convert to Text SDK: Convert PDF to txt files in vb.net
Text in any PDF fields can be copied and pasted to .txt files by keeping VB.NET control for batch converting PDF to editable & searchable text formats.
how to make pdf text searchable; pdf searchable text
VB.NET Image: Robust OCR Recognition SDK for VB.NET, .NET Image
for VB.NET provides users fast and accurate image recognition function, which converts scanned images into searchable text formats, such as PDF, PDF/A, WORD
select text in pdf reader; pdf text search tool
The Ultimate Guide to Auditing with Excel 
40 
3.9.  Debit transactions 
Purpose
A large number of debit transactions on the trade payables ledger 
can indicate a number of issues. For example, it could indicate a 
high level of returns, which could indicate faulty goods. 
If some of these have been sold on it could have significant 
implications elsewhere in the client’s business (e.g. having to refund 
their customers for faulty goods or damage to customer goodwill). 
It could also indicate poor controls over matching of payments/credit 
notes to invoices. 
In addition to individual transactions, supplier accounts with a debit 
balance total often warrant further investigation. 
Requirements
• 
Trade payables listing 
• 
List of accounts making up trade payables ledger 
Carrying out
Apply an AutoFilter to the amount column for “Is less than 0”. 
Review this listing and follow up any significant or material items. 
Note: debit items on the trade payables ledger represents money 
that is owed to the client by their suppliers. 
It may be appropriate to include these balances within receivables 
rather than payables (i.e. gross up both payables and receivables). 
C# Create PDF Library SDK to convert PDF from other file formats
The PDF document file created by RasterEdge C# PDF document creator library is searchable and can be fully populated with editable text and graphics
search pdf for text in multiple files; search text in multiple pdf
C# PDF: C# Code to Draw Text and Graphics on PDF Document
Draw and write searchable text on PDF file by C# code in both Web and Windows applications. C#.NET PDF Document Drawing Application.
cannot select text in pdf; find text in pdf image
Trade Payables 
41 
3.10. Transactions posted at unusual times 
Purpose
When fraudsters perpetrate their crimes, they often like to do so 
when there is no one else around to catch them in the act. 
Therefore, they will often come in on non working days, come in 
early or stay late to post transactions. 
Requirements
• 
List of transactions posted to the trade payables ledger 
during the year (with Posted Date [B], Posted Time [C] 
and Posted By [D] fields) 
Carrying out
Review the listing for the following: 
A.  Adjustments posted on weekends 
=IF(OR(WEEKDAY(B2)=6,WEEKDAY(B2)=7),1,0) 
B.  Adjustments posted on public holidays 
Have a list of public holidays stores in a separate 
worksheet, and use VLOOKUP to see if any of the 
posted dates match any of these  
=IF(ISERROR(VLOOKUP(B2,Dates!$A$1:$A$20,1,0)),0,1) 
C.  Adjustments posted out of hours 
=IF(OR(C2<TIMEVALUE("08:00:00"), 
C2>TIMEVALUE("18:00:00")),1,0) 
Use AutoFilter to extract items of interest or use a Pivot Table, which 
allows you to cross reference the findings with the user who posted 
the transactions, and look for a patterns where a specific individual is 
regularly posting transactions at unusual times. 
VB.NET Create PDF from Text to convert txt files to PDF in vb.net
Best VB.NET adobe text to PDF converter library for Visual Studio .NET project. Batch convert editable & searchable PDF document from TXT formats in VB.NET
search multiple pdf files for text; how to select text on pdf
C# Create PDF from Text to convert txt files to PDF in C#.net, ASP
PDF converter SDK for converting adobe PDF from TXT in Visual Studio .NET project. .NET control for batch converting text formats to editable & searchable PDF
how to select all text in pdf file; select text in pdf file
The Ultimate Guide to Auditing with Excel 
42 
3.11.  Summarize transactions by user 
Purpose
In most companies, only a few people post transactions to the 
purchase ledger, and in an ideal world, system controls would 
prevent unauthorized access. By performing a summary by user, you 
can check that only authorized persons are posting to the purchase 
ledger. 
Requirements
• 
Trade payables listing 
• 
List of transactions posted to the trade payables ledger 
during the year 
Carrying out
Create a pivot table: 
•  Row field: Posted by/User 
•  Data field: Count and/or Sum of Amount 
Ensure that all persons posting to the purchase ledger are authorized 
to do so. 
You can also use “Maximum of amount” as the data field, which 
would show the largest transaction posted by each individual. This is 
useful if different staff are authorized to process different levels of 
transactions. 
Using “Minimum of amount” will show the largest Debit item (e.g. 
payments or supplier credit notes) posted by each user, assuming 
your debits are negative, and credits are positive. 
You can also cross reference (e.g. with Period, Ledger, transaction 
type) by adding a column field. 
VB.NET PDF Convert to HTML SDK: Convert PDF to html files in vb.
less searchable for search engines. The other is the crashing problem when user is visiting the PDF file using web browser. Our PDF to HTML converter library
can't select text in pdf file; how to select text in a pdf
VB.NET Create PDF from Word Library to convert docx, doc to PDF in
Export all Word text and image content into high quality PDF without losing formatting. Easy to create searchable and scanned PDF files from Word.
convert a scanned pdf to searchable text; search pdf files for text
Trade Payables 
43 
3.12. Search for related parties/unusual 
account names 
Purpose
Transactions with related parties may require additional disclosure in 
the financial statements. They may also be subject to different 
accounting treatment, for example Transfer Pricing regulations. 
Unusual account names, such as “miscellaneous”, “Suspense”, etc. 
may warrant further investigation. 
Requirements
• 
List of trade payables accounts 
Carrying out
If you only have a small number to search for, use Excel’s “Find” 
function to look for any known related parties, (e.g. employees or 
directors, related parties disclosed in previous years, etc.) and 
unusual account names such as “Suspense” or “Miscellaneous”. 
If you are searching for many words/phrases that are stored in a list 
in another worksheet, use the following formula: 
=IF(SUM(ISERROR(SEARCH(Words!$A$1:$A$10,B2))*1)>0,0,1) 
In this example, the list of words to search for is in a sheet named 
“Words” in cells A1:A10 [Account names – B]. 
As an Array Formula, you must enter this with Ctrl+Shift+Enter. 
Note that the SEARCH command is not Case Sensitive. To perform a 
Case Sensitive search, use FIND in place of SEARCH. 
The Ultimate Guide to Auditing with Excel 
44 
3.13.  After date credit notes 
Purpose
Although unusual, there may be motive to overstate trade payables, 
for example increasing both inventory and liabilities could improve (or 
degrade) the current ratio. 
The risk of this is therefore increased if there are tight bank (or other) 
covenants in place that are close to being breached. 
One way to overstate trade payables is by creating false purchases 
prior to period end, then falsifying supplier credit notes after period 
end. 
Requirements
• 
Listing of credit notes issued post period end 
• 
Period end Payables listing 
Carrying out
Use VLOOKUP to identify any records that were listed on the period 
end trade payables ledger, and have been credited back post period 
end (use the invoice reference as the matching column). 
Extract any large credit notes from the listing for further evaluation. 
There may be patterns evident within your findings, for example the 
same suppliers appearing time and again. 
You may also like to summarize both listings by supplier (using a 
PivotTable or Sub Totals), and calculate the total credit notes issued 
as a percentage of the period end balance, and investigate any 
suppliers with a high proportion of the balance credited back in the 
new period. 
Trade Payables 
45 
3.14. GRNI Accruals 
Purpose
Because goods are usually received before the invoice, ledgers are 
frequently left open for a period after period end to capture as many 
invoices as possible. However, it is still common for some invoices to 
be outstanding when the books are closed. 
Goods that have been received and not invoiced at period end are 
usually included in a Goods Received Not Invoiced accrual. 
This test compares invoices received after period end that relate to 
the period under review (i.e. the invoice date is prior to the period 
end) to the GRNI listing to ensure they are properly accrued for. 
Requirements
• 
Period end GRNI listing 
• 
Listing of invoices processed since period end 
Carrying out
Use AutoFilter to extract the invoices that are dated prior to period 
end (e.g. Invoice Date is less than “31/12/2010”). 
Use VLOOKUP to compare this to the GRNI listing to ensure that an 
appropriate accrual was in place at period end (lookup based on 
Purchase Order reference, or other unique identifier as appropriate). 
You can now AutoFilter for “#N/A”, which will identify any items that 
are not listed on the GRNI, and assess whether a liability existed at 
the period end and whether an accrual is required. 
The Ultimate Guide to Auditing with Excel 
46 
3.15.  Invoices without Purchase Orders 
Purpose
A commonly used control is the requirement to have purchase 
orders for all invoices (or all invoices over a certain limit). 
However, this control is often poorly implemented and not enforced. 
This test helps you identify cases where an invoice does not have an 
associated purchase order. 
Requirements
• 
Invoice listing with purchase order reference (either as at 
the period end, or preferably all invoices processed 
throughout the period). 
Carrying out
If your invoice listing does not have the PO reference field, you may 
need to import this (using VLOOKUP) from another source. 
Apply an AutoFilter to the PO Reference field for “(blanks)” (or other 
as appropriate, depending on how your system reports 
blanks/missing references). 
If purchase orders are only required for invoices above a specific limit 
you may also need to apply an additional AutoFilter to the amount 
column remove invoices below this limit. 
Also, if there are non invoices on the ledger (e.g. payments or credit 
notes), you may want to apply an additional AutoFilter to the 
Transaction Type column to only show invoices, as you would 
reasonably not expect purchase orders for other transaction types. 
Documents you may be interested
Documents you may be interested